VRIJWILLIGERSBELEID. Samenwerken met en voor de cliënt

Transcriptie

1 VRIJWILLIGERSBELEID Samenwerken met en voor de cliënt

2 Inhoud 1.Inleiding 2. Visie -strategische visie 2012 t/m visie op zorg, welzijn en wonen -visie op vrijwilligerswerk 3. Nieuwe doelgroepen -bijstandsmoeders en -vaders -inburgeraars -werknemersvrijwilligers 4.Van vrijwilliger naar gast 5. Aandachtsgebied vrijwilligerswerk -functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligers -taken -werving en selectie -begeleiding vrijwilligers 6. Wat mag een vrijwilliger van Zorggroep De Vechtstreek verwachten -positie vrijwilliger -waardering -jubilea -vergoedingen -informatievoorziening -klachtenregeling -verzekeringen -brandinstructie -risico inventarisatie i.v.m. arbo wetgeving -beëindiging werkzaamheden 7. Wat verwacht Zorggroep de Vechtstreek van vrijwilligers -ziek/herstelmelding Bijlage 1 - Vrijwilligersovereenkomst Bijlage 2 - Evaluatie / Exitformulier voor vrijwilligers Bijlage 3 Implementatieplan vrijwilligersbeleid 2

3 1. INLEIDING Vrijwilligers leveren een belangrijke bijdrage aan de zorg- en dienstverlening van zorgorganisaties voor verpleging en verzorging. Van de totale inzet binnen een zorginstelling maken zij gemiddeld zo n 35% uit. Niet alleen de kwantiteit is echter van belang. Zonder vrijwilligers zou ook de kwaliteit van de zorg aanmerkelijk schraler zijn. De ervaring leert dat de druk op de zorg afneemt als aandacht aan het welzijn van bewoners wordt gegeven. Vrijwilligers dragen dikwijls juist bij aan het welzijn van bewoners. Zij geven bewoners veel persoonlijke aandacht en hoeven niet zoals beroepskrachten op de doelmatigheid van hun handelen te letten. Juist daarom zijn ze van onschatbare waarde voor cliënten van zorginstellingen. Uit: Vrijwilligersbeleid in zorgorganisaties, een handreiking voor de toekomst Arcaris en NIZW; 2004; p.7. Zorggroep De Vechtstreek hecht groot belang aan het samenwerken met vrijwilligers. De meer dan 350 vrijwilligers die binnen de organisatie werken, leveren een zinvolle bijdrage aan de zorg die wordt gegeven door professionals. De organisatie wil het samenspel tussen betaalde krachten en vrijwilligers zo optimaal mogelijk ondersteunen en begeleiden. De langdurige zorg staat aan de vooravond van een aantal ingrijpende veranderingen. Sommige zijn al ingegaan. Een groot aantal veranderingen staat nog op stapel. Bijvoorbeeld dat een belangrijk deel van de financiering van de langdurige zorg van de AWBZ naar de verzekeraars zal overgaan. Een ander voorbeeld is dat de componenten zorg en wonen vanaf 2013 apart zullen worden benaderd. De overheid trekt zich steeds meer terug en verwacht dat de burger /cliënt voor een groter deel verantwoordelijkheid neemt eventueel met ondersteuning van mantelzorg en vrijwilligers - voor haar eigen verzorging en welbevinden. Intramurale voorzieningen zullen alleen nog zorg bieden aan cliënten met een indicatie voor een van de hogere zorg zwaarte pakketten (zzp s). Vrijwilligers en mantelzorg zullen nauwer betrokken worden bij de zorg dan dat nu vaak het geval is. De organisatie heeft inspelend op deze grote veranderingen in visie en financiering van de overheid, haar strategische beleid 2012 tot en met 2016 bepaald. Een belangrijke leidraad in dit strategisch beleid is het gaan werken met geïntegreerde teams die zowel in een intramurale setting (kunnen) werken als ook in de zorg thuis. Hiermee vindt een flexibilisering plaats waarmee veranderingen in de vraag relatief eenvoudig kunnen worden opgevangen met meer flexibel inzetbare medewerkers. Vrijwilligers blijven hierbij een belangrijke rol spelen. Mantelzorg krijgt een grotere rol toe bedeeld dan nu het geval is. Het voorgaande is de reden waarom de organisatie het bestaande vrijwilligersbeleid opnieuw heeft bekeken en aangepast. De voorliggende notitie schetst het aangepaste vrijwilligersbeleid. Deze versie sluit aan bij de verwachte veranderingen de komende drie jaar, richt zich op nieuwe doelgroepen en geeft ook de oudere vrijwilliger een duidelijke positie binnen Zorggroep De Vechtstreek. 3

4 Na de inleiding komen achtereenvolgens aan de orde: visie, nieuwe doelgroepen, van vrijwilliger naar gast, aandachtgebied vrijwilligers, wat mag de vrijwilliger verwachten van Zorggroep De Vechtstreek en wat verwacht Zorggroep De Vechtstreek van haar vrijwilligers. Als bijlagen zijn opgenomen: omschrijving nieuwe doelgroepen, de huidige vrijwilligersovereenkomst en het formulier evaluatie/exitgesprek VISIE Vrijwilligers spelen een belangrijke rol bij de dienstverlening van Zorggroep de Vechtstreek Zij zijn niet meer weg te denken uit de zorg en geven kleur aan welzijn. Hen ondersteunen bij hun vrijwilligerswerk vraagt een specifieke benadering van de organisatie. Anders dan bij professionele medewerkers, die betaald worden voor hun werkzaamheden. 2.1 Strategische visie 2012 t/m 2016 De organisatie ziet het belang en de grote rol van vrijwilligers binnen de aangekondigde veranderingen in de zorg. Om vrijwilligers een goed onderdeel van de organisatie te laten zijn, zijn vijf speerpunten geformuleerd: 1. Opstellen van een aangepaste notitie vrijwilligersbeleid die aansluit op de veranderende situatie in de langdurige zorg. 2. Het werven en binden van nieuwe groepen vrijwilligers. 3. De organisatie ziet een spectrum dat zich beweegt van (jongere) vrijwilliger, oudere vrijwilliger, oudere vrijwilliger die zelf ook ondersteuning/zorg nodig heeft en de vrijwilliger die overgaat naar enkel zorgvrager. Zorggroep de Vechtstreek wil op elk deel van dit spectrum zo optimaal mogelijk ondersteuning bieden. 4. Vrijwilligers zijn onderdeel van de nieuw te ontwikkelen geïntegreerde teams. 5. De vrijwilliger dient meer een stem te krijgen binnen de organisatie: wat is voor hen van belang en waarmee verbetert de organisatie haar ondersteuning en begeleiding aan hen. 2.2 Visie op zorg, welzijn en wonen V raag van de cliënt staat centraal. I dentiteit en autonomie worden gerespecteerd en gestimuleerd. S amen met de cliënt maken wij afspraken over verantwoorde zorg en diensten. I nspirerend leiderschap en een inspirerende werkomgeving zijn kenmerken. E en begrip in ieder dorp willen we zijn! 1 Dit voor de volledigheid. In het activiteitenplan zal het evalueren van deze formulieren worden opgenomen. Tevens om te kijken of ze aansluiten bij het gewijzigde beleid. 4

5 2.3 Visie op vrijwilligerswerk Zorggroep de vechtstreek hecht veel waarde aan vrijwilligerswerk. De belangrijkste redenen om te werken met vrijwilligers zijn:. Vrijwilligerswerk heeft een brugfunctie tussen cliënten en mensen uit de samenleving. Deze brugfunctie bevordert contacten op een gezonde basis (vermaatschappelijking van de zorg). Vrijwilligerswerk kan een aanvulling zijn op professioneel werk en kan voorkomen dat bepaalde werkzaamheden onnodig worden geprofessionaliseerd. Vrijwilligers vergroten de bekendheid en het imago van onze organisatie in de samenleving; zij hebben contacten op lokaal niveau met onze cliënten, hulpverleners, de pers, de politiek en publiek. Vrijwilligers stellen ons in staat om beter in te spelen op de behoeften van de achterban (de toekomstige cliënt): vrijwilligers maken de achterban herkenbaar. Daarnaast wil de Zorggroep vrijwilligers de mogelijkheid bieden deel te nemen aan de maatschappij door middel van: het aanbieden *van sociale contacten; *Onderdeel te worden van een groep vrijwilligers; *Vrije tijd zinvol en met plezier door te brengen; *Een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van vrijwilligerswerk. Het vrijwilligersbeleid heeft uitdrukkelijk geen betrekking op: Personen die in het kader van een opleiding stage lopen; Personen die in het kader van een alternatieve strafmaatregel werkzaam zijn Personen die een structurele vergoeding, qua omvang vergelijkbaar met loon, verkrijgen voor hun werkzaamheden (die jaarlijks fiscaal toegestane norm overschrijdt) Deelnemers aan activiteiten, bezoekers, en/of gebruikers van faciliteiten Mantelzorgers De meeste vrijwilligers vinden het vanzelfsprekend om zich in te zetten voor een zorginstelling en daarmee voor het welzijn van cliënten, maar ze lopen soms wel tegen problemen aan. Zo is het bijvoorbeeld moeilijk om deze hulp te combineren met een betaalde baan. Aan de andere kant genieten vrijwilligers ook van de leuke momenten die er zijn met de zorgvrager. Het geeft ook een goed gevoel om anderen te helpen en vaak ontstaat er een hechtere band. 3. NIEUWE DOELGROEPEN De organisatie werkt tot haar grote tevredenheid samen met een groot aantal vrijwilligers. De samenwerking met vrijwilligers zal in de toekomst naar verwachting gezien de veranderende wet- en regelgeving- alleen nog maar meer worden. Daarbij ziet de organisatie dat de gemiddelde leeftijd van haar vrijwilligers hoger wordt, het vrijwilligersbestand verouderd. 5

6 In dat kader wil Zorggroep De Vechtstreek ook andere doelgroepen benaderen voor vrijwilligerswerk. Zij heeft daartoe drie oude en drie nieuwe doelgroepen onderscheiden. Deze doelgroepen kunnen actief worden benaderd en zouden als vrijwilligers bij de organisatie actief kunnen zijn. Bij sommige van de groepen gaat het om langdurige verbinding met een organisatie, bij andere is het meer kortdurend. Het laatste lijkt uit onderzoeken naar vrijwilligers meer de tendens te gaan worden. Oude doelgroepen De jongere oudere Scholieren (maatschappelijke stages) en studenten Mensen met een WIA (werk en inkomen naar arbeidsvermogen) achtergrond Nieuwe doelgroepen Mensen met een bijstandsuitkering(benaderen in samenwerking met de gemeente) Inburgeraars (benaderen in samenwerking met de gemeente) Werknemersvrijwilligers (bedrijven hiervoor uitnodigen bij eenmalige activiteiten) Het wervingsmateriaal kan voor alle groepen hetzelfde zijn. De wijze van benaderen van de groepen kan verschillen: Voor de nieuwe doelgroepen geldt dat de eerste twee in samenwerking met gemeentelijke organisaties tot stand kan worden gebracht. De derde nieuwe doelgroep vraagt een actieve benadering naar bedrijven. 4. VAN VRIJWILLIGER NAAR GAST Net als andere organisaties ziet Zorggroep de Vechtstreek haar vrijwilligersbestand vergrijzen. Een van de punten van uitwisseling is: hoe gaan we om met vrijwilligers die door hun hoge leeftijd en minder goede lichamelijke/geestelijke conditie, eigenlijk niet meer in staat zijn hun taken naar behoren uit te voeren. Wat doe je als de vrijwilliger dit zelf niet meer zo goed in de gaten heeft? Zijn er andere taken waar zij en de organisatie nog wel voldoening uit kunnen halen? De meeste vrijwilligers bij Zorggroep De Vechtstreek zijn 55 jaar of ouder. Vrijwilligers zijn over het algemeen lang actief bij de organisatie. Van de 350 vrijwilligers zijn 21% boven de 75 en 10 % boven de 80 jaar. Daarom wil de organisatie de vrijwilliger indien gewenst ondersteunen bij het ouder worden. Bij het proces van actieve vrijwilliger, naar ondersteuning of bemiddeling bij andere activiteiten en uiteindelijk met het bieden van zorg en andere diensten. We onderscheiden in dit kader 4 groepen vrijwilligers: a. Vrijwilliger die in principe alle vrijwilligers activiteiten kan uitvoeren. b. Oudere vrijwilliger die een beperkt aantal activiteiten kan verrichten. 6

7 c. Oudere vrijwilligers die naast vrijwilligerswerk ook andere ondersteuning in de vorm van activiteiten vraagt; en soms ook een beperkte hoeveelheid zorg. d. Oudere vrijwilliger die alleen zorgvrager wordt. De eerste drie categorieën krijgen begeleiding en eventueel ondersteuning vanuit het vrijwilligers werk. Indien nodig en gevraagd, wordt de vierde categorie -de oudere vrijwilligerondersteund bij de veranderende levenssituatie. De vrijwilliger neemt geen afscheid maar men gaat met pensioen. Men blijft als vrijwilliger verbonden aan de organisatie tot fase d, door: o Deelname aan het vrijwilligersdiner of vrijwilligersuitje o Ontvangst kerstattentie. Bijvoorbeeld: een uitnodiging voor de kerst-in. o Ontvangst medewerker/vrijwilligersblad. o Uitnodiging bijv. een borrelmiddag eens in de maand of per kwartaal.. 5. AANDACHTSGEBIED VRIJWILLIGERS Binnen het strategisch beleidsplan krijgt de vrijwilliger een belangrijke plek, naast de professional en mantelzorg. Samen ondersteunen zij de cliënt bij het in stand houden van kwaliteit van leven. De organisatie heeft 350 vrijwilligers. Zij worden ondersteund per locatie door de activiteitenbegeleiders. Gezien het belang dat de organisatie hecht aan vrijwilligers wil zij een aandachtsgebied vrijwilligers ontwikkelen en een duidelijke positie binnen de organisatie geven. functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligers De functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk heeft de verantwoordelijkheid voor de coördinatie en uitvoering van het vrijwilligersbeleid conform de afspraken gemaakt in dit beleidsplan. In de huidige situatie is sprake van een combinatie functie waarbij de begeleiding van de vrijwilligers en de activiteitenbegeleiding voor de bewoners door een functionaris worden uitgevoerd.. De functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk doet dit in nauwe samenwerking met de teams. De teamleiders zijn de leidinggevenden in de operationele aansturing van de betreffende functionarissen. Taken van de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk: werving en selectie van vrijwilligers afspraken met vrijwilligers vastleggen in contracten. verantwoordelijk voor aanmelden van vrijwilligers bij verzekering Introductie, begeleiding (voortgangsgesprekken) en scholing contactpersoon in de locatie voor vrijwilligers. afspraken controleren op naleving 7

8 informatie verstrekken en organisatie van vrijwilligers contactavonden. beheren van het vrijwilligersdossier en het vrijwilligersvacature overzicht. jaargesprekken met vrijwilligers houden. jaarplan vrijwilligers maken De functionaris blijft verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van het vrijwilligersbeleid, maar is vrij om bepaalde taken te delegeren. werving en selectie Zorggroep de Vechtstreek wil vrijwilligerswerk stimuleren. Hiertoe is een actieve en wervende opstelling noodzakelijk. De werving van vrijwillige medewerkers kan langs verschillende wegen verlopen: mond tot mond reclame via (vrijwillige) medewerkers, cliënten, familie van cliënten/medewerkers; eenvoudig aanmelden ook via formulieren bij de receptie van de locaties; vrijwilligersvacatures op de website plaatsen; via advertenties in regionale bladen, aansluiting / meeliften bij al lopende advertenties, nieuwsbrieven en via het medewerkerblad; via de vrijwilligersvacaturebank;. re-integratiebureaus ( gemeente); scholen. De organisatie hanteert de volgende selectie criteria voor vrijwilligers: affiniteit hebben met de ouder wordende mens; onderschrijven van de doelstelling en de zorgvisie van de organisatie; lichamelijk en psychisch in staat zijn bepaalde werkzaamheden uit te voeren; bereid zijn tot samenwerking in een team en overleg met andere (vrijwillige) medewerkers; bereid zijn zich voor een bepaalde periode in te zetten; bereidheid om leiding te accepteren, mits deze leiding op een correcte manier wordt gegeven; bereidheid om afspraken na te komen (niet vrijblijvend); betrokkenheid. begeleiding vrijwilligers o algemene introductie Een goede introductie bevat de volgende elementen: kennismaking met de organisatie, het betreffende werk en de collega s waar men mee gaat samenwerken. Het doel van de introductieperiode is dat de vrijwilliger ontdekt hoe hij het best tot zijn recht kan komen. Door middel van een intakegesprek wordt nader kennis gemaakt met de vrijwilliger en worden eventuele bijzonderheden en afspraken vastgelegd Om het vrijwilligers aantrekkelijk te maken is het van belang om aandacht te besteden aan het inwerken van vrijwilligers. Een zorgvuldige introductie en inwerkperiode en een actieve en attente opstelling t.a.v. nieuwe vrijwilligers is belangrijk willen zij zich thuis gaan voelen bij 8

9 de zorggroep. De functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligers is verantwoordelijk voor de algemene introductie. Wanneer meerdere vrijwilligers tegelijkertijd instromen, kan een gezamenlijk introductieprogramma worden georganiseerd. o introductie op de werkplek De directe begeleider is verantwoordelijk voor de introductie van de nieuwe vrijwilliger op de afdeling. De begeleider stelt zich actief en belangstellend op. Met iedere nieuwe vrijwilliger wordt een introductieperiode overeengekomen van 6 weken. In deze periode vindt als eerste een kennismakingsgesprek plaats met de functionaris vrijwilligerswerk en verwerven vrijwilligers basiskennis met betrekking tot de organisatie. Vrijwilligers ontvangen tevens over een handleiding met daarin het klachtenreglement en het vrijwilligersbeleid. De begeleider houdt in de gaten wat de vrijwilliger nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Aan het eind van deze 6 weken wordt de periode afgesloten met een evaluatiegesprek (zie bijlage), waarin zowel wordt stilgestaan bij de ervaringen van de vrijwilliger als bij de waardering van de organisatie voor de inzet van de vrijwilliger. Dit gesprek wordt gevoerd met de directe begeleider en de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk. o begeleiding op de werkplek Voor werkinhoudelijke zaken krijgt de vrijwilliger begeleiding van de beroepskrachten. Evaluatiegesprekken vinden plaats in de 6e week en na een half jaar. Indien meerdere gesprekken nodig zijn kan er een afspraak hiervoor worden gemaakt met een van de beroepskrachten in overleg met de functionaris vrijwilligers.. Vrijwilligers wordt de mogelijkheid geboden om zich binnen de Zorggroep verder te ontwikkelen. Binnen de organisatie worden interne scholingen gegeven ten behoeve van de vrijwilligers. 9

10 6. WAT MAG EEN VRIJWILLIGER VAN ZORGGROEP DE VECHTSTREEK VERWACHTEN Zorgorganisaties voor verpleging en verzorging streven in hun dienstverlening naar het leveren van goede gekwalificeerde zorg. Daar horen vaste afspraken en regels bij over de inzet van medewerkers, zowel betaald als vrijwillig. Op die manier willen ze het hoofd bieden aan het groeiend aantal vaak zeer complexe hulpvragen van cliënten. Deze formalisering van het werk kan de aantrekkingskracht van het vrijwilligerswerk echter verminderen, omdat het soms haaks staat op de wensen van vrijwilligers die niet in een vast stramien willen functioneren. Het gevaar van professionalisering is dat het werk statisch wordt, te formeel en geïnstitutionaliseerd en dat de nadruk komt te liggen op een efficiënte wijze van werken die ten koste gaat van de essentie van het vrijwilligerswerk in de zorg: tijd en aandacht voor kwetsbare medeburgers. Er is echter niet alleen maar weerstand bij vrijwilligers. Velen van hen zijn bereid zich bij te scholen als dat bijdraagt aan een goede uitvoering van hun werk. Het vergroot tevens hun eigen plezier en motivatie. Daarnaast hechten veel vrijwilligers aan een organisatie die professioneel geleid wordt, waar de begeleiding goed geregeld is, er duidelijke afspraken zijn en er waardering is voor wat ze doen. Uit: Vrijwilligersbeleid in zorgorganisaties, een handreiking voor de toekomst Arcaris en NIZW; 2004; p.14. In de huidige situatie worden vrijwilligers actief begeleid en indien nodig ondersteund. Er is een structuur waarbinnen vrijwilligers een plek hebben en er zijn jaarlijks terugkerende activiteiten en evaluaties. positie van de vrijwilliger De vrijwilliger valt onder de leiding van de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligers, in de huidige situatie is dit de activiteitenbegeleider werkzaamheden Vrijwilligers kunnen gevraagd worden voor de volgende werkzaamheden: werkzaamheden op een vaste afdeling/dienst/locatie; assisterende werkzaamheden bij verschillende activiteiten, dagverzorging, geestelijke verzorging.; regelmatig terugkerende zelfstandige werkzaamheden (internet café, bibliotheek, winkelbeheer, vervoer); op afroep activiteiten te verrichten; als medewerker bij incidentele activiteiten, uitstapjes wandelen, boodschappen etc. voor cliënten in de thuiszorg. overeenkomst Iedere vrijwilliger, werkzaam bij de Zorggroep krijgt een standaard vrijwilligerscontract (zie bijlage). 10

11 waardering Het waarderingsbeleid vormt een belangrijk onderdeel van het gehele vrijwilligersbeleid. Zaken als aandacht, feedback, het uitspreken van waardering, kunnen niet omgezet worden in procedures maar dienen deel uit te maken van het reguliere pakket van de begeleiding van vrijwilligers. Vrijwilligers werkzaam binnen de zorggroep: kunnen tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden binnen een van de werkeenheden koffie/thee drinken; krijgen een kaartje of andere attentie bij ziekte, verjaardag, geboorte, feestdagen krijgen de mogelijkheid hun kennis en vaardigheden te vergroten d.m.v. scholing. Worden elk jaar uitgenodigd voor het vrijwilligersdiner/uitstapje. Krijgen een kerstpakket. Krijgen het medewerkers/vrijwilligersblad. Krijgen indien gewenst, bij goed functioneren een getuigschrift. jubilea Een vrijwilliger, die jarenlang zonder onderbreking werkzaam is geweest bij de Zorggroep, heeft recht op een bijzonder blijk van waardering. Deze waardering bestaat uit een oorkonde met een bos bloemen. Iedere vrijwilliger, die 5, 10, 15, 20, 25 jaar of langer werkzaam is geweest bij de Zorggroep, ontvangt tijdens de jaarlijkse vrijwilligersavond een oorkonde met een bos bloemen Huwelijk/geregistreerd partnerschap : bloemen á 50,00 euro 12 ½ jarig huwelijk : idem 25 jarig huwelijk : idem 40 jarig huwelijk : idem Geboorte : idem Overlijden : een bloemstuk of krans 50,00 tenzij er liever geen bloemen gewenst zijn. Alleen bij een officiële aankondiging treedt het bovenstaande in werking. vergoedingen Indien de vrijwilliger voor het verrichten van werkzaamheden waarvoor de overeenkomst is aangegaan, moet reizen, zal de organisatie de werkelijk gemaakte reiskosten vergoeden op basis van tweede klasse openbaar vervoer. Dit betreft zogenaamde dienstreizen en geen woon-werk verkeer. Uitgangspunt daarbij is dat vrijwilligers in de regio wonen. De kosten, die door de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk zijn afgetekend, kunnen worden gedeclareerd via de daarvoor bestemde declaratieformulieren. De onkosten die vrijwilligers maken ten behoeve van de werkzaamheden worden, na goedkeuring van de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk, vergoed. Declaratie vindt plaats via declaratieformulieren. Uitzonderingen op deze richtlijn zijn mogelijk indien dit vooraf is afgesproken met de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk. 11

12 informatievoorziening Alle vrijwillige medewerkers krijgen het Vechtstreek Magazine. Vrijwilligers worden verder van de actuele veranderingen op de hoogte gehouden door de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk. klachtenregeling Er bestaat een klachtenregeling voor medewerkers van Zorggroep de Vechtstreek deze klachtenregeling is tevens van toepassing op de vrijwillige medewerkers. verzekeringen Alle vrijwilligers zijn tijdens hun werkzaamheden bij Zorggroep De Vechtstreek verzekerd door middel van een ongevallen / schadeverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. vrijwilligers en uitkering De vrijwilligers die een uitkering ontvangen wordt geadviseerd vooraf hierover contact op te nemen met de uitkerende instantie om goedkeuring te vragen. Zorggroep de vechtstreek is niet aansprakelijk voor mogelijke gevolgen m.b.t. de uitkering. brandinstructie Vrijwilligers krijgen de informatie wat te doen bij brand en hoe om te gaan met alarmering. risico inventarisatie in verband met Arbo wetgeving Het Arbobeleid binnen Zorggroep De Vechtstreek is erop gericht naar goede arbeidsomstandigheden te streven, waardoor de veiligheid en gezondheid van de medewerkers en vrijwilligers worden gewaarborgd en hun welzijn wordt bevorderd. Het arbeidsomstandighedenbeleid is een wezenlijk onderdeel van het totale beleid van Zorggroep De Vechtstreek. De eindverantwoordelijkheid en- aansprakelijkheid berusten bij de bestuurder. De leidinggevenden zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor de arbeidsomstandigheden op de eigen afdeling. Iedere medewerker en vrijwilliger heeft zijn eigen verantwoordelijkheid. beëindiging werkzaamheden Als een vrijwilliger stopt met de vrijwillige werkzaamheden wordt een exitgesprek( Zie bijlage)gevoerd. Het voeren van een exitgesprek is een taak van de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk. privacy reglement Vrijwilligers vallen onder het privacy reglement van de organisatie. 7. WAT VERWACHT ZORGGROEP DE VECHTSTREEK VAN VRIJWILLIGERS De vrijwilliger kiest er zelf voor om aan bepaalde activiteiten deel te nemen. Dit betekent echter niet dat het vrijblijvend is: er zijn verplichtingen zijn. Er worden gezamenlijke afspraken gemaakt. 12

13 De vrijwilliger krijgt geen betaling of materiële beloning voor het werk dat door de vrijwilliger wordt verricht. Uitzondering hierop zijn de leden van de cliëntenraad die vacatiegeld ontvangen. Procedure ziek/herstelmelding De vrijwilliger wordt geacht bij ziekte of andere afwezigheid om dringende redenen, zich twee uur voor de aanvang van de werkzaamheden telefonisch af te melden bij de desbetreffende teamleider of activiteitenbegeleiding. Gedurende het ziekteproces houdt de desbetreffende leidinggevende regelmatig contact met de vrijwilliger en informeert de functionaris met het aandachtsgebied vrijwilligerswerk. 2 Badge Iedereen die werkzaam is binnen Zorggroep de Vechtstreek draagt een badge met zijn of haar naar erop. De rand die om de badge heen zit geeft aan of je vrijwilliger, stagiaire of medewerker bent. De vrijwilliger heeft een blauw randje, de stagiaire een roze randje en de medewerker een zilverkleurig randje. Zo is men herkenbaar en is voor iedereen duidelijk wat de taken zijn die je van iemand kan vragen of mag verwachten. Geheimhouding Vrijwilligers worden geacht niet te communiceren over gegevens van cliënten. Niet aannemen van giften Vrijwilligers worden geacht geen giften aan te nemen. 2 Uitzonderingen hierop zijn de vrijwilligers van het computer café en van de winkel. 13

14 Bijlage 1 Vrijwilligersovereenkomst Zorggroep de vechtstreek, hierna te noemen: de organisatie en Dhr/Mevr :. Adres:. Woonplaats: Postcode: Telefoonnummer:... Geboortedatum:.. Hierna te noemen: de vrijwilliger, Verklaren een overeenkomst te zijn aangegaan onder de navolgende voorwaarden: Artikel 1 Aard van het vrijwilligerswerk De vrijwilliger zal uitsluitend aanvullende werkzaamheden verrichten. Deze werkzaamheden behoren niet tot die welke betaalde beroepskrachten binnen de organisatie plegen te verrichten of in het recente verleden verricht hebben. Aan de vrijwilliger worden geen diploma- of ervaringseisen gesteld. De vrijwilliger zal werkzaamheden verrichten t.b.v. afdeling/dienst/locatie... De werkzaamheden zijn:.... Artikel 2 Duur van de overeenkomst De overeenkomst vangt aan op datum:.en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd / bepaalde tijd. De eerste 6 weken worden beschouwd als een proeftijd. 6 weken na aanvang van de werkzaamheden wordt een evaluatiegesprek gehouden. Tijdens dit gesprek wordt besloten of de overeenkomst vanuit beide kanten wordt voortgezet. 14

15 Artikel 3 Werktijden en afspraken De arbeidsduur en werktijden worden op initiatief van de vrijwilliger in overleg met de organisatie voor een nader te bepalen periode vastgesteld op. Artikel 4 Regeling bij ziekte of verhindering De vrijwilliger stelt de organisatie in geval van ziekte of verhindering zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte. De verhindering of ziekmelding gebeurt direct aan de coördinator vrijwilliger of diens vervanging. De organisatie dient er zorg voor te dragen dat de vrijwilliger de overeengekomen werkzaamheden weer kan hervatten. Artikel 5 Vergoedingen Indien de vrijwilliger voor het verrichten van werkzaamheden waarvoor de overeenkomst is aangegaan moet reizen, zal de organisatie de werkelijk gemaakte reiskosten vergoeden op basis van tweede klasse openbaar vervoer. Artikel 6 Verzekering Indien de vrijwilliger aansprakelijk wordt gesteld voor schade welke zij/hij, anders dan door grove schuld of opzet, in de uitoefening van de werkzaamheden heeft veroorzaakt, zal de organisatie de te vergoeden schade namens de vrijwilliger voldoen. Dit mits de vrijwilliger de organisatie direct na het ontstaan van de schade heeft ingelicht, de aansprakelijkheid voor de schade niet heeft erkend en de afhandeling van de schade aan de organisatie overlaat. De organisatie is verplicht voor deze schaderisico's een WA-verzekering af te sluiten. De organisatie zal de vrijwilliger niet aanspreken voor de schade welke door de vrijwilliger in de uitoefening van haar/zijn werkzaamheden aan de organisatie is toegebracht, tenzij er sprake is van grove schuld of opzet van de vrijwilliger. Artikel 7 Regelingen medewerkers De volgende regelingen zijn van toepassing op de vrijwillige medewerker: -Klachtenregeling medewerkers -Privacyreglement 15

16 Artikel 8 Geheimhoudingsplicht De vrijwilliger verplicht zich te onthouden van mededelingen aan derden over zaken, die hem / haar vanuit werkzaamheden als vrijwilliger bekend zijn geworden over de instelling en/of cliënten en of medewerkers. Deze verplichting geldt ook na het beëindigen van deze overeenkomst Artikel 9 Beëindiging van de overeenkomst Indien partijen met wederzijds goedvinden deze overeenkomst willen beëindigen, wordt het tijdstip van beëindiging in overleg vastgesteld. De vrijwillige medewerker wordt uitgenodigd voor een exitgesprek. Daarenboven kan deze overeenkomst door elk der partijen, zo nodig met onmiddellijke ingang, worden beëindigd. De vrijwilliger en de organisatie zullen de in deze overeenkomst neergelegde afspraken naar behoren nakomen. Datum: Namens de organisatie:..(handtekening) De vrijwilliger:...(handtekening) Uw gegevens zullen worden opgenomen in het vrijwilligersbestand van Zorggroep de Vechtstreek. Mocht u tussentijdse wijzigingen willen doorgeven, dan kunt u contact opnemen met de functionaris vrijwilligerswerk. 16

17 Bijlage 2 Evaluatie/exitformulier voor vrijwilligers Naam vrijwilliger... Naam coördinator... Overige aanwezigen... Functie vrijwilliger... Datum... Reden evaluatiegesprek: O A - einde proefperiode O B - gedurende vrijwilligersactiviteiten (functioneringsgesprek) O C - bij vertrek Zijn de activiteiten naar verwachting? Hoe vind je de begeleiding/samenwerking door/met de andere vrijwilligers? Word je voldoende geïnformeerd over alles wat betrekking heeft op jouw activiteit? Welke problemen heb je ervaren in je taakuitoefening en kun je eventueel voorstellen tot verbetering geven? Vragen alleen voor A en B Zijn er wijzigingen in de eerder gemaakte afspraken? Wat heb je geleerd in de afgelopen periode? Kennis van: Vaardigheden opgedaan met: Vragen alleen voor C Wat is de datum van vertrek? Wat is de reden van vertrek? Heb je sleutels en/of een badge in te leveren? Heb je suggesties, op- en/of aanmerkingen op het vrijwilligerswerk binnen Zorggroep De Vechtstreek? Handtekening functionaris vrijwilligerswerk Naam functionaris Handtekening vrijwilliger naam vrijwilliger 17

18 Bijlage 1 Implementatieplan vrijwilligersbeleid Thema Actie Verantwoordelijk Eindverantwoordelijk Start Stand van zaken Implementatie Plannen van voorlichting en scholing aan vrijwilligers informeren van de cliëntenraad Beleid wordt opgenomen in het kwaliteitshandboek Beleid wordt bekend volgens protocol Coach in voor Zorg coördinatie Coach in voor Zorg teamleider Manager WWZ projectleider Okt./ nov Manager WWZ Nov Projectleider Coach in voor Zorg Manager WWZ Febr Teamleiders Manager WWZ 1 e kwartaal 2013 gereed gereed Artikel in het vrijwilligersblad Vrijwilligers coördinator Manager WWZ Febr Onderzoeken naar vrijwilligers in de thuiszorg werkgroep Manager WWZ Maart 2013 Nieuwe vrijwilligersovereenkomst laten tekenen Bespreken van vrijwilligersbeleid tijdens het verplichte teamvergadering, hoe loopt het in de praktijk. vrijwilligers coördinator Teamleider coördinatie Manager WWZ Coördinator vrijwilligers Manager WWZ coördinatie Medio 2013 April 2013 Werven Nieuwe doelgroepen Jongere oudere vrijwilligers is al een bestaande doelgroep in de coördinatie Manager WWZ heden

19 Borging organisatie Scholieren/studenten start werving door flyers aan te passen, meer bekendheid geven, internet, web site, scholen bezoeken Inburgeraars: gemeente inschakelen, maximaal 2 per locatie Werknemers vrijwilligers: actief vragen bij de bedrijven Bespreken van beleid met vrijwilligers in overleg. coördinatie, Opleidingcoördinatie coördinatie coördinatie, Teamleider coördinatie Manager WWZ Febr. 2013, evaluatie: mei2013 Manager WWZ Mei 2013 evaluatie nov Manager WWZ Afhankelijk van vraag en aanbod Manager WWZ coördinatie 1 e kwartaal 2013 Jaarlijks wordt er een opfriscursus mentaal welbevinden gehouden. Jaarlijks wordt het vrijwilligers beleid geëvalueerd. coördinatie, Opleidingcoördinatie Teamleider coördinatie, Manager WWZ coördinator vrijwilligers Manager WWZ Coördinator vrijwilligers 4 e kwartaal e kwartaal