GEMEENTELIJKE SPORTRAAD MALLE

Transcriptie

1 GEMEENTELIJKE SPORTRAAD MALLE Voorzitter: Koen Meeusen, Ruggeveldlaan 762, 2100 Deurne, tel.: Sportdienst: Sint Jozeflei 6, 2390 Malle, tel.: fax gemeentehuis: rekeningnummer sportraad: Erkend door de Gemeenteraad op 26 april 1990 VERSLAG VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN DE SPORTRAAD VAN 11/03/09 OM UUR IN HET GEMEENTEHUIS. aanwezigheden 2009 Vereniging Naam 28/1 11/3 5/5 23/6 1/9 10/11 schepen voor sport Wim Jordens voorzitter en ZV Club 80 Koen Meeusen / secretaris en WSCO Louis Van den Eynde / penningmeester en DLT Ronny Mertens adviseur Dick Vullinghs Sport Plus + vertegenw. Erna Van den seniorenadviesraad Langenbergh / LRV Sint Laurentius Leen De Bruyn / BBC Westmalle Leo Willems / Turnkring Rap en Knap Rita De Beuckeleer dienst sport Roy Van der Linden / dienst sport Liesbeth Arras aanwezig / afwezig 1. Goedkeuring verslagen vorige vergaderingen Toelichting: de verslagen van de vorige vergaderingen (RVB + AV) werden per mail reeds bezorgd aan de bestuursleden en dienen nog goedgekeurd te worden. Besluit: de verslagen van de vergaderingen (RVB + AV) van 28/1/2009 worden goedgekeurd. 2. Planning vergaderingen raad van bestuur 2009 Toelichting: voorstel om de bestuursvergaderingen vast te leggen voor het ganse jaar. Besluit: RVB zal om de twee maanden vergaderen. Bij dringende agendapunten wordt er een tussentijdse vergadering gepland. Noteer alvast volgende data in jullie agenda: - dinsdag 5/5/ u30 gemeentehuis (collegezaal 1 ste verdiep) - dinsdag 23/6/ u30 gemeentehuis (collegezaal 1 ste verdiep) - dinsdag 1/9/ u30 gemeentehuis (collegezaal 1 ste verdiep) - dinsdag 10/11/ u30 gemeentehuis (collegezaal 1 ste verdiep) Graag tijdig een seintje indien je niet aanwezig kan zijn! 3. Evaluatie algemene vergadering 28/1/2009 Toelichting: de AV van 28/1/2009 wordt geëvalueerd. Volgende opmerkingen/suggesties komen naar voor: + Verschillende personen nemen het woord. Voorstel om bestuursleden nog meer aan het

2 woord te laten door zelf agendapunten toe te lichten. Zo verdwijnt het verkeerde beeld dat de sportraad een onderdeel van de sportdienst is. + Powerpointpresentatie maakt dat de vergadering makkelijker te volgen is. Voorstel 1: minder tekst per pagina en groter lettertype gebruiken zodat tekst beter leesbaar is. Voorstel 2: a.d.h.v. powerpointpresentatie werking sportdienst toelichten: taken sportdienst, waarvoor kunnen clubs er terecht, overzicht acties vorig jaar, sportplanning huidig jaar, uitleendienst, sportregio Noorderkempen, + Clubvoorstelling wordt positief onthaald, zorgt voor interactie en tweerichtingsverkeer. + Kleine zaal van de Notelaar is aangenamer dan feestzaal en ideaal voor de receptie achteraf. + Vrij goede opkomst, clubs wel blijven stimuleren om aanwezig te zijn. Voorstel 3: datum voor AV van 2010 nu al vastleggen en communiceren naar de clubs. - RVB en AV niet aaneensluitend plannen. RVB is nog volop aan het vergaderen als de eerste leden van de AV binnenkomen, dit verstoort telkens de vergadering. Besluit: algemeen: goed maar er zijn nog werkpunten. De volgende AV zal doorgaan op woensdag 27/1/2010 om uur in de kleine zaal van de Notelaar. Datum zal nu reeds gecommuniceerd worden naar de clubs. 4. Evaluatie kampioenenviering Toelichting: de kampioenenviering die plaatsvond op 13/2/2009 in sporthal Berckhoven wordt geëvalueerd. De volgende bedenkingen/suggesties worden geformuleerd: - Magere opkomst van genodigden en sportclubs. RVB stelt zich de vraag of het concept niet aangepast moet worden? Voorstel 1: naast de traditionele huldiging enkele nieuwe verkiezingen introduceren zoals sportman, sportvrouw, sportbeloften jongens, sportbeloften meisjes, vrijwilliger in de sport,... De RVB is voorstander om huldiging op een vrijdagavond te behouden. Voorstel 2: datum voor editie 2010 nu reeds vastleggen en communiceren naar clubs/inwoners. Voorstel 3: vroeger starten met oproep naar kandidaten en meer promotiekanalen gebruiken: invulfiches opsturen naar clubs per post en per mail, oproep via: lokale pers, Malse Courant, website, affiches in gemeentegebouwen, folders bij middenstand, Voorstel 4: kampioenen visualiseren a.d.h.v. powerpointpresentatie met filmpjes, foto s, - Locatie: sporthal Berckhoven vraagt veel opbouw- en afbraakwerk (podium en verlichting installeren, beschermingsmatten leggen, zaal aankleden ) terwijl de feestzaal van de Notelaar een podium met verlichting heeft er hier geen beschermingsmatten moeten gelegd worden. Dit bespaart de sportdienst en de dienst openbare werken vele uren werk. - Hoge huurprijs voor klank- en lichtinstallatie. Dit kan beperkt worden door de Notelaar te nemen. - Te veel hapjes, volgende editie minder bestellen. - Genodigden bevestigen hun aanwezigheid niet. Voortaan schrappen op de uitnodigingen. + Prijzen: handdoeken zijn ok. RVB is voorstander om nuttige prijzen te geven. Besluit: algemeen: de sportkampioenen verdienen het om jaarlijks in de bloemetjes gezet te worden, maar een volle zaal met toeschouwers blijft het mooiste gebaar van waardering voor de kampioenen. Het concept dient aangepast te worden, dit wordt bekeken tijdens de volgende bestuursvergaderingen. Zo snel mogelijk een datum prikken voor editie 2010 en communiceren naar clubs en inwoners. 5. Reservatie en facturatieprogramma Toelichting: reservatie- en facturatiesysteem is hoognodig! Momenteel wordt alles manueel ingegeven in Excel, wat een zeer tijdrovend monnikenwerk is. Een reservatieprogramma met daaraan gekoppeld een facturatieprogramma zou vele uren werk besparen. Besluit: het reservatie- en facturatiesysteem zou het volgende moeten kunnen: - reservaties/annulaties/wijzigingen gebeuren rechtstreeks in het programma door sportdienst en zaalwachters; - clubs/inwoners kunnen via website vrije dagen en uren raadplegen; - clubs/inwoners kunnen via website uren reserveren/annuleren/wijzigen/in optie nemen; - sportdienst keurt aanvraag/annulatie/wijziging/optie al dan niet goed, aanvrager krijgt meteen antwoord en dit wordt automatisch geregistreerd voor de facturatie; - reservatie en facturatie onderling met elkaar koppelen; - kalendermodulen aangekocht door sportraad hieraan koppelen.

3 Verder wordt er voorgesteld om maandelijks te factureren na gebruik, dus niet meer halfjaarlijks en op voorhand. Dit heeft als voordeel dat clubs betalingen kunnen spreiden over het ganse jaar en dat de sportdienst geen creditnota s moet opmaken (vorig sportseizoen werden er 22 creditnota s opgemaakt). 6. Opmaak huurovereenkomsten volgend sportseizoen Toelichting: ter voorbereiding van volgend sportseizoen moet er een planningsvergadering gebeuren met de clubs. Nadien ontvangen de clubs een huurovereenkomst waarin de juiste gebruiksdagen en -uren vermeld staan en de start- en einddatum. Deze uren worden duidelijk gecommuniceerd naar de scholen. Bijboeken kan dan enkel indien accommodatie vrij is. Besluit: de planningsvergadering zal doorgaan op woensdag 15/4/2009 (paasvakantie) om uur in het gemeentehuis (raadzaal 1 ste verdiep). De sportdienst maakt de invulformulieren op en bezorgt deze aan de scholen en de sportclubs. (De planningsvergadering met de scholen zal doorgaan op dinsdag 28/4/2009, na de paasvakantie, om uur in de collegezaal van het gemeentehuis) 7. Bespreking schooldirecties: stand van zaken Toelichting: de sportschepen en sportfunctionaris hebben overleg gepleegd met de verschillende schooldirecties. Er werden nieuwe afspraken gemaakt omtrent het gebruik van de accommodaties. Besluit: de gebruiksovereenkomsten werden besproken en aangepast waar nodig. Deze worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. In de nieuwe gebruiksovereenkomsten worden de gebruiksdagen en - uren van de clubs niet meer vermeld aangezien deze jaarlijkse wijzigen. Deze gebruiksdagen en -uren worden jaarlijks in een aparte bijlage goedgekeurd. 8. Financiën sportraad Toelichting: de penningmeester geeft een stand van zaken. Besluit: de gemeente bezorgt de sportraad nog een factuur voor de aankoop van de beker kampioen der kampioenen Sportplanning 2009 Toelichting: de sportdienst heeft een activiteitenkalender 2009 opgesteld. Bedoeling om een volledig overzicht te geven van alle sportactiviteiten die gedurende het ganse jaar georganiseerd worden. Er staan enkele nieuwe activiteiten op het programma. De sportdienst licht de activiteitenkalender toe. data Activiteit plaats uren Doelgroep 1/1-31/12 Zwemlessen Zwembad Pulderbos 9u-22u 3-12 jaar 13/2 Kampioenenviering 19u-24u iedereen 23/2-27/3 Gem. omnisportkampen 5-12 jaar 26/2 Reg. ski- en snowboarddag Snow Valley Peer 8u-18u jaar Molenheid Houthalen- Helchteren 6/4-19/4 Gem. omnisportkampen Pasen 5-12 jaar Gem. voetbalacademie KVC Oostmalle 9u-16u 6-16 jaar 14/5 Bloso sportdag 50+ Bloso Herentals ganse dag /5 Reg. Noordloper KVK Oostmalle 13u-17u iedereen 6/7-10/7 Gem. voetbal + omnisportkamp Gem. dans + omnisportkamp Gem. omnisportkamp KVK Westmalle St-Jan Berchmanscollege 4/7 Reg. Marathon der Noorderkempen Centrum Oostmalle 12u-22u iedereen 13/7-17/7 Gem. balsportenkamp Gem. omnisportkamp

4 27/7 31/7 Gem. voetbalacademie KVK Oostmalle 9u-16u 6-16 jaar 3/8-7/8 Gem. omnisportkamp Gem. voetbalacademie Sporthal Kon. Atheneum Sporthal Kon. Atheneum KVK Oostmalle 9u-16u 6-16 jaar 10/8-14/8 Gem. circusatelierkamp Gem. circusatelierkamp Gem. voetbalacademie 17/8-21/8 Gem. turn + omnisportkamp Gem atletiek + omnisportkamp KVK Oostmalle 9u-16u jaar /9 Bloso sportdag 50+ Bloso Blankenbergen ganse dag 50-plussers /10 SVS Scholencross KVK Westmalle 9u-17u lager en secundair 2/11-8/11 Gem omnisportkampen Herfst 5-12 jaar 3/11-5/11 Reg. mountainbike 3-daagse /11 Malle jogt Atletiekpiste Mariagaarde 19u-22u iedereen?/11 Malle zwemt (Vl. zwemweek) Zwembad Pulderbos iedereen 27/11 Silver Action Day 12u-18u /12-3/1 Gem. omnisportkampen Kerst 5-12 jaar Nog in te plannen: - september oktober: fitbus i.s.m. Prov. Sportdienst - najaar: stappen i.s.m. Prov. Sportdienst of S-Sport Bedoeling om beide activiteiten in één programma te gieten: 1) er wordt gestart met het afnemen van een conditietest 2) gedurende 10 weken werkt men onder impuls van de sportdienst aan de conditie, enkele voorstellen van activiteiten zijn: cursus leren stappen, cursus start to run, turnen voor 50+, gezondheidswandelingen, yoga, gratis gebruik atletiekpiste op vrijdagavond, baantjeszwemmen, opendeurdagen sportclubs waarbij inwoners gratis kunnen deelnemen aan clubinitiaties met bedoeling kennis te maken met verschillende sporten 3) na 10 weken volgt een her-test van de conditie, bedoeling om mensen te stimuleren om na deze 10 weken in beweging te blijven, hier kan de sportdienst i.s.m. de lokale sportclubs voor een opvolgprogramma zorgen mei: Bloso sportdag 50+ in Herentals - 29 en 30/9: Bloso sportdag 50+ in Blankenbergen Folders worden verdeeld door Bloso, zijn momenteel nog niet beschikbaar. Inschrijven bij de sportdienst. Deelnamegeld te betalen door de deelnemers. Sportdienst zorgt voor gratis busvervoer vanuit Malle. Besluit: de sportdienst zorgt voor de verder aanvulling van de activiteitenkalender. Deze kalender zal ook raadpleegbaar zijn op de vernieuwde website. 10. Varia Nieuwe huurtarieven De nieuwe huurtarieven voor het gebruik van de gemeentelijke sportaccommodaties worden in maart ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Aanvraagdossier erkenning en subsidies Aanvraagformulieren zijn per post bezorgd aan alle sportclubs en moeten voor 30 maart 2009 ingediend worden. Clubs dienen een laatste keer alle gegevens in te vullen op papier, deze gegevens worden digitaal verwerkt door de sportdienst. Volgend jaar ontvangen de clubs een aanvraagformulier waarop de standaardgegevens reeds ingevuld zijn en moeten de clubs enkel wijzigingen aanbrengen. Bedoeling dat de aanvraagformulieren ook online kunnen ingevuld worden via de vernieuwde website. Aanvraagdossiers worden beoordeeld door RVB en nadien voorgelegd aan het schepencollege. Betaling facturen sportclubs: stand van zaken De sportfunctionaris geeft een stand van zaken. Momenteel zijn er geen openstaande facturen. Verder houdt Basketbal in Malle zich aan het vooropgestelde afbetalingsplan. Sportregio noorderkempen: stand van zaken

5 De sportfunctionaris licht dit punt toe. Op de algemene regiovergadering van 3/2/2009 in Arendonk werd de begroting en jaarplanning 2009 niet goedgekeurd. Aanleiding was een groot begrotingstekort indien er gekozen werd om de huidige werking verder te zetten. Verder werd nogmaals de nood aan een voltijdse regiocoördinator aangekaart wil de regio haar inhoudelijke kwalitatieve werking behouden. Afspraak was dat elke gemeente zou nagaan of een financiële verhoging van de gemeentebijdrage haalbaar is. De volgende AV is gepland op 16/4/2009. Hier wordt de begroting en jaarplanning 2009 opnieuw besproken en ter goedkeuring voorgelegd. Verder dient elke gemeente een standpunt in te nemen over de verdere toekomst van de regio. Het dagelijks bestuur (werkgroep sportfunctionarissen) heeft tijdens de werkgroepvergadering van 16/2/2009 een nota opgesteld met verschillende voorstellen voor een verdere regiowerking, nl: Voorstel 1: voltijdse regiocoördinator, tewerkstelling 2 halftijdse regiocoördinator via de provinciale sportdienst, personeelskost doorrekenen naar de regio. 1.a: verhoging van de financiële bijdrage van de provincie en de gemeenten (volgens % verdeling zoals nu), de rest blijft zoals nu. 1.b: enkel verhoging van de gemeentelijke bijdrage maar met volgende voorwaarden: - regiocoördinator gehuisvest in de regio - autonome regiowerking - herkenbaarheid regio (enkel logo van regio op briefpapier, folders, affiches,.. ) - uitvoering regionaal beleidsplan Voorstel 2: halftijdse regiocoördinator behouden met beperkte werking = basis jeugd en G- werking en prioriteit naar vorming. Voorstel 3: regiowerking zonder samenwerking met de provincie en ontbinding van de overeenkomst. RVB staat achter voorstel 1. Mountainbikeparcours: stand van zaken Op 7/3/2009 werd het parcours Oostmalle afgereden door de werkgroep. Totaal: 34,5 km. Momenteel wordt de verhouding verharde en onverharde wegen in kaart gebracht. Min 50% onverharde weg is verplicht. In Blommerschot zal getracht worden om het onverhard gedeelte rechts achter de bomenlaan te integreren. Eigenaars dienen hiervoor hun akkoord nog te geven. Bedoeling om tegen mei een intentieverklaring in te dienen bij Bloso voor een permanent mountainbikeparcours in Oostmalle. Parcours Westmalle is voor een latere fase, vanaf mei kan er opnieuw onderhandeld worden met de boswachter (domein de trapisten). Lions of Cangzhou Lions of Cangzhou maken vanaf einde maart gebruik van de schoolaccommodatie van het Immaculata Instituut i.p.v. Agora. Interesse in jaarlijks gezamenlijk overleg met andere adviesraden Er wordt de vraag gesteld of de RVB interesse heeft om jaarlijks overleg te plegen met andere adviesraden. De RVB vindt dit een goed voorstel, zo kan o.a. de opmaak van een gezamenlijke vrijetijdskalender besproken worden. Rondvraag - Tegen volgende bestuursvergadering maakt de sportfunctionaris een stand van zaken van het sportbeleidsplan op. - Ronde 9 en 10 van de Europese Kampioenschappen BMX vinden plaats op 30 en 31 mei 2009 te Dessel. Voorstel om met de RVB een kijkje te gaan nemen. (De sportfunctionaris heeft contact gehad met de familie Van Tichelt. Voorstel om op zondag 31/5/2009 een kijkje te gaan nemen). Voor verslag Liesbeth Arras iov Louis Van den Eynde Secretaris sportraad Koen Meeusen Voorzitter Sportraad