Versie 1 juli 2012 BELEIDSPLAN VRIJWILLIGERS

Transcriptie

1 Versie 1 juli 2012 BELEIDSPLAN VRIJWILLIGERS

2 1. Inleiding Aan alle leden en ouders van onze leden. Een sportvereniging bestaat uit mensen. Mensen die sporten, ja natuurlijk, maar ook mensen die training geven, materialen klaar zetten, voor het onderhoud zorgen, de wedstrijdschema's in elkaar zetten, de drankjes voor na de wedstrijd verzorgen en ga zo maar door. En niet te vergeten: de mensen die het geheel in de gaten houden, de scheidsrechters, grensrechters en de bestuursleden. Al die mensen samen zorgen ervoor dat de vereniging draait. En als die mensen dat met plezier doen, is het in de hele vereniging te merken. Het loopt allemaal net wat gesmeerder, de mensen lachen meer en hebben meer voor elkaar over. Kortom, ze zijn goed gehumeurd en goed gemotiveerd aan het werk voor hun vereniging. Een voetbalvereniging bestaat niet alleen uit het werk dat gedaan moet worden, een voetbalvereniging bestaat vooral uit de mensen die het werk doen, VRIJWILLIGERS. Ja, vrijwilligers met hoofdletters, want zonder vrijwilligers wordt er geen voetbal gespeeld. Maar vrijwilligers heb je nooit teveel, meestal heeft een sportvereniging een tekort aan vrijwilligers De vrijwilligers binnen Sportclub Monster zijn een belangrijk fundament dus beleid hieromtrent is belangrijk. Dit wordt mede bevestigd door de vereniging doordat er een apart bestuurslid is die de vrijwilligers, naast Normen en Waarden, in het pakket heeft. Het wordt steeds lastiger om vrijwilligers te vinden en mensen te binden aan de vereniging. De eisen en wensen van de leden gaan omhoog. Denk hierbij aan gekwalificeerde trainers en schone kleedkamers etc. En alles wordt gedaan om het de leden maximaal naar hun zin te maken. Wij zijn geen bedrijf maar een vereniging en zullen de taken die er zijn om te kunnen voetballen bij de leden en hun aanverwante moeten beleggen om met elkaar in een plezierige omgeving te kunnen voetballen. Als vrijwilliger van Sportclub Monster maak je deel uit van een sociaal netwerk en vorm je samen met andere een belangrijk fundament voor de spelers die gewoon een pot voetbal willen spelen. Een vrijwilligerstaak is vrijwillig maar niet vrijblijvend! Het doel van het beleidsplan Vrijwilligers is om de leden en de ouders van jeugdleden warm te maken voor vrijwilligerswerk, zodat bestaande vacatures ingevuld kunnen worden en bij vertrekkende vrijwilligers nieuwe vrijwilligers ingezet kunnen worden. Nu zult u zich afvragen; ik vrijwilliger? Ja, waarom niet? Vrijwilligerswerk is leuk en gezellig, het is een verbreding van uw levenservaring, u blijft actief betrokken, u onderhoud sociale contacten, u krijgt de gelegenheid om nieuwe vaardigheden te leren, u kunt uw eigen creativiteit kwijt, u leert onze vereniging en haar leden beter kennen en u krijgt sociale erkenning. En doet u het niet voor uzelf doe het dan voor degene die u wilt ondersteunen. Kortom er zitten alleen maar positieve kanten aan vrijwilligerswerk. We hebben altijd wel één of meerdere vacatures en in diverse commissies waar geen vacature is, kunnen we altijd wel een keer een extra handje gebruiken.

3 2. Vrijwilligersbeleid Wij definiëren vrijwilligersbeleid als volgt: Het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen Sportclub Monster tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van Sportclub Monster daarmee gediend worden. Binnen Sportclub Monster worden verschillende benamingen gebruikt voor actieve leden. Om verwarring te voorkomen noemen we in deze vrijwilligerswijzer alle mensen die op vrijwillige basis actief zijn binnen de organisatie vrijwilliger. Bestuursleden, commissieleden, scheidsrechters, leden maar ook niet-leden; ze zijn allemaal vrijwilliger en behoren tot ons kader. Dit vrijwilligersbeleid is op hen van toepassing. Waarom vrijwilligersbeleid? Om duidelijkheid te geven aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over hoe met vrijwilligers wordt gewerkt in de organisatie. Ter voorkoming van onduidelijkheid, wrijving, conflicten, ongelijke behandeling tussen vrijwilligers. Als stimulans voor vrijwilligers en daarmee ter optimalisering van hun inzet voor het doel van de organisatie. Sportclub Monster hecht zeer veel waarde aan het vrijwilligerswerk. De belangrijkste redenen om te werken met vrijwilligers zijn: Vrijwilligerswerk heeft een brugfunctie tussen leden en mensen uit de samenleving. Deze brugfunctie bevordert contacten op een gezonde basis Vrijwilligerswerk kan een aanvulling zijn op professioneel werk en kan voorkomen dat bepaalde werkzaamheden onnodig worden geprofessionaliseerd. Bij Sportclub Monster willen wij graag uw referentie zijn! Door middel van het vrijwilligerswerk kan naast het reguliere aanbod extra service worden geboden aan onze leden. Uw inzet als vrijwilliger zorgt voor een goed draaiende vereniging. Daarnaast wil Sportclub Monster vrijwilligers de mogelijkheid bieden deel te nemen aan de maatschappij door middel van: Het aanbieden van sociale contacten Onderdeel te worden van een groep vrijwilligers Vrije tijd zinvol en met plezier door te brengen Een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van andere vrijwilligers 3. Werving Onder de leden van de vereniging en onder ouders van jeugdleden zal een inventarisatie gehouden worden. Uit deze inventarisatie zal blijken welke taak leden, of ouders van jeugdleden, willen doen in een commissie of als ad-hoc vrijwilliger. Nieuwe leden, of ouders van nieuwe jeugdleden, zullen op het inschrijfformulier moeten vermelden welke vrijwilligers taak zij in de toekomst op zich willen nemen. Gestreefd wordt, dat iedereen die heeft aangegeven vrijwilligers werk te willen doen, binnen korte tijd benaderd wordt door een coördinator. Uiteraard kunnen leden zich ook uit zichzelf aanmelden als vrijwilliger.

4 4. Kennismaking Met de informatie over het vrijwilligerswerk binnen de vereniging en de verstrekte informatie over de activiteiten kan de vrijwilliger zich een beeld vormen over het werk. Bovendien kan de vrijwilliger zich met de vooraf verkregen informatie op het kennismakingsgesprek voorbereiden indien deze dit wenst. Tijdens het kennismakingsgesprek, dat met de coördinator en/of de betreffende begeleider wordt gevoerd, komen tenminste de volgende onderwerpen aan de orde: 1. De wijze waarop de kandidaat de informatie heeft verkregen over de vrijwilligersvacature 2. De doelstelling van de vereniging en de functie waarvoor bij de kandidaat belangstelling bestaat. 3. De specifieke taken van de betrokken kandidaat 4. Wensen van de kandidaat-vrijwilliger 5. De eisen die aan de vrijwilliger worden gesteld 6. De gevraagde tijdsinvestering en mogelijke werktijden 7. De verantwoordelijkheden van de vrijwilliger; 8. De relatie van de vrijwilliger met de coördinatoren en de overige vrijwilligers 9. Wat de vrijwilliger kan verwachten of wat hem wordt geboden: immaterieel (b.v. begeleiding,informatie, inspraak en rechtspositie) en materieel (vergoedingen / verzekeringen) 5. Begeleiding De begeleiding van vrijwilligers kan taakgericht en/of persoonsgericht plaatsvinden. Taakgericht: De taakgerichte of werkinhoudelijke begeleiding spitst zich toe op vergroting van de deskundigheid van de vrijwilligers. Deze taakgerichte deskundigheidsbevordering kan afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband georganiseerd worden. De vereniging biedt deze coaching aan de vrijwilligers. Deze begeleiding wordt op verzoek van vrijwilligers dan wel op initiatief van de coördinator/begeleider aangeboden. Toegesneden op de situatie en de behoefte kan een programma en een planning van instructie, cursussen en/of themabijeenkomsten voor deskundigheidsbevordering worden opgesteld. Persoonsgericht: De persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger in het vrijwilligerswerk. De aanleiding tot deze begeleiding is meestal een persoonsgebonden reden, waardoor de begeleiding vaak individueel plaats vindt. In de persoonsgerichte begeleiding kunnen doelen aan de orde komen die de vrijwilliger voor zichzelf heeft gesteld toen deze koos voor het vrijwilligerswerk. Op initiatief van de vrijwilliger kunnen er periodiek voortgangsgesprekken gevoerd worden. 6. Attentiebeleid Om de betrokkenheid bij de vereniging en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken, wordt er een attentiebeleid gevoerd. Het attentiebeleid behelst onder meer faciliteiten, waarvan vrijwilligers gebruik kunnen maken. Als voorbeelden worden hier genoemd:

5 Vrijwilligersbijeenkomst (eventueel in combinatie met vrijwilligersdag en/of eindejaarsfeest): Speciaal voor de vrijwilligers is er minimaal een keer per jaar een vrijwilligersavond- of feest. Een informele bijeenkomst voor alle vrijwilligers (waaronder ook de bestuursleden). De vrijwilligers worden daar middels de website ( voor uitgenodigd. Internationale Vrijwilligersdag: Op voorstel van de Verenigde Naties vieren veel landen jaarlijks op 7 december de Internationale Vrijwilligersdag, een dag waarop vrijwilligers en vrijwilligerswerk in het zonnetje worden gezet. Op of rond 7 december, ontvangen de vrijwilligers een persoonlijk (schriftelijk) bedankje en/of een attentie. Nieuwjaarsreceptie: De vrijwilligers zijn van harte welkom op de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie. bezoeken. De vrijwilligers worden daar middels de website ( voor uitgenodigd. Er is een attentiesysteem voor de meest actieve vrijwilligers. Een aantal van de meest actieve vrijwilligers van het afgelopen kalenderjaar krijgen op de vrijwilligersavond een certificaat als blijk voor de erkenning van hun inzet in het afgelopen jaar. Bovenstaande attenties zijn voor alle vrijwilligers. De vereniging zal geen attenties ondersteunen die betrekking hebben op een beperkte groep vrijwilligers. Het waarderingsbeleid vormt een belangrijk onderdeel van het gehele vrijwilligersbeleid. Zaken als aandacht, feedback, het uitspreken van waardering, kunnen niet omgezet worden in procedures maar dienen uit te maken van het reguliere pakket van begeleiding van vrijwilligers. Een aantal zaken kunnen echter wel vastgelegd worden: Vrijwilligers kunnen tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden binnen een van de werkeenheden onbeperkt koffie/thee drinken; Vrijwilligers krijgen een kaartje of andere attentie bij ziekte, verjaardag, geboorte, etc. Vrijwilligers krijgen indien gewenst kan bij aanvraag, bij goed functioneren een getuigschrift. 7. Rechten en plichten Onderstaande geeft een overzicht van de rechten en plichten van de zogenoemde vrijwilligers. Dit zijn personen die onder de definitie van vrijwilliger vallen. Voor alle commissies en taken die deel uitmaken van Sportclub Monster geldt dat aan vrijwilligers de volgende mogelijkheden worden geboden: Bij de verdeling van het werk wordt rekening gehouden met de kwaliteiten en wensen van vrijwilligers; De begeleiding vindt plaats door de bekwame medevrijwilligers. Vorm, inhoud en frequentie van de begeleiding wordt per activiteit vastgesteld; Er bestaat een duidelijke organisatie van en informatie over het werk, zodat vrijwilligers weten waar zij aan toe zijn; Er is een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering tijdens het werk voor schade of letsel aan derden en een verzekering voor het risico van ongeval van de vrijwilliger zelf; Het algemene waarderingsbeleid is van toepassing; De algemene geschillenregeling is eveneens van toepassing. Vrijwilligers werkzaam binnen Sportclub Monster verplichten zich:

6 Te verbinden voor een vooraf overeengekomen aantal uren en periode; tijdig af te melden bij verhindering en (indien vooraf afgesproken) te zorgen voor vervanging; Deel te nemen aan het overleg, indien noodzakelijk voor de uitvoering van de taak; Tot het nemen van de verantwoordelijkheid voor de taken die zij op zich nemen en het houden aan de gemaakte afspraken; Tot het op correcte wijze vertegenwoordigen van de organisatie en het zorgvuldig omgaan met interne informatie; Tot het accepteren van (bege)leiding; Tot het werken in teamverband als de situatie daarom vraagt. 8. Registratie persoonlijke gegevens De vereniging moet kennis hebben van enige persoonlijke gegevens van de vrijwilligers. De coördinator houdt van alle vrijwilligers aantekeningen bij van: naam, voornaam, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, adres evenals de tijdstippen waarop de vrijwilliger beschikbaar kan zijn voor het werk. Voorts wordt van elke vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart, de datum waarop de samenwerking formeel wordt aangegaan en het moment waarop deze wordt beëindigd. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij uiteraard in acht genomen. 9. Eindgesprek De samenwerkingsrelatie tussen de vereniging en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de vereniging als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij de vereniging ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te geschieden. Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de relatie te verbreken, is het voor de vereniging van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Mochten er, hoe dan ook, fouten zijn gemaakt of misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om deze omissie recht te zetten en/of herhaling daarvan te voorkomen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen wordt een exitgesprek met de (om welke reden dan ook) vertrekkende vrijwilliger gevoerd. De coördinator neemt het initiatief tot het exitgesprek en bereidt het gesprek voor door voor zichzelf schriftelijk de gesprekspunten die tenminste aan de orde moeten komen, vast te leggen. De afspraak voor het exitgesprek wordt door de coördinator/begeleider met de betrokken vrijwilliger individueel gemaakt.