EFFECTIEF VERGADEREN DOE JE ZO

Transcriptie

1 EFFECTIEF VERGADEREN DOE JE ZO

2 Wie is wie? Jan von den Hoff En wie bent U: wie zijn er lid van het bestuur wie is er penningmeester in een bestuur wie is de secretaris van het bestuur wie is voorzitter

3 Taak- en functieinvulling Roept u maar: Wat doet een voorzitter van een vereniging? Welke taak / functie heeft een secretaris? Een penningmeester heeft als taak / functie.. Een overig bestuurslid heeft als taak / functie..

4 De Voorzitter Leiden van het Dagelijks Bestuur Leiden van het voltallig bestuur Zit vergaderingen voor, bewaakt de structuur en de tijd Initieert, stelt voor, ziet toe op uitvoeren besluiten Onderhoudt externe contacten...

5 Onze Secretaris Draagt de zorg voor correspondentie Houdt mogelijk de notulen bij Bewaart en bewaakt het verenigingsarchief Maakt in samenwerking het jaarverslag Bereidt in overleg de vergadering voor; stelt (concept)agenda op

6 Penningmeesters Beheren het vermogen Leggen verantwoording af voor de jaarrekening Maken en verdedigen / verantwoorden de begroting Betalen en innen gelden die betrekking hebben op acties m.b.t. de vereniging / stichting

7 De overige leden van het bestuur Brengen hun informatie / vragen in vanuit een werkgroep of commissie Denken mee, brengen initiatieven in, vragen (door) Zorgen na afloop / in de periode tussen het moment van de vergadering en een volgende vergadering voor uitvoering / controle op uitvoering van afgesproken zaken.

8 Effectief vergaderen Heb je tijdens vergaderingen weleens het gevoel dat je je tijd nuttiger had kunnen besteden? Praten gespreksdeelnemers langs elkaar heen en wordt het gewenste doel niet bereikt? Haal het maximale uit de vergadering en bereik meer in minder tijd. Laat een vergadering daadkrachtiger verlopen en zorg ervoor dat alle vergaderpunten binnen de afgesproken tijd aan bod komen.

9 Tot nu toe niets nieuws gehoord Dat gaan we veranderen: De Vergadering: welke stijlen De Vergadering: wat is het nu eigenlijk? Gedrag en vergaderden

10 De Vergadering: welke stijlen In een vertrouwelijke sfeer werken kan in diverse stijlen worden uitgevoerd. We maken een keuze voor: Taakgerichte stijl: er wordt verteld wat er moet gebeuren. Relatiegerichte stijl: contact krijgen met de leden, begrip en acceptatie verwerven.

11 De Vergadering: welke stijlen De plaatsen van de 2 stijlen in een schema: Relatiegericht hoog participeren verkopen laag delegeren opdragen hoog Taakgericht

12 De Vergadering: wat is het nu eigenlijk Welke stijl er ook wordt gekozen, de inhoudelijke invulling is: Een verzamelnaam voor diverse vormen van formeel groepsoverleg Een vergadering is pas een vergadering als: - er een agenda is - men een voorzitter heeft - er deelnemers zijn - er verslaglegging is.

13 De Vergadering: wat is het nu eigenlijk Vergaderen is dus : overleggen met een groep mensen met gebruik van de volgende functies: - Brainstormen: spontaan met ideeën komen - Uitwisselen van informatie: deelnemers informeren elkaar - Oplossen van problemen: discussiëren / oplossen van - Nemen van beslissingen: besluiten over zaken die deze of vorige vergadering aan bod zijn gekomen.

14 Gedrag en Vergaderen Het effect van: de emotie van de persoon; de emotie van het moment / de boodschap; uw eigen emotie: ga kort bij uzelf na of en hoe u uw emoties kunt beheren ; wie durft het te delen?

15 Gedrag en Vergaderen Het effect van: de mate van samenwerking; de mate van onderlinge acceptatie; uw eigen samenwerkingspakketje: tot hoe ver wilt / kunt u gaan? Ga dit ook eens na in het kader van het beheer ; deel het met ons als u dit wilt.

16 Gedrag en Vergaderen Het effect van: de sterke punten van jezelf; waar vinden we die terug; voorkom een blinde vlek en denk eraan dat we allemaal een valkuil hebben!

17 En nu Bij je vereniging verder gaan, Geprikkeld en nieuwsgierig? Laat het ons weten, maak een afspraak via de KNSB met de

18 Hartelijk dank voor uw belangstelling.