Implementatie van WeHelpen

Transcriptie

1 Implementatie van WeHelpen en/of andere digitale ondersteuningsmogelijkheden voor informele zorg.

2 Bureauvijftig en VitaValley hebben vanaf 2008 ervaring opgedaan met het ontwikkelen, implementeren en communiceren van digitale hulpmiddelen ter ondersteuning van de informele sector. Gezamenlijk hebben zij (met partners als Mezzo, NPCF en NPV) Helpjemee.nl ontwikkeld, dat in een fusie met Caire.nu is ondergebracht in WeHelpen. WeHelpen is een coöperatie opgericht door Achmea, Bureauvijftig, CZ, Menzis, PGGM, Rabobank, The Caretakers en VitaValley. De ervaring die Bureauvijftig en Helpjemee hiermee hebben opgedaan, zetten zij in om de implementatie en verdere verspreiding van WeHelpen te ondersteunen. Implementatie is maatwerk, maar de aanpak kan wel gestructureerd worden aangeboden. Afhankelijk van de behoefte, middelen, eigen inzet en betrokken partners worden de implementatiemogelijkheden op de volgende bladzijden verder uitgewerkt.

3 Het belang van goede implementatie Uit ervaring weten we dat het succes van digitale mogelijkheden wordt bepaald door een goede implementatie. En bovendien dat implementatie niet kan zonder partners daarbij te gebruiken. Partners op lokaal niveau of met een eigen specialisme. Techniek is een noodzakelijke voorwaarde, maar het moet ook aansluiten op bestaande werkprocessen of sociale structuur. Een apart aandachtspunt hierin is het bereiken van de gebruiker en hem te verleiden tot daadwerkelijk gebruik. Al onze implementatietrajecten zijn dan ook gericht op het bewerkstelligen van samenwerking en aandacht schenken aan alle relevante succesfactoren.

4 1. Kennis sessies Wanneer u lid wordt van de coöperatie WeHelpen, geeft zij u al kennis over de software en verschillende diensten in de vorm van gesprekken en een toolkit. Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat leden behoefte hebben aan verdergaande kennis over (werking van) de functionaliteiten en mogelijkheden voor implementatie. Door middel van extra kennis sessies, interne workshops of kick off meetings brengen we opgedane kennis uit vorige pilots over (op een bredere groep mensen). De volgende onderwerpen kunnen worden besproken: - De coöperatie en haar doelstellingen (presentatie, 1 uur) - Functionele uitleg van de software (presentatie, 2 uur) - Uitleg creditsysteem (presentatie, 1 uur) - Succes- en faalfactoren voor implementatie (presentatie, 2 uur) - Aansluiten op lokale structuren (discussie, 2 uur) - Veiligheid en borging (presentatie, 2 uur) Wij bevelen aan om zoveel mogelijk partijen, diensten en mensen hierin te laten participeren. Het wordt dermate goed uitgelegd, dat zij ook in staat zijn om de kennis over te dragen op anderen. Hiervoor worden ook ondersteuningsmiddelen voor aangeboden in de vorm van flyers, instructies, etc. Uiteraard kan het programma, afhankelijk van lokale situatie, op maat worden aangeboden. 2. Ontwikkeling Sommige leden van de coöperatie hebben specifieke wensen ten aanzien van de software of de functionaliteiten. Bijvoorbeeld een whitelabel omgeving waarin zij de functionaliteiten aanbieden onder eigen naam en met eigen logo en vormgeving. Of een eigen pagina met specifieke informatie voor hun achterban. Wij hebben ervaring met customizen van omgevingen en personaliseren van pagina s. Hierbij is het van belang dat gedacht wordt vanuit de gebruiker, en de software tegelijkertijd zoveel mogelijk aansluit op functionaliteiten, werkprocessen of belangen van de partner. Graag verkennen wij samen met u de mogelijkheden op basis van uw specifieke wensen.

5 3. Samenwerking WeHelpen beoogt bruggen te slaan tussen informele en formele zorg, tussen zorg en welzijn of lokale instanties en overheid. Bij de implementatie ervan worden dan ook altijd partners betrokken. Dit biedt direct vele voordelen: - Gezamenlijk beter de gebruiker kunnen helpen - Bevorderen samenwerking (en benutten synergie) - Vergroten communicatie kracht - Aansluiting zoeken op lokale initiatieven - Verkrijgen van draagvlak - Integreren met andere ondersteuningsmogelijkheden Om samenwerking tot stand te brengen wordt een programma gevolgd: - Inventarisatie stakeholders - Informatiebijeenkomsten (wekken interesse) - Rondetafel gesprekken (bespreken mogelijkheden) - Opstellen plan van aanpak - Focusgroepen (met potentiële gebruikers) - Werkgroepen - Evaluatie Het programma is gericht op het betrekken en activeren van lokale partijen om gezamenlijk de implementatie een succes te maken en te borgen voor de toekomst. Samenwerking kan intern (verschillende afdelingen van bijvoorbeeld een ziekenhuis) of extern (verschillende sectoren op lokaal niveau) zijn. Vaak is het probleem dat de instanties mantelzorgers en vrijwilligers niet weten te bereiken. Dit komt onder andere doordat zij zich niet als zodanig herkennen, onbekendheid of door vraagverlegenheid. Daarnaast is er een afstand tussen de digitale mogelijkheden voor informatie, contact en ondersteuning en de lokale mogelijkheden. Dit spanningsveld wordt weergegeven in het figuur op de volgende pagina.

6 digitaal ondersteuning internet informatie gebruikers hulpinstanties lotgenotencontact samenwerking lokaal WeHelpen slaat een brug tussen enerzijds gebruikers en hulporganisaties en anderzijds de digitale en lokale, vaak intensieve ondersteuningsmogelijkheden. Door middel van vier bouwstenen wordt de cirkel rond gemaakt en een community gebouwd. Op alle vier terreinen draait het om de vraag: Hoe kunnen we de mantelzorger bereiken? Hoe kunnen organisaties de doelgroep bereiken, de doelgroep de organisaties, of hoe bereiken ze elkaar? Uit eerdere pilots is veel ervaring opgedaan met wat de juiste benadering is om de doelgroep te bereiken, via internet of in het dagelijks leven.

7 4. Communicatie / marketing Voor daadwerkelijk gebruik dient de doelgroep op de hoogte te zijn van het bestaan en de mogelijkheden van WeHelpen en overtuigd te zijn van het nut ervan. Iedere subdoelgroep heeft specifieke wensen en ideeën en vergt een eigen manier van benaderen. Daarom wordt vaak met personas gewerkt: archetypen met specfieke kenmerken/eisen. Met de samenwerkingspartners wordt gekeken welke communicatiekanalen bestaan en hoe deze optimaal en op het juist moment ingezet kunnen worden. Hiervoor wordt een communicatieplan ontwikkeld. Het communicatieplan bevat grofweg de volgende onderdelen: - Communicatiestrategie - Doelgroepen - Boodschap - Middelen - Planning - Organisatie - Kosten - Evaluatie Bij de uitvoering ervan worden de communicatiemiddelen van de partners ingezet en die kunnen bestaan uit: - Folders, posters en flyers - nieuwsberichten op websites - Lokale en social media - informatie aan patiënten via zorgverleners - informatiebijeenkomsten - etc. De partijen worden hierin ondersteund met de opgedane kennis over de doelgroep en ervaring met het inzetten van de verschillende middelen. De ondersteuning is afhankelijk van de aanwezigheid en kennis van lokale communicatieafdelingen en/of personen.

8 5. Evaluatie en onderzoek Vanuit de coöperatie worden gegevens verstrekt over gebruik van de website, aantal bezoekers, agenda s of gemaakte matches tussen vraag- en aanbod. Sommige leden verlangen echter een uitgebreidere evaluatie of onderzoek naar de effecten. Bij evaluatie gaat het bijvoorbeeld om de geleerde lessen van de implementatie of gebruikservaringen. Bij onderzoek kan het gaan om effectmetingen, bijvoorbeeld wat de impact van de software is op een gebruiker(sgroep) of het effect op de zorgbehoefte in een populatie. Een aparte module wordt aangeboden om vooraf de maatschappelijke effecten van de interventie in kaart te brengen, zodat gedurende de implementatie daarop gestuurd kan worden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de SROI-methode (social return on investment) via Social EvaluatorTM. Hierin wordt de verwachte SROI bepaald door de inzet of investering te relateren aan de uitkomsten bij de verschillende stakeholders (gebruikers, gemeenten, samenleving, etc.). 6. Projectmanagement Wanneer sprake is van meerdere locaties of instellingen, of voor afstemming tussen meerdere van bovenstaande programma s kan ook ondersteuning worden geboden voor algeheel projectmanagement. Zowel projectleiding als de ondersteuning hiervan, maar ook meer uitvoerende taken worden aangenomen. Hiervoor worden ervaren adviseurs ingezet die een heldere projectstructuur neerzetten, een beleidsplan ontwikkelen en een planning en begroting opstellen. Vervolgens wordt de voortgang bewaakt en eventueel kennis en taken overgedragen na afloop van de projectperiode.

9 Vital Innovators Vital Innovators is een sociale onderneming gericht op het verbeteren en vernieuwen van de gezondheidszorg. Samen met zorgorganisaties en andere partners werkt zij aan innovaties die kunnen bijdragen aan de toegankelijkheid, betaalbaarheid en kwaliteit van de gezondheidszorg en de kwaliteit van leven. Vital Innovators is gelieerd aan VitaValley (een innovatienetwerk in de zorg) en hebben de laatste jaren veel ervaring opgedaan met de ontwikkeling en begeleiding van (digitale) initiatieven op het gebied van zorg- en welzijn. Onder andere initiatiefnemer/oprichter van Pazio (gezondheidsportaal), Mantelzorgplaats / Helpjemee (daarmee founder van de WeHelpen coöperatie), MentalShare (GGZ-eHealth), Abakus (fysiotherapie) en Dieetinzicht. Tevens participerend in lokale projecten als Twentse Aanpak Verzorgd Wonen (TPLZ) en AnderZ in Zorg en landelijk in Zorgportaal Dementie in het kader van Deltaplan Dementie. Vital Innovators is expert partner van Social Evaluator. Deze ervaring willen zij inzetten om gemeenten te ondersteunen in hun aanpak voor het inzetten van digitale hulpmiddelen ter versterking van het beleid op het gebied van zorg en welzijn.

10 Bureauvijftig Bureauvijftig is een adviesbureau voor 50+ marketing en communicatie, gevestigd in Utrecht. Bureauvijftig vertaalt inzichten in de 50+ doelgroep(en) naar proposities, concepten en campagnes. Van de reisbranche tot automotive, van ouderenorganisaties tot de zorg. Zij hanteert daarbij haar eigen herkennen, verbeelden en bereiken -model en heeft een eigen 50+ consumenten panel ter beschikking waarin voortdurend onderzoek wordt gedaan. Klanten zij o.a. Auping, Viva! Zorggroep, het Noors Verkeersbureau en Kuoni travel. Bureauvijftig is één van de founders van de coöperatie. In 2009 werd een eerste versie van Helpjemee.nl ontwikkeld. Gezien de grote rol die zorg speelt in de leefwereld van 50-plussers en de persoonlijke ervaringen van de directeur van Bureauvijftig met mantelzorg (moeder met MS) sloot Helpjemee.nl als maatschappelijk project prima aan bij de werkzaamheden van Bureauvijftig. Het project werd tot medio 2012 samen met Mezzo en VitaValley verder ontwikkeld en vervolgens aan de coöperatie toevertrouwd. De opgedane kennis in de marketing van mantelzorg en informele zorgdiensten en tools zet Bureauvijftig nu graag in om lokaal te implementeren.

11 Relatie tot WeHelpen Wehelpen is ontstaan na een fusie tussen Caire.nu en Helpjemee.nl. Helpjemee.nl was een initiatief van Bureauvijftig en VitaValley, samen met Mezzo, Nederlandse Patiënten Vereniging, Nederlandse Patiënten en Consumenten Federatie en het Centrum voor Samenlevingsvraagstukken. VitaValley en Bureauvijftig zijn beiden founder van de nieuwe coöperatie Wehelpen. Gezamenlijk hebben zij een drietal grote pilots uitgevoerd, waaronder in Rotterdam (met Lelie zorggroep en Stichting IJsselwijs), Amsterdam (Cliëntenbelang Amsterdam, Gemeente Amsterdam en Agis) en Utrecht (Gemeente Utrecht en UMC Utrecht). Daarnaast zijn veel aanpalende activiteiten bij zorginstellingen, zorgverzekeraars en gemeenten uitgevoerd. Na de inbreng van Helpjemee in de Coöperatie WeHelpen zijn de partijen naast bestuurlijk betrokken, vooral geëngageerd zetten zij de opgedane kennis in voor verdere implementaties.