De heer P.G.A. Kienjet (afdeling Financiën en Facilitaire Zaken)

Transcriptie

1 Gemeente Bloemendaal CORSANUMMER: Samenvattend verslag van de openbare vergadering van de commissie MIDDELEN gehouden op 10 juni 2008 in het gemeentehuis te Overveen Voorzitter: Aanwezige leden: Commissiegriffier: Mede aanwezig: Notulist: De heer ing. A.J.G. Burger de heer T. Kokke (VVD), De heer drs. ing. P.J.A. Boeijink (VVD) vanaf punt 6, Mevrouw drs. J.M.A. Jong (GB), mevrouw mr. A.M. Jeltes (D66), mevrouw mr. A.M. Soeteman-Wolf (CDA), de heer drs. F. Roemers (PvdA) en de heer drs. R.W. Kruijswijk (GrL). De heer H.W. de Vries De heer W. H de Gelder (burgemeester, de heer mr. V.H. Bruins Slot (wethouder), mevrouw drs. Th. H.M. Wolf mpa (wethouder), de heer drs. R.A. Heerze (wethouder), de heer P.K. Pieterson (hoofd a.i. afdeling FFZ), mevrouw A. Schep (hoofd afdeling Belastingen), de heer ing. J.L. Wisse RA en mevrouw K.A. van der Pas vanaf punt 6 (opvolgster van de heer de Vries). De heer P.G.A. Kienjet (afdeling Financiën en Facilitaire Zaken) 1. Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda Opening De voorzitter opent de vergadering om uur. Mededelingen De voorzitter laat weten van de heer Heukels bericht van verhindering te hebben ontvangen. De accountant t.b.v. de gemeenterekening kan tussen en uur verwacht worden. De heer de Vries deelt mede dat zijn opvolgster, mevrouw K.A. van der Pas wat later zal arriveren. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen van het college van b & w. Wethouder Heerze deelt mede dat de eerste bouwvergunning inzake Park Tetrode verleend is. Ook geeft hij aan dat in de aandeelhouderscommissie van Eneco gekeken wordt naar het vervreemden van de aandelen van de commerciële tak van het bedrijf. Door de commissie wordt nog gevraagd dit goed te volgen gezien de beperkingen die het treasurystatuut van de gemeente Bloemendaal oplegt aangaande beleggingen, waaronder dus ook aandelen.

2 3a. Vaststellen ( ) verslag openbare vergadering van 13 mei De commissie stelt het openbare verslag van 13 mei 2008 ongewijzigd vast. 3b Actielijst ( ) Ad 1 (verkoop Veen en Duin) Geen mededelingen Ad 5 (n.a.v. rekening 2006, afronding BHV-organisatie) Dit onderwerp staat nu op de agenda. (agendapunt 7) Ad 6 (stand van zaken regionaal inkoopbureau) Zie hiervoor agendapunt 6 Ad 8 (Voortgangsrapportage ICT-projecten) De raadsinformatiebijeenkomst zal plaatsvinden op donderdagavond 19 juni Het punt kan afgevoerd worden. Ad 10 (Plan van Aanpak brandweer voor buitengebied) De burgemeester geeft aan dat er hard aan gewerkt wordt. Na de zomer, zo ongeveer september 2008, zal er naar verwachting meer duidelijkheid zijn. Het punt blijft op de lijst met als planning 4 e kwartaal Ad 11 (brief G.S. inzake goedkeuring gem. begroting 2008) Zie hiervoor agendapunt Inspreken op niet-geagendeerde onderwerpen De voorzitter constateert dat er geen insprekers zijn voor dit punt. 5. Mededelingen uit diverse samenwerkingsverbanden De burgemeester laat weten dat het politiedistrict Kennemerland Zuid-West opgaat in het district Haarlem. Er zal daardoor geen eigen districtschef meer zijn, maar zal men zich moeten vervoegen bij die van Haarlem. Het team Duinrand blijft wel bestaan. De burgemeester voegt hier aan toe het districtsplan in het komende najaar te presenteren in een themabijeenkomst. Door miscommunicatie met Heemstede is het helaas niet gekomen van een eerder in oktober van het vorige jaar door hem aangekondigde bijeenkomst in de eerste helft van maart jl. Ook laat hij weten dat in de Werkgroep integraal veiligheidsbeleid een format ontwikkeld wordt volgens VNG-model. Dit is een vanaf 2009 verplicht document. Er is input nodig, o.a. door de bijeenkomst met de politie, maar ook om duidelijk te hebben waar we nu staan als het gaat om veiligheid. Er zal een soort veiligheidsfoto per kern moeten worden ontwikkeld. Ook het expertisecentrum te Haarlem heeft de toezegging gedaan in dit proces te willen meedoen. Daarnaast laat de burgemeester weten dat de integratie van de VRK op schema ligt. Wethouder Heerze meldt dat bij de belastingen er nog wel wat problemen met de software zijn wat enige druk zet op de organisatie. Oorzaak van dit alles ligt bij leverancier van de programmatuur en de ondersteuning daarvan. Vooral het Zandvoort ondervindt hiervan problemen. De heer Boeijink arriveert om uur. Mevrouw Van der Pas arriveert om uur Beantwoording brief GS Noord-Holland over financiële positie en goedkeuring begroting 2008 Door de commissie worden de volgende opmerkingen gedaan: - prima brief, wel zijn nog enkele redactionele correcties mogelijk; - er dient aangegeven te worden dat de structurele weerstandscapaciteit belangrijk toegenomen is; - de inkoop moet nu snel van de grond komen; 2

3 - ook dient bij de duurzame inkoop aandacht te zijn voor het onderwerp cradle to cradle ; - hoe verhoudt de informatie (mrt 08) van Provincie en rijk (herindelingscan) zich tot deze brief. Wethouder Heerze geeft aan de opmerking belangrijk toegenomen inzake de weerstandscapaciteit mee te nemen in de brief. Tevens laat hij weten dat duurzaam inkopen reeds een onderdeel vormt van het inkoopbeleid. Hij geeft aan dat de herindelingscan gebaseerd is op oude informatie (2007). Hij acht de gegevens wel zinvol, maar is niet genegen deze mee te nemen bij de begroting. De commissie gaat akkoord met de conceptbrief waarin nog wel opgenomen moet worden dat de structurele weerstandscapaciteit belangrijk is toegenomen. Ook de redactionele correcties dienen te worden meegenomen. Daarnaast wordt besloten het onderwerp herindelingscan voor augustus 2008 te agenderen. Dit zal worden voorgesteld aan de agendacommissie Afronding BHV-organisatie (mondeling) De burgemeester laat weten dat dit onderwerp is afgerond. De ter zake doende mensen hebben trainingen gehad en er wordt geoefend Raadsvoorstel Burgerjaarverslag 2007 De burgemeester licht toe dat vorige week een beknopte versie huis aan huis is bezorgd. Daarnaast kan altijd de uitgebreide versie op de gemeentelijke website bekeken worden. Ten opzichte van vorig jaar (2006) is nu met een paar mensen gekeken hoe het verslag verbeterd kan worden. Voor de inzet en medewerking heeft de burgemeester grote waardering. De commissie is van mening dat: - het burgerjaarverslag 2007 zeer geslaagd is en een positieve uitstraling heeft; - het wel nog mogelijk zou moeten zijn om met betrekking tot statistische gegevens een vergelijking te kunnen maken met vorige jaren; - de indeling naar maanden erg prettig is, daar zijn vele positieve reacties op ontvangen; - er aan het eind nog twee blokjes moeten komen met waarover men meer of minder tevreden is; - er nog een passage zou moeten komen waarin staat wat we voor 2008 van plan zijn en hoever we daar nu al mee zijn; - de gemaakte opmerkingen vorig jaar ten aanzien van de opmaak en de uitvoering goed zijn gehonoreerd. De burgemeester is blij met de tevreden reacties en is van mening dat de opgemerkte suggesties zeer goede zijn. Hij zal deze zeker meenemen in een volgend verslag. Wel maakt hij bij de suggestie om te kunnen vergelijken, het voorbehoud dat dit afhankelijk is van het onderwerp, aangezien dit niet bij alles opgaat in relatie tot Bennebroek. De commissie adviseert positief. Het kan een hamerpunt worden uur. De voorzitter heet de heer J. Wisse (partner Deloitte Accountants) welkom. Tevens deelt hij mee dat na de openbare vergadering er nog een besloten gedeelte volgt Raadsvoorstel Gemeenterekening 2007 Wethouder Heerze geeft aan blij te zijn met de verklaring voor het getrouwe beeld alsmede de rechtmatigheid. Hij benadrukt de juiste volgorde van vaststellen van het controleprotocol, het normenkader en dan de jaarrekening zelf. Ook de heer Wisse benadrukt het belang van een juiste volorde van vaststelling. Vervolgens geeft hij een korte uitleg inzake de accountantsverklaring. Per paragraaf legt hij uit de achtergrond van hetgeen wordt beschreven. 3

4 De commissie heeft de volgende vragen/opmerkingen, mede naar aanleiding van de antwoorden op de vooraf gestelde technische vragen : - Rapport van bevindingen paragraaf , wat zijn de voornemens van het college inzake de verbeterpunten; - Rapport van bevindingen, paragraaf 6.7, onzekerheid CAK. Blijft het bedrag onzeker; - Op vraag van Groen Bloemendaal was een overzicht inhuur derden samengesteld. Het nu gegeven overzicht is niet volledig; - Er was te weinig tijd om de stukken goed te bestuderen; - De post bestuurlijke representatie loopt de spuigaten uit, waar vinden de overschrijdingen plaats en de toerekening van de representatie zou beter moeten; - Niet professioneel dat verzuimd is het normenkader en controleprotocol door de raad te laten vaststellen; - Controleprotocol: reikwijdte moet 2007 zijn en niet 2006; - Waarom de jaarrekening niet in de commissie van april of mei behandelen, hierdoor is er meer tijd beschikbaar. Schijnbaar lopen bepaalde processen (IASZ) nu niet goed; - Liever een verhaal waarin in een oogopslag gezien kan worden wat de primaire begroting was, wat de verschillen zijn en het resultaat. Hierdoor hoeft niet het hele boekwerk doorgenomen te worden. - Vraag 13 PvdA: waarom kan niet gereserveerd worden; - Vraag 14 PvdA: niet mee eens. Het is geen bestaande systematiek. Niet telkens ad hoc beslissen, meer structuur gewenst; - Kennemerlyceum: waarom op de balans bij de bedrijfsgebouwen, bij de materiele activa en zijn we dan eigenaar?; - Wordt de rente van BAM (Park Tetrode) ook terugontvangen: - Niet begrepen wordt dat een overschrijding toch rechtmatig kan zijn; - Wat vindt de account van de 6% verschil tussen de begroting en de jaarrekening. Is er meer begrotingsdiscipline nodig; - Programma 1, bestuur. Waarom is de receptie niet aangepast - De kosten van het bestuur (blz. 26) worden als hoog ervaren; - De reserve van de muziekschool zou wel wat hoger mogen zijn; - Hoe zit het met de tijdigheid in andere gemeenten; - Hoe zit het bij andere gemeenten t.a.v. kengetallen en prestatie-indicatoren, gezien de opmerkingen over aan de magere kant ; - Er komt toch nog een evaluatie van het Project bereikbaarheid kust. Waarom is dan toch al de laatste in 2007 betaald; - Treasurystatuut. Het verslag geeft weinig informatie welke handelingen op het gebied van de treasury hebben plaatsgevonden en of daar efficiënt mee is omgegaan. Periodiek zou een rapportage uitgebracht moeten worden; - Ook dit jaar is er weer veel meer over dan begroot. - Personeelsverloop. 18 mensen erbij en 15 weg. Zijn er nu dus minder externen nodig. Het beeld strookt overigens niet met de opmerkingen dat het moeite kost personeel te vinden. - Hoe is het MJOP tot stand gekomen. Het moet nu maar eens goed in beeld gebracht worden; - Het sociaal jaarverslag maakt melding van een gecorrigeerd percentage dat goed oogt. Het ongecorrigeerde percentage geeft een heel ander beeld. Dit schijnt vooral te zitten in langdurig zieken bij het Bedrijfsbureau en bij Personeelszaken. Wat wordt hieraan gedaan; - Waarom wordt er gereserveerd voor de WMO. Wat is nu het werkelijke argument; - Bij het overzicht in- en uitstroom personeel wordt weer een onderverdeling gegeven. Veel mensen werken in deeltijd. Graag een exact overzicht van de in- en uitstroom dat aansluit op de totaalwijziging in 2007; - De bestemming van het rekeningsaldo is een onbegrepen punt. Nagenoeg niemand volgt de redenatie. In reactie op diverse opmerkingen geeft de heer Wisse aan dat twee weken tijd om te bestuderen voldoende moet zijn en dat Bloemendaal daarmee een goed middenmoter is. Er zijn gemeenten die eerder gereed zijn en dus meer tijd hebben, maar er zijn er ook legio die nog veel later dan Bloemendaal aanleveren. Hij zegt dat de vertraging bij Bloemendaal mede is veroorzaakt door enkele 4

5 openstaande vragen waarop het antwoord niet zo snel gegeven kon worden. Hij is zeker bereid mee te kijken naar de bestuurlijke termijnplanning. Op het gebied van de rechtmatigheid geeft hij aan dat reeds in de loop van het jaar bij diverse processen interne controles uitgevoerd dienen te worden en niet achteraf zoals in 2007 is gedaan. Hierbij hoort een goede dossiervorming en zal de kennis van de organisatie toenemen naarmate men meer vertrouwd raakt met het proces van interne controle. Het moet een vanzelfsprekendheid zijn en niet een actie die wordt ervaren als opgelegd. Voor wat betreft de prestatie-indicatoren zijn nu veel gemeenten bezig met het definiëren hiervan. Wat wil je nu feitelijk weten, waar staan we op bepaalde beleidsvelden. Er wordt meer transparantie bereikt hierdoor. Ten aanzien van het voorstel resultaatbestemming laat hij weten dat dit niet een aangelegenheid is van de accountant. De accountant kijkt wel of de cijfers kloppen e.d. maar verder is dit een politieke aangelegenheid. Het feit dat het resultaat 2,9 mln. is en geen 0,00 doet er niet toe wat de accountant betreft. Wel het kwaliteitsniveau van de begroting en het in control zijn vormen uitgangspunten. Over de rechtmatigheid van programma s die een overschrijding kennen laat hij weten dat dit mogelijk is, mits de overschrijding met goede argumenten wordt onderbouwd dan wel een uitvloeisel van vastgesteld beleid is. Maar ook op het niveau van kostenplaatsen dient men constant in control te blijven. Het onderhoud kapitaalgoederen zou via een beleidsnotitie beantwoordt moeten worden. De treasury zou op een hoger niveau gebracht kunnen worden waarbij met name aandacht moet zijn voor de lange termijn posities. Het verschil van 6% tussen begroting en rekening ziet hij niet als bezwaarlijk. Dit komt vaker voor. Wel is het zaak ervoor te waken dat dit geen structurele ontwikkeling is. De vordering van het CAK ( ) betreft een onzekerheid. Door de aanloopproblemen bij de invoering van de WMO kan er geen absolute zekerheid worden verkregen omtrent de definitieve vordering. Er zullen nog verder afspraken nodig zijn. Wethouder Heerze geeft aan dat: - het onderhoud gebouwen in het MJOP zit. Soms is een pand niet in dat plan opgenomen en daarvoor is een extra reservering nodig; - het personele verloop in fte s bepalend is en niet het aantal mensen; - het college de instelling heeft inzake de 2,9 mln. harde afspraken met budgethouders te willen maken bij de productbegroting; - hij de klacht van de late aanlevering en dus beperkte tijd om de stukken te bestuderen deelt; - het wellicht een goede zaak zou zijn om de treasury professioneel uit te besteden; - het budget representatie gezien de activiteiten die daaruit bekostigd worden nog eigenlijk veel te laag is; - opdracht is gegeven alle reserves kritisch door te nemen; - het protocol inderdaad 2007 moet zijn en niet 2006 en dat er eerder aandacht had moeten zijn voor het nog niet vastgesteld zijn van het controleprotocol; - de jaarrekening leesbaarder en beknopter zou moeten zijn. Hij zal daar aandacht voor hebben; - hij blij is met de waardering voor de antwoorden op de raadsvragen; - het Kennemerlyceum inderdaad eigenlijk bij de financiële activa zou moeten staan. De gemeente is tenslotte voor 50% eigenaar. Het staat echter gerubriceerd onder bedrijfsgebouwen omdat op deze post afgeschreven moet kunnen worden; - de rente van de geldlening ten behoeve van Park Tetrode ieder jaar door BAM terugbetaald wordt en dat dit volgend jaar eindigt; - op vraag 13 van de PvdA schriftelijke beantwoording volgt; - een overzicht van inhuur personeel zal worden toegestuurd; - het controleprotocol van 2008 tijdig vastgesteld zal moeten worden, liefst al in augustus van het betrokken jaar (hier is zowel de commissie als de heer Wisse het volledig mee eens); - de behandeling van de jaarrekening in 2009 in de mei-commissie zal plaatsvinden (toezegging); 5

6 - een overzicht treasuryhandelingen vervaardigd zal worden (toezegging); - het langdurig ziekteverzuim veroorzaakt wordt door twee personen. Het betreft hier een bijzondere situatie die een vertekend beeld geeft; De heer Pieterson (hoofd FFZ) verduidelijkt dat de reservering van de onderuitputting WMO een gevolg is van de reeds toegelichte claim van het RIJK (CAK). De burgemeester geeft aan dat: - het budget voor representatie ooit drastisch naar beneden is bijgesteld. Wel is er ondertussen steeds meer ingezet op communicatie met de burgers. Tegenwoordig worden vele bijeenkomsten georganiseerd. Dit alles kost geld. Zelfs wanneer bijna alle activiteiten op de gebied geschrapt zouden worden, dan nog is het budget bij lange na niet toereikend; - de kosten van representatie op een pragmatische wijze verwerkt worden. Het zijn geen projecten die toegerekend kunnen worden. Het budget zou ook omhoog moeten. Over het niet eerder melden wordt verwezen naar de ,-- - regel; - hij de toezegging doet voor de volgende periode een betere systematiek te hanteren inzake de inzichtelijkheid van de kosten van representatie Hij zal hiertoe met een voorstel komen; - het overzicht externen ooit op verzoek van de heer Heukels is ingebracht. Dit lijstje opnieuw vervaardigd zal worden.; - de verbouwing van de receptie al gepland was toen de fusie nog geen item was. Vervolgens is dit alles op een laag pitje gezet gezien het nieuwe huisvestingsvraagstuk dat kwam bovendrijven als gevolg van de fusie; - de post Bestuur wellicht veel kost maar dat hierin niet is te sturen; Wethouder Wolf geeft aan dat: - de evaluatie bereikbaarheid kust nog niet is ontvangen van de provincie. Morgen heeft zij daar overleg over. Zij hoopt daar ook een antwoord te krijgen waarom de 3 e termijn van reeds in 2007 betaald is; Wethouder Bruins Slot geeft aan dat: - de late aanlevering van de gegevens van de IASZ inderdaad mede de oorzaak is van de late aanlevering van de gegevens. Er zal aandacht zijn voor het proces. Binnenkort komt er een korte rapportage omtrent de stand van zaken; - de huishoudelijke hulp een nieuwe taak van de gemeente is bij de WMO. Ook zijn onderdelen van de AWBZ ondergebracht in de WMO. Het Rijk hoopt een greep bij de gemeenten te doen inzake de WMO-overschotten, vandaar dat besloten is tot het reserveren van het geld, ook al is het niet expliciet geoormerkt voor de WMO. De heer Wisse doet nog de suggestie als aanvulling op het raadsvoorstel, om met een hoge frequentie de raad te informeren omtrent de besteding van de WMO-gelden. De commissie is van mening dat de vaststelling van het normenkader/controleprotocol 2008 in augustus 2008 moet plaatsvinden en dat de behandeling van de jaarrekening 2009 en voorjaarsnota 2009 een maand eerder dan nu moet plaatsvinden. Ook moet het MJOP goed gecheckt worden (onderwerp agendacommissie) en moet het raadsvoorstel gewijzigd moet worden. De bestemming van het rekeningsaldo mag niet meer bedragen dan Derhalve dient de reservering WMO naar gebracht te worden. Zodoende hoeft niet voor een beroep op de flexibele algemene reserve gedaan te worden. De commissie is van mening dat niet meer bestemd kan worden dan het rekeningsaldo is. Alleen de Partij van de Arbeid is tegen. Inzake het rapport van bevindingen van de accountant wordt nog een reactie naar de commissie verwacht van de voornemens van het college hierin. Behandelpunt voor de raad van juni Schorsing 6

7 Gezien het late tijdstip schorst de voorzitter de vergadering. De vergadering wordt verdaagd naar dinsdagavond 18 juni 2008 om uur. Ook het besloten gedeelte is verdaagd naar 18 juni 2008, aansluitend op de openbare vergadering. 7