Planning4 Verkoop Tel: Fax: Internet:

Transcriptie

1 (Werkplek) planning

2 Producent en distributeur: Planning4 De Molen DA Houten Tel: Fax: Internet: Planning4 Supportcenter: Openingstijden: maandag-vrijdag 09:00-17:30 Tel: Fax: Internet: Planning4 Verkoop Tel: Fax: Internet: Copyright. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Planning4 en het Planning4- logo zijn geregistreerde merken van Planning4. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. Planning4 verbetert zijn producten regelmatig en behoudt het recht voor specificaties zonder mededeling te wijzigen. Aan deze handleiding kunnen geen rechten of plichten ontleend worden. Niets uit deze handleiding mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Planning4. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 2 van 11

3 Basis De (werkplek)planning van Planning4 vindt zijn oorsprong in de wens om complexe vraagstukken op dit gebied via een eenvoudig gereedschap te kunnen aanbieden. Hiervoor is veel onderzoek uitgevoerd in diverse branches, waar verschillende planmethodieken in de hektiek van de dag worden toegepast. Inmiddels heeft Planning4 een aantal unieke planoplossingen ontwikkelt, waarbij zij intensief hebben samengewerkt met de mensen uit de praktijk. Een van deze producten betreft de werkplekplanning. Aan de hand van basisgegevens voorziet het systeem in een uiterst gebruiksvriendelijke planningsoplossing, waarbij de planner optimaal wordt ondersteund in zijn of haar werkzaamheden, maar hierbij niet de regie verliest. Het systeem ook voorziet in een automatische planning, waarbij de automaat in een groot deel van de planning kan voorzien en eenvoudig de gaten in de planning inzichtelijk worden. Hierbij is de planner ook weer in control en biedt Planning4 een welkome en krachtige ondersteuning bij het plannen. Wenst de planner af te wijken van het advies, of zelf met de hand te plannen, dan kan dit natuurlijk ook met Planning4. Via klikken en slepen (drag & drop) kan men eenvoudig mensen en middelen inplannen, combinaties maken, optimaal over informatie van beschikbaarheid en competenties beschikken, geïnformeerd worden over conflicten of verlopen van competenties, etcetera. In de volgende bladzijden lopen wij stap voor stap de onderdelen door, waarmee Planning4 tot haar planningsoplossing komt. Hierbij hebben wij ons als doel gesteld 2 boodschappen over te brengen te weten: - De overzichtelijkheid en ondersteuning van Planning4 - Het gebruiksgemak van Planning4 Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 3 van 11

4 Activiteiten Een van de basisingrediënten in Planning4 zijn de activiteiten. Deze kunnen automatisch vanuit andere systemen(*) worden aangeboden en bijgehouden, zodat daar in essentie geen handelingen voor de gebruiker(s) zijn. In dit voorbeeld hebben wij gebruik gemaakt van activiteiten in een oogpoli, maar kunnen natuurlijk ook voor een andere functionaliteit worden ingericht, zoals bijvoorbeeld voor bibliotheken, radiologie, laboratoria, etcetera. Er kunnen allerlei zaken aan de activiteiten gekoppeld worden, zoals minimale/maximale tijd, eenheden, e.d. maar bij de werkplekplanning vormen de competenties een belangrijke factor. Via de button kunnen deze beheerd worden. In dit voorbeeld hebben we aan de activiteit A-Poli su ook de specialisatie A-Poli su opgenomen. Via deze eenvoudige inrichting kan men dus eenvoudig zelf activiteiten en competenties benoemen, koppelen en samenstellen. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 4 van 11

5 Medewerkers De medewerkers worden ook automatisch via een derde systeem(*) aangeboden en bijgehouden, zodat hierbij ook geen actie van de gebruiker(s) wordt verwacht en Planning4 als een module op dat systeem fungeert. In dit voorbeeld ziet men de competenties van de arts Johannus Oosten. Voor het overzicht hebben wij één specialisatie opgenomen t.w. A-Poli su, maar dat kunnen er in essentie een onbeperkt aantal zijn. Met deze competentie hebben wij al de eerste verbinding gelegd met de activiteiten. De activiteit A-Poli su kan aan de hand van de competenties gekoppeld worden aan Johannus Oosten. Wenst men bijvoorbeeld alle artsen inzichtelijk te krijgen, die de competentie A-Poli su hebben, dan is dit hiermee al mogelijk. Er is echter nog een extra component bij de competenties te weten: de periode. Voert men een periode in bij de competentie, dan zal het systeem daar ook rekening mee houden met het bepalen van de juiste personen. Wanneer er bijvoorbeeld een geldigheid van toepassing is, of dat een geldigheid pas in de toekomst van kracht wordt, dan kan dit eenvoudig worden aangegeven. Verderop wordt in dit document aangegeven, wat Planning4 nog meer met de medewerkers en competenties ervan kan doen. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 5 van 11

6 Locaties Buiten de medewerkers kan Planning4 ook locaties plannen en deze locaties koppelen aan medewerkers, zodat hetgeen gepland is ook als een koppel behandeld kan worden bij bijvoorbeeld verplaatsingen of annuleringen. In dit voorbeeld ziet u KAMER 10, waarbij men zelf de standaard kleur in de planning kan bepalen (altijd weer aan te passen door de planner), maar ook de competenties van de kamer. Wellicht een wat vreemde toelichting, maar door locaties ook te voorzien van competenties kunnen deze ook op dezelfde wijze worden gepland als de medewerkers. In dit voorbeeld ziet men, dat er meerdere Specialisatie(s) zijn, waar deze kamer voor ingezet kan worden. Verderop wordt in dit document aangegeven, wat Planning4 nog meer met de locaties en competenties ervan kan doen. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 6 van 11

7 Werkplek bezetting Planning4 biedt een overzichtelijke wijze om complexe werkplekbezettingen te beheren. Hierbij kan men per week, 2 weken, oneven weken, maand, etcetera de gewenste bezetting qua tijden en activiteiten beheren. Deze kunnen als basis dienen voor de periodieke toekenning aan een periode. In bovenstaand voorbeeld staan een bezetting opgenomen. In de eerste regel staat aangegeven, dat men een locatie wenst, die beschikt over de competentie A-Poli su. Deze moet op van beschikbaar zijn. Daaronder staat een regel, dat er ook een medewerker beschikbaar moet zijn op deze datum en tijden voor de activiteit A-Poli su. Daaronder staat weer een regel, dat er ook een medewerker beschikbaar moet zijn op deze datum en tijden voor de activiteit MA-SUartsen. Deze 3 regels staan dus voor een kamer met een arts en een medisch assistent. Door de unieke opbouw van Planning4 kunnen deze items automatisch gepland worden aan de hand van de beschikbaarheid, roosters, competenties, etcetera. De regels eronder vormen soortgelijke koppels, maar is niet noodzakelijk. Men kan ook locaties of medewerkers los inplannen. De automaat zorgt ook dat de koppels als combinatie worden gepland, zodat verplaatsingen of annuleringen ook direct inzichtelijk zijn voor de gekoppelde items. Wanneer men een bezetting heeft opgebouwd, dan vormt deze de basis voor toekenning van perioden. Het origineel wordt dus niet gebruikt, maar eenvoudig voor de nieuwe periode als basis gebruikt. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 7 van 11

8 Automatische planning Door de unieke ontwikkeling van Planning4 kan het programma, met deze op het oog eenvoudige gegevens, voorzien in een automatische planning. Via één druk op de knop kan Planning4 alle openstaande regels van de bezetting toetsen aan de beschikbaarheid en competenties van de medewerkers en locaties. Hierbij wordt ook de geldigheid van de competentie meegenomen in het selectietraject. Wanneer er een locatie of medewerker beschikbaar is, dan wordt deze geselecteerd voor mogelijke toekenning. Zijn er meer items, die voldoen aan de wens, dan wordt er gecontroleerd op de frequentie dat deze door de automaat is aangeboden. Deze frequentie kan op basis van aantal of uren. Hierbij kan dit ook verder uitgespecificeerd worden bijvoorbeeld per persoon per activiteit. Dit alles is via systeeminstellingen in te regelen, Heeft het systeem een beschikbare medewerker of locatie gevonden, dan wordt deze toegekend in de bezetting en planning. Natuurlijk kan de planner hier altijd nog op ingrijpen. Het is zelfs mogelijk, om (een deel van) de geadviseerde planning in één keer weer ongedaan te maken. In het voorbeeld ziet men ook enkele regels, die niet toegekend zijn. Planning4 biedt hierbij de optie, om in het planscherm alleen deze openstaande items te tonen, waardoor de planner deze alsnog handmatig kan toekennen. Meer hierover verder in dit document. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 8 van 11

9 Planningsscherm Het planningsscherm van Planning4 vormt de basis van het systeem. Het is ontwikkeld in nauwe samenwerking met de mensen in de praktijk, waarbij snelheid, gebruiksgemak en ondersteuning belangrijke uitgangspunten waren. Dit scherm biedt de unieke mogelijkheid, om het op veel gebieden af te stemmen en stellen op de individuele gebruiker. Hierbij kan bijvoorbeeld de grootte van de weergave bepaald worden aan de hand van het beschikbare beeldscherm of beeldschermen, maar kan ook de weergave zelf worden aangepast. Hiervoor kan de gebruiker bijvoorbeeld zelf bepalen uit welke medewerkers en/of locaties gekozen moet kunnen worden. Denk hierbij aan bepaalde groepen of afdelingen. Maar men kan een net zo makkelijk de planning zelf van een bepaald persoon of afdeling in het scherm getoond krijgen, in plaats van alle gegevens. Het plannen op zich gaat via het aanklikken van een medewerker of locatie en deze te slepen naar het planscherm. Wenst men een afspraak over te dragen naar een ander persoon, dan laat men de gekozen persoon los op de afspraak. Wenst men 2 afspraken om te wisselen, dan klikt men de 2 afspraken een en met één menukeuze worden de personen omgewisseld. Het scherm biedt in essentie alles, wat de planners Planning4 als uiterst gewenst hebben aangegeven. Neem bijvoorbeeld de beschikbaarheid. Via één muisklik kan men de beschikbaarheid opvragen, waarbij deze in kleurtjes wordt weergegeven. Items, die niet meer beschikbaar zijn, worden rood of worden niet meer getoond. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 9 van 11

10 Wenst men echter de nog openstaande activiteiten in te plannen, dan vraagt men die weer met een dubbelklik op, waarna deze items in het planningsscherm worden weergegeven. Wanneer men dubbelklikt op een nog in te plannen activiteit, dan toont Planning4 meteen de medewerkers en locaties, die voldoen aan de gestelde competenties. Hierdoor kan de planner direct zien, wie er ingepland mag worden op basis van de competenties. Wanneer de planner daadwerkelijk de persoon inplant, maar de competentie is op die dag niet (meer) geldig, dan wordt de planner daarvan op de hoogte gesteld door Planning4. Het verplaatsen van afspraken gaat ook weer aan de hand van aanklikken en slepen, waarbij gerelateerde items automatisch worden meegenomen. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 10 van 11

11 Overzichten Planning4 biedt standaard een scala van standaard overzichten,waaronder onderstaand voorbeeld van een dagplanning. Hierin worden per medewerker aspecten aangegeven als vestiging, tijdstippen, locatie/kamer, etcetera. Natuurlijk kunnen hierop varianten worden gebruikt en kunnen ook klantspecifieke overzichten geboden worden. Het is ook mogelijk, om de planning aan de persoon te en. Dit kan handmatig, maar ook via een activiteiten-server, die automatisch bepaalde activiteiten afhandelt, zodat in dit voorbeeld de berichten met de planning van de volgende dag automatisch worden verzonden aan de betreffende medewerkers. (*) Planning4 biedt een aantal standaard koppelingen met derde systemen, waarmee de getoonde functionaliteit geboden kan worden. Gegevens kunnen echter ook handmatig ingegeven of ingelezen worden. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u graag naar onze medewerkers. Werkplek planning Planning4 v 1.20 Bladzijde: 11 van 11