ORGANISATIESTRUCTUUR HOFKWARTIER ONDERNEMERS

Transcriptie

1 ORGANISATIESTRUCTUUR HOFKWARTIER ONDERNEMERS augustus 2011 HOB/BIZ

2 1 Inhoud 1. Inleiding Ontstaan BIZ en HOB BIZ gebied en bijdrage-plichtigen Doelstellingen BIZ/HOB Organisatie Bestuur BIZ/HOB Taken Algemene taken bestuur Taken bestuursleden en adviseurs BIZ activiteiten Thema's en activiteiten Thema: schoon, heel en veilig Thema: attractiviteit en gastvrijheid Thema: bereikbaarheid en overig (sub)werkgroepen Werkgroep Marketing Werkgroep openbare ruimte Evenementencommissie Werkgroep schoon-heel-veilig Terugkoppeling en communicatie werkgroepen.. 9 Monitoring en evaluatie..10

3 1. Inleiding 1.1 Ontstaan BIZ en HOB De ondernemers en bewoners van het Hofkwartier hebben in 2009 samen met de gemeente en Bureau Binnenstad een Plan van Aanpak Hofkwartier opgesteld. In het Plan van Aanpak zijn vijf concrete projecten omschreven waarmee het Hofkwartier in drie jaar ( ) op de kaart moet worden gezet. Eén van de 5 projecten was het oprichten van een Bedrijven Investeringszone (BIZ). Een BIZ is een wettelijk instrument waarmee ondernemers gezamenlijk investeren in de kwaliteit van hun eigen bedrijfsomgeving. De activiteiten van een BIZ moeten volgens de wet gericht zijn op het bevorderen van de leefbaarheid, de veiligheid en de ruimtelijke kwaliteit of een ander publiek belang in de openbare ruimte van een BIZ. De BIZ- activiteiten zijn altijd aanvullend (dus niet in plaats van) de gemeentelijke (basis)activiteiten. In oktober 2010 heeft een stemming plaatsgevonden onder alle ondernemers van het Hofkwartier. 75% van de ondernemers heeft voor een BIZ gestemd. Het BIZ Hofkwartier is hiermee per 1 januari 2011 een feit geworden. Het HOB (Hofkwartier Ondernemers Belang) is de vereniging van ondernemers in het Hofkwartier. Deze is in jaar 2009 ontstaan door samenvoeging van de 3 ondernemersverenigingen die in het Hofkwartier actief waren. In de praktijk staan de BIZ en het HOB voor dezelfde belangen. Uit praktische overwegingen is dan ook besloten dat het bestuur van de BIZ en het HOB uit dezelfde personen bestaat en in de communicatie naar buiten zal treden als BIZ/HOB. 1.2 BIZ gebied en bijdrage-plichtigen Het BIZ Hofkwartier gebied is als volgt afgebakend: Annastraat, Driehoekjes, Juffrouw Idastraat, Grote Halstraat, Korte Molenstraat, Kleine Nobelstraat, Kerkplein, Molenstraat, Nobelstraat, Oude Molstraat, Papestraat, Pieterstraat, Prinsestraat, Torenstraat, Veenkade (nummer 1 9). Gezien de beoogde activiteiten van de BIZ Hofkwartier hebben vooral ondernemers met een bedrijfsvoering gericht op business to consumers en met een winkel-, horeca- of baliefunctie belang bij het invoeren van de BIZ. Dit betreft winkeliers, horeca en (financiële) dienstverleners met een publieke functie, zoals kappers en andere persoonlijke verzorgers, banken, makelaarskantoren, uitzendbureaus en dergelijke. Dit is ook de grootste groep ondernemers in het Hofkwartier. Kantoren, ZZP-ers zonder kantoor of winkel en bewoners zijn uitgesloten van een BIZ. De BIZ bijdrage wordt per WOZ object geheven en bedraagt 250,- per jaar. Er is uitgegaan van de WOZ lijst (1 januari 2010). Op basis van deze WOZ lijst en de definitie komen wij op tot 251 bijdrageplichtigen voor de BIZ Hofkwartier. Ondernemers die lid zijn van de BIZ hebben stemrecht. 1.3 Doelstellingen BIZ/HOB De BIZ Hofkwartier heeft als centrale doelstelling: Het verbeteren van het economisch klimaat van het Hofkwartier. Anders gezegd: meer bezoekers, die langer blijven en meer besteden, met als voorwaarde het behoud van het authentieke karakter van het Hofkwartier. Op basis van de centrale doelstelling wordt een aantal subdoelstellingen gedefinieerd: - Verhogen en professionalisering van de organisatiegraad van de ondernemersvereniging - Verbinden van de deelgebieden binnen het Hofkwartier 3

4 - Vergroten van het gevoel van trots op het Hofkwartier bij de ondernemers - Een sterke positionering van het Hofkwartier als één uniek en authentiek gebied - Verhogen van de naamsbekendheid - Verbeteren van de vindbaarheid - Verbeteren van de bereikbaarheid - Bewaken van een evenwichtige branchering - Leegstand invullen - Verbeteren kwaliteit openbare ruimte Met op elkaar afgestemde activiteiten op het gebied van de thema's schoon, heel en veilig, attractiviteit en gastvrijheid en bereikbaarheid, moeten deze doelstellingen voor het Hofkwartier worden bereikt.

5 2. Organisatie 2.1 Bestuur BIZ/HOB Het bestuur van de BIZ Hofkwartier streeft ernaar om in het bestuur een goede vertegenwoordiging te hebben van het hele BIZ gebied. Daarom zal het bestuur bestaan uit minimaal 3 en maximaal 7 personen. Onder het bestuur worden werkgroepen geformeerd waarvan de trekker bij voorkeur deel uitmaakt van het bestuur. Het bestuur van de vereniging BIZ Hofkwartier is gelijk aan het bestuur van de ondernemersvereniging Hofkwartier Ondernemers Belangen (HOB) en bestaat begin 2011 uit: Naam functie plus portefeuille Joep Logjes Voorzitter en woordvoerder Yvonne Buijs Vice voorzitter (marketing) Jan van Eijk Penningmeester Tim Erpenbeek de Wolff Secretaris Ben van der Vegte Lid (OVB) vacature Lid vacature Lid Hans Koch Cees Hoek adviseur adviseur Tijdens de Algemene Ledenvergadering 4e kwartaal 2011 wordt het bestuur officieel benoemd. 2.2 Taken Algemene taken bestuur - het organiseren van de algemene ledenvergadering en bestuursvergaderingen - het voorbereiden van de besluitvorming en de uitvoering hiervan - het zorgdragen voor een goede communicatie binnen de vereniging en daarbuiten - het zorgdragen van een goede organisatie van de vereniging - het zorgdragen voor het beleidsproces (analyseren, plannen, uitvoeren en evalueren) - het zorgdragen voor een goede belangenbehartiging van alle leden - het zorgdragen van een verantwoordelijk beheer van de financiën van de vereniging en de boekhouding daarvan - opstellen BIZ-plan inclusief een meerjarenbegroting voor de periode van de BIZ (2011 tot en met 2015). - opstellen, managen en bewaken jaarplannen - Input leveren voor de digitale nieuwsbrief naar aanleiding van bestuursvergaderingen en/of voor BIZ gebied relevant nieuws. - Ondernemersbijeenkomsten organiseren - Professionaliseren ondernemersvereniging - Regulier overleg met partners in of van het gebied waaronder bewoners, gemeente, KvK, Bureau Binnenstad etc.. - Bijwonen bijeenkomsten van alle relevante organisaties en stakeholders - Jaarplan maken voor het komende jaar - Aansturen van derden (bijvoorbeeld een winkelstraatmanager ) 5

6 3.2.2 Taken bestuursleden en adviseurs Voorzitter: - Gezicht van de vereniging - Woordvoorder - Verwelkoming nieuwe ondernemers - Vertegenwoordiging HOB bij BOF, hofkwartieroverleg etc. - Terugkoppeling geven - Zit bestuursvergaderingen en ALV voor Vice voorzitter: - Vervanging voorzitter bij afwezigheid - Marketing Secretaris: - Opstellen en verspreiden agenda vergaderingen - Verslaglegging vergaderingen in notulen/ actielijst - Opstellen en onderhouden database - Organisatie ALV - Beheert de administratie en het archief (excl. Financieel) Penningmeester: - Opstellen financieel verslag - Opstellen begroting (op basis van businessplan) - Opvragen offertes - Aanvragen subsidies - Budgetbewaking - Int contributie/ sponsoring/ subsidies Lid: - Namens ondernemers in één of meerdere werkgroepen - Namens ondernemers in KVO Adviseurs - nemen deel aan een beperkt aantal bestuursvergaderingen per jaar - geven gevraagd en ongevraagd advies over bestuurs- en verenigingszaken betreffende interne en externe aangelegenheden. - kunnen gevraagd worden om hun kennis en netwerk in te zetten ten gunste van het belang van het Hofkwartier.

7 3. BIZ activiteiten Thema's en activiteiten In 2010 is op basis van de BIZ doelstellingen en een inventarisatie onder ondernemers een meerjarenplan opgesteld. Hierin staan de activiteiten die het bestuur wil ontplooien om de doelstellingen te realiseren. Een groot aantal van deze activiteiten worden vanuit het Plan van Aanpak Hofkwartier opgestart (looptijd tot 2013). Vanaf 2013 worden deze activiteiten, waar nodig en/of gewenst, door de BIZ overgenomen. Per voorgenomen activiteit staat dit apart vermeld. Alle activiteiten passen binnen een of meerder thema's waarop de BIZ is gebaseerd: - Schoon, Heel & Veilig, - Attractiviteit & Gastvrijheid - Bereikbaarheid & Overig Thema: schoon, heel en veilig De gemeente Den Haag is verantwoordelijk voor het basisniveau op het gebied van schoon, heel en veilig. De hieronder opgesomde activiteiten vanuit de BIZ zijn derhalve aanvullend op het basisniveau waarvoor de gemeente verantwoordelijk is. - Pilot anders inzamelen bedrijfsafval: samen met Ontwikkelings Maatschappij Den Haag (OM Den Haag) en van Gansewinkel worden mogelijkheden onderzocht voor het ophalen van bedrijfsafval. Doel: verbeteren straatbeeld en verhogen veiligheidsgevoel. Bijkomend voordeel: verlagen van de gemiddelde kosten per ondernemer van bedrijfsafvalinzameling - Graffiti bestrijding: Doel: tegengaan verloedering en vergroten gevoel van veiligheid. - Extra afval- en peukenbakken in bepaalde delen van het Hofkwartier. Doel: voorkomen zwerfafval en netter straatbeeld. - Collectieve Winkelontzegging: Doel: vergroten veiligheid voor ondernemers, bewoners en bezoekers. Op dit moment wordt onderzocht hoe het CWO proces beter kan worden afgestemd op de praktijk van de kleinere zelfstandige ondernemer - Keurmerk Veilig Ondernemen (KVO). In februari 2011 heeft een KVO audit plaatsgevonden en naar aanleiding hiervan zal voor de KVO certificering van het Hofkwartier (samen met de BIZ gebied Paleis Noordeinde) een positief advies worden afgegeven. Vanuit het KVO project is 7.500,- beschikbaar voor activiteiten die bijdragen aan een veilig(er) ondernemersomgeving Thema: attractiviteit en gastvrijheid - Ontwikkelen van een huisstijl en bijbehorende communicatiemiddelen: Deze activiteit wordt opgestart vanuit het Plan van Aanpak en wordt vanaf 2013 door de BIZ overgenomen. - Ontwikkelen website. Doel: Verbeteren van de informatieverstrekking over actuele, en voor ondernemers relevante, 7

8 ontwikkelingen binnen het Hofkwartier. Deze activiteit wordt opgestart vanuit het Plan van Aanpak en wordt vanaf 2013 door de BIZ overgenomen. - Extra groenvoorziening plus onderhoud groen. De gemeente verzorgt in het BIZ gebied een basis groenvoorziening (inclusief onderhoud). Daarnaast wordt onderzocht waar extra groen kan (en mag). Doel: verbetering leefbaarheid en gevoel van veiligheid. Deze activiteit wordt opgestart vanuit het Plan van Aanpak en wordt vanaf 2013 door de BIZ overgenomen. - Feestverlichting. Doel: upgraden van het straatbeeld van het BIZ gebied, uniformiteit in aankleding gebied. - Evenementen en promotie. Streven is om aan te haken bij bestaande kwaliteitsevenementen die passen bij de doelstellingen en doelgroepen van het Hofkwartier )bijv. ShoppingNight, Festival Classique, Monumentendag,Prinsjesdag etc). Daarnaast wordt gewerkt aan een eigen jaarlijks terugkerend Hofkwartier evenement. Doel: vergroten levendigheid in het gebied, verhogen van de attractiviteit en gastvrijheid van het gebied. - Ontwikkelen website en inzet social media. Op basis van de huisstijl zal een kwalitatieve website worden ontwikkeld en beheerd die het Hofkwartier promoot en waar bezoekers allerlei informatie vinden over het winkelgebied. Doel: presenteren van het gebied, informeren over ontwikkelingen in het gebied, bevorderen van de onderlinge communicatie. Verbeteren van de organisatiegraad en verhogen van gevoel van betrokkenheid bij de ondernemers. Deze activiteit wordt opgestart vanuit het Plan van Aanpak en wordt vanaf 2013 door de BIZ overgenomen. - Deelname aan Stichting Marketing Haagse Binnenstad(SMHB): Deze activiteit wordt opgestart vanuit het Plan van Aanpak en wordt (op basis van een evaluatie eind 2012) vanaf 2013 wel of niet door de BIZ overgenomen Thema: bereikbaarheid en overig - Betere bewegwijzering naar, en in het BIZ gebied. Doel: verbeteren van de vindbaarheid - Informatiezuilen of -borden. Doel: informeren van bezoekers over BIZ gebied bij ingangen naar het gebied, bevorderen openstelling gebied. - Betere aansluiting bij andere winkelgebieden (Paleispromenade, Zeehelden). Doel: aantrekkelijker maken van gebied voor bezoekers door krachtenbundeling van complementaire gebieden. 3.2 Werkgroepen Om uitvoering te geven aan alle geplande activiteiten zijn er meerdere werkgroepen in het leven geroepen.

9 3.2.1 Werkgroep Marketing Samenstelling werkgroep Marketing Ondernemersvereniging Yvonne Buijs vacature Gebiedsmanager Ellen Struik Den Haag Marketing Stichting Marketing Haagse Binnenstad Bureau Binnenstad Gemeente Den Haag Bewonersvereniging Lena Dalerup Vivan Bongers Rita van Hasselt Wendy Bongers Werkgroep openbare ruimte Samenstelling werkgroep Openbare ruimte Ondernemersvereniging Gebiedsmanager Vacatures Ellen Struik Evenementencommissie (subwerkgroep vanuit Marketing) Samenstelling werkgroep Openbare ruimte Ondernemers Gebiedsmanager Gerard Smit Jan Knijnenburg Ellen Struik Werkgroep schoon-heel-veilig Samenstelling werkgroep Openbare ruimte Ondernemers Gebiedsmanager Vacatures Ellen Struik Terugkoppeling en communicatie werkgroepen Voor een goede terugkoppeling/communicatie tussen bestuur en werkgroepen, dienen de voorzitters van deze werkgroepen aanwezig te zijn bij de bestuursvergaderingen of delen hiervan. Zo blijft het bestuur op de hoogte van werkzaamheden van de werkgroepen, en de werkgroepen op de hoogte 9

10 van de wensen van het bestuur. Iedere werkgroep zal een vast agendapunt zijn in de bestuursvergadering. Voor een goede communicatie tussen bestuur & werkgroepen en de achterban is het bestuur verantwoordelijk, eventueel met externe ondersteuning voor het opstellen van nieuwsbrieven en het onderhouden van de website. Binnen het hofkwartieroverleg zijn er, in principe, altijd deelnemers aanwezig uit de diverse werkgroepen om de terugkoppeling te verzorgen vanuit deze werkgroepen.

11 4. Monitoring en evaluatie Het bestuur van de BIZ Hofkwartier dient te zorgen voor de uitvoering van de afgesproken activiteiten en voor een jaarlijkse verantwoording naar de gemeente Den Haag en de bijdrageplichtigen in het gebied. Om de resultaten van de BIZ meetbaar te maken zal de BIZ Hofkwartier gebruik maken van bestaande onderzoeksgegevens. Ook zullen wij de ingezette activiteiten monitoren en, voor zover mogelijk, de effecten ervan te meten. 11