Verbetering regionale samenwerking zorg- en strafrechtketen. Plan Fase 1

Transcriptie

1 Verbetering regionale samenwerking zorg- en strafrechtketen Plan Fase 1 Versie juni 2008

2 Plan fase 1 aanpak Veiligheidshuis 1. Inleiding In de subsidieaanvraag (notitie Veiligheidshuis, versie 4.0, 12 december 2007) is uitgegaan van: Een procesmodel (gaandeweg worden de contouren van de verbetering van de samenwerking ingevuld (stapsgewijze doorontwikkeling)). 3 fasen te weten - draagvlak creëren en plannen ontwikkelen (fase 1) - uitvoeren en bouwen (fase 2) - realiseren en consolideren (fase 3) Aan de fasen is een tijdlijn gekoppeld die voorziet in besluitvorming over de verbetering van de samenwerking medio 2009 (de realisatiefase vangt aan op 1 september 2009). In dit plan Fase 1 wordt beschreven hoe draagvlak gecreëerd wordt en hoe (voorlopige) plannen vorm krijgen. Tevens komt aan bod wat het toetsbare resultaat van deze fase is. Het strategisch proces wordt op hoofdlijnen beschreven. De uitwerking van een aantal concrete punten (i.c. het instellen van en de opdracht aan werkgroepen en het vaststellen van partners/betrokkenen) is in twee aan dit faseplan gekoppelde documenten beschreven. 2. Taakopdracht en draagvlak Bij de bespreking van het thema veiligheidshuis in het Regionaal College van 3 april jl. zijn de volgende aanvullingen gegeven: 1. Houd de vaart in het proces 2. Begin in Zwolle en Deventer en betrek in een later stadium de overige gemeenten (de zgn. tuin ) 3. Oriënteer je op goed werkende concepten elders in het land 4. De Stuurgroep wordt aangevuld met de burgemeester van Ommen. De besluitvorming in het Regionaal College heeft geleid tot een concrete opdracht aan de Stuurgroep/projectorganisatie. Ontwikkel voor 1 juli 2009 een concept van een verbetering van de regionale samenwerking op het gebied van een integrale persoon- en systeemgerichte aanpak en de doorontwikkeling van de doelgroepenaanpak (veiligheidshuis), dat op voldoende draagvlak binnen de regio kan rekenen. Zorg dat op 31 december 2009 het uitgewerkte concept veiligheidshuis in IJsselland (incl. een structurele financiering) een feit is. 2

3 Houd daarbij rekening met oa. de volgende randvoorwaarden: betrek bij deze ontwikkeling alle relevante partners; ga uit van verbetering en uitbouw van bestaande ontwikkelingen en werkwijzen; verbind op een efficiënte en effectieve wijze de strafrechtketen en de zorgketen door te kiezen voor een integrale persoons- en systeemgerichte aanpak; sluit daarbij aan bij ontwikkelingen als bv. het Centrum voor Jeugd en Gezin, de integrale aanpak van huiselijke geweld, veelplegers en het Stedelijk Kompas; elke gemeente wordt actief bij de vervolgstappen betrokken (faseplanning). In het Portefeuillehoudersoverleg Volksgezondheid 1 van 11 juni 2008 is het onderwerp Veiligheidshuis eveneens besproken. 3. Concretisering fase 1 De opdracht van het Regionaal College en de genoemde opmerkingen en aanbevelingen leiden tot de uitwerking van fase 1 in de volgende actiepunten / subfasen. In het vervolg van dit faseplan worden de activiteiten verder toegelicht. activiteit tijdlijn gerealiseerd Instellen stuurgroep Vergadering stuurgroep Bemensen projectgroep Voor 1 juni juni juni 2008 Vaststellen opdracht werkgroepen (vooralsnog 3 2 ) 23 juni 2008 Bemensen werkgroepen Va 23 juni 2008 Inventariseren gesprekspartners Zwolle/Deventer 23 juni 2008 Overleg met gesprekpartners/casusoverleg 1 mei - 15 sept 08 Infoverzameling veiligheidshuizen in Nederland Expertmeeting resultaten gesprekspartners 3 22 sept okt.2008 Vergadering stuurgroep (tussenrapportage) eind okt Het Regionaal College is opdrachtgever voor de opzet van een veiligheidshuis, het PFO wordt geraadpleegd (vanwege de zeer sterke betrokkenheid) vanuit de zorg. 2 Ook voor de werkgroepen geldt dat gekozen wordt voor een procesmodel. Dit betekent dat werkgroepen opgericht worden om een concrete deelvraag te beantwoorden en slechts zolang operationeel blijven als het uitwerken van de onderzoeksvraag duurt. Het aantal werkgroepen varieert in aantal gedurende de verschillende fasen. 3 Terugkoppelen van de bevindingen uit de gesprekken aan de partners. De foto van het landschap wordt in deze expertmeeting aan alle betrokkenen gepresenteerd. Successen en verbeterpunten worden gezamenlijk benoemd. 3

4 Tussenrapportage agenderen in RC / PFO nov Uitbreiden projectgroep met 1 of 2 gemeenten 4 Okt 2008 Oriëntatie structurele financiering (min. Jus/BZK) nov Werkbezoeken projectgroep 5 1 sept - 1 dec. 08 Inventarisatie gesprekpartners 9 gemeenten 6 1 nov Overleg gesprekpartners 9 gemeenten 1 nov. 1 feb. 08 Meeting 9 gemeenten 7 5 feb Expertmeeting maart 2009 Opstellen voorlopig beslisdocument Va 18 maart 2009 Stuurgroepvergadering begin april 2009 Richtinggevend besluit RC / PFO juni 2009 Opstellen faseplan 2 1 sept Stuurgroepvergadering (faseplan 2) Half sept Communicatie en besluitvorming (C X B = draagvlak) Verbeteren van de regionale samenwerking en afstemmen strafrechtketen is een thema waarbij veel partners betrokken zijn. Communicatie en besluitvorming lopen als rode draden door deze eerste fase. In deze paragraaf wordt toegelicht hoe en wanneer de verschillende partners in het proces aanhaken. De verschillende subfasen uit het schema hierboven worden daarbij nader toegelicht. 4 Na de expertmeeting van 15 oktober zal de scope van het project veiligheidshuis zich verbreiden naar de overige gemeenten in de regio ( de tuin ). 5 Voorlopige keuze om de volgende veiligheidshuizen te bezoeken: Den Bosch, Tilburg, Friesland en Groningen. 6 Het gaat om de partners die specifiek werkzaam zijn voor een bepaalde gemeente en die nog niet bij de inventarisatie in de gemeenten Zwolle en Deventer in beeld geweest zijn. 7 In deze meeting voor 9 gemeenten komt de landschapsfoto van deze gemeenten aan bod. Er zal vooral ingezoomd worden op de vraag: wat is anders dan in Zwolle/Deventer? 8 In deze expertmeeting komt het veld van alle 11 gemeenten bijeen. 4

5 In de communicatie naar alle betrokkenen spelen 3 facetten een belangrijke rol: 1. op de hoogte houden van de ontwikkelingen van velen (tussentijds en ruimte geven voor meedenken) 2. vroegtijdig partners betrekken bij de besluitvorming (ruimte bieden om de besluitvorming voor te koken in de eigen organisatie) 3. zorgvuldige voorbereiding besluitvorming Ad 1. Betrekken van alle deelnemers uit het brede veld Structurele terugkoppeling Structureel staat het onderwerp Veiligheidshuis op de agenda van het AJB en het ReJO. Hierdoor wordt een belangrijke deel van de betrokken partners vanuit de justitieketen bereikt. De partners in de zorgketen zullen via de verschillende overlegnetwerken afzonderlijk op de hoogte gehouden moeten worden. Zo veel mogelijk zal uitgegaan worden van bestaande structuren ( veel vliegen in één klap - methode). Expertmeetings Om het brede veld te betrekken wordt gedacht aan 2 expertmeetings in fase 1. De eerste staat gepland voor 15 oktober met als onderwerp resultaten van de eerste verkenning 9. De tweede expertmeeting is in het voorjaar van 2009 voorzien en heeft als thema: waar zit de winst en welke structuur past daarbij?. Zwolle en Deventer eerst, de overige gemeenten haken later aan Met de gemeenten Deventer en Zwolle vindt nauwe samenwerking plaats in de projectgroep. Op het moment dat de overige gemeenten betrokken worden is het wenselijk de projectgroep uit te breiden met 1 of meer gemeentelijke vertegenwoordigers. In de periode 1 november februari 2009 wordt de lokale situatie in de 9 gemeenten (regio IJsselland minus Zwolle en Deventer) bekeken vanuit de optiek: wat is specifiek voor deze gemeenten en anders in vergelijking met Zwolle en Deventer? In een aparte themabijeenkomst voor partners vanuit deze gemeenten (februari 2009) worden de resultaten van de gesprekken teruggekoppeld. Daarmee zijn begin februari 2009 alle 11 gemeenten/partners op gelijke vlieghoogte en start er een gezamenlijk traject richting een tweede expertmeeting (voor alle 11 gemeenten en zorg- en veiligheidspartners). Ad. 2. Van de landschapsfoto naar verbetering van de samenwerking De oogst van de tweede expertmeeting (maart 2009) is basis voor een voorlopig beslisdocument dat in april (na vaststelling door de stuurgroep) breed verspreid wordt onder alle partners. Hoewel er geen formele inspraakprocedure van toepassing is zullen alle betrokkenen nadrukkelijk uitgenodigd worden te reageren. Hiervoor is een periode van ca. 6 weken voorzien. 9 De landschapsfoto voor alle partners (zorg en strafrecht) binnen de gemeenten Zwolle en Deventer 5

6 Ad 3. Besluitvorming, maken van keuzes Doordat er ruim tijd (ca. 6 weken) genomen wordt voorafgaand aan de besluitvorming in het Regionaal College (juni 2009) is het mogelijk dat er intern binnen organisaties / openbaar bestuur ruimte is om de besluitvorming over het voorlopig beslisdocument goed voor te bereiden. 5. Het voorlopig beslisdocument De eerste fase van het project wordt afgerond met een voorlopig beslisdocument. Het voorlopige beslisdocument zal 10 in ieder geval bevatten: een advies m.b.t. de keuze: een fysiek of een virtueel veiligheidshuis; een advies m.b.t. de keuze: één of meerdere huizen 11 een voorstel hoe zowel de gemeenten Zwolle, Deventer als de kleinere gemeenten kunnen profiteren van een verbetering van de samenwerking; afbakening van doelgroepen, netwerkoverleggen en instellingen die het veiligheidshuis beslaat ; kansen van een structurele financiering; knelpunten die gaandeweg het proces opgelost moeten worden. 6. Hoe kan het lopen? Als bovenstaande fase in het procesmodel idealiter verloopt is sprake van een breed draagvlak (voor welk besluit dan ook) en een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming binnen de daarvoor gestelde tijd. Echter, de meeste processen lopen niet gehele volgens het spoorboekje. Het is goed om vooraf mogelijk knelpunten te signaleren en vroegtijdig in te grijpen. Hierbij spelen de stuurgroep (strategisch, procesmatig) en de projectgroep (dagelijkse sturing) een belangrijke rol. Mogelijk zullen één of meerdere hieronder genoemde situaties zich in het proces voordoen: 1. De planning van het RC en het PFO volksgezondheid zijn niet op elkaar afgestemd (dwz het kan voorkomen dat het PFO na het RC plaatsvindt en dan kan er geen sprake zijn van raadpleging van het PFO); 2. Subsidievoorwaarden blokkeren samenwerking (bv. sommige afspraken die in het kader van de veiligheidshuisontwikkeling wenselijk zouden zijn druisen in tegen productfinanciering van een partner) 3. deadlines worden niet gehaald waardoor het hele proces (maanden) opschuift; 4. wijzigingen in het rijksbeleid dan wel meer inhoudelijk sturing op het concept veiligheidshuis vanuit de ministeries; 5. één of meer (kern) partners haken af; 10 Voor zover dat in het procesmodel nu valt te voorzien. 11 Huis in de brede zin van een structuur voor samenwerking. Oftewel: is er één uniform model of zijn er verschillende samenwerkingsvarianten binnen de regio mogelijk? 6

7 6. wie houdt er nog overzicht? Het veld blijkt zo complex te zijn (zelfs de meest doorgewinterde professionals worden nog wel eens verrast door wat er allemaal aan projecten en overleggen plaatsvindt); 7. de analysefase wordt onvoldoende ingevuld vanwege ongeduld. Mensen willen direct antwoord op vragen als: hoe gaat het worden? Wie betaalt het? Waar komt het veiligheidshuis? 8. koninkrijkjes worden verdedigd; 9. beschikbaarheid van sleutelfiguren is te beperkt (velen moeten dit naast hun reguliere werk doen); 10. de projectleider is permanent aan het bijpraten, presenteren en communiceren (zowel binnen als buiten de regio); 11. de verwachtingen zijn te hoog gespannen (het veiligheidshuis lost niet alle afstemmingsproblemen in één keer op); 12. ICT blokken op de rails (systemen blijken niet met elkaar te matchen); 13. grote ontwikkelingen (Stedelijk Kompas / regiozorg, Centra Jeugd en Gezin) lopen qua tijd niet synchroon met de ontwikkelingen veiligheidshuis; Het is van belang hierop alert te zijn en waar nodig problemen vroegtijdig te signaleren en te bespreken in project- en stuurgroep. Het procesmodel leent zich bij uitstek hiervoor. 6. Procesmodel Kenmerk voor een procesmodel is dat de eerste stap de richting van de tweede stap bepaalt. Dit houdt in dat er gaandeweg bijstelling plaatsvindt op de oorspronkelijke aanpak. Dit mag echter niet leiden tot een stuurloze zoektocht. Binnen de grotere kaders van het faseplan vinden de ontwikkelingen plaats. Hierboven zijn al enkele omstandigheden weergegeven die het proces beïnvloeden. Dat gewerkt wordt met een procesmodel komt tot uitdrukking in: de projectgroep wisselt qua samenstelling gedurende het proces; er worden rond thema s waar we tegen aan lopen werkgroepen geformeerd die een duidelijke opdracht mee krijgen. De werkgroepen hebben een tijdelijk karakter en worden ad hoc samengesteld; het plan van aanpak omvat steeds slechts één fase van het totale proces; de doelgroepen (jeugd, huiselijk geweld etc.) waarop het veiligheidshuis betrekking heeft zijn vooraf niet limitatief benoemd; mogelijk worden er meer expertmeetings rond specifieke thema s georganiseerd (afhankelijk van de uitkomsten en informatiebehoefte van deelnemers); het hanteren van de trein rijdt door gedachte 12. Door vooraf een vergaderschema te maken weet iedereen waar hij aan toe is. Een keer niet kunnen is niet zo erg; per fase wordt een begroting opgesteld. 12 Vaak wordt een complex ontwikkelingsproces geremd omdat net zo lang gezocht wordt naar vergaderdata waarop iedereen. 7

8 7. Sturing op het totale proces Stuurgroep Om het proces goed aan te kunnen sturen wordt uitgegaan van ca. 3 stuurgroepvergaderingen per jaar. Naast de voortgang van het project staan op de agenda van de stuurgroep de volgende onderwerpen: vaststellen faseplannen; (tussen) rapportages RC; beslisdocumenten ter voorbereiding RC en PFO Volksgezondheid; vaststellen/bijstellen begroting en jaarrekeningen;. Projectgroep Voor de projectgroep wordt uitgegaan van een frequentie van overleg van eenmaal per 3 weken. Ter voorbereiding van bijvoorbeeld rapportages, beslisdocumenten en expertmeetings is mogelijk tijdelijk een hogere frequentie noodzakelijk. Zo veel mogelijk zal ook via de mail gecommuniceerd worden om de vergaderdruk van de deelnemers niet te veel te laten oplopen. Van de overleggen wordt een korte besluitenlijst gemaakt. Werkgroepen De werkgroepen worden op pad gestuurd met een duidelijke opdrachtformulering (zie bijgevoegd apart document). Elke werkgroep staat onder leiding van een voorzitter, die rechtsreeks communiceert met de projectleider/projectgroep. Het is aan de voorzitter van een werkgroep om deskundigen (van binnen en buiten de regio) aan te zoeken om de aan hem/haar gestelde vraag te beantwoorden. Vaststellen van de vergaderfrequentie wordt overgelaten aan de voorzitter van de werkgroep. De sturing op het totale proces is weergegeven in het schema op bladzijde 9 van dit faseplan. 8. Financiën Voor het opzetten van een veiligheidshuis IJsselland heeft het openbaar ministerie een bijdrage van de provincie Overijssel ontvangen (looptijd tot en met 31 december 2009). Tussen de projectleider Veiligheidshuis (RCIV), het OM en politie IJsselland (formele werkgever projectleider) zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop bepaalde kosten ten laste worden gebracht van de subsidie van de provincie. Het OM draagt zorg van de inhoudelijke en financiële verantwoording van het project richting de provincie en bewaakt de uitgaven. 9. Afronding Fase 1 van het proces wordt afgerond door middel van het vaststellen van het voorlopig beslisdocument in het Regionaal College van juni

9 Projectstructuur Veiligheidshuis PFO Volksgezondheid Regionaal College Stuurgroep : BM Zwolle, dhr Meijer (vz), BM Deventer, dhr Heidema, BM Ommen, dhr Kok, dir. BJZ, dhr Dirksen, dir. De Kern, mw v. Ruth, Hoofdof. Tomesen, korpschef Aalbersberg, WH zorg Zwolle, dhr Dannenberg, lid RvB Tactus, dhr Beijerman, RCIV, mw Poot Projectgroep RCIV Gemeente Zwolle Gemeente Deventer OM Zorgpartners Politie Andere gemeenten (vanaf najaar 2008) Andere partners (naar behoefte, procesmodel) Werkgroep 1 Inhoudelijk deskundigen Werkgroep 2 Inhoudelijk deskundigen In afstemming met Besluitvorming en kaderstelling Rapportage en monitoring 9