Joep heet iedereen welkom en bedankt het Parkhotel Den Haag voor het beschikbaar stellen van de zaal.

Transcriptie

1 BIZ HOFKWARTIER Notulen Algemene Ledenvergadering Woensdag 7 november Opening. Joep heet iedereen welkom en bedankt het Parkhotel Den Haag voor het beschikbaar stellen van de zaal. 2. Vacatures bestuursleden en benoeming nieuw bestuurslid Joep geeft het woord aan Ronald Pronk die zichzelf voorstelt. Ronald werkt al 15 jaar bij het Parkhotel Den Haag als facilitair manager en maakt deel uit van het MT van het Parkhotel Den Haag. Voor de BIZ Hofkwartier zal Ronald zich dan ook vooral richten op de facilitaire zaken. Joep vraagt de vergadering of zij akkoord gaat met de benoeming van Ronald. De ALV gaat akkoord, waarna Ronald officieel wordt benoemd als bestuurslid. Joep geeft vervolgens aan dat het bestuur nog steeds naarstig op zoek is naar ondersteuning en concreet twee bestuursleden; een secretaris en een algemeen bestuurslid. Geïnteresseerden kunnen zich melden bij een van de bestuursleden of een mail sturen naar info@bizhofkwartier.nl. 3. Stand van zaken is het tweede jaar dat de BIZ Hofkwartier actief is en tevens het laatste jaar van het Plan van Aanpak Hofkwartier (PvA). Op basis van de projecten uit het PvA, in combinatie met de drie thema s van de BIZ, zijn eind vorig jaar zes werkgroepen opgericht: Parkeer & Verkeer Schoon, heel en veilig Marketing & Communicatie Evenementen Aankleding Winkelstraten Herinrichting Torenplein

2 Werkgroep Parkeer & Verkeer (Joep Logjes). Bouw VAB: op dit moment is bestuur bezig om één coördinator te zoeken die als contactpersoon fungeert voor de ondernemers betreffende de zaken aangaande de bouw van de VAB. Wanda Wattendorff en Horas Simanullang van Prinse & Co hebben het afgelopen jaar deze taak ingevuld. Het bestuur zal vragen of zij dit willen blijven doen. ACTIE: Joep Logjes / bestuur Wanda heeft mbt de VAB een bijeenkomst van de Groene Eland bijgewoond. Een grotere zorg dan de bouw van de VAB blijkt het wegvallen van tram 17 te zijn. Zoals het zich laat aanzien ligt tram 17 er het gehele volgende jaar uit. Bij de ondernemers bestaat grote zorg over de bereikbaarheid in dat jaar, aangezien de verbinding tussen het centrum en het Statenkwartier wegvalt. Yvonne voegt toe dat er contact is met het bestuur van de BIZ Zeeheldenkwartier. De BIZ Zeeheldenkwartier heeft een alternatieve route voor tram 17 voorgesteld waarmee zowel Zeeheldenkwartier als Hofkwartier beter bereikbaar blijven. Het bestuur zal op korte termijn een afspraak maken met het bestuur van de BIZ Zeeheldenkwartier. ACTIE: bestuur Ellen Struik voegt toe dat zij bezig is om te achterhalen wat de gemeente / HTM tijdens het wegvallen van de tram aan bewegwijzering etc doen om de bereikbaarheid van het Hofkwartier zo optimaal mogelijk te houden. ACTIE: Ellen Struik Vervolgens ontstaat er naar aanleiding van een vraag van Gerard Lamberts van Mae West een discussie over de oorspronkelijke begroting van 1,3 miljoen Euro die aan het PvA gekoppeld was. Wat is er met dat geld gedaan en wat is er nog over? Het bestuur heeft hier al meerdere malen navraag naar gedaan maar tot op heden is hier geen duidelijkheid over. Philippe Le Clercq van Paleis Hotel stelt voor een brief op te stellen aan de gemeente (incl. een deadline) waarin wordt gevraagd om een overzicht van de bestedingen vanuit het PvA. De ALV stemt hiermee in. ACTIE: bestuur Khaled van Prentenkabinet heeft een vraag over de BIZ bijdrage van 250,- per ondernemer. Hij vindt dit veel geld. Joep geeft aan dat dit bij de begroting aan de orde kan komen. Pilot fietsparkeren op uitgaansavonden: Joep en Ellen leggen op dit moment de laatste hand aan een voorstel aan de gemeente om gedurende een periode van drie maanden een pilot uit te voeren om de fietsparkeerproblematiek tijdens

3 uitgaansavonden op te lossen. In een eerder overleg met de Bof heeft wethouder Smit al aangegeven dat de gemeente zeker haar medewerking wil verlenen. Vanuit de zaal komen een aantal tips en adviezen, zoals: Denk aan handhaving Labels met welkom in het Hofkwartier Korzo moet actief meewerken Alle opmerkingen zullen worden meegenomen in het voorstel aan de gemeente. ACTIE: Joep en Ellen Werkgroep Schoon, heel en veilig (Joep Logjes) Afval: het afgelopen jaar heeft een aantal vergaderingen plaatsgevonden met betrekking tot een pilot anders inzamelen Hofkwartier. Divers concepten en adviezen zijn gegeven. Er is nog geen uitsluitsel over. Als er door iemand kapot straatmeubilair wordt gesignaleerd, kan iedereen dit doorgeven aan de gemeente via telefoonnummer Schouw: twee keer per jaar wordt een wijkschouw georganiseerd. De eerstvolgende moet in december worden gepland. ACTIE: Joep Werkgroepen Marketing & Communicatie / Evenementen (Yvonne Buijs) Yvonne geeft een overzicht van de activiteiten die in het afgelopen jaar zijn uitgevoerd. Een compleet overzicht van deze activiteiten vindt u in bijlage I. ShoppingNight: Isabel Weber van Isabelle s Nature is enthousiast over deelname aan SMHB en doet altijd mee aan alle activiteiten Ze mist alleen feedback op de acties waar we aan meedoen. Yvonne antwoord dat dit door tijdgebrek er inderdaad wel eens bij inschiet. Dit is een punt van aandacht voor de toekomst. Isabelle geeft vervolgens aan dat ze blij verrast was dat het Hofkwartier ook een Facebook pagina heeft. Yvonne voegt toe dat er zelfs twee FB pagina s zijn, maar dat we naar 1 pagina moeten. Philippe Le Clercq geeft mee dat Aad van de Willigen van Office Center in het verleden heeft aangeboden dat zijn secretaresse tijd heeft en dat zij (pro deo!) de website en de FB pagina bij zou kunnen houden. Dit is goed nieuws en er zal contact worden gezocht met Dhr. v.d. Willigen. ACTIE: Yvonne Website: begin dit jaar tijdens de BIZ Oranjeborrel is de website haagshofkwartier.nl officieel gelanceerd.

4 Philippe vraagt hoe hij op de website kan komen. Bij googelen van Hofkwartier kom je er niet snel. Tevens vraagt hij of een andere domeinnnaam een optie is. Yvonne antwoordt dat we diverse domeinnamen de revue hebben laten passeren en dat deze als beste uit de bus kwam, mede doordat sommige domeinnamen al zijn geclaimd door andere partijen. Daarbij is de site op dit moment erg slecht gevuld, dus je moet je afvragen of je nu al heel veel traffic wil genereren. De respons vanuit de ondernemers is bijzonder slecht. Er zal nogmaals een mail/oproep gestuurd worden naar de achterban om toch vooral informatie op te sturen. ACTIE: Yvonne Krant Het Hofkwartier: Philippe Le Clercq vraagt zich af hoe men over de krant denkt. Persoonlijk vindt hij het een heel goed bindmiddel tussen bewoners en ondernemers. Dit wordt beaamd door de vergadering. Vervolgens wordt gevraagd wat de bijdrage vanuit de BIZ is. Dit zal bij de behandeling van de begroting 2013 aan de orde komen. Marleen Guthschmidt van Galerie Guthschmidt spreekt haar lichte teleurstelling uit waarom niet alle ondernemers uit het Hofkwartier in de krant adverteren. Wintermarkt: op 16 december organiseert het Hofkwartier een wintermarkt met oude ambachten, houten huisjes en kramen (voor verhuur aan ondernemers). Op korte termijn zal Yvonne een mail uitsturen om deel te nemen. Marleen Guthschmidt geeft nog een heel aardige tip: in het Hofkwartier zijn heel veel muzikanten die volgens haar best gratis een optreden zouden willen verzorgen, bijvoorbeeld Xmas carols zingen. Een leuk idee en dit zal zeker worden meegenomen bij de invulling van het programma. ACTIE: Yvonne Werkgroep Aankleding Winkelstraten (Jan van Eijk) Groen: er is offerte opgevraagd om meer groen (in de vorm van hanging baskets) in het Hofkwartier te krijgen. Om budgettaire redenen blijkt dit niet mogelijk. Wel is het voorstel doorgestuurd naar de gemeente omdat volgens wethouder Baldsingh er een potje zou zijn om dit eventueel te financieren. Kerstverlichting: voor de Nobelstraat en Prinsestraat is nieuwe kerstversiering aangeschaft (hetzelfde model als in de Torenstraat, in totaal 17 nieuwe elementen). Er is geen budget om in één keer het hele Hofkwartier van dezelfde versiering te voorzien, maar ieder jaar doen we een stukje. Tevens zijn diverse kapotte kabels vernieuwd. Komend jaar zullen Jan en Ronald het hele dossier kerstverlichting grondig aanpakken. ACTIE: Jan en Ronald

5 Philippe Le Clercq verzoekt de vergadering om in de toekomst initiatieven en plannen zoals hiervoor genoemd, eerst aan de achterban voor te leggen en gelegenheid te geven voor respons met als resultaat dat besluiten op meer draagkracht kunnen rekenen. ACTIE: bestuur Werkgroep Herinrichting Torenplein (Peter Drijver). Peter Drijver doet namens de werkgroep (waarin zowel ondernemers als bewoners vertegenwoordigd zijn) verslag van de plannen om het Torenplein opnieuw in te richten. Voor meer informatie hierover verwijzen we graag naar 4. Presentatie BIZ begroting 2013 De penningmeester Jan van Eijk presenteert de begroting voor Zie ook bijlage II. Philippe Le Clervq vraagt of het bestuur een aansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten, wat door Jan bevestigend wordt beantwoord. Ook is Philippe op zoek naar de jaarrekening Yvonne geeft aan dat deze op is te vinden. Peter Drijver merkt op dat het bij een ALV van een willekeurige vereniging of club gebruikelijk is om voorafgaand aan de vergadering de stukken te ontvangen die tijdens de vergadering worden besproken en waarover besluiten moeten worden genomen. Ellen stelt voor om in het voorjaar 2013 (maart/april) opnieuw een ALV te organiseren om de jaarrekening 2012 goed te keuren. Leontien Schiphorst van Emma, Jewels & Strass vraagt of in de toekomst terugkoppeling van de diverse werkgroepen kan worden gedaan op de manier zoals nu bij herinrichting Torenplein is gedaan: dus niet door betreffende bestuurslid, maar door een van de werkgroepleden. Dit is akkoord en Leontien wordt ter plekke vrijwillig aangewezen om dit op de komende ALV voor de werkgroep aankleding winkelstraten te verzorgen waar zij mee instemt. ACTIE: bestuur Philippe geeft mee dat een kascommissie moet worden ingesteld. Hierover wordt geen besluit genomen, maar zal tijdens de eerstvolgende BIZ bestuursvergadering op de agenda staan. ACTIE: bestuur De begroting 2013 wordt goedgekeurd door de aanwezigen. 5. Kees Koppens, woordvoerder Politie Haaglanden

6 Kees Koppens is aanwezig om kort te vertellen wat de politie allemaal doet. Volgens hem is te weinig bekend bij ondernemers over de werkzaamheden van de politie. Ook polst Kees Koppens kort een aantal reacties uit de zaal. Bij voldoende animo zal Kees Koppens worden gevraagd om de volgende ALV een uitgebreidere presentatie te geven. 6. Rondvraag Peter Drijver merkt op dat bij de evaluatie van de experimentele BIZ wetgeving een aantal zaken meegenomen kan worden waar we tegenaan zijn gelopen. Phillipe Le Clercq vraagt zich af of er, bij voortzetting van de BIZ na experimentele fase, ook architecten en dergelijke organisaties moeten worden opgenomen in de definitie van de bijdrageplichtigen. Marleen uit haar zorg over de leegstand die aan begin van de Prinsestraat is ontstaan en vooral haar zorg dat tijdens de komende feestdagen hier invulling voor gezocht moet worden. Yvonne en Ellen zullen dit meenemen bij de invulling van het TINK evenement dat in december door SMHB wordt georganiseerd. ACTIE: Yvonne en Ellen Philippe dankt het bestuur voor hun inzet, wat met een applaus van de aanwezigen wordt bekrachtigd. Joep sluit de vergadering af en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje in de bar.

7 BIJLAGE I Marketingactiviteiten 2012 VANUIT DEELNAME SMHB: Door deelname Stichting Marketing Haagse Binnenstad (SMHB) een aantal ShoppingNight: goodiebagbite activiteiten georganiseerd: Afgelopen twee jaar, om diverse redenen, weinig animo bij winkeliers om langer open te blijven. Op basis van ervaring de afgelopen twee jaar in 2012 een formule gevonden die als succesvol is ervaren en die ruimte biedt om uit te breiden Het Hofkwartier profileert zich tijdens ShoppingNight als Culinair gebied waar mensen een hapje komen doen (de GoodiebagBite). Bij vertrek ontvangt men een goodiebag met daarin hebbedingetjes, cadeautjes etc van winkels in het Hofkwartier, om zo een herhalingsbezoek te stimuleren. TongTong Fair Deelname aan doekenroute Residence de la Mode 2012: commercieel evenement ondersteund door SMHB daar waar behoefte wordt aangegeven. Twee belangrijke onderdelen in het Hofkwartier: Award uitreiking in Grote Kerk: De Academy of Dutch Fashion Design, een door de Dutch Fashion Foundation aangewezen groep onafhankelijke modeprofessionals en organisaties heeft in overeenstemming met een kleine internationale Pre-jury vijf talenten geselecteerd. De genomineerde ontwerpers maken onder meer kans op de begeerde Mercedes-Benz Dutch Fashion award ter waarde van Euro Design veiling in Venduehuis. Intocht Sinterklaas: wederom door de Prinsestraat (is zonder deelname SMHB niet mogelijk) TINK The Hague 2012

8 Van 8 tot 31 december vind je in de binnenstad van Den Haag ruim 50 spectaculaire winteretalages, ontworpen door studenten, kunstenaars en creatieven in samenwerking met ondernemers en warenhuizen. TINK is de eerste editie van een jaarlijks terugkerend winterevenement waarbij kunst en creativiteit wordt toegepast in etalages en leegstaande panden. De deelnemende etalages vormen een bijzondere expositie, die prima gecombineerd kan worden met een dagje sfeervol winkelen en ander wintervertier in de Haagse binnenstad. Iedereen is hierover geïnformeerd per mail. Aanmelden kan tot 13 november Blog: Initiatief van gemeente den haag ism Den Haag Marketing en SMHB Den Haag meest bijzonder winkelstad van Nederland Online communicatie voor heel den haag (dus niet alleen binnenstad) Blog: Facebook en Twitter: denhaagshopping www. Binnenstad-denhaag.nl Gratis vermelding voor deelnemers SMHB Moet men wel zelf doorgeven VANUIT BIZ/ PLAN VAN AANPAK Website: Haagshofkwartier.nl De website haagshofkwartier.nl is op 27 april jl tijdens de Eerste BIZ Oranjeborrel letterlijk en figuurlijk de lucht in gegaan. Nu is het zaak de site goed gevuld te krijgen. Vanuit ondernemers nog weinig respons. Er komt ook nog nieuw beeldmateriaal Plan om daar iemand op te zetten (deels vanuit PvA) zodat de site actueel en compleet is. Webshop De mogelijkheden en de haalbaarheid hiervan zijn onderzocht. Het bestuur heeft geconcludeerd dat het realiseren van een webshop door de BIZ op dit moment niet haalbaar (tijd en budget) én ook niet wenselijk is. Het kost al vreselijk veel tijd om de huidige website goed te vullen, laat staan dat er een compleet digitaal verkoopkanaal moet worden opgezet. Daarnaast kunnen alle ondernemers in het Hofkwartier een directe link maken naar hun eigen website en/of webshop. Digitale Nieuwsbrief voor ondernemers (interne communicatie)

9 Er is een ontwerp voor de digi nieuwsbrief gemaakt Wordt dit jaar afgerond Give aways Pennen en tassen geproduceerd met logo en domeinnaam Hofkwartier Pennen uitgedeeld bij lancering website en in de goodiebag Tas was de Goodiebag bij de ShoppingNight én Is tijdens Prinsjesdag in het Hofkwartier (waarover later meer) uitgedeeld. Promotie en free publicity: Citynews 4 minuten item over het Hofkwartier in RTL 4 programma Citynews, Gepresenteerd door onze oud wethouder Frits Huffnagel LEVEN Prachtig artikel (2 pagina s) in afgelopen herfstnummer van LEVEN. Plus gevolgd door 8 pagina s advertorials van Hofkwartier ondernemers. In LEVEN winter editie opnieuw een kort artikel over het Hofkwartier. Krant: Het Hofkwartier: Deelname bevestigen zoals in afgelopen bestuursvergadering is besproken. Evenementen

10 Prinsjesdag in het Hofkwartier: voor het eerst dit jaar georganiseerd. ambitie is om een jaarlijks terugkerend evenement te organiseren om de bezoekers tijdens Prinsjesdag in het Hofkwartier te houden (ipv na de balkonscène rechtsomkeert ri station!) Wintermarkt 16 december Op oa Torenplein en Kerkplein Met ambachten, kleine ijsbaan, entertainment en pittoreske kraampjes waar ondernemers zich nog voor in kunnen schrijven. Plannen 2013: onder andere 1. Voortzetting deelname SMHB (met alle daarbij behorende activiteiten) 2. Voortzetting ontwikkelen eigen evenementen zoals o Prinsjesdag in het hofkwartier o Home made market in juni o Wintermarkt tijdens TINK in december Verder verbeteren website/ nieuwsbrief 4. Contentbeheer 5. Meer inzet via free publicity 6. Aanhaken bij evenementen van derden bijvoorbeeld The Hague Festival en Festival Classique.

11 BIJLAGE II BIZ Hofkwartier Begroting 2013 Begroting 2013 INKOMSTEN BIZ-bijdragen ,00 Totale inkomsten ,00 UITGAVEN Schoon, heel & veilig 1.750,00 Attractiviteit & gastvrijheid ,00 Bereikbaarheid & overig 1.500,00 Totale projectuitgaven ,00 Management- & Administratiekosten/projectondersteuning ,00 Reservemarge 3.000,00 Totale uitgaven ,00 Management en administratiekosten 2013 JAARLIJKSE KOSTEN Bestuurskosten 500,00 Accountantskosten 1.000,00 Vergaderingen/bijeenkomsten 950,00 Lidmaatschap KvK 50,00 Externe ondersteuning 9.500,00 Totale kosten ,00

12 Begroting Schoon, heel en veilig Schoon, heel & veilig 2013 Beschikbaar budget 1.750,00 Activiteiten 2013 Deelname Binnenstad Ondernemers Federatie (BOF) 1.500,00 Graffiti- en posterverwijdering 250,00 Schouw 0 Totale uitgaven 1.750,00 Thema: Attractiviteit & gastvrijheid Attractiviteit & gastvrijheid 2013 Beschikbaar budget ,00 Activiteiten 2013 Kerstverlichting ,00 Evenementen ,00 Onderhoud website 2.000,00 Totale uitgaven ,00 Thema: Bereikbaarheid & overig Bereikbaarheid & overig 2013 Beschikbaar budget 1.500,00 Activiteiten 2013 (Digitale) nieuwsbrief 1.000,00 Bijdrage krant Het Hofkwartier/ interne communicatie 500,00 Totale uitgaven 1.500,00