Automatiseren kun je leren. Penningmeester van het Jaar congres Zutphen 28 oktober 2015

Transcriptie

1 Automatiseren kun je leren Penningmeester van het Jaar congres Zutphen 28 oktober 2015

2 Penningmeester in beeld Bron: Mulier Instituut, penningmeester monitor 2014

3 Financiële ontwikkeling Uit onderzoek is gebleken dat de financiële positie t.o.v. voorgaande jaren bij: Ø 11% van de verenigingen de financiële positie sterk verbeterd is Ø 43% van de verenigingen de financiële positie verbeterd is Ø 24% van de verenigingen de financiële positie nog verbeterd noch verslechterd is Ø 19% van de verenigingen de financiële positie sterk verslechterd is Ø 3% van de verenigingen de financiële positie verslechterd is Bron: Mulier Instituut, penningmeester monitor 2014

4 Penningmeester monitor 2014 Uit het wetenschappelijk sportonderzoek door Mulier Instituut is gebleken dat: Ø 73% penningmeesters (gedeeltelijk) verantwoordelijk is voor extra inkomsten Ø 45% penningmeesters vraagt ondersteuning bij het genereren van extra inkomsten Ø 77% penningmeesters vraagt om ondersteuning Ø 65% verenigingen haalt slechts 0 10% van de totale inkomsten uit verenigingsacties Ø 24,5 uur per week penningmeesters gemiddeld investeren in de vereniging Bron: Mulier Instituut, penningmeester monitor 2014

5 Ondersteuningsbehoefte Procentuele ondersteuningbehoefte penningmeesters per categorie: Ø 20% penningmeesters behoefte genereren van extra inkomsten Ø 9% penningmeesters behoefte ondersteuning vrijwilligers Ø 8% penningmeesters behoefte ondersteuning automatisering Ø 8% penningmeesters behoefte ondersteuning incasso contributies leden Ø 8% penningmeesters behoefte ondersteuning belasting/ BTW (fiscaal) Ø 6% penningmeesters behoefte ondersteuning boekhouding Ø 31% penningmeesters behoefte ondersteuning juridisch, verzekeringen etc. Ø 10% penningmeesters geen behoefte ondersteuning Bron: Mulier Instituut, penningmeester monitor 2014

6 De financiële administratie Waarom is een juiste financiële administratie belangrijk? Ø Als bestuur bent u gezamenlijk verantwoordelijk voor de financiële administratie, waarbij de penningmeester in de praktijk de uitvoerder en deskundige is op dit terrein. Ø Het voeren van een (financiële) administratie is wettelijk voorgeschreven. Ø De financiële administratie is hèt instrument om inkomsten en uitgaven van een vereniging te beheersen. Ø De financiële administratie vormt de basis van de financiële verantwoording van het bestuur aan de ALV. Ø Het automatiseren van de financiële administratie heeft als belangrijkste voordeel dat werkzaamheden minder intensief worden.

7 Automatisering Wat zijn de voordelen van automatisering? Ø Het systematisch vastleggen van financiële feiten van de vereniging Ø Het vastleggen van alle ledengegevens (nieuwe leden alsook oud-leden) Ø Het periodiek automatisch draaien van een back-up Ø Het tussentijds uitdraaien van cijfers en analyses op de financiële administratie

8 De financiële administratie Welke financiële automatiseringsoplossing gebruikt een vereniging? Excel 33% Davilex 12% Exact 7% Sportlink 5% Snelstart 5% Ander programma 22% Anders, namelijk 16% Bron: Mulier Instituut, penningmeester monitor 2014

9 Excel versus automatiseren Microsoft Excel wordt met 33% nog steeds het meest gebruikt voor een financiële ledenadministratie. Maar kunt u met Microsoft Excel ook: Ø Automatisch incasseren van contributiegelden? Ø Kostenplaatsen toewijzen, budgetten opstellen en tussentijds controleren? Ø Importeren van bankafschriften? Ø Automatisch verwerken van betalingen voor gezinsleden? Ø Kosten besparen door het elektronisch versturen van (contributie)facturen? Ø Bij BTW-plichtigheid automatische periodieke BTW-aangifte? Ø Het opstellen van de verplichte jaarrekening? Ø Continuïteit waarborgen bij overdracht door hulp van uw leverancier?

10 Traditioneel of in de Cloud Het automatiseren van de financiële ledenadministratie kan middels: Ø traditionele toepassing (installatie op server of desktop) Ø In de cloud toepassing (private, public, hybride) Op welke wijze wilt een vereniging (in de toekomst) de automatisering regelen? In de cloud 49% Traditioneel 39% Anders 12% Bron: Mulier Instituut, penningmeester monitor 2014

11 Beschikbaar budget Het beschikbare jaarbudget voor automatisering (in de nabije toekomst) is: Budget % Budget % Budget % Budget % Budget % Budget > % Geen jaarbudget 52% Bron: Mulier Instituut, penningmeester monitor 2014

12 Automatiseren kun je leren Zoals je voetballen, tennissen, hockeyen en menig andere sportbeoefening kunt leren, is automatiseren ook te leren. Door het automatiseren van de financiële ledenadministratie heeft een vereniging: Ø accuraat inzicht in de inkomsten en uitgaven van de vereniging Ø up-to-date ledenadministratie (ook toepasbaar voor communicatie doeleinden) Ø voldaan aan de wettelijke verplichting van het voeren van een administratie Ø minder intensieve uren door centrale opslag van data Ø een begrijpende financiële presentatie aan de ALV Ø waarborging van continuïteit bij bestuurwisselingen Ø flexibiliteit bij de inrichting van de financiële ledenadministratie

13 Vragen?

14 Dankwoord Namens Davilex hartelijk dank voor uw aandacht. - Arnold Westra -