ExpressShipper. 1 Configuratiehandleiding. Documentatie ExpressShipper Page 1 of 20

Transcriptie

1 ExpressShipper Documentatie ExpressShipper Page 1 of 20

2 1 Inleiding 3 2 Instellingen Add consignment range Metrische of empirische (metric of Imperial) waarden Adres Import Document printer setup Standaard printerinstellingen Niet-standaard printerinstellingen HP2100 & HP Andere oplossingen voor andere printers: HP4000, HP4050 & Export data to file Backup & restore Backup Restore Repair Goods Maintenance Article Maintenance 19 3 Document history 20 Documentatie ExpressShipper Page 2 of 20

3 1 Inleiding U heeft ervoor gekozen uw vrachtbrieven op te maken met behulp van een software-oplossing van TNT: ExpressShipper. In ExpressShipper kunt u, naast het maken van vrachtbrieven en labels, een douanefactuur en manifest maken, gegevens exporteren, zendingen traceren en nog zoveel meer. Vragen of problemen met ExpressShipper? Neem dan contact op met onze CIT Service Desk (CIT: Customer Interface Technology). U kunt hier ook terecht voor het bestellen van labels en vrachtbriefnummers. Documentatie ExpressShipper Page 3 of 20

4 2 Instellingen Als u ExpressShipper opstart, ziet u onderaan configuration. Door hierop te klikken kunt u een aantal instellingen veranderen: 2.1 Add consignment range fig. 1 Indien de consignment reeks is opgebruikt, contacteert u de CIT Service Desk. Klik op add consignment range en bezorg ons uw TNT klantennummer en het registratienummer dat u in het volgende scherm terugvindt (fig. 2). Documentatie ExpressShipper Page 4 of 20

5 fig. 2 Vul de code in die u van de Service Desk krijgt en klik op OK. 2.2 Metrische of empirische (metric of Imperial) waarden Met de volgende optie kunt u het systeem instellen om met metrische of empirische waarden te werken. Standaard is metrisch ingesteld. Documentatie ExpressShipper Page 5 of 20

6 2.3 Adres Import U kunt adressen importeren van programma s zoals Partnership 4.0 of niet-tnt systemen zoals Excel, Access enzovoort. Belangrijk is dat de file comma delimited moet zijn, met tekst tussen aanhalingstekens. Field Field Name Type Width Dec Database Fields Column DATABASE FIELDS EXPORT FIELDS 1 Short Name C 10 0 as is 2 Full Name C 30 0 as is 3 Line1 C 30 0 as is 4 Line2 C 30 0 as is 5 Line3 C 30 0 as is 6 Town C 30 0 as is 7 Postcode C 9 0 as is 8 Province C 30 0 as is 9 CountryCode C 3 0 as is 10 CountryName C 30 0 as is 11 Tel1 C 16 0 as is 12 Fax1 C 16 0 as is 13 Contact C 22 0 as is 14 Account C 9 0 as is 15 VAT C 20 0 as is 16 C 50 0 as is 17 Address Type C 1 0 S=SENDER, C=COLLECTION, R=RECEIVER, D=DELIVERY Voorbeeld: fig. 3 Documentatie ExpressShipper Page 6 of 20

7 2.4 Document printer setup U kan de printerinstellingen van het programma aanpassen of met m.a.w. bepalen welke documenten op welke printer zullen worden afgedrukt. ExpressShipper print het TNT adreslabel op een A6-formaat. Dit papierformaat wordt niet door alle printers of printerdrivers ondersteund. Hieronder vindt u enkele instellingstips. Standaard staat de windows default printer ingesteld ook al ziet u geen settings in de document printer setup. De oorspronkelijke instelling drukt alles af op A4-papier op de default printer. In het document profile type veld kan je selecteren of je de printer settings lokaal (local), voor jouw user (personal) of voor iedereen (generic) wil opslagen. fig. 4 Documentatie ExpressShipper Page 7 of 20

8 2.4.1 Standaard printerinstellingen Enkel HP compatibele laserprinters kunnen worden gebruikt voor het correct afdrukken van de labels en manifesten. Om het label goed af te printen moet u de oriëntatie aanpassen naar landscape. De juiste instellingen voor de documenten vindt u in figuur 5. fig. 5 De configuratie van A6-labels is makkelijk wanneer de printer het formaat herkent. Vul de velden in zoals hieronder weergegeven. Deze printscreen (fig. 6) toont de configuratie op een NT4 werkstation met een HP2300 printer. Dubbelklik op een lijn om details te zien of aanpassingen uit te voeren of selecteer een lijn en klik op 'edit document' Documentatie ExpressShipper Page 8 of 20

9 fig Niet-standaard printerinstellingen HP2100 & HP2300 HP2100 fig. 7 fig. 8 HP2300 Windows 98 & NT4 Oplossing voor HP2300: PRINTER: selecteer envelope #10 (=105x241mm) op het printerdisplay. ExpressShipper: selecteer bij edit document printer, envelope #10 bij paper size en pas margins left aan naar 95. Documentatie ExpressShipper Page 9 of 20

10 Oplossing voor HP2100 & HP2300: fig. 9 PRINTER: selecteer any size op het printerdisplay. PRINTER PROPERTIES: open de printer properties en selecteer het paper tabblad. Klik op de Custom knop. En vul de velden in zoals aangegeven in fig. 9. Verander de source en het papertype zoals weergegeven in fig. 10 en klik op OK. fig. 10 ExpressShipper: selecteer in de edit document printer het papierformaat A6 TNT. Documentatie ExpressShipper Page 10 of 20

11 Windows 2000 & XP Oplossing voor HP2300: PRINTER: selecteer envelope #10 (=105x241mm) op het printerdisplay. ExpressShipper: selecteer bij edit document printer size envelope #10 en pas margins left aan naar Andere oplossingen voor andere printers: De meeste Windows versies hebben een optie om zelf een papierformaat aan te maken. Door met de rechtermuisknop op het Printer settings scherm te klikken kunt u de optie Server properties selecteren. fig. 11 Nadat u deze optie heeft geselecteerd, krijgt u een nieuw scherm. Hier klikt u op Create a new Form. Vul de velden in zoals weergegeven in fig. 12 en klik op Save. fig.12 ExpressShipper: selecteer in het edit document printer scherm het papierformaat A6 TNT. Documentatie ExpressShipper Page 11 of 20

12 HP4000, HP4050 & 4100 fig. 13 Alle windows versies PRINTER: selecteer COM10 (=105x241mm) op het printerdisplay. ExpressShipper: selecteer bij edit document printer size envelope #10 en pas margins left aan naar Export data to file Met deze functie kunt u gegevens uit de database halen. U kunt zowel adresgegevens als consignment gegevens exporteren. Kies in het veld export type welk soort data u gaat exporteren. Geef vervolgens aan in welk formaat u de file wilt ( fixed of delimited ). fig. 14 Documentatie ExpressShipper Page 12 of 20

13 Indien u delimited selecteert, kunt u met een paar extra opties het bestand personaliseren. fig. 15 Kies vervolgens waar u het bestand wilt opslaan, de naam en stel de filter in zodat u enkel de gegevens krijgt die u nodig hebt. Eens alles is ingesteld, klikt u op export om het exportbestand aan te maken. Documentatie ExpressShipper Page 13 of 20

14 2.6 Backup & restore Hier zijn er 3 opties: Backup, Restore en Repair. fig. 16 Documentatie ExpressShipper Page 14 of 20

15 2.6.1 Backup Met deze functie maakt u een backup van de ExpressShipper database. Klik op backup. Zo krijgt u een scherm met de vraag waar u de backup wilt opslaan. fig. 17 Klik op Save en de backup is gemaakt. Documentatie ExpressShipper Page 15 of 20

16 2.6.2 Restore Met deze optie kunt u een backup terugplaatsen. Belangrijk is dat u het hoofdscherm van ExpressShipper afsluit door op het kruisje te klikken in de rechter bovenhoek, voor u een backup herstelt. Indien u een netwerkinstallatie hebt moet het programma op alle PC's worden afgesloten. fig. 18 Als u op restore heeft geklikt, moet u gewoon nog de backup selecteren en alles is in orde. Let op: consignment nummers worden niet opgenomen in een restore-operatie Repair Met deze functie kunt u de database herindexeren. Deze functie gebruikt u wanneer de database foutmeldingen geeft bij het lezen. Klik gewoon op repair en de indexfiles worden opnieuw aangemaakt. Belangrijk is dat u het hoofdscherm van ExpressShipper afsluit door op het kruisje te klikken in de rechter bovenhoek en indien u een netwerkinstallatie hebt moet het programma op alle PC's worden afgesloten. Documentatie ExpressShipper Page 16 of 20

17 2.7 Goods Maintenance Met deze functie kan u standaard pakketten aanmaken zodat u niet altijd al de gegevens moet invullen in de zending. In deze tool kan je pakketten toevoegen, verwijderen en als default zetten. Fig. 19 Documentatie ExpressShipper Page 17 of 20

18 Via add goods item of edit goods item kom je in volgend scherm. De velden zijn vrij in te geven het enige veld dat verplicht is is de goods description. Fig. 20 Documentatie ExpressShipper Page 18 of 20

19 2.8 Article Maintenance Deze tool werkt op hetzelfde principe als goods maintenance maar dan voor artikels. Hier kan je standaard artikels aanmaken voor de opmaak van je douane documenten. fig. 21 Documentatie ExpressShipper Page 19 of 20

20 3 Document history Versie Datum Status Auteur Beschrijving /12/03 Draft TN Eerste versie /08/04 Final TN Definitieve versie /06/2006 Draft TN Bijgewerkt voor versie /10/2007 Final TN Update naar versie /02/2008 Final TN Fax update Documentatie ExpressShipper Page 20 of 20