Werkprocessen in de polikliniek en sociale gezondheidszorg

Transcriptie

1 I.W. Bijlsma Werkprocessen in de polikliniek en sociale gezondheidszorg Tweede, herziene druk

2 V Voorwoord In dit leerboek staan de werkzaamheden van de doktersassistent centraal. Het accent ligt daarbij op het medisch administratief handelen in de beroepspraktijk. Zowel het kwalificatiedossier doktersassistent, opgesteld door Calibris, Kenniscentrum voor leren in de praktijk in Zorg, Welzijn en Sport, als het beroepsprofiel doktersassistent, ontwikkeld door de Nederlandse Vereniging van Doktersassistenten (NVDA), is hierbij als leidraad gebruikt. De Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) heeft het beroepsprofiel van de doktersassistent gelegitimeerd, onder voorwaarde dat de doktersassistent met het oog op het goed functioneren op de polikliniek en in de sociale gezondheidszorg aanvullende scholing krijgt. Met het verschijnen van de gewijzigde tweede druk van dit lesboek is opnieuw in die behoefte voorzien. Dit basiswerk is een actualisatie en uitbreiding van de vorige druk. Bij het ontwikkelen van deze uitgave hebben wij uitgebreid overlegd met medewerkers van verschillende poliklinieken, met de GGD en met de JGZ. Het boek is daardoor volledig afgestemd op het werkveld. In de eerste acht hoofdstukken (deel I) komt het werken in de polikliniek aan de orde. De laatste vier hoofdstukken gaan in op het werken in de sociale gezondheidszorg. Dit tweede deel van het boek bevat na een algemeen hoofdstuk over de structuur van de Gemeentelijke gezondheidsdienst (H. 9), drie hoofdstukken over de verschillende diensten, te weten de Algemene gezondheidszorg en gezondheidsbevordering epidemiologie (H. 10), de Jeugdgezondheidszorg (H. 11) en de Bedrijfsgezondheidsdienst (H. 12). In de eerste druk van dit boek was een cd-rom toegevoegd met aanvullend digitaal materiaal. Vanaf deze editie is al dit aanvullende materiaal vindbaar op: Vul op deze website in het zoekveld Search ISBN het ISBN van het boek in: Let op: het is belangrijk om precies deze schrijfwijze aan te houden, dus met tussenstreepjes. De iconen in de marge (laptop) verwijzen naar deze extra s. I.W. Bijlsma Doetinchem, maart 2013

3 VII Inleiding Er is veel te doen om het beroepsprofiel en de professionalisering van de doktersassistent. Doktersassistent betekent letterlijk het assisteren, ondersteunen van de behandelaar. De essentie van de functie is echter complexer en uitgebreider. De doktersassistent heeft een eigen, herkenbare bijdrage in de individuele gezondheidszorg. Deze is in de kern te omschrijven als:» het helder krijgen van de zorgvraag, het (zelfstandig) handelen en adviseren conform protocollen en het scheppen van randvoorwaarden, opdat de behandelaar efficiënt en effectief de patiënt kan helpen/behandelen. «Doktersassistenten werken vooral in de huisartsenpraktijk, de huisartsenpost, de polikliniek en de sociale gezondheidszorg. Administratieve werkzaamheden polikliniek en sociale gezondheidszorg Als doktersassistent organiseer en plan je de werkprocessen op poliklinieken en in de sociale gezondheidszorg. Je draagt zorg voor het vastleggen en actueel houden van relevante gegevens en voert taken uit met betrekking tot medische dossiers. Hierbij moet je denken aan de volgende (administratieve) werkzaamheden: 5 je maakt een planning voor de uit te voeren werkzaamheden; 5 je beheert de agenda( s); 5 je plant de afspraken; 5 je bereidt spreekuren voor; 5 je zorgt ervoor dat de benodigde informatie/dossiers, materialen en hulpmiddelen tijdig aanwezig zijn; 5 je legt gegevens vast met betrekking tot patiënt en spreekuren; 5 je beheert en archiveert medische dossiers en machtigingen; 5 je verwerkt de inkomende en uitgaande post; 5 je draagt zorg voor de correspondentie; 5 je draagt zorg voor de financiële administratie. Bij al deze werkzaamheden staat de communicatie centraal, zowel de communicatie met interne als externe relaties. In dit lesboek worden de genoemde werkzaamheden c.q. werkprocessen stapsgewijs uitgelegd en aangeleerd om zodoende over de benodigde kennis en vaardigheden te kunnen beschikken voor de beroepscompetentie doktersassistent.

4 IX Inhoud I Inleiding polikliniek 1 Structuur ziekenhuis en polikliniek Inleiding Ziekenhuizen Algemene ziekenhuizen Categorale ziekenhuizen Universiteitsklinieken/Academische ziekenhuizen Zelfstandige behandelcentra (ZBC) Privéklinieken Structuur ziekenhuis Toelichting organigram Structuur polikliniek Toelichting organigram Polikliniek Ondersteunende afdelingen Medische registratie ten behoeve van de diagnostiek Medische bibliotheek Vrijgevestigde specialisten en specialisten in loondienst Onkosten vrijgevestigde specialisten Onkosten specialisten in loondienst Maatschap Medisch specialisten Snijdend specialisme Beschouwend specialisme Ondersteunend specialisme Kwaliteitsbeleid Gedragscodes Medisch dossier Inleiding Status Coderingsrand Sociografisch gedeelte, identiteitsblad Statisch medisch gedeelte Behandelingsverslag of ziekteverloop Dossiervorming Unitdossier Dossier per specialist Voorkeur type dossier Dossier per specialist Poliklinisch unitdossier Uitslagen Volgorde unitdossier Kwaliteitsnorm archiveren Kwaliteitsnorm registreren

5 X Inhoud 3 Archiveren van medische dossiers Inleiding Archiveren Centraal archiveren Uitleenregistratie Onderling uitwisselen Decentraal archiveren Werkplekarchief Actueel archief en slapend archief Archiveringssystemen Chronologische volgorde Coderingsrand Door wie wordt gearchiveerd? Bevoegdheid tot het lenen van medische dossiers Inzagerecht patiënt Kwaliteitsnormen Medische dossiers Geautomatiseerd ziekenhuisinformatiesysteem Inleiding ICT en gezondheidszorg EZIS Burger Service Nummer Eerste registratie Nieuwe inschrijving NAW-gegevens Verzekeringsgegevens Extra gegevens Verkorte registratie Mutaties Zoeken Noodprocedure Overige patiënttyperingen Huisartsafscherming Integratie in het EZIS Digitale dossierregistratie Wet persoonsregistratie Voobeeld Wpr: foutenanalyse Nictiz Kwaliteitsnorm Veilig Incidenten Melden Veiligheid Management Systeem (VMS) Afsprakenspreekuur Inleiding Spreekuur volgens afspraak Voordelen Nadelen Afspraken maken Patiënt maakt zelf digitaal een afspraak

6 Inhoud XI 5.4 Afsprakenbureau Ponsplaatje en patiëntenpas Afsprakenlijst Spoedafspraken en kortetermijnafspraken Afspraken met behulp van ZorgDomein (ZD) Telefonische uitslag Spreekuurvoorbereiding Academisch ziekenhuis ZIS-agenda Avondpoli Kwaliteitsnorm inschrijven en wachttijden Kwaliteitsnorm spoedeisende consulten Polikliniekbezoek Inleiding Eerste polikliniekbezoek Afsprakenbureau Receptie polikliniek ZIS-agenda Consult specialist Diagnostisch onderzoek Controlebezoek Medische verslaglegging Kwaliteitsnormen informatie patiënt Patiëntlogistiek Klinische behandeling Inleiding Opname ziekenhuis Dagopname en langdurige opname Opnameregistratie Garantieverklaring zorgverzekeraar Opname Verschillende behandelaars Overnamebehandeling Ontslag Administratieve afhandeling klinische patiënten Kwaliteitsnormen voorbereiding opname Financiële administratie Inleiding DBC/DOT-systeem DBC-zorgproduct Vaststelling kostprijs zorgproduct Vrije segment Vaste segment Concurrentie Typeringslijst

7 XII Inhoud Zorgtraject Zorgtype Subtraject Parallell subtraject Wel of geen nieuwe zorgvraag? Zorgvraag binnen hetzelfde specialisme Looptijd van een subtraject Zorgtype ZT Zorgtype ZT Zorgtype ZT Afleiden Declareren Samenvatting van het registratieproces Fase 1: openen zorgtraject Fase 2: openen subtraject Fase 3: subtraject gegevens registreren Fase 4: zorgactiviteiten registreren Fase 5: sluiten subtraject Fase 6: sluiten zorgtraject (bij uitbehandeling) RSAD-model Werken in de praktijk Spreekuurbegeleiding KNO II Inleiding sociale gezondheidszorg 9 Structuur Gemeentelijke gezondheidsdienst en Jeugdgezondheidszorg Inleiding Doelstelling en werkterreinen van de GGD Structuur van de GGD Algemeen Beroepenveld doktersassistent Algemene gezondheidszorg en gezondheidsbevordering epidemiologie Inleiding Afdeling Infectieziekten Contactonderzoek Vaccinaties voor reizen naar de tropen Openbare gezondheidszorg Voorlichting over hygiëne Sociaal-medische zorg Openbare Geestelijke Gezondheidszorg Gezondheidsbevordering en epidemiologie Bevolkingsonderzoek Jeugdgezondheidszorg Inleiding Digitaal dossier Jeugdgezondheidszorg (DD JGZ) Consultatiebureau

8 Inhoud XIII 11.3 Taken van de JGZ Preventief onderzoek Triage Vaccinatie Voorlichting Advisering en verwijzing Ondersteuning leerkrachten Voorlichtingscampagnes Praktijkvoorbeeld Machteld Vermeij Preventieve voorlichting Bedrijfsgezondheidsdienst Inleiding Arbodienst Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) Arbeidsomstandighedenregeling (Arboregeling) Werkzaamheden doktersassistent Samenwerking Ziekteverzuim Bedrijfskeuring Overige werkzaamheden Bijlagen Literatuur Register