Het HWH bestuur heeft op 29 februari jl. besloten in te stemmen met verlenging van het huurcontract tot eind 2019.

Transcriptie

1 HetWaterschapshuis HHR van Delfland De heer mr. drs. P.I.M van den Wijngaart Postbus DB DELFT cc. ambtelijk contactpersonen HWH Behandeld door Marianne de Vries Aantal pagina's 2 Datum 10 oktober 2012 Uw kenmerk [XXXX] Onderwerp Evaluatie vergadercentrum Amersfoort Ons kenmerk Geachte heer Van den Wijngaart, Hierbij bied ik u het document 'Evaluatieonderzoek Vergadercentrum' aan. Het Waterschapshuis (HWH) beoogt u hiermee te informeren over de evaluatie die heeft plaatsgevonden en de bestuursbesluiten die in dit kader zijn genomen. Vanwege de behoefte aan een gezamenlijke, centraal gelegen vergaderfaciliteit, is in het voorjaar van 2010 het vergadercentrum in Amersfoort in gebruik genomen. Het betreft hier een gezamenlijk initiatief van de Unie van Waterschappen, de STOWA en HWH, waarbij HWH verantwoordelijk is voor de dagelijkse aansturing. Er is destijds een huurcontract voor het vergadercentrum afgesloten van drie jaar. Daarbij is overeengekomen dat er tijdig een evaluatie zou plaatsvinden ten aanzien van het functioneren van het vergadercentrum, teneinde een bestuurlijke afweging te kunnen maken over het vervolg. In 2011 heeft het voornoemde evaluatieonderzoek plaatsgevonden. Gegeven de groei van het aantal bezoekers in 2011 en 2012, is de conclusie dat het vergadercentrum beslist voorziet in de behoefte om op een centraal gelegen en met openbaar vervoer goed te bereiken locatie te overleggen. Op 3 december 2011 is een aantal scenario's voorgelegd aan de directeuren van de STOWA, de Unie van Waterschappen en HWH. De scenario's zijn beschreven in de bijgevoegde Evaluatie. In voornoemd directeurenoverleg is de voorkeur uitgesproken voor het scenario van optimalisatie. Derhalve is aan het bestuur van HWH op 29 februari jl. voorgesteld in te stemmen met: het verlengen van het huurcontract voor het vergadercentrum tot eind 2019; het optimaliseren van de processen voor het organiseren en houden van vergaderingen en het treffen van de noodzakelijke voorzieningen om de knelpunten in de huidige dienstverlening op te heffen; de daarvoor benodigde additionele exploitatiemiddelen tot een bedrag van in 2012, de eenmalige investeringskosten voor bouwkundige voorzieningen en inrichting ad en de eenmalige inhuurkosten t.b.v. coördinatie en begeleiding van de procesoptimalisatie en het inrichtingsproject tot een bedrag van ; Het HWH bestuur heeft op 29 februari jl. besloten in te stemmen met verlenging van het huurcontract tot eind HetWaterschapshuis Stationsplein LE Amersfoort Postbus CD Amersfoort T F info@hetwaterschapshuis,nl Nederlandse Waterschapsbank 63, KvK-nummer

2 Pagina 2 van 2 J ^ HetWaterschapshuis Ten aanzien van de andere voorstellen is besloten deze voor te leggen aan het bestuur van de Unie van Waterschappen. Dit heeft plaatsgevonden op 13 april jl. Het bestuur van de Unie van Waterschappen heeft in die vergadering de volgende uitspraak gedaan: "Het is belangrijk dat de waterschappen ook in de toekomst een goed bereikbare faciliteit hebben. Uit het rapport blijkt dat er versterking nodig is. Het bestuur ziet geen praktische belemmeringen daarvoor. De extra kosten zullen via de begroting van Het Waterschaphuls bij de individuele waterschappen komen te liggen. Het bestuur steunt het voorliggende voorstel van Het Waterschapshuis." Op 7 september jl. is vervolgens door het stichtingsbestuur het volgende besloten ten aanzien van het vergadercentrum: Het budget voor beheer en onderhoud vergadercentrum met in 2012 te verhogen en dit bedrag in 2012 ten laste van HWH te brengen. Een positief advies te geven voor de eenmalige investeringskosten voor bouwkundige voorzieningen en inrichting ad en de eenmalige inhuurkosten voor de coördinatie en begeleiding van de procesoptimalisatie en het inrichtingsproject tot een bedrag van de bijdrage zoals beoogd voor aankleding van het vergadercentrum (kunst) in mindering te brengen ( 5.000). Via een begrotingswijziging 2013 het investeringskrediet van ( ) beschikbaar te stellen, waarbij de begrotingswijziging deel uitmaakt van de 'technische ombouw' van de begroting De voornoemde technische ombouw van de begroting 2013 vindt op verzoek van het algemeen- en stichtingsbestuur plaats. Deze begroting zal op 17 december a.s. ter vaststelling worden aangeboden aan het algemeen bestuur van Het Waterschapshuis. In het kader van de beoogde transitie van stichting naar Gemeenschappelijke regeling zullen de waterschappen hier separaat over worden geïnformeerd. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd ten aanzien van het vergadercentrum. Indien u vragen heeft kunt u zich wenden tot mw. M. de Vries, afdelingshoofd Bedrijfsvoering, per m.devriesgthetwaterschapshuis.nl of via tel. nr Met vhendeliike qroet drs. J.W.A. van Enst Directeur HetWaterschapshuis Stationsplein LE Amersfoort Postbus CD Amersfoort « F info@hetwaterschapshuls.nl Nederlandse Waterschapsbank KvK-nummer

3 Waterschapshuis Amersfoort Evaluatieonderzoek vergadercentrum 20 februari 2012 Door: Mw. I. van Engeldorp- Gastelaars Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard

4 Inhoudsopgave 0. Inleiding 1. Aanleiding en doelstelling van het onderzoek 1.1 Aanleiding voor het onderzoek 1.2 Doelstelling van het onderzoek 1.3 Aanpak van het onderzoek 1.4 Uitgevoerde werkzaamheden 2. Project in vogelvlucht 2.1 Karakteristieken van het project 2.2 Huidige gebouwsituatie 2.3 Vergaderdruk 2.4 Ontwikkelingen 2.5 Beelden bij gebruikers, de klanten 2.6 Referentieprojecten 3. Klantbeelden en klantwensen 3.1 Centrale vergadervoorzieningen 3.2 Dienstverleningsconcept 3.3 Personele voorzieningen 3.4 Materiële voorzieningen 3.5 Gebouwvoorzieningen 3.6 Budgettaire aspecten 4. Handhaving huidige situatie met procesoptimalisatie 4.1 Optimalisering huidige situatie 4.2 Knelpunten die blijven 4.3 Financiële gevolgen 5. Strategische doelstellingen en Govemance model 5.1 Strategische doelstellingen 5.2 Het huidige beheermodel 6. Financieel beeld 6.1 Realisatie 2011 en programmabegroting Toelichting uitgavenbeeld 6.3 Bijstelling programmabegroting 2012 en doon/verking 2013

5 0. Inleiding In de loop van 2011 heeft een evaluatieonderzoek plaatsgevonden naar het vergadercentrum van Het Waterschapshuis in Amersfoort. Het onderzoek was gericht op het belang van een centraal gelegen vergaderlocatie voor de waterschappen, de opzet van het vergadercentrum, de beschikbare voorzieningen en de dienstverlening: De resultaten van de evaluatie zijn afgezet tegen de toenemende exploitatiekosten voor het centrum. Deze worden vooral veroorzaakt door de groeiende personele inzet om aan de basis dienstverlening te kunnen voldoen. Het aantal bezoekers nam toe van in 2010 tot meer dan in 2011; een stijging van bijna 73%. Daarmee heeft het vergadercentrum, met uitzondering van de vakantieperiodes, nagenoeg de grenzen yan haar capaciteit bereikt. Dit gegeven was aanleiding om bij de evaluatie ook de mogelijkheden vah uitbreiding te bezien, mede vanwege het toenemende aantal bestuursvergaderingen. Uitbreiding was en is mogelijk door het vertrek van enkeie andere organisaties uit gebouwdelen, die direct aansluiten aan het vergadercentrum. Zowel qua dienstverlening als qua infrastructuur biedt dat voordelen. Drie scenario's De evaluatie is uitgewerkt in drie scenario's, namelijk: - handhaving huidige situatie met procesoptimalisatie; in dit scenario vindt geen uitbreiding van ruimte plaats; wel worden het voorzieningenniveau en de dienstverlening op een hoger peil gebracht; daarbij is vastgesteld dat met de inzet van extra personeel de dienstverlening in het laatste kwartaal van 2011 al op een hoger niveau is gebracht; - uitbreiding van het vergadercentrum met een vleugel op de tweede etage waardoor het volume van de accommodatie met 285m2 toeneemt; de uitbreidingsmogelijkheid bood met name de gelegenheid om een representatieve en goed geëquipeerde vergaderruimte te creëren; daamaast voorziet de ruimte in twee middelgrote vergaderzalen, een loungeruimte en een pantry ruimte; - uitbreiding vah het vergadercentrum met een vleugel op de vijfde etage, waardoor het ruimtevolume met ca. 300m2 toeneemt; de extra ruimtë bestaat nagenoeg,geheel uit restaurantruimte en voor een klein deel uit extra vergadercapaciteit; de grote ruimte biedt wel de mogelijkheid qm grote bijeenkomsten, e.d. te faciliteren. Scenariokeuze De resultaten vah de evaluatie zijn op 3 december 2011 besproken door de directeuren van de Unie van Waterschappen, de Stowa en Het Waterschapshuis. Daarbij is, overwegend uit budgettaire motieven, gekozen om de huidige situatie te handhaven met optimalisatie van de facilitaire en logistieke processen. De procesoptimalisatie omvat onder meer: - versterking personele inzet, hetgeën in het 4 e kwartaal 2011 al in gang is gezet; - aanpassing van het meubilair, zodat de flexibiliteit in hët gebruik toeneemt en wordt voldaan aan vërantwoordë arbeidsomstandigheden; - verbetering en modernisering audio visuele middelen; - het creëren van extra bergruimte voor de facilitaire dienst; - het creëren van een lactatieruimte;

6 - het verfraaien van de vergaderruimten met kunst. 1 Nadelen die blijven zijn: - de druk op het vergadercentrum blijft door reguliere vraag onverkort hoog; - nieuwe samenwerkingsverbanden, zoals SVB/BGT kunnen niet worden ondersteund met goede vergaderfaciliteiten; - er worden concessies gedaan aan de beoogde samenwerking tussen de waterschappen en daaraan gelieerde organisaties door onvoldoende centrale vergadercapaciteit; - onvoldoende zgn. aanland werkplekken voor het nieuwe werken; - mogelijkheden van efficiencywinst, door centralisatie van de facilitaire dienstverlening bij HWH en concentratie van de voorzieningen, worden onvoldoende benut; - het organiseren van (externe) vergaderingen elders in het land vanwege het ruimtetekort in Amersfoort; - de klachten over de klimaatvoorzieningen blijven aanhouden; - overlast in de kantoorruimten van de Stowa en HWH; - andere gebouwvoorzieningen, zoals vervanging van de plafondplaten, komen niet of met grote moeite en kosten tot stand. Govemance model Bij de evaluatie is tevens onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een ander govemance model. Dat onderzoek wees uit dat het huidige model voldoende transparant is en uit administratief oogpunt het meest eenvoudig is. Het directeurenoverleg heeft daarmee ingestemd. Tussentijdse voorzieningen Door de grote toeloop naar het vergadercentrum was het noodzakelijk al in 2011 de nodige voorzieningen te treffen om de dienstverlening op peil te houden. Daarbij ging het om: - uitbreiding van de personele capaciteit; - uitbreiding van de telefoonvoorzieningen - aanscherping van het vergaderprotocol voor de waterschappen; - hogere schoonmaakfrequentie; - aanpassing vergadertafel grote vergaderzaal; - verschillende bouwkundige voorzieningen. Uitbreidingsmogelijkheden In toenemende mate worden vergaderverzoeken afgewezen Kennelijk is er sprake van een nog steeds toenemende behoefte aan centraal gelegen overlegaccommodatie, die goed bereikbaar is met openbaar vervoer. Nieuwe overlegverbanden, zoals de SVB/BGT, geven aan een voorkeur te hebben om eveneens in hetzelfde gebouw als HWH en de andere organisaties te worden gehuisvest. Daarbij heeft de SVB/BGT gemeld, dat zij ook graag de dienstverlening van HWH willen afnemen. 2 1 N.a.v. het besluit van het stichtingsbestuur van 7 sept. jl. zijn verdere verwijzingen naar en kosten van het verfraaien van het vergadercentrum met kunst verwijderd uit de evaluatie 2 SVB/BGT is inmiddels voorlopig gehuisvest bij de gemeente Amersfoort

7 Hoewel door een onlangs afgesloten huurcontract met een derde partij, de beschikbare, geschikte ruimte voor kantoor- en vergaderfuncties fors is afgenomen, bestaan nog mogelijkheden om ruimte, direct aansluitend aan de huidige kantoren, bij te huren. Dat is voor een deel mogelijk op de tweede etage en wel per 1 oktober Per direct bestaat er een mogelijkheid voor uitbreiding op de vijfde etage. De bouwkundige voorzieningen voor die etage zijn evenwel omvangrijker. Inmiddels (okt. 2012) is de ruimte op de 2 e verdieping niet meer beschikbaar.

8 1. Aanleiding en doelstelling van het onderzoek Per 1 januari 2010 heeft het Waterschapshuis zich gevestigd aan het Stationsplein in Amersfoort. Enige maanden later zijn ook de Stowa en in januari 2011 het Informatiehuis Water op die locatie gehuisvest. Vanwege de coördinerende rol die het Waterschapshuis op het terrein van de bedrijfsvoering vervult, is gekozen voor een centrale vestiging, die gemakkelijk bereikbaar is per openbaar vervoer. De keuze draagt tevens bij aan een efficiënte en duurzame bedrijfsvoering van de waterschappen. 1.1 Aanleiding voor het onderzoek De groeiende populariteit van de locatie blijkt uit een gemiddeld aantal bezoekers in 2011 van per maand. Ten opzichte van 2010 nam het aantal bezoekers met meer dan toe tot ; een groei van bijna 73%, Deze groei heeft directe gevolgen voor de exploitatiekosten, cateringvoorzieningen, etc. Bovendien zit het vergadercentrum aan de grenzen van haar capaciteit. Voor 2012 is oorspronkelijk een groei van het exploitatiebudget geraamd van Dat bedrag is ontoereikend om bij het huidige bezoekersaantal de dienstverlening op een goed niveau te houden. Aanvullende maatregelen, zowel logistiek, bouwkundig als in de materiële sfeer (meubilair, audiovisuele apparatuur, e.d.) zijn nodig om de dienstverlening op peil te brengen. Als gevolg van het grote aantal bezoekers wordt al volledig gebruik gemaakt van de vergaderruimten op de verdieping van de Stowa en het Informatiehuis Water, hetgeen een nadelige invloed heeft op het functioneren van deze organisaties. 1.2 Doelstelling van het onderzoek Doelstelling van het onderzoek is vast te stellen in welke mate behoefte bestaat aan > de huidige centrale vergaderfaciliteit; > verbetering van het niveau van dienstverlening; > uitbreiding van de openingstijden; > beter meubilair dat voldoet aan de eisen van goede arbeidsomstandigheden; > het gebruik van moderne audio visuele middelen; > beschikbaarheid van flex werkplekken met wifi voorzieningen; De begroting 2012 voor het vergadercentrum is reeds vastgesteld door het bestuur van HWH. Naast eventuele bijstelling van de begroting 2012 is het financiële beeld de opmaat voor de begroting Aanpak van het onderzoek Door middel van een startdocument zijn de contouren van het onderzoek vastgesteld door de opdrachtgever, de directeur van Het Waterschapshuis. Tevens is daarbij als ambitie geformuleerd dat: "het vergadercentrum als doel heeft de onderlinge samenwerking tussen de waterschappen en partners uit de watersector te faciliteren". Het centrum biedt de kans om op een centrale, uitstekend te bereiken plek op ambtelijk en bestuurlijk niveau met elkaar te vergaderen en samen te werken in stuur- en werkgroepen. Dat vraagt om goede faciliteiten en moderne vergadervoorzieningen.

9 Tegen deze achtergrond zijn interviews gehouden met enkele bestuurders vah de Unie, de waterschappen en de Stowa. Uit dezelfde organisaties en het IHW zijn op ambtelijk niveau interviews afgenomen en gesprekken gehouden. Dè interviews en gèsprekken hebben een scala aan beelden opgeleverd, die van belang zijn voor eëh goede opzët van de business case. Het overzicht met geïnterviewde persónen is als bijlage 1 opgenomen. 1.4 Uitgevoerde werkzaamheden De uitgevoerde werkzaamheden hebben onder meer betrekking op: > het analyseren en beoordelen op doelmatigheid van de lopende begroting 2012 en de ontwerp begroting 2013 in relatie tot de uitgaven in 2011; > het beoordelen van het lopende huurcontract, alsmede de duur daarvan; > het beoordelen van de organisatie van de verschillende vergaderingen; > het analyseren van de huidige knelpunten bij het reserveren en houden van vergaderingen, besprekingen, e.d.; > het beoordelen van het huidige voorzieningenniveau van het vergadercentrum, zoals de bewegwijzering, de catering, de audio visuele hulpmiddelen, de brandveiligheid, e.d.; > de bekendheid met het protocol dat van toepassing is voor vergaderingen te vergroten en toezien op de naleving daarvan. Deze Werkzaamheden vonden plaats door middel van deskstudie, het houden van interviews en het afleggen van referentiebezoeken aan soortgelijke, landelijk gespreide overheidsdiensten met een centrale vergaderlocatie. Bezoek is gebracht aan het vergadercentrum "De Wereld" van de Belastingdienst nabij het station in Utrecht. Eveneens is een werkbezoek gebracht aan de vergaderaccommodatie van het Centrum voor informatie en communicatietechnologie (B/CiCT) in Apeldoorn. Beide vergadercentra hebben de verschillende vergaderzalen thematisch ingericht, waarbij tevens hët comfortniveau is bepaald. In het kader van het nieuwe werken is een bezoek gebracht aan het waterschap Rivierenland in Tiel.

10 2. Project in vogelvlucht Het Waterschapshuis is 'de' locatie voor de waterschappen en partners uit de watersector om elkaar op een gunstig gelegen, centrale plek te ontmoeten. De populariteit van de locatie is groot, getuige het huidige bezoekersaantal van gemiddeld per maand in Karakteristieken van het project Het Waterschapshuis is de regievoerende organisatie voor de 25 waterschappen op het gebied van Informatie en Communicatietechnologie. Het Waterschapshuis heeft als doel het bevorderen van samenwerking op het gebied van ICT tussen de waterschappen en de andere overheden die actief zijn in de natte sector. Vanwege de coördinerende rol die Het Waterschapshuis op het terrein van de bedrijfsvoering vervult, is gekozen voor een centrale vestiging, die gemakkelijk met openbaar vervoer te bereiken is. Deze keuze draagt tevens bij aan een efficiënte en duurzame bedrijfsvoering van de waterschappen. 2.2 Huidige gebouwsituatie Het Waterschapshuis huurt door tussenkomst van Meeüs Vastgoed Management (MVGM) kantoorruimte van Achmea Pensioenen en Verzekeringen. De kantoorruimte is gelegen op de 3 e verdieping en omvat de gebouwdelen A1, A2 en B1 met een totaal verhuurbaar vloeroppervlak van m2, alsmede 5 parkeerplaatsen in parkeergarage De Argonaut. De ingangsdatum voor de huur is 1 januari 2010; de huurtermijn beloopt tien jaar. De huurprijs voor het gebouwdeel B1, waarin het vergadercentrum is gevestigd, bedraagt op jaarbasis, met een jaarlijkse indexering op 1 januari. Zoals uit de facilitaire benchmark blijkt, is de huurprijs van 150 m2 uiterst scherp. De servicekosten bedragen ca per jaar. Over 2010 is bijbetaald. De jaarlijkse afschrijvingskosten voor de inrichting zijn Daarnaast worden nog gemeentelijke lasten voldaan. Voor gebouwdeel BI met een oppervlakte van 389,5 m2 geldt uitsluitend voor het Waterschapshuis een eenmalige breakoptie na ommekomst van drie jaar, dat wil zeggen per 31 december Als opzegtermijn geldt een periode van minimaal 6 maanden voor afloop van de termijn van 3 jaar, in casu uiterlijk 30 juni De voorliggende evaluatie gaat in op de voor- en nadelen van het gebruik maken van de breakoptie. Indien geen gebruik wordt gemaakt van deze optie is de verhuurder bereid voor dat deel een huurkorting ter beschikking te stellen van 8 maanden, ofwel Het directeurenoverleg kiest voor doorhuren van het vergadercentrum. Met de verhuurder wordt overlegd of dit bedrag, gedeeltelijk of geheel, kan worden aangewend voor verbetering van de klimaatvoorziening, waarvan de kwaliteit momenteel ontoereikend is. 2.3 Vergaderdruk De druk op de beschikbare vergaderruimte is, sinds de start van het centrum geleidelijk toegenomen. Ten opzichte van de bezoekers in 2010 nam het aantal met toe 4 Het bestuur van HWH heeft op 29 februari 2012 besloten het huurcontract te verlengen tot eind 2019.

11 tot meer dan in 2011; een stijging van bijna 73%. De omzet bij de catering nam in dezelfde periode toe met 35%. Door de toename van het aantal bezoekers en de cateringactiviteiten is de werklast voor de facilitaire dienst sterk toegenomen, waardoor de dienstverlening onder druk staat. Dit leidt in toenemende mate tot klachten. Inmiddels is door uitbreiding van personeel de dienstverlening weer verbeterd. 2.4 Ontwikkelingen De tot nu toe gesignaleerde autonome groei in de behoefte aan centraal gelegen vergadervoorzieningen kan verder toenemen als gevolg van de toenemende samenwerking tussen de waterschappen. De groei is voornamelijk een gevolg van de toenemende samenwerking tussen de waterschappen om de efficiency in de uitvoering te verbeteren. Andere voorbeelden in de sfeer van de bedrijfsvoering dienen zich eveneens aan, zoals de bundeling van inkoopactiviteiten met gecombineerde aanbestedingen, categoriemanagement, human resource management en opleidingen, e.d. Daamaast is er sprake van een groeiend aantal samenwerkingsvormen in het primair proces. De projectorganisatie SVB/BGT is daarvan een goed voorbeeld. Dit samenstel aan ontwikkelingen verhoogt de druk op de beschikbare vergadercapaciteit. 2.5 Beelden bij gebruikers, de klanten Opmerkelijk is de groei van het aantal bezoekers in de twee jaar dat het vergadercentrum te Amersfoort in gebruik is. Dat geeft in ieder geval aan dat de locatie als aantrekkelijk wordt ervaren. Reden genoeg om een representatief aantal gebruikers te interviewen en te vragen naar hun ervaringen met het vergadercentrum. Onderwerpen die tijdens de interviews zijn besproken hebben betrekking op hun beelden bij de ontwikkelingen van de waterschappen en daaraan gerelateerde vergaderbehoefte, de kwaliteit van de dienstverlening, de aard en kwaliteit van de vergadervoorzieningen, de cateringfaciliteiten alsmede het gemak om vergaderingen in het Waterschapshuis te organiseren. 2.6 Referentieprojecten Bij een mogelijk verdere groei van de vergadercapaciteit voor de waterschappen op een centraal gelegen locatie, was het nuttig om soortgelijke, landelijk gespreide overheidsdiensten met een centrale vergaderlocatie te bezoeken. Bezoek is gebracht aan het vergadercentrum "De Wereld" van de Belastingdienst nabij het station in Utrecht. Eveneens is een werkbezoek gebracht aan de vergaderaccommodatie van het Centrum voor informatie en communicatietechnologie (B/CiCT) in Apeldoorn. Beide vergadercentra hebben de verschillende vergaderzalen thematisch ingericht, waarbij tevens het comfortniveau is bepaald. Met de waterschappen heeft de Belastingdienst ( medewerkers) gemeen dat zij is gespecialiseerd in belastingen en ook meerdere locaties in het land kent waarbij samenwerking en afstemming op centraal gelegen locaties wenselijk is. In het kader van het nieuwe werken is een bezoek gebracht aan het Waterschap Rivierenland in Tiel. 8

12 3. Klantbeelden en klantwensen De bevindingen zijn het resultaat van de gehouden interviews met gebruikers, overleg met de verhuurder, de ervaringen van medewerkers van het Waterschapshuis, desk onderzoek en de referentiebezoeken. Daamaast zijn aspecten van het nieuwe werken en de snelle ontwikkelingen in de wereld van de multimedia, social media en audio visuele technieken belicht. 3.1 Centrale vergadervoorzieningen Unaniem zijn de gebruikers van mening dat de centrale vergaderlocatie in Amersfoort in een behoefte voorziet. Dat blijkt ook uit de verlegging van het aantal vergaderingen dat door de Unie van Waterschappen in Amersfoort wordt belegd; een verlegging vanuit Den Haag van ca. 30 vergaderingen op maandbasis. Voor de meeste waterschappen betekent het vergaderen in Amersfoort een aanzienlijke reductie van reistijd, hetgeen voor een belangrijk deel de groei van het aantal bezoekers verklaart. Met name door enkele dijkgraven wordt de verlegging van Den Haag naar Amersfoort soms als bezwaarlijk ervaren vanwege het gemis om buiten de vergadering contacten te leggen met de ambtelijke medewerkers van de Unie. 3.2 Dienstverleningsconcept Algemeen zijn de waterschappen enthousiast over het vergadercentrum als plek waar voorzieningen centraal ter beschikking worden gesteld. De contacten zijn goed. Het centrum bevordert de samenwerking tussen de waterschappen en voorziet daarmee in een behoefte. De ambitie is dan ook gericht op het verder intensiveren van de samenwerking en de bevordering van een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering. Bereikbaarheid De bereikbaarheid van het vergadercentrum met openbaar vervoer is uitstekend. Voor degenen die per auto komen, zijn er voldoende betaalde parkeerfaciliteiten in de omgeving beschikbaar. Door het gebruik van openbaar vervoer te stimuleren dragen de waterschappen bij aan de gewenste mobiliteitsreductie. De telefonische bereikbaarheid en het beantwoorden van de deurbel zijn, door het treffen van verschillende maatregelen, verbeterd. De aanduiding van Het Waterschapshuis bij de entree wordt nog aangepast. Een online reserveringssysteem draagt bij aan de efficiency voor het boeken van een vergadering. Naast de bewegwijzering bij de voordeur dient de bewegwijzering op de verschillende etages eveneens te worden verbeterd. Dat geldt voor de garderobe, de locatie van de toiletten, de pantry, enz. Vergaderingen reserveren Een aantal geïnterviewden suggereert het vergadercentrum prominenter neer te zetten. Dat vergt een heldere communicatie met de belanghebbenden, in eerste instantie de waterschappen. Met een goed opgezet vergaderprotocol kan worden aangegeven wat men kan verwachten bij het reserveren van een vergadering. Door middel van een invulformulier kan degene die een vergadering reserveert duidelijk aangeven hoeveel personen er komen, 9

13 de vergaderduur, welke voorzieningen gewenst zijn, of er wensen zijn ten aanzien van de catering, enz. Een vergaderprotocol is inmiddels beschikbaar, maar moet nog nader getoetst worden over de prioriteitstelling van aanmelders en worden voorzien van een duidelijke regeling over het openen en sluiten van de vergaderzalen. Tevens moeten condities voor externen worden opgenomen. Ten aanzien van de prioriteitstelling zijn met name de geïnterviewde bestuurders van mening dat de bestuursvergaderingen en daama de commissievergaderingen de eerste prioriteit hebben; een gedetailleerde prioriteitstelling is daarom wenselijk. Een knelpunt is thans het openen en sluiten van de vergaderzalen; men ervaart te weinig flexibiliteit. Vergaderzalen Ondanks het sterk toegenomen aantal vergaderingen kan worden vastgesteld dat de vergaderzalen in algemene zin voldoen. Wel is een grotere flexibiliteit gewenst bij het beschikbaar houden van de zaal, bijv. in geval van uitloop van een vergadering. Een vergaderopstelling in carrévorm voor meer dan 30 personen is thans niet mogelijk. De combinatie van een zaal met een capaciteit van 30 en een zaal met een capaciteit van 20 personen biedt bij een theateropstelling ruimte voor ca 75 personen. Voor de grote vergaderzaal geldt dat een opstelling in carrévorm de voorkeur heeft. De opstelling voor de overige zalen wordt matig beoordeeld. Vergaderzaal 3.07 wordt als te klein ervaren. Regelmatig worden bureauruimten van Het Waterschapshuis gebruikt als flex werkplekken. Hoewel dat past in de lijn van het nieuwe werken, duidt dat eveneens op een tekort aan ruimte voor bezoekers aan het vergadercentrum. Sfeer ontbreekt in de vergaderzalen, het meubilair is vrij grof en heeft weinig uitstraling. Door het beperkte aantal zalen streeft men naar een maximale benutting daarvan, hetgeen leidt tot een volle opstelling. De aankleding met kunst, onder meer met kleurige schilderijen en/of prenten van de verschillende waterschappen kan hierin verbetering brengen. Ook het aanbrengen van grote prints op de wanden leidt tot een sfeervoller resultaat. Een nader in te stellen kunstcommissie kan ter zake voorstellen doen. IHW en Stowa hebben een voorkeur op de 4 e etage te vergaderen. De drie gehuisveste organisaties beschikken het liefst over een eigen vergaderruimte. Om de overlast van de vergaderingen te verminderen wil het IHW graag een scheidingswand tussen het vergaderdeel en de kantoorruimten. Aandacht moet daarbij worden geschonken aan de beschikbaarheid van de voorzieningen en de veiligheid van het personenverkeer, Met IHW is inmiddels overeengekomen dat zij een vaste ruimte hebben voor drie dagen in de week. Catering De waardering van de cateringvoorzieningen geeft eèn wisselend beeld te zien. Grosso modo worden de huidige voorzieningen als goed ervaren. Het assortiment broodjes en duurzame producten alsmede de flexibiliteit van de leverancier zijn goed. Kosten zijn inzichtelijk. De koffie- en theevoorziening wordt als redelijk beoordeeld. Het is nodig dat bij lange vergaderingen extra koffie en thee wordt geserveerd. Een belangrijk punt van aandacht is de organisatie van de lunches bij de samenloop van verschillende vergaderingen en een groot aantal deelnemers. De pantry is daarvoor te krap. 10

14 Het geheel wordt gevoeld als amateuristisch en rommelig. Het komt regelmatig voor dat men van de verkeerde lunches gebruik maakt, hetgeen tot irritatie bij de andere partijen leidt. Ter zake is een betere logistieke voorziening gewenst. Daamaast is het gewenst dat de lunches tijdig klaar staan. De garderoberuimten in de kasten zijn te klein; een betere voorziening is noodzakelijk. Gelet op de al vrij vol ingerichte vergaderzalen is toepassing van extra kapstokken beperkt mogelijk. Een structurele voorziening heeft de voorkeur, waarbij ook de aanduiding op de kasten moet worden verbeterd. Schoonmaak De schoonmaak van het vergadercentrum wordt als goed beoordeeld. De facilitaire dienst neemt voldoende tijd om tussen twee vergaderingen alles schoon te maken, de nodige zaken klaar te zetten en op de juiste werking te controleren. Een punt van aandacht is de schoonmaak van de toiletten door de dag heen. Vooral bij omvangrijke aantallen deelnemers in combinatie met veel vergaderingen is een groter aantal schoonmaakbeurten gewenst. In de gebouwensfeer is uitbreiding van het herentoilet met twee urinoirs gewenst. 3.3 Personele voorzieningen Door de forse groei van het aantal bezoekers aan het vergadercentrum is de personele capaciteit in het najaar van 2011 structureel op het gewenste niveau gebracht. Om de werkdruk bij de receptie, enz. enigszins te reduceren heeft eveneens een aanpassing van de telefooncentrale plaatsgevonden. Daarnaast zullen lichtere en verrijdbare meubelen alsmede verrijdbare audio visuele apparatuur bijdragen aan een efficiënter beheer van het vergadercentrum. 3.4 Materiële voorzieningen De huidige audio visuele voorzieningen bestaan uit: - twee vaste beamers en presentatiescherm (zaal 3.05 en 4.12). - verrijdbaar LCD scherm (zaal 3.03 / Stowa, 3.06, 3.07, 4.13) - drie losse beamers; verkrijgbaar op aanvraag bij facilitaire dienst. Er is een toenemende vraag naar multi functionele LCD schermen omdat deze in combinatie met de eigen ICT omgeving eenvoudig en flexibel in het gebruik zijn. Ook voor de kleinere vergaderzalen (3.04 en 4.11) is een voorziening met een 42/45 inch LCD scherm gewenst. Gelet op de multi mediale ontwikkelingen is het gewenst moderne apparatuur aan te schaffen met flexibele gebruiksmogelijkheden. De multifunctionele LCD touch sereens op verrijdbaar onderstel voorzien daarin. Nu zijn vaak verschillende acties en handelingen nodig voor een goede opstelling. Een permanente voorziening in de vergaderzalen heeft daarom de voorkeur. De multifunctionele LCD touch sereens zijn in verschillende maten leverbaar; 42/45 inch voor de kleine zalen en 65 inch voor de grote vergaderzalen is toereikend. De precieze behoefte dient nader te worden vastgesteld. 11

15 Vooral bij bèstuursvergaderingen en commissievergaderingen van de Unie gaat de voorkeur uit naar het gebruik van draadloze microfoons. De kwaliteit van de vergaderingen wordt verbeterd met het gebruik van plafondspeakers. Een punt van aandacht bij deze vergaderingen is dat de benodigde apparatuur tijdig gebruiksklaar wordt neergezet. Andere hulpmiddelen voor het vergaderen, waar regelmatig vraag naar is, zijn: reversmicrofoons (3x), draadloze microfoons met standaard (3x), spreekstoel met microfoon (2x) en verrijdbare tafeltjes voor het plaatsen van de beamer, zolang deze nog in gebruik zijn. Om de externe communicatie te verbetéren kan eveneens gebruik worden gemaakt van de zgn. inbel telefoons, zodat kostbare investeringen in videoconference niet nodig zijn. Algemeen is de wens uitgesproken de printvoorzieningen te verbeteren. Dat kan eenvoudig worden opgelost met het bijplaatsen van één of twee multifunctionele afdrukapparaten. 3.5 Gebouwvoorzieningen Het Waterschapshuis heeft een huurovereenkomst met Achmea Pensioenen & Verzekeringen N:V. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 10 jaar en eindigt 31 december Voor het vergadercentrum is een zogenaamde breakoptie ingebouwd, waardoor de huurovereenkomst voor dat deel van het gebouw, 389,5 m2 per ultimo 2012 kan worden opgezegd, hetgeen uiterlijk 30 juni 2012 moet gebeuren. Met het handhaven van het vergadercentrum zal van deze optie geen gebruik worden gemaakt, waarvoor de verhuurder bereid is een bedrag van ruim te vergoeden. Relatie met verhuurder Namens de verhuurder treedt Meeüs Vastgoedmanagement (MVGM) op als intermediair voor het gebouwbeheer. Begin juni is aan MVGM een brief geschreven met een aantal klachten en wensen. In een mondelinge toelichting is MVGM aangegeven dat Het Waterschapshuis, de Stowa en het Informatiehuis Water een uitstekende dienstverlening verwachten en dat de doorlooptijd van de behandeling yan klachten aanzienlijk moet worden bekort. De eerste resultaten daarvan zijh al zichtbaar. De gepresenteerde wensenlijst omvat o.a.: - verbeteren van de luchtbehandelinginstallatie in verband met het hoge C02 gehalte in de loop van de dag als gevolg van het grote aantal deelnemers aan vergaderingen; de mogelijkheid onderzoeken voor schaalbare temperatuurinstellingen; - aanpassen van de bewegwijzering bij de entree van het gebouw, conform de eisen van het Waterschapshuis; - vervanging van de plafondplaten; - bewegwijzering; Behoefte aan flexplekken In het kader van het nieuwe werken bestaat een toenemende behoefte aan flexplekken. Bezoekers van het vergadercentrum willen in verband met een efficiënte tijdbesteding vaak nog bepaalde werkzaamheden verrichten voor, tussen of na vergadëringéri: Om extra ruimte te creëren stelt het Watërschapshuis, ondanks de hoge bezetting van de eigen werkplekken, een deel van hun kantoorruimte daarvoor ter beschikking. Nadeel is dat deze werkplekken 12

16 niet verstelbaar zijn en daardoor niet voldoen aan de Arbo wet- en regelgeving die hiervoor vastgesteld is. Uitbreidingsmogelijkheden vergadercentrum Van verschillende kanten zijn wensen uitgesproken om de huidige krapte in het vergadercentrum op te lossen met uitbreiding van ruimte. Varianten die daarbij de revue passeerden zijn; - uitbreiding met een deel van de tweede etage, direct gelegen onder het vergadercentrum; dit deel komt in oktober 2012 beschikbaar 5 ; - uitbreiding met een halve etage op de vijfde etage, waar een restaurantdeel beschikbaar is en eveneens uitgebreide voorzieningen aanwezig zijn voor cateringfaciliteiten; dit deel is per direct beschikbaar. Het directeurenoverleg heeft besloten het vergadercentrum voorshands niet uit te breiden. 3.6 Budgettaire aspecten De financiële administratie van het Waterschapshuis voorziet thans niet in de mogelijkheid van een gerichte doorbelasting. Thans wordt lump sum naar rato bijgedragen door de waterschappen. Algemeen is het beeld dat een meer specifieke vorm van doorbelasting niet de voorkeur verdient. Dat geeft een onnodige administratieve belasting en vergt extra mankracht. Het oplossen van de logistieke knelpunten, de verbetering van de dienstverlening en de aanpassingen van het meubilair alsmede de modernisering van de audio visuele middelen leiden tot een relatief beperkte verhoging van de bijdragen door de waterschappen. Niet meer van toepassing 13

17 4 Handhaving huidige situatie met procesoptimalisatie 4.1 Optimalisatie huidige situatie In dit scenario wordt de ruimte voor het vergadercentrum niet uitgebreid. Met het doorhuren van het vergadercentrum geeft de verhuurder een huurkorting van excl. indexatie. Over de bestemming moet nog worden overlegd, met name de verbetering van de luchtbehandeling staat hoog op het verlanglijstje. Technisch onderzoek is nodig in hoeverre de klimaatinstallatie specifiek voor het vergadercentrum en de kantoorruimte van het Waterschapshuis kan worden aangepast. De verbeteringen die ten opzichte van de huidige situatie worden doorgevoerd, zijn: - uitbreiding personele bezetting om de dienstverlening te verbeteren en de continuïteit te borgen; - meer schoonmaakbeurten per dag; - betere logistieke lunchverstrekking; - aantal bouwkundige voorzieningen ten laste van verhuurder, waaronder bewegwijzering bij de voordeur (overleg loopt); - uitbreiding en verbetering audio visuele voorzieningen; - beperkte vervanging meubilair; - creëren van een lactatieruimte; - opbergruimte voor voorraden, apparatuur, e.d.; - aanpassing toiletgroepen; - beperkte bouwkundige aanpassingen 4 e etage om vergaderoverlast te beperken. 4.2 Knelpunten die blijven - regelmatig tekort aan vergaderaccommodatie, dat verder oploopt bij een toenemende vraag als gevolg van de uitwerking van het Bestuursakkoord en verdergaande samenwerkingsverbanden tussen de waterschappen; daamaast gaan voorzieningen als lactatieruimte en opbergruimte ten laste van de vergadervoorzieningen; - minder mogelijkheden voor toepassing van het nieuwe werken; bij een moderne bedrijfsvoering past deze vorm van anders werken adequaat te faciliteren; - de logistiek voor bijvoorbeeld de catering bij een groot aantal bezoekers leidt tot blijvende irritaties; - gewenste verbeteringen voor meer garderoberuimte e.d. kunnen vanwege de vaak te krappe vergaderruimten niet worden doorgevoerd; - vergaderingen van meer dan 30 personen zijn niet goed mogelijk. 4.3 Financiële gevolgen De financiële gevolgen van dit scenario geven het volgende beeld: - uitbreiding personeel receptie en part time flex krachten* extra schoonmaak overdag* overige extra exploitatiekosten, kopieer en kleine voorzieningen* hogere exploitatiekosten pantry* Subtotaal beperkte bouwkundige voorzieningen investering nieuw en aanpassingen meubilair

18 - uitbreiding en modernisering audio visuele apparatuur reserveringssysteem vergaderzalen advieskosten derden Subtotaal coördinatie procesoptimalisatie en uitvoering voorzieningen De met * aangegeven kostenposten dragen een structureel, karakter. Dat betekent ten opzichte yan de huidige begroting ad in meerjarenperspectief een toevoeging aan de begroting van De overige uitgaven ad hebben betrekking op eenmalige investeringen, die voor ëen belangrijk deel op afschrijvingsbasis zullen worden doorbelast. Eenmalig tot een bedrag van zijn ook de kosten voor de coördinatie van de procesoptimalisatie en de uitvoéring van de bouwkundige en interieurvoorzieningen. Voor de inrichting van enkeie vergaderzalen is onderzoek gedaan naar mogelijkheden om het bestaande (te zware) meubilair verrijdbaar te maken. Dat bleek niet mogelijk. Ook uit arbotechnische, functionele en esthètische overwegingen verdient gedeeltelijk vervanging van het meubilair de voorkeur. Tevens is bezien of de scheidingswand in de grote vergaderzaal kan worden verwijderd. Hoewel dit mógelijk is neemt de flexibiliteit en capaciteit van het vergadercentrum af. Dat is ongewenst. Het vergadercentrum wint aan kwaüteit door het toepassen van kunst. Door middel van een uitleenformule zal de waterschappen worden gevraagd kunstvoorwerpen en fotomateriaal ter beschikking te stellen. Ook kunnen zogenaamde wallyisions met specifieke waterschapsbeelden op bepaalde wanden wordén aangebracht. 15

19 5. Strategische doelstellingen en Govemance model 5.1 Strategische doelstellingen Het Waterschapshuis is de regievoerende organisatie voor de waterschappen op het terrein van de Informatie en Communicatietechnologie. Daamaast wordt HWH in toenemende mate gevraagd de kassiersfunctie ten behoeve van de waterschappen te vervullen. Zoals in de begroting 2012 is aangegeven zal de taakstelling waar de waterschappen samen voor staan er toe leiden dat de waterschappen hun samenwerking op het gebied van informatiemanagement, inkoop, etc. deels willen vormgeven door HWH. 5.2 Het huidige beheermodel Het Waterschapshuis is thans verantwoordelijk voor het goed functioneren van het vergadercentrum. Over die verantwoordelijkheid en de uitvoering van die taak zijn op zich geen bezwaren geuit door de geïnterviewden. Bij de vergadercentra van de Belastingdienst en Rijkswaterstaat is de taak voor het beheer van het vergadercentrum belegd bij een staande organisatie, in casu de facilitaire dienst. In feite vervult het Waterschapshuis de facilitaire taak voor de ICT en enkele andere taken in de sfeer van de bedrijfsvoering. Dit impliceert dat er op zich geen bezwaren hoeven te bestaan tegen voortzetting van het beheer door het Waterschapshuis. Uiteraard past daarbij een zorgvuldig opgezette planning en begrotingscyclus, die in de verschillende stadia worden getoetst door het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis. De accountantsverklaring vormt het sluitstuk van deze cyclus. Ook procesinhoudelijk is de organisatie van het vergadercentrum gebaat bij een transparant en eenvoudig model voor het houden van de vergaderingen en het afleggen van verantwoording. Voor het organiseren van de vergaderingen ligt er een helder vergaderprotocol; als men zich daaraan houdt, verloopt het vergaderproces soepel. De medewerkers van Het Waterschapshuis zorgen voor een hoogwaardige dienstverlening zodat de beoogde samenwerking tussen de verschillende waterschappen e.a. goed wordt gefaciliteerd. Het huidige govemance model is transparant en voldoet aan de wensen van de stakeholders. 16

20 6. Financieel beeld 6.1 Realisatie 2011 en programmabegroting 2012 De begroting 2011 alsmede de uitgaven in het eerste halfjaar voor het vergadercentrum geven het volgende beeld: Begroting Uitgaven Perc. - huur, incl. servicekosten en gem. lasten ,6% - beheer en onderhoud ,2% 6.2 Toelichting uitgavenbeeld De overschrijding op de post huur, inclusief servicekosten, is beperkt en is voor 2012 bijgesteld. De overschrijding op de post beheer en onderhoud is voornamelijk een gevolg van de extra inzet van personele capaciteit om de vergaderingen in goede banen te leiden. Door de enorme groei van het bezoekersaantal stegen de uitgaven voor koffie, thee, etc. navenant. Daamaast waren extra uitgaven nodig voor de meest urgente voorzieningen, zoals uitbreiding van de telefoonvoorziening, beperkte aanpassing van het meubilair, e.d. De kosten voor het uitvoeren van de evaluatie en de sturing op de procesverbetering zijn eveneens oorzaak van de overschrijding. 6.3 Programmabegroting 2012 en doorwerking 2013 Op basis van de geschetste ontwikkelingen is bijstelling van de begroting 2012 noodzakelijk. Afgezet tegen de goedgekeurde begroting ontstaat het volgende beeld: begroting bijstelling naar: - huur, inclusief servicekosten en overige lasten beheer en onderhoud afschrijving eenmalige exploitatiekosten (coördinatie) eenmalige investeringskosten, die voor een belangrijk deel op afschrijvingsbasis zullen worden doorbelast. De structurele kosten voor huur, beheer, onderhoud en afschrijving werken door naar 2013, met een prijsbijstelling van ca. 2%. 17

21 Bijlage 1 Geïnterviewde personen in alfabetische volgorde: Mw. P.E.E. Angelone, secretariaatsmedewerker Stowa C. van Bladeren, beleidsmedewerker Unie van Waterschappen S. Bouwman, manager projecten en beheer Waterschapshuis G. J. Doornbos, dijkgraaf hoogheemraadschap vah Rijnland J. van Enst, secretaris-directeur Waterschapshuis B. Evenwijn, programmamanager Informatiehuis Water W.A. Joosten, secretaris waterschap Regge en Dinkel W. Kelder, medewerker documentaire informatievoorziening Waterschapshuis Mw. I. Kerssen, projectsecretaris Informatiehuis Water Mw. E. Konstapel, medewerker front office Waterschapshuis P. Landstra, hoofd stafbureau bedrijfsvoering Unie van Waterschappen B. Leenen, facilitair medewerker Unie van Waterschappen J.M.J. Leenen, directeur Stowa M. van Leeuwen, facilitair medewerker Unie van Waterschappen H. Oosters, dijkgraaf hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard P.J.M. Poelman, dijkgraaf waterschap De Stichtse Rijnlanden P. Reijers, afdelingshoofd strategie en beleid Waterschapshuis J. Schrijen, voorzitter waterschap Roer en Overmaas P. Sennema, secretaris-directeur waterschap Aa en Maas J.B. van der Veen, secretaris-directeur waterschap Zuiderzeeland T. Voermans, ICT beheerder Waterschapshuis Mw. M. de Vries, Hoofd bedrijfsvoering Waterschapshuis W. Wolthuis, dijkgraaf waterschap Velt en Vecht 18