EA Audio Visuele middelen 2016

Transcriptie

1 ROC van Amsterdam Facilitair Bedrijf Postbus CN Amsterdam Fraijlemaborg CV Amsterdam Telefoon IBAN NL77INGB Handelsregister EA Audio Visuele middelen 2016 Aanbestedingsdocument voor de Europese Openbare aanbesteding t.b.v. Audio Visuele middelen Kenmerk : ROCvAF Aanbestedingsdocument Audio Visuele middelen Datum : 22 juni 2016 Versienummer : definitief

2 Voorwoord Synergie, schaalvoordeel en een uniforme uitstraling heeft de Aanbestedende dienst doen besluiten om de aanbestedingen van ROC van Amsterdam, ROC van Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam te bundelen en gezamenlijk op de markt te zetten. Voor de meeste projecten betekent dit dat het drempelbedrag volgens de aanbestedingsregels voor leveringen en diensten van euro wordt overschreden. Voor de projecten die dit bedrag overschrijden wordt een Europees aanbestedingstraject gestart. Het voorliggende document bevat alle informatie over de Europese aanbesteding Audio Visuele middelen. Op deze aanbesteding is de Richtlijn EG van 31 maart 2004 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de Aanbestedingswet 2012, inwerkingtreding op 1 april Daarnaast zijn het Aanbestedingsbesluit van 19 februari 2013 en daarmee de Gids Proportionaliteit van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. Ook de Richtlijn 2014/24/EU is van toepassing op deze aanbesteding. De Opdracht, de procedure, de eisen ten aanzien van Inschrijvers, de eisen en vragen ten aanzien van de Opdracht en de wijze van beoordeling van Inschrijvingen zijn beschreven. De Europese Aanbestedingsprocedure moet leiden tot gunning van de Opdracht aan de Inschrijver die de Economisch Meest Voordelige Inschrijving gedaan heeft, dat wil zeggen dat Aanbestedende Dienst zal kiezen voor de Inschrijving die op basis van een integrale afweging de beste prijs-kwaliteit verhouding heeft. Inschrijver wordt uitgenodigd om op basis van dit Aanbestedingsdocument een Inschrijving te doen conform alle eisen die hierin zijn vastgelegd. Pagina 2 van juni 2016

3 Inhoudsopgave LEESWIJZER ALGEMEEN AANBESTEDENDE DIENST HET ONDERWIJS ORGANISATIE VAN DE AANBESTEDENDE DIENST DUURZAAMHEID VERTROUWELIJKHEID OMSCHRIJVING VAN DE AANBESTEDING DOELSTELLING VAN DE OPDRACHT OMVANG VAN DE AAN TE BESTEDEN OPDRACHT SCOPE VAN DE OPDRACHT UITGANGSPUNTEN BIJ DE AAN TE BESTEDEN OPDRACHT CLUSTERING PRODUCTGROEPEN PERCEELINDELING TE SLUITEN OVEREENKOMST VEREISTE KERNCOMPETENTIES BIJ DE OPDRACHT PRESTATIE INDICATOREN PROCEDURE TEGENSTRIJDIGHEDEN TE VOLGEN PROCEDURE BEOORDELINGSPROCEDURE GUNNING VAN DE OPDRACHT ONDER OPSCHORTENDE VOORWAARDE DEFINITIEVE GUNNING NIET PASSENDE OF ONREGELMATIGE INSCHRIJVING CONTACTPERSOON PLANNING KLACHTENPROCEDURE AANBESTEDINGSVOORWAARDEN VOORWAARDEN AAN HET INDIENEN VAN DE INSCHRIJVING OVERIGE AANBESTEDINGSVOORWAARDEN EISEN AAN DE INSCHRIJVERS VERPLICHTE EN FACULTATIEVE UITSLUITINGSGRONDEN GESCHIKTHEIDSEISEN EISEN EN VRAGEN TEN AANZIEN VAN DE OPDRACHT MINIMUMEISEN VRAGEN TEN AANZIEN VAN DE OPDRACHT PRIJS BEOORDELING PUNTENVERDELING BEOORDELINGSKADER OPEN VRAGEN BEOORDELINGSKADER PRIJS WEGING Pagina 3 van juni 2016

4 Leeswijzer In dit aanbestedingsdocument wordt de Europese aanbestedingsprocedure inzake Audio Visuele middelen ten behoeve van de Aanbestedende dienst, bestaande uit het ROC van Amsterdam, het ROC van Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam beschreven. In hoofdstuk 1 wordt de achtergrond van de Aanbestedende dienst beschreven. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de specifieke opdracht. In hoofdstuk 3 wordt de Aanbestedingsprocedure toegelicht. In hoofdstuk 4 zijn de voorwaarden voor deze aanbesteding opgenomen. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de eisen en vragen ten aanzien van de opdracht. In hoofdstuk 7 wordt nader ingegaan op de wijze van beoordelen. Pagina 4 van juni 2016

5 1. Algemeen In dit eerste hoofdstuk wordt de achtergrond van het ROC van Amsterdam, het ROC van Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam omschreven. 1.1 Aanbestedende dienst Opdrachtgever in het kader van deze aanbesteding zijn het ROC van Amsterdam, ROC van Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam, hierna gezamenlijk te noemen als Aanbestedende dienst. Opdracht wordt verstrekt door de Raad van Bestuur van de Aanbestedende dienst. Namens hen: ROC van Amsterdam Directeur CFB Postbus CN Amsterdam De regie voor de overeenkomst wordt gevoerd door de afdeling Centraal Facilitair Bedrijf (hierna te noemen CFB) ROC van Amsterdam Het ROC van Amsterdam ( is tot stand gekomen als gevolg van een fusie van in totaal negen (voorheen 48) verschillende onderwijsorganisaties in de regio Groot-Amsterdam. Inmiddels heeft het ROC van Amsterdam meer dan studenten binnen een grote verscheidenheid aan doelgroepen verdeeld over 30 locaties in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp en Hilversum. Het ROC van Amsterdam verzorgt verschillende vormen van onderwijs zoals: MBO Vmbo Volwassenenonderwijs Trainingen en opleidingen in de vorm van contractactiviteiten ROC van Flevoland Het ROC van Flevoland ( is tot stand gekomen door het samenvoegen van scholen in de regio Flevoland. Inmiddels heeft ROC Flevoland ca studenten verdeeld over drie locaties in Almere en Lelystad. Het ROC van Flevoland beschikt over vele vormen van opleidingen zoals: Middelbare Beroepsopleidingen Volwassenenonderwijs Voortgezet Onderwijs van Amsterdam Sinds 1 januari 2009 maken de scholen van het Bredero College en de vmbo-scholen van het ROC van Amsterdam deel uit van de scholengroep Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (VOvA). Het VOvA heeft een volledig (voortgezet) openbaar onderwijsaanbod in huis: van praktijkonderwijs tot voorbereidend wetenschappelijk onderwijs. De scholengroep telt ongeveer leerlingen verdeeld over ongeveer twaalf locaties in Amsterdam. Pagina 5 van juni 2016

6 1.2 Het onderwijs Bij Aanbestedende Dienst studeerden in 2015 circa mbo-leerlingen. De Aanbestedende Dienst biedt circa 330 mbo-opleidingen aan, verdeeld over zestien onderwijsdomeinen. Het onderwijs wordt zowel in voltijd als in deeltijd gegeven, in verschillende combinaties met werk en stages. Ook geeft Aanbestedende Dienst bedrijfstrainingen, indien gewenst op maat. Podium voor talent Aanbestedende Dienst gelooft dat iedereen talent heeft en helpt dat talent te ontwikkelen. Hiervoor werkt Aanbestedende Dienst nauw samen met een groot aantal bedrijven, instellingen en Ondernemers, zoals Schiphol, ING, H&M, Joop van den Ende, Johan Cruijff en Jan des Bouvrie. Ervaring opdoen in de praktijk Het onderwijs van Aanbestedende Dienst is praktijkgericht en er wordt veel aandacht besteed aan vaardigheden als samenwerken en presenteren. Studenten worden uitgedaagd en gestimuleerd door te stromen naar een steeds hoger niveau. Aanbestedende Dienst heeft bijzondere leerbedrijven, zoals: ROC van Amsterdam: Schiphol College - werken en leren op de luchthaven; Jan des Bouvrie College - opgeleid worden tot professional binnen de woon- en modebranche; Johan Cruijff College - topsporters in de regio kunnen topsport combineren met een studie op het gebied van Sportmarketing & -Communicatie en Sport- en Bewegingscoördinator. ROC van Flevoland Hommeles: leerwerkbedrijf en cultuurhuis gebaseerd op het gedachtegoed van Annie M.G. Schmidt. 1.3 Organisatie van de Aanbestedende dienst De organisatie van Aanbestedende Dienst wordt beschreven door eerst het Centraal Facilitair Bedrijf toe te lichten en daarna de verschillende bedrijfsonderdelen Centraal Facilitair Bedrijf Het Centraal Facilitair Bedrijf (CFB) is onderdeel van de Centrale Diensten en draagt zorg voor het onderhoud en beheer van alle gebouwen en de daaraan gerelateerde producten en diensten. Ook zorgt zij voor de ontwikkeling en uitvoer van een samenhangend en effectief (strategisch) facilitair beleid. Bij de uitvoering van dit beleid adviseren en faciliteren de medewerkers de (de)centrale afdelingen en het management. Het CFB draagt zorg voor het afsluiten en beheren van contracten voor de producten en diensten welke de aanbestedingsnorm overstijgen en derhalve centraal worden aangestuurd Bedrijfsonderdelen Aanbestedende Dienst is opgebouwd uit verschillende financieel zelfstandige bedrijfsonderdelen waarbinnen een verzameling van typen onderwijs aangeboden wordt. Elk bedrijfsonderdeel wordt aangestuurd door een directeur met bedrijfsvoering in portefeuille. De organisatiestructuur van de facilitaire afdeling is zeer divers en kan per bedrijfsonderdeel en per locatie verschillen. In figuur 1 treft u een weergave van de structuur van Aanbestedende Dienst. Pagina 6 van juni 2016

7 Figuur 1: Organogram Aanbestedende Dienst 1.4 Duurzaamheid Convenant duurzaamheid MBO-raad Aanbestedende Dienst staat voor duurzame ontwikkeling en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. In de komende jaren zal extra aandacht worden gegeven aan professionalisering en de monitoring van de duurzaamheid in de bedrijfsvoering. In dit kader heeft Aanbestedende Dienst een convenant getekend waarin staat dat in 2012, 50% van de geldwaarde duurzaam wordt ingekocht en dat dit in 2015, 100% is. Dit convenant is opgesteld door de MBO-raad. Notitie duurzaamheid ROC van Amsterdam Duurzaamheid is een belangrijk aspect binnen Aanbestedende Dienst, mede hierdoor heeft de Raad van Bestuur in december 2008 een duurzaamheidnotitie opgesteld en vastgelegd. In deze duurzaamheidnotitie is o.a. ten aanzien van afval, gebruik materialen, duurzaam inkopen en bewustwording duurzaam gebruik een beleid vastgesteld. Pagina 7 van juni 2016

8 1.5 Vertrouwelijkheid Dit document en de bijlagen bevatten vertrouwelijke informatie en dient als zodanig te worden behandeld door de ontvanger. De onderhavige uitgave mag uitsluitend gebruikt worden door de ontvanger in het kader van deze Aanbestedingsprocedure. Overige toepassing is nadrukkelijk niet toegestaan. Acquisitie naar aanleiding van deze aanbesteding, anders dan in te schrijven op deze aanbesteding, wordt niet op prijs gesteld. Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst niets uit het Aanbestedingsdocument worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van het Aanbestedingsdocument) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. Alle documenten (digitaal) worden na inlevering eigendom van Aanbestedende Dienst. Hierbij ontstaat tevens het recht om de verstrekte informatie te verwerken. Daar waar sprake is van vertrouwelijke informatie, als zodanig door de Inschrijver aangemerkt, respecteert Aanbestedende Dienst dit, behoudens wanneer een wettelijke verplichting tot openbaarmaking bestaat en behoudens wanneer Inschrijver instemt met openbaarmaking van door hem verstrekte gegevens. Alle bestanden en producten die in Opdracht van Aanbestedende Dienst door de Inschrijver worden bewaard, blijven altijd eigendom van Aanbestedende Dienst. Op het moment dat de Overeenkomst in de toekomst beëindigd wordt, is de Inschrijver verplicht deze bestanden en producten kosteloos, per omgaande, te verstrekken aan Aanbestedende Dienst op eerste verzoek. Indien gewenst door Aanbestedende Dienst vernietigt de Inschrijver de bestanden en producten op eerste verzoek van Aanbestedende Dienst. Pagina 8 van juni 2016

9 2. Omschrijving van de aanbesteding De uitgangspunten van de opdracht zullen in dit tweede hoofdstuk omschreven worden. Hierin worden de doelstelling, de omvang, de scope, een keuze in percelenindeling of clustering, de te sluiten overeenkomst en de van toepassing zijnde Algemene Voorwaarden toegelicht. 2.1 Doelstelling van de opdracht De doelstelling van de aanbesteding is het voorzien in een breed scala aan AV middelen inclusief dienstverlening ten behoeve van de locaties van aanbestedende dienst. Leveranciers in de raamovereenkomst dienen in staat te zijn aanbestedende dienst merkonafhankelijk te adviseren en meerdere merken van dezelfde apparatuur te leveren. 2.2 Omvang van de aan te besteden opdracht De omvang van de opdracht is voor aanbestedende dienst niet nauwkeurig te bepalen. Om die reden wordt een raamovereenkomst gesloten. Aanbestedende dienst beschikt over circa 1200 ruimten waarin AV middelen beschikbaar zijn of beschikbaar gemaakt kunnen worden. 2.3 Scope van de opdracht De aan te besteden opdracht wordt gedefinieerd als het adviseren over-, leveren en installeren van- en verlenen van service op AV middelen en onderdelen daarvoor ten behoeve van aanbestedende dienst. 2.4 Uitgangspunten bij de aan te besteden opdracht Uitgangspunten bij deze aanbesteding zijn: - Er wordt een raamovereenkomst gesloten met drie leveranciers die periodiek in minicompetitie wordt gevraagd te concurreren op prijs voor een deel van de opdracht (touchscreens, beamers, et cetera). - Opdrachten tot maximaal waarvan de AV middelen niet in minicompetitie zijn uitgevraagd worden gelijk onder de contractpartijen verdeeld. - Opdrachten vanaf kunnen opnieuw in minicompetitie uitgevraagd worden, ook als Aanbestedende dienst voor dezelfde producten een minicompetitie gedaan heeft. - Er worden leveranciers gezocht die in staat zijn tenminste vijf merken AV middelen te leveren. - Er wordt gestreefd naar een nader te bepalen vorm van standaardisatie van AV middelen. Het criterium voor standaardisatie (merk en type, lichtopbrengst, et cetera) wordt jaarlijks bepaald, vervolgens wordt steeds in minicompetitie de invulling in merken en typen bepaald. - Kleine reparatie- en onderhoudswerkzaamheden worden door aanbestedende dienst in eigen beheer uitgevoerd. - De regie op de aanschaf en het onderhoud van AV middelen wordt belegd bij ICT. - Service is een belangrijk element bij aanbesteding, defecte apparatuur dient binnen 24 uur na melding van een defect gerepareerd te zijn of te worden vervangen door een gelijkwaardig vervangend middel. - Er wordt op AV middelen een garantie uitgevraagd van vijf jaar. De garantie betreft de volledige functionaliteit die samenhangt met AV middelen, dat wil zeggen inclusief alle benodigde hulpmiddelen zoals kabels en dergelijke. 2.5 Clustering productgroepen Er is sprake van samenvoeging van opdrachten. Opdrachten voor diverse typen AV middelen worden gecombineerd. Dat gebeurt voor een aanzienlijk aantal locaties van aanbestedende dienst. De Pagina 9 van juni 2016

10 samenvoeging moet leiden tot een beter beheer op AV middelen en daarmee een betere besteding van publieke middelen. De samenvoeging staat de toegang voor MKB bedrijven niet in de weg. 2.6 Perceelindeling De opdracht is niet verdeeld in percelen. Wel worden drie leveranciers geselecteerd die periodiek in minicompetitie worden betrokken. 2.7 Te sluiten overeenkomst De aanbesteding zal leiden tot een raamovereenkomst met drie leveranciers voor een periode van vier jaar en voor Aanbestedende dienst een tussentijdse opzegtermijn van zes maanden. In de bijlagen is een conceptovereenkomst opgenomen. Via de vragenronde ten behoeve van de Nota van Inlichtingen kunnen inschrijvers tekstsuggesties doen voor de raamovereenkomst. Bij de Nota van Inlichtingen wordt de definitieve overeenkomst gepubliceerd. De aanbestedingsstukken maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde van documenten: 1. Overeenkomst 2. Nota s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste in de rangorde) 3. Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen 4. Algemene Voorwaarden van opdrachtgever 5. Inschrijving van opdrachtnemer Algemene voorwaarden van aanbestedende dienst zijn van toepassing op deze aanbesteding. Voorwaarden van Leverancier of derden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. 2.8 Vereiste kerncompetenties bij de Opdracht Bij uitvoering van de aan te besteden opdracht zijn de volgende kerncompetenties van belang: - Ervaring in het merkonafhankelijk adviseren over AV middelen; - Ervaring in het leveren en installeren van en service verlenen aan AV middelen ten behoeve van een onderwijsorganisatie; - Ervaring in het leveren en installeren van AV middelen ten behoeve van tenminste 10 ruimten in één opdracht. 2.9 Prestatie indicatoren Gedurende de contractperiode zal Opdrachtgever de kwaliteit van de geleverde dienstverlening twee maal per jaar beoordelen aan de hand van onderstaande prestatie-indicatoren (PI). Het doel hiervan is om de kwaliteit van dienstverlening te borgen en te verbeteren en zo actief te werken aan een duurzame relatie. Opdrachtgever zal tijdens het contractueel overleg de bevindingen met Leverancier evalueren. Prestatie indicatoren - Score in minicompetitie, score van 30% van in minicompetitie uitgezette opdrachten; - Leverbetrouwbaarheid, 100% leveren en installeren binnen de overeengekomen termijn; - Service, 100% van storingen opgelost binnen 24 uur, zodanig dat het onderwijs niet belemmerd wordt. Pagina 10 van juni 2016

11 Verantwoordelijk voor monitoren Voor de monitoring van de PI s legt de Opdrachtgever de verantwoordelijkheid bij de Inschrijver. Jaarlijks dient Inschrijver aan te tonen dat de bovenstaande PI s behaald zijn. Daarnaast geeft Inschrijver een toelichting op de wijze van monitoren en de eventuele verbetermaatregelen. Slecht presterende leverancier Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de overeenkomst met de naar oordeel van de aanbestedende dienst slechtst presterende leverancier zonder opzegtermijn tussentijds te beëindigen. Beëindiging betekent niet dat de service verplichtingen ten aanzien van geleverde apparatuur beëindigd worden maar dat de leverancier niet meer zal worden uitgenodigd voor minicompetities en ook geen aanspraak meer kan maken op de tussen leveranciers met een raamovereenkomst te verdelen opdrachten. Pagina 11 van juni 2016

12 3. Procedure De te volgen procedure inclusief voorgenomen planning, worden in het derde hoofdstuk behandeld. 3.1 Tegenstrijdigheden Het aanbestedingsdocument is met grote zorg samengesteld. Mochten er desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden in voorkomen, dan verzoeken wij u dit uitsluitend schriftelijk kenbaar te maken. Indien naderhand blijkt dat het aanbestedingsdocument tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 3.2 Te volgen procedure Op basis van de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid van aanbestedende dienst is gekozen een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De reden daarvoor is de verwachting dat de bestedingen aan AV middelen de Europese aanbestedingsdrempel overschrijden. Er wordt een openbare aanbestedingsprocedure gevolgd. De reden daarvoor volgt uit onderstaand schema. Aspect Kenmerk Procedure Omvang van de opdracht Groot Openbare procedure Karakter van de markt Weinig aanbieders Openbare procedure Aantal potentiële inschrijvers Laag Openbare procedure Type opdracht Functioneel gespecificeerd Openbare procedure Complexiteit van de opdracht Laag Openbare procedure Transactiekosten Laag Openbare procedure Alle indicatoren wijzen op toepassing van een openbare procedure. Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze aanbesteding dienen te allen tijde schriftelijk, via TenderNed te geschieden. Telefonische vragen worden niet in behandeling genomen. Vragen welke aangeleverd worden na bovengenoemd tijdstip zullen niet worden beantwoord. Alle vragen en antwoorden worden in de vorm van een nota van inlichtingen gepubliceerd op TenderNed. Alle opgenomen en geanonimiseerde vragen en daarbij behorende antwoorden dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument. Dit aanbestedingsdocument is na toezending van de beantwoorde vragen, in de nota van inlichtingen, definitief. 3.3 Beoordelingsprocedure Te laat aangeboden Inschrijvingen worden niet in behandeling genomen en nemen niet deel aan de aanbesteding. Pagina 12 van juni 2016

13 Gunningsfase Geschikte Inschrijvingen worden beoordeeld op basis van de in hoofdstuk 6 opgenomen Gunningcriteria. Gedurende de beoordeling van de Inschrijving kan het beoordelingsteam aan Inschrijvers verduidelijking vragen over de inhoud van hun Inschrijving. Na ontvangst en beoordeling van de Inschrijvingen wordt door de Aanbestedende dienst van de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft uitgebracht verlangt dat hij de bewijsmiddelen binnen tien dagen aanlevert ter onderbouwing van de in dit aanbestedingsdocument gevraagde verklaringen. Dit ter controle van de tijdens de Inschrijving ingediende informatie en verklaringen van Inschrijver. Middels bestuurlijke besluitvorming zal aan deze Inschrijver worden gegund onder voorwaarden, tenzij bij deze controle bezwaren dan wel onjuistheden worden geconstateerd. Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan om in het kader van de aanbestedingsprocedure op een andere dan de in dit aanbestedingsdocument aangegeven wijze contact te zoeken met de Aanbestedende dienst ter verkrijging van welke informatie dan ook. Deze periode waarin het contact verloopt zoals hierboven omschreven loopt tot en met het moment van definitieve gunning en wordt automatisch verlengd in het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld. 3.4 Gunning van de opdracht onder opschortende voorwaarde Nadat de beslissing is genomen aan welke Inschrijver de opdracht wordt gegund, wordt daarmee een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat: binnen een termijn van 20 dagen door andere belanghebbenden geen rechtsmiddelen tegen de gunningbeslissing worden ingesteld. Gunning van de opdracht is onderworpen aan bestuurlijke goedkeuring. Hiervoor dient het voornemen tot gunnen goedgekeurd te worden door de Raad van Bestuur van de Aanbestedende dienst. Tussentijds wordt geen informatie verstrekt aan Inschrijvers betreffende de status van de gunning. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningbeslissing aan de Inschrijver met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen Inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover via mail een brief met relevante redenen van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de gegunde Inschrijving en de naam van de gegunde Inschrijver. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de Aanbestedende dienst. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 20 dagen na de dagtekening van de gunningbeslissing, een rechtsmiddel aanwenden (civiel kort geding). In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de Aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de conceptdagvaarding. Pagina 13 van juni 2016

14 3.5 Definitieve gunning De definitieve gunning wordt kenbaar gemaakt door het versturen van een brief aan Inschrijver. Over ondertekening van de overeenkomst worden nadere afspraken gemaakt. Zolang er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen is er geen sprake van enige gebondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. 3.6 Niet passende of Onregelmatige Inschrijving Inschrijvingen worden uitgesloten van deelname indien zij onregelmatig of niet aanvaardbaar zijn respectievelijk niet passend zijn. Voor de opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van Inschrijving als op de dag van gunning voldoen aan de eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Inschrijving dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of mocht blijken dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure. Indien sprake is van een niet passende Inschrijving, naar oordeel van de Aanbestedende dienst en op basis van marktconforme prijzen, kan de Aanbestedende dienst besluiten niet tot gunnen over te gaan. 3.7 Contactpersoon De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is: Bedrijfsnaam ROCvAF Naam Jean-Paul Roegies adres Het is inschrijvers niet toegestaan andere personen bij aanbestedende dienst te benaderen over zaken die verband houden met de aanbesteding. Informatie die niet afkomstig is van contactpersoon of zijn of haar vervanger is niet relevant voor de aanbesteding. 3.8 Planning In de volgende tabel staat de globale planning van de aanbestedingsprocedure beschreven. De Aanbestedende dienst streeft ernaar deze planning te volgen. Deze planning is echter indicatief en bindt de Aanbestedende dienst niet. Activiteit Gereed voor Tijdstip Publiceren Opdracht op TenderNed Uiterste inleverdatum vragenronde uur Verzenden Nota van inlichtingen Uiterste termijn indienen Inschrijvingen uur Geschatte datum gunning onder opschortende voorwaarden Geschatte datum definitieve gunning Ondertekenen Overeenkomst Pagina 14 van juni 2016

15 3.9 Klachtenprocedure Tijdens het verloop van de aanbesteding, kan het voorkomen dat er klachten optreden. Deze klachten kunnen gericht worden aan Een klacht wordt binnen tien (10) werkdagen behandeld. Uitzonderingen hierop zijn (school-) vakantieperiodes, waardoor deze tien werkdagen niet haalbaar is. Aanbestedende dienst heeft dan een langere doorlooptijd van de klacht nodig. Pagina 15 van juni 2016

16 4. Aanbestedingsvoorwaarden Om te garanderen dat de Inschrijvingen praktisch hanteerbaar en maximaal vergelijkbaar zijn, zijn er voorwaarden aan het indienen van de Inschrijving en overige aanbestedingsvoorwaarden gesteld. Alleen Inschrijvingen, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen. 4.1 Voorwaarden aan het indienen van de Inschrijving Inschrijvers die besluiten een Inschrijving in te dienen, dienen aan de volgende aanbestedingsvoorwaarden te voldoen: 1. de indieningvereisten; 2. de vormvereisten; 3. de voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen. Er wordt met nadruk op gewezen dat de Aanbestedende dienst na ontvangst van de Inschrijving niet zal verzoeken om eventuele ontbrekende informatie alsnog toe te zenden. De Inschrijving dient dus direct alle gevraagde informatie en bewijsstukken te bevatten! (Bewijsverklaringen omtrent de Eigen Verklaring als genoemd in paragraaf 5.1 van dit aanbestedingsdocument vallen hierbuiten) Inschrijvingen dienen digitaal, via TenderNed, te worden ingediend. Daarbij dienen de volgende documenten te worden toegevoegd: Onderdeel inschrijving Naam document Formaat Aanbiedingsbrief Brief <naam inschrijver> PDF Uniforme eigen verklaring UEV < naam inschrijver> PDF Antwoorden op open vragen Antwoorden <naam inschrijver> Word Prijzenblad Prijs < naam inschrijver> Excel Overzicht te leveren merken en typen inclusief actuele fabrikantenprijslijst Overzicht <naam inschrijver> PDF Ontvangen Inschrijvingen zullen door de Aanbestedende dienst niet worden teruggestuurd aan Inschrijvers. De Inschrijvingen zullen door de Aanbestedende dienst tot minimaal vier jaar na de definitieve gunning van de opdracht in een vertrouwelijk archief worden bewaard. Na deze periode zullen de betreffende Inschrijvingen worden vernietigd door de Aanbestedende dienst. De Inschrijving dient volledig, zonder voorbehoud en onherroepelijk te zijn. Dat wil zeggen: - alle gevraagde bewijsstukken en andere informatie dienen te zijn bijgevoegd. - Inschrijver is verplicht alle in het aanbestedingsdocument vermelde vragen, zowel algemeen als specifiek, naar waarheid te beantwoorden. - Tevens dient de informatie in de Inschrijving juist te zijn. - Indien u een vraag niet kunt beantwoorden, dient u dit expliciet en met reden aan te geven. - Daar waar vragen beantwoord dienen te worden via een verklaring of formulier, voegt u de betreffende verklaring of het formulier in uw Inschrijving. - Indien in een latere fase (bijvoorbeeld na voorlopige gunning) blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt kan Inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten, dan wel kunnen reeds gemaakte afspraken worden geannuleerd zonder rechtsgevolgen voor de Aanbestedende dienst. Pagina 16 van juni 2016

17 De Inschrijving en de gevraagde verklaringen dienen, tenzij anders aangegeven, te worden ondertekend door degene die Inschrijver rechtsgeldig kan en mag vertegenwoordigen Voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen Een combinatie van bedrijven meldt zich aan als één Inschrijver. In dat geval is het tevens afzonderlijk indienen van een Inschrijving door één van de combinanten, alleen of in combinatie met andere bedrijven, niet toegestaan. Indien Inschrijver (of bij een combinatie de afzonderlijke combinanten) een holding-/beheermaatschappij is of hiervan deel uitmaakt, kan maximaal één dochter-/werkmaatschappij of de holding- /beheermaatschappij zelf een Inschrijving indienen. Het is niet toegestaan om, na het indienen van de Inschrijving, combinaties te vormen dan wel onderaanneming aan te gaan die een andere doelstelling hebben dan door de Aanbestedende dienst met de aanbesteding wordt beoogd, dan wel de samenstelling van genoemde samenwerkingsmogelijkheden te wijzigen. Combinaties zullen worden beoordeeld als één Inschrijver. Indien Inschrijver zich als combinatie aanmeldt, dient Inschrijver één penvoerder aan te wijzen en zorgt Inschrijver ervoor dat er één aanspreekpunt is voor de Aanbestedende dienst. Bij onderaanneming is de hoofdaannemer de penvoerder en het aanspreekpunt voor de Aanbestedende dienst. Indien Inschrijver een combinatie vormt dan wel gebruik maakt van onderaannemers, dient Inschrijver exact aan te geven welke informatie op welke van de combinanten dan wel onderaannemers van toepassing is. 4.2 Overige aanbestedingsvoorwaarden Akkoord met aanbestedingsvoorwaarden Inschrijver verklaart zich, door het inschrijven op deze aanbesteding, akkoord met de overige aanbestedingsvoorwaarden zoals beschreven in deze paragraaf Eigendom Alle verstrekte exemplaren van het aanbestedingsdocument zijn in bruikleen afgestaan en blijven te allen tijde eigendom van Aanbestedende dienst Realistische inschrijving / verboden op strategisch inschrijven De Inschrijving dient een realistisch karakter te hebben. Dit houdt in dat Inschrijver realisme naleeft met betrekking tot haar tariefstelling. Eventuele kortingen dienen integraal te worden opgenomen in de prijsopgave Kosten Aan de Inschrijving zijn voor de Aanbestedende dienst geen kosten verbonden. In de precontractuele fase draagt Inschrijver zijn eigen kosten. Zolang geen volledige overeenstemming is bereikt en niet een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is geen sprake van enige verbondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval heeft Inschrijver op de Aanbestedende Pagina 17 van juni 2016

18 dienst geen enkele aanspraak en is ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten hoe ook genaamd Stopzetten van de aanbesteding De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding Taal en BTW De Inschrijving en overige correspondentie en contacten zijn gesteld en vinden plaats in de Nederlandse taal en bevat de van toepassing zijnde Btw-tarieven. Een uitzondering kan worden gemaakt voor jaarverslagen. Alleen indien deze niet in het Nederlands beschikbaar zijn, is een Engelstalige versie toegestaan Voorbehoud De Inschrijving is duidelijk en zonder voorbehoud opgesteld met in achtneming van het genoemde in paragraaf 4.1. Alle door Inschrijver in het kader van deze aanbesteding ingediende gegevens en gedane verklaringen zijn door Inschrijver naar waarheid ingevuld en Inschrijver garandeert dat deze gegevens en verklaringen te allen tijde gestand worden gedaan. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of niet kunnen nakomen van de verplichtingen die uit de opdracht voortvloeien Geldigheidsduur Inschrijving De gestanddoeningstermijn van de Inschrijving van Inschrijver is vastgesteld tot 90 dagen na inleverdatum van de Inschrijving. In het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld dient Inschrijver zijn Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot 90 dagen na ingangsdatum van de Overeenkomst, zoals vastgesteld na de uitspraak in Kort Geding door de Voorzieningenrechter Algemene voorwaarden Algemene voorwaarden van aanbestedende dienst zijn van toepassing op deze aanbesteding. Voorwaarden van Leverancier of derden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen Uitgangspunten aanbesteding Inschrijver conformeert zich aan de uitgangspunten zoals genoemd in dit aanbestedingsdocument. Inschrijvingen waaraan voorwaarden zijn verbonden, of waarin voorbehouden worden gemaakt, zijn ongeldig Inschrijving compleet en juist De Inschrijver dient alle in dit Aanbestedingsdocument gevraagde gegevens juist en volledig op te nemen in zijn Inschrijving. Alle te verstrekken gegevens (tenzij anders vermeld) dienen uitsluitend betrekking te hebben op de onderneming (i.c. vestiging, dochter- of werkmaatschappij) die zich aanmeldt en die als beoogd opdrachtnemer optreedt. Verstrekte gegevens die betrekking hebben op zuster- of moederondernemingen worden in de beoordeling niet meegenomen, tenzij duidelijk is aangegeven en aannemelijk is gemaakt dat de Inschrijver werkelijk kan beschikken over de betreffende financiële en economische middelen en/of technische en organisatorische bekwaamheid. Pagina 18 van juni 2016

19 Indien een afwijkende weergave van de Inschrijvinggegevens wordt gehanteerd, kan Inschrijver van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure worden uitgesloten. Dit geldt tevens voor wijzigingen die worden aangebracht in de digitale bestanden (regels of kolommen toevoegen of verwijderen), dan wel indien niet alle (cijfermatige) gegevens worden opgegeven. Het aanpassen van formules is ten strengste verboden en leidt na Inschrijving direct tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure Vertrouwelijkheid inschrijving Alle documentatie en informatie die in het kader van de aanbesteding verstrekt wordt, is vertrouwelijk. De Inschrijver zal geheimhouding verzekeren met betrekking tot alle documentatie en informatie. De Inschrijver erkent dat de relatie met de Aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding een vertrouwelijk karakter draagt. De Inschrijver zal het bestaan en de inhoud van deze relatie niet aan derden bekend maken. Inschrijvers zullen de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid ook opleggen aan de door hen in te schakelen medewerkers, partijen en adviseurs. Inschrijvers zullen ervoor zorg dragen, dat alleen personen kennis van de documentatie en informatie krijgen waarvoor dit noodzakelijk is om een Inschrijving uit te brengen. De Aanbestedende dienst heeft het auteursrecht op de documentatie. Openbaarmaking van de documentatie is altijd voorbehouden aan de Aanbestedende dienst. Het is Inschrijver bekend dat de Aanbestedende dienst gehouden is aan verplichtingen die voortvloeien uit de (Wet) openbaarheid van bestuur. Nakoming van één of meer van deze verplichtingen houdt in geen geval schending van geheimhouding of vertrouwelijkheid in Publiciteit Door het indienen van de Inschrijving heeft Inschrijver verklaard dat het Aanbestedende dienst is toegestaan de naam van de Inschrijver bekend te maken Opdracht Indien uw Inschrijving resulteert in een opdracht zal de definitieve Overeenkomst worden vastgesteld door Opdrachtgever Verificatieoverleg Verificatieoverleg vindt eventueel plaats nadat de bewijsstukken naar aanleiding van de Eigen Verklaring in het bezit zijn van en goedgekeurd zijn door de Aanbestedende dienst Varianten Het indienen van varianten is niet toegestaan Juridische bepalingen 1. Ontbinding overeenkomst: De Aanbestedende dienst is gerechtigd de overeenkomst met begunstigde met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een uitspraak van een rechter volgt: dat het gunningbesluit onrechtmatig is, of dat de overeenkomst ongeldig is, of dat de producten/dienst om welke reden dan ook opnieuw moeten worden aanbesteed. De gegunde partij niet aan de formele verplichting kan voldoen. Pagina 19 van juni 2016

20 Aan een dergelijk beëindigingbesluit kunnen door de begunstigde geen aanspraken worden ontleend jegens de Aanbestedende dienst op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade. 2. Toepasselijk recht en geschillen: Op de aanbestedingsprocedure, de gunning, de overeenkomst en eventuele geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen tussen de bij de aanbesteding betrokkenen partijen die ontstaan naar aanleiding van de onderhavige aanbesteding, dienen te worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement te Amsterdam. De Inschrijver verliest zijn recht om geschillen voor te leggen wanneer een geschil later dan 20 dagen na de datum van de verzending van het gunningbesluit, c.q. afwijzingsbesluit, het besluit tot het beëindigen van de aanbestedingsprocedure, het besluit een Inschrijver buiten beschouwing te laten of een Inschrijving uit te sluiten bij de bevoegde rechter aanhangig wordt gemaakt, tenzij het geschil voortvloeit uit een omstandigheid die na het verloop van deze termijn is gebleken. In dit laatste geval gaat de termijn van 20 dagen in op de dag dat de desbetreffende omstandigheid is gebleken. 3. Gegevens en toelichtingen: De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op hun juistheid te controleren. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan tot uitsluiting leiden. Inschrijvers dienen onder meer de door hen in het kader van de gunning overgelegde getuigschriften en documenten op verzoek van de Aanbestedende dienst toe te lichten of nader aan te vullen. De Aanbestedende dienst is niet verplicht interne (aanbestedings-)documenten zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan Inschrijvers bekend te maken. 4. Mededinging: De Inschrijver zal zich onthouden van gedragingen die de mededinging tussen Inschrijvers beperken. In het bijzonder zal de Inschrijver: de Aanbestedende dienst niet belemmeren in zijn streven met een andere Inschrijver of een derde tot overeenstemming te komen over de gunning van de opdracht; geen informatie over zijn Inschrijving of over het overleg met de Aanbestedende dienst uitwisselen met andere Inschrijvers of met derden. Pagina 20 van juni 2016

21 5. Eisen aan de Inschrijvers De selectie die wordt gehanteerd is als volgt onderverdeeld: 1. Verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden; 2. Geschiktheidseisen. Bovengenoemde onderverdeling is tevens de volgorde waarin Inschrijver wordt beoordeeld. Indien Inschrijver voldoet aan zowel de verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden als de geschiktheidseisen zal verder worden gegaan met de Gunningcriteria in hoofdstuk 6 op basis waarvan de rangorde van Inschrijvers bepaald zal worden. 5.1 Verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden De Aanbestedingswet schrijft verplichte (artikel 2.86) en facultatieve (artikel 2.87) uitsluitingsgronden voor. Middels de bijgevoegde Uniforme Eigen Verklaring dient Inschrijver te verklaren dat geen van de vermelde situaties op Inschrijver van toepassing zijn. Door het ondertekenen van de Eigen Verklaring hoeft Inschrijver in deze fase geen verdere bewijsstukken te overleggen. Tijdens de fase van de voorgenomen gunning, wordt aan de voorlopig gegunde partij(-en) de noodzakelijke bewijsstukken opgevraagd, welke binnen tien (10) werkdagen na aanvraag in het bezit dienen te zijn van de Aanbestedende dienst. Deze bewijsstukken zijn: Gedragsverklaring aanbesteden, niet ouder dan twee jaar op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden in artikel 2.86 en 2.87 onderdelen b en c van de Aanbestedingswet niet van toepassing zijn. Een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijven, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel a van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. Een verklaring van de Belastingdienst, niet ouder dan 6 maanden op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel d van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. Een beschrijving van het kwaliteitssysteem van inschrijver, dat aantoonbaar gericht is op het verhogen van de klanttevredenheid en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op de diensten en producten van Inschrijver of een ISO 9001:2008 of een ISO 9001:2015 certificaat of vergelijkbaar. Een kopie van de verzekeringspolissen van inschrijver of een verklaring van verzekeraar om aan te tonen dat inschrijver afdoende verzekerd is. Referentiebeschrijvingen om aan te tonen dat inschrijver beschikt over de gevraagde kerncompetenties. In het geval de bewijsstukken niet overeenkomen met wat in de verklaring wordt verklaard, wordt Inschrijver alsnog uitgesloten van de gunning zonder recht op vergoeding van schade of van welke kosten dan ook. 5.2 Geschiktheidseisen De Aanbestedende dienst stelt een aantal geschiktheidseisen met betrekking tot de financiële draagkracht en technische en/of beroepsbekwaamheid van de Inschrijver. Pagina 21 van juni 2016

22 De volgende geschiktheidseisen zijn van toepassing met betrekking tot financiële en economische draagkracht: - Inschrijver dient adequaat verzekerd te zijn voor bedrijfsaansprakelijkheid. Onder adequaat wordt verstaan dat Inschrijver voor minimaal per gebeurtenis en tot 1,5 miljoen per jaar is verzekerd. De volgende geschiktheidseisen zijn van toepassing met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid: - Inschrijver beschikt over een kwaliteitssysteem dat gericht is op het verhogen van de klanttevredenheid door te voldoen aan de eisen en Wensen van de klant en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op diensten en producten van Inschrijver. Daarnaast dient Inschrijver de bedrijfsprocessen aantoonbaar te beheersen. - Inschrijver beschikt over de vereiste kerncompetenties. Inschrijver dient over aantoonbare ervaring te beschikken door in het verleden vergelijkbare verrichte opdrachten, of onderdelen van opdrachten, te hebben uitgevoerd. Inschrijver dient een referentie op te geven van uitgevoerde opdrachten per kerncompetentie, welke niet ouder zijn dan drie jaren gerekend vanaf de inschrijvingsdatum van de Inschrijving: Verder behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor te informeren bij de opgegeven opdrachtgever(s), zonder tussenkomst van Inschrijver. Het is daarom aan te bevelen reeds in dit stadium aan de op te geven referenties door te geven dat mogelijk contact met hen wordt opgenomen. Incomplete beantwoording kan uitsluiting van dat referentieproject voor de beoordeling tot gevolg hebben. Pagina 22 van juni 2016

23 6. Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht Inschrijvingen dienen te zijn gebaseerd op de door de aanbestedende dienst gestelde eisen ten aanzien van de opdracht. De te stellen eisen staan in relatie tot de aan te besteden opdracht. Inschrijvingen worden beoordeeld aan de hand van gunningscriteria. In dit hoofdstuk worden de eisen ten aanzien van de opdracht en de te hanteren gunningscriteria beschreven en gemotiveerd. 6.1 Minimumeisen Op het moment van Inschrijving dient te worden voldaan aan alle gestelde criteria uit paragraaf 6.1. Advies - Inschrijver adviseert merkonafhankelijk over AV middelen. - Inschrijver toont steeds aan innovatieve ontwikkelingen in de markt voor AV middelen te betrekken in zijn advies. Minicompetitie - Eenmaal per jaar zal voor diverse groepen van AV middelen (beamers voor leslokalen, beamers voor grote ruimten, touchscreens, et cetera) een minicompetitie worden georganiseerd tussen de gecontracteerde leveranciers. - De minicompetitie kent als gunningscriteria tenminste de prijs en de kwaliteit van aangeboden AV middelen, op basis van een functioneel of technisch gespecificeerde uitvraag. - Gedurende het jaar na elke minicompetitie zal de bij minicompetitie geselecteerde leverancier voor een groep AV middelen, met het oog op standaardisatie, in staat worden gesteld de door hem in minicompetitie aangeboden AV middelen te leveren. - Aanbestedende dienst kan opdrachten vanaf voor AV middelen opnieuw in competitie uitvragen, ook als voor het betreffende product al een minicompetitie is geweest. - Aanbestedende dienst kan opdrachten tot voor AV middelen waarvoor geen minicompetitie is geweest onder de contractpartij verdelen. - Minicompetities hebben als voorwerp specifieke apparatuur en eventueel dienstverlening. Prijzen voor installatie van beamers en touchscreens worden in de aanbesteding uitgevraagd, evenals prijzen voor service. Te leveren middelen - Inschrijver levert en installeert de via minicompetitie aangeboden AV middelen en levert service aan geleverde AV middelen. Wet en regelgeving - Inschrijver leeft bij uitvoering van de opdracht alle relevante wet- en regelgeving na en vrijwaart aanbestedende dienst voor schade en boetes indien blijkt dat wet- en regelgeving niet gevolgd zijn. - Te leveren middelen voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving en inschrijver vrijwaart aanbestedende dienst voor schade en boetes indien blijkt dat geleverde middelen niet voldoen aan wet- en regelgeving. Pagina 23 van juni 2016

24 Levering - Alle te leveren middelen zijn geschikt voor de Nederlandse markt en zijn voorzien van Nederlandstalige software en handleidingen. - Alle te leveren middelen dienen compleet, inclusief alle toebehoren en benodigdheden om middelen te laten functioneren, geleverd te worden. - Alle te leveren middelen zijn nieuw geproduceerd. - Alle te leveren middelen worden bij levering voorzien van de meest actuele firmware. - Alle te leveren middelen zijn voorzien van CE markering. - Alle te leveren middelen worden door inschrijver voorzien van een door aanbestedende dienst aan te leveren barcodesticker. Het nummer van de barcodesticker wordt in een Exceloverzicht gekoppeld aan een beschrijving van het geleverde middel, het serienummer daarvan en de locatie waar het apparaat geplaatst. Vervolgens wordt het overzicht steeds voor levering gecommuniceerd aan aanbestedende dienst. - Inschrijver levert aan aanbestedende dienst periodiek een actueel en volledig overzicht aan van geleverde middelen. Het format van dat overzicht wordt na gunning van de opdracht verstrekt door aanbestedende dienst. Installatie - Bij installatie wordt altijd een bedieningsunit geplaatst waarmee AV middelen aan- en uitgezet kunnen worden en waarmee het geluidsvolume kan worden geregeld. Het leveren en installeren van een bedieningsunit is altijd inbegrepen in de aanbieding bij minicompetitie, tenzij aanbestedende dienst aangeeft dat dat niet het geval is. - Indien installatie van middelen vereist is gebeurt dat in overleg met aanbestedende dienst. - Bij installatie houden medewerkers van inschrijver of diens onderaannemers zich aan de huisregels van aanbestedende dienst. - Alle te installeren of te repareren middelen worden opgeleverd aan een vertegenwoordiger van aanbestedende dienst, door middel van een demonstratie waarin wordt aangetoond dat de middelen naar behoren functioneren. - Verpakkingsmaterialen worden door inschrijver afgevoerd. Reparatie en service - Defecte middelen worden binnen 24 uur gerepareerd of vervangen door een, naar oordeel van aanbestedende dienst, adequaat vervangend middel, tenzij aanbestedende dienst aangeeft dat er meer tijd beschikbaar is om defecte middelen te repareren dan wel te vervangen. - Het oplossen van storingen gebeurt steeds in overleg met de melder van de storing namens aanbestedende dienst. - Hands on hulp, zoals het vervangen batterijen en het insteken van stekkers, en vervanging van lampen van beamers worden door aanbestedende dienst uitgevoerd. Garantie en onderhoud - Op de geleverde functionaliteit (middelen, inclusief alle toebehoren om middelen te laten functioneren en de installatie en implementatie) geldt een garantieperiode van vijf jaar. Pagina 24 van juni 2016

25 - Eventueel noodzakelijk onderhoud om middelen gedurende een periode van vijf jaar te kunnen benutten wordt aangeboden in de uitgevraagde prijzen en door inschrijver te worden verzorgd. - Indien onderhoud van middelen vereist is gebeurt dat in overleg met aanbestedende dienst. - Bij uitvoeren van onderhoud houden medewerkers van inschrijver of diens onderaannemers zich aan de huisregels van aanbestedende dienst. Prijzen en tarieven - Inschrijvers geven tarieven op in het prijzenblad, alle tarieven zijn inclusief BTW en alle bijkomende kosten zoals voorrijdkosten, brandstofkosten en parkeerkosten. - Tarieven kunnen jaarlijks, eerst in 2018, steeds in januari worden aangepast. De basis voor die aanpassing is de cpi index voor alle huishoudens, 2015=100 over oktober van het voorgaande jaar. 6.2 Vragen ten aanzien van de opdracht De volgende open vragen worden gehanteerd om aan de hand van de antwoorden daarop de kwaliteit van de inschrijving te bepalen: 1) Op welke wijze gaat inschrijver aanbestedende dienst merkonafhankelijk adviseren over aan te schaffen en in te zetten middelen, rekening houdend met prijs, kwaliteit, innovatie en de toegevoegde waarde voor het onderwijs. Aanbestedende dienst wenst zaken te doen met een inschrijver die bij het adviseren van de aanbestedende dienst de belangen van aanbestedende dienst aantoonbaar centraal stelt. Voor het antwoord op vraag 1 is maximaal één enkelzijdig te beschrijven pagina A4 beschikbaar. 2) Hoe gaat inschrijver de levering en installatie van AV middelen organiseren? Aanbestedende dienst wenst dat levering en installatie van AV middelen, of het nu middelen voor één lokaal of voor een hele locatie betreft, met zo weinig mogelijk inspanningen voor aanbestedende dienst, tijdig, planmatig en geborgd worden uitgevoerd. Voor het antwoord op vraag 2 is maximaal één enkelzijdig te beschrijven pagina A4 beschikbaar. 3) Hoe gaat inschrijver service en eventueel onderhoud organiseren? Aanbestedende dienst wenst dat service en onderhoud van AV middelen met zo weinig mogelijk inspanningen voor aanbestedende dienst, tijdig, planmatig en geborgd worden uitgevoerd. Voor het antwoord op vraag 3 is maximaal één enkelzijdig te beschrijven pagina A4 beschikbaar. 4) Hoe gaat inschrijver aantonen dat aanbestedende dienst, in geval van opdrachten die vanwege de beperkte omvang niet in minicompetitie worden uitgezet, een scherpe prijs betaalt voor AV middelen? Aanbestedende dienst wenst aangetoond te krijgen dat, op het moment dat er geen directe concurrentie op prijs wordt toegepast, een scherpe prijs wordt betaald voor AV middelen. Pagina 25 van juni 2016