Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier Opgesteld door: BIZ bestuur ( i.s.m. Bureau Plesse) Contactpersoon: Joep Logjes, voorzitter BIZ Hofkwartier ( )

2 Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier Inhoudsopgave 1. Samenvatting 3 2. Organisatiestructuur 5 3. Communicatie met ondernemers 6 4. Evaluatie activiteiten Schoon, heel & veilig Attractiviteit & gastvrijheid Bereikbaarheid & overig Begroting en realisatie verslagjaar Resultatenrekening per 31 december Balans per 31 december 21 BIJLAGEN Bijlage I Notulen ALV november 2012 (incl bijlagen) 22 Bijlage II Financieel overzicht Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 2

3 1. Samenvatting Voor u ligt het jaarverslag 2012 van de BIZ vereniging Hofkwartier is het tweede jaar dat de BIZ Hofkwartier actief is en tevens het laatste jaar van het Plan van Aanpak Hofkwartier (PvA). In dit jaarverslag wordt verslag gedaan van de activiteiten die vanuit de BIZ vereniging in 2012 zijn uitgevoerd, al dan niet met ondersteuning vanuit de activiteiten die in het kader van het PvA zijn ontwikkeld. Het bestuur bestond tot oktober 2011 uit drie personen, terwijl de BIZ Hofkwartier (los van de bedrijventerreinen) de grootste BIZ vereniging is, zowel in aantal bijdrageplichtigen (251) als in omvang van het gebied. In november 2012 is Ronald Pronk als vierde bestuurslid geïnstalleerd. In 2012 werd door de gebiedsmanager in de persoon van Ellen Struik, nog professionele ondersteuning vanuit het PvA verleend. Vanaf 2013 zal de BIZ Hofkwartier extra professionele ondersteuning zelf moeten financieren. Evenals in 2011 bleek het bijzonder lastig om ondernemers te vinden die zich in willen zetten voor de BIZ en die mee willen helpen met activiteiten die bijdragen aan een succesvolle en aantrekkelijke winkelomgeving. Het bestuur heeft diverse oproepen geplaatst, helaas zonder resultaat De slechte bereikbaarheid van het BIZ gebied baart iedereen grote zorgen. Ook de werkzaamheden rondom de VAB en de nieuwe gracht op de Veenkade hebben sterke negatieve effecten op de bereikbaarheid. Een heldere communicatie richting bezoekers en met de BIZ - vanuit de gemeente en de HTM - is van essentieel belang. Rondom deze problematiek is door het bestuur ook regelmatig overlegd en afgestemd met het Zeeheldenkwartier. Ook in 2013 is de problematiek rondom de bereikbaarheid van het Hofkwartier prioriteit nummer een. Het bestuur is naarstig op zoek naar een of meerdere ondernemers die de verantwoordelijkheid willen oppakken voor de coördinatie en communicatie rondom dit project. In 2012 zijn op het thema schoon, heel en veilig (shv) niet alle activiteiten uitgevoerd zoals opgenomen in het jaarplan Deelname aan de Collectieve Winkelontzegging (CWO) was niet meer van toepassing aangezien dit project in 2012 stil is komen te liggen. De schouw heft door gebrek aan tijd en mankracht nog niet plaatsgevonden. Er is wel veel tijd en energie gestoken in extra shv-activiteiten, waaronder de fietsparkeerproblematiek en het anders inzamelen van bedrijfsafval. Op het thema attractiviteit & gastvrijheid, al dan niet ondersteund vanuit het PvA, is een fors aantal slagen gemaakt, bijvoorbeeld: Lancering website haagshofkwartier.nl. promotiemateriaal met Hofkwartier logo. Hofkwartier eigen initiatieven ontwikkeld: Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 3

4 - Prinsjesdag in het Hofkwartier - Hofkwartier Wintermarkt. Verder doorvoeren van eenheid in de feestverlichting Actieve deelname aan SMHB activiteiten (o.a. ShoppingNight, TINK The Hague) Veel aandacht voor het Hofkwartier in het RTL 4 programma Citynews. Redactionele aandacht in diverse tijdschriften (Libelle, Gracia, LEVEN, de Kampioen) De geplande activiteiten op het thema bereikbaarheid en overig zijn uitgevoerd, dan wel in gang gezet Financiën De BIZ Hofkwartier mag in aantallen en omvang de grootste zijn, het beschikbare BIZ budget is relatief gezien het kleinst (de jaarlijkse bijdrage is voor iedereen gelijk en bedraagt 250,- per bijdrageplichtige). Dat is de laagste bijdrage van alle Biz-verenigingen in Den Haag. De financiële middelen zijn in 2012 volledig ingezet. Het totale BIZ budget 2012 is als volgt besteed: 2% aan het thema schoon, heel en veilig 81 % aan het thema attractiviteit & gastvrijheid 0% aan het thema bereikbaarheid & overig 14,5% aan management- en organisatiekosten 2,5% aan het niet aftrekbare deel van de BTW Aan het thema attractiviteit & gastvrijheid is relatief meer besteed dan in het jaarplan 2012 voorgesteld. Dat wordt veroorzaakt doordat de BIZ (met ondersteuning vanuit het PvA) het afgelopen jaar twee gebiedsspecifieke evenementen heeft opgezet, zijnde Prinsjesdag in het Hofkwartier en de Hofkwartier Wintermarkt. Ook is in 2012 nieuwe kerstverlichting aangeschaft. Op dit moment heeft het Hofkwartier drie verschillende soorten kerstverlichting. In de periode hoopt de BIZ alle oude verlichting te hebben vervangen door de Gouden Kroon, waardoor eenheid in het hele Hofkwartier is gerealiseerd. Aan het thema bereikbaarheid en overig is nul procent uitgegeven, terwijl in het jaarplan 2012 hiervoor 6% van het beschikbare budget was gereserveerd. Dit komt omdat de activiteiten die hiervoor in het jaarplan 2012 zijn opgenomen, ofwel geen kosten met zich mee brachten (digitale nieuwsbrief: kosten hiervan zaten opgenomen in de offerte van de website) ofwel zijn in de financiële verslaglegging onder een andere noemer opgevoerd. Overige activiteiten die het afgelopen jaar binnen dit thema zijn uitgevoerd, werden door de gemeente gefinancierd. 2. Organisatiestructuur Grootste BIZ, kleinste bestuur Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 4

5 De BIZ vereniging Hofkwartier ging in 2011 officieel van start met 251 bijdrageplichtigen. Los van de bedrijventerreinen is de BIZ Hofkwartier hiermee, zowel in aantallen als in omvang, de grootste BIZ van Den Haag. Maar ook een BIZ met het kleinste bestuur - tot afgelopen oktober bestond het bestuur uit drie personen én relatief het kleinste budget (de jaarlijkse bijdrage is voor iedereen gelijk en bedraagt 250,- per bijdrageplichtige). De afgelopen twee jaar is het BIZ bestuur uitgebreid van twee naar vier bestuursleden. De functie van secretaris is in die tijd nog niet ingevuld. Deze taken werden waar mogelijk waargenomen door de gebiedsmanager Ellen Struik. Vanaf 2013 heeft de BIZ niet meer de beschikking over een gebiedsmanager. Eind 2011 zijn verschillende BIZ werkgroepen opgericht: Parkeer & Verkeer Evenementen Marketing & Communicatie Aankleding Winkelstraten Schoon, heel en veilig Herinrichting Torenplein (dit is geen BIZ werkgroep, maar een werkgroep ontstaan vanuit het Plan van Aanpak project herinrichting openbare ruimte ). In 2012 hebben deze werkgroepen verder vorm gekregen. De, toen nog drie, bestuursleden hebben per persoon twee werkgroepen geadopteerd en in eerste instantie gingen de werkgroepen enthousiast aan de slag. Maar gaandeweg het jaar kwam de verantwoordelijkheid voor de voortgang meer en meer alleen op de schouders van de bestuursleden terecht, waardoor ook hier een gebrek aan voldoende mankracht en tijd resulteerde in een slecht functioneren van de diverse werkgroepen. Zie voor een verslag per werkgroep bijlage I, notulen ALV. Aan goede wil ontbreekt het niet, maar toch moet worden geconcludeerd dat de BIZ organisatie op dit moment niet op eigen benen kan staan. Er is dan ook beslist en dringend versterking nodig voor de activiteiten om het Hofkwartier beter op de kaart te zetten en de aantrekkelijkheid van het winkelgebied te vergroten. Het afgelopen jaar heeft het bestuur diverse oproepen gedaan richting achterban om zich in te zetten voor het winkelgebied. Tot op heden zonder concreet resultaat. Het bestuur blijft hopen (en vragen) dat ondernemers die hun verantwoordelijkheid willen oppakken en actief een bijdrage willen leveren aan het Hofkwartier zich zullen melden. Het BIZ bestuur bestaat per 31 december 2012 uit de volgende mensen: Joep Logjes, voorzitter Yvonne Buijs, vice voorzitter Jan van Eijk, penningmeester Ronald Pronk, bestuurslid Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 5

6 Tijdens de ledenvergadering van 7 november jl. is Ronald Pronk als algemeen bestuurslid geïnstalleerd. 3. Communicatie met ondernemers De communicatie met de achterban is in 2012 sterk verbeterd. Het adresbestand is geactualiseerd. Via nieuwsberichten per zijn de BIZ leden regelmatig geïnformeerd over relevante BIZ aangelegenheden en/of werden oproepen geplaatst tot deelname aan activiteiten. Op 27 april, de verjaardag van onze toekomstige koning, is dit jaar voor het eerst de BIZ Oranjeborrel georganiseerd voor de ondernemers en relevante stakeholders (bewoners, bureau binnenstad, gemeente Den Haag, vastgoedeigenaren) in het Hofkwartier. Het idee was om de BIZ Oranjeborrel jaarlijks op 27 april te organiseren. Maar aangezien vanaf 2014 op deze datum Koningsdag gevierd wordt, is het wellicht raadzaam om een andere datum voor de BIZ Oranjeborrel te prikken. In 2012 werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om de nieuwe website te lanceren. Wethouder Kool liet de website met 250 ballonnen letterlijk en figuurlijk de lucht ingaan. Eind 2012 is het format voor een digitale nieuwsbrief voor ondernemers ontworpen. Voor contentbeheer en redactie van site en nieuwsbrief wordt in 2013 invulling gezocht. De BIZ levert een jaarlijkse financiele bijdrage aan de krant Het Hofkwartier. Daarnaast adverteren individuele ondernemers in deze krant. In 2013 zal de BIZ redactionele ruimte afnemen voor informatie over BIZ activiteiten in het Hofkwartier. Op 7 november 2012 is de Algemene Ledenvergadering georganiseerd in het Parkhotel Den Haag. Voor de ALV worden de BIZ leden zowel per als per post uitgenodigd. De opkomst was redelijk met een twintigtal mensen. De notulen (inclusief bijlagen) van de ALV vindt u in bijlage I Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 6

7 4. Evaluatie activiteiten 2012 In het BIZ jaarplan 2012 zijn per thema concrete activiteiten opgenomen die de BIZ in het afgelopen jaar wilde (laten) uitvoeren. Schoon, heel en veilig: Collectieve Winkel Ontzegging, graffiti- en posterverwijdering, schouw. Extra uitgevoerde activiteiten: anders inzamelen bedrijfsafval, pilot fietsparkeerproblematiek Attractiviteit & gastvrijheid: kerstverlichting, aanschaf extra kerstverlichting, evenementen, onderhoud website. Extra activiteiten: vlaggen, groenvoorziening Bereikbaarheid & Overig: (digitale) nieuwsbrief, bijdrage Het Hofkwartier. Op de hierna volgende activiteitenbladen vindt u per activiteit kort en bondig een omschrijving van de activiteit, het doel, het resultaat, waar relevant bijsturing en/of advisering en eventuele samenwerkingspartners. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 7

8 4.1 Schoon, heel & veilig Schoon, heel & veilig Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: Collectieve Winkel Ontzegging De CWO wil de winkelcriminaliteit, van met name veelplegers, terugdringen en aansluiten bij de aanpak van veelplegers waarmee in 2003 al in de regio Haaglanden is gestart. Met de CWO wil de private sector hardnekkige winkeldieven en overlastgevers weren en beoogt de CWO potentiële winkeldieven af te schrikken en criminaliteit te voorkomen. Terugdringen van de criminaliteit met als doel een veiliger winkelgebied voor bezoekers en ondernemers Planning: Na afloop invullen Resultaat: Evaluatie: Bijsturing: Deze collectieve regeling is in 2012 stil komen te liggen voor de meeste winkelgebieden. De gemeente heeft wel geïnvesteerd in een pilot voor negen grootwinkelbedrijven in de Haagse binnenstad. De BOF (Binnenstad Ondernemers Federatie) heeft toegezegd de resultaten van de pilot en eventuele vervolgactiviteiten, te communiceren naar de ondernemers. Voor zover bekend is dit nog niet gebeurd. De BOF verzoeken om informatie. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 8

9 Schoon, heel & veilig Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: Planning: Graffiti- en posterverwijdering Vooral op hoeken en minder goed verlichte locaties in het Hofkwartier is er soms overlast van graffiti en illegale posters. Er is een collectief contract gesloten met de gemeente Den Haag voor de verwijdering van onwenselijke graffiti en posters. Zo snel mogelijk verwijderen graffiti. Verhoging participatiegraad ondernemers en eigenaren bij collectief contract. doorlopend Na afloop invullen Resultaat: Evaluatie: Bijsturing: Het contract is afgesloten. Verloopt volgens planning, geen bijzonderheden n.v.t. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 9

10 Schoon, heel & veilig Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: Planning: Schouw Rondgang door het BIZ gebied samen met wijkagent, brandweer, wegbeheerder en andere relevante partijen waarbij zaken worden gesignaleerd m.b.t. straatmeubilair, groen, openbare verlichting, zwerfvuil, zwerffietsen, afval, etc. Kortom zaken gerelateerd aan thema schoon heel en veilig. De schouw is tot nu toe altijd samen met de BIZ Paleis Noordeinde uitgevoerd en in beide BIZ gebieden tegelijk. Verbeteren uitstraling BIZ gebied, verhogen van veiligheidsgevoel bij bezoekers, ondernemers en bewoners. Tenminste 90% van de tijd de kwaliteit van het schoonhouden te handhaven op Hofstadniveau (niveau A). Verantwoordelijkheid van de gemeente. Twee keer per jaar, bij voorkeur een dagschouw en een lichtschouw Na afloop invullen Resultaat: Evaluatie: Bijsturing: In 2012 heeft door gebrek aan tijd en mankracht geen schouw plaatsgevonden. De laatste schouw was in december Er heeft geen follow up plaatsgevonden. Er zijn geen kosten aan verbonden In het BIZ jaarplan zijn twee schouwen opgenomen. Samen met BIZ Paleis Nooreinde uitvoeren. Initiatief binnen BIZ Hofkwartier ligt bij de werkgroep schoon, heel en veilig. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 10

11 Schoon, heel & veilig: EXTRA ACTIVITEIT Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: Anders inzamelen bedrijfsafval Pilot anders inzamelen bedrijfsafval i.s.m. een inzamelaar. Mogelijk extra venstertijden en afhaal d.m.v. elektrisch aangedreven voertuigen aan de deur. Verbeteren van de kwaliteit van de winkelomgeving en verhogen van gevoel van veiligheid. Andere doelstelling is het verlagen van de kosten door collectieve afspraken. Planning: 2012 Na afloop invullen Resultaat: Evaluatie: Bijsturing: Al in 2010 zijn gesprekken gestart met Ontwikkelingsmaatschappij Den Haag (OM Den Haag) over een pilot alternatieve afvalinzameling. OM Den Haag heeft eind 2010 een rapport opgesteld voor het Hofkwartier en het Pleinkwartier. In 2012 hebben verschillende besprekingen plaatsgevonden met de werkgroep schoon, heel en veilig, bureau binnenstad en OM Den Haag. Diverse adviezen zijn aan de gemeente voorgelegd en waarop de gemeente weer een aantal vragen had, voornamleijk over de mogelijkheden en de bereidheid van een vuilophaler om mee te doen aan de pilot. Het project is complex (oa door veel betrokken partijen en strenge regelgeving) maar er wordt goed samengewerkt met Bureau Binnenstad, OM Den Haag en de gemeente Den Haag. Deze activiteit blijft hoog op de agenda staan van de werkgroep schoon heel veilig. n.v.t. Schoon, heel & veilig: EXTRA ACTIVITEIT Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 11

12 Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: Pilot fietsparkeerproblematiek Sinds jaren zorgt de fietsparkeerproblematiek voor grote overlast in het Hofkwartier. Niet alleen voor ondernemers maar ook voor bewoners. De laatste tijd is dit probleem, vooral op uitgaansavonden, alleen maar toegenomen. De werkgroep parkeer en verkeer heeft een aanzet tot een concept voor een pilot gemaakt om deze overlast terug te dringen. Een pilot uitvoeren om met oplossingen te komen om de overlast blijvend terug te dringen. Planning: 2013 Na afloop invullen Resultaat: Evaluatie: Samen met de BIZ Paleis Noordeinde wordt gezocht naar mogelijke oplossingen. Financiering van de pilot moet vanuit het (hiervoor in 2011 al gereserveerde) KVO budget komen. De wethouder heeft medewerking en (gedeeltelijke) financiering toegezegd zodra er een concreet concept op tafel ligt. Bijsturing: Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 12

13 4.2 Attractiviteit & Gastvrijheid Attractiviteit & Gastvrijheid Activiteit: Kerstverlichting / Aanschaf extra kerstverlichting Omschrijving: In de periode november 2012 tot januari 2013 kerstverlichting ophangen op de straten van het BIZ gebied. Doel dit jaar: Planning: Upgraden straatbeeld en creëren kerstsfeer. November en december (en deel januari) Na afloop invullen Resultaat: Voor de Nobelstraat en de Prinsestraat is nieuwe kerstverlichting aangeschaft (conform ontwerp van de Torenstraat). Tevens zijn diverse kapotte kabels vernieuwd. Evaluatie: Bijsturing: In 2012 is een besluit genomen om over te gaan tot een standaard kerstverlichting. Het doel is dat de uniforme kerstverlichting één karakteristieke uitstraling aan het BIZ gebied geeft. Aangezien de aanschaf van kerstverlichting een kostbare zaak is, zal per jaar worden bekeken welke investeringen op het gebeid van sfeerverlichting kunnen/mogen worden gedaan. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 13

14 Attractiviteit & Gastvrijheid Activiteit: Omschrijving: Evenementen Door actieve deelname aan SMHB (Stichting Marketing Haagse Binnenstad) in 2012 nog gefinancierd vanuit het Plan van Aanpak Hofkwartier - wordt aangehaakt bij evenementen zoals ShoppingNight en TINK The Hague. Ook de intocht van Sinterklaas verloopt weer via het Hofkwartier sinds deelname. De BIZ heeft in 2012 ook eigen, gebiedsspecifieke evenementen ontwikkeld: Prinsjesdag in het Hofkwartier en de Hofkwartier Wintermarkt. Doel dit jaar: Planning: De aantrekkelijkheid, naamsbekendheid en vindbaarheid van het BIZ gebied vergroten. Juni: ShoppingNight (goodiebagbite) TongTong Fair September: Prinsjesdag in het Hofkwartier November: Residence la mode 2012 November: intocht Sinterklaas December: Hofkwartier Wintermarkt December: TINK The Hague Na afloop invullen Resultaat: Evaluatie: Bijsturing: Zie bijlage 1, notulen ALV overzicht marketing activiteiten Zie bijlage 1, notulen ALV overzicht marketing activiteiten De reacties op zowel Prinsjesdag in het Hofkwartier als de Hofkwartier Wintermarkt waren bij ondernemers, bezoekers en bewoners buitengewoon positief. n.v.t. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 14

15 Attractiviteit & Gastvrijheid Activiteit: Omschrijving: Onderhoud website / Webshop De website dient de bezoeker adequaat te informeren over de ambities en mogelijkheden binnen het Hofkwartier. De website moet de economische doestellingen van het Hofkwartier ondersteunen. (meer bezoekers, langer verblijf en hogere bestedingen). De mogelijkheid en de haalbaarheid van een Hofkwartier webshop zijn onderzocht. Doel dit jaar: Informatievoorziening aangaande activiteiten, winkelaanbod en beleid, zowel voor bezoekers als voor ondernemers. Planning: 2012 Na afloop invullen Resultaat: Website: in 2012 is tijdens de BIZ Oranjeborrel op 27 april de nieuwe website van het Hofkwartier gelanceerd. De financiering van de ontwikkeling van de website komt uit het Plan van Aanpak Hofkwartier. Het onderhoud en beheer van de website komt voor rekening van de BIZ vereniging. Webshop: het door de BIZ realiseren en exploiteren van een webshop is niet haalbaar (tijd, budget en mankracht), maar ook niet wenselijk (geen BIZ taak). Alle ondernemers in het Hofkwartier kunen zich gratis profileren op de website, met een directe link naar hun eigen website en/of webshop. Evaluatie: Ondanks herhaaldelijke oproepen aan de ondernemers om input betreffende hun onderneming te leveren, is de site nog niet optimaal gevuld. In 2013 heeft dit prioriteit. Attractiviteit & Gastvrijheid: EXTRA ACTIVITEIT Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 15

16 Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: Planning: Vlaggen Nu is dat nog de Nederlandse vlag. Er wordt gestreefd naar een eigen Hofkwartier vlag, waarin het logo is verwerkt en welke passend is in het gebied. Upgraden straatbeeld en uniforme uitstraling van het winkelgebied. Verjaardag koningin Beatrix, Koninginnedag, Bevrijdingsdag, eventueel Prinsjesdag Na afloop invullen Resultaat: Evaluatie: Bijsturing: De vlaggen zijn tijdens bovenstaande gelegenheden uitgehangen Een aantal vlaggen (80) zal moeten worden vervangen in de komende jaren omdat de kwaliteit ervan is afgenomen. n.v.t. Attractiviteit & Gastvrijheid: EXTRA ACTIVITEIT Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 16

17 Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: Extra groenvoorziening Naast de groenvoorziening die door de gemeente wordt verzorgd, zijn de mogelijkheden en wenselijkheid van extra groen, in de vorm van hanging baskets gevuld met bloemen, in het Hofkwartier onderzocht. Aantrekkelijkheid, eenheid in uitstraling en herkenbaarheid van het gebied vergroten. Planning: 2012 Na afloop invullen Resultaat: Evaluatie: Bijsturing: Er is offerte uitgebracht waaruit bleek dat extra groen op dit moment om budgettaire én praktische redenen niet haalbaar is. n.v.t. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 17

18 4.3 Bereikbaarheid & overig Bereikbaarheid & overig Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: (digitale) nieuwsbrief Het regelmatig verspreiden van een digitale nieuwsbrief om de bijdrageplichtigen (en overige ondernemers) in het BIZ gebied te kunnen informeren over nieuwtjes, BIZ activiteiten, nieuwsberichten en overige informatie. Opzetten van digitale nieuwsbrief en actueel (mail)adresbestand. Planning: 2012 Na afloop invullen Resultaat: Met grote regelmaat is de achterban via BIZ nieuwsbrieven geïnformeerd over actuele zaken die van belang zijn voor de ondernemers in het Hofkwartier. Het adresbestand is volledig up to dat gemaakt. Ook is door bureau SIN (bouwer van de website) vorm gegeven aan een nieuw format voor de nieuwsbrief. Dit wordt in 2013 verder ingevuld. Hieraan waren geen extra kosten verbonden aangezien dit nog onderdeel uitmaakte van de offerte voor de website. Evaluatie: Bijsturing: Nv.t. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 18

19 Bereikbaarheid & overig Activiteit: Omschrijving: Doel dit jaar: Bijdrage krant Het Hofkwartier De bewonerskrant Het Hofkwartier is voor zowel bewoners als ondernemers een goed medium om allerlei informatie, nieuws, activiteiten en overige wetenswaardigheden te communiceren. Financiering van de krant vindt mede plaats uit PvA budget. Vergroten van de betrokkenheid van bewoners en ondernemers bij het Hofkwartier. Verbeteren van de interne communicatie tussen bewoners en ondernemers in het Hofkwartier. Planning: 2012 Na afloop invullen Resultaat: Jaarlijkse bijdrage aan Het Hofkwartier. Evaluatie: Bijsturing: n.v.t. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 19

20 5. Begroting en realisatie verslagjaar 2012 Begroting Realisatie INKOMSTEN BIZ-bijdragen KVO subsidie uit 2011 (nog te besteden Reserveringen Bijdrage vanuit PvA voor SMHB Totale inkomsten UITGAVEN Schoon, heel en veilig Attractiviteit & gastvrijheid Bereikbaarheid & overig Totale projectuitgaven Management en administratie Reservemarge SMHB bijdrage Niet aftrekbare deel BTW Totale uitgaven Uit bovenstaande blijkt dat een bedrag van 5031 teveel is uit geven. Dit verschil is ontstaan omdat de bijdrage van de gemeente in verband met de festiviteiten op Prinsjesdag pas in 2013 is uitbetaald. 5.1 Resultatenrekening per 31 december Debet Credit BIZ subsidie 95% Bijdrage PvA voor SMHB Reserveringen uit Wintermarkt april prestatie website Feestverlichting Advertenties Vlaggen Tassenaktie Prinsjesdag website 512 Hofstad blues 344 Contributies SMHB bijdrage Managementkosten BTW niet aftrekbaar Totaal Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 20

21 Het verschil in 2012 wordt veroorzaakt door een extra uitgaven aan kerstverlichting en evenementen. 5.2 Balans per 31 december Debet Feestverlichting Debiteuren 500 Omzetbelasting Betaalrekening Spaarrekening 28 Credit Eigen vermogen Financiering feestverlichting Crediteuren Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 21

22 Bijlage I bij BIZ Jaarverslag 2012 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING Woensdag 7 november Opening. Joep heet iedereen welkom en bedankt het Parkhotel Den Haag voor het beschikbaar stellen van de zaal. 2. Vacatures bestuursleden en benoeming nieuw bestuurslid Joep geeft het woord aan Ronald Pronk die zichzelf voorstelt. Ronald werkt al 15 jaar bij het Parkhotel Den Haag als facilitair manager en maakt deel uit van het MT van het Parkhotel Den Haag. Voor de BIZ Hofkwartier zal Ronald zich dan ook vooral richten op de facilitaire zaken. Joep vraagt de vergadering of zij akkoord gaat met de benoeming van Ronald. De ALV gaat akkoord, waarna Ronald officieel wordt benoemd als bestuurslid. Joep geeft vervolgens aan dat het bestuur nog steeds naarstig op zoek is naar ondersteuning en concreet twee bestuursleden; een secretaris en een algemeen bestuurslid. Geïnteresseerden kunnen zich melden bij een van de bestuursleden of een mail sturen naar info@bizhofkwartier.nl. 3. Stand van zaken is het tweede jaar dat de BIZ Hofkwartier actief is en tevens het laatste jaar van het Plan van Aanpak Hofkwartier (PvA). Op basis van de projecten uit het PvA, in combinatie met de drie thema s van de BIZ, zijn eind vorig jaar zes werkgroepen opgericht: Parkeer & Verkeer Schoon, heel en veilig Marketing & Communicatie Evenementen Aankleding Winkelstraten Herinrichting Torenplein Werkgroep Parkeer & Verkeer (Joep Logjes). Bouw VAB: op dit moment is bestuur bezig om één coördinator te zoeken die als contactpersoon fungeert voor de ondernemers betreffende de zaken aangaande de bouw van de VAB. Wanda Wattendorff en Horas Simanullang van Prinse & Co hebben het afgelopen jaar deze taak ingevuld. Het bestuur zal vragen of zij dit willen blijven doen. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 22

23 ACTIE: Joep Logjes / bestuur Wanda heeft mbt de VAB een bijeenkomst van de Groene Eland bijgewoond. Een grotere zorg dan de bouw van de VAB blijkt het wegvallen van tram 17 te zijn. Zoals het zich laat aanzien ligt tram 17 er het gehele volgende jaar uit. Bij de ondernemers bestaat grote zorg over de bereikbaarheid in dat jaar, aangezien de verbinding tussen het centrum en het Statenkwartier wegvalt. Yvonne voegt toe dat er contact is met het bestuur van de BIZ Zeeheldenkwartier. De BIZ Zeeheldenkwartier heeft een alternatieve route voor tram 17 voorgesteld waarmee zowel Zeeheldenkwartier als Hofkwartier beter bereikbaar blijven. Het bestuur zal op korte termijn een afspraak maken met het bestuur van de BIZ Zeeheldenkwartier. ACTIE: bestuur Ellen Struik voegt toe dat zij bezig is om te achterhalen wat de gemeente / HTM tijdens het wegvallen van de tram aan bewegwijzering etc doen om de bereikbaarheid van het Hofkwartier zo optimaal mogelijk te houden. ACTIE: Ellen Struik Vervolgens ontstaat er naar aanleiding van een vraag van Gerard Lamberts van Mae West een discussie over de oorspronkelijke begroting van 1,3 miljoen Euro die aan het PvA gekoppeld was. Wat is er met dat geld gedaan en wat is er nog over? Het bestuur heeft hier al meerdere malen navraag naar gedaan maar tot op heden is hier geen duidelijkheid over. Philippe Le Clercq van Paleis Hotel stelt voor een brief op te stellen aan de gemeente (incl. een deadline) waarin wordt gevraagd om een overzicht van de bestedingen vanuit het PvA. De ALV stemt hiermee in. ACTIE: bestuur Khaled van Prentenkabinet heeft een vraag over de BIZ bijdrage van 250,- per ondernemer. Hij vindt dit veel geld. Joep geeft aan dat dit bij de begroting aan de orde kan komen. Pilot fietsparkeren op uitgaansavonden: Joep en Ellen leggen op dit moment de laatste hand aan een voorstel aan de gemeente om gedurende een periode van drie maanden een pilot uit te voeren om de fietsparkeerproblematiek tijdens uitgaansavonden op te lossen. In een eerder overleg met de Bof heeft wethouder Smit al aangegeven dat de gemeente zeker haar medewerking wil verlenen. Vanuit de zaal komen een aantal tips en adviezen, zoals: Denk aan handhaving Labels met welkom in het Hofkwartier Korzo moet actief meewerken Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 23

24 Alle opmerkingen zullen worden meegenomen in het voorstel aan de gemeente. ACTIE: Joep en Ellen Werkgroep Schoon, heel en veilig (Joep Logjes) Afval: het afgelopen jaar heeft een aantal vergaderingen plaatsgevonden met betrekking tot een pilot anders inzamelen Hofkwartier. Divers concepten en adviezen zijn gegeven. Er is nog geen uitsluitsel over. Als er door iemand kapot straatmeubilair wordt gesignaleerd, kan iedereen dit doorgeven aan de gemeente via telefoonnummer Schouw: twee keer per jaar wordt een wijkschouw georganiseerd. De eerstvolgende moet in december worden gepland. ACTIE: Joep Werkgroepen Marketing & Communicatie / Evenementen (Yvonne Buijs) Yvonne geeft een overzicht van de activiteiten die in het afgelopen jaar zijn uitgevoerd. Een compleet overzicht van deze activiteiten vindt u in bijlage I. ShoppingNight: Isabel Weber van Isabelle s Nature is enthousiast over deelname aan SMHB en doet altijd mee aan alle activiteiten Ze mist alleen feedback op de acties waar we aan meedoen. Yvonne antwoord dat dit door tijdgebrek er inderdaad wel eens bij inschiet. Dit is een punt van aandacht voor de toekomst. Isabelle geeft vervolgens aan dat ze blij verrast was dat het Hofkwartier ook een Facebook pagina heeft. Yvonne voegt toe dat er zelfs twee FB pagina s zijn, maar dat we naar 1 pagina moeten. Philippe Le Clercq geeft mee dat Aad van de Willigen van Office Center in het verleden heeft aangeboden dat zijn secretaresse tijd heeft en dat zij (pro deo!) de website en de FB pagina bij zou kunnen houden. Dit is goed nieuws en er zal contact worden gezocht met Dhr. v.d. Willigen. ACTIE: Yvonne Website: begin dit jaar tijdens de BIZ Oranjeborrel is de website haagshofkwartier.nl officieel gelanceerd. Philippe vraagt hoe hij op de website kan komen. Bij googelen van Hofkwartier kom je er niet snel. Tevens vraagt hij of een andere domeinnnaam een optie is. Yvonne antwoordt dat we diverse domeinnamen de revue hebben laten passeren en dat deze als beste uit de bus kwam, mede doordat sommige domeinnamen al zijn geclaimd door andere partijen. Daarbij is de site op dit moment erg slecht gevuld, dus je moet je afvragen of je nu al heel veel traffic wil genereren. De respons vanuit de ondernemers is bijzonder slecht. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 24

25 Er zal nogmaals een mail/oproep gestuurd worden naar de achterban om toch vooral informatie op te sturen. ACTIE: Yvonne Krant Het Hofkwartier: Philippe Le Clercq vraagt zich af hoe men over de krant denkt. Persoonlijk vindt hij het een heel goed bindmiddel tussen bewoners en ondernemers. Dit wordt beaamd door de vergadering. Vervolgens wordt gevraagd wat de bijdrage vanuit de BIZ is. Dit zal bij de behandeling van de begroting 2013 aan de orde komen. Marleen Guthschmidt van Galerie Guthschmidt spreekt haar lichte teleurstelling uit waarom niet alle ondernemers uit het Hofkwartier in de krant adverteren. Wintermarkt: op 16 december organiseert het Hofkwartier een wintermarkt met oude ambachten, houten huisjes en kramen (voor verhuur aan ondernemers). Op korte termijn zal Yvonne een mail uitsturen om deel te nemen. Marleen Guthschmidt geeft nog een heel aardige tip: in het Hofkwartier zijn heel veel muzikanten die volgens haar best gratis een optreden zouden willen verzorgen, bijvoorbeeld Xmas carols zingen. Een leuk idee en dit zal zeker worden meegenomen bij de invulling van het programma. ACTIE: Yvonne Werkgroep Aankleding Winkelstraten (Jan van Eijk) Groen: er is offerte opgevraagd om meer groen (in de vorm van hanging baskets) in het Hofkwartier te krijgen. Om budgettaire redenen blijkt dit niet mogelijk. Wel is het voorstel doorgestuurd naar de gemeente omdat volgens wethouder Baldsingh er een potje zou zijn om dit eventueel te financieren. Kerstverlichting: voor de Nobelstraat en Prinsestraat is nieuwe kerstversiering aangeschaft (hetzelfde model als in de Torenstraat, in totaal 17 nieuwe elementen). Er is geen budget om in één keer het hele Hofkwartier van dezelfde versiering te voorzien, maar ieder jaar doen we een stukje. Tevens zijn diverse kapotte kabels vernieuwd. Komend jaar zullen Jan en Ronald het hele dossier kerstverlichting grondig aanpakken. ACTIE: Jan en Ronald Philippe Le Clercq verzoekt de vergadering om in de toekomst initiatieven en plannen zoals hiervoor genoemd, eerst aan de achterban voor te leggen en gelegenheid te geven voor respons met als resultaat dat besluiten op meer draagkracht kunnen rekenen. ACTIE: bestuur Werkgroep Herinrichting Torenplein (Peter Drijver). Peter Drijver doet namens de werkgroep (waarin zowel ondernemers als bewoners vertegenwoordigd zijn) verslag van de plannen om het Torenplein opnieuw in te richten. Voor meer informatie hierover verwijzen we graag naar Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 25

26 4. Presentatie BIZ begroting 2013 De penningmeester Jan van Eijk presenteert de begroting voor Zie ook bijlage II. Philippe Le Clervq vraagt of het bestuur een aansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten, wat door Jan bevestigend wordt beantwoord. Ook is Philippe op zoek naar de jaarrekening Yvonne geeft aan dat deze op is te vinden. Peter Drijver merkt op dat het bij een ALV van een willekeurige vereniging of club gebruikelijk is om voorafgaand aan de vergadering de stukken te ontvangen die tijdens de vergadering worden besproken en waarover besluiten moeten worden genomen. Ellen stelt voor om in het voorjaar 2013 (maart/april) opnieuw een ALV te organiseren om de jaarrekening 2012 goed te keuren. Leontien Schiphorst van Emma, Jewels & Strass vraagt of in de toekomst terugkoppeling van de diverse werkgroepen kan worden gedaan op de manier zoals nu bij herinrichting Torenplein is gedaan: dus niet door betreffende bestuurslid, maar door een van de werkgroepleden. Dit is akkoord en Leontien wordt ter plekke vrijwillig aangewezen om dit op de komende ALV voor de werkgroep aankleding winkelstraten te verzorgen waar zij mee instemt. ACTIE: bestuur Philippe geeft mee dat een kascommissie moet worden ingesteld. Hierover wordt geen besluit genomen, maar zal tijdens de eerstvolgende BIZ bestuursvergadering op de agenda staan. ACTIE: bestuur De begroting 2013 wordt goedgekeurd door de aanwezigen. 5. Kees Koppens, woordvoerder Politie Haaglanden Kees Koppens is aanwezig om kort te vertellen wat de politie allemaal doet. Volgens hem is te weinig bekend bij ondernemers over de werkzaamheden van de politie. Ook polst Kees Koppens kort een aantal reacties uit de zaal. Bij voldoende animo zal Kees Koppens worden gevraagd om de volgende ALV een uitgebreidere presentatie te geven. 6. Rondvraag Peter Drijver merkt op dat bij de evaluatie van de experimentele BIZ wetgeving een aantal zaken meegenomen kan worden waar we tegenaan zijn gelopen. Phillipe Le Clercq vraagt zich af of er, bij voortzetting van de BIZ na experimentele fase, ook architecten en dergelijke organisaties moeten worden opgenomen in de definitie van de bijdrageplichtigen. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 26

27 Marleen uit haar zorg over de leegstand die aan begin van de Prinsestraat is ontstaan en vooral haar zorg dat tijdens de komende feestdagen hier invulling voor gezocht moet worden. Yvonne en Ellen zullen dit meenemen bij de invulling van het TINK evenement dat in december door SMHB wordt georganiseerd. ACTIE: Yvonne en Ellen Philippe dankt het bestuur voor hun inzet, wat met een applaus van de aanwezigen wordt bekrachtigd. Joep sluit de vergadering af en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje in de bar. BIJLAGE I bij notulen ALV Marketing en communicatieactiviteiten 2012 VANUIT DEELNAME SMHB: Door deelname Stichting Marketing Haagse Binnenstad (SMHB) is aan een aantal, door SMHB georganiseerde activiteiten deelgenomen. ShoppingNight: goodiebagbite Afgelopen twee jaar, om diverse redenen, weinig animo bij winkeliers om langer open te blijven. Op basis van ervaring de afgelopen twee jaar in 2012 een formule gevonden die als succesvol is ervaren en die ruimte biedt om uit te breiden Het Hofkwartier profileert zich tijdens ShoppingNight als Culinair gebied waar mensen een hapje komen doen (de GoodiebagBite). Bij vertrek ontvangt men een goodiebag met daarin hebbedingetjes, cadeautjes etc van winkels in het Hofkwartier, om zo een herhalingsbezoek te stimuleren. TongTong Fair Deelname aan doekenroute Residence de la Mode 2012: commercieel evenement ondersteund door SMHB daar waar behoefte wordt aangegeven. Twee belangrijke onderdelen in het Hofkwartier: Award uitreiking in Grote Kerk: De Academy of Dutch Fashion Design, een door de Dutch Fashion Foundation aangewezen groep onafhankelijke modeprofessionals en organisaties heeft in overeenstemming met een kleine internationale Pre-jury vijf talenten geselecteerd. De genomineerde ontwerpers maken onder meer kans op de begeerde Mercedes-Benz Dutch Fashion award ter waarde van Euro Design veiling in Venduehuis. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 27

28 Intocht Sinterklaas: wederom door de Prinsestraat (is zonder deelname SMHB niet mogelijk) TINK The Hague 2012 Van 8 tot 31 december vind je in de binnenstad van Den Haag ruim 50 spectaculaire winteretalages, ontworpen door studenten, kunstenaars en creatieven in samenwerking met ondernemers en warenhuizen. TINK is de eerste editie van een jaarlijks terugkerend winterevenement waarbij kunst en creativiteit wordt toegepast in etalages en leegstaande panden. De deelnemende etalages vormen een bijzondere expositie, die prima gecombineerd kan worden met een dagje sfeervol winkelen en ander wintervertier in de Haagse binnenstad. Iedereen is hierover geïnformeerd per mail. Aanmelden kan tot 13 november Blog: Initiatief van gemeente den haag ism Den Haag Marketing en SMHB Den Haag meest bijzonder winkelstad van Nederland Online communicatie voor heel den haag (dus niet alleen binnenstad) Blog: Facebook en Twitter: denhaagshopping www. Binnenstad-denhaag.nl Gratis vermelding voor deelnemers SMHB Moet men wel zelf doorgeven VANUIT BIZ/ PLAN VAN AANPAK Website: Haagshofkwartier.nl De website haagshofkwartier.nl is op 27 april jl tijdens de Eerste BIZ Oranjeborrel letterlijk en figuurlijk de lucht in gegaan. Nu is het zaak de site goed gevuld te krijgen. Vanuit ondernemers nog weinig respons. Er komt ook nog nieuw beeldmateriaal Plan om daar iemand op te zetten (deels vanuit PvA) zodat de site actueel en compleet is. Webshop De mogelijkheden en de haalbaarheid hiervan zijn onderzocht. Het bestuur heeft geconcludeerd dat het realiseren van een webshop door de BIZ op dit moment niet haalbaar (tijd en budget) én ook niet wenselijk is. Het kost al vreselijk veel tijd om de huidige website goed te vullen, laat staan dat er een compleet digitaal verkoopkanaal moet worden opgezet. Daarnaast kunnen alle ondernemers in het Hofkwartier een directe link maken naar hun eigen website en/of webshop. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 28

29 Digitale Nieuwsbrief voor ondernemers (interne communicatie) Er is een ontwerp voor de digi nieuwsbrief gemaakt Wordt dit jaar afgerond Give aways Pennen en tassen geproduceerd met logo en domeinnaam Hofkwartier Pennen uitgedeeld bij lancering website en in de goodiebag Tas was de Goodiebag bij de ShoppingNight én Is tijdens Prinsjesdag in het Hofkwartier (waarover later meer) uitgedeeld. Promotie en free publicity: Citynews 4 minuten item over het Hofkwartier in RTL 4 programma Citynews, Gepresenteerd door onze oud wethouder Frits Huffnagel LEVEN Prachtig artikel (2 pagina s) in afgelopen herfstnummer van LEVEN. Plus gevolgd door 8 pagina s advertorials van Hofkwartier ondernemers. In LEVEN winter editie opnieuw een kort artikel over het Hofkwartier. Krant: Het Hofkwartier: Deelname bevestigen zoals in afgelopen bestuursvergadering is besproken. Evenementen Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 29

30 Prinsjesdag in het Hofkwartier: voor het eerst dit jaar georganiseerd. ambitie is om een jaarlijks terugkerend evenement te organiseren om de bezoekers tijdens Prinsjesdag in het Hofkwartier te houden (ipv na de balkonscène rechtsomkeert ri station!) Wintermarkt 16 december Op oa Torenplein en Kerkplein Met ambachten, kleine ijsbaan, entertainment en pittoreske kraampjes waar ondernemers zich nog voor in kunnen schrijven. Plannen 2013: onder andere 1. Voortzetting deelname SMHB (met alle daarbij behorende activiteiten) 2. Voortzetting ontwikkelen eigen evenementen zoals o Prinsjesdag in het hofkwartier o Home made market in juni o Wintermarkt tijdens TINK in december Verder verbeteren website/ nieuwsbrief 4. Contentbeheer 5. Meer inzet via free publicity 6. Aanhaken bij evenementen van derden bijvoorbeeld The Hague Festival en Festival Classique. Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 30

31 BIJLAGE II bij notulen ALV 2012: BIZ Begroting 2013 Begroting 2013 INKOMSTEN BIZ-bijdragen ,00 Totale inkomsten ,00 UITGAVEN Schoon, heel & veilig 1.750,00 Attractiviteit & gastvrijheid ,00 Bereikbaarheid & overig 1.500,00 Totale projectuitgaven ,00 Management- & Administratiekosten/projectondersteuning ,00 Reservemarge 3.000,00 Totale uitgaven ,00 Management en administratiekosten 2013 JAARLIJKSE KOSTEN Bestuurskosten 500,00 Accountantskosten 1.000,00 Vergaderingen/bijeenkomsten 950,00 Lidmaatschap KvK 50,00 Externe ondersteuning 9.500,00 Totale kosten ,00 Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 31

32 Begroting Schoon, heel en veilig Schoon, heel & veilig 2013 Beschikbaar budget 1.750,00 Activiteiten 2013 Deelname Binnenstad Ondernemers Federatie (BOF) 1.500,00 Graffiti- en posterverwijdering 250,00 Schouw 0 Totale uitgaven 1.750,00 Thema: Attractiviteit & gastvrijheid Attractiviteit & gastvrijheid 2013 Beschikbaar budget ,00 Activiteiten 2013 Kerstverlichting ,00 Evenementen ,00 Onderhoud website 2.000,00 Totale uitgaven ,00 Thema: Bereikbaarheid & overig Bereikbaarheid & overig 2013 Beschikbaar budget 1.500,00 Activiteiten 2013 (Digitale) nieuwsbrief 1.000,00 Bijdrage krant Het Hofkwartier/ interne communicatie 500,00 Totale uitgaven 1.500,00 BIJLAGE II jaarverslag 2012: Financieel overzicht 2012 Begroting 2012 Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 32

33 INKOMSTEN Netto BIZ-bijdragen (251 bijdrageplichtigen) ,00 KVO Subsidie uit 2011 (nog te besteden) 7.500,00 Reservering uit ,00 Totale inkomsten ,00 UITGAVEN Schoon, Heel & Veilig Collectieve Winkel ontzegging 1.250,00 Graffiti verwijdering 250,00 KVO Subsidie uit 2011 (nog te besteden) 7.500,00 Attractiviteit & Gastvrijheid Kerstverlichting ,00 Reservering voor aanschaf extra kerstverlichting 8.000,00 Evenementen ,00 Website 3.000,00 Bereikbaarheid & Overig Digitale nieuwsbrief 1.250,00 Bijdrage Hofkwartier krant 3.500,00 Management & Organisatiekosten Contributies (BOF, KvK) 550,00 Projectondersteuning ,00 ALV/bijeenkomsten, bestuurskosten 800,00 Accountant & verzekeringen 1.000,00 Reserve marge (verzoek vanuit gemeente) 1.400,00 Totale uitgaven ,00 Jaarverslag 2012 BIZ Hofkwartier 33