Handboek Vrijwilligers Salut. Goor, juli 2016 Hilde Harmsma Evelien Siegerink

Transcriptie

1 Handboek Vrijwilligers Salut Goor, juli 2016 Hilde Harmsma Evelien Siegerink

2 2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Salut in het kort Missie en visie Kernwaarden De medewerkers 5 3 De vrijwilligers Visie Salut op vrijwilligerswerk Toekomst Rechten en plichten vrijwilliger 7 4 Van binnenkomst tot vertrek Werven van vrijwilligers Selectie Matchen Vervolg kennismaking Vrijwilligersplek Salut Introductie en inwerken Coördinatie en begeleiding Vertrek van vrijwilligers 10 5 Secundaire voorwaarden Deskundigheidsbevordering De relatie vrijwilliger-beroepskracht Informatie voorziening Waardering 11 6 Rechtspositie van vrijwilligers Vrijwilligersovereenkomst Onkosten vergoeding 12

3 3 6.3 Verzekering Registratie en privacy Vrijwilligerswerk en een uitkering Klachten, conflicten en geschillen Inspraak Vrijwilligerstevredenheidsonderzoek 14 1 Inleiding

4 4 Salut zet zich in voor het welzijn van de inwoners in de gemeente Hof van Twente. Vrijwilligers leveren hierin een belangrijke meerwaarde. Veel activiteiten en voorzieningen van Salut steunen voor een deel op de inzet van vrijwilligers. Salut heeft een eigen vrijwilligersbestand met 140 vrijwilligers (juli 2016). Het is dan ook van belang om een goed vrijwilligersbeleid te hebben, op papier maar ook in de praktijk. De procedures die in het Handboek Vrijwilligers Salut worden beschreven zijn voor de vrijwilligers die zich inzetten voor activiteiten en voorzieningen van Salut. Met uitzondering van de leden van het bestuur. Ook zij vervullen hun taak op vrijwillige basis, maar hun rol als leden van het eindverantwoordelijke orgaan is van een andere orde. Onder een vrijwilliger verstaat Salut: Een vrijwilliger die op basis van een vrijwilligersovereenkomst, op vrijwillige basis, onbetaald en in georganiseerd verband werkzaamheden uitvoert in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van Salut. Dit handboek beschrijft de visie van Salut op vrijwilligerswerk, ten behoeve van de eigen organisatie, en hoe Salut met vrijwilligers omgaat van het moment dat ze nieuw binnenkomen tot en met hun vertrek.

5 5 2 Salut in het kort Vanaf 9 februari 2016 is Salut de brede welzijnsorganisatie voor de gemeente Hof van Twente. Een gemeente met inwoners verspreid over meerder kernen. Salut is voor de uitvoering van de WMO de uitvoerder voor de gemeente Hof van Twente. 2.1 Missie en visie Het is de missie van Salut om het welzijn van de burgers in Hof van Twente te verhogen door hen bij vragen over welzijn te activeren, begeleiden en adviseren richting een oplossing. Salut draagt bij aan meer maatschappelijke samenhang en verbinding in Hof van Twente. Salut richt zich met name op inwoners die op enig moment moeite hebben om op eigen kracht aan de samenleving deel te nemen. In de visie van Salut moet een lokale welzijnsorganisatie herkenbaar, bereikbaar, laagdrempelig, toegankelijk, en klant- en vraaggericht zijn. De inwoner van jong tot oud moet makkelijk binnen kunnen lopen en direct en snel geholpen kunnen worden, zonder van het kastje naar de muur te gaan. De bijdrage van Salut is tijdelijk van aard: Salut komt binnen, luistert, biedt een helpende hand en gaat weer weg. 2.2 Kernwaarden Klantgericht: de cliënt staat centraal, zij zijn leidend in de begeleiding die Salut biedt. Doelgericht: van vraag naar oplossing. Aandacht: voor elke vraag en elke hulpbehoevende. Onafhankelijk: Salut opereert volledig neutraal. 2.3 De medewerkers Met een scala aan diensten en voorzieningen zet Salut zich in voor haar missie. Salut heeft de beschikking over een beroepsteam, aangevuld met een vrijwilligerskader. De beroepskrachten bereiden de activiteiten voor en faciliteren de uitvoering door de vrijwilligers. De directie is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de organisatie en haar activiteiten.

6 6 3 De vrijwilligers Vrijwilligers nemen binnen Salut een belangrijke plaats in. Vrijwilligers leveren een niet te onderschatten bijdrage aan het totale aanbod van voorzieningen en activiteiten van Salut. Salut kent verschillende soorten vrijwilligerswerk, in het kader van de directe dienstverlening, ondersteuning en ook van organisatorische werkzaamheden. Aangezien Salut haar werk niet kan verrichten zonder vrijwilligers, heeft Salut een handboek voor vrijwilligers opgesteld. Vrijwilligers hebben, net als betaalde krachten, recht op verzekeringen, onkostenvergoedingen, bijscholing en goede en veilige arbeidsomstandigheden. 3.1 Visie Salut op vrijwilligerswerk Salut ziet vrijwilligerswerk als een belangrijke vorm van maatschappelijke deelname. Via vrijwilligerswerk participeert een inwoner zelf in het maatschappelijk leven. Ook stimuleert de vrijwilliger zijn persoonlijke ontwikkeling en draagt hij veelal bij aan het meedoen van anderen. Salut definieert vrijwilligerswerk als Werk dat plaats vindt vanuit een intrinsieke motivatie in een georganiseerd verband waarbij op maat gesneden hulp of inzet op reguliere basis en zonder financiële vergoeding worden opgenomen 3.2 Toekomst Het vrijwilligersbestand van Salut vergrijst en de vraag naar vrijwilligers neemt toe. Voor Salut ligt er een belangrijke opgave om jong volwassenen en personen die een drempel ervaren, te informeren en te verleiden naar, en te interesseren voor vrijwilligerswerk bij Salut. Om vrijwilligerswerk te stimuleren is het gezien de maatschappelijke ontwikkelingen (vergrijzing, minder tijd) essentieel om te kijken naar nieuwe of alternatieve vormen van vrijwilligerswerk. In de toekomst willen we de vrijwillige inzet meer op flexibele basis, eenmalige inzet of inzet tijdens vakantie invullen. Voorbeelden hiervan zijn: - Eenmalig inzetten voor een klus zoals NLDoet. - Voor een bepaalde tijd inzetten voor een project, zoals een Maatjesproject waarbij de vrijwilliger voor een jaar gekoppeld wordt aan een cliënt met een bepaald doel. - Jongeren die tijdens de zomervakantie meehelpen bij de zomerspelen voor kinderen.

7 7 3.3 Rechten en plichten vrijwilliger De Salut vrijwilliger heeft recht op: Vrijwilligerswerk dat past bij de kwaliteiten van de vrijwilliger; Een goede kennismakings- en inwerkperiode; Informatie en begeleiding die nodig zijn om het vrijwilligerswerk goed te kunnen uitvoeren; Informatie over ontwikkelingen binnen Salut; Deskundigheidsbevordering: in de gelegenheid gesteld worden om de vaardigheden te verwerven die nodig zijn voor de te verrichten werkzaamheden; Een respectvolle bejegening door medewerkers, management en bestuur van Salut; Verzekeringen en onkostenvergoedingen zoals beschreven in deze nota; Zorgvuldige behandeling van de persoonlijke gegevens van de vrijwilliger; Inspraak in de totstandkoming van het beleid (inhoudelijk en organisatorisch) en activiteiten, in het belang van de organisatie. De Salut vrijwilliger heeft de plicht om: Zich te conformeren en uitvoering te geven aan het algemeen beleid en het vrijwilligersbeleid van Salut; De intentie te hebben zich voor een bepaalde tijd te binden; De afgesproken werkzaamheden te verrichten; Bereid te zijn tot deelname aan overleg en zo nodig tot het volgen van scholing; Geen mededelingen te doen aan derden over zaken die hem vanuit zijn positie als vrijwilliger bekend geworden zijn, zowel over de organisatie als over de medewerkers, de collega vrijwilligers en klanten; deze verplichting geldt ook na het beëindigen van het vrijwilligerswerk; Verhindering van komst tijdig te melden; Melding te doen aan de verantwoordelijke beroepskracht van incidenten met klanten, medewerkers of collega-vrijwilligers; Zorgvuldig om te gaan met goederen die aan zijn zorgen zijn toevertrouwd.

8 8 4 Van binnenkomst tot vertrek 4.1 Werven van vrijwilligers Het werven van vrijwilligers is een continu proces. De bekendheid van Salut is van belang voor het werven van vrijwilligers. Dit doen we door het verspreiden van vacature teksten en ervaringsverhalen. Hierbij maken we gebruik van: Plaatselijk media zoals de vrijwilligersvacaturebank van Salut en Het Hof Weekblad. Landelijke media zoals Indeed, maatjes.nl Social media, zoals Facebook Daarnaast is de ervaring van Salut dat het persoonlijk benaderen van vrijwilligers via familie, vrienden, buren op interesse of aanwezigheid bij activiteiten ook goed werkt. Dit doen we door aanwezig te zijn op fysieke bijeenkomsten in de Hof van Twente zoals open Bedrijvendag. Vrijwilligers kunnen zich telefonisch, per mail of via het aanmeldformulier op de website aanmelden. Bij de aanmeldingen vindt een zorgvuldige selectieprocedure plaats door de vrijwilligerswerkadviseur. 4.2 Selectie Salut vindt het belangrijk dat er een juiste en duurzame match wordt bereikt tussen de vrijwilliger en de organisatie. De kwaliteit van de vrijwilliger wordt mede bepaald door de affiniteit/ opvattingen over de inhoud van zijn taak en de motivatie van zijn keuze. Iedereen die zich meldt voor vrijwilligerswerk, wordt uitgenodigd op een oriënterend kennismakingsgesprek met de vrijwilligerswerkadviseur. Kennismakingsgesprek In een persoonlijk kennismakingsgesprek worden de wensen en behoeften van de vrijwilliger besproken en anderzijds de missie en verwachtingen van Salut. De vrijwilligerswerkadviseur zal aan de hand van het intakegesprek, samen met de potentiële vrijwilliger, bekijken waar de vrijwilliger het meest tot zijn recht komt. Immers wanneer de aansluiting goed is, is de kans van slagen ook groter. Van het intakegesprek wordt een gespreksverslag gemaakt, waar o.a. de algemene informatie, de interesse en afspraken in vermeld staan.

9 9 4.3 Matchen De vrijwilligerswerkadviseur en de vrijwilliger bespreken samen de mogelijkheden voor een vrijwilligersplek. Deze plek kan binnen Salut of bij een andere organisatie in de Hof van Twente gevonden worden. Vrijwilligersplek Salut Indien de motivatie van de vrijwilliger aansluit bij een vrijwilligersplek bij Salut, dan worden de algemene verwachtingen van de vrijwilliger besproken. De vrijwilliger: Handelt in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van Salut; Onderschrijft de missie en visie van Salut en werkt ondersteunend hieraan; Zet zich in voor de samenleving en/of mensen in een kwetsbare positie; Beschikt over de gezochte kwaliteiten en vaardigheden; Is bereid een gevraagde minimale hoeveelheid tijd te investeren; Naast deze algemeen geldende selectie criteria worden er per functie specifieke vaardigheden gevraagd. In het gesprek worden deze toegelicht aan de hand van de vrijwillige functieprofielen van Salut. Vrijwilligersplek andere organisatie in de Hof van Twente Indien er een geschikte plek is gevonden bij een andere organisatie in de Hof van Twente wordt er van de vrijwilliger verwacht dat hij/zij contact opneemt met de betreffende organisatie. Na twee weken zal de beleidsadviseur vrijwilligerszaken met de vrijwilliger contact opnemen of dit gelukt is en hoe de match is verlopen. Na drie maanden wordt zowel met de vrijwilliger als met de organisatie contact opgenomen over hoe de samenwerking bevalt. De vrijwilliger is dan geen vrijwilliger van Salut, maar een vrijwilliger van de desbetreffende organisatie. Dit handboek geldt dus niet voor vrijwilligers die door de beleidsadviseur bemiddeld zijn naar een vrijwilligersplek bij een andere organisatie in de Hof van Twente. 4.4 Vervolg kennismaking Vrijwilligersplek Salut Verklaring Omtrent Gedrag Vrijwilligers worden ingezet in kwetsbare situaties. Eén van de maatregelen die wij nemen voor een veilige klimaat is dat we vrijwilligers verplichten een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat het gedrag van de vrijwilliger in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie. De beleidsadviseur informeert de vrijwilliger over het aanvragen van de VOG. Vrijwilligersovereenkomst Als de vrijwilliger geschikt is voor een vrijwilligersfunctie binnen Salut en een VOG heeft ingeleverd wordt een overeenkomst gesloten. Er worden onder meer afspraken gemaakt over de startdatum, omvang, duur en werkzaamheden, de introductie en het inwerken.

10 Introductie en inwerken De vrijwilligerswerkadviseur stelt een introductie- en inwerkplan op en maakt hierover afspraken met de vrijwilliger. Afhankelijk van de vrijwilligersfunctie zal de vrijwilliger gekoppeld worden aan een begeleider. Dit kan een beroepskracht of vrijwilliger van Salut zijn. De begeleider maakt de nieuwe vrijwilliger wegwijs, introduceert hem/haar bij collega vrijwilliger en is aanspreekpunt voor informatie en vragen. De eerste drie maanden gelden als introductie periode. Na deze maanden vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen de vrijwilliger en de vrijwililgerswerkadviseur om de verwachtingen en ervaringen te bespreken. Als de samenwerking niet naar tevredenheid is verlopen van één of beider zijden worden er aanvullende afspraken gemaakt of wordt er besloten afscheid te nemen (zie verder onder vertrek van vrijwilliger). 4.6 Coördinatie en begeleiding De vrijwilligersactiviteiten van Salut vragen om verschillende vormen van begeleiding. Daarom is er voor iedere voorziening of activiteit waar vrijwilligers worden ingezet een vrijwilligerscoördinator aangesteld. Afhankelijk van de activiteit is de vrijwilligerscoördinator een vrijwilliger of medewerker van Salut. De vrijwilligerscoördinator onderhoudt het contact met de vrijwilliger en organiseert twee keer per jaar een overleg met de vrijwilligers. Jaarlijks vindt er een evaluatiegesprek met de vrijwilliger en de vrijwilligerscoördinator plaats. 4.7 Vertrek van vrijwilligers De samenwerking tussen de vrijwilliger en Salut kan door beide partijen om diverse redenen beëindigd worden: Niet functioneren: Ook in het vrijwilligerswerk komt het voor dat het vrijwilligerswerk niet verloopt zoals bedoeld. Indien er problemen zijn worden deze met de vrijwilliger in de werksituatie besproken. Dit wordt per individuele vrijwilliger en situatie bekeken. Als er geen passende oplossing gevonden wordt, dan wordt er afscheid genomen van de vrijwilliger. Initiatief vrijwilliger: Vrijwilligers die het initiatief nemen om het vrijwilligerswerk te beëindigen. Aan vrijwilligers die vertrekken wordt een eind gesprek aangeboden. Om goed af te ronden en om te leren van elkaar. Als een vrijwilliger aangeeft niet tevreden te zijn over het werk of de organisatie, kan Salut nagaan of hieraan iets veranderd kan worden. Tevens geeft het Salut inzicht in de wensen en behoeften van toekomstige vrijwilligers. De collega vrijwilligers en de medewerkers van Salut worden door de vrijwilligerscoördinator geïnformeerd over het vertrek. Met een brief wordt schriftelijk de overeenkomst met de vrijwilliger beëindigd.

11 11 5 Secundaire voorwaarden 5.1 Deskundigheidsbevordering Salut verstaat onder deskundigheidsbevordering taakgerichte en persoonsgerichte begeleiding van vrijwilligers. Deze heeft tot doel om de kennis, vaardigheden of motivatie van vrijwilligers te behouden en vergroten. Hierdoor wordt de kwaliteit van het werk van de vrijwilligers verhoogd en daarmee de kwaliteit van de activiteiten en voorzieningen van de organisatie. De deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden op verzoek van de betrokken vrijwilliger(s) en/of op initiatief van Salut. Om de deskundigheidsbevordering aan te laten sluiten op de behoeften van vrijwilligers worden de evaluatiegesprekken met vrijwilliger en eerder georganiseerde deskundigheidsbevordering gebruikt voor het ontwikkelen van het scholingsaanbod. Jaarlijks ontwikkelt Salut een scholingsaanbod voor Salut vrijwilligers. Dit doen we in samenwerking met andere organisatie. 5.2 De relatie vrijwilliger-beroepskracht Vrijwilliger zijn aanvullend op de diensten van de beroepskracht en mogen nooit een vervanging zijn van beroepskrachten. Afhankelijk van het type vrijwilligerswerk dat vrijwilligers doen werken ze samen met beroepskrachten, collega vrijwilligers of geheel zelfstandig. Het is aan de beroepskracht om te bewaken dat de vrijwilliger geen werkzaamheden doet die niet zijn afgesproken of waarvoor de vrijwilliger niet gekwalificeerd is. 5.3 Informatie voorziening Het is belangrijk dat vrijwilligers de informatie krijgen die nodig is om hun werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze ook goed te worden geïnformeerd over wat er in de organisatie gebeurt. Dit doen we door het versturen van mails en brieven. 5.4 Waardering Als blijk van waardering voor de inzet van de vrijwilligers en om de betrokkenheid bij de organisatie en het werk te vergroten, wordt jaarlijks een feestelijke bijeenkomst voor de vrijwilligers georganiseerd. Het streven is om dit jaarlijks plaats te laten vinden op of rond de dag van de Vrijwilliger (7 december). Tijdens dit feest wordt er ook aandacht geschonken aan vrijwilligers die stoppen. Ze worden bedankt met een attentie. Bij bijzondere gelegenheden (ziekte, verjaardag, geboorte, overlijden) ontvangen vrijwilligers een kaart en met de kerstdagen een attentie. De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk om dit te signaleren en actie hierop te ondernemen. Minstens zo belangrijk vinden we dat medewerkers aandacht hebben voor de vrijwilligers en dat ze waardering uitspreken.

12 12 6 Rechtspositie van vrijwilligers 6.1 Vrijwilligersovereenkomst Wij vinden het belangrijk van te voren duidelijke afspraken (de inhoud van het werk, tijdsinvestering en beschikbaarheid, begeleiding, onkostenvergoeding, etc.) te maken met de vrijwilligers. Alle afspraken worden vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst. Zie bijlage I. 6.2 Onkosten vergoeding Voor de gemaakte kosten, in het kader van het vrijwilligerswerk bij Salut, hebben vrijwilligers recht op een vergoeding. Deze vergoeding wordt altijd vooraf afgestemd met de vrijwilligerswerkadviseur. Met betrekking tot de reiskostenvergoeding mag de vrijwilliger de afgelegde afstand per auto of openbaar vervoer, vanaf het woonadres, buiten de eigen woonplaats, declareren. Dit geldt alleen voor de reiskosten die gemaakt worden met betrekking tot de vrijwillige werkzaamheden die verricht worden op verzoek van Salut. De hoogte van de reiskosten vergoeding wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld en staat vermeld op het declaratieformulier van het desbetreffende jaar. De vrijwilliger declareert de kosten per kwartaal via een declaratieformulier. Het ingevulde declaratieformulier wordt bij de vrijwilligerswerkadviseur ingeleverd, die het beoordeelt en er voor zorgt dat het bij de administratie terecht komt. De vrijwilliger neemt geen geld of goederen aan in ruil voor verrichte werkzaamheden omdat dit in strijd is met het karakter van het vrijwilligerswerk. Bij twijfel overlegt de vrijwilliger met de vrijwilligerswerkadviseur. 6.3 Verzekering Ook voor vrijwilligers is het belangrijk om goed verzekerd te zijn. Vrijwilligers lopen tijdens hun vrijwilligerswerk namelijk risico s. Zij kunnen schade veroorzaken of zelf schade lijden. Niet alle vrijwilligersorganisaties zijn hiervoor afdoende verzekerd. De gemeente Hof van Twente vindt vrijwilligerswerk belangrijk en heeft daarom een collectieve aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering afgesloten voor alle vrijwilligers: de VNG Vrijwilligerspolis. De kosten van deze vrijwilligerspolis zijn voor rekening van de gemeente. Alle vrijwilligers in de Hof van Twente zijn automatisch verzekerd onder deze vrijwilligerspolis.

13 Registratie en privacy Salut registreert persoonlijke gegevens van vrijwilligers in een vrijwilligersdossier. Dit dossier bevat in elk geval NAW gegevens, de vrijwilligersovereenkomst en eventuele andere correspondentie of schriftelijke afspraken. De vrijwilliger kan desgevraagd zijn eigen dossier inzien. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in acht genomen. 6.5 Vrijwilligerswerk en een uitkering Ook wanneer iemand een uitkering ontvangt kan hij/zij vrijwilligerswerk doen bij Salut. De uitkeringsgerechtigde is verplicht om vooraf melding te doen aan de uitkeringsinstantie en toestemming te vragen voor het mogen doen van vrijwilligerswerk. Salut vindt het de eigen verantwoordelijkheid van de uitkeringsgerechtigde om dit te melden bij de uitkeringsinstantie en daarvoor toestemming te vragen. Het doen van vrijwilligerswerk mag de weg naar betaald werk niet in de weg staan. 6.6 Klachten, conflicten en geschillen Als de vrijwilliger klachten, conflicten of geschillen, heeft waar de vrijwilliger niet uitkomt met de vrijwilligerswerkadviseur kan de vrijwilliger dit mondeling, per of schriftelijk aan de directeur kenbaar maken. Deze zal vervolgens contact opnemen met de vrijwilliger om dit te bespreken en tot een oplossing te komen. Ook zal hierbij de vrijwilligerswerkadviseur geraadpleegd worden. Als de klacht, het conflict of geschil niet naar tevredenheid opgelost is, kan dit kenbaar gemaakt worden aan het bestuur van Salut. De werkwijze hiervoor kan opgevraagd worden bij de directeur. 6.7 Inspraak Salut stelt inspraak van de vrijwilligers op haar vrijwilligersbeleid en de uitvoering ervan zeer op prijs. Om de inspraak en medezeggenschap van vrijwilligers binnen Salut gestructureerd vorm te geven wil Salut in de toekomst een vrijwilligersraad op richten. Deze zal de gemeenschappelijke belangen behartigen van de vrijwilligers in de organisatie. Deze raad voert daarvoor tenminste twee maal per jaar overleg met de vrijwilligerswerkadviseurs en de directeur van Salut. De vrijwilligersraad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het management en bestuur met betrekking tot beleidsaangelegenheden op het terrein van het vrijwilligerswerk. De vrijwilligersraad doet voorstellen aan het bestuur van Salut over zaken die vrijwilligers ter harte gaan. Om vrijwilligers te betrekken bij de organisatie zal de vrijwilligersraad tevens als klankbord fungeren voor ideeën, ervaringen en meningen vanuit de vrijwilligers van Salut.

14 Vrijwilligerstevredenheidsonderzoek Tevreden vrijwilligers zijn van groot belang voor het voortbestaan van het vrijwilligerswerk. Zij werken hard, zijn creatief en flexibel en zorgen voor een goede sfeer. Ontevreden vrijwilligers daarentegen zijn vaker ziek en vertrekken op den duur. Tevreden vrijwilligers zijn voor een organisatie bovendien positieve ambassadeurs in contacten buiten de organisatie en ter versterking van de werving. Daarom is Salut van plan om in de toekomst periodiek een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek uit te voeren.