Notulen van de zoneraad

Transcriptie

1 Brandweerzone Vlaams-Brabant West Dienst Secretariaat Notulen van de zoneraad Vergadering van het zoneraad van 8 april 2016 Aanwezig: Hans Bonte Burgemeester Vilvoorde Voorzitter zoneraad Koen Van Elsen Burgemeester Asse Luc Deneyer Burgemeester Bever Karel De Ridder Schepen Dilbeek Pierre Deneyer Burgemeester Galmaarden Michel Doomst Burgemeester Gooik Marleen Mertens Burgemeester Grimbergen Dirk Pieters Burgemeester Halle Kris Poelaert Burgemeester Herne Edward De Wit Burgemeester Kapelle op den Bos Chris Taes Burgemeester Kortenberg Dorothée Cardon Burgemeester Kraainem Irina De Knop Burgemeester Lennik Jean-Pierre De Groef Burgemeester Machelen Jos Emmerechts Burgemeester Meise Eddie De Block Burgemeester Merchtem Albert Beerens Burgemeester Opwijk Christine Hemerijckx Burgemeester Roosdaal Guido Van Cauwelaert Schepen Ternat Frédéric Petit Burgemeester Wezembeek-Oppem Veerle Geerinckx Schepen Zemst Bert Heylen Zonecommandant Vlaams-Brabant West Katrijn Kelchtermans Bijzonder Rekenplichtige Vlaams-Brabant West Bruno Van den Broeck Secretaris a.i. Vlaams-Brabant West Verontschuldigd: Willy Segers Burgemeester Dilbeek Luc Deconinck Burgemeester Sint-Pieters-Leeuw Ronald Parys Burgemeester Ternat Francis Vermeiren Burgemeester Zaventem Bart Coopman Burgemeester Zemst Katrien Van Vlasselaer Dienst Civiele Veiligheid Gouverneur Wendy Vandervelpen Dienst Civiele Veiligheid Gouverneur Afwezig: Walter De Donder Burgemeester Affligem Hugo Vandaele Burgemeester Beersel Alexis Calmeyn Burgemeester Drogenbos Luc Wynant Burgemeester Liedekerke Eric De Bruycker Burgemeester Linkebeek Nadia Sminate Burgemeester Londerzeel Eddy Timmermans Burgemeester Pepingen Pierre Rolin Burgemeester Sint Genesius Rode Kurt Ryon Burgemeester Steenokkerzeel Walter Vansteenkiste Burgemeester Wemmel Uw contactpersoon: Bert Heylen - Zonecommandant T: bert.heylen@zvbw.be

2 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 2/20 Inhoud Besloten vergadering 4 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Overdracht verlof Ziekte Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Open vergadering 5 Goedkeuring vorig verslag 5 Functiebeschrijving en bevorderingsprocedures voor de graden van sergeant en adjudant 5 Herverdeling van de personeelsbehoefte binnen het kader gereserveerd door de zoneraad 6 Huren van waterkoelers vastlegging der voorwaarden en wijze van gunning 7 Aankoop van een heftruck en meeloopstapelaar vastlegging der voorwaarden en wijze van gunning. 8 Aankoop van ICT-materiaal Vaststelling der voorwaarden en wijze van gunning 9 Uitbreiding dispatching Vaststelling de voorwaarden en wijze van gunning 10 Aankoop en levering toegangscontrole in de verschillende posten met de optie van tijdsregistratie Vaststelling der voorwaarden en wijze van gunning 10 Aankoop van onderhoudsproducten via een raamcontract Vastlegging der voorwaarden en wijze van gunning 11 Huur van kopieerapparaten via een raamcontract Vastlegging der voorwaarden en wijze van gunning en gunning 11 Besteding van de federale subsidie voor de aankoop van brandweermaterieel 13 Overdracht van het patrimonium 14 Uit dienstneming en verkoop van een oude karweiwagen 16 Dringend herstellen van een ladderwagen 16 Infosessie voor jeugdbewegingen ivm veiligheid op kamp 17 Varia 18 Varia 1. Aanpassen van de vergaderdata 18 Varia 2. Terreuraanslag in Zaventem Briefing aan de zoneraad 18 Varia 3. Aankoop Garage Vandergucht Stand van zaken 19 Volgende vergadering van de zoneraad 19

3 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 3/20 Bijlagen Besloten vergadering 1. Bijlage aan punt 1 Open vergadering 2. Bijlage aan punt 3 Notulen van de raad van 26 januari Bijlage aan punt 4 functiebeschrijving sergeant Bijlage aan punt 4 functiebeschrijving adjudant Bijlage aan punt 4 Selectie sergeant uitnodiging en selectieprocedure v2 6. Bijlage aan punt 4 Selectie adjudant uitnodiging en selectieprocedure v2 7. Bijlage aan punt 5 Nota Herverdeling personeelsbehoefte en besteding voorziene middelen 8. Bijlage aan punt 5 Brief gouverneur 31/03/2016 inzake personeelsplan 9. Bijlage aan punt 5 Schrijven provincie ( ) dd. 5/04/2016 inzake personeelsplan 10. Bijlage aan punt 5 Schrijven FOD IBZ ( ) dd. 21/3/2016 inzake personeelsplan 11. Bijlage aan punt 6 Lastenboek waterkoelers 12. Bijlage aan punt 7 Lastenboek heftruck en meeloopstapelaar 13. Bijlage aan punt 8 Lastenboek ICT 14. Bijlage aan punt 9 Lastenboek uitbreiding dispatching 15. Bijlage aan punt 10 Lastenboek toegangscontrole 16. Bijlage aan punt 12 Huur kopieerapparaten bestek VERA 17. Bijlage aan punt 13 KB 6 december 2015 subsidies aankoop materieel 18. Bijlage aan punt 13 Aankoop Haakarmvoertuig met kraan TF Bijlage aan punt 14 Overdracht goederen v4 20. Bijlage aan punt 18 Herstelling ladderwagen - offerte 21. Bijlage aan punt 18 Herstelling ladderwagen schade

4 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 4/20 De voorzitter stelt de zonecommandant telefonisch in kennis van zijn oponthoud. Hij stelt voor om aan burgemeester Dirk Pieters te vragen om het voorzitterschap waar te nemen zodat de vergadering kan beginnen. Burgemeester Dirk Pieters aanvaardt. De zoneraad gaat unaniem akkoord met het starten van de vergadering onder het waarnemend voorzitterschap van burgemeester Dirk Pieters. De waarnemend voorzitter opent de vergadering en stelt voor om de agenda te herschikken. Om de personen die opgeroepen zijn in het kader van de behandeling van een tuchtdossier niet langer te laten wachten dan nodig, stelt de waarnemend voorzitter voor om te beginnen met de behandeling van de agendapunten van de besloten zitting zijnde het punt 17 en vervolgens agendapunt 16. De zoneraad gaat unaniem akkoord met het herschikken van de agenda zoals voorgesteld. De vertegenwoordigers van de vakbonden verlaten de vergaderzaal. Besloten vergadering

5 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 5/20 Open vergadering De vertegenwoordigers van de vakbonden vervoegen de vergadering. Goedkeuring vorig verslag Het verslag van de vergadering van 26 januari 2016 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het ontwerp van de notulen gaat als bijlage 2. Enig art. Het verslag van de vergadering van de zoneraad van 26 januari 2016 wordt goedgekeurd. Functiebeschrijving en bevorderingsprocedures voor de graden van sergeant en adjudant Om de vacante functie van sergeant en adjudant in te vullen is het noodzakelijk dat de functiebeschrijvingen en de bevorderingsprocedures worden bepaald. Dit dient vastgelegd door de zoneraad. De syndicale organisaties werden geraadpleegd en hebben het protocol van akkoord dienaangaande getekend. De functiebeschrijvingen zijn gebaseerd op de functiebeschrijvingen en -profielen zoals bepaald door het kenniscentrum en die eerstdaags vastgelegd zullen worden via Koninklijke Besluiten. Volgende documenten gaan als bijlage: de functiebeschrijving van adjudant bijlage 3 de functiebeschrijving van sergeant bijlage 4 de selectieprocedure voor adjudant bijlage 5 de selectieprocedure voor sergeant bijlage 6 De beide bevorderingsproeven gebeuren simultaan en moeten afgerond worden voor einde mei Dan loopt ook de tijdelijke aanstelling van waarnemende sergeanten af en kan er via de geëigende manier voldaan worden aan de noodzaak van onderofficieren, in het bijzonder om operationele behoeften in te vullen. De eerste proeven gaan door op 16 april De aanstelling moet gebeuren voor 1 juni Art. 1 De functiebeschrijving van Adjudant wordt goedgekeurd; Art. 2 De functiebeschrijving van Sergeant wordt goedgekeurd; Art. 3 De selectieprocedure voor adjudant wordt goedgekeurd; Art. 4 De selectieprocedure voor sergeant wordt goedgekeurd.

6 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 6/20 Herverdeling van de personeelsbehoefte binnen het kader gereserveerd door de zoneraad Het budget van 2016 sluit af met een boni van euro. Deze boni is ontstaan doordat de zoneraad geen akkoord kon bereiken over de invulling van dit budget voor de aanwerving van bijkomende personeelsleden. Het voorstel bestond erin volgende functies in te vullen: 3 beroepsofficieren (raming 350 k voor een gans jaar) 12 beroepsbrandweerlieden (raming 350 k voor een half jaar) 4 administratieve medewerkers (raming 130 k voor een half jaar) In de technische commissie werd deze materie besproken en andermaal werd vooral de krappe bezetting van het administratieve personeel ter discussie gesteld. De TC oordeelde dat gezien de grote nood, minstens de beschikbare middelen moeten kunnen worden aangewend. De TC heeft dan ook een denkoefening gemaakt waarbij de noden zijn geanalyseerd van zowel het operationeel als het administratief deel van de organisatie. Deze beide entiteiten binnen de organisatie hebben een niet te onderschatten invloed op mekaar wat maakt dat de invulling van de twee entiteiten gelijke tred moet houden. Aldus heeft de TC de prioriteiten, vanuit dit standpunt, herbekeken en deze samengebracht in een gemeenschappelijke lijst van functies die weliswaar past binnen de financiële middelen die initieel enkel voor de operationele invulling waren voorzien, zijnde euro. De nota van de zonecommandant betreffende de versterking van de personeelsbezetting en de besteding van de voorziene middelen gaat als bijlage 7. De burgemeester van Kortenberg stelt dat dit agendapunt samenhangt met punt 14 betreffende de overdracht van het patrimonium. De aanstelling van het personeel zal een structurele meerkost van euro per jaar betekenen. Hij vraagt om behoudens het personeel en de overdracht van het patrimonium ook de infrastructuur en de investeringen op te nemen in een meerjarenplan. De voorzitter stelt dat het gedetailleerde en allesomvattende meerjarenplan in voorbereiding is en dat het zal voorgelegd worden aan de raad in de zitting van 24 mei. Hij meldt dat er betreffende het meerjarenplan drie infosessies zullen worden georganiseerd als voorbereiding op de behandeling ervan door de zoneraad. Op deze sessies zullen de leden van de colleges van burgemeester en schepenen en de financieel beheerders van de gemeenten worden uitgenodigd. De burgemeester van Gooik vraagt om een opwaardering te doen van de vrijwilligers en na te gaan hoe dit kan gebeuren. De zonecommandant meldt dat de aanwerving van 50 vrijwilligers gepland is doch dat de daadwerkelijke aanstelling niet zal kunnen bij gebrek aan een personeelsplan. De zonecommandant verwijst naar het schrijven ( ) vanwege de brandweerinspectie die stelt dat geen operationeel personeel kan aangeworven worden zolang er geen personeelsplan is. Ook de Gouverneur en de diensten van de provincie hebben in die zin gereageerd. De documenten gaan als bijlagen 8 tot en met 10. Art. 1 Het invullen van volgende bijkomende functies binnen de contouren van het budget wordt goedgekeurd: 2 bijkomende beroepsofficieren (raming 235 k voor een gans jaar)

7 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 7/20 8 bijkomende beroepsbrandweerlieden (raming 235 k voor een half jaar) 11 bijkomende administratieve medewerkers (raming 320 k voor een half jaar) Art. 2 Het volgende personeelskader inzake operationeel personeel wordt goedgekeurd: Operationeel personeel Beroepspersoneel Vrijwilligers Hogere officieren (Maj/Kol) 7 0 Officieren (Lt/Kpt) Middenkader (Adj/Sgt) Basiskader (Kpl/Bwm) Totaal Art. 3 Het volgende personeelskader inzake administratief personeel wordt goedgekeurd: Administratief personeel Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D Totaal 7 FTE 12 FTE 17 FTE 3 FTE 39 FTE Art. 4 Het volgende personeelskader inzake dispatching personeel wordt goedgekeurd: Dispatching personeel Niveau A / Off Niveau B / O/Off Niveau C / Bwm Totaal 0 FTE 2 FTE 10 FTE 12 FTE Huren van waterkoelers vastlegging der voorwaarden en wijze van gunning De brandweer wenst de huur van waterkoelers en de levering van bidons te centraliseren bij één leverancier. De bidons zullen geleverd worden in de zonale loods en van daaruit verdeeld worden naar de kazernes met de pendeldienst. Het contract heeft een duur van 48 maanden. De eerste 12 maanden nodig zullen zijn om de bestaande contracten te verbreken. Indien de periode van huur te kort is dan lopen de huurprijzen te hoog op. Aan te schrijven firma s: AQUA VITAL SA, Avenue Newton 1 te 1300 Wavre CULLIGAN NV, Culliganlaan 1B te 1831 Diegem SIP-WELL NV, Technologielaan 3 te 1840 Londerzeel KALIMBA NV, Bedrijfsweg 36 te 3620 Lanaken THE WATERPURIFIER NV, Weg Naar As 158C te 3600 Genk.

8 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 8/20 De huur van de waterkoelers en de levering van de bidons wordt geraamd op maximaal euro, inclusief btw. De middelen hiervoor zijn voor op artikel nummer: 351 / De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wordt voorgesteld als wijze van gunning. De technische voorwaarden zijn opgenomen in het bijzonder bestek dat als bijlage 11 gaat. Art. 1 De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, als wijze van gunning voor de aankoop van Huren van waterkoelers en leveren van waterbidons wordt goedgekeurd; Art. 2 Het bijzonder bestek voor de overheidsopdracht voor de aankoop met als voorwerp Huren van waterkoelers en leveren van waterbidons wordt goedgekeurd; Art. 3 De lijst van firma s waarbij prijs gevraagd wordt, wordt goedgekeurd: AQUA VITAL SA, Avenue Newton 1 te 1300 Wavre CULLIGAN NV, Culliganlaan 1B te 1831 Diegem SIP-WELL NV, Technologielaan 3 te 1840 Londerzeel KALIMBA NV, Bedrijfsweg 36 te 3620 Lanaken THE WATERPURIFIER NV, Weg Naar As 158C te 3600 Genk Aankoop van een heftruck en meeloopstapelaar vastlegging der voorwaarden en wijze van gunning. De brandweer wenst een heftruck en een meeloopstapelaar aan te kopen voor de centrale loods. Deze noodzakelijk om vrachtwagens te lossen en paletten te kunnen stapelen in de palletrekken. Aan te schrijven firma s: Still NV, Vosveld 9 te 2110 Wijnegem Kempens Heftruck Bedrijf NV, Industriezone 2025 te 3290 Webbekom Jungheinrich NV, Esperantolaan 1 te 3001 Heverlee Deceuninck Hendrik bvba, Blekerijstraat 85 te 8870 Izegem B-Close NV, Haachtsesteenweg 1459 te 1130 Haren Heftrucks-Durnez bvba, Warandestraat 232/A te 8560 Moorsele De aankoop van een heftruck wordt geraamd op euro, inclusief BTW en de meeloopstalelaar op euro, inclusief BTW. De middelen hiervoor zijn voorzien op artikelnummer: 351 / De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wordt voorgesteld als wijze van gunning. De technische voorwaarden zijn opgenomen in het bijzonder bestek dat als bijlage 12 gaat.

9 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 9/20 Art. 1 De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, als wijze van gunning voor de aankoop van heftruck en meeloopstapelaar wordt goedgekeurd; Art. 2 Het bijzonder bestek voor de overheidsopdracht voor de aankoop met als voorwerp aankoop van heftruck en meeloopstapelaar wordt goedgekeurd; Art. 3 De lijst van firma s waarbij prijs gevraagd wordt, wordt goedgekeurd: Still NV, Vosveld 9 te 2110 Wijnegem Kempens Heftruck Bedrijf NV, Industriezone 2025 te 3290 Webbekom Jungheinrich NV, Esperantolaan 1 te 3001 Heverlee Deceuninck Hendrik bvba, Blekerijstraat 85 te 8870 Izegem B-Close NV, Haachtsesteenweg 1459 te 1130 Haren Heftrucks-Durnez bvba, Warandestraat 232/A te 8560 Moorsele Aankoop van ICT-materiaal Vaststelling der voorwaarden en wijze van gunning De zone wenst over te gaan tot de aankoop van computers, servers, printers en laptops. Deze zijn nodig om aan het bijkomende administratieve personeel een computer ter beschikking te stellen en in vervanging te voorzien van bestaande infrastructuur. Het lastenboek voor deze aankoop gaat als bijlage 13. De aankoop wordt geraamd op euro (BTW excl) en kan gegund worden aan de aan hand van een onderhandelingsprocedure, zonder bekendmaking. De uitgave verbonden aan deze aankoop kan genomen worden van artikel 351/ van de begroting der buitengewone uitgaven Voorgesteld wordt om het lastenboek en de wijze van gunnen ter goedkeuring voor te leggen aan de zoneraad. Mits goedkeuring van het lastenboek en de wijze van gunnen door de Raad, wordt voorgesteld om prijs te vragen bij volgende firma s,: Cheops Prins Boudewijnlaan Edegem DVIT Oudenaardsesteenweg Erpe-Mere Integreat Potegemstraat 17/ Waregem ARP Heerstraat Neerpelt De burgemeester van Roosdaal vraagt of deze aankoop niet via VERA kan. De zonecommandant legt uit dat deze aankoop zo specifiek is dat het niet kan via VERA. Voorgesteld wordt om in de toekomst in de dossiers te specifiëren waarom niet via VERA kan gewerkt worden. Art. 1 De vaststelling der voorwaarde en de wijze van gunnen voor de aankoop van ICT-materiaal (computers, servers, printers en laptops) wordt goedgekeurd; Art. 2 De lijst van firma s waarbij prijs gevraagd wordt, wordt goedgekeurd: Cheops Prins Boudewijnlaan Edegem DVIT Oudenaardsesteenweg Erpe-Mere Integreat Potegemstraat 17/ Waregem ARP Heerstraat Neerpelt

10 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 10/20 Uitbreiding dispatching Vaststelling de voorwaarden en wijze van gunning Alle posten van de zone zijn ondertussen aangesloten op de zonale dispatching. Dit betekent een toename van het aantal door de dispatching te behandelen interventies. In het kader van noodweer of grootschalige interventies is het nodig om te kunnen beschikken over bijkomende dispatchingtafels. In de dispatching zijn momenteel 3 dispatchingtafels fysiek reeds aanwezig, maar nog niet volledig uitgerust. Voorgesteld wordt om deze 3 dispatchingtafels volledig uit te rusten. Hiervoor kan de installatie van post Zaventem verhuisd worden naar de dispatching in Asse. Licentiematig moet het zonale oproepsysteem uitgebreid worden met bijkomende licenties. Het lastenboek voor deze uitbreiding gaat als bijlage 14. Gelet op het feit dat de opdracht wordt geraamd op euro (BTW excl) kan de opdracht gegund worden aan de hand van een onderhandelingsprocedure, zonder bekendmaking. De uitgave verbonden aan deze aankoop kan genomen worden van artikel 351/ van de begroting der buitengewone uitgaven Voorgesteld wordt om het lastenboek en de wijze van gunnen ter goedkeuring voor te leggen aan de zoneraad. Mits goedkeuring van het lastenboek en de wijze van gunnen door de Raad, wordt voorgesteld om prijs te vragen bij volgende firma s : DVIT Oudenaardsesteenweg Erpe-Mere Integreat Potegemstraat 17/ Waregem Debocom - Beverensestraat 68B Ardooie EAL - Molenmakershoek JK Apeldoorn (NL) Art. 1 De vaststelling der voorwaarden en de wijze van gunnen voor de uitbreiding van de dispatching wordt goedgekeurd; Art. 2 De lijst van firma s waarbij prijs gevraagd wordt, wordt goedgekeurd: DVIT Oudenaardsesteenweg Erpe-Mere Integreat Potegemstraat 17/ Waregem Debocom - Beverensestraat 68B Ardooie EAL - Molenmakershoek JK Apeldoorn (NL) Aankoop en levering toegangscontrole in de verschillende posten met de optie van tijdsregistratie Vaststelling der voorwaarden en wijze van gunning De administratie/dispatching die vroeger vanuit de posten gebeurde en de aanwezigheid van steeds minstens één personeelslid garandeerde, is door de overgang naar de zonale dispatching weggevallen. Daardoor gebeurt het regelmatig dat posten leeg zijn, waardoor er nauwelijks nog controle is op wie er binnen- of buitengaat. Een goed controlemiddel daarvoor is een elektronische toegangscontrole met een badgesysteem, zodat telkens geregistreerd wordt wanneer een personeelslid een post betreedt of verlaat.

11 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 11/20 De posten Tollembeek, Lennik, Londerzeel en Vilvoorde zijn nog niet voorzien van een dgl. toegangscontrole. Voorgesteld wordt dan ook om deze posten uit te rusten met een elektronische toegangscontrole. Het lastenboek dienaangaande gaat in bijlage 15. In het lastenboek is bijkomend de optie van tijdsregistratie voorzien. Zeker voor het administratief personeel zou dit aan de dienst HR heel wat werk kunnen besparen. Ook de koppeling van de toegangscontrole met EasyCad en Abifire is als optie voorzien, omdat dit ook heel wat werk zou kunnen besparen i.v.m. de registratie van de prestaties van het operationeel personeel Gelet op het feit dat de opdracht wordt geraamd op euro (BTW excl) kan de opdracht gegund worden aan de hand van een onderhandelingsprocedure, zonder bekendmaking. De uitgave verbonden aan deze aankoop kan genomen worden van artikel 351/ van de begroting der buitengewone uitgaven Voorgesteld wordt om het lastenboek en de wijze van gunnen ter goedkeuring voor te leggen aan de zoneraad. Enig art. Het lastenboek en de wijze van gunnen voor de aankoop en levering van toegangscontrole voor verschillende posten en optie van tijdsregistratie wordt goedgekeurd. Aankoop van onderhoudsproducten via een raamcontract Vastlegging der voorwaarden en wijze van gunning FOR CMS is een federale opdrachten centrale die zich bezig houdt met het plaatsen en opvolgen van overheidsopdrachten voor groepscontracten ten voordele van federale overheidsdiensten. De zone wenst gebruik te maken van het contract FORCMS-NET-085 dat gegund werd aan de firma Dumortier NV Oostkaai 23a 2170 Merksem voor de aankoop van onderhoudsproducten Het contract vervalt op 31 maart 2019 De uitgave wordt geraamd op euro voor het jaar Aan de zoneraad wordt toelating gevraagd om, de vaststelling der voorwaarden en de wijze van gunning goed te keuren, zodat er gebruik kan gemaakt worden van dit raamcontract bij de effectieve aankoop van onderhoudsproducten. Enig art. Het gebruik van het contract FORCMS-NET-085 dat vervalt op 31 maart 2019, voor de aankoop van onderhoudsproducten wordt goedgekeurd. Huur van kopieerapparaten via een raamcontract Vastlegging der voorwaarden en wijze van gunning en gunning De toetreding tot VERA werd goedgekeurd in het zonecollege 6 juli VERA is een autonoom provinciebedrijf van provincie Vlaams-Brabant en is het steunpunt voor e- government voor gemeentebesturen, OCMW s, politiezones en nu ook brandweerzones. Dit orgaan bestaat nu 15 jaar en helpt lokale besturen door het uitschrijven van

12 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 12/20 lastenboeken en fungeert daarbij soms als aankoopcentrale, maar meestal als opdrachtencentrale. VERA heeft in 2013 een aanbesteding gegund aan de firma Canon voor de huur en het onderhoud van kopieerapparaten. Dit raamcontract is geldig tot oktober De zone wenst voor de huur en het onderhoud van kopieerapparaten gebruik te maken van het raamcontract van VERA. De huidige contracten van de apparaten van de kazernes van Halle, Vilvoorde en Zaventem eindigen in 2016 en moeten vervangen worden. In de kazerne van Lennik staat een apparaat dat gehuurd wordt bij Canon tot eind juni 2017 aan 46 euro per maand, exclusief de gebruikskosten. De brandweer stelt voor om dit contract te verbreken en over te gaan tot de huur van een canon 5235i aan 61,50 euro per maand. Het verbruik wordt geraamd op 50 euro per maand. Door het verbreken van dit contract beschikken alle kazernes over hetzelfde kopieertoestel. In de kazerne van Londerzeel staat een apparaat dat gehuurd wordt bij Canon tot december 2017 aan 349 euro per maand, inclusief gebruikskosten. De brandweer stelt voor om dit contract te verbreken en over te gaan tot de huur van een canon 5235i aan 61,50 euro per maand. Het verbruik wordt geraamd op 90 euro per maand. Het verbreken van beide contracten kost 30,97 euro per maand (gespreid over 60 maanden) en betekent een besparing ten opzichte van het oude contract. Canon neemt helft van de verbrekingsvergoeding op zich. De kazerne van Asse beschikt momenteel over een kopieerapparaat van Canon, type 5240, dat gehuurd wordt via het Vera contract. De huur van dit apparaat blijft behouden. De brandweer stelt voor om een kopieerapparaat, type C5235i, te huren bij Canon voor de kazernes van Halle, Lennik, Londerzeel, Vilvoorde en Zaventem. De huur van deze apparaten bedraagt 61,50 euro per maand en per apparaat. Eenmalig moet men 195,65 euro reprobel betalen per apparaat. De brandweer stelt voor om een kopieerapparaat type C5240i, met enkele opties, te huren bij Canon voor het zonehuis. De huur van deze apparaten bedraagt 87,51 euro per maand en per apparaat. Eenmalig moet men 324,33 euro reprobel betalen per apparaat. De apparaten worden, overeenkomstig het raamcontract voor 60 maanden gehuurd, vanaf 1 juni Alleen het kopieerapparaat voor de kazerne van Halle wordt gehuurd van 1 december 2016 gedurende 60 maanden. Na 60 maanden wordt de zone eigenaar van de apparaten. Per gemaakte kopij moet er een gebruiksrecht betaald worden. Er moet geen forfait betaald worden. De gebruikskosten bedragen 0,0029 euro per zwart/wit kopij en 0,029 euro per kleuren kopij. De brandweer raamt dat er per jaar maximaal zwart/wit kopijen en kleuren kopijen zullen genomen worden voor alle apparaten samen. De gebruikskosten voor deze aantallen bedragen 555 euro per maand. De nodige middelen zijn voorzien op artikel 351/ De huur voor de zes toestellen bedraagt 426 euro per maand, exclusief btw en inclusief de verbrekingsvergoeding. De gebruikskosten worden geraamd op 555 euro per jaar, exclusief btw. De reprobel kosten bedragen eenmalig 1320, 58 euro. Get bestek van VERA inzake de huur van kopieerapparaten gaat als bijlage 16. Art. 1 Het gebruik van de vaststelling der voorwaarden en de wijze van gunnen volgens het raamcontract van VERA voor de effectieve toewijzing van de huur van kopieerapparaten wordt goedgekeurd;

13 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 13/20 Art. 2 De huur van zes kopieerapparaten voor een maandelijks bedrag van 426,00 euro per maand gedurende 60 maanden vanaf 1 juni 2016, exclusief btw en exclusief 1.320,58 euro reprobel kosten, bij de firma Canon, wordt goedgekeurd. Besteding van de federale subsidie voor de aankoop van brandweermaterieel Conform het KB van 6 december 2015 tot bepaling van de voorwaarden van subsidies aan de prezones en aan de hulpverleningszones voor de aankoop van materiaal of het gebruik van een licentie noodzakelijk voor het uitoefenen van hun opdrachten van civiele veiligheid werd door de federale overheid de subsidie voor de aankoop van brandweermaterieel voor de zone Vlaams-Brabant West vastgesteld op ,32. Het aangehaalde KB gaat als bijlage 17. De besteding van deze subsidie dient voor 30 april 2016 door de zoneraad nominatief te worden vastgelegd, zo niet wordt de subsidie door de FOD teruggevorderd. De zoneraad besliste eerder reeds op 27 oktober 2015 om over te gaan tot de aankoop van twee ministeriële tankwagens voor een bedrag van ,02. Aan de raad wordt nu voorgesteld om deze twee tankwagens te financieren met de verkregen subsidies. De raadsbeslissing van 27 oktober 2015 vermeldt evenwel niet expliciet dat deze aankoop gefinancierd wordt door middel van de verkregen subsidies. Onderhavige raadsbeslissing formaliseert dan ook deze aankoop conform de voorwaarden van het KB van 6 december Na aftrek van het aankoopbedrag van de twee tankwagens blijft nog een krediet beschikbaar van ,30 waarvan eveneens de besteding dient te worden vastgelegd voor 30 april Het voorlopige meerjarenprogramma voor de zone voorziet in de aankoop van een haakarmvoertuig met kraan in het dienstjaar De aankoopprijs van een ministerieel haakarmvoertuig bedraagt momenteel , ,74 voor de extra uitrusting (extra hydraulische functie en grijpbak) of een totaal van: ,13. De technische fiche voor haakarmvoertuigen van de FOD IBZ gaat als bijlage 18. Het restbedrag der subsidies geeft bijgevolg de mogelijkheid om ongeveer 25 % van deze aankoop te financieren. De levering van dit voertuig zal ten vroegste plaatsvinden in het dienstjaar 2017, een exacte levertermijn kan pas na bestelling worden verkregen. De nodige middelen zullen in 2017 voorzien worden. Teneinde de toegewezen subsidies maximaal en nuttig te besteden wordt aldus voorgesteld om deze aankoop nu reeds goed te keuren en tot deze bestelling over te gaan. De dienst logistiek stelt voor om de federale subsidie voor de aankoop van brandweermaterieel voor het dienstjaar 2015 als volgt te besteden:

14 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 14/20 Materieel Verhouding Bedrag subsidie Huidige status Aankoop van twee tankwagens liter met detergenttank en injectiesysteem. Bestek II/MAT/A Aankoopbedrag = ,51 (per voertuig) Aankoop van één haakarmvoertuig met kraan + extra uitrusting Bestek II/MAT/A Aankoopbedrag = ,13 Volledig gesubsidieerd Gedeeltelijk gesubsidieerd ,02 Bestelling geplaatst bij leverancier op 31/12/ ,30 Goedgekeurd in de huidige zitting van de zoneraad Totaal besteed bedrag (subsidie) ,32 Art. 1 Het volledig financieren met de federale subsidie van de aankoop van 2 de tankwagens liter die werd goedgekeurd door de zoneraad in zitting van 27 oktober 2015, wordt goedgekeurd; Art. 2 De aankoop van één haakarmvoertuig met kraan overeenkomstig de markt II/MAT/A Perceel 2 van de FOD IBZ, voor een bedrag van ,39 vermeerderd met 8.704,74 voor extra uitrusting zijnde een totaal van ,13 inclusief BTW en de gedeeltelijke financiering ervan met de federale subsidie, wordt goedgekeurd; Overdracht van het patrimonium De zonecommandant geeft toelichting bij het dossier. In zitting van 1 februari 2016 en 7 maart 2016 werd de overdracht van het patrimonium door het college besproken. Op basis van intense besprekingen van de zonecommandant met de verschillende financiële beheerders van de gemeenten die goederen in eigendom hebben die gebruikt worden door de brandweer en ondersteunt door het expertisebureau BDO, werd een voorstel uitgewerkt. Het college besliste om dit voorstel verder uit te werken en de financiële consequenties van de mogelijke keuzes in kaart te brengen. De nota met het overzicht van de laatste cijfers (volledige) en de uitwerking van twee scenario s gaat als bijlage 19. De conclusies uit de nota zijn: 1. Scenario 1 is het meest eerlijke scenario, doch administratief het moeilijkste omdat hiervoor een unaniem akkoord moet zijn van alle beschermde gemeenten over de aparte verdeelsleutel voor hun aandeel in de roerende goederen. Dit scenario betekent een kost van euro bovenop de voorziene euro voor de huur van gebouwen (en dergelijke). 2. Scenario 2 is een meer eenvoudig systeem doch resulteert in een hogere kost. Voor de vroegere centrumgemeenten ontstaan hierdoor enkele structurele verschillen. Dit scenario betekent een supplementaire kost van euro bovenop de voorziene euro voor de huur van gebouwen (en dergelijke).

15 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 15/20 3. Het verhogen van het gebruiksrecht betekent een verhoging van de kost met euro voor elke verhoogde %. 4. Indien geen akkoord kan gevonden worden in de zoneraad, dient de overdracht van alle goederen geregeld conform de bepalingen van het KB van 23 augustus 2014 houdende vaststelling van de inventaris- en schattingsregels van de roerende en onroerende goederen van de gemeenten aangewend voor de uitvoering van de opdrachten van de brandweerdiensten. a. Voor de roerende goederen zijn deze regels zeer complex, waarbij rekening moet gehouden worden met de aanschafwaarde, afschrijving, subsidies ontvangen van diverse overheden en de verreden kilometers of gedraaide pompuren. b. Voor de onroerende goederen dient een schatter, of comité van schatters, door de zoneraad unaniem te worden aangesteld. Deze bepaalt de waarderingswaarde voor de overdracht of voor de terbeschikkingstelling van de kazernes en de andere onroerende goederen. Dit zal evenwel de discussie niet uitsluiten of een gebouw wordt overgedragen dan wel ter beschikking gesteld. Art. 1 Met ingang van 1 januari 2015 worden de onroerende en de roerende goederen overgedragen aan de hulpverleningszone Vlaams-Brabant West; Art. 2 De leningslast van de overdracht van de onroerende goederen, zijnde euro, voor een waarde van ,93 euro aan kapitaal, wordt opgenomen in het budget en verdeeld volgens de zonale verdeelsleutel, gedurende 25 jaar; Art. 3 Het gebruiksrecht van de onroerende goederen, zijnde ,29 euro, wordt opgenomen in het budget en verdeeld volgens de zonale verdeelsleutel, zolang deze kazernes gebruikt worden door de zone; Art. 4 De leninglast van de overdracht van de roerende goederen, zijnde euro, voor een waarde van ,06 euro aan kapitaal, wordt opgenomen in het budget en verdeeld volgens de zonale verdeelsleutel, gedurende 10 jaar. Art. 5 De zone betaalt volgende bedragen terug aan: Gemeente Onroerend Gebruiksrecht Roerend Totaal Asse , , ,79 Dilbeek , ,00 Galmaarde n , , ,90 Halle , , ,25 Lennik , , ,21 Londerzeel , , ,48 Opwijk , , ,16 Vilvoorde , , ,91 Zaventem , , , ,58 Totaal , , , ,28 1 Dit is het totaal van de drie gemeenten Bever, Galmaarden en Herne.

16 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 16/20 Art. 6 De volgende herschikking van het voorziene budget van euro voor huur van gebouwen zal voorzien worden in de volgende begrotingswijziging: Afbetaling overdracht onroerende goederen (25j) Afbetaling overdracht roerende goederen (10j) Gebruiksrecht bestaande kazernes Huur zonehuis en loods Totaal Uit dienstneming en verkoop van een oude karweiwagen In de post Londerzeel staat een oude bestelwagen van het merk Mercedes, type sprinter, bouwjaar 1999, nummerplaat 1-JDS-064 en chassisnummer WDB P Het voertuig deed eerst dienst als ziekenwagen en daarna als karweiwagen. Het werd afgekeurd op de technische keuring. De herstellingskosten zijn te hoog in verhouding met de leeftijd van het voertuig. Het staat buiten dienst en kan niet meer verkocht worden. De dienst stelt voor om het voertuig aan een schroothandelaar te verkopen. Het bedrijf NV Siccard Van Der Straeten, t Luik 10 te 1745 te Opwijk heeft de brandweer spontaan een bod gedaan van 300 euro. Dit bod is hoger dan de waarde die de brandweer geraamd had. De brandweer stelt voor om het wrak voor 300 euro te verkopen aan het bedrijf Siccard. Enig art. De uitdienststelling van het voertuig en de verkoop ervan wordt goedgekeurd. Dringend herstellen van een ladderwagen De ladderwagen van post Zaventem raakte in 2015 ernstig beschadigd door een materiaalbreuk. Het voertuig is hiervoor niet verzekerd. Het voertuig werd overgebracht naar de werkplaatsen van de leverancier, de firma Fire Technics, Solvaylaan 6 te 8400 Oostende. Na een eerste expertise werd het voertuig overgebracht naar de fabrikant, de firma Magirus te Ulm, Duitsland voor grondiger nazicht en het opmaken van een bestek tot herstelling. De herstellingskosten worden geraamd op euro, inclusief btw, transporten en nieuwe windas. Alle kosten kunnen echter niet op voorhand bepaald worden. Of de windas al dan niet moet vervangen worden zal pas na een revisie vastgesteld kunnen worden. De ladderwagen werd reeds gedeelte gedemonteerd. Bij het verder demonteren kan het zijn dat er bijkomende schade wordt vastgesteld. De brandweer stelt voor om euro vastteleggen zodat alle bijkomen defecten kunnen hersteld worden. Eenmaal herstel kan de ladderwagen nog gedurende 10 jaar gebruikt worden en heeft hij nog een waarde van meer dan euro. De leverancier biedt ons euro voor het voertuig in de staat waarin het zich nu bevindt. De brandweer wenst de ladder dringend te laten herstellen gezien het feit dat de ladderwagens van de zone verouderd zijn en er regelmatig buitendienst staan met pannes. Er kan slechts bij de fabrikant prijs gevraagd worden voor deze herstelling aangezien dat de ladderwagen volledig moet gemonteerd worden in de fabriek om de schade vast te stellen en te herstellen.

17 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 17/20 De nodige middelen zullen voorzien worden op artikelnummer 351/ De brandweer stelt voor om een bon van euro op te stellen zodat eventueel bijkomende schade onmiddellijk kan hersteld worden. De offerte betreffende de dringende herstelling gaat als bijlage 20. Het verslag inzake de schade gaat als bijlage 21. Besluit: Enig art. De zoneraad neemt kennis van de dringende herstelling van de ladderwagen met nummerplaat 1-JPC-423, bouwjaar 2000, voor een maximaal bedrag van euro inclusief BTW. Infosessie voor jeugdbewegingen ivm veiligheid op kamp De dienst preventie stelt voor om een infosessie te organiseren voor de jeugdbewegingen in verband met veiligheid op kamp. Doelpubliek: alle jeugdbewegingen uit de 33 gemeenten van de brandweerzone. Groeperingen of organisaties die vakantiekampen, themakampen, sportstages organiseren voor jeugd zijn eveneens welkom ook al zijn het activiteiten waarbij geen nachtverblijf is voorzien. Uit te nodigen: de voorstelling van de infosessies en de uitnodigingen zouden worden verspreid via de gemeentelijke jeugdraden, gemeentelijke jeugddiensten, gemeentelijke website/infoblad en elk kanaal dat door de gemeentebesturen wordt voorgesteld. Het initiatief wordt aan de eerstvolgende zoneraad ter kennisgeving voorgelegd. Periode: de infosessies zouden doorgaan op drie avonden in de periode direct na de paasvakantie (week 16 18). Locaties: aangezien slechts drie infosessies worden georganiseerd worden deze data algemeen bekendgemaakt en wordt voorgesteld om dit te organiseren in zalen met een grote capaciteit en die beschikken over moderne mogelijkheden inzake geluid en projectie zoals bv het CC in Asse, Halle en Vilvoorde. Het gebruik en de reservering van de zalen zal worden aangevraagd via de betreffende gemeentebesturen. Spreker: Kpt Jeroen Eeckelaers, officier-preventionist Vlaams-Brabant West. Hij bereidt de infosessie voor op basis van zijn ervaring uit het verleden. Financiële impact: de uren van de spreker zijn diensturen. Voor het gebruik van de zalen wordt uitgegaan van een ter beschikking stelling zonder kosten. Besluit: Enig art. De zoneraad neemt kennis van de organisatie van de Infosessie voor jeugdbewegingen ivm veiligheid op kamp volgens de modaliteiten zoals voorgesteld door de dienst Preventie.

18 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 18/20 Varia Varia 1. Aanpassen van de vergaderdata De burgemeester van Gooik merkt op dat het op vrijdag makkelijker is om aanwezig te zijn op de zoneraad. Hij vraagt of het vergadermoment kan verplaatst worden. De voorzitter stelt dat de vergaderdata voor het ganse jaar zijn vastgelegd. Op voordracht van de voorzitter van de zoneraad: Besluit: Enig art. De planning van de vergaderdata voor 2016 blijft behouden. Varia 2. Terreuraanslag in Zaventem Briefing aan de zoneraad De voorzitter geeft toelichting bij de interventie van de brandweer. Op 22/3/2016 werd omstreeks 8u de brandweerdispatching gealarmeerd voor een explosie op de luchthaven. Vrij snel werd duidelijk dat het hier ging om een terreuraanslag. Dit zorgde voor een massale inzet van onze middelen: Zo werden ingezet: 7 pompwagens (3 van de post Zaventem, 2 van de post Vilvoorde, 1 van de post Asse, 1 van de post Halle) 7 ziekenwagens (2 van de post Zaventem, 3 van de post Vilvoorde, 2 van de post Londerzeel) 4 ondersteunende voertuigen vanuit de post Zaventem Tevens werd 1 pompwagen van de post Londerzeel tijdelijk verplaatst naar de post Zaventem en werd 1 ziekenwagen van de post Lennik tijdelijk verplaatst naar de post Vilvoorde. Ook werd de bezetting in post Dilbeek opgetrokken naar 5 personen (uitruk voor een pompwagen) Ruim 60 personeelsleden werden hiervoor op het terrein ingezet. Ook de luchthavenbrandweer was massaal aanwezig en integreerde zich haast geruisloos in de werking van de zonemiddelen. Als externe ondersteuning is ook BW Brussel tijdelijk aanwezig geweest, doch die hadden later hun middelen eerder in Brussel zelf nodig. De zonale dispatching werkte ook met een dubbele bezetting. De brandweerinzet werd afgebouwd naar 2 pompwagens in de loop van de namiddag. Vanaf dan beperkte onze inzet zich tot logistieke ondersteuning van het gerechtelijk onderzoek. Rond 22u was onze aanwezigheid niet meer vereist op de luchthaven. Het crisiscentrum bemand door majoor Van den Broeck en majoor De Geyter bleef ook operationeel tot 22u en kwam nadien op regelmatige tijdstippen nog samen. Dat de interventie hectisch en ingrijpend was staat buiten discussie. Als brandweerdienst is buiten de normale strubbelingen vlot verlopen. De coördinatie met de andere hulpdiensten is voor verbetering vatbaar. De meldingen van bijkomende mogelijke bommen zorgden voor licht paniek bij alle hulpverleners. Door de gebrekkige coördinatie was het voor de hulpdiensten op het terrein soms zeer onoverzichtelijk welke gevaren en risico s er nog aanwezig waren.

19 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 19/20 Doordat vele personeelsleden zich spontaan beschikbaar stelden voor dit extreme incident, is nooit een probleem ontstaan voor de restdekking van onze zone. Tijdens de voormiddag zijn we dan ook gelukkig bespaard gebleven van bijkomende interventies, op een ontzetting na in Puurs, waar de post Londerzeel als snelste post werd ingezet. Voor meer dagelijkse opdrachten is respons op beschikbaarheid eerder beperkt, wat voor verstoringen en vertragingen zal zorgen in de reguliere dienstverlening. Tijdens de namiddag werd reeds een eerste psychologische opvang voorzien door het FIST-team (Firefighter Stress Team) in de verschillende posten waarvan personeel ter plaatste is geweest. Op zaterdag 26 maart werd een algemene psychosociale debriefing gehouden waarop medewerkers aanwezig waren van D1 (brandweer) en D2 (medisch). Dit incident toont aan dat de zonevorming het uitgelezen niveau is om dit te coördineren, waarbij een zonale dispatching onontbeerlijk is. Dit incident toont niettegenstaande aan dat de collegialiteit, dienstbaarheid en het samenhorigheidsgevoel onder het brandweerpersoneel nog zeer hoog is. De commandant meldt dat de algemene operationele debriefing nog dient te gebeuren. Inzake de psychosociale opvolging is een traject uitgestippeld dat wordt opgevolgd door het FiST-team. De voorzitter stelt dat het verslag van de operationele debriefing moet voorgelegd worden aan het zonecollege en moet bezorgd worden aan de gouverneur. Hij drukt ook zijn appreciatie uit voor het geleverde werk. Voorgesteld wordt om een dankbrief te richten aan de manschappen maar dan vanuit de zoneraad. Op voordracht van de voorzitter van de zoneraad: Besluit: Art. 1 De zoneraad neemt kennis van de briefing van de interventie ingevolge de bomaanslag van 22 maart 2016 op de luchthaven van Zaventem; Art. 2 In naam van de zoneraad wordt een dankbrief gestuurd naar alle manschappen van de zone. Varia 3. Aankoop Garage Vandergucht Stand van zaken De burgemeester van Roosdaal vraagt wat de stand van zaken is betreffende de aankoop van garage Vandergucht voor de herinplanting van de post Lennik. De voorzitter meldt dat, overeenkomstig de beslissing van het zonecollege, een bod van 3,5 miljoen euro, alles inbegrepen, is uitgebracht. Volgende vergadering van de zoneraad De bepalingen van artikel 41 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid zijn van toepassing op de vergaderingen van de zoneraad, wat inhoudt dat de raad slechts besluit kan nemen indien de meerderheid van de zitting hebbende leden aanwezig is.

20 Zoneraad - Notulen - Openbaar.docx 20/20 De voorzitter trekt de aandacht op de mogelijkheid tot vervanging zoals voorzien in artikel 3 van het huishoudelijk reglement van zoneraad en zonecollege. De eerstvolgende vergadering van de zoneraad gaat door op dinsdag 24 mei 2016 om uur in de vergaderzaal van de brandweerpost te Vilvoorde. De daarop volgende vergaderingen van de zoneraad zullen in principe plaatsvinden op: 4. Dinsdag 27 september 2016 om uur 5. Dinsdag 25 oktober 2016 om uur (Extra raad voor goedkeuring begroting 2017 Wet 15/5/2007 art. 89) 6. Dinsdag 22 november 2016 om uur Locatie: de instructiezaal van de Brandweerpost te Vilvoorde. De secretaris a.i. De voorzitter Bruno Van den Broeck Hans Bonte