Opstarthandleiding Click & Claim (VV)

Transcriptie

1 Opstarthandleiding Click & Claim (VV) Versie 7.1 september 2004

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding: Click & Claim opstarten In- en uitloggen Click & Claim Click & Claim gebruiksklaar maken Inlezen salarisgegevens (upload) Overige functionaliteiten Bedrijfsgegevens Wijziging wachtwoord Beheer autorisaties Handleiding en Click & Claim Helpdesk... 6 Versie: 7.1 september

3 1 Inleiding: Click & Claim opstarten De naam Opstarthandleiding zegt het eigenlijk al: Deze handleiding helpt u op weg om Click & Claim in gebruik te nemen. Niet alle mogelijkheden die Click & Claim biedt, komen erin aan de orde. Voor een uitgebreide beschrijving van de functionaliteiten verwijzen wij u naar de handleiding die met uw polisstukken meegestuurd zal worden. In deze Opstarthandleiding komen achtereenvolgens de volgende onderwerpen aan de orde: het in- en uitloggen op de site van Click & Claim; het gebruiksklaar maken van Click & Claim, ofwel het inlezen van de werknemergegevens; overige functionaliteiten. 2 In- en uitloggen Click & Claim Via uw internetbrowser (bij voorkeur MS Internet Explorer 5.5 of hoger) surft u naar de site van Click & Claim. Deze is te vinden onder of U krijgt het hierboven afgebeelde inlogscherm te zien. Om te kunnen inloggen vult u in het scherm de gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord in, die Schouten Zekerheid u in een mailbericht heeft verstrekt. Inloggen gebeurt vervolgens met enter of door op LOGIN te klikken. Uw gebruikersnaam bestaat uit twee delen gescheiden door het teken _. Het eerste deel van de gebruikersnaam is uw individueel toegekende naam en het tweede gedeelte is het polisnummer van uw verzekering. Bijvoorbeeld: voor de werkgever die als polisnummer toegewezen heeft gekregen, logt de aangemaakte gebruiker jansen in onder de gebruikersnaam jansen_ en het toegewezen (en later zelf te wijzigen) wachtwoord. Versie: 7.1 september 2004 pagina 3 van 13

4 3 Click & Claim gebruiksklaar maken Als u voor de eerste maal inlogt, komt u in het volgende scherm. Vervolgens moet u salarisgegevens uit uw salarisadministratie inlezen. In de volgende paragraaf wordt hier verder op ingegaan. Als u wilt uitloggen, klikt u linksonder in het hoofdmenu op de knop LOG OUT of u sluit uw internetbrowser af. Versie: 7.1 september 2004 pagina 4 van 13

5 3.1 Inlezen salarisgegevens (upload) Klik op Upload in de blauwe knoppenbalk aan de linkerkant van het scherm. U komt dan in onderstaand scherm. Vanuit uw salarisadministratieprogramma heeft u, of uw salarisadministrateur, een exportbestand met de salarisgegevens van uw werknemers gemaakt. Via de naam en het wachtwoord waarmee u heeft ingelogd, weet Click & Claim welk salarisadministratieprogramma dit is. Hoe dit bestand moet worden aangemaakt, staat beschreven in een document dat u separaat heeft ontvangen. Als u gebruikmaakt van een salarisadministratiepakket dat nog niet door Click & Claim wordt ondersteund, kan door Schouten Zekerheid een traject gestart worden om dit alsnog te realiseren. Als dan de koppeling alsnog tot stand komt, krijgt u hierover bericht van ons. Indien blijkt dat het niet mogelijk is uw salarisadministratie aan Click & Claim te koppelen, dan ontvangt u van Schouten Zekerheid een handmatig te vullen bestand (in Excelformaat) dat gebruikt kan worden als alternatief uploadbestand. Indien u niet beschikt over het voorbeeldbestand, kunt u dit opvragen bij de Click & Claim Helpdesk. Heeft u bij aanvang van VerzuimVizier gekozen om de voor Click & Claim benodige salarisgegevens aan te leveren via een Excel-bestand, dan heeft u in het mailbericht waarin uw gebruikersnaam en uw wachtwoord is verstrekt (de autorisati ) het Excel-bestand en bijbehorende instructie ontvangen. Op het moment dat u gaat inlezen, hoeft u alleen het bestand te selecteren dat moet worden ingelezen. Door op Browse of Bladeren te klikken, kunt u naar de plaats op uw computer gaan waar het bestand staat en het betreffende bestand selecteren door er dubbel op te klikken. Vervolgens klikt u op Upload, waarmee u het bestand klaarzet om in Click & Claim in te lezen. Het volgende scherm toont alle werknemers die in het uploadbestand zitten. Als er meer dan 10 werknemers in het bestand staan, worden alleen de eerste tien en de laatste tien regels van het bestand weergegeven. Door de schuifbalken te bewegen, kunt u controleren of alles op de juiste plek staat. Als het bestand dat u gebruikt een kopregel bevat, wordt deze automatisch weggelaten. Versie: 7.1 september 2004 pagina 5 van 13

6 Bij Voer de upload periode in selecteert u vervolgens de maand waar het exportbestand betrekking op heeft. U krijgt daarbij de eerst in aanmerking komende maand automatisch aangeboden. NB: het inlezen van de werknemergegevens moet elke maand plaatsvinden! Bij de eerste keer, die hierboven beschreven staat, geldt deze procedure uiteraard voor de maand, waarin de polis is ingegaan. Al naar gelang de periode, die sinds de ingangsdatum van de polis is verstreken, dient het inlezen één of meer keren te gebeuren tot de huidige maand is bereikt! Versie: 7.1 september 2004 pagina 6 van 13

7 Klik nu, na gecontroleerd te hebben of alles in de juiste kolommen terechtkomt, op Verder onderaan het scherm en u komt bij het volgende scherm. Hier kunt u per werknemer het contracttype selecteren dat van toepassing is. Weliswaar zijn niet alle contracttypes meeverzekerd, het voordeel is echter dat u de mogelijkheid heeft ziek- en herstelmeldingen allemaal en dus eenduidig met behulp van Click & Claim aan de Arbo-dienst door te geven! Versie: 7.1 september 2004 pagina 7 van 13

8 Als u de contracttypes heeft gecontroleerd en akkoord bevonden, klikt u op de knop Opslaan. Uw werknemers zijn nu voor de eerste keer ingelezen in Click & Claim. Wij vragen u vriendelijk de procedure te herhalen tot de huidige maand en vervolgens maandelijks. NB: inlezen van gegevens is mogelijk vanaf de 16de van de lopende maand. Bijvoorbeeld voor de maand juni: inlezen vanaf 16 juni etc. U kunt hierover meer lezen in de uitgebreide handleiding, hoofdstuk 5. Versie: 7.1 september 2004 pagina 8 van 13

9 Het kan gebeuren dat het inlezen van de werknemergegevens niet lukt. In de meeste gevallen staat dan vermeld, waarom het niet lukt. U kunt dan het bestand nog aanpassen, waarna u de upload-procedure opnieuw kunt starten. Als aan de hand van de melding op het scherm niet duidelijk is waar de fout zit, kunt u contact opnemen met de Click & Claim Helpdesk. U kunt dan gevraagd worden het bestand als bijlage in een bericht naar de helpdesk te sturen voor controle en/of herstel. Versie: 7.1 september 2004 pagina 9 van 13

10 4 Overige functionaliteiten Als u één of meer uploads van werknemergegevens heeft uitgevoerd, is Click & Claim klaar voor gebruik. In dit hoofdstuk komt een aantal onderwerpen aan de orde die u kunnen helpen als u gebruikmaakt van Click & Claim. Het betreft: het inzien van uw bedrijfsgegevens; de mogelijkheid tot het wijzigen van het wachtwoord; het toevoegen en beheren van de gegevens van personen die u voor uw bedrijf voor het gebruik van Click & Claim heeft geautoriseerd. Daarnaast zijn ook de gegevens van de helpdesk opgenomen. 4.1 Bedrijfsgegevens Door in de linker knoppenbalk te klikken op de button Uw gegevens komt u in het volgende scherm. Hier staan al uw bedrijfsgegevens weergegeven. U kunt wijzigingen in uw gegevens per post of aan Schouten Zekerheid doorgeven. Wijzigingen kunt u naar het volgende adres sturen: clickenclaim@schoutenzekerheid.nl. Versie: 7.1 september 2004 pagina 3 van 13

11 4.2 Wijziging wachtwoord Kiest u voor Wachtwoord in de linker knoppenbalk dan komt u in het volgende scherm: Hier kunt u uw eigen wachtwoord wijzigen, of het wachtwoord van de personen die u geautoriseerd heeft voor het gebruik van Click & Claim. Aangezien u van Schouten Zekerheid een standaard -wachtwoord ontvangt, is het verstandig uw eigen wachtwoord te wijzigen! Als u uw wachtwoord bent vergeten dan kunt u per een melding doen bij de Click & Claim Helpdesk. U ontvangt dan per omgaande een nieuw wachtwoord via uw contactpersoon. Zie voor de gegevens van de Click & Claim Helpdesk paragraaf 4.4. Versie: 7.1 september 2004 pagina 4 van 13

12 4.3 Beheer autorisaties Kiest u voor Autorisaties in de linker knoppenbalk dan komt u in het volgende scherm. Hier kunt u de gebruiksrechten wijzigen en kunt u ook nieuwe gebruikers toevoegen. Let op: De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn gevoelig voor het gebruik van hoofdletters en kleine letters. Let dus goed op bij het gebruik hiervan! Bij het zoeken van een gebruiker moet de gehele gebruikersnaam inclusief _ (onderliggend streepje) en het polisnummer worden ingevoerd (zie ook hoofdstuk 2). Als u een nieuwe gebruiker wilt toevoegen, vult u de verplichte velden zoals in bovenstaand voorbeeldscherm weergegeven wordt. In het veld Gebruikersnaam vult u de naam in, bijvoorbeeld gebruiker. Als uw polisnummer dan is, wordt de gebruikersnaam: gebruiker_ aangemaakt. Versie: 7.1 september 2004 pagina 5 van 13

13 Na het tweemaal invullen van een zelf te kiezen wachtwoord en het aanklikken van Opslaan, gaat u naar het volgende scherm. Hier kunnen voor de nieuw aangemaakte gebruiker rechten worden toegekend door voor de betreffende Autorisatie een vinkje te zetten. Na het aanklikken van Wijzig gegevens wordt de autorisatie voor de betreffende gebruiker aangemaakt en kan deze direct in de applicatie gaan werken. Kiest u voor Ongedaan maken, dan wordt de procedure afgebroken. 4.4 Handleiding en Click & Claim Helpdesk Onder de button Handleiding vindt u een elektronische versie van de uitgebreide handleiding. Bent u op de site van Click & Claim en heeft u de handleiding nog niet ontvangen of niet bij de hand, dan kunt u deze online raadplegen. Heeft u vragen en/of opmerkingen over het gebruik van de site van Click & Claim? Neemt u dan contact op met de Click & Claim Helpdesk. De Click & Claim Helpdesk is tijdens kantooruren (van uur tot uur) bereikbaar onder telefoonnummer (010) of via clickenclaim@schoutenzekerheid.nl. Versie: 7.1 september 2004 pagina 6 van 13