ExpressShipper. 1 Gebruikershandleiding. Documentatie ExpressShipper Page 1 of 35

Transcriptie

1 ExpressShipper Documentatie ExpressShipper Page 1 of 35

2 1 Inleiding 3 2 Gebruik Helpfunctie Shipping Manager Overzicht van de zendingen Aanmaken van een zending Document zendingen '(DOCS)' Niet-document zendingen '(NON DOCS)' Afdrukken of opslaan van een zending Wijzigen van een zending Bekijken van een zending Verwijderen van een zending Afdrukken van zendingen met de status pending Herafdrukken van documentatie Afdrukken van de manifesten Maken van een sjabloon Regelen van een ophaling Berekenen van een prijs Traceren van een zending Adresboek Gebruik van de verschillende vrachtdocumenten Label Consignment notes Receiver copy Customs copy Summary manifest Detail manifest Commercial invoice 32 3 Glossary 33 4 Document history 35 Documentatie ExpressShipper Page 2 of 35

3 1 Inleiding U heeft ervoor gekozen uw vrachtbrieven op te maken met behulp van een software-oplossing van TNT: ExpressShipper. In ExpressShipper kunt u, naast het maken van vrachtbrieven en labels, een douanefactuur en manifest maken, gegevens exporteren, zendingen traceren en nog zoveel meer. Vragen of problemen met ExpressShipper? Neem dan contact op met onze CIT Service Desk (CIT: Customer Interface Technology). U kunt hier ook terecht voor het bestellen van labels en vrachtbriefnummers. Documentatie ExpressShipper Page 3 of 35

4 2 Gebruik 2.1 Helpfunctie Onderaan het scherm vindt u naast het vraagteken een helpfunctie. Naargelang in welk veld u zich bevindt, verandert de tekst. 2.2 Shipping Manager fig Overzicht van de zendingen Op het Shipping Manager scherm ziet u een overzicht van de aangemaakte zendingen. De status van de zending toont of u voor de zending reeds een label heeft afgedrukt en of de zending met de TNT-chauffeur werd meegegeven. De laatste zendingen worden bijgehouden. Met de datum filter kan u zelf kiezen welke zendingen getoond worden. fig. 2 Documentatie ExpressShipper Page 4 of 35

5 Legende van de status van de zending: Zending is ingebracht in het programma maar het label is niet afgeprint. Zending is ingebracht in het programma en het label is afgeprint. Door het manifest af te drukken krijgen alle labelled zendingen van die datum de shipped status. De lay-out van het overzichtsscherm is volledig instelbaar. U kunt zelf de kolommen van plaats verwisselen en de sorteervolgorde bepalen door op een kolomnaam (in de titelbalk) te klikken Aanmaken van een zending Voor het aanmaken van een zending klikt u in de linkerkolom op add consignment. Als de melding You may not have a consignment range for division op het scherm verschijnt, dan moet u nieuwe consignment nummers aanvragen (zie configuratiehandleiding paragraaf 2.1). fig. 3 In het bovenste gedeelte van het invulscherm moet u sender (de afzender) en receiver (de ontvanger) invullen. Indien het adres al bestaat kunt u deze snel selecteren via de short name. Een andere mogelijkheid om het adres op te zoeken en te selecteren is door op de knop address book te klikken. Om een nieuw adres aan te maken klikt u op 'add adress'. Documentatie ExpressShipper Page 5 of 35

6 Indien er al een adres is ingevuld, verandert de add address knop in edit address. Als je meerdere contact personen hebt kan je bij contact van contact persoon wisselen. Indien u een afwijkend ophalingsadres heeft, moet u het collection address invullen. Indien u een afwijkend leveringsadres heeft, moet u het 'delivery address' invullen. Indien u het adres niet terugvindt onder short name kunt u voor het collection' of 'delivery adres respectievelijk op de knop collect from of op de knop deliver to klikken. fig. 4 De service van verzenden bepaalt u door de juiste servicecode te kiezen in de service keuzelijst. Als de sender en receiver zich binnen hetzelfde land bevinden, worden de nationale servicecodes getoond. Onder de servicecode kunt u een extra TNT service selecteren door één of meerdere opties aan te vinken. Documentatie ExpressShipper Page 6 of 35

7 fig. 5 Het veld customer reference is vrij door u te gebruiken. De informatie die u hier invult, zal u op de factuur die u van TNT krijgt, terugvinden en kan u ook gebruiken om uw zending via internet te traceren. Ook het special instructions veld is vrij in te vullen. Hier kunt u nog extra informatie geven aan de koerier die de colli zal leveren. Vervolgens vult u de terms of payment in. Standaard staat deze op sender. Indien de ontvanger de transportkosten van TNT betaalt, kiest u receiver. Opgepast: bij een receivers pays zending moet het TNT klantennummer van de receiver, m.a.w. de ontvanger, ingevuld worden. Standaard staat de ophaaldatum in het collection date veld op de systeemdatum. Deze kan worden aangepast naar een latere datum indien de zending later dient te vertrekken. Noot: de manifesten voor deze zending zullen pas de dag van ophaling afgedrukt kunnen worden. Documentatie ExpressShipper Page 7 of 35

8 Document zendingen '(DOCS)' Indien u een documentenservice geselecteerd heeft, krijgt u volgend scherm: fig. 6 Het is voldoende om het aantal colli bij number of packages en het totaal gewicht van de zending bij weight in te vullen. De zending is hiermee afgewerkt. Zie paragraaf voor de volgende stap. Documentatie ExpressShipper Page 8 of 35

9 Niet-document zendingen '(NON DOCS)' Indien u een niet-documentenservice geselecteerd heeft, krijgt u volgend scherm: fig. 7 Door op next te klikken kunt u in het tweede scherm de detailgegevens van de zending invullen. Documentatie ExpressShipper Page 9 of 35

10 fig. 8 Voor een zending buiten de Europese Unie (EU) of een customs controlled zending moet de waarde van de zending ingegeven worden door eerst bij consignment currency de munteenheid te selecteren en vervolgens bij consignment value de waarde in te vullen. Voor een douane zending binnen de EU vinkt u customs controlled aan. Indien u gebruik wilt maken van de extra verzekering van TNT vinkt u insurance aan en vult vervolgens de waarde in bij insurance value. U kunt ook een algemene douanetariefcode (BTN) invullen in tariff code. Vervolgens geeft u een correcte beschrijving van de goederen samen met het gewicht en de afmetingen of het volume. (beschrijvingen zoals spares, samples, gifts zijn niet voldoende) Documentatie ExpressShipper Page 10 of 35

11 fig. 9 Onder goods description vult u de eerste lijn van de pakketgegevens in. Indien u in de goods maintenance een standaard pakket hebt aangemaakt kan u deze selecteren via de drop down in goods description. Het volume wordt automatisch berekend a.d.h.v. de afmetingen. U kunt de afmetingen blanco laten en enkel het volume invullen. Door op add package te klikken voegt u een nieuwe lijn toe. Om een geselecteerde lijn te verwijderen klikt u op delete package. In plaats van met pakketgegevens te werken kunt u ook op totalen werken. Klik hiervoor op item. De knop 'item' verandert dan in 'total'. Vervolgens geeft u het totale volume en gewicht in i.p.v. de pakketgegevens (fig. 10). Documentatie ExpressShipper Page 11 of 35

12 fig. 10 Voor een zending buiten de EU of een douane zending kunt u indien u wenst de facturen aanmaken in dit programma. Klik hiervoor op commercial invoice. (zie fig. 11) Documentatie ExpressShipper Page 12 of 35

13 fig. 11 Vul vervolgens zoveel mogelijk gegevens in. De details van de artikels worden op dezelfde manier als de packagedetails ingevuld. Indien u in article maintenance een standaard artikel hebt aangemaakt kan u deze selecteren door op het pijltje te klikken Afdrukken of opslaan van een zending Na het maken van de zending heeft u 2 mogelijkheden: met deze optie slaat u de zending op maar drukt u geen vrachtdocumenten af. Het TNT vrachtbriefnummer wordt wel toegekend aan de zending. De zending zal hierna de in de shipping manager de status pending hebben. met deze optie slaat u de zending op en drukt u de vrachtdocumenten af. Ook hier wordt het TNT vrachtbriefnummer toegewezen aan de zending tijdens het opslaan. De zending zal hierna in de shipping manager de status labelled hebben. Documentatie ExpressShipper Page 13 of 35

14 2.2.4 Wijzigen van een zending Een zending met de status pending of labelled kan worden gewijzigd. Dit doet u door de zending aan te duiden en op edit consignment te klikken in de linkerkolom van de shipping manager of door te dubbelklikken op het desbetreffende vrachtbriefnummer. fig. 12 Vervolgens komt u in hetzelfde scherm terecht als voor het aanmaken van een zending (zie 2.2.2). Opleglet: Gelieve na het editeren de label opnieuw af te drukken zodat de wijzigingen zowel in het programma als op de label staan. Documentatie ExpressShipper Page 14 of 35

15 2.2.5 Bekijken van een zending U kunt de inhoud van een zending bekijken door de gewenste zending aan te duiden en op view consignment te klikken. U kunt de inhoud van de zending hier niet wijzigen. fig. 13 Documentatie ExpressShipper Page 15 of 35

16 2.2.6 Verwijderen van een zending Een zending met de status pending of labelled kan worden verwijderd door de zending te selecteren en op delete consignment te klikken. Vervolgens volstaat het uw keuze te bevestigen. (zie fig. 15) fig. 14 fig. 15 Documentatie ExpressShipper Page 16 of 35

17 2.2.7 Afdrukken van zendingen met de status pending Zendingen met status pending kunnen afgedrukt worden door één of meerdere zendingen aan te duiden en vervolgens op print documentation te klikken. fig. 16 U kunt meerdere zendingen aanduiden door de ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u de zendingen selecteert. Noot: Bij het afdrukken van de manifesten worden zendingen met de status pending niet mee opgenomen. Documentatie ExpressShipper Page 17 of 35

18 2.2.8 Herafdrukken van documentatie U kunt de documentatie altijd opnieuw afdrukken, dit doet u door één of meerdere zendingen aan te duiden en vervolgens op reprint documentation te klikken. fig. 17 Duidt aan welke documentatie u juist nodig heeft en klik vervolgens op print. Een voorbeeld vindt u terug in hoofdstuk 2.4. Documentatie ExpressShipper Page 18 of 35

19 2.2.9 Afdrukken van de manifesten Als alle zendingen ingegeven zijn, moeten de manifesten worden afgedrukt. Hiermee sluit u de dag af (dit kan u eventueel meerdere keren per dag doen). Klik op manifest' vanuit de' shipping manager'. U krijgt volgend scherm: Laat alles op standaard staan en klik op print. U krijgt 2 verschillende manifesten: fig Summary manifest: dit document wordt standaard tweemaal afgedrukt. Uw exemplaar laat u door de TNT driver ondertekenen. Het andere exemplaar moet u ondertekenen en met de TNT driver meegeven. (fig. 29) 2. Detail manifest: dit dient voor de gegevensverwerking bij TNT. U geeft het mee aan de koerier (fig. 30). Noot: Het detail manifest is uiterst belangrijk. In het depot worden de 2D-barcodes onderaan op het blad ingelezen met een scanner. Hiervoor is het belangrijk dat de afdrukkwaliteit en afdrukrichting (landscape) juist is. Kopies zijn niet scanbaar. Documentatie ExpressShipper Page 19 of 35

20 Maken van een sjabloon Bij regelmatige zendingen met dezelfde gegevens kan u gebruik maken van sjablonen. In de 'shipping manager' duidt u het vinkje 'Template' aan. Door te dubbelklikken op 1 van de 50 sjablonen kan u een sjabloon aanmaken op dezelfde manier waarop u een zending maakt, met het grote verschil dat u niet alles hoeft in te vullen. Op het einde van het aanmaken klikt u op 'Save' en vervolgens geeft u een nieuwe naam aan het sjabloon. fig. 19 Tijdens het maken van een zending kan u alvorens te beginnen een sjabloon selecteren zoals weergegeven in figuur 20. De gegevens van het sjabloon worden dan automatisch ingevuld. fig. 20 Documentatie ExpressShipper Page 20 of 35

21 Regelen van een ophaling U kunt via ExpressShipper on-line een ophaling aanvragen. Klik hiervoor op collection. fig. 21 U komt dan terecht op de collection pagina van onze website ( Documentatie ExpressShipper Page 21 of 35

22 Berekenen van een prijs Door op check price te klikken komt u op het pricing gedeelte van de TNT website terecht waar u de prijs van een zending kan berekenen ( op: deze prijzen zijn gebaseerd op de TNT standaardtarieven). fig. 22 Documentatie ExpressShipper Page 22 of 35

23 Traceren van een zending Duidt één of meerdere zendingen met status 'shipped' aan in de shipping manager en klik op track. U krijgt dan volgend resultaatscherm: fig. 23 Documentatie ExpressShipper Page 23 of 35

24 2.3 Adresboek Via het adresboek kunt u de adressen onderhouden. Het adresboek opent u door onderaan in het programma op address book te klikken. U kunt elk adrestype onderhouden door in de address group keuzelijst het type te kiezen. Aan de linkerkant kunt u kiezen om een adres toe te voegen ('add address'), te wijzigen ('edit address') of te verwijderen ('delete address'). U kan één sender address als standaard instellen door het adres aan te duiden en set default address aan te klikken. fig. 24 Documentatie ExpressShipper Page 24 of 35

25 fig. 25 Noot: U kan pas op 'OK' klikken van zodra u alle noodzakelijke velden heeft ingevuld. Documentatie ExpressShipper Page 25 of 35

26 Als je meerdere contact personen wenst aan te maken kan je dit doen door op de knop manage contacts te klikken. Hier kan je contacten toevoegen, editeren, verwijderen of als default zetten. fig. 26 Documentatie ExpressShipper Page 26 of 35

27 2.4 Gebruik van de verschillende vrachtdocumenten Label Het label wordt bij voorkeur op A6-formaat afgedrukt. Dit label kleeft u op de colli. Indien u meerdere colli s voor dezelfde ontvanger heeft, worden er meerdere labels afgedrukt. Het aantal colli s staat onderaan op het label(n of pieces). U kunt de labels bestellen bij de CIT Service Desk. fig. 26 Documentatie ExpressShipper Page 27 of 35

28 2.4.2 Consignment notes Deze documenten worden afgedrukt voor zendingen buiten de EU of voor een douanezending Receiver copy Dit document hangt u op de colli. fig. 27 Documentatie ExpressShipper Page 28 of 35

29 Customs copy Dit document geeft u aan de TNT driver. fig. 28 Documentatie ExpressShipper Page 29 of 35

30 2.4.3 Summary manifest Dit document wordt standaard tweemaal afgedrukt. Uw exemplaar laat u door de TNT driver ondertekenen. Het andere exemplaar moet u ondertekenen en met de TNT driver meegeven. fig. 29 Documentatie ExpressShipper Page 30 of 35

31 2.4.4 Detail manifest Dit dient voor de gegevensverwerking bij TNT en geeft u mee aan de koerier. Noot: Het detail manifest is uiterst belangrijk. In het magazijn worden de 2D-barcodes onderaan op het blad ingelezen met een scanner. Hiervoor is het belangrijk dat de afdrukkwaliteit en afdrukrichting (landscape) juist zijn ingesteld. Kopies zijn niet scanbaar. fig. 30 Documentatie ExpressShipper Page 31 of 35

32 2.4.5 Commercial invoice fig. 31 Documentatie ExpressShipper Page 32 of 35

33 3 Glossary about account number add consignment addressbook article audit backup build check price close collection collection address collection date collection short name commercial invoice configuration consignment consignment adress consignment list consignment range consignment type consignmentnote consignmentnumber contact name currency customer reference customs controlled customs controlled goods dangerous goods declaration deliver to delivery address delivery short name description detailed manifest disable edit enable info klantnummer zending invoeren adresboek artikel controle reservekopie versie prijs opvragen sluiten ophaalopdracht ophaaladres ophaaldatum verkorte naam ophaaladres commercieel factuur configuratie/opstelling/formatie zending adres van de zeding zendinglijst vrachtbriefnummerreeks soort zending vrachtbrief vrachtbriefnummer naam contactpersoon munteenheid uw referentie douanegoederen douanegoederen gevarengoederen verklaring afleveren aan leverings adres verkorte naam afleveradres omschrijving detail-manifest uitschakelen bewerken inschakelen Documentatie ExpressShipper Page 33 of 35

34 export declaration failed generate goods description identify invoice declaration item maintain margins number of packages package package description packaging guidelines pending pickup request pricing print print profile receiver address receiver pays restore sender account sender address sender pays service shipment shipped shipping manager short name special instructions summary manifest template terms and conditions terms of payment track VAT code warning export declaratie mislukt genereren/produceren omschrijving van de goederen vaststellen factuurverklaring item onderhouden marges aantal colli pakje zending beschrijving verpakkingsinstructies in bewerking ophaalverzoek prijsinformatie afdrukken printprofiel ontvangstadres TNT factuur naar ontvanger terugzetten afzender klantnummer afzenderadres TNT factuur naar afzender service zending verzonden zendingsbeheer verkorte naam speciale afleverinstructies beknopt manifest sjabloon vervoersvoorwaarden factuur naar traceer uw zending BTW nummer waarschuwing Documentatie ExpressShipper Page 34 of 35

35 4 Document history Versie Datum Status Auteur Beschrijving /01/2004 Draft TN Eerste versie /07/2004 Final TN Definitieve versie /06/2006 Draft TN Update naar versie /10/2007 Final TN Update naar versie /02/2008 Final TN Aanpassen FAX Documentatie ExpressShipper Page 35 of 35