EA Accountants. Offerteaanvraag Accountants

Transcriptie

1 ROC van Amsterdam Facilitair Bedrijf Postbus DZ Amsterdam Fraijlemaborg CV Amsterdam Telefoon Fax Bank Postbank Handelsregister EA Accountants Offerteaanvraag Accountants Kenmerk : ROCvA - Offerteaanvraag Europese procedure Aantal pagina s : 44 pagina s Datum : 13 maart 2013 Versienummer : 1.0

2 Inhoudsopgave BEGRIPSBEPALINGEN... 4 LEESWIJZER ALGEMEEN INLEIDING OPDRACHTGEVER/AANBESTEDENDE DIENST ROC van Amsterdam ROC Flevoland Voortgezet Onderwijs van Amsterdam HET ONDERWIJS ORGANISATIE VAN DE AANBESTEDENDE DIENST Centraal Facilitair Bedrijf Bedrijfsonderdelen Huisvesting Aanbestedende dienst DUURZAAMHEID CONTACTPERSONEN OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT AANLEIDING VAN DE AANBESTEDING OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT OMVANG VAN DE BEOOGDE OPDRACHT DOEL VAN DE AANBESTEDING KEUZE AANBESTEDINGSVORM EN PERCEEL INDELING/CLUSTERING ACCOUNTANT FINANCIËLE ORGANISATIE AANBESTEDENDE DIENST Centrale financiële administratie Centrale personeels- en salarisadministratie Planning & control Interne controle Applicatiebeheer Doelstelling dienst financiën PROCEDURE RICHTLIJNEN EN AFSPRAKEN TEGENSTRIJDIGHEDEN VRAGEN RONDE EN INLICHTINGEN AFZIEN VAN INSCHRIJVING BEOORDELINGSPROCEDURE Opening Beoordeling GUNNING VAN DE OPDRACHT ONDER OPSCHORTENDE VOORWAARDE DEFINITIEVE GUNNING NIET PASSENDE OF ONREGELMATIGE AANBIEDING SAMENVATTING PLANNING & DATA AANBESTEDINGSVOORWAARDEN VOORWAARDEN AAN HET INDIENEN VAN DE OFFERTE Indieningvereisten Offerte Indiening Offerte Vormvereisten Voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen Waarmerken van gegevens OVERIGE AANBESTEDINGSVOORWAARDEN Akkoord met aanbestedingsvoorwaarden Eigendom Pagina 2 van 44

3 4.2.3 Bedrijfsgegevens en rechtmatigheid Collusie Realistische inschrijving / verboden op strategisch inschrijven Kosten Stopzetten van de aanbesteding Taal en BTW Voorbehoud Geldigheidsduur Offerte Algemene voorwaarden Uitgangspunten aanbesteding Offerte compleet en juist Vertrouwelijkheid en auteursrecht Publiciteit Opdracht Verificatieoverleg Beoordeling Gunning in delen Afname Juridische bepalingen SELECTIECRITERIA ALGEMENE SELECTIECRITERIA Bedrijfsgegevens Juridische bindingen Bedrijfsprofiel SELECTIECRITERIA MET UITSLUITEND KARAKTER Verplichte Uitsluitingsgronden Overige Uitsluitingsgronden Inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister SELECTIECRITERIA MET MINIMUMEISEN Financiële en economische draagkracht Referenties Kwaliteitswaarborgsysteem Vakbekwaamheid GUNNINGCRITERIA GUNNINGCRITERIA MET UITSLUITEND KARAKTER Contract en inkoopvoorwaarden Personele eisen Producteisen eisen (certificerende functie) Facturatie en administratie eisen GEWOGEN GUNNINGCRITERIA Plan van Aanpak Accountantscontrole en voortvloeiende managementletter Presentatie Raad van Bestuur Praktijk case HONORARIUM EN TARIEVEN KLIK-GESPREK AUDIT COMMISSIE BEOORDELING GUNNINGCRITERIA Eerste fase van de beoordeling Tweede fase van de beoordeling BEOORDELING KWALITATIEVE GUNNINGCRITERIA HONORARIUM EN TARIEVEN BEOORDELING TOEGEVOEGDE WAARDE EERSTE FASE BIJLAGE Pagina 3 van 44

4 Begripsbepalingen Deze begrippen worden in dit document met een hoofdletter weergegeven: Aanbestedende dienst: Aanbieding/Offerte: Aanbestedingswet: BTW: Gegadigde: Gunningcriteria: Inschrijver: Onregelmatige aanbieding: Selectiecriteria: Uitsluitingsgrond: De combinatie van de Stichting Regionaal Opleidingscentrum van Amsterdam, Stichting Regionaal Opleidingscentrum Flevoland en Stichting Voortgezet Onderwijs van Amsterdam. Een door Inschrijvers ingediende aanbieding inclusief alle ingevulde bijlagen. Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Inclusief o.a. WIRA en BAO) Alle bedragen in dit document zijn inclusief BTW, de Inschrijver dient zijn Offerte dan ook inclusief BTW in te dienen. De (kandidaat)-gegadigde die een Inschrijving heeft ingediend De criteria die van toepassing zijn bij het vaststellen van de economisch meest voordelige aanbieding. De kandidaat welke is uitgenodigd om voor deze aanbesteding een aanbieding uit te brengen. Een aanbieding welke niet voldoet aan de gestelde administratieve voorwaarden. De gestelde geschiktheidscriteria aan de Inschrijver. De criteria waarop een Inschrijver wordt uitgesloten van verdere beoordeling. Pagina 4 van 44

5 Leeswijzer In dit aanbestedingsdocument wordt de Europese aanbestedingsprocedure inzake Accountants ten behoeve van de Aanbestedende dienst, bestaande uit het ROC van Amsterdam, het ROC Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam beschreven. In hoofdstuk 1 wordt de achtergrond van de aanbesteding beschreven. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de specifieke opdracht. In hoofdstuk 3 wordt de volledige aanbestedingsprocedure toegelicht. In hoofdstuk 4 zijn de voorwaarden voor deze aanbesteding opgenomen. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver op te leveren informatie voor de door de Aanbestedende dienst gehanteerde Selectiecriteria. In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver op te leveren informatie voor de door de Aanbestedende dienst gehanteerde Gunningcriteria. In hoofdstuk 7 wordt nader ingegaan op de wijze van beoordelen. In de bijlagen van het aanbestedingsdocument zijn de verschillende in te vullen en te hanteren standaardformulieren opgenomen. Pagina 5 van 44

6 1. Algemeen 1.1 Inleiding Dit aanbestedingsdocument bevat informatie over de Europese aanbesteding voor Accountants. De Aanbestedende dienst nodigt u uit om op basis van dit aanbestedingsdocument een Offerte uit te brengen. 1.2 Opdrachtgever/Aanbestedende dienst Opdrachtgever in het kader van deze aanbesteding zijn het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam, verder omschreven als de Aanbestedende dienst. Het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam zijn een samenwerking overeengekomen welke zij onder meer willen bewerkstelligen door het samen aangaan van inkooptrajecten. Opdracht wordt verstrekt door de Raad van Bestuur van het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam. Namens hen: ROC van Amsterdam Directeur CFB Postbus CN Amsterdam De regie voor de overeenkomst wordt gevoerd door de afdeling Centraal Facilitair Bedrijf, vertegenwoordigd door de directeur CFB aangewezen persoon of personen zoals genoemd onder paragraaf ROC van Amsterdam Het ROC van Amsterdam ( is tot stand gekomen als gevolg van een fusie van in totaal negen (voorheen 48) verschillende onderwijsorganisaties in de regio Groot-Amsterdam. Inmiddels heeft het ROC van Amsterdam meer dan studenten binnen een grote verscheidenheid aan doelgroepen verdeeld over bijna 20 locaties in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp en Hilversum. Het ROC van Amsterdam verzorgt verschillende vormen van onderwijs zoals: MBO Vmbo Volwassenenonderwijs Trainingen en opleidingen in de vorm van contractactiviteiten ROC Flevoland ROC Flevoland ( is tot stand gekomen door het samenvoegen van scholen in de regio Flevoland. Inmiddels heeft ROC Flevoland ca studenten verdeeld over vier locaties in Almere en Lelystad. ROC Flevoland beschikt over vele vormen van opleidingen zoals: Middelbare Beroepsopleidingen Volwassenenonderwijs Pagina 6 van 44

7 1.2.3 Voortgezet Onderwijs van Amsterdam Sinds 1 januari 2009 maken de scholen van het Bredero College en de vmbo-scholen van het ROC van Amsterdam deel uit van de scholengroep Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (VOvA). Het VOvA bestaat uit 11 VO-scholen en heeft een volledig (voortgezet) openbaar onderwijsaanbod in huis: van praktijkonderwijs tot voorbereidend wetenschappelijk onderwijs. De scholengroep telt ongeveer 3000 leerlingen en heeft meerdere locaties, verdeeld over de gehele stad Amsterdam. 1.3 Het onderwijs Bij de Aanbestedende dienst studeerden in 2011 circa mbo'ers, 9290 (Educatie & inburgering), en 2768 vmbo'ers en 1093 VAVO. De Aanbestedende dienst biedt circa. 300 mbo-opleidingen, verdeeld over veertien onderwijsdomeinen. Het onderwijs wordt zowel in voltijd als in deeltijd gegeven, in verschillende combinaties met werk en stages. Ook geeft de Aanbestedende dienst bedrijfstrainingen, indien gewenst op maat. Podium voor talent De Aanbestedende dienst gelooft dat iedereen talent heeft en helpt dat talent te ontwikkelen. Hiervoor werkt de Aanbestedende dienst nauw samen met een groot aantal bedrijven, instellingen en ondernemers, zoals Schiphol, ING, H&M, Joop van den Ende, Johan Cruijff en Jan des Bouvrie. Ervaring opdoen in de praktijk Het onderwijs van de Aanbestedende dienst is praktijkgericht en er wordt veel aandacht besteed aan vaardigheden als samenwerken en presenteren. Studenten worden uitgedaagd en gestimuleerd door te stromen naar een steeds hoger niveau. De Aanbestedende dienst heeft bijzondere leerbedrijven, zoals: ROC van Amsterdam: Schiphol College - werken en leren op de luchthaven Jan des Bouvrie college - opgeleid worden tot professional binnen de woon- en modebranche. Johan Cruijff college - topsporters in de regio kunnen topsport combineren met een studie op het gebied van Sportmarketing & -Communicatie en Sport- en Bewegingscoördinator. ROC Flevoland Hommeles: leerwerkbedrijf en cultuurhuis gebaseerd op het gedachtegoed van Annie M.G. Schmidt De Aanbestedende dienst verwacht dan ook van haar leveranciers een wisselwerking in deze, denk hierbij aan het beschikbaar stellen van stageplekken, verzorgen van gastdocentschappen, demonstraties, opzetten en begeleiden van leerwerkbedrijven en volgen van onderwijs door personeelsleden van de Inschrijver binnen de Aanbestedende dienst. 1.4 Organisatie van de Aanbestedende dienst Centraal Facilitair Bedrijf Het Centraal Facilitair Bedrijf (CFB) is onderdeel van de Centrale Diensten en draagt zorg voor het onderhoud en beheer van alle gebouwen en de daaraan gerelateerde producten en diensten. Ook zorgt zij voor de ontwikkeling en uitvoer van een samenhangend en effectief (strategisch) facilitair beleid. Bij de uitvoering van dit beleid adviseren en faciliteren de medewerkers de (de)centrale afdelingen en het management. Het CFB draagt zorg voor het afsluiten en beheren van contracten betreffende de producten en diensten welke de aanbestedingsnorm overstijgen en derhalve centraal worden aangestuurd. Pagina 7 van 44

8 Lelystad & Dronten Almere Buiten & Poort Educatie & Inburgering Airport & Amstelland Westpoort & Noord Hilversum West VOvA Bestuursdienst Facilitair Bedrijf Financiën HRM ICT PRC&M Volwassenen onderwijs Flevoland Centrum Zuidoost Zuid Onderwijsinformatie Bedrijfsonderdelen De Aanbestedende dienst is opgebouwd uit verschillende financieel zelfstandige bedrijfsonderdelen waarbinnen een verzameling van typen onderwijs aangeboden wordt. De samenwerkingspartner ROCF heeft een aparte financiële administratie en factuuradres. De samenwerkingspartner ROCvA is onderverdeeld in MBO Colleges waarbij elk college een aparte financiële administratie en factuuradres heeft. Elk bedrijfsonderdeel wordt aangestuurd door een directeur met bedrijfsvoering in portefeuille. De organisatiestructuur van de facilitaire afdeling is zeer divers en kan per bedrijfsonderdeel en per locatie verschillen. In figuur 1 treft u een weergave van de structuur van de Aanbestedende dienst. College van Bestuur ROC van Amsterdam OR ROCvA Raad van Toezicht Koepelstichting ROC van Amsterdam - ROC Flevoland Stichting ROC van Amsterdam Stichting ROC Flevoland Raad van Bestuur Koepelstichting ROC van Amsterdam ROC Flevoland College van Bestuur ROC Flevoland OR ROCF Centrale Diensten MBO Colleges Figuur 1: Organogram Aanbestedende dienst Huisvesting Aanbestedende dienst De Aanbestedende dienst voert momenteel een ambitieus huisvestingsplan uit. Het gebouwbestand van de Aanbestedende dienst beslaat de komende jaren ca m² BVO, verdeeld over een grote variëteit aan gebouwen verspreid over de regio. De variëteit, geografische ligging en diversiteit van het gebouwenbestand van de Aanbestedende dienst heeft tot gevolg dat sommige locaties logistiek moeilijk bereikbaar zijn en dat er verschillende wet- en regelgeving van kracht is, bijvoorbeeld de milieuzone Amsterdam. Voor meer informatie over de milieuzone wordt u verwezen naar of Pagina 8 van 44

9 1.5 Duurzaamheid Convenant duurzaamheid MBO-raad De Aanbestedende dienst staat voor duurzame ontwikkeling en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. In de komende jaren zal extra aandacht worden gegeven aan professionalisering en de monitoring van de duurzaamheid in de bedrijfsvoering. In dit kader heeft de Aanbestedende dienst een convenant getekend waarin staat dat in 2012, 50% van de geldwaarde duurzaam wordt ingekocht en dat dit in 2015, 100% is. Dit convenant is opgesteld door de MBO-raad. Notitie duurzaamheid ROCvA Duurzaamheid is een belangrijk aspect binnen de Aanbestedende dienst, mede hierdoor heeft de Raad van Bestuur in december 2008 een duurzaamheidnotitie opgesteld en vastgelegd. In deze duurzaamheidnotitie is o.a. ten aanzien van afval, gebruik materialen, duurzaam inkopen en bewustwording duurzaam gebruik een beleid vastgesteld. Van de Inschrijver wordt een proactieve bijdrage verwacht bij het realiseren van deze wijziging. 1.6 Contactpersonen Alle contacten verlopen via het Centraal Facilitair Bedrijf (CFB) van de Aanbestedende dienst. Het CFB zal de contacten met de Inschrijver laten verlopen met de door de Aanbestedende dienst aangewezen contactpersoon en/of diens plaatsvervanger. Het is op straffe van uitsluiting niet toegestaan contact met andere medewerkers van de Aanbestedende dienst te onderhouden over deze aanbesteding dan de hieronder genoemde personen. Namens de Aanbestedende dienst treedt gedurende het aanbestedingstraject als contactpersoon op: Primair: ROC van Amsterdam Facilitair Bedrijf T.a.v. de heer Pim Goulooze Fraijlemaborg CV Amsterdam tel: Pagina 9 van 44

10 2. Omschrijving van de opdracht Synergie, schaalvoordeel en een uniforme uitstraling heeft de Aanbestedende dienst doen besluiten om de aanbestedingen van ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam te bundelen en gezamenlijk op de markt te zetten. Voor de meeste projecten betekent dit dat het drempelbedrag volgens de aanbestedingsregels voor leveringen en diensten van euro1 wordt overschreden. Voor de projecten die dit bedragen overschrijden wordt een Europees aanbestedingstraject gestart. Zo ook het project Accountants. 2.1 Aanleiding van de Aanbesteding De Aanbestedende dienst heeft behoefte aan de inhuur van externe capaciteit inzake de controle van de jaarrekening en het onderzoek van de bekostigingsgegevens van Koepelstichting ROC van Amsterdam- ROC Flevoland en Stichting voortgezet onderwijs van Amsterdam De Aanbestedende dienst maakt al velen jaren gebruik van de dienstverlening van dezelfde externe Accountant. Echter conform de branchecode 'Goed bestuur in de BVE sector' dient er om de zes jaar een gemotiveerde heroverweging plaats te vinden van de keuze voor de externe Accountant. In de vergadering van de auditcommissie van 30 oktober 2012 is besloten om de gemotiveerde heroverweging in 2013 uit te voeren. De heroverweging van de externe Accountant vindt conform de aanbestedingsregels en het inkoopbeleid van de Aanbestedende dienstplaats middels een Europese aanbesteding. Conform de Governancecode is het aan de Raad van Toezicht om de externe Accountant te benoemen. Echter aangezien de keuze van de Accountant ook bepalend is voor de werkwijze binnen de organisatie (samenwerking met de Directeur Financiën, adviesrol richting de Raad van Bestuur) is de Aanbesteding belegd bij de dienst financiën en de afdeling inkoop. De Raad van bestuur en de audit commissie worden in de loop van het proces toegevoegd aan de beoordelingscommissie. 2.2 Omschrijving van de opdracht De Accountant zal de opdracht uitvoeren binnen alle wettelijke en sectorspecifieke bepalingen (controleprotocol OCW). Bij de vergaderingen van de auditcommissie en de Raad van Toezicht waarin de jaarrekening en de managementletter wordt besproken, is de Accountant aanwezig om een toelichting te geven op de bevindingen. Daarnaast zal de Accountant de definitieve managementletter, accountantsverslag en het rapport van bevindingen bespreken met de Raad van Bestuur en de Directeur Financiën. Daarnaast wordt het Assurance rapport bij de bekostigingsgegevens besproken met de directeur van de Dienst Onderwijsinformatie. De verwachting is dat er een goede invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie van de Accountant, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de bovengenoemde punten. De Accountant dient signalen te geven over risico s die de Aanbestedende dienst mogelijk loopt, enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van nieuwe externe ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op de exploitatie van onderwijs. Voorts wordt een zodanige betrokkenheid van de Accountant bij onderwijsinstellingen in het algemeen en De Aanbestedende dienst in het bijzonder verwacht, dat de bestuurlijke ondersteuning en advisering een toegevoegde waarde voor de instelling heeft. Pagina 10 van 44

11 De dienstverlening bestaat op hoofdlijnen uit de volgende werkzaamheden die jaarlijks aan bod komen: De jaarrekening van Stichting ROC van Amsterdam inclusief haar dochtermaatschappijen; De jaarrekening van Stichting ROC Flevoland inclusief haar dochtermaatschappijen; De jaarrekening van Stichting Voortgezet Onderwijs van Amsterdam Inclusief haar dochtermaatschappijen; De geconsolideerde jaarrekening van de Koepelstichting ROCvA-ROCF; De administratieve organisatie en maatregelen van interne beheersing (interim-controle); De bekostigingsgegevens ten behoeve van het Ministerie van OCW (bekostigingscontrole). De hieruit voortvloeiende producten zijn: Een accountantsverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening(en); Een Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens voor OCW; Een managementletter naar aanleiding van de interim-controle; Een rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. Een Accountantsverslag. Accountantsverklaringen subsidieprojecten 2.3 Omvang van de beoogde opdracht De omvang van de totale aanbesteding Accountants is gebaseerd op het verleden (hieraan kan geen enkele conclusie of afname garantie worden verbonden) en bedroeg over het jaar 2011 ruim De verwachting is dat gezien de transitie van de dienst Financiën dit bedrag gedurende de contractperiode zal dalen. 2.4 Doel van de Aanbesteding De Aanbestedende dienst heeft het voornemen om per 1 juni 2013 een overeenkomst af te sluiten met één leverancier om in onderlinge samenwerking, waarbij partijen van elkaar over en weer een proactieve rol verwachten, de Accountantscontrole en daarmee verbonden diensten door Opdrachtnemer aan de Aanbestedende dienst te realiseren Dit voor een periode van 2 (twee) jaar, met viermaal een optie tot verlenging van 1 (één) jaar. Dit alles met inachtneming van de in paragraaf 3.6 genoemde opschortende voorwaarden. De laatste 4 (vier) optiejaren zullen alleen geëffectueerd worden indien de Aanbestedende dienst uitermate tevreden is met de dienstverlening van en samenwerking met Opdrachtgever. 2.5 Keuze Aanbestedingsvorm en perceel indeling/clustering Accountant Om de juiste aanbestedingsvorm van dit project te bepalen dient er ten eerste te worden gekeken naar de aard van de opdracht. De Bao maakt onderscheid in 2-a en 2-b diensten. Dit onderscheid is gemaakt op basis van de geschiktheid voor het Europese handelsverkeer van de dienstverlening en is ingedeeld in CPV codes (Common Procurement Vocabulary). De opdracht Accountants heeft de meeste overeenkomsten met de CPV categorie (Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten) (2-a dienst). Gezien de geschatte waarde van de opdracht ruim boven de aanbestedingsgrens van ,- komt en het een 2a-dienst betreft, dient de opdracht conform de Europese procedure te worden aanbesteed en is het gehele Bao regelement van toepassing. De aanbesteding is niet in percelen ingedeeld. Pagina 11 van 44

12 2.6 Financiële organisatie aanbestedende dienst Om de Inschrijver een goed beeld te geven van de financiële organisatie van de Aanbestedende dienst wordt in de onderstaande paragraaf de dienst financiën, financiële functie en de demarcatie tussen centraal/ decentraal en de 3 stichtingen beschreven. De Aanbestedende dienst is opgebouwd uit verschillende financieel zelfstandige economische entiteiten waarbinnen een verzameling van typen onderwijs aangeboden wordt. De samenwerkingspartner ROCF heeft een aparte financiële administratie en factuuradres. De samenwerkingspartner ROCvA is onderverdeeld in MBO Colleges waarbij elk college een aparte financiële administratie en factuuradres heeft. De Aanbestedende dienst onderscheid de volgende economische entiteiten: ROCvA ROCF ROCvA ROCF VOvA MBO College Zuidoost MBO College West MBO College Zuid MBO College Centrum MBO College Noord MBO College Westpoort MBO College Hilversum MBO College Airport MBO College Amstelland MBO College Almere MBO College Lelystad/Dronten Educatie Inburgering VAVO Beroepseducatie Flevoland Centrale diensten ROCvA ROCF Schiphol College Business College De dienst financiën vervult een ondersteunende, overkoepelende en adviserende rol richting de zelfstandige economische entiteiten. De rol en taak omschrijving is te vatten in de volgende te leveren diensten: Centrale financiële administratie Centrale personeels- en salarisadministratie Functioneel beheer van de pakketten ATLAS, Exact en RAET Business - en concern control Interne controle (IC) Pagina 12 van 44

13 2.6.1 Centrale financiële administratie De centrale financiële administratie draagt de verantwoordelijkheid voor de financiële administratie van de centrale diensten, is eigenaar van het grootboek en eigenaar van het boekhoudkundig software systeem Exact. De afdeling CFA telt 10 FTE. Verantwoordelijk voor o.a. de volgende financiële processen: De bekostiging OCW en additionele bekostiging komt hier binnen en wordt gedistribueerd over de economische entiteiten. Eigenaar en coördinatie van de boekhouding (juridische entiteiten leveren input in het centrale systeem) Beheer bankrekeningen Voeren financiële administratie voor de 3 stichtingen Voeren financiële administratie centrale diensten Centrale personeels- en salarisadministratie De centrale personeels- en salarisadministratie is verantwoordelijk voor alle salaris uitbetalingen, declaraties, toeslagen etc. en eigenaar van het personeel- en salaris administratie software pakket RAET. De mutatie van het personeel wordt op decentraal niveau doorgevoerd maar gecontroleerd door de centrale personeels- en salarisadministratie. Daarnaast is de fiscale verantwoording voor declaraties en toeslagen tevens bij de centrale personeels- en salarisadministratie belegd. De afdeling centrale personeels- en salarisadministratie telt 10 FTE Planning & control De afdeling Planning en control is verantwoordelijk voor de planning & control cyclus en de jaarrekeningen van de Aanbestedende dienst. Daarnaast heeft deze afdeling op strategisch en instellingsoverstijgend niveau een adviserende rol richting de Raad van bestuur, de MBO Colleges en overige concernonderdelen. Daarnaast heeft de afdeling Planning en control de verantwoordelijkheid over verantwoording over additionele inkomsten uit subsidieprojecten. Tenslotte zijn binnen deze afdeling de werkzaamheden belegd rondom treasury en fiscaliteit. De afdeling planning & controle telt 6 FTE Interne controle De afdeling interne controle is belast met de interne controle van enkele belangrijke interne processen binnen de Aanbestedende dienst. Gezien de scope en de dienstverlening van de Inschrijver erg nauw met de werkzaamheden van de afdeling interne controle samenkomen is het jaarplan van de afdeling interne controle in Bijlage E: Jaarplan 2013 Interne Controle. De afdeling interne controle telt 2,5 FTE Applicatiebeheer Functioneel beheer van: Personeel- en salaris administratie pakket RAET Boekhoudkundig software systeem Exact Bestel en facturatie systeem Atlas Pagina 13 van 44

14 2.6.6 Doelstelling dienst financiën Verbeteren financiële processen Procesoptimalisatie centrale personeels- en salarisadministratie Overall verbetering van de financiële functie Versterken business control functie Uitwerking focus op vakmanschap Procesoptimalisatie interne controle Inrichting & organisatie dienst financiën ivm samenvoeging ROC Flevoland Pagina 14 van 44

15 3. Procedure Dit aanbestedingsdocument dient als uitgangspunt voor het indienen van een Offerte voor Accountancy dienstverlening, zoals omschreven in hoofdstuk Richtlijnen en afspraken Onderhavige aanbesteding vindt plaats conform de Europese openbare aanbestedingsprocedure met in achtneming van de uitgangspunten in het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de richtlijnen voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, opgenomen in het Staatsblad 2005, 408 (hierna te noemen BAO). De Aanbestedende dienst hanteert als gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Dit houdt in dat de Aanbieding beoordeeld zal worden op o.a. prijs, kwaliteit en de akkoordverklaring van de algemene inkoopvoorwaarden alsook de concept overeenkomst. De voorwaarden en uitgangspunten voor deelname aan de aanbestedingsprocedure staan beschreven in dit aanbestedingsdocument. Afwijkingen van hetgeen beschreven is in deze offerteaanvraag worden bij de inschrijving niet geaccepteerd. De procedure valt op hoofdlijnen in de volgende stappen uiteen: Aanmelding door Inschrijver Beoordeling van de aanmeldingen op volledigheid Beoordeling van de Aanmelding op basis van de Uitsluitingsgronden, minimumeisen en de Selectiecriteria Beoordeling van de Aanmelding op basis van de Gunningscriteria Gunning van de raamopdrachten 3.2 Tegenstrijdigheden Het aanbestedingsdocument is met grote zorg samengesteld. Mochten er desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden in voorkomen, dan verzoeken wij u dit uitsluitend schriftelijk kenbaar te maken. Indien naderhand blijkt dat het aanbestedingsdocument tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 3.3 Vragen ronde en inlichtingen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze aanbesteding dienen te allen tijde schriftelijk, via het adres pp.goulooze@rocva.nl, t.a.v. de heer/mevrouw P.P. Goulooze te geschieden. Pagina 15 van 44

16 Uw vragen dienen uiterlijk 2 april 2013 ingediend te worden. De vragen dienen per mail te worden aangeleverd in het hiervoor bestemde format Model 3: Nota van Inlichtingen. Telefonische vragen worden niet in behandeling genomen. Vragen welke aangeleverd worden na bovengenoemd tijdstip zullen niet worden beantwoord. Alle Gegadigden zullen de vragen en antwoorden, in de vorm van een nota van inlichtingen, geanonimiseerd per toegezonden krijgen. De Aanbestedende dienst is hierbij niet verantwoordelijk voor vertraging of fouten in de bezorging. Alle vragen en daarbij behorende antwoorden dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument. Dit aanbestedingsdocument is na toezending van de beantwoorde vragen, in de nota van inlichtingen, definitief. 3.4 Afzien van Inschrijving Gegadigden die dit aanbestedingsdocument hebben ontvangen, maar niet zullen overgaan tot het doen van een Aanbieding, dienen de Aanbestedende dienst hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen en alle ontvangen informatie te vernietigen. 3.5 Beoordelingsprocedure Opening De opening van de Aanbiedingen zal op 15 april 2013 plaatsvinden. Bij de opening worden geen Inschrijvers toegelaten. De openingsprocedure kent geen gunningsbesluit, wel zal conform de richtlijnen in Tenderned een proces-verbaal worden opgemaakt. Van de in het oog vallende onregelmatigheden in de inschrijvingen wordt melding gemaakt in het proces-verbaal. Te laat aangeboden Offertes kunnen niet in behandeling worden genomen. Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij de Inschrijver Beoordeling Selectiefase De Offertes worden door een ter zake kundig beoordelingsteam allereerst gecontroleerd op de voorwaarden voor deze aanbesteding zoals omschreven in hoofdstuk 4. Daarna worden aan de hand van de in hoofdstuk 5 opgenomen Selectiecriteria de overgebleven Offertes beoordeeld op geschiktheid. Gunningsfase Na de beoordeling op Selectiecriteria worden de overgebleven Offertes beoordeeld op basis van de in hoofdstuk 6 opgenomen Gunningcriteria waarna de rangorde bepaald is. Na ontvangst en beoordeling van de Offertes wordt door de Aanbestedende dienst van de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft uitgebracht verlangd dat hij de bewijsmiddelen aanlevert ter onderbouwing van de in dit aanbestedingsdocument gevraagde verklaringen. Dit ter controle van de tijdens de Offerte ingediende informatie en verklaringen van Inschrijver. Pagina 16 van 44

17 Tenzij bij deze controle bezwaren dan wel onjuistheden worden geconstateerd, zal middels bestuurlijke besluitvorming aan deze Inschrijver worden gegund onder voorwaarden. Gedurende de beoordeling van de Offerte kan het beoordelingsteam aan Inschrijvers verduidelijking vragen over de inhoud van hun Offerte. Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan om in het kader van de aanbestedingsprocedure op een andere dan de in dit aanbestedingsdocument aangegeven wijze contact te zoeken met de leden van het beoordelingsteam ter verkrijging van welke informatie dan ook. Deze periode waarin het contact verloopt zoals hierboven omschreven loopt tot en met het moment van definitieve gunning en wordt automatisch verlengd in het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld. 3.6 Gunning van de opdracht onder opschortende voorwaarde Nadat de beslissing is genomen aan welke Inschrijver de opdracht wordt gegund, wordt daarmee een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat binnen een termijn van 15 kalenderdagen door andere belanghebbenden geen rechtsmiddelen tegen de gunningbeslissing worden ingesteld. Gunning van de opdracht is onderworpen aan bestuurlijke goedkeuring. De definitieve gunning van de opdracht zal niet plaats kunnen vinden dan nadat een besluit ter zake is genomen door de Aanbestedende dienst. Tussentijds wordt geen informatie verstrekt betreffende de status van de gunning. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningbeslissing aan de Inschrijver met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen Inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een en een brief met relevante redenen van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de gegunde Offerte en de naam van de gegunde Inschrijver. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de Aanbestedende dienst. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 15 kalenderdagen na de dagtekening van de gunningbeslissing, een rechtsmiddel aanwenden (civiel kort geding). In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de Aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de conceptdagvaarding. De gestanddoeningstermijn van de Offerte van Inschrijver is vastgesteld tot het moment rekenend 90 dagen na de uiterste inleverdatum van de Offerte. In het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld dient Inschrijver haar Offerte in ieder geval gestand te doen tot 90 dagen na de uitspraak van het kort geding door de voorzieningenrechter. 3.7 Definitieve gunning De definitieve gunning wordt kenbaar gemaakt door het versturen van een brief aan opdrachtnemer. Over ondertekening van de overeenkomst worden nadere afspraken gemaakt. Zolang er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen is er geen sprake van enige gebondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. 3.8 Niet passende of Onregelmatige aanbieding Aanbiedingen worden buiten beschouwing gelaten indien zij onregelmatig of niet aanvaardbaar zijn respectievelijk niet passend zijn. Pagina 17 van 44

18 Voor de opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van Aanbieding als op de dag van gunning voldoen aan de eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Aanbieding dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of mocht blijken dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure. Indien sprake is van een niet passende Aanbieding, naar oordeel van de Aanbestedende dienst en op basis van marktconforme prijzen, kan de Aanbestedende dienst besluiten niet tot gunnen over te gaan. 3.9 Samenvatting planning & data In de volgende tabel staat de globale planning van de aanbestedingsprocedure beschreven. De Aanbestedende dienst streeft ernaar deze planning te volgen. Deze planning is indicatief en bindt de Aanbestedende dienst niet. Activiteit Tijdstip Datum Verzenden van Vooraankondiging van de opdracht naar het Publicatiebureau van de Europese Gemeenschappen (ivm mogelijkheid tot termijn verkorting) Verzenden van Aankondiging van de opdracht naar het Publicatiebureau van de Europese Gemeenschappen Uiterste inleverdatum vragen uur Verzenden Nota van Inlichtingen Uiterste termijn indienen Offertes uur Opening & beoordeling Offertes Presentaties beoordelen Halve dag (ochtend) t/m Presentatie Audit commissie Geschatte datum gunning onder opschortende voorwaarden (na akkoord toezichthouders) Geschatte datum definitieve gunning Ondertekenen Overeenkomst Pagina 18 van 44

19 4. Aanbestedingsvoorwaarden Om te garanderen dat de Offertes praktisch hanteerbaar en maximaal vergelijkbaar zijn, zijn de volgende aanbestedingsvoorwaarden opgesteld: 1. voorwaarden aan het indienen van de Offerte; 2. overige aanbestedingsvoorwaarden. Alleen Offertes, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen. 4.1 Voorwaarden aan het indienen van de Offerte Organisaties die besluiten een Offerte in te dienen, dienen aan de volgende aanbestedingsvoorwaarden te voldoen: 1. de indieningvereisten; 2. de vormvereisten; 3. de voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen Indieningvereisten Offerte De sluitingsdatum voor het indienen van de Offerte is 15 april 2013, Nederlandse tijd. Offertes welke na dit tijdstip worden bezorgd, worden ongeopend aan de afzender geretourneerd. Er wordt met nadruk op gewezen dat de Aanbestedende dienst na ontvangst van de Offerte niet zal verzoeken om eventuele ontbrekende informatie alsnog toe te zenden. De Offerte dient dus direct alle gevraagde informatie en bewijsstukken te bevatten! Indiening Offerte De Offerte dient per post te worden gezonden aan: ROC van Amsterdam T.a.v. P.P Goulooze O.v.v. aanbesteding Accountants Fraijlemaborg CV Amsterdam Zuidoost Vermeld in de linker bovenhoek aan de voorkant van de envelop of het pakket tevens duidelijk de tekst: "Europese aanbesteding Accountants, niet openen". Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij Inschrijver. De Aanbestedende dienst is niet verantwoordelijk voor vertraging of fouten in de postbezorging. Naast verzending wordt ook gelegenheid geboden de Offerte in gesloten envelop/pakket persoonlijk bij de receptie op bovengenoemd adres af te geven. Per , telefax of via een ander elektronisch medium aangeleverde Offertes worden niet geaccepteerd. De envelop waarmee u de Offerte indient, mag niet bij andere van u afkomstige stukken worden ingesloten. Andere stukken die niet tot de Offerte behoren, mogen niet in de envelop waarmee u de Offerte indient, worden ingesloten. Pagina 19 van 44

20 Ontvangen Offertes zullen door de Aanbestedende dienst niet worden teruggestuurd aan Inschrijvers. De Offertes zullen door de Aanbestedende dienst tot minimaal vier jaar na de definitieve gunning van de opdracht in een vertrouwelijk archief worden bewaard. Na deze periode zullen de betreffende Offertes worden vernietigd door de Aanbestedende dienst Vormvereisten De Offerte dient uitsluitend schriftelijk in tweevoud te worden ingezonden en rechtsgeldig ondertekend te zijn. Alle exemplaren dienen te zijn ingebonden (ordner, presentatiemap, ringband o.i.d.) en voorzien van tabbladen per onderdeel. Hierbij dient u dezelfde volgorde en indeling aan te houden als in dit aanbestedingsdocument staat aangegeven. De Aanbestedende dienst ontvangt tevens graag een digitale kopie van de getekende hard-copy Offerte van Inschrijver, opgemaakt in een gangbaar format (MS-Word, MS-Excel en/of PDF) en opgeslagen op een gangbare gegevensdrager. In Bijlage A: Controlelijst van het aanbestedingsdocument is een overzicht opgenomen met alle bij te voegen gegevens. Inschrijver dient een ingevuld exemplaar als inhoudsopgave voor in zijn Offerte bij te voegen. Overige informatie c.q. materiaal wordt niet op prijs gesteld en wordt niet meegenomen in de beoordeling. Iedere pagina van de Offerte alsmede alle bijlagen moeten voorzien zijn van een (pagina)nummering en paraaf. De Offerte dient volledig, zonder voorbehoud en onherroepelijk te zijn, dat wil zeggen alle gevraagde bewijsstukken dan wel andere informatie dienen te zijn bijgevoegd en Inschrijver wordt nadrukkelijk verzocht alle in het aanbestedingsdocument vermelde vragen, zowel algemeen als specifiek, te beantwoorden. Tevens dient de informatie in de Offerte juist te zijn. Indien u een vraag niet kunt beantwoorden, dient u dit expliciet en met reden aan te geven. Daar waar vragen beantwoord dienen te worden via een verklaring of formulier, voegt u de betreffende verklaring of het formulier in uw Offerte. Indien in een latere fase (na voorlopige gunning) blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt kan Inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten, dan wel kunnen reeds gemaakte afspraken worden geannuleerd zonder rechtsgevolgen voor de Aanbestedende dienst. De Offerte en de gevraagde verklaringen dienen, tenzij anders aangegeven, te worden ondertekend door degene die Inschrijver rechtsgeldig kan en mag vertegenwoordigen. Een opgave van de na(a)m(en) en functie(s) van degene(n) die Inschrijver rechtsgeldig mag (mogen) vertegenwoordigen dient in de Offerte toegevoegd te worden. Deze bevoegdheid dient vervolgens te worden aangetoond door: - een kopie van een bewijs uit het nationale beroeps- of handelsregister van het betreffende land, waaruit blijkt dat ondergetekende gemachtigd is om namens de onderneming op te treden (zie voor exacte vereisten aan dit document paragraaf 5.2.3). - een kopie van een geldig en leesbaar legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs) van ondergetekende (handtekening, naam, geboortedatum en geldigheidsduur dienen op de kopie duidelijk leesbaar te zijn). De opgave van de rechtsgeldige vertegenwoordiging en het gevraagde bewijs dienen achter tabblad 1 van de Offerte te worden bijgevoegd. Er wordt met nadruk op gewezen dat u zelf verantwoordelijk bent voor de juistheid en de volledigheid van uw Offerte. Gegevens worden door de Aanbestedende dienst vertrouwelijk behandeld. Pagina 20 van 44

21 4.1.4 Voorwaarden voor combinaties, onderaanneming en moeder-/dochtermaatschappijen Een combinatie van bedrijven meldt zich aan als één Inschrijver. In dat geval is het tevens afzonderlijk indienen van een Offerte door één van de combinanten, alleen of in combinatie met andere bedrijven, niet toegestaan. Indien Inschrijver (of bij een combinatie de afzonderlijke combinanten) een holding-/beheermaatschappij is of hiervan deel uitmaakt, kan maximaal één dochter-/werkmaatschappij of de holding- /beheermaatschappij zelf een Offerte indienen. Het is niet toegestaan om, na het indienen van de Offerte, combinaties te vormen dan wel onderaanneming aan te gaan die een andere doelstelling hebben dan door de Aanbestedende dienst met de aanbesteding wordt beoogd, dan wel de samenstelling van genoemde samenwerkingsmogelijkheden te wijzigen. Combinaties zullen worden beoordeeld als één Inschrijver. Indien Inschrijver zich als combinatie aanmeldt, dient Inschrijver één penvoerder aan te wijzen en zorgt Inschrijver ervoor dat er één aanspreekpunt is voor de Aanbestedende dienst. Bij onderaanneming is de hoofdaannemer de penvoerder en het aanspreekpunt voor de Aanbestedende dienst. Indien Inschrijver een combinatie vormt dan wel gebruik maakt van onderaannemers, dient Inschrijver exact aan te geven welke informatie op welke van de combinanten dan wel onderaannemers van toepassing is. Inschrijver kan hier, indien gewenst, formulieren voor opvragen bij de Aanbestedende dienst Waarmerken van gegevens Indien aangegeven dienen de aangeleverde gegevens te worden gewaarmerkt. Dit betekent dat de betreffende gegevens door een Erkend Accountant dienen te zijn opgemaakt en gewaarmerkt. Indien de aangeleverde gegevens meerdere pagina s betreffen, dient iedere pagina te zijn voorzien van een waarmerk. 4.2 Overige aanbestedingsvoorwaarden Inschrijver dient zich, door het invullen van het standaardformulier welke is opgenomen in Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden van dit aanbestedingsdocument, akkoord te verklaren met de overige aanbestedingsvoorwaarden zoals beschreven in deze paragraaf. Onder deze aanbestedingsvoorwaarden worden verstaan: - kosten; - stopzetten van de aanbesteding; - taal en BTW; - voorbehoud; - vertrouwelijkheid en auteursrecht; - juridische bepalingen. De ingevulde en ondertekende verklaring dient te worden bijgevoegd achter tabblad 2 van de Offerte Akkoord met aanbestedingsvoorwaarden Inschrijver is gehouden aan onderstaande voorwaarden en gaat hiermee akkoord door rechtsgeldige ondertekening van Model 2: Verklaring aanbestedingsvoorwaarden. Pagina 21 van 44

22 Onder rechtsgeldige ondertekening wordt verstaan ondertekening door een persoon die blijkens het in de Offerte opgenomen bewijs van inschrijving in het beroeps-/handelsregister (zie paragraaf 4.1.3) bevoegd is de Inschrijver terzake te vertegenwoordigen. Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid van ondertekenaar niet blijkt uit genoemde bewijs van inschrijving, dient Inschrijver bij zijn Offerte (een) volmacht(en) dan wel andere bewijsmiddelen over te leggen, waaruit die vertegenwoordigingsbevoegdheid onomstotelijk blijkt Eigendom Alle verstrekte exemplaren van het Aanbestedingsdocument zijn in bruikleen afgestaan en blijven te allen tijde eigendom van Opdrachtgever Bedrijfsgegevens en rechtmatigheid De Offerte vermeldt de volledige naam, statutaire en feitelijke vestigingsplaats van het bedrijf van de Inschrijver. De Offerte dient te worden gedateerd en draagt de originele handtekening van de persoon of personen die - blijkens de in paragraaf genoemde bewijsmiddelen - bevoegd is of zijn om de Inschrijver in rechte te binden. Naam en functie van iedere ondertekenaar dienen bij de handtekening te worden vermeld Collusie Inschrijver dient in zijn Offerte te verklaren dat zijn Offerte niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht Realistische inschrijving / verboden op strategisch inschrijven De aanbieding dient een realistisch karakter te hebben. Dit houdt in dat Inschrijver realisme betracht met betrekking tot haar tariefstelling. Eventuele kortingen dienen integraal te worden opgenomen in de prijsopgave Kosten Aan de Offerte zijn voor de Aanbestedende dienst geen kosten verbonden. In de precontractuele fase draagt Inschrijver zijn eigen kosten. Zolang geen volledige overeenstemming is bereikt en niet een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is geen sprake van enige verbondenheid van de Aanbestedende dienst. In dat geval heeft Inschrijver op de Aanbestedende dienst geen enkele aanspraak en is ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten hoe ook genaamd Stopzetten van de aanbesteding De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding Taal en BTW De Offerte en overige correspondentie en contacten zijn gesteld en vinden plaats in de Nederlandse taal en bevat de van toepassing zijnde BTW-tarieven (momenteel 21%). Pagina 22 van 44

23 Een uitzondering kan worden gemaakt voor jaarverslagen. Alleen indien deze niet in het Nederlands beschikbaar zijn, is een Engelstalige versie toegestaan Voorbehoud De Offerte is duidelijk en zonder voorbehoud opgesteld met in achtneming van het genoemde in paragraaf Alle door Inschrijver in het kader van deze aanbesteding ingediende gegevens en gedane verklaringen zijn door Inschrijver naar waarheid ingevuld en Inschrijver garandeert dat deze gegevens en verklaringen te allen tijde gestand worden gedaan. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of niet kunnen nakomen van de verplichtingen die uit de opdracht voortvloeien Geldigheidsduur Offerte De gestanddoeningstermijn van de Offerte van Inschrijver is vastgesteld tot 90 dagen na ingangsdatum van de Overeenkomst. In het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld dient Inschrijver zijn Offerte in ieder geval gestand te doen tot 90 dagen na ingangsdatum van de Overeenkomst, zoals vastgesteld na de uitspraak in Kort Geding door de Voorzieningenrechter Algemene voorwaarden Op de af te sluiten Overeenkomsten zijn de (inhoudelijk identieke) Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC van Amsterdam en ROC Flevoland van toepassing. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn als Bijlage D: Algemene Inkoopvoorwaarden ROC versie maart 2010 bij de Offerteaanvraag gevoegd. De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van Inschrijver, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden die Inschrijver gebruikt, wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen Uitgangspunten aanbesteding Inschrijver conformeert zich aan de uitgangspunten zoals genoemd in dit Aanbestedingsdocument. Offertes waaraan voorwaarden zijn verbonden, of waarin voorbehouden worden gemaakt, zijn ongeldig Offerte compleet en juist Indien een afwijkende weergave van de Offertegegevens wordt gehanteerd, kan Inschrijver van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure worden uitgesloten. Dit geldt tevens voor wijzigingen die worden aangebracht in de digitale bestanden (regels of kolommen toevoegen of verwijderen), dan wel indien niet alle (cijfermatige) gegevens worden opgegeven. Het aanpassen van formules is ten strengste verboden en leidt direct tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure! Vertrouwelijkheid en auteursrecht Alle documentatie en informatie die in het kader van de aanbesteding verstrekt wordt, is vertrouwelijk. De Inschrijver zal geheimhouding verzekeren met betrekking tot alle documentatie en informatie. De Inschrijver erkent dat de relatie met de Aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding een vertrouwelijk karakter draagt. De Inschrijver zal het bestaan en de inhoud van deze relatie niet aan derden bekend maken. Inschrijvers zullen de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid ook opleggen aan de door hen in te schakelen medewerkers, partijen en adviseurs. Inschrijvers zullen ervoor zorg dragen, dat alleen personen kennis van de documentatie en informatie krijgen waarvoor dit noodzakelijk is om een Offerte uit te brengen. De Aanbestedende dienst heeft het auteursrecht op de documentatie. Openbaarmaking van de documentatie is altijd voorbehouden aan de Aanbestedende dienst. Pagina 23 van 44

24 Het is Inschrijver bekend dat de Aanbestedende dienst gehouden is aan verplichtingen die voortvloeien uit de (Wet) openbaarheid van bestuur. Nakoming van één of meer van deze verplichtingen houdt in geen geval schending van geheimhouding of vertrouwelijkheid in Publiciteit Door het indienen van de Offerte heeft Inschrijver verklaard dat het Aanbestedende dienst is toegestaan de naam van de Inschrijver bekend te maken Opdracht Indien uw Offerte resulteert in een opdracht zal de definitieve Overeenkomst worden vastgesteld door Opdrachtgever Verificatieoverleg Na analyse van de aanbiedingen zal er een zogenaamd verificatieoverleg plaatsvinden waarbinnen met de geselecteerde partij zaken geverifieerd kunnen worden Beoordeling Na ontvangst van de Offertes zal Aanbestedende dienst eerst beoordelen of de Offertes voldoen aan de eisen, zoals opgenomen in Hoofdstuk 5. Ten slotte worden de Offertes van de Inschrijvers, die niet zijn uitgesloten op grond van de in Hoofdstuk 5 beschreven uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, beoordeeld conform Hoofdstuk 6 en zal Aanbestedende dienst een gunningbeslissing nemen Gunning in delen Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om delen van de overeenkomst niet te gunnen Afname Aanbestedende dienst kan geen garantie afgeven in de afnamehoeveelheid als genoemd in paragraaf van de Offerteaanvraag Juridische bepalingen 1. Ontbinding overeenkomst: De Aanbestedende dienst is gerechtigd de overeenkomst met begunstigde met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een uitspraak van een rechter volgt: - dat het gunningbesluit onrechtmatig is, of - dat de overeenkomst ongeldig is, of - dat de producten/dienst om welke reden dan ook opnieuw moeten worden aanbesteed. - De gegunde partij niet aan de formele verplichting kan voldoen. Aan een dergelijk beëindigingbesluit kunnen door de begunstigde geen aanspraken worden ontleend jegens de Aanbestedende dienst op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade. Pagina 24 van 44