Persoonlijke kopie van ()

Transcriptie

1 P&L BY DESTINATION

2

3 P&L BY DESTINATION Een nieuwe visie op controlling De bestemmingsgerichte winsten verliesrekeningen Mark Van Hoe Katleen Vermeire Antwerpen Cambridge

4 P&L by Destination. Een nieuwe visie op controlling. De bestemmingsgerichte winsten verliesrekeningen Mark Van Hoe en Katleen Vermeire 2012 Intersentia Antwerpen Cambridge ISBN D/2012/7849/108 NUR 804 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.

5 Over dit boek en zijn auteurs Tijdens hun bezoeken aan ettelijke bedrijven, gaande van grote familiale bedrijven tot multinationals, werden de auteurs telkens opnieuw geconfronteerd met dezelfde problematiek. In het bedrijf is al enige tijd een ERP-systeem geïnstalleerd en de logistieke processen lijken op het eerste gezicht goed te lopen. Het ontbreekt echter aan de juiste informatie om daar zeker van te zijn. De controllers kunnen niet op de vragen antwoorden over winstgevendheid van klanten, processen of afdelingen. Ze doorlopen elke maand een lange procedure om de boeken af te sluiten en uiteindelijk een P&L aan te leveren maar er is onvoldoende informatie beschikbaar om een analyse te kunnen maken van klanten, productie, departementen of fabrieken. Als er dan al deelresultaten zijn, dan sluiten deze niet aan met het totaalresultaat. De gevolgen zijn niet te onderschatten: er is geen zicht meer op de rentabiliteit, er komt verkeerde prijszetting naar klanten toe, de kostprijs van de producten is niet accuraat, er wordt ge(des)investeerd in de verkeerde klanten, producten, landen, fabrieken. De managers van de verschillende afdelingen vertrouwen de cijfers niet meer en beginnen een eigen rapportering op te stellen, die dan helemaal niet meer aansluit met de algemene P&L. Er is een totaal verlies aan vertrouwen in de cijfers. Men is teleurgesteld in de implementatie van het ERP-pakket. De verwachtingen waren veel hoger. Men dacht een overzicht te krijgen van KPI s en P&L s op deeldomeinen met knipperlichten daar waar het fout loopt. Men dacht ook dat deze informatie vanzelf uit het systeem zou komen en niet na een week werk van controllers. Telkens lag een gebrekkige conceptuele onderbouw in controlling ten grondslag aan dit probleem. Men implementeerde controlling zoals men ook de verkoop-, aankoopof productiemodules implementeert: volgens logistieke flows. Een logistieke benadering van financiële data geeft niet het juiste resultaat. Er dient in controlling conceptueel gewerkt te worden. Dit boek situeert zich tussen drie werelden: het bedrijfsleven, de informatietechnologie en de academische wereld. Het probeert die drie te verzoenen door zeer concep- Intersentia 5

6 P&L BY DESTINATION tueel en theoretisch een model te bouwen dat zowel implementeerbaar is aan de ITzijde als zeer bruikbaar en praktisch in de bedrijfswereld. Mark Van Hoe is de hoofdauteur van dit boek. Mark is handels- en bedrijfseconomisch ingenieur. Hij is een specialist op het gebied van Controlling en Finance met meer dan 20 jaar ervaring, meestal in bedrijven die SAP geïmplementeerd hebben als ERP-systeem. Mark is de bedenker van het P&L by Destination concept en de bijbehorende implementatietechniek. Hij combineert diepgaande conceptuele expertise met inzichten in de praktische werking van bedrijven. Na jaren als freelancer gewerkt te hebben in dit domein besloot Mark om binnen het bedrijf HOLON dieper in te gaan op het domein van de managementrapportering. Katleen Vermeire is mede-auteur en heeft in nauwe samenwerking met Mark het concept uitgewerkt en het boek tot stand gebracht. Katleen is financieel manager en was werkzaam in verschillende grote en middelgrote bedrijven. Katleen is licentiaat doctorandus in de Toegepaste Economische Wetenschappen. 6 Intersentia

7 Dankwoord Dit boek en het concept dat erin beschreven wordt zijn het resultaat van een jarenlang denkproces. Visies, ideeën, bedenkingen en kennis van heel veel mensen rondom ons liggen aan de basis ervan. Bedankt hiervoor, uw bijdrage was essentieel. Intersentia 7

8

9 Inhoud Over dit boek en zijn auteurs 5 Dankwoord 7 Lijst van de figuren 13 Hoofdstuk 1. Inleiding Wat is controlling? Tot wat dient controlling, waarvoor wordt het gebruikt? Hoe wordt controlling best georganiseerd? Neemt IT de taken over? Controlling heeft zelf ook een kostprijs 24 Hoofdstuk 2. Management rappor tering Wat is managementrapportering? Periodeboekhouding versus Cost-Of-Sales-boekhouding: delta stock of COGS? Hoe men door alles te willen weten, eigenlijk niets meer weet Waarom de meeste rapporteringen fout zijn Waarom P&L by Destination correct is 47 Hoofdstuk 3. P&L by Destination of de bestemmingsgerichte winsten verliesrekeningen De eerste stap in de P&L by Destination : de opsplitsing van het resultaat in een intern en een extern resultaat Het commerciële resultaat: het masterresultaat waarin elke commerciële professional zijn cijfers herkent Het productieresultaat: ook productie creëert opbrengst 82 Intersentia 9

10 P&L BY DESTINATION 13. Het aankoopresultaat: de aankoop is geen kost, de prijsvariantie wel Wat met de kost van overcapaciteit? De logistiek: beter doen dan de vooropgezette standaarden Het marketingresultaat: een zeer grote time gap Het SG&A-resultaat Welke resultaten kunnen nog geïsoleerd worden? Overzicht van alle resultaten P&L by Destination in make-to-stock en make-to-order omgeving Wat met deze resultaten als de grondstoffenprijzen hevig fluctueren? 120 Hoofdstuk 4. Budgettering en de standaardprijs De sleutel van de P&L by Destination: de standaardprijs Het nut van standaarden De inhoud van de standaardprijs? Door IFRS bepaald De periodiciteit van een standaardprijs. Standaarden hoeven niet juist te zijn Moet de standaard wel gebaseerd zijn op het budget? De geografische uitgestrektheid van de standaard: één standaard voor de hele groep? Moving average: een veel gebruikt maar misleidend alternatief voor standaardwaardering Misleidende begrippen rond variantie 141 Hoofdstuk 5. P&L by Destination en Activity Based Costing Integratie van Activity Based Costing in P&L by Destination Waarom faalt ABC zonder PLD? De time gap 148 Hoofdstuk 6. Voorraadwaardering Waardering van de voorraad: drie invalshoeken Het waarderen van de voorraad aan FIFO: relatieve eenvoud Het waarderen van de voorraad aan LIFO: een complexe berekening De online moving average, een altijd juiste voorraad? Uit grootmoeders handboek: periodical moving average? De periodical moving average in de geïnformatiseerde wereld Intersentia

11 INHOUD 38. Hoe kan de voorraadwaardering aan periodical moving average (actual) samengaan met de P&L by Destination? De verschillende voorraadwaarderingen samen in één voorbeeld 159 Hoofdstuk 7. Wat is het alternatief voor P&L by Destination? Het alternatief: een geïntegreerd resultaat met activering van de tijdsverschillen, een gedetailleerde boeking van facturen op tal van karakteristieken en een gefundeerde variantieanalyse De eenvoud van P&L by Destination 170 Hoofdstuk 8. Waarom zoveel IT-implementaties van manage mentrapportering mis lopen As-was implementaties en andere communicatie stoornissen De implementatie gebeurt bottom-up in plaats van top-down Decentrale besluitvorming in plaats van een centrale template Het project wordt technisch benaderd in plaats van conceptueel De belangrijkste reden waarom ERP-implementaties mis lopen: te weinig betrokkenheid van topmanagement 176 Hoofdstuk 9. Conclusie Eenvoud siert: men slaagt daar waar men complexe zaken eenvoudig kan voorstellen en uitleggen 177 Intersentia 11

12

13 Lijst van de figuren Figuur 1. Controlling versus business Figuur 2. Controlling versus business Figuur 3. Periodeaccounting versus COS-accounting Figuur 4. Periodeaccounting versus COS-accounting Figuur 5. Perioderapportering versus COS-rapportering Figuur 6. Een volledig geassigneerd rapport Figuur 7. Een niet volledig geassigneerd rapport Figuur 8. Geïntegreerd resultaat per productgroep Figuur 9. Geïntegreerd resultaat voor PRG B per land Figuur 10. Het geïntegreerde resultaat per PRG na verwijdering van PRG D uit het gamma Figuur 11. Actueel geïntegreerd resultaat van de firma Greco Figuur 12. Productierapportering, foute en juiste rapporteringslijnen Figuur 13. Vast en variabel versus direct en indirect Figuur 14. Aankoopboeking standaardprijs Figuur 15. Aankoopboeking bij moving average Figuur 16. Eenvoudig geïntegreerd resultaat Figuur 17. Evolutie naar standaard COGS Figuur 18. Productieresultaat naast het commerciële resultaat Figuur 19. Het productieresultaat verder gedesintegreerd Figuur 20. Het aankoopresultaat Figuur 21. Actueel geïntegreerd resultaat van de firma Greco Figuur 22. De standaardkost van de materialen bij firma Greco Figuur 23. Firma Greco, het actueel geïntegreerde resultaat versus het externe resultaat Figuur 24. Het commercieel budget van een bakkerij Figuur 25. De commerciële actuele cijfers van de bakkerij Figuur 26. De mixvariantie van de bakkerij Figuur 27. De volumevariantie van de bakkerij Figuur 28. De prijsvariantie van de bakkerij Figuur 29. Bedrijf Werenfood, budget per klant voor de eerste twee kwartalen Intersentia 13

14 P&L BY DESTINATION Figuur 30. Bedrijf Werenfood, actuele overheadtoeslagen per klant Figuur 31. Bedrijf Werenfood, standaard overheadtoeslagen per klant Figuur 32. De commerciële actuele cijfers van de bakkerij Figuur 33. De commerciële actuele cijfers van de bakkerij met actuele toeslag Figuur 34. De commerciële actuele cijfers van de bakkerij met standaardtoeslag Figuur 35. Start van het verkoopbudget Greco Figuur 36. Greco, de standaardprijzen van de afgewerkte producten Figuur 37. Greco, marge budgettering Figuur 38. Greco, budgetten voor logistiek, marketing en overhead Figuur 39. Greco tarieven voor toeslag van marketing, logistiek en overhead in budget Figuur 40. Greco, het volledige commercieel resultaat, budget en actual Figuur 41. Greco, commercieel resultaat, de mixvariantie Figuur 42. Greco, commercieel resultaat, de volumevariantie Figuur 43. Greco, commercieel resultaat, de prijsvariantie Figuur 44. Greco, commerciële varianties op product Figuur 45. Greco, commerciële varianties op land Figuur 46. Systeemvoorbeeld van een commercieel resultaat Figuur 47. De bakkerij, het productiebudget Figuur 48. De bakkerij, de actuals voor productie Figuur 49. De bakkerij, mixvariantie in productie Figuur 50. De bakkerij, volumevariantie in productie Figuur 51. De bakkerij, efficiëntievariantie in productie Figuur 52. De bakkerij, de benodigde materialen om stuks te produceren Figuur 53. De bakkerij, de benodigde hoeveelheden arbeid en energie om stuks te produceren Figuur 54. De bakkerij, standaardprijzen van inputmaterialen Figuur 55. De bakkerij, standaardprijzen van arbeid en energie Figuur 56. De bakkerij, de budgetoverhead in productie Figuur 57. De bakkerij, het productiebudget Figuur 58. De bakkerij, het gebudgetteerde productieresultaat Figuur 59. De bakkerij, actueel materiaalverbruik in productie Figuur 60. De bakkerij, actuele kosten voor arbeid en energie Figuur 61. De bakkerij, actuele productieoverhead Figuur 62. De bakkerij, het actuele productieresultaat Figuur 63. Greco, het productiebudget, hoeveelheden te produceren Figuur 64. Het standaard productiebudget Figuur 65. Greco, het actuele productieresultaat Figuur 66. Greco, productieresultaat mixvariantie Figuur 67. Greco, productieresultaat volumevariantie Figuur 68. Greco, productieresultaat efficiëntievariantie Intersentia

15 LIJST VAN DE FIGUREN Figuur 69. Systeemvoorbeeld van een productieresultaat Figuur 70. Greco, aankoopresultaat budget Figuur 71. Greco, aankoopresultaat actual Figuur 72. Greco, budget productiehoeveelheden versus capaciteit Figuur 73. Greco, capaciteitsresultaat budget Figuur 74. Greco, capaciteitsresultaat actual Figuur 75. Greco, het volledige logistieke resultaat Figuur 76. De logistieke variantie in de P&L by Destination Figuur 77. Systeemvoorbeeld van een logistiek resultaat Figuur 78. Greco, het volledige marketingresultaat Figuur 79. Het marketingresultaat: variantieanalyse Figuur 80. Greco, de evolutie van het marketingresultaat over de maanden heen. 110 Figuur 81. Greco, grafiek van de evolutie van het marketingresultaat Figuur 82. Greco, SG&A-resultaat Figuur 83. De deelresultaten van het commerciële resultaat Figuur 84. De deelresultaten van het productieresultaat Figuur 85. Greco, het volledige overzicht Figuur 86. Variantie van het geïntegreerde resultaat Figuur 87. MTO-flow Figuur 88. MTO-flow met variant configuratie en klantgebonden voorraad Figuur 89. De standaardprijs als combinatie van standaardhoeveelheden met standaard inputprijzen Figuur 90. De aankoopboeking bij voortschrijdend gemiddelde prijs Figuur 91. Aankoopboeking bij standaardprijs Figuur 92. Een jaarlijkse standaard Figuur 93. Een periodieke standaard Figuur 94. Standaarden per geografische locatie Figuur 95. De introductie van het transferresultaat omwille van fabrieks- en groepsstandaarden Figuur 96. Consumptieprijsvariantie Figuur 97. Variantieberekening (1) Figuur 98. Variantieberekening (2) Figuur 99. Variantieberekening (3) Figuur 100. Variantie van het geïntegreerde resultaat Figuur 101. Variantie in de P&L by Destination Figuur 102. ABC, marges over drie producten Figuur 103. ABC, de eerste foutieve manier Figuur 104. ABC, de tweede foutieve manier Figuur 105. ABC met standaardtarieven Figuur 106. De FIFO-voorraadwaardering Figuur 107. LIFO-bewegingen in lagen Intersentia 15

16 P&L BY DESTINATION Figuur 108. LIFO-berekening Figuur 109. Een multilevel voorbeeld Figuur 110. Voorraadwaarderingen, de grondstoffen Figuur 111. De evolutie van de online MA van de grondstoffen per eenheid Figuur 112. De periodieke MA van de grondstoffen Figuur 113. Overzicht van mogelijke waarderingen van de grondstoffen Figuur 114. Grafiek van de prijzen volgens verschillende waarderingsmethode Figuur 115. Voorraadwaarderingen voor de halffabricaten Figuur 116. De online MA voor halffabricaten Figuur 117. De periodieke MA voor halffabricaten Figuur 118. Overzicht van mogelijke waarderingen van de halffabricaten Figuur 119. Voorraadwaarderingen, het afgewerkte product Figuur 120. De online MA voor het afgewerkte product Figuur 121. De periodieke MA voor het afgewerkte product Figuur 122. Overzicht van mogelijke waarderingen van het afgewerkte product Figuur 123. Grafiek van de prijzen volgens verschillende waarderingsmethode Figuur 124. Van concept tot rapport Intersentia