EA Arbodienstverlening

Transcriptie

1 ROC van Amsterdam Facilitair Bedrijf Postbus DZ Amsterdam Fraijlemaborg CV Amsterdam Telefoon Fax Bank Postbank Handelsregister EA Arbodienstverlening Offerteaanvraag Arbodienstverlening Kenmerk : ROCvA - Offerteaanvraag Openbare procedure Aantal pagina s : 35 pagina s Datum : 19 juli 2012, versie 1.0

2 Inhoudsopgave BEGRIPSBEPALINGEN...3 LEESWIJZER ALGEMEEN INLEIDING OPDRACHTGEVER/AANBESTEDENDE DIENST HET ONDERWIJS ORGANISATIE VAN DE AANBESTEDENDE DIENST DUURZAAMHEID CONTACTPERSONEN BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT DOEL VAN DE AANBESTEDING OMVANG VAN DE BEOOGDE OPDRACHT PROCEDURE RICHTLIJNEN EN AFSPRAKEN TEGENSTRIJDIGHEDEN VRAGEN RONDE EN INLICHTINGEN AFZIEN VAN INSCHRIJVING BEOORDELINGSPROCEDURE GUNNING VAN DE OPDRACHT ONDER OPSCHORTENDE VOORWAARDE DEFINITIEVE GUNNING NIET PASSENDE OF ONREGELMATIGE AANBIEDING SAMENVATTING PLANNING & DATA AANBESTEDINGVOORWAARDEN VOORWAARDEN AAN HET INDIENEN VAN DE OFFERTE OVERIGE AANBESTEDINGSVOORWAARDEN SELECTIECRITERIA ALGEMENE SELECTIECRITERIA SELECTIECRITERIA MET UITSLUITEND KARAKTER SELECTIECRITERIA MET MINIMUMEISEN GUNNINGCRITERIA GUNNINGCRITERIA MET UITSLUITEND KARAKTER GEWOGEN GUNNINGCRITERIA BEOORDELING GUNNINGCRITERIA BEOORDELING BIJLAGEN Pagina 2 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

3 Begripsbepalingen Deze begrippen worden in dit document met een hoofdletter weergegeven: Aanbestedende dienst: Aanbieding/Offerte: Bao: BTW: Gunningcriteria: Inschrijver: Marktconforme prijzen: Niet aanvaardbare aanbieding: Niet passende aanbieding: Onregelmatige aanbieding: Selectiecriteria: Uitsluitingsgrond: De combinatie van het ROC van Amsterdam, het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam en ROC Flevoland. Een door Inschrijvers ingediende aanbieding inclusief alle ingevulde bijlagen. Het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, Staatsblad 2005, 408. Alle bedragen in dit document zijn inclusief BTW, de Inschrijver dient zijn Offerte dan ook inclusief BTW in te dienen. De criteria die van toepassing zijn bij het vaststellen van de economisch meest voordelige aanbieding. De kandidaat welke is uitgenodigd om voor deze aanbesteding een aanbieding uit te brengen. Prijzen zoals deze in de vrije markt tot stand komen (op basis van vraag en aanbod). Een aanbieding welke ruimschoots het door de Aanbestedende dienst geraamde budget overschrijdt. Een aanbieding welke niet aansluit op de door de Aanbestedende dienst gevraagde dienstverlening. Een aanbieding welke in strijd is met de aanbestedingsbeginselen en algemeen geldende wetten en regelgeving, niet voldoet aan de door de Aanbestedende dienst gestelde administratieve voorwaarden. De gestelde geschiktheidcriteria aan de Inschrijver. De criteria waarop een Inschrijver wordt uitgesloten van verdere beoordeling. Pagina 3 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

4 Leeswijzer In dit aanbestedingsdocument wordt de Europese aanbestedingsprocedure inzake Arbodienstverlening ten behoeve van de Aanbestedende dienst, bestaande uit het ROC van Amsterdam, het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam en ROC Flevoland beschreven. In hoofdstuk 1 wordt de achtergrond van de aanbesteding beschreven. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de specifieke opdracht. In hoofdstuk 3 wordt de volledige aanbestedingsprocedure toegelicht. In hoofdstuk 4 zijn de voorwaarden voor deze aanbesteding opgenomen. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver op te leveren informatie voor de door de Aanbestedende dienst gehanteerde Selectiecriteria. In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver op te leveren informatie voor de door de Aanbestedende dienst gehanteerde Gunningcriteria. In hoofdstuk 7 wordt nader ingegaan op de wijze van beoordelen. In de bijlagen van het aanbestedingsdocument zijn de verschillende in te vullen en te hanteren standaardformulieren opgenomen. Pagina 4 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

5 1. Algemeen 1.1 Inleiding Dit aanbestedingsdocument bevat informatie over de Europese aanbesteding voor Arbodienstverlening. De Aanbestedende dienst nodigt u uit om op basis van dit aanbestedingsdocument een Inschrijving uit te brengen. 1.2 Opdrachtgever/Aanbestedende dienst Opdrachtgever in het kader van deze aanbesteding zijn het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam, verder omschreven als de Aanbestedende dienst. Het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam zijn een samenwerking overeengekomen welke zij onder meer willen bewerkstelligen door het samen aangaan van inkooptrajecten. De Aanbestedende dienst heeft besloten een openbare Europese aanbesteding voor Arbodienstverlening uit te voeren. Opdracht wordt verstrekt door de Raad van Bestuur van het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam. Namens hen: ROC van Amsterdam Directeur CFB Postbus CN Amsterdam De regie voor de overeenkomst wordt gevoerd door de afdeling Centraal Facilitair Bedrijf, vertegenwoordigd door de directeur CFB aangewezen persoon of personen zoals genoemd onder paragraaf ROC van Amsterdam Het ROC van Amsterdam ( is tot stand gekomen als gevolg van een fusie van in totaal 9 (voorheen 48) verschillende onderwijsorganisaties in de regio Groot-Amsterdam. Inmiddels heeft het ROC van Amsterdam meer dan deelnemers binnen een grote verscheidenheid aan doelgroepen verdeeld over ruim 60 locaties in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp en Hilversum. Het ROC van Amsterdam verzorgt verschillende vormen van onderwijs zoals: (Middelbare) Beroepsopleidingen Volwassenenonderwijs Trainingen en opleidingen in de vorm van contractactiviteiten ROC Flevoland Het ROC Flevoland ( is tot stand gekomen door het samenvoegen van scholen in de regio Flevoland. Inmiddels heeft ROC Flevoland ca deelnemers verdeeld over 5 locaties in Almere, Dronten en Lelystad. ROC Flevoland beschikt over vele vormen van opleidingen zoals: Middelbare Beroepsopleidingen Volwassenenonderwijs Pagina 5 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

6 1.2.2 Voortgezet Onderwijs van Amsterdam De afdeling vmbo van het ROC van Amsterdam en het Bredero College ( zijn samen ondergebracht in het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (VOvA) ( Het Bredero College is een openbare school voor voortgezet onderwijs in Amsterdam-Noord met een breed onderwijsaanbod van de basisberoepsgerichte leerweg uit het vmbo tot het gymnasium. Het VOvA heeft ca deelnemers verdeeld over 11 locaties in Amsterdam. 1.3 Het onderwijs Bij de Aanbestedende dienst studeren circa mbo'ers, volwassenen en vmbo'ers. De Aanbestedende dienst biedt circa. 200 mbo-opleidingen, verdeeld over tien zogeheten domeinen. Het onderwijs wordt zowel in voltijd als in deeltijd gegeven, in verschillende combinaties met werk en stages. Ook geeft de Aanbestedende dienst bedrijfstrainingen, indien gewenst op maat. Podium voor talent De Aanbestedende dienst gelooft dat iedereen talent heeft en helpt dat talent te ontwikkelen. Hiervoor werkt de Aanbestedende dienst nauw samen met een groot aantal bedrijven, instellingen en ondernemers, zoals Schiphol, ING, H&M, Joop van den Ende, Johan Cruijff en Jan des Bouvrie. Ervaring opdoen in de praktijk Het onderwijs van de Aanbestedende dienst is praktijkgericht en er wordt veel aandacht besteed aan vaardigheden als samenwerken en presenteren. Leerlingen worden uitgedaagd en gestimuleerd door te stromen naar een steeds hoger niveau. De Aanbestedende dienst heeft bijzondere leerbedrijven, zoals: Schiphol College - werken en leren op de luchthaven The College Hotel - een viersterrenhotel in Amsterdam-Zuid The Amsterdam Beauty College - een topsalon voor haar, beauty en body Hommeles leerwerkbedrijf en cultuurhuis gebaseerd op het gedachtegoed van Annie M.G. Schmidt De Aanbestedende dienst verwacht dan ook van haar leveranciers een wisselwerking in deze, Denk hierbij aan het beschikbaar stellen van, stage plekken, verzorgen van gastdocentschappen, demonstraties, opzetten en begeleiden van leerwerkbedrijven en volgen van onderwijs door personeelsleden van de Inschrijver binnen de Aanbestedende dienst. 1.4 Organisatie van de Aanbestedende dienst Centraal Facilitair Bedrijf Het Centraal Facilitair Bedrijf (CFB) is onderdeel van de Centrale Diensten en draagt zorg voor het onderhoud en beheer van alle gebouwen en de daaraan gerelateerde producten en diensten. Ook zorgt zij voor de ontwikkeling en uitvoer van een samenhangend en effectief (strategisch) Facilitair beleid. Bij de uitvoering van dit beleid adviseren en faciliteren de medewerkers de (de)centrale afdelingen en het management. Het CFB draagt zorg voor het afsluiten en beheren van contracten betreffende de producten en diensten welke centraal worden aangestuurd Bedrijfsonderdelen De Aanbestedende dienst is opgebouwd uit verschillende financieel zelfstandige bedrijfsonderdelen waarbinnen een verzameling van typen onderwijs aangeboden wordt. De samenwerkingspartner ROCF heeft een aparte financiële administratie en factuuradres. De samenwerkingspartner ROCvA is onderverdeeld in MBO Colleges waarbij elk college een aparte financiële administratie en factuuradres Pagina 6 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

7 heeft. Elk bedrijfsonderdeel wordt aangestuurd door een directeur met bedrijfsvoering in portefeuille. De organisatiestructuur van de facilitaire afdeling is zeer divers en kan per bedrijfsonderdeel en per locatie verschillen Huisvesting Aanbestedende dienst De Aanbestedende dienst voert momenteel een ambitieus huisvestingsplan uit. Het gebouwbestand van de Aanbestedende dienst beslaat de komende jaren ca m² BVO, verdeeld over een grote variëteit aan gebouwen verspreid over de regio. De variëteit, geografische ligging en diversiteit van het gebouwenbestand van de Aanbestedende dienst heeft tot gevolg dat sommige locaties logistiek moeilijk bereikbaar zijn en dat er verschillende wet en regelgeving van kracht zijn, bijvoorbeeld de milieuzone Amsterdam. Voor meer informatie over de milieuzone wordt u verwezen naar of Hieronder treft u een schets van de structuur van de Aanbestedende dienst. College van Bestuur ROC van Amsterdam OR ROCvA Raad van Toezicht Koepelstichting ROC van Amsterdam - ROC Flevoland Stichting ROC van Amsterdam Stichting ROC Flevoland Raad van Bestuur Koepelstichting ROC van Amsterdam ROC Flevoland College van Bestuur ROC Flevoland OR ROCF Centrale Diensten MBO Colleges Lelystad & Dronten Almere Buiten & Poort Educatie & Inburgering Volwassenen onderwijs Flevoland Airport & Amstelland Westpoort & Noord Hilversum Centrum West Zuidoost VOvA Zuid Bestuursdienst Facilitair Bedrijf Financiën HRM ICT Onderwijsinformatie PRC&M 1.5 Nieuwbouw De Aanbestedende dienst realiseert momenteel drie nieuwbouwprojecten met een omvang van ongeveer m² BVO. De oplevering van het eerste nieuwbouwproject stond gepland in het voorjaar van 2012, de oplevering van het laatste nieuwbouwproject wordt in het begin van 2013 verwacht. Pagina 7 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

8 1.5 Duurzaamheid Convenant duurzaamheid MBO-raad De Aanbestedende dienst staat voor duurzame ontwikkeling en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. In de komende jaren zal extra aandacht worden gegeven aan professionalisering en de monitoring van de duurzaamheid in de bedrijfsvoering. In dit kader heeft de Aanbestedende dienst een convenant getekend waarin staat dat in 2012, 50% van de geldwaarde duurzaam wordt ingekocht en dat dit in 2015, 100% is. Dit convenant is opgesteld door de MBO-raad. Notitieduurzaamheid Aanbestedende dienst Duurzaamheid is een belangrijk aspect binnen de Aanbestedende dienst, mede hierdoor heeft de Raad van Bestuur in december 2008 een duurzaamheidnotitie opgesteld en vastgelegd. In deze duurzaamheidnotitie is o.a. ten aanzien van afval, gebruik materialen, duurzaam inkopen en bewustwording duurzaam gebruik een beleid vastgesteld. Van de Inschrijver wordt een pro-actieve bijdrage verwacht bij het realiseren van deze wijziging. 1.6 Contactpersonen Aanspreekpunt gedurende het gehele aanbestedingstraject is Mevrouw B. Holla-Zarifé van het ROC van Amsterdam. Alle communicatie over deze aanbesteding dient schriftelijk, via het navolgende account, plaats te vinden: Pagina 8 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

9 2. Beschrijving van de opdracht De Aanbestedende dienst is gehuisvest in de regio s Amsterdam (Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp en Hilversum) en Flevoland (Almere, Lelystad). De centrale dienst Human Recources Management (HRM) draagt zorg voor de ontwikkeling van een samenhangend en effectief (strategisch) personeels- en organisatiebeleid. Bij de uitvoering hiervan adviseren en faciliteren de HRM-medewerkers de decentrale P&O-afdelingen en het management. Het HRM-beleid wordt vastgesteld binnen de grenzen van de CAO voor de BVE, de CAO voor het VO en de overige regelingen die voor deze sector gelden. De aandachtsgebieden waarop HRM zich onder andere richt zijn arbeidsvoorwaarden, individuele ontwikkelings- en loopbaanmogelijkheden, ARBO, verzuimpreventie en reïntegratie. HRM bestaat uit vier clusters: Eenheid Strategisch Beleid (ESB) Beleidsimplementatie & Advies (B&A) Mobiliteitsbureau Cluster Zij-instroom, opleidingen en diversiteitsbeleid Centraal HRM beleid De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het organisatiebrede personeelsbeleid. De decentrale afdelingen P&O ondersteunen de leidinggevenden bij het uitvoeren van het personeelsbeleid op bedrijfsonderdeel niveau. HRM ondersteunt de bedrijfsonderdelen welke ieder hun eigen P&O medewerkers kennen. Ieder bedrijfsonderdeel heeft voorts een directie, manager bedrijfsvoering en opleidingsmanagers. Het cluster Beleidsimplementatie & Advies heeft een Ziekteverzuimbeleid opgesteld welke is opgenomen in Bijlage E: Ziekteverzuimbeleid ROC van Amsterdam. Mobiliteitsbureau Het Mobiliteitsbureau maakt deel uit van de centrale dienst HRM en is voor alle medewerkers van de Aanbestedende dienst (met een vast dienstverband) die specifieke ondersteuning willen bij hun loopbaan. Door middel van onder andere loopbaan- of arbeidsmarktoriëntatie kan een werknemer zich bezinnen op zijn/haar huidige en toekomstige werkkring. Ook behoren verschillende trainingen tot de mogelijkheden. Een belangrijke taak van het Mobiliteitsbureau is het matchen van herplaatsingskandidaten, voorrangskandidaten en reïntegratiekandidaten met een juiste functie. Tot de diensten en producten van het Mobiliteitsbureau behoren: Arbeidsmarktoriëntatie Begeleiding en bemiddeling in het kader van herplaatsing Loopbaanadviesgesprekken Het aanbieden van cursussen Pagina 9 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

10 2.1 Beschrijving van de Opdracht Van de Arbodienstverlener wordt het volgende gevraagd: Ondersteuning bij alle activiteiten in het kader van de wet verbetering Poortwachter, waaronder het inzetten van een bedrijfsarts, het - indien gewenst - opstellen van een plan van aanpak en ondersteuning bij het opstellen van de eerstejaarsevaluatie. Voorstellen in het kader van verzuimpreventie. Analyses van verzuimoorzaken om het verzuim goed aan te kunnen pakken. Pro-actief meedenken met de werkgever. Aanbieden van trainingen op het gebied van verzuim (bijvoorbeeld voor de leidinggevenden) indien gewenst. 2.2 Doel van de aanbesteding De Aanbestedende dienst heeft het voornemen om per 1 januari 2013 een overeenkomst af te sluiten met één leverancier om in onderlinge samenwerking, waarbij partijen van elkaar over en weer een proactieve rol verwachten, de arbodienstverlening en daarmee verbonden diensten door Opdrachtnemer aan de Aanbestedende dienst te realiseren middels goede ondersteuning van het verzuimbeleid en de wet verbetering Poortwachter en het geven van gedegen en praktisch advies. Dit alles ter verlaging van het ziekteverzuim. Dit voor een periode van 2 (twee) jaar, met viermaal een optie tot verlenging van 1 (één) jaar. Dit alles met inachtneming van de in paragraaf 3.6 genoemde opschortende voorwaarden. De laatste 2 (twee) optiejaren zullen alleen geëffectueerd worden indien de Aanbestedende dienst uitermate tevreden is met de dienstverlening van en samenwerking met Opdrachtgever, een en ander zoals in een nader vast te stellen Service Level Agreement overeengekomen zal worden. Inschrijvers zijn verplicht tot het indienen van een offerte voor het geheel. 2.3 Omvang van de beoogde opdracht De omvang van de totale aanbesteding Arbodiensten is gebaseerd op het verleden (hieraan kan geen enkele conclusie of afname garantie worden verbonden) en bedroeg voor de jaren 2009 en 2010 ruim (geen exacte onderverdeling aanwezig) voor het ROC van Amsterdam en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam. In totaal betreft de opdracht arbodienstverlening voor omstreeks 4000 medewerkers voor de gehele Aanbestedende dienst. Een gedetailleerd overzicht van alle locaties is opgenomen in Bijlage G: Locatieoverzicht. Aan de in dit aanbestedingsdocument, inclusief alle bijbehorende stukken, genoemde aantallen en bedragen kunnen geen rechten ontleend worden. Pagina 10 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

11 3. Procedure Dit aanbestedingsdocument dient als uitgangspunt voor het indienen van een Offerte voor Arbodienstverlening, zoals omschreven in hoofdstuk Richtlijnen en afspraken De aanbesteding vindt plaats conform de openbare procedure als bedoeld in het Besluit 2004/18/EG van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, opgenomen in het Staatsblad 2005, 408 (hierna te noemen BAO). De Aanbestedende dienst hanteert als gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Dit houdt in dat de Aanbieding beoordeeld zal worden op o.a. prijs, kwaliteit en de akkoordverklaring van de algemene inkoopvoorwaarden alsook de concept overeenkomst. De voorwaarden en uitgangspunten voor deelname aan de aanbestedingsprocedure staan beschreven in dit aanbestedingsdocument. Afwijkingen van hetgeen beschreven is in deze offerteaanvraag worden bij de inschrijving niet geaccepteerd. 3.2 Tegenstrijdigheden Het aanbestedingsdocument is met grote zorg samengesteld. Mochten er desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden in voorkomen, dan verzoeken wij u dit uitsluitend schriftelijk kenbaar te maken. Indien naderhand blijkt dat het aanbestedingsdocument tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 3.3 Vragen ronde en inlichtingen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze aanbesteding dienen te allen tijde schriftelijk, via het adres bgg.zarife@rocva.nl, t.a.v. Mevrouw Bianca Holla-Zarifé te geschieden. Uw vragen dienen uiterlijk 27 augustus 2012, vóór uur (Nederlandse tijd) ingediend te worden. Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij de Inschrijver. Telefonische vragen worden niet in behandeling genomen. Vragen welke aangeleverd worden na bovengenoemd tijdstip zullen niet worden beantwoord. Alle Inschrijvers zullen de vragen en antwoorden, in de vorm van een nota van inlichtingen, geanonimiseerd per toegezonden krijgen. De Aanbestedende dienst is hierbij niet verantwoordelijk voor vertraging of fouten in de bezorging. Alle vragen en daarbij behorende antwoorden dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument. Dit aanbestedingsdocument is na toezending van de beantwoorde vragen, in de nota van inlichtingen, definitief. De Aanbestedende dienst maakt voor haar algemene communicatie (gericht aan alle Inschrijvers) gebruik van TenderNed ( Inschrijvers kunnen na aanmelding (gratis) alle relevante stukken welke door de Aanbestedende dienst beschikbaar zijn gesteld downloaden. Indien nieuwe documenten beschikbaar zijn zal vanuit TenderNed een automatische notificatie verzonden worden. Pagina 11 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

12 3.4 Afzien van Inschrijving Inschrijvers die de offerteaanvraag hebben ontvangen, maar niet zullen overgaan tot het doen van een Aanbieding, dienen de Aanbestedende dienst hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen en alle ontvangen informatie te vernietigen. 3.5 Beoordelingsprocedure Opening De opening van de Aanbiedingen zal op 11 september 2012 na uur (Nederlandse tijd) plaatsvinden. Bij de opening worden geen Inschrijvers toegelaten. De openingsprocedure kent geen gunningsbesluit, wel zal conform de richtlijnen een proces-verbaal worden opgemaakt. Van de in het oog vallende onregelmatigheden in de inschrijvingen wordt melding gemaakt in het proces-verbaal. Te laat aangeboden aanvragen kunnen niet in behandeling worden genomen Beoordeling Selectiefase De Offertes worden door een ter zake kundig beoordelingsteam allereerst gecontroleerd op de voorwaarden voor deze aanbesteding zoals omschreven in hoofdstuk 4. Daarna worden aan de hand van de in hoofdstuk 5 opgenomen Selectiecriteria de overgebleven offertes beoordeeld op geschiktheid. Gunningsfase Na de beoordeling op Selectiecriteria worden de overgebleven offertes beoordeeld op basis van de in hoofdstuk 6 opgenomen Gunningcriteria waarna de rangorde bepaald is. Na ontvangst en beoordeling van de Offertes wordt door de Aanbestedende dienst van de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft uitgebracht verlangd dat hij de bewijsmiddelen aanlevert ter onderbouwing van de in dit aanbestedingsdocument gevraagde verklaringen. Dit ter controle van de tijdens de inschrijving ingediende informatie en verklaringen van Inschrijver. Tenzij bij deze controle bezwaren dan wel onjuistheden worden geconstateerd, zal middels bestuurlijke besluitvorming aan deze Inschrijver worden gegund onder voorwaarden. Gedurende de beoordeling van de Offerte kan het beoordelingsteam aan Inschrijvers verduidelijking vragen over de inhoud van hun Offerte. Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan om in het kader van de aanbestedingsprocedure op een andere dan de in dit aanbestedingdocument aangegeven wijze contact te zoeken met de leden van het beoordelingsteam ter verkrijging van welke informatie dan ook. Deze periode loopt tot en met het moment van definitieve gunning en wordt automatisch verlengd in het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld. Pagina 12 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

13 3.6 Gunning van de opdracht onder opschortende voorwaarde Nadat de beslissing is genomen aan welke Inschrijver de opdracht wordt gegund, wordt daarmee een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat binnen een termijn van 15 dagen door andere belanghebbenden geen rechtsmiddelen tegen de gunningbeslissing worden ingesteld. Gunning van de opdracht is onderworpen aan bestuurlijke goedkeuring. De definitieve gunning van de opdracht zal niet plaats kunnen vinden dan nadat een besluit ter zake is genomen door de Aanbestedende dienst. Tussentijds wordt geen informatie verstrekt betreffende de status van de gunning. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningbeslissing aan de Inschrijver met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen Inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een en een brief met relevante redenen van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de gegunde Offerte en de naam van de gegunde Inschrijver. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de Aanbestedende dienst. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 15 dagen na de dagtekening van de gunningbeslissing, een rechtsmiddel aanwenden (civiel Kort Geding). In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de Aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de conceptdagvaarding. De gestanddoeningstermijn van de Offerte van Inschrijver is vastgesteld tot het moment rekenend 90 dagen na de uiterste inleverdatum van de Offerte. In het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld dient Inschrijver haar Offerte in ieder geval gestand te doen tot 90 dagen na de uitspraak van het kort geding door de voorzieningenrechter. 3.7 Definitieve gunning De definitieve gunning wordt kenbaar gemaakt door het versturen van een brief aan Opdrachtnemer. Over ondertekening van de overeenkomst worden nadere afspraken gemaakt. Zolang er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen is er geen sprake van enige gebondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. 3.8 Niet passende of Onregelmatige aanbieding Aanbiedingen worden buiten beschouwing gelaten indien zij onregelmatig of niet aanvaardbaar zijn respectievelijk niet passend zijn. Voor de opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van Aanbieding als op de dag van gunning voldoen aan de eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Aanbieding dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of mocht blijken dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure. Indien sprake is van een niet passende Aanbieding, naar oordeel van de Aanbestedende dienst en op basis van marktconforme prijzen, kan de Aanbestedende dienst besluiten niet tot gunnen over te gaan. Pagina 13 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

14 3.9 Samenvatting planning & data In de volgende tabel staat de globale planning van de aanbestedingsprocedure beschreven. De Aanbestedende dienst streeft ernaar deze planning te volgen. Deze planning is indicatief en bindt de Aanbestedende dienst niet. Activiteit Datum Tijdstip Verzenden van Aankondiging van de opdracht 19 juli 2012 Uiterste inleverdatum vragen 27 augustus 2012 Verzenden Nota van inlichtingen 4 september 2012 Uiterste termijn indienen offertes 11 september uur Opening & beoordeling offertes Vanaf 11 september 2012 Presentaties Omstreeks 2 oktober 2012 Geschatte datum gunning onder opschortende voorwaarden 11 oktober 2012 Geschatte datum definitieve gunning 26 oktober 2012 Ondertekenen Overeenkomst November 2012 Start werkzaamheden 1 januari 2012 Pagina 14 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

15 4. Aanbestedingvoorwaarden Om te garanderen dat de Offertes praktisch hanteerbaar en maximaal vergelijkbaar zijn, zijn de volgende aanbestedingsvoorwaarden opgesteld: 1. voorwaarden aan het indienen van de Offerte; 2. overige aanbestedingsvoorwaarden. Alleen Offertes, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen. 4.1 Voorwaarden aan het indienen van de Offerte Organisaties die besluiten een Offerte in te dienen, dienen aan de volgende aanbestedingsvoorwaarden te voldoen: 1. de indieningvereisten; 2. de vormvereisten; 3. de voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen Indieningvereisten Offerte De sluitingsdatum voor het indienen van de Offerte is 11 september 2012, uur, Nederlandse tijd. Offertes welke na dit tijdstip worden bezorgd, worden ongeopend aan de afzender geretourneerd. Er wordt met nadruk op gewezen dat de Aanbestedende dienst na ontvangst van de Offerte niet zal verzoeken om eventuele ontbrekende informatie alsnog toe te zenden. De Offerte dient dus direct alle gevraagde informatie en bewijsstukken zoals aangegeven in dit aanbestedingsdocument te bevatten! Indiening Offerte De Offerte dient per post te worden gezonden aan: ROC van Amsterdam T.a.v. Bianca Holla-Zarifé O.v.v. aanbesteding Arbodienstverlening Fraijlemaborg CV Amsterdam Zuidoost Vermeld in de linker bovenhoek aan de voorkant van de envelop of het pakket tevens duidelijk de tekst: "Europese aanbesteding Arbodienstverlening, niet openen". Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij Inschrijver. De Aanbestedende dienst is niet verantwoordelijk voor vertraging of fouten in de postbezorging. Naast verzending wordt ook gelegenheid geboden de Offerte in gesloten envelop/pakket persoonlijk bij de receptie af te geven. Een routebeschrijving is opgenomen in Bijlage H: Routebeschrijving. Per , telefax of via een ander elektronisch medium aangeleverde Offertes worden niet geaccepteerd. De envelop waarmee u de Offerte indient, mag niet bij andere van u afkomstige stukken worden ingesloten. Andere stukken die niet tot de Offerte behoren, mogen niet in de envelop waarmee u de Offerte indient, worden ingesloten. Pagina 15 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

16 Ontvangen Offertes zullen door de Aanbestedende dienst niet worden teruggestuurd aan Inschrijvers. De Offertes zullen door de Aanbestedende dienst tot minimaal vier jaar na de definitieve gunning van de opdracht in een vertrouwelijk archief worden bewaard. Na deze periode zullen de betreffende Offertes worden vernietigd door de Aanbestedende dienst Vormvereisten De Offerte dient uitsluitend schriftelijk in tweevoud te worden ingezonden en rechtsgeldig ondertekend te zijn. Alle exemplaren dienen te zijn ingebonden (ordner, presentatiemap, ringband o.i.d.) en voorzien van tabbladen per onderdeel. Hierbij dient u dezelfde volgorde en indeling aan te houden als in dit aanbestedingsdocument staat aangegeven. De Aanbestedende dienst ontvangt tevens graag een digitale kopie van de getekende hard-copy Offerte van Inschrijver, opgemaakt in een gangbaar format (MS-Word, MS-Excel en/of PDF) en opgeslagen op een gangbare gegevensdrager. In Bijlage A: Controlelijst van het aanbestedingsdocument is een overzicht opgenomen met alle bij te voegen gegevens. Inschrijver dient een ingevuld exemplaar als inhoudsopgave voor in zijn Offerte bij te voegen. Overige informatie c.q. materiaal wordt niet op prijs gesteld en wordt niet meegenomen in de beoordeling. De Offerte dient volledig, zonder voorbehoud en onherroepelijk te zijn, dat wil zeggen alle gevraagde bewijsstukken dan wel andere informatie dienen te zijn bijgevoegd en Inschrijver wordt nadrukkelijk verzocht alle in het aanbestedingsdocument vermelde vragen, zowel algemeen als specifiek, te beantwoorden. Tevens dient de informatie in de Offerte juist te zijn. Indien u een vraag niet kunt beantwoorden, dient u dit expliciet en met reden aan te geven. Daar waar vragen beantwoord dienen te worden via een verklaring of formulier, voegt u de betreffende verklaring of het formulier in uw Offerte. Indien in een latere fase blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt kan Inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten, dan wel kunnen reeds gemaakte afspraken worden geannuleerd zonder rechtsgevolgen voor de Aanbestedende dienst. De Offerte en de gevraagde verklaringen dienen, tenzij anders aangegeven, te worden ondertekend door degene die Inschrijver rechtsgeldig kan en mag vertegenwoordigen. Een opgave van de na(a)m(en) en functie(s) van degene(n) die Inschrijver rechtsgeldig mag (mogen) vertegenwoordigen dient in de Offerte toegevoegd te worden. Deze bevoegdheid dient vervolgens te worden aangetoond door: - een kopie van een bewijs uit het nationale beroeps- of handelsregister van het betreffende land, waaruit blijkt dat ondergetekende gemachtigd is om namens de onderneming op te treden (zie voor exacte vereisten aan dit document paragraaf 5.2.3). De opgave van de rechtsgeldige vertegenwoordiging en het gevraagde bewijs dienen achter tabblad 1 van de Offerte te worden bijgevoegd. Er wordt met nadruk op gewezen dat u zelf verantwoordelijk bent voor de juistheid en de volledigheid van uw Offerte. Gegevens worden door de Aanbestedende dienst vertrouwelijk behandeld. Pagina 16 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

17 4.1.4 Voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen Een combinatie van bedrijven meldt zich aan als één Inschrijver. In dat geval is het tevens afzonderlijk indienen van een Offerte door één van de combinanten, alleen of in combinatie met andere bedrijven, niet toegestaan. Indien Inschrijver (of bij een combinatie de afzonderlijke combinanten) een holding-/beheermaatschappij is of hiervan deel uitmaakt, kan maximaal één dochter-/werkmaatschappij of de holding-/ beheermaatschappij zelf een Offerte indienen. Het is niet toegestaan om, na het indienen van de Offerte, combinaties te vormen dan wel onderaanneming aan te gaan die een andere doelstelling hebben dan door de Aanbestedende dienst met de aanbesteding wordt beoogd, dan wel de samenstelling van genoemde samenwerkingsmogelijkheden te wijzigen. Combinaties zullen worden beoordeeld als één Inschrijver. Indien Inschrijver zich als combinatie aanmeldt, dient Inschrijver één penvoerder aan te wijzen en zorgt Inschrijver ervoor dat er één aanspreekpunt is voor de Aanbestedende dienst. Bij onderaanneming is de hoofdaannemer de penvoerder en het aanspreekpunt voor de Aanbestedende dienst. Indien Inschrijver een combinatie vormt dan wel gebruik maakt van onderaannemers, dient Inschrijver exact aan te geven welke informatie op welke van de combinanten dan wel onderaannemers van toepassing is. Inschrijver kan hier, indien gewenst, formulieren voor opvragen bij de Aanbestedende dienst. 4.2 Overige aanbestedingsvoorwaarden Inschrijver dient zich, door het invullen van het standaardformulier welke is opgenomen in Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden van dit aanbestedingsdocument, akkoord te verklaren met de overige aanbestedingsvoorwaarden zoals beschreven in deze paragraaf. Onder deze aanbestedingsvoorwaarden worden verstaan: - kosten; - stopzetten van de aanbesteding; - taal en BTW; - voorbehoud; - vertrouwelijkheid en auteursrecht; - juridische bepalingen. De ingevulde en ondertekende verklaring dient te worden bijgevoegd achter tabblad 2 van de Offerte Kosten Aan de Offerte zijn voor de Aanbestedende dienst geen kosten verbonden. In de precontractuele fase draagt Inschrijver zijn eigen kosten. Zolang geen volledige overeenstemming is bereikt en niet een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is geen sprake van enige verbondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval heeft Inschrijver op de Aanbestedende dienst geen enkele aanspraak en is ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten hoe ook genaamd. Pagina 17 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

18 4.2.2 Stopzetten van de aanbesteding De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding Taal en BTW De Offerte en overige correspondentie en contacten zijn gesteld en vinden plaats in de Nederlandse taal en bevat de van toepassing zijnde BTW-tarieven. Een uitzondering kan worden gemaakt voor jaarverslagen. Alleen indien deze niet in het Nederlands beschikbaar zijn, is een Engelstalige versie toegestaan Voorbehoud De Offerte is duidelijk en zonder voorbehoud opgesteld met in achtneming van het genoemde in paragraaf Alle door Inschrijver in het kader van deze aanbesteding ingediende gegevens en gedane verklaringen zijn door Inschrijver naar waarheid ingevuld en Inschrijver garandeert dat deze gegevens en verklaringen te allen tijde gestand worden gedaan. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of niet kunnen nakomen van de verplichtingen die uit de opdracht voortvloeien Vertrouwelijkheid en auteursrecht Alle documentatie en informatie die in het kader van de aanbesteding verstrekt wordt, is vertrouwelijk. De Inschrijver zal geheimhouding verzekeren met betrekking tot alle documentatie en informatie. De Inschrijver erkent dat de relatie met de Aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding een vertrouwelijk karakter draagt. De Inschrijver zal het bestaan en de inhoud van deze relatie niet aan derden bekend maken. Inschrijvers zullen de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid ook opleggen aan de door hen in te schakelen medewerkers, partijen en adviseurs. Inschrijvers zullen ervoor zorg dragen, dat alleen personen kennis van de documentatie en informatie krijgen waarvoor dit noodzakelijk is om een Offerte uit te brengen. De Aanbestedende dienst heeft het auteursrecht op de documentatie. Openbaarmaking van de documentatie is altijd voorbehouden aan de Aanbestedende dienst. Het is Inschrijver bekend dat de Aanbestedende dienst gehouden is aan verplichtingen die voortvloeien uit de (Wet) openbaarheid van bestuur. Nakoming van één of meer van deze verplichtingen houdt in geen geval schending van geheimhouding of vertrouwelijkheid in Juridische bepalingen 1. Ontbinding overeenkomst: De Aanbestedende dienst is gerechtigd de overeenkomst met begunstigde met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een uitspraak van een rechter volgt: - dat het gunningbesluit onrechtmatig is, of - dat de overeenkomst ongeldig is, of - dat de producten/dienst om welke reden dan ook opnieuw moeten worden aanbesteed. Aan een dergelijk beëindigingbesluit kunnen door de begunstigde geen aanspraken worden ontleend jegens de Aanbestedende dienst op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade. Pagina 18 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

19 2. Toepasselijk recht en geschillen: Op de aanbestedingsprocedure, de gunning, de overeenkomst en eventuele geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen tussen de bij de aanbesteding betrokkenen partijen die ontstaan naar aanleiding van de onderhavige aanbesteding, dienen te worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement te Amsterdam. De Inschrijver verliest zijn recht om geschillen voor te leggen wanneer een geschil later dan 15 dagen na de datum van de verzending van het gunningbesluit, c.q. afwijzingsbesluit, het besluit tot het beëindigen van de aanbestedingsprocedure, het besluit een Inschrijver buiten beschouwing te laten of een Aanbieding uit te sluiten bij de bevoegde rechter aanhangig wordt gemaakt, tenzij het geschil voortvloeit uit een omstandigheid die na het verloop van deze termijn is gebleken. In dit laatste geval gaat de termijn van 15 dagen in op de dag dat de desbetreffende omstandigheid is gebleken. 3. Gegevens en toelichtingen: De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op hun juistheid te controleren. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan tot uitsluiting leiden. Inschrijvers dienen onder meer de door hen in het kader van de gunning overgelegde getuigschriften en documenten op verzoek van de Aanbestedende dienst toe te lichten of nader aan te vullen. De Aanbestedende dienst is niet verplicht interne (aanbestedings-)documenten zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan Inschrijvers bekend te maken. 4. Mededinging: De Inschrijver zal zich onthouden van gedragingen die de mededinging tussen Inschrijvers beperken. In het bijzonder zal de Inschrijver: de Aanbestedende dienst niet belemmeren in zijn streven met een andere Inschrijver of een derde tot overeenstemming te komen over de gunning van de opdracht; geen informatie over zijn Offerte of over het overleg met de Aanbestedende dienst uitwisselen met andere Inschrijvers of met derden. Pagina 19 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening

20 5. Selectiecriteria De verschillende Selectiecriteria die worden gehanteerd zijn onderverdeeld in drie typen: 1. Algemene Selectiecriteria; 2. Selectiecriteria met uitsluitend karakter; 3. Selectiecriteria met minimumeisen. Bovengenoemde onderverdeling is tevens de volgorde waarin Inschrijver wordt beoordeeld. Indien Inschrijver voldoet aan de criteria van het eerste tot en met het derde punt zal verder worden gegaan met de Gunningcriteria in hoofdstuk 6 op basis waarvan de rangorde van Inschrijvers bepaald zal worden. Per selectiecriterium wordt de volgende informatie gegeven: uitleg van het criterium; aan te leveren informatie c.q. verklaringen; de vorm waarin en het betreffende tabbladnummer waarachter de informatie dient te worden aangeleverd. Indien Inschrijver de gegevens gevraagd in paragraaf 5.1 niet aanlevert, dan wel verkeert in de omstandigheden zoals genoemd in paragraaf 5.2, dan wel niet voldoet aan de minimumeisen gesteld in paragraaf 5.3 dan wel niet alle gevraagde verklaringen en informatie aanlevert bij zijn Offerte, betekent dit uitsluiting van deelname. 5.1 Algemene selectiecriteria Inschrijver dient de volgende algemene gegevens met betrekking tot zijn organisatie aan te leveren: bedrijfsgegevens; juridische bindingen; bedrijfsprofiel. Bij het ontbreken van de onder paragraaf 5.1 gevraagde gegevens, wordt de Offerte niet in behandeling genomen Bedrijfsgegevens - Naam en adresgegevens van Inschrijver; - Contactpersoon gedurende de aanbesteding; - Tekenbevoegde gemachtigde. Gevraagde gegevens dienen te worden ingevuld op Model 1: Inschrijfformulier Juridische bindingen De Offerte bevat een volledige opgave van de juridische bindingen (met percentage van het belang) en verbanden met andere ondernemingen (waaronder eventueel dochter- en moederonderneming) en de aard hiervan Bedrijfsprofiel a.) Onderneming-/organisatiestructuur (inclusief gegevens over eventuele relatie concern-/ holdingmaatschappij en deelnemingen in zelfstandige maatschappijen). Naast een schematische weergave dient een tekstuele toelichting te worden gegeven. Pagina 20 van 35 ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam: Offerteaanvraag Arbodienstverlening