HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Artikel 1. Algemene bepalingen 1. De kleuren van de vereniging zijn groen, rood en zwart; 2. Het embleem bestaat uit de naam Golfclub Roxenisse, waarvan de i een vallende tee met golfbal uitbeeldt. Artikel 2. Definities 1. Verenigingsbijdrage: : een jaarlijks vast te stellen bedrag, bestaande uit een verenigingsdeel én de contributie van de NGF (tenzij anders staat vermeld), welk bedrag de leden jaarlijks verschuldigd zijn aan de vereniging; 2. Schriftelijk: daar waar in dit reglement schriftelijk staat, wordt ook per bedoeld, tenzij anders staat vermeld; 3. Speelrecht: het recht om te spelen op (een gedeelte van) Golfbaan Catharinenburg en waarvoor een speelrechtbedrag verschuldigd is; 4. Overeenkomst met Catharinenburg: een jaarlijks te sluiten overeenkomst tussen Golfbaan Catharinenburg B.V. en Golfclub Roxenisse, waarin onder meer het speelrecht en de verschillende speelrechtbedragen worden vastgelegd; 5. NGF: Nederlandse Golf Federatie; 6. Baanpermissie: de voorloper van het GVB en wordt afgegeven door de golfprofessional uit naam van de baanexploitant. In principe alleen geldig op de golfbaan, die hem uitgeeft; 7. GVB: golfvaardigheidsbewijs. Het GVB bestaat uit het halen van het NGFregelexamen en Clubhandicap 54 d.m.v. een q-kaart. Artikel 3. Toelating nieuwe leden 1. Ingevolge art. 9 lid 2 van de Statuten zal het bestuur een protocol opstellen waarin de procedure voor toelating wordt beschreven; 2. Minderjarige leden moeten een machtiging van hun wettelijke vertegenwoordiger hebben om lid van de vereniging te kunnen worden; 3. Binnen vier weken na de aanmelding zal een kennismakingsgesprek plaatsvinden met tenminste twee bestuursleden. Het bestuur besluit vervolgens over de toelating en deelt haar besluit zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, aan de betrokkene mede; 4. Vanuit het secretariaat wordt iemand gevalideerd om nieuwe leden inloggegevens te verstrekken voor het ledengedeelte van de website; 5. De leden ontvangen bij hun toetreding als lid een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. 1

2 Artikel 4. Verplichtingen bestuur t.a.v. de leden 1. Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van namen en adressen (bij voorkeur ook adressen) van de leden; 2. Overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zullen persoonlijke gegevens alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn gevraagd en alleen onder ogen komen van bestuursleden en commissieleden. Afwijkingen hiervan behoeven de toestemming van de algemene ledenvergadering; 3. Ieder lid, voor minderjarigen ook de wettelijke vertegenwoordiger, heeft te allen tijde de bevoegdheid bij het bestuur verzet aan te tekenen tegen een zodanig besluit voor zover het zijn of haar persoonsgegevens betreft; 4. Voor digitale communicatie per vanuit de vereniging zal aan de leden toestemming gevraagd dienen te worden. Artikel 5. Categorieën van leden 1. Op grond van verschillen in het al dan niet verschuldigde speelrechtbedrag, onderscheidt de vereniging de volgende categorieën van leden: a. Gewone leden, b. Par 3-leden, c. Studentenleden, d. Jeugdleden tot 18 jaar, e. Jeugdleden van 18 tot 21 jaar, f. Rustende leden, g. D-leden, h. Bedrijfsleden; 2. De vereniging kent voorts: a. Ereleden, b. Leden van Verdienste. Artikel 6. Leden en Verplichtingen 1. Alle categorieën leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur; 2. De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs of commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn, zulks met inachtneming van art. 19 van de Statuten; 2

3 3. Ingevolge art. 11 van de Statuten zijn de leden verplicht de verenigingsbijdrage te voldoen vóór één februari van het desbetreffende verenigingsjaar; 4. Indien hieraan niet wordt voldaan, wordt men niet meer tot de baan toegelaten. In de maand februari wordt een schriftelijke (géén ) herinnering verstuurd, waarvan de kosten ad 5,= voor rekening van het desbetreffende lid zijn; 5. Indien men per 1 maart nog niet heeft betaald, volgt een algehele schorsing. In de maand maart wordt vervolgens een schriftelijke (géén ) aanmaning verstuurd, waarvan de kosten ad 12,50 wederom voor rekening van het desbetreffende lid zijn; 6. Indien men per 1 april nog niet betaald heeft, zal de vordering in handen van een deurwaarder gegeven worden. Alle daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van het desbetreffende lid. Na instemming van de algemene ledenvergadering in het najaar volgt royement als lid van de vereniging met melding aan de NGF. Artikel 7. Speelrecht 1. Ieder najaar vinden onderhandelingen plaats tussen een afvaardiging van het bestuur - veelal de voorzitter en de penningmeester - en de baanexploitant, resulterend in een Overeenkomst Golfbaan Catharinenburg B.V. en Golfclub Roxenisse. Na goedkeuring op de najaarsvergadering worden in deze overeenkomst het speelrecht en alle speelrechtbedragen voor het komende jaar vastgelegd; 2. De afgesproken speelrechtbedragen zullen in het eerstvolgende clubblad na de najaarsvergadering en/of via de website gepubliceerd worden; 3. Het speelrecht bedrag wordt door de vereniging geïnd en later weer afgedragen aan de baanexploitant. De vereniging heeft ter zake van het innen van het speelrechtbedrag geen verantwoordelijkheid of anderszins verplichtingen; 4. De Overeenkomst met Catharinenburg ligt ter inzage op het secretariaat. Artikel 8. Gewone leden 1. Gewone leden zijn een speelrecht bedrag verschuldigd, zoals is vastgelegd in de Overeenkomst met Catharinenburg. Tevens zijn zij de verenigingsbijdrage verschuldigd. 6. Gewone leden zijn éénmalig inschrijfgeld verschuldigd aan de baanexploitant. Het bedrag is vastgelegd in de Overeenkomst met Catharinenburg. Het bedrag wordt via de vereniging geïnd en later afgedragen aan de baanexploitant; 2. Gewone leden hebben speelrecht op de 18 holes- en op par 3-baan en mogen gebruik maken van de oefenfaciliteiten op het golfcomplex; 3. Herintredende leden zijn géén inschrijfgeld meer verschuldigd, tenzij het destijds 3

4 betaalde inschrijfgeld lager was dan het huidige. In dat geval dient het verschil bijbetaald te worden; 4. Als bewijs van betaling van het speelrecht bedrag en de verenigingsbijdrage ontvangt men een pasje met naam en jaartal. Dit pasje dient men zichtbaar aan de golftas te bevestigen; 5. Als bewijs van het NGF-lidmaatschap ontvangt men tevens een NGF-pasje. Artikel 9. Par 3-leden 1. Als lid van de par 3-baan is men een speelrechtbedrag verschuldigd, behorende bij de par 3-baan. Het bedrag is vastgelegd in de Overeenkomst met Catharinenburg en is inclusief het verenigingsdeel van de verenigingsbijdrage; 2. Par 3-leden zijn geen inschrijfgeld verschuldigd aan de baanexploitant; 3. Het lidmaatschap van de NGF is optioneel en alleen noodzakelijk, indien men het GVB-examen gaat afleggen of een clubhandicap heeft. Voor het NGF-lidmaatschap is een extra bijdrage verschuldigd; 4. Met het par 3-lidmaatschap mag men uitsluitend gebruik maken van de par 3- baan en de overige oefenfaciliteiten. Wil een lid van de Par 3-baan spelen op de 18 holes-baan, dan dient hij/zij de dan geldende greenfee te betalen; 5. Voor het spelen op de par 3-baan is minimaal een baanpermissie vereist; 6. Als bewijs van betaling ontvangt men een pasje met naam en jaartal. Dit pasje dient men zichtbaar aan de golftas te bevestigen; 7. Par 3-leden mogen deelnemen aan alle wedstrijden op de par 3-baan. Op de 18 holes-baan mogen zij alleen aan wedstrijden deelnemen onder de voorwaarden, zoals die in het wedstrijdreglement voor par 3-leden zijn gesteld. Bij deelname is men greenfee verschuldigd. Artikel 10. Rustende leden 1. Als een lid door omstandigheden als ziekte of tijdelijk verblijf in het buitenland naar alle waarschijnlijkheid het gehele volgende jaar niet in staat zal zijn te golfen op Golfbaan Catharinenburg, kan hij/zij de status van rustend lid aanvragen door een schriftelijk verzoek, tenminste vier weken vóór het einde van het verenigingsjaar, in te dienen bij de secretaris van het bestuur; 2. Indien het bestuur akkoord gaat met de aanvraag, krijgt het lid de status van rustend lid voor één jaar; 3. Een rustend lid betaalt geen speelrecht bedrag en ontvangt derhalve ook geen pasje. 4. Indien een lid in de loop van het jaar rustend lid wil worden, dan is restitutie van het reeds betaalde speelrecht bedrag niet mogelijk; 4

5 5. De bijdrage voor een rustend lid bedraagt een bedrag dat gelijk is aan de jaarlijkse verenigingsbijdrage; 6. Indien hij/zij gedurende de periode genoemd in lid 2 toch wil spelen op Golfbaan Catharinenburg, dan dient de dan geldende greenfee betaald te worden; 7. Bij hoge uitzondering en slechts met goedkeuring van de wedstrijdleiding mag een rustend lid deelnemen aan clubwedstrijden, dames- of herendagen; 8. Mocht het lid in de loop van het jaar weer actief lid willen worden, dan dient het speelrecht bedrag over het gehele jaar alsnog betaald te worden. Artikel 11. Overige leden 1. Studentenleden, jeugdleden jonger dan 18 jaar en jeugdleden tussen de 18 en 21 jaar zijn de jaarlijkse verenigingsbijdrage verschuldigd, alsmede een gereduceerd speelrechtbedrag, zoals vastgesteld in de Overeenkomst met Catharinenburg. Studentenleden en jeugdleden zijn het jaar, nadat zij 21 jaar oud zijn geworden, het eenmalige inschrijfgeld verschuldigd, zoals bepaald in de Overeenkomst met Catharinenburg. Jeugdleden jonger dan 18 jaar hebben geen stemrecht; 2. D-leden zijn leden, waarvoor de vereniging alleen de handicapregistratie verzorgt. Zij zijn hiertoe de verenigingsbijdrage verschuldigd; 3. D-leden mogen alleen aan wedstrijden deelnemen onder de voorwaarden, zoals die in het wedstrijdreglement voor D-leden zijn gesteld. Bij deelname is men greenfee verschuldigd; 4. Bedrijfsleden sluiten, buiten de vereniging om, een contract af met de baanexploitant ter zake van het speelrecht. Desgewenst kunnen zij lid van de vereniging worden en zijn dan de verenigingsbijdrage verschuldigd. In dat geval ontvangen zij een NGF-pasje als bewijs van het NGF-lidmaatschap. Artikel 12: Bestuur 1. Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: a. presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en vergaderingen van het bestuur, b. de bezittingen en schulden van de vereniging; 2. De notulen van een algemene ledenvergadering dienen zo snel als mogelijk aan de leden kenbaar te worden gemaakt, hetzij door plaatsing in de eerstvolgende uitgave van het clubblad, hetzij via de website of door toezending per ; 3. De voorzitter van het bestuur heeft in de bestuursvergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen; 4. Alle bestuursleden dienen jaarlijks vóór 1 september de te verwachten uitgaven 5

6 voor het volgende jaar aan de penningmeester bekend te maken, zodat hiermee rekening kan worden gehouden bij het opstellen van de begroting. Artikel 13. Bestuurskandidaten Kandidaatstelling van een door de algemene ledenvergadering te verkiezen bestuursfunctionaris geschiedt door: 1. het bestuur: kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden, respectievelijk aan de voorwaarden hiertoe voldoen; 2. de leden: kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk vier dagen vóór de algemene ledenvergadering, waar deze kandidaatstelling op de agenda staat. Artikel 14. Commissies 1. Ingevolge art. 15 lid 3 van de Statuten kan het bestuur te allen tijde meerdere permanente- en ad hoc commissies instellen. De taak van iedere commissie zal zo mogelijk schriftelijk worden vastgelegd; 2. In ieder geval dienen te worden benoemd: a. een baancommissie, b. een wedstrijdcommissie, c. een regel&handicapcommissie; 3. Daarnaast zal ernaar gestreefd worden om ook de volgende commissies te benoemen: d. een commissie IT & Communicatie, e. een JSP commissie (Jeugd, Senioren en Par 3), f. een commissie Externe Relaties; 4. Commissieleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar en zijn, behoudens dispensatie van het bestuur, slechts eenmaal herkiesbaar; 5. Na verloop van een jaar kunnen zij opnieuw worden benoemd; 6. De commissievoorzitter heeft in de commissievergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen. 6

7 Artikel 15. Algemene ledenvergaderingen 1. Ingevolge het bepaalde in art. 17 lid 4 van de Statuten komen in de voorjaarsvergadering, uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, in ieder geval aan de orde: a. jaarverslag van de secretaris, b. jaarverslag van de penningmeester met rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur, c. verslag van de kascontrole-commissie (conform art.16 lid 4 van de Statuten) en eventuele benoeming van een nieuw commissielid of leden voor het volgend verenigingsjaar, d. voorziening in eventueel verdere vacatures, e. rondvraag; 2. Overeenkomstig het gestelde in lid 1 van dit artikel komen in de najaarsvergadering in ieder geval aan de orde: a. vaststelling van de verenigingsbijdrage, b. vaststelling van het speelrecht bedrag, c. vaststelling van de begroting, d. voorziening in eventueel verdere vacatures, e. rondvraag; 3. Bespreking van de notulen van de vorige vergadering is een vast agendapunt voor iedere algemene ledenvergadering; 4. Bestuursvoorstellen kunnen te allen tijde op de agenda geplaatst worden; 5. Voorts bevat de agenda voor een algemene ledenvergadering ieder voorstel, dat tenminste drie weken vóór de vergadering door tenminste vijf leden bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden, zoals bepaald in art.18 lid 4 van de Statuten, daarin wensen op te nemen. Artikel 16. Clubblad 1. De vereniging kan een clubblad uitgeven, dat periodiek verschijnt; 2. Het bestuur is verantwoordelijk voor het benoemen van een redactie van het clubblad, waarbij één van de bestuursleden deel zal uitmaken van de redactie; 3. De redactie stelt de inhoud, de vorm en de omvang van het clubblad vast en zorgt tevens voor de uitgave van het clubblad; 4. Het clubblad wordt aan alle leden toegezonden, met dien verstande, dat in beginsel één exemplaar per adres wordt verstrekt; 5. Het bestuur kan, na goedkeuring van de algemene ledenvergadering, besluiten om het clubblad digitaal uit te geven. 7

8 Artikel 17. Wedstrijden 1. Met inachtneming van art. 10 lid 7 hebben alle leden, die niet geschorst zijn en aan hun financiële verplichtingen hebben voldaan, recht op deelname aan clubwedstrijden, dames- en herendagen; 2. Bij clubwedstrijden dienen alle deelnemers zich te houden aan de regels van het wedstrijdreglement, dat door de wedstrijdcommissie is vastgesteld en zonodig jaarlijks kan worden gewijzigd; 3. Tijdens deelname aan door de NGF georganiseerde competitiewedstrijden worden teams geacht identieke kleding te dragen; 4. Het bestuur kan ter zake nadere regels stellen. Artikel 18. Schade 1. Indien een lid van de vereniging tijdens en door het golfspel schade veroorzaakt aan, op of rond het golfcomplex, dient het lid hiervan onmiddellijk, zowel mondeling als schriftelijk, aangifte te doen bij de baanexploitant; 2. Te allen tijde dient het lid, ongeacht de schuldvraag, de betreffende schade onverwijld te melden bij de eigen aansprakelijkheidsassuradeur met het verzoek de schade in behandeling te nemen; 3. Een afschrift van de aanmelding van de schade bij de betreffende assuradeur dient onverwijld te worden ingediend bij de baanexploitant; 4. Het lid is voorts verplicht van alle correspondentie, welke terzake van derden wordt ontvangen, een afschrift te zenden aan de baanexploitant. Artikel 19. Slotbepaling In alle gevallen waar niet door de Statuten of het Huishoudelijk Reglement is voorzien, beslist het bestuur. Artikel 20. Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking, waartoe de algemene ledenvergadering op twee-en-twintig april tweeduizend veertien heeft besloten. Per dezelfde datum komt het Huishoudelijk Reglement van.. te vervallen. 8