ROC van Amsterdam Facilitair Bedrijf Postbus 2584 1000 CN Amsterdam Fraijlemaborg 135-141 1102 CV Amsterdam Telefoon 020 579 10 00 IBAN NL77INGB0650481119 Handelsregister 41216421 www.rocva.nl EA Give aways Aanbestedingsdocument Give aways Kenmerk : ROCvA - Aanbestedingsdocument Openbare procedure Aantal pagina s : 37 pagina s Datum : 13 juni 2014 Versienummer :
Voorwoord Synergie, schaalvoordeel en een uniforme uitstraling heeft de Aanbestedende dienst doen besluiten om de aanbestedingen van ROC van Amsterdam (ROCvA), ROC van Flevoland (ROCvF) en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (VOvA) te bundelen en gezamenlijk op de markt te zetten. Voor de meeste projecten betekent dit dat het drempelbedrag volgens de aanbestedingsregels voor leveringen en diensten van 207.000 euro 1 wordt overschreden, verdeeld over een periode van 4 jaar. Voor de projecten die dit bedrag overschrijden wordt een Europees aanbestedingstraject gestart. Dit aanbestedingsdocument bevat informatie over de Europese aanbesteding voor Give aways. Aanbestedende dienst heeft besloten de Openbare procedure voor Give aways toe te passen. De Aanbestedende dienst nodigt u uit om op basis van dit aanbestedingsdocument een Inschrijving te doen. 1 Drempelbedrag Europees Aanbesteden voor leveringen en diensten 2014-2015 Pagina 2 van 39 13 juni 2014
Inhoudsopgave BEGRIPSBEPALINGEN... 4 LEESWIJZER... 5 1. ALGEMEEN... 6 1.1 OPDRACHTGEVER/AANBESTEDENDE DIENST... 6 1.2 DUURZAAMHEID... 9 1.3 BESTELPROCES AANBESTEDENDE DIENST... 9 2. OMSCHRIJVING VAN DE AANBESTEDING...11 2.1 DOELSTELLING VAN DE OPDRACHT... 11 2.2 OMVANG VAN DE AAN TE BESTEDEN OPDRACHT... 12 2.3 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 12 2.4 TE SLUITEN OVEREENKOMST... 12 2.5 PERCEEL INDELING... 13 2.6 OPSTARTFASE... 13 2.7 PRIJSSTELLING GEDURENDE LOOPTIJD VAN DE OVEREENKOMST.... 13 NA GUNNING EN ONDERTEKENING VAN DE RAAMOVEREENKOMST... 13 3. PROCEDURE...15 3.1 CONTACT TIJDENS DE AANBESTEDING... 15 3.2 RICHTLIJNEN EN AFSPRAKEN... 15 3.3 TEGENSTRIJDIGHEDEN... 15 3.4 VRAGEN RONDE EN INLICHTINGEN... 15 3.5 BEOORDELINGSPROCEDURE... 16 3.6 GUNNING VAN DE OPDRACHT ONDER OPSCHORTENDE VOORWAARDE... 17 3.7 DEFINITIEVE GUNNING... 17 3.8 NIET PASSENDE OF ONREGELMATIGE AANBIEDING... 17 3.9 TUSSENTIJDSE BEËINDIGING CONTRACT... 18 3.10 SAMENVATTING PLANNING & DATA... 18 3.11 KLACHTENPROCEDURE... 18 4. AANBESTEDINGSVOORWAARDEN...19 4.1 VOORWAARDEN AAN HET INDIENEN VAN DE INSCHRIJVING... 19 4.2 OVERIGE AANBESTEDINGSVOORWAARDEN... 21 5. SELECTIE...26 5.1 VERPLICHTE EN FACULTATIEVE UITSLUITINGSGRONDEN... 26 5.2 GESCHIKTHEIDSEISEN... 27 6. GUNNINGCRITERIA...29 6.1 EISEN... 29 6.2 CRITERIUM KWALITEIT... 33 6.3 CRITERIUM PRIJS.... 36 7. BEOORDELING...37 7.1 BEOORDELINGSMETHODE KWALITEIT.... 37 7.2 BEOORDELINGSMETHODE PRIJS.... 38 8. BIJLAGE...39 Pagina 3 van 39 13 juni 2014
Begripsbepalingen Deze begrippen worden in dit document met een hoofdletter weergegeven: Aanbestedende dienst: Aanbestedingswet: Aanbieding/Inschrijving: Atlas: BTW: Eigen Verklaring: Give aways: Gunningcriteria: Inschrijver: Onregelmatige aanbieding: Selectiecriteria: De combinatie van de Stichting Regionaal Opleidingscentrum van Amsterdam, Stichting Regionaal Opleidingscentrum van Flevoland en Stichting Voortgezet Onderwijs van Amsterdam. Wet van 1 april 2013, houdende regels omtrent aanbestedingen (inclusief o.a. WIRA en BAO) Een door Inschrijvers ingediende inschrijving inclusief alle ingevulde bijlagen. Centraal Purchase to pay bestelsysteem, gebaseerd op software van PROCuro. Alle bedragen in dit document zijn inclusief BTW, de Inschrijver dient zijn Inschrijving dan ook inclusief BTW in te dienen. Uniforme Eigen Verklaring. Om de administratieve lasten van bedrijven te verlagen is in de Aanbestedingswet 2012 het gebruik van de Eigen Verklaring voorgeschreven. Promotieartikelen voor het creëren van naamsbekendheid en de dienstverlening van de Aanbestedende dienst. Deze worden vaak voorzien van naam en/of logo en over het algemeen gratis weggegeven aan potentiele leerlingen of relaties. De gewogen criteria die van toepassing zijn bij de beoordeling van de Inschrijving. De kandidaat die een aanbieding indient op basis van het aanbestedingsdocument. Een Aanbieding welke niet voldoet aan de gestelde administratieve voorwaarden. De gestelde geschiktheidscriteria aan de Inschrijver. Uitsluitingsgrond: De criteria waarop een Inschrijver wordt uitgesloten van verdere beoordeling. Pagina 4 van 39 13 juni 2014
Leeswijzer In dit aanbestedingsdocument wordt de Europese aanbestedingsprocedure inzake Give aways ten behoeve van de Aanbestedende dienst, bestaande uit het ROC van Amsterdam, het ROC van Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam beschreven. In hoofdstuk 1 wordt de achtergrond van de Aanbestedende dienst beschreven. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de specifieke opdracht. In hoofdstuk 3 wordt de volledige aanbestedingsprocedure toegelicht. In hoofdstuk 4 zijn de voorwaarden voor deze aanbesteding opgenomen. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver op te leveren informatie voor de door de Aanbestedende dienst gehanteerde Selectiecriteria. In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver op te leveren informatie voor de door de Aanbestedende dienst gehanteerde Gunningcriteria. In hoofdstuk 7 wordt nader ingegaan op de wijze van beoordelen. In de bijlagen van het aanbestedingsdocument zijn de verschillende in te vullen en te hanteren standaardformulieren opgenomen. Pagina 5 van 39 13 juni 2014
1. Algemeen In dit eerste hoofdstuk wordt de achtergrond van het ROC van Amsterdam, het ROC van Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam omschreven. ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland bieden bijna 300 mbo-opleidingen aan in alle branches (behalve de agrarische branche) in Amsterdam, Amstelveen, Hilversum, Hoofddorp, Almere en Lelystad. De mbo-opleidingen zijn verdeeld over 14 domeinen (opleidingsrichtingen). In Nederland zijn 42 ROC s, allen onafhankelijk van elkaar opererende onderwijsinstellingen met eigen doelstellingen, net zoals hbo s en universiteiten. Er bestaat dus geen landelijk ROC, wat vaak in de media gesuggereerd wordt. Er studeren bij ROCvA ruim 26.000 mbo-studenten, bij het Voorgezet Onderwijs (VOvA) bijna 3.000 leerlingen, 1.026 volwassenen studeren aan het VAVO (volwassenenonderwijs) en bij ROC van Flevoland studeren bijna 6.000 mbo-studenten (Bron: Jaarcijfers 2013). Concurrenten van ROC van Amsterdam zijn ROC TOP, ROC Midden Nederland, NOVA College en Horizon College. Concurrenten van ROC van Flevoland zijn Deltion en Landstede. Concurrenten van VOvA zijn Esprit Scholengroep en Zaam. 1.1 Opdrachtgever/Aanbestedende dienst Opdrachtgever in het kader van deze aanbesteding zijn het ROC van Amsterdam, ROC van Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam, hierna gezamenlijk te noemen als Aanbestedende dienst. Opdracht wordt verstrekt door de Raad van Bestuur van de Aanbestedende dienst. Namens hen: ROC van Amsterdam Directeur CFB Postbus 2584 1000 CN Amsterdam De regie voor de overeenkomst wordt gevoerd door de afdeling Centraal Facilitair Bedrijf (hierna te noemen CFB), vertegenwoordigd door de directeur CFB aangewezen persoon of personen zoals genoemd onder paragraaf 2.7. 1.1.1 MBO Colleges Het mbo-onderwijs van ROCvA en ROCvF is onderverdeeld in MBO Colleges. Een MBO college is een schoollocatie waar vaak opleidingen worden gegeven uit één domein of opleidingen die goed bij elkaar passen. Zo worden op MBO College West in Amsterdam West alle Zorg & Welzijn-opleidingen aangeboden. In enkele gevallen bestaat een MBO College uit aantal kleine schoollocaties dicht bij elkaar, bijvoorbeeld MBO College Centrum. De MBO Colleges in Hilversum, Almere en Lelystad hebben een breed aanbod aan opleidingen uit diverse domeinen. In principe is het gebruik van de naam van een MBO College voor de interne communicatie naar medewerkers en zittende studenten. MBO College Airport (in Hoofddorp) en MBO College Hilversum hebben wegens hun doelgroep en wervingsgebied echter een status aparte en mogen hun naam extern wel gebruiken. Pagina 6 van 39 13 juni 2014
1.1.2 ROC van Amsterdam (ROCvA) Het ROC van Amsterdam (www.rocva.nl) is tot stand gekomen als gevolg van een fusie van in totaal negen (voorheen 48) verschillende onderwijsorganisaties in de regio Groot-Amsterdam. Inmiddels heeft het ROC van Amsterdam meer dan 30.000 studenten binnen een grote verscheidenheid aan doelgroepen verdeeld over 30 locaties in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp en Hilversum. Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (VOvA) is een eigen stichting binnen de gehele organisatie. Het ROC van Amsterdam verzorgt verschillende vormen van onderwijs zoals: MBO Vmbo Volwassenenonderwijs Trainingen en opleidingen in de vorm van contractactiviteiten 1.1.3 ROC van Flevoland (ROCvF) Het ROC van Flevoland (www.rocflevoland.nl) is tot stand gekomen door het samenvoegen van scholen in de regio Flevoland. Inmiddels heeft ROC Flevoland ca. 6.000 studenten verdeeld over drie locaties in Almere en Lelystad. Het ROC van Flevoland beschikt over vele vormen van opleidingen zoals: Middelbare Beroepsopleidingen Volwassenenonderwijs 1.1.4 Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (VOvA) Sinds 1 januari 2009 maken de scholen van het Bredero College en de vmbo-scholen van het ROC van Amsterdam deel uit van de scholengroep Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (www.vova.nl). Het VOvA is een scholengroep voor het voortgezet onderwijs in Amsterdam. Binnen het VOvA hebben de scholen hun eigen identiteit. Het VOvA heeft een volledig (voortgezet) onderwijsaanbod in huis: van praktijkonderwijs tot voorbereidend wetenschappelijk onderwijs. Het onderwijs wordt gegeven op meerdere schoollocaties, verdeeld over de gehele stad Amsterdam. Het VOvA telt ongeveer 3.000 leerlingen. De scholen die deel uit maken van onze scholengroep zijn: De Berkhoff, Bredero Beroepscollege, Bredero Lyceum, Bredero Mavo, De nieuwe Havo, Hubertus Vakschool, Hyperion Lyceum, LUCA Praktijkschool, ROC Op Maat (Zuidoost en West), Stelle College en Tobiasschool. De scholen van het VOvA verzorgen de onderwijsloopbaan van jongeren en alles wat daarmee samenhangt. VOvA biedt zoveel mogelijk jongeren uit Amsterdam de beste kans op de beste toekomst door ze kundig, sterk, zelfstandig en verantwoordelijk te maken (empowerment) en ze diplomagericht op te leiden. Organisatie van de Aanbestedende dienst De organisatie van de Aanbestedende dienst wordt beschreven door eerst het Centraal Facilitair Bedrijf toe te lichten en daarna de verschillende bedrijfsonderdelen. 1.1.5 Centraal Facilitair Bedrijf Sinds 3 jaar hebben het ROC van Amsterdam en het ROC Flevoland de krachten gebundeld door onder andere de centrale diensten samen te voegen. Beide onderwijsorganisaties blijven zelfstandig bestaan, maar door gebruik te maken van elkaars deskundigheid en middelen kan meer geïnvesteerd worden in onderwijsontwikkeling. Pagina 7 van 39 13 juni 2014
Lelystad & Dronten Almere Buiten & Poort Educatie & Inburgering Airport & Amstelland Westpoort & Noord Hilversum West VOvA Bestuursdienst Facilitair Bedrijf Financiën HRM ICT PRC&M Volwassenen onderwijs Flevoland Centrum Zuidoost Zuid Onderwijsinformatie Het Centraal Facilitair Bedrijf (CFB) is onderdeel van de Centrale Diensten en draagt zorg voor het onderhoud en beheer van alle gebouwen en de daaraan gerelateerde producten en diensten. Ook zorgt zij voor de ontwikkeling en uitvoer van een samenhangend en effectief (strategisch) facilitair beleid. Bij de uitvoering van dit beleid adviseren en faciliteren de medewerkers de (de)centrale afdelingen en het management. Het CFB draagt zorg voor het afsluiten en beheren van contracten voor de producten en diensten welke de aanbestedingsnorm overstijgen en derhalve centraal worden aangestuurd. 1.1.6 Bedrijfsonderdelen De Aanbestedende dienst is opgebouwd uit verschillende financieel zelfstandige bedrijfsonderdelen waarbinnen een verzameling van typen onderwijs aangeboden wordt. ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland zijn onderverdeeld in MBO Colleges waarbij elk college een aparte financiële administratie en factuuradres heeft. Het ROCvF en het ROCvA zijn onderverdeeld in MBO Colleges waarbij elk college een aparte financiële administratie en factuuradres heeft. Elk bedrijfsonderdeel wordt aangestuurd door een directeur met bedrijfsvoering in portefeuille. De organisatiestructuur van de facilitaire afdeling is zeer divers en kan per bedrijfsonderdeel en per locatie verschillen. Het VOvA bestaat uit twaalf scholen, elk met een eigen schoolleiding. De schoolleiding wordt aangestuurd door een centrale directie. Onder de directie valt ook een bedrijfsbureau met ondersteunende diensten richting de scholen. In figuur 1 treft u een weergave van de structuur van de Aanbestedende dienst. College van Bestuur ROC van Amsterdam OR ROCvA Raad van Toezicht Koepelstichting ROC van Amsterdam - ROC Flevoland Stichting ROC van Amsterdam Stichting ROC Flevoland Raad van Bestuur Koepelstichting ROC van Amsterdam ROC Flevoland College van Bestuur ROC Flevoland OR ROCF Centrale Diensten MBO Colleges Pagina 8 van 39 13 juni 2014
1.1.7 Afdeling Marketing Communicatie De centrale dienst Marketing & Communicatie verzorgt de overkoepelende marketing en communicatieactiviteiten voor ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland. Het VOvA heeft ook een centrale afdeling communicatie voor de 12 scholen. Deze centrale afdelingen zijn verantwoordelijk voor de huisstijl. Naast algemene uitingen van het merk, heeft elke VOvA-school of MBO College ook een eigen huisstijl. De communicatieadviseurs van beide ROC s bestellen ook give aways specifiek voor hun locatie met een eigen logo. Zodoende zullen er bij ROCvA-ROCF-VOvA diverse klanten zijn waarmee de leverancier van de Give aways een zakelijke relatie aangaat na ondertekening van de overeenkomst. 1.2 Duurzaamheid Convenant duurzaamheid MBO-raad De Aanbestedende dienst staat voor duurzame ontwikkeling en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. In de komende jaren zal extra aandacht worden gegeven aan professionalisering en de monitoring van de duurzaamheid in de bedrijfsvoering. In dit kader heeft de Aanbestedende dienst een convenant getekend waarin staat dat in 2012, 50% van de geldwaarde duurzaam wordt ingekocht en dat dit in 2015, 100% is. Dit convenant is opgesteld door de MBO-raad. 1.3 Bestelproces Aanbestedende dienst Binnen de MBO colleges van de ROC s en de scholen van het VOvA (vanaf nu ook wel locaties genoemd) is het belangrijk om de studenten een Klein binnen groot -gevoel te geven. De studenten hebben een band met hun schoollocatie. Elke opleiding wordt verzorgd door een eigen team van docenten dat voor ze klaar staat. Zodoende zijn er naast producten met het ROC-brede logo of VOvA logo, ook producten met het logo van de locatie. Dit heeft invloed op het bestelproces. Het bestelproces werkt op verschillende manieren (zie ook het plan van eisen hoofdstuk 6 en en Bijlage D): Bestelproces ROCvA en ROCvF 1. Via de interne webshop ATLAS: voor de producten die door de hele entiteit (ROC van Amsterdam, ROC van Flevoland) kunnen worden afgenomen werkt het als volgt: De centrale dienst Marketing & Communicatie legt een centrale voorraad aan in de eigen centrale webshop en de communicatieadviseurs van de MBO Colleges nemen dit af. De centrale dienst betaalt de factuur aan de leverancier en bij bestelling in de webshop worden de kosten intern doorbelast aan de interne besteller. Hiervoor is de koppeling met het interne bestelsysteem Atlas van belang. De leverancier factureert aan de centrale dienst, afdeling Marketing en Communicatie. 2. Rechtstreeks bestellen bij de leverancier. De locaties bestellen ook zelf producten bestellen met het logo van hun eigen MBO College. Dan is het onwaarschijnlijk dat dit product in de webshop terecht komt. Pagina 9 van 39 13 juni 2014
De facturatie verloopt rechtstreeks met de besteller. De leverancier stuurt de factuur dan naar de bestellende afdeling zelf. Van het proces zoals omschreven onder punt 1 is dan geen sprake Bestellingen vinden dan wel plaats via ATLAS. Bestelproces VOvA Op het moment van publiceren van deze aanbesteding bestelt VOvA rechtstreeks bij de leverancier. Na levering ontvangen zij een factuur die vervolgens door de afdeling financien wordt verwerkt. In de looptijd van de overeenkomst zullen bestellingen rechtstreeks worden geplaatst via elektronisch bestelsysteem ATLAS (procuro). Het is op dit moment nog niet bekend wanneer deze werkwijze volledig zijn geïmplementeerd bij het VOvA. Elke VOvA school heeft eigen items, met eigen logo s/kleuren e.d. en omdat de aantallen relatief laag zijn, kiest VOvA prijstechnisch gezien vaak voor één-kleuren-druk. Pagina 10 van 39 13 juni 2014
2. Omschrijving van de aanbesteding De uitgangspunten van de opdracht zal in dit tweede hoofdstuk omschreven worden. Hierin worden de doelstelling, de omvang, de scope, een keuze in percelenindeling of clustering, de te sluiten overeenkomst en de contactgegevens toegelicht. 2.1 Doelstelling van de opdracht Doel van de Aanbestedende Dienst middels deze aanbesteding is het sluiten van drie raamovereenkomsten te sluiten voor de productie, het voorzien van de gewenste bedrukking, levering en opslag van afroepvoorraad van give aways en promotie-artikelen met drie leveranciers die bewust kunnen omgaan met een organisatie die bestaat uit verschillende units, waar tevens sprake is van diverse bestellers van diverse niveaus. Voor nieuwe studenten is het bezoek aan een open dag heel belangrijk: de helft van de jongeren die zich aanmeldt voor een mbo-opleiding heeft een open dag bezocht. De activiteiten van de afdeling Marketing & communicatie zijn dan ook gefocust op deze open dagen. De omzet van een ROC wordt grotendeels bepaald door het aantal studenten. Per student /per type opleiding krijgt een ROC een bedrag van de overheid. Daarom is het van belang om zoveel mogelijk nieuwe mbo-studenten en leerlingen voor het VOvA te werven, waarbij we onder andere gebruik maken van gadgets/give aways. Doelgroepen ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland Communicatie-reclamedoelgroep De primaire doelgroep van de open dagen campagne bestaat uit vmbo-leerlingen in het vmbo 3-4 en havo 3-4 (15-18 jaar) in de regio Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp, Hilversum, Almere en Lelystad. Deze jongeren doelgroep leest niet graag lange teksten. De mediaconsumptie van de doelgroep ligt voornamelijk online, en dan met name chatten, video s kijken en social media. De secundaire doelgroep bestaat uit ouders/verzorgers van de potentiele studenten en de decanen op de middelbare scholen. Open dagen De open dagen zijn voor beide roc s het belangrijkste contactmoment met de student; een bezoek aan de open dag leidt tot de grootste conversie (=aanmelding). De MBO Colleges zijn vrij om een eigen invulling te geven aan de open dag. Tijdens de open dag in Zuidoost bijvoorbeeld bezoek je het dorp van Defensie. In de legertenten kun je rantsoen proeven en lessen zelfverdediging volgen. Bij de Hotelschool in het Centrum wordt je getrakteerd op culinaire hoogstandjes en op de open dag bij Airport check je in om een reis langs alle Luchthaven-opleidingen te maken. De beleving van de dagelijkse praktijk staat centraal op alle locaties. Proef de sfeer, ontmoet docenten en stel vragen aan onze studenten. Zij vertellen je over de dagelijkse praktijk op het mbo, over medestudenten, over stages en opdrachten. Doelgroep VOvA Groep 8-leerlingen (leeftijd 11-12 jaar) vallen onder de doelgroep van het VOvA. Gemiddeld bezoeken deze leerlingen twee open dagen. De focus voor de afdeling Communicatie & PR ligt in eerste instantie dus met name om ervoor te zorgen dat onze scholen op de shortlist komen. Als ze op de open dag zijn, is het belangrijk dat ze zich direct thuis voelen. Vandaar dat we de gadgets zoveel mogelijk proberen te koppelen aan het type school (bijv. een kookwekker bij de horeca-school). We willen dat de gadgets leuk en nuttig zijn.sommige scholen geven de gadgets weg na inschrijving. Andere scholen maken er een goodie-bag van. Pagina 11 van 39 13 juni 2014
2.2 Omvang van de aan te besteden opdracht De geraamde waarde van de overheidsopdracht bedraagt ca. 60.000,- incl. BTW per jaar. Aan de in dit aanbestedingsdocument, inclusief alle bijbehorende stukken, genoemde aantallen en bedragen kunnen geen rechten worden ontleend. 2.3 Omschrijving van de opdracht De inschrijver is verantwoordelijk voor het produceren, bedrukken, leveren, opslaan van de gewenste producten alsmede accountmanagement voor de diverse interne bestellers. Onder de levering van Give aways en promotie-artikelen valt: 1. Het op tijd leveren van alle bestelde producten. 2. Het op tijd afleveren van producten op diverse locaties in regio Noord-Holland en Flevoland. 3. Het aanhouden van afroepvoorraad van vast af te nemen producten. 4. Het overnemen van de huidige afroepvoorraad bij de huidige leverancier, indien dit nodig blijkt te zijn. 5. Het bieden van een scherpe, marktconforme prijs die budget technisch verantwoord is. 6. Meedenken met opdrachtnemer inzake juiste product voor juiste doelgroep. Er wordt geen garantie op afname aantallen gegeven. Buiten deze aanbesteding valt: - Het leveren van kerstgeschenken aan personeel Aanbestedende Dienst. - Het leveren van bedrukte sportkleding 2.4 Te sluiten overeenkomst De aanbestedende dienst heeft het voornemen om per 01 oktober 2014 de raamovereenkomsten af te sluiten. Dit voor de looptijd van 2 jaar, met een verlengingsperiode van twee keer één jaar. De optiejaren zullen uitsluitend geëffectueerd worden indien de Aanbestedende Dienst tevreden is over de dienstverlening van en samenwerking met de Inschrijver. Met deze overeenkomst wil de Aanbestedende Dienst de volgende doelen te bereiken: Het vinden van leveranciers die een pro-actieve rol vervult met betrekking tot het bouwen en behouden van een goede relatie met de diverse bestellers binnen onze organisatie. Het vinden van leveranciers die onze organisatie attendeert op nieuwe mogelijkheden/producten (innovatieve producten) die geschikt zijn als give aways voor onze doelgroep met meer dan alleen een folder of nieuwsbrief. Aanbestedende Dienst is van plan met drie leveranciers één raamovereenkomst te sluiten voor de productie, het voorzien van de juiste bedrukking in huisstijl incl. logo, levering en opslag van afroepvoorraad van give aways en promotie-artikelen. De gewenste artikelen, precieze leverdata en hoeveelheden kunnen niet van te voren worden bepaald of medegedeeld. Bijlage F bevat een overzicht van de terugkerende artikelen, die jaarlijks worden besteld. Daarom heeft de Aanbestedende dienst het voornemen om onderhavige aanbesteding middels een raamovereenkomst vast te leggen met drie leveranciers. Pagina 12 van 39 13 juni 2014
2.5 Perceel indeling De onderhavige aanbesteding is gezien de scope niet verdeeld in percelen. Dit om de volgende redenen: 1. Het aantal en soort af te nemen producten gedurende de looptijd van de overeenkomst is niet duidelijk te bepalen of te specificeren waardoor het niet mogelijk is een specifieke perceelindeling te maken. 2. Het gaat om een raamovereenkomst, bevattend nog niet compleet nader te specificeren soort en aantal. Er zijn slechts enkele artikelen benoemd in de prijslijst (bijlage B, model 5 en bijlage F), maar deze lijst is niet uitputtend. 2.6 Opstartfase Gedurende maximaal 3 (drie) maanden aansluitend op de ingangsdatum van de Overeenkomst is er sprake van een opstartfase. Hierbij kan worden gedacht aan de overdracht van informatie en lokale kennismaking met onze medewerkers. Tijdens de opstartfase moet in overleg met afdeling Marketing & Communicatie en Contractmanagement het volgende onder andere worden geregeld: 1. Kennis en informatieoverdracht over werkwijze, procedures. 2. Inrichten Organisatie en systemen bij Inschrijver 3. Afstemming SLA s 4. Inrichting contractmanagement 5. Facturatieproces 6. Inrichting van purchase to pay ATLAS. 7. Inrichting webshops ROCvA, ROCvF en VOvA. 8. Overname van afroepvoorraad 9. Afspreken inlevermoment jaarlijkse offerte t.b.v. vaste items webshop ROCvA 10. Maximaal te hanteren basisprijs op basis van drie geselecteerde, gegunde Inschrijvingen. Direct na de opstartfase start de operationele fase en is de Inschrijver onverkort verantwoordelijk voor het voldoen aan alle eisen uit deze Aanbesteding. 2.7 Prijsstelling gedurende looptijd van de overeenkomst. Na Gunning en ondertekening van de Raamovereenkomst Voor de vastgestelde producten zoals weergegeven in Bijlage F geldt het volgende: De offerte van een Contractpartij wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst jaarlijks op hetzelfde nog nader af te spreken moment ingediend. De prijzen mogen nooit hoger zijn dan het vastgesteld maximale tarief. Het maximale tarief is de gemiddelde prijs van alle Inschrijvingen + de toegestane prijsverhoging conform CBS (zie hiervoor de overeenkomst). De gemiddelde prijs wordt na aanbesteding vastgesteld op basis van de offertes van de drie geselecteerde, gegunde Inschrijvers. Gunning vindt jaarlijks plaats in een Minicompetitie en wordt beoordeeld. Dit zullen zijn: Levertijd (weging 40%) en Prijs (voor de vaste items betekent overschrijding van het maximale tarief= uitsluiting) (weging 60%). Pagina 13 van 39 13 juni 2014
Voor de aparte bestellingen geldt het volgende. - Een college zoekt een bepaald product en vraagt hiervoor bij drie gegunde leveranciers offerte aan. Voorafgaand wordt door de besteller bepaald wat de gunningscriteria zijn. Doorgaan zullen dit zijn: - Prijs - Levertijd - Aansluiting bij de wensen en eisen van de organisatie. Het laatste is pas vast te stellen wanneer de aanleiding voor bestellen duidelijk. Hier kunnen wij nog geen indicatie van geven. Pagina 14 van 39 13 juni 2014
3. Procedure De te volgen procedure inclusief voorgenomen planning worden in dit hoofdstuk behandeld. 3.1 Contact tijdens de Aanbesteding Alle contacten tijdens de aanbesteding verlopen via het Centraal Facilitair Bedrijf (CFB) van de Aanbestedende dienst. Het CFB zal de contacten met de Inschrijver laten verlopen met de door de Aanbestedende dienst aangewezen contactpersoon en/of diens plaatsvervanger. Het is op straffe van uitsluiting niet toegestaan contact met betrekking tot onderhavige aanbesteding met andere medewerkers van de Aanbestedende dienst te onderhouden over deze aanbesteding dan de hieronder genoemde persoon. Namens de Aanbestedende dienst treedt gedurende het aanbestedingstraject als contactpersoon op: Naam Mevrouw L. van Rijn Postadres Postbus 2584, 1000 CN Amsterdam Bezoekadres Fraijlemaborg 141, 1102 CV Amsterdam Telefoon 020 57 91 026 E-mail lrijn@rocva.nl 3.2 Richtlijnen en afspraken De aanbesteding vindt plaats conform de Aanbestedingswet 2012, welke per 1 april 2013 in werking is getreden (hierna te noemen Aanbestedingswet). De Aanbestedende dienst hanteert als gunningcriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit houdt in dat de Inschrijving beoordeeld zal worden op prijs en kwaliteit. De voorwaarden en uitgangspunten voor deelname aan de aanbestedingsprocedure staan beschreven in dit aanbestedingsdocument. Afwijkingen van hetgeen beschreven is in deze aanvraag worden bij de inschrijving niet geaccepteerd. 3.3 Tegenstrijdigheden Het aanbestedingsdocument is met grote zorg samengesteld. Mochten er desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden in voorkomen, dan verzoeken wij u dit uitsluitend schriftelijk kenbaar te maken. Indien naderhand blijkt dat het aanbestedingsdocument tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 3.4 Vragen ronde en inlichtingen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze aanbesteding dienen te allen tijde schriftelijk, via het e-mailadres lrijn@rocva.nl t.a.v. mevrouw L. van Rijn te geschieden. Bij het stellen van de vragen dient u duidelijk aan te geven dat het vragen omtrent onderhavige aanbesteding betreft. Uw vragen dienen uiterlijk op de datum zoals genoemd in paragraaf 3.9 ingediend te worden. In Model 6: Nota van Inlichtingen is een format opgenomen welke gebruikt dient te worden bij het stellen van vragen. Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij de Inschrijver. Pagina 15 van 39 13 juni 2014
Telefonische vragen worden niet in behandeling genomen. Vragen die aangeleverd worden na bovengenoemd tijdstip zullen niet worden beantwoord. De vragen en antwoorden zullen in de vorm van een nota van inlichtingen geanonimiseerd worden gepubliceerd via Tenderned. De Aanbestedende dienst is hierbij niet verantwoordelijk voor vertraging of fouten in de publicatie. Alle vragen en daarbij behorende antwoorden dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument. Dit aanbestedingsdocument is na toezending van de beantwoorde vragen, in de nota van inlichtingen, definitief. 3.5 Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure kent een moment van opening en de daadwerkelijke beoordeling. 3.5.1 Opening De opening van de Inschrijvingen zal op dinsdag 12 augustus 2014 na 12.00 uur (Nederlandse tijd) plaatsvinden. Bij de opening worden geen Inschrijvers toegelaten. Er zal van de opening een proces-verbaal worden opgemaakt. Van de in het oog vallende onregelmatigheden in de Inschrijvingen wordt melding gemaakt in het proces-verbaal. Te laat aangeboden Inschrijvingen kunnen niet in behandeling worden genomen. 3.5.2 Beoordeling De beoordeling verloopt in twee fasen: de selectiefase en de gunningsfase. Selectiefase De Inschrijvingen worden door een ter zake kundig beoordelingsteam allereerst gecontroleerd op de voorwaarden voor deze aanbesteding zoals omschreven in hoofdstuk 4. Daarna worden aan de hand van de in hoofdstuk 5 opgenomen Selectiecriteria de overgebleven Inschrijvingen beoordeeld op geschiktheid. Gunningsfase Na de beoordeling van de Selectiecriteria worden de geschikte overgebleven Inschrijvingen beoordeeld op basis van de in hoofdstuk 6 opgenomen Gunningcriteria waarna de rangorde bepaald is. Na ontvangst en beoordeling van de Inschrijvingen wordt door de Aanbestedende dienst geëist van de Inschrijver die de inschrijving met de hoogste score heeft behaald dat de bewijsmiddelen worden aanlevert ter onderbouwing van de in dit aanbestedingsdocument gevraagde verklaringen. Dit ter controle van de tijdens de Inschrijving ingediende informatie en verklaringen van Inschrijver. Deze stukken dienen binnen vijf werkdagen na opvraag worden ingeleverd. Tenzij bij deze controle bezwaren dan wel onjuistheden worden geconstateerd, zal middels bestuurlijke besluitvorming aan deze Inschrijver worden gegund onder voorwaarden. Gedurende de beoordeling van de Inschrijving kan het beoordelingsteam aan Inschrijvers verduidelijking vragen over de inhoud van hun Inschrijving. Pagina 16 van 39 13 juni 2014
Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan om in het kader van de aanbestedingsprocedure op een andere dan de in dit aanbestedingsdocument aangegeven wijze contact te zoeken met de leden van het beoordelingsteam ter verkrijging van welke informatie dan ook. Deze periode waarin het contact verloopt zoals hierboven omschreven loopt tot en met het moment van definitieve gunning en wordt automatisch verlengd in het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld. 3.6 Gunning van de opdracht onder opschortende voorwaarde Nadat de beslissing is genomen aan welke Inschrijver de opdracht wordt gegund, wordt daarmee een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat binnen een termijn van 20 dagen door andere belanghebbenden geen rechtsmiddelen tegen de gunningbeslissing worden ingesteld. Gunning van de opdracht is onderworpen aan bestuurlijke goedkeuring. De definitieve gunning van de opdracht zal niet plaats kunnen vinden dan nadat een besluit ter zake is genomen door de Aanbestedende dienst. Tussentijds wordt geen informatie verstrekt betreffende de status van de gunning. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningbeslissing aan de Inschrijver met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen Inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een brief met relevante redenen van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de gegunde Inschrijving en de naam van de gegunde Inschrijver. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de Aanbestedende dienst. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 20 dagen na de dagtekening van de gunningbeslissing, een rechtsmiddel aanwenden (civiel kort geding). In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de Aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de conceptdagvaarding. De gestanddoeningstermijn van de Inschrijving van Inschrijver is vastgesteld tot het moment rekenend 90 dagen na de uiterste inleverdatum van de Inschrijving. In het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld dient Inschrijver haar Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot 90 dagen na de uitspraak van het kort geding door de voorzieningenrechter. 3.7 Definitieve gunning De definitieve gunning wordt kenbaar gemaakt door het versturen van een brief aan Inschrijver. Over ondertekening van de overeenkomst worden nadere afspraken gemaakt. Zolang er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen is er geen sprake van enige gebondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. 3.8 Niet passende of Onregelmatige aanbieding Aanbiedingen worden buiten beschouwing gelaten indien zij onregelmatig of niet aanvaardbaar zijn respectievelijk niet passend zijn. Voor de opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van Aanbieding als op de dag van gunning voldoen aan de eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Aanbieding dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of mocht blijken dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, Pagina 17 van 39 13 juni 2014
dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure. Indien sprake is van een niet passende Aanbieding, naar oordeel van de Aanbestedende dienst en op basis van marktconforme prijzen, kan de Aanbestedende dienst besluiten niet tot gunnen over te gaan. 3.9 Tussentijdse beëindiging contract Wanneer aanbestedende dienst door omstandigheden gerechtigd en/of genoodzaakt is om binnen de looptijd van de overeenkomst het contract met de geselecteerde leverancier te beëindigen, zal Aanbestedende Dienst zich richten op de overige inschrijvers op volgorde van behaalde score met het verzoek om binnen de looptijd van vier jaar alsnog gebruik te kunnen maken van de Inschrijving, onder de voorwaarden van deze aanbesteding. 3.10 Samenvatting planning & data In de volgende tabel staat de globale planning van de aanbestedingsprocedure beschreven. De Aanbestedende dienst streeft ernaar deze planning te volgen. Deze planning is indicatief en bindt de Aanbestedende dienst niet. Activiteit Datum Tijdstip Verzenden van Aankondiging van de opdracht Vrijdag 13 juni 2014 17.00 uur Uiterste inleverdatum vragen Vrijdag 27 juni 2014 17.00 uur Verzenden Nota van inlichtingen Dinsdag 8 juli 2014 17.00 uur Uiterste termijn indienen Inschrijvingen Dinsdag 12 12.00 uur Augustus 2014 Opening & beoordeling Inschrijvingen Dinsdag 12 13.00 uur Augustus 2014 Geschatte datum gunning onder opschortende voorwaarden Vrjidag 22 Augustus 2014 Geschatte datum definitieve gunning 15 september 2014 Ondertekenen Overeenkomst 22-09-2014 Start werkzaamheden 01-10-2014 3.11 Klachtenprocedure Tijdens het verloop van de aanbesteding, kan het voorkomen dat er klachten optreden. Deze klachten kunnen gericht worden aan de contactpersoon zoals deze in paragraaf 3.1 van dit Aanbestedingsdocument genoemd staat. Een klacht wordt binnen tien (10) werkdagen behandeld. Uitzonderingen hierop zijn (school-) vakantieperiodes, waardoor deze tien werkdagen niet haalbaar is. Aanbestedende dienst heeft dan een langere doorlooptijd van de klacht nodig. Pagina 18 van 39 13 juni 2014
4. Aanbestedingsvoorwaarden Om te garanderen dat de Inschrijvingen praktisch hanteerbaar en maximaal vergelijkbaar zijn, zijn er voorwaarden aan het indienen van de Inschrijving en overige aanbestedingsvoorwaarden gesteld. Alleen Inschrijvingen, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen. 4.1 Voorwaarden aan het indienen van de Inschrijving Organisaties die besluiten een Inschrijving in te dienen, dienen aan de volgende aanbestedingsvoorwaarden te voldoen: 1. de indieningvereisten; 2. de vormvereisten; 3. de voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen. 4.1.1 Indieningvereisten Inschrijving De sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving is dinsdag 12 Augustus 2014, 12.00 uur, Nederlandse tijd. Inschrijvingen die na dit tijdstip worden bezorgd, worden ongeopend aan de afzender geretourneerd. Er wordt met nadruk op gewezen dat de Aanbestedende dienst na ontvangst van de Inschrijving niet zal verzoeken om eventuele ontbrekende informatie alsnog toe te zenden. De Inschrijving dient dus direct alle gevraagde informatie en bewijsstukken te bevatten! De Inschrijving mag per post worden gezonden aan: ROC van Amsterdam T.a.v. mevrouw L. van Rijn O.v.v. aanbesteding Give aways Fraijlemaborg 141 1102 CV Amsterdam Zuidoost Vermeld in de linker bovenhoek aan de voorkant van de envelop of het pakket tevens duidelijk de tekst: "Europese aanbesteding Give Aways niet openen". Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij Inschrijver. De Aanbestedende dienst is niet verantwoordelijk voor vertraging of fouten in de postbezorging. Naast verzending wordt ook gelegenheid geboden de Inschrijving in gesloten envelop/pakket persoonlijk bij de receptie van het bestuursgebouw (en dus niet bij het schoolgebouw) op bovengenoemd adres af te geven. Per e-mail, telefax of via een ander elektronisch medium aangeleverde Inschrijvingen worden niet geaccepteerd. De envelop waarmee u de Inschrijving indient, mag niet bij andere van u afkomstige stukken worden ingesloten. Andere stukken die niet tot de Inschrijving behoren, mogen niet in de envelop waarmee u de Inschrijving indient, worden ingesloten. Ontvangen Inschrijvingen zullen door de Aanbestedende dienst niet worden teruggestuurd aan Inschrijvers. De Inschrijvingen zullen door de Aanbestedende dienst tot minimaal vier jaar na de Pagina 19 van 39 13 juni 2014
definitieve gunning van de opdracht in een vertrouwelijk archief worden bewaard. Na deze periode zullen de betreffende Inschrijvingen worden vernietigd door de Aanbestedende dienst. 4.1.2 Vormvereisten De Inschrijving dient: uitsluitend schriftelijk in tweevoud te worden ingezonden en rechtsgeldig ondertekend te zijn. Alle exemplaren dienen losbladig te zijn ingebonden (ordner, presentatiemap, ringband o.i.d.) en voorzien van tabbladen per onderdeel. Hierbij dient u dezelfde volgorde en indeling aan te houden als in dit Aanbestedingsdocument staat aangegeven. De Aanbestedende dienst ontvangt tevens graag een digitale kopie van de getekende hardcopy Inschrijving van Inschrijver, opgemaakt in een gangbaar format (MS-Word, MS-Excel en/of PDF) en opgeslagen op een gangbare gegevensdrager. De voorkeur gaat uit naar de Inschrijving opgeslagen als één geheel document (geen aparte mapjes e.d.). De Inschrijving dient volledig, zonder voorbehoud en onherroepelijk te zijn. Dat wil zeggen alle gevraagde bewijsstukken dan wel andere informatie dienen te zijn bijgevoegd en Inschrijver wordt nadrukkelijk verzocht alle in het aanbestedingsdocument vermelde vragen te beantwoorden. Tevens dient de informatie in de Inschrijving juist te zijn. Indien u een vraag niet kunt beantwoorden, dient u dit expliciet en met reden aan te geven. Daar waar vragen beantwoord dienen te worden via een verklaring of formulier, voegt u de betreffende verklaring of het formulier in uw Inschrijving. Iedere pagina van de Inschrijving alsmede alle bijlagen moeten voorzien zijn van een (pagina)nummering en paraaf. Overige informatie c.q. materiaal wordt niet op prijs gesteld en wordt niet meegenomen in de beoordeling. De Inschrijving en de gevraagde verklaringen dienen, tenzij anders aangegeven, te worden ondertekend door degene die Inschrijver rechtsgeldig kan en mag vertegenwoordigen. Een opgave van de na(a)m(en) en functie(s) van degene(n) die Inschrijver rechtsgeldig mag (mogen) vertegenwoordigen wordt tijdens de voorgenomen gunning aan Aanbestedende dienst overlegd. Deze bevoegdheid dient na voorlopige gunning te worden aangetoond door: - een kopie van een bewijs uit het nationale beroeps- of handelsregister van het betreffende land, waaruit blijkt dat ondergetekende gemachtigd is om namens de onderneming op te treden, één en ander zoals bedoeld in artikel 2.89 van de Aanbestedingswet. Indien in een latere fase van en/of na de Aanbesteding en/of gunning blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt kan Inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten, dan wel kunnen reeds gemaakte afspraken worden geannuleerd zonder rechtsgevolgen voor de Aanbestedende dienst. Er wordt met nadruk op gewezen dat u zelf verantwoordelijk bent voor de juistheid en de volledigheid van uw Inschrijving. Gegevens worden door de Aanbestedende dienst vertrouwelijk behandeld. In Bijlage A: Controlelijst van het aanbestedingsdocument is een overzicht opgenomen met alle bij te voegen gegevens. Inschrijver dient een ingevuld exemplaar als inhoudsopgave voor in zijn Inschrijving bij te voegen. Pagina 20 van 39 13 juni 2014
4.1.3 Voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen Een combinatie van bedrijven meldt zich aan als één Inschrijver. In dat geval is het tevens afzonderlijk indienen van een Inschrijving door één van de combinanten, alleen of in combinatie met andere bedrijven, niet toegestaan. Indien Inschrijver (of bij een combinatie de afzonderlijke combinanten) een holding-/beheermaatschappij is of hiervan deel uitmaakt, kan maximaal één dochter-/werkmaatschappij of de holding- /beheermaatschappij zelf een Inschrijving indienen. Het is niet toegestaan om, na het indienen van de Inschrijving, combinaties te vormen dan wel onderaanneming aan te gaan die een andere doelstelling hebben dan door de Aanbestedende dienst met de aanbesteding wordt beoogd, dan wel de samenstelling van genoemde samenwerkingsmogelijkheden te wijzigen. Combinaties zullen worden beoordeeld als één Inschrijver. Indien Inschrijver zich als combinatie aanmeldt, dient Inschrijver één penvoerder aan te wijzen en zorgt Inschrijver ervoor dat er één aanspreekpunt is voor de Aanbestedende dienst. Bij onderaanneming is de hoofdaannemer de penvoerder en het aanspreekpunt voor de Aanbestedende dienst. Indien Inschrijver een combinatie vormt dan wel gebruik maakt van onderaannemers, dient Inschrijver exact aan te geven welke informatie op welke van de combinanten dan wel onderaannemers van toepassing is. Inschrijver dient hierbij gebruik te maken van Model 1: Eigen Verklaring en achter tabblad 1 van de Inschrijving te voegen. 4.1.4 Waarmerken van gegevens Indien aangegeven dienen de aangeleverde gegevens te worden gewaarmerkt. Dit betekent dat de betreffende gegevens door een Erkend accountant dienen te zijn opgemaakt en gewaarmerkt. Indien de aangeleverde gegevens meerdere pagina s betreffen, dient iedere pagina te zijn voorzien van een waarmerk. 4.2 Overige aanbestedingsvoorwaarden Inschrijver dient zich, door het invullen van het standaardformulier welke is opgenomen in Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden van dit aanbestedingsdocument, akkoord te verklaren met de overige aanbestedingsvoorwaarden zoals beschreven in deze paragraaf. De ingevulde en ondertekende verklaring dient te worden bijgevoegd achter tabblad 2 van de Inschrijving. Onder rechtsgeldige ondertekening wordt verstaan ondertekening door een persoon die blijkens het bewijs van inschrijving in het beroeps-/handelsregister (zie paragraaf 4.1.2) bevoegd is de Inschrijver terzake te vertegenwoordigen. Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid van ondertekenaar niet blijkt uit genoemde bewijs van inschrijving, dient Inschrijver bij de voorgenomen gunning (een) volmacht(en) dan wel andere bewijsmiddelen te overleggen, waaruit die vertegenwoordigingsbevoegdheid onomstotelijk blijkt. 4.2.1 Akkoord met aanbestedingsvoorwaarden Inschrijver is gehouden aan onderstaande voorwaarden en gaat hiermee akkoord door rechtsgeldige ondertekening van Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden. Tijdens de vragen en inlichtingen ronde zoals beschreven in paragraaf 3.3 kunt u vragen en/of opmerkingen plaatsen met betrekking tot de inhoud van de concept overeenkomst en algemene Pagina 21 van 39 13 juni 2014
inkoopvoorwaarden. Het niet onvoorwaardelijk akkoord gaan met het gestelde in de definitieve overeenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden heeft uitsluiting van de verdere procedure tot gevolg. 4.2.2 Eigendom Alle verstrekte exemplaren van het aanbestedingsdocument zijn in bruikleen afgestaan en blijven te allen tijde eigendom van Aanbestedende dienst. 4.2.3 Bedrijfsgegevens en rechtmatigheid De Inschrijving vermeldt de volledige naam, statutaire en feitelijke vestigingsplaats van het bedrijf van de Inschrijver. De Inschrijving dient te worden gedateerd en draagt de originele handtekening van de persoon of personen die - blijkens de in paragraaf 4.1.2 genoemde bewijsmiddelen - bevoegd is of zijn om de Inschrijver in rechte te binden. Naam en functie van iedere ondertekenaar dienen bij de handtekening te worden vermeld. 4.2.4 Collusie Inschrijver dient in zijn Inschrijving te verklaren dat zijn Inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. 4.2.5 Realistische inschrijving / verboden op strategisch inschrijven De aanbieding dient een realistisch karakter te hebben. Dit houdt in dat Inschrijver onder andere realistische prijzen aanbiedt in haar tariefstelling. Eventuele kortingen dienen integraal te worden opgenomen in de prijsopgave. Dit betekent tevens dat u bij uw prijsberekening rekening houdt met onvoorziene kosten die niet zijn uitgevraagd door de Aanbestedende Dienst in haar prijzenblad op Bijlage B Model 5, maar waarvan u wel weet dat er in de regel wel sprake is van deze kosten. U dient gebruik te maken van de Nota van inlichtingen om Aanbestedende dienst hierop te attenderen. Wanneer u hierin verzuimt, zal uw prijs in het prijzenblad worden beoordeeld en gehanteerd als totaalprijs, zonder extra kosten achteraf bij eventuele gunning gedurende de looptijd van de overeenkomst. Overschrijding gedurende de looptijd van de overeenkomst kan leiden tot beëindiging van de overeenkomst. Tevens kan een niet-realistische cq strategische inschrijving leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbesteding. 4.2.6 Kosten Aan de Inschrijving zijn voor de Aanbestedende dienst geen kosten verbonden. In de precontractuele fase draagt Inschrijver zijn eigen kosten. Zolang geen volledige overeenstemming is bereikt en niet een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is geen sprake van enige verbondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval heeft Inschrijver op de Aanbestedende dienst geen enkele aanspraak en is ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten hoe ook genaamd. 4.2.7 Stopzetten van de aanbesteding De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Pagina 22 van 39 13 juni 2014
4.2.8 Taal en BTW De Inschrijving en overige correspondentie en contacten zijn gesteld en vinden plaats in de Nederlandse taal en bevat de van toepassing zijnde BTW-tarieven (momenteel 6 of 21%). Een uitzondering kan worden gemaakt voor jaarverslagen. Alleen indien deze niet in het Nederlands beschikbaar zijn, is een Engelstalige versie toegestaan. 4.2.9 Voorbehoud De Inschrijving is duidelijk en zonder voorbehoud opgesteld met in achtneming van het genoemde in paragraaf 4.1. Alle door Inschrijver in het kader van deze aanbesteding ingediende gegevens en gedane verklaringen zijn door Inschrijver naar waarheid ingevuld en Inschrijver garandeert dat deze gegevens en verklaringen te allen tijde gestand worden gedaan. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of niet kunnen nakomen van de verplichtingen die uit de opdracht voortvloeien. 4.2.10 Geldigheidsduur Inschrijving De gestanddoeningstermijn van de Inschrijving van Inschrijver is vastgesteld tot 90 dagen na inleverdatum van de Inschrijving. In het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld dient Inschrijver zijn Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot 90 dagen na ingangsdatum van de overeenkomst, zoals vastgesteld na de uitspraak in Kort Geding door de Voorzieningenrechter. 4.2.11 Algemene voorwaarden Op de af te sluiten overeenkomsten zijn de (inhoudelijk identieke) Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland van toepassing. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn als Bijlage C: Algemene Inkoopvoorwaarden ROC versie maart 2010 toegevoegd. De toepasselijkheid van de Algemene voorwaarden van Inschrijver, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden die Inschrijver gebruikt, wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. 4.2.12 Uitgangspunten aanbesteding Inschrijver conformeert zich aan de uitgangspunten zoals genoemd in dit aanbestedingsdocument. Inschrijvingen waaraan voorwaarden zijn verbonden, of waarin voorbehouden worden gemaakt, zijn ongeldig. 4.2.13 Inschrijving compleet en juist De Inschrijver dient alle gevraagde gegevens juist en volledig op te nemen in zijn Inschrijving. Alle te verstrekken gegevens (tenzij anders vermeld) dienen uitsluitend betrekking te hebben op de onderneming (i.c. vestiging, dochter- of werkmaatschappij) die zich aanmeldt en die als beoogd opdrachtnemer optreedt. Verstrekte gegevens die betrekking hebben op zuster- of moederondernemingen worden in de beoordeling niet meegenomen, tenzij duidelijk is aangegeven en aannemelijk is gemaakt dat de Inschrijver werkelijk kan beschikken over de betreffende financiële en economische middelen en/of technische en organisatorische bekwaamheid. Indien een afwijkende weergave van de Inschrijving gegevens wordt gehanteerd, kan Inschrijver van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure worden uitgesloten. Dit geldt tevens voor wijzigingen die worden aangebracht in de digitale bestanden (regels of kolommen toevoegen of verwijderen), dan wel indien niet alle (cijfermatige) gegevens worden opgegeven. Het aanpassen van formules en teksten is ten strengste verboden en leidt direct tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure! Pagina 23 van 39 13 juni 2014