secretaris gemeente/oc MW Centrale aankoopdienst Patrionium & openbare ruimte Vrije tijd gemeente/ OCMW** Sportdienst patrimonium

Transcriptie

1 SELECTIEPROCEDURE FUNCTIE diensthoofd Burgerzaken Organogram. GR/OCMWraad CBS/VB financieel beheerder gemeente/oc MW secretaris gemeente/oc MW Interne dienst PBW Financiële dienst gemeente/ OCMW** Afdeling Interne Zaken Afdeling Burgergerichte Zaken Afdeling Technische Zaken Afdeling Welzijn gemeente/ OCMW** Archief ICT Organisatieontwikkeling & - beheersing Beleidsondersteu ning en kwaliteit juridische dienst secretariaat gemeente/ OCMW** bodedienst Personeel en onderwijs HRM gemeente/ OCMW** onderwijs basisscholen kunstonderwij s CID Maatschappel ijke veiligheid gemeenschaps wachten evenementen loket wijkteamwerking vrijwilligersloket GAS Burgerzaken onthaal burgerlijke stand bevolking vreemde lingen Vrije tijd Sportdienst Cultuur & toerisme/ erfgoed Jeugddienst Bibliotheek Centrale aankoopdienst gemeente/ OCMW** Patrionium & openbare ruimte patrimonium openbare ruimte Ruimtelijke ordening / leefmilieu ruimtelijke ordening leefmilieu Mobiliteit/ lokale economie/ landbouw/ markten patrimonium Arbeiders- ploegen patrimonium schoonmaak openbare ruimte openbaar domein groen Sociale dienst Algemene maatschappe lijke dienst verlening Trajact werking Schuldhulpverlening Lokaal opvanginitiatief asielzoekers Welzijn Welzijns dienst Volks gezondheid Senioren Tewerkstell ing Ontwik kelingssamen werking Woonloket (IGS) Zorg Woonzorg centrum (incl. kort verblijf) Assistentiewoningen Lokale dienstencentra Kinder opvang* KDV Het Welpennest KDV De Boomhut KDV De Speelboot Onthaal ouders Samen werkende onthaalouder s Vlaams Beleid en Integratie Huis van het Kind *In een eerste fase blijft de dienst Kinderopvang onder de operationele leiding van het afdelingshoofd Burgergerichte Zaken. Op deze manier gaat de door het afdelingshoofd Burgerzaken opgebouwde expertise en ervaring niet verloren en kan het nieuwe afdelingshoofd Welzijn inlopen. ** Geïntegreerde diensten / afdeling

2 FUNCTIEBESCHRIJVING FUNCTIEHOUDER:.. Voltijds FUNCTIEGEGEVENS: GRAADNAAM: bestuurssecretaris FUNCTIEBENAMING: diensthoofd Burgerzaken Formatie: statutair Afdeling: Burgergerichte Zaken/Burgerzaken Dienst: Burgerzaken Cel: Tewerkstellingsplaats: gemeentehuis Niveau: A Graad: Basis graad Rang: Av Salarisschaal: A1a/A1b/A2a Nationaliteit: onderdaan zijn van de EER of van de Zwitserse Bondsstaat Diplomavoorwaarden HOLT Specifieke diplomavoorwaarden / Datum functiebeschrijving: 23/01/2012 Goedkeuring gemeentesecretaris: 27/01/2014 POSITIONERING VAN DE FUNCTIE. 1. Plaats in het organogram - welke plaats heb ik binnen de gemeente Sint-Pieters-Leeuw Het diensthoofd Burgerzaken staat aan het hoofd van de dienst Burgerzaken en heeft de hiërarchische leiding over de cellen Bevolking, Burgerlijke Stand, Onthaal, Vreemdelingen en Strafregister. Hij/ zij werkt onder de hiërarchische leiding van het afdelingshoofd Burgergerichte Zaken aan wie rechtstreeks wordt gerapporteerd. Schematische voorstelling: afdelingshoofd Burgergerichte Zaken bestuurssecretaris diensthoofd Burgerzaken deskundige Burgerzaken Bevolking Burgerlijke Stand Vreemdelingen Onthaal

3 KERNCOMPETENTIES: deze competenties 2. Afdelingstaak wat is het doel van mijn dienst/cel De dienst Burgerzaken is de overkoepelende entiteit van de cellen Onthaal, Burgerlijke Stand, Bevolking, Vreemdelingen en Strafregister. De cel Onthaal is het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers van het gemeentehuis. Daarenboven staat deze dienst in voor de bediening van de telefooncentrale. De cel Burgerlijke Stand zorgt voor het bijhouden van de registers van de burgerlijke stand en aanverwante activiteiten, het beheer van de gemeentelijke begraafplaatsen, de huwelijken, nationaliteiten, erkenningen en andere nevenactiviteiten zoals militie (uitdovend), wilsbeschikkingen, e.d. De cel Bevolking staat in voor het voeren van de bevolkingsboekhouding in overeenstemming met de wetgeving m.b.t. het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister. Deze cel organiseert en coördineert eveneens de verkiezingen en staat in voor taken zoals de aflevering van reispassen en rijbewijzen, slachtbewijzen, elektronische identiteitskaarten, elektronische verblijfskaarten en kids-id s. De cel Vreemdelingen staat in voor het voeren van de bevolkingsboekhouding in overeenstemming met de wetgeving m.b.t. het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, m.n. het aanvragen van arbeid- en beroepskaarten en het afleveren van verblijfstitels aan vreemdelingen. Er is een nauwe samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken de cel Burgerlijke Stand, de politie (verslaggeving /controle i.v.m. inschrijving, gezinssituaties, relatieverslagen, schijnhuwelijken ) en het OCMW. De cel Strafregister staat in voor het beheren van het gemeentelijk strafregister en het afleveren van uittreksels en inlichtingenbulletins volgens de finaliteiten. EVALUATOREN. eerste evaluator tweede evaluator afdelingshoofd Burgergerichte Zaken gemeentesecretaris HOE hoe voer ik mijn taken uit? (COMPETENTIES) Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Competentie Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit, bereidheid tot voortdurend leren, en openstaan voor verandering. Niveau Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van

4 FUNCTIESPE CIFIEKE taken. Leert over andere vakgebieden, 3 methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit. Klantgerichtheid Het herkennen van de wensen, behoeften en belangen van de Reageert vriendelijk, gepast en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. verschillende soorten (interne en externe) klanten en er gepast op reageren, zonder daarbij het algemeen belang uit het oog te verliezen. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Onderneemt, binnen de 3 mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Samenwerken Werkt mee en informeert anderen. Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau Helpt anderen en pleegt overleg. van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Competentie Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Niveau 3 3 Organisatiebetrokkenheid Handelt overeenkomstig de Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij waarden en doelstellingen van de organisatie.

5 anderen. Visie De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Beslissen Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context Betrekt bredere (maatschappelijke, technische...) factoren bij zijn aanpak. Neemt beslissingen met een beperkt risico na afweging van alle relevante aspecten Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen. Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken volgens de planning. Voortgangscontrole Het bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega's, medewerkers of externen. Delegeren Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, Werkt resultaatgericht en draagt dat 3 uit naar de eigen omgeving. Organiseert het eigen werk. Coördineert acties, tijd en middelen. 2 Bewaakt de voortgang van het eigen werk. Bewaakt de voortgang van het 2 eigen werk en dat van anderen. Delegeert duidelijk afgelijnde taken. Delegeert ruimere taken en duidelijk 2 afgebakende

6 KENNIS: deze kennis is belangrijk in mijn functie. ontwikkeling en competentie verantwoordelijkheidsdomeinen. van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Ontwikkelen van medewerkers Coacht om taken te kunnen (resultaatsgericht coachen) volbrengen en resultaten te Medewerkers ondersteunen bij behalen. het behalen van goede resultaten en het groeien in een Coacht met het oog op het 2 functie door hen te helpen bij ontwikkelen van de gewenste het ontwikkelen van hun gedragsvaardigheden; fungeert als vermogen om zelfstandig coach of mentor. problemen op te lossen. grondwettelijk en administratief recht Gemeentedecreet specifieke wetgeving betreffende het werkveld informatica: Kennis van - Microsoft Officetoepassingen - specifieke toepassingen eigen aan de dienst functie en werking gemeentelijke organen en diensten managementtechnieken WAT welke zijn mijn taken? (VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIEDEN) Meerjarig beleidsplan Je bent eindverantwoordelijke voor het opmaken en het opvolgen van het meerjarig beleidsplan voor de dienst. Dit omvat ondermeer de volgende taken: de coördinatie en begeleiding van de opmaak van een meerjarig beleidsplan en dit in overleg met de deskundige Burgerzaken en de bevoegde mandataris(sen); de redactie en bijsturing van de jaarlijkse actieplannen om de resultaten vooropgesteld in het beleidsplan te realiseren; opvolging en evaluatie van de uitvoering van het beleidsplan; verslaggeving van de gerealiseerde doelstellingen in het jaarverslag. Budgetbeheer en meerjarenplanning Je bent eindverantwoordelijke voor het opmaken en het opvolgen van het budget en van de meerjarenplanning van de dienst teneinde de financiële doelstellingen van de organisatie te behalen en een efficiënt en doeltreffend financieel beheer mogelijk te maken.

7 Dit omvat ondermeer de volgende taken: tijdig en nauwkeurig een gefundeerd en samenhangend budgetvoorstel en - wijziging opstellen en dit in overleg met de deskundige Burgerzaken en de bevoegde mandataris(sen); beheer van de vastgestelde budgetten (inclusief controle en verwerken facturen) en de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier inzetten; streven naar optimalisatie in de uitvoering van de opgedragen opdrachten van de dienst om het resultaat en de kost van de dienst op een aanvaardbaar niveau te houden; opvolging van overheidsopdrachten; opsporen, melden en afhandelen van subsidiemogelijkheden. Leiding, coaching en organisatie van de dienst Je geeft leiding aan en coacht je medewerkers en organiseert je dienst met het oog op een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening. Dit omvat ondermeer de volgende taken: zorgen voor het onthaal van nieuwe medewerkers; voeren van planning, functionering- en evaluatiegesprekken; vaststellen van vormingsbehoeften en persoonlijke ontwikkelingskansen van je medewerkers; begeleiden van medewerkers bij moeilijke dossiers (huwelijken, grafconcessies ); implementeren van de reglementering van toepasselijke wetgeving. Je volgt hiervoor vorming, vertaalt ze naar je medewerkers en zorgt voor de implementatie ervan; zorgen voor een evenwichtige taakverdeling van je medewerkers, de coördinatie en de controle van de uitvoering van de taken. Dit impliceert eveneens het plannen van de verloven, het controleren van de afwezigheden (prikklokbeheer) en het uitwerken van voorstellen ter verbetering van de dienstverlening; organiseren van team- en personeelsvergaderingen, plegen van werkoverleg. Specifieke taken eigen aan de functie/dienst Als diensthoofd Burgerzaken heb je een aantal taken die inherent zijn aan je functie en/of dienst. Dit omvat ondermeer de volgende taken: eindverantwoordelijke voor de bevolkingsboekhouding, contactpersoon voor de diensten van het rijksregister en de verantwoordelijke voor de publicatie van lijsten en statistieken die hiermee verband houden, rekening houdend met de wetgeving op de privacy; samen met de deskundige Burgerzaken zorgen voor de voorbereiding, praktische organisatie en coördinatie van de verkiezingen; samen met de deskundige Burgerzaken de 4-jaarlijkse lijst van gezworenen en 10- jaarlijkse tabellen opstellen;

8 zorgen voor een goede uitvoering van de opgelegde taken door de hogere overheden. Overige taken Als diensthoofd Burgerzaken heb je een aantal overige taken zoals: zorgen voor een duidelijke communicatie in InfoLeeuw, op de gemeentelijke website, etc; dossiers voor het college en de gemeenteraad voorbereiden, agenderen, opvolgen en uitvoeren; deelnemen aan vergaderingen, overleg plegen en samenwerken en dit zowel intern (diensthoofdenoverleg, overleg afdelingshoofd, overleg ambtenaar van de burgerlijke stand, mandatarissen) als extern (hogere overheden GLTT ); zorgen voor een goed onthaal van en ter beschikking staan van de klant/burger voor het verstrekken van relevante informatie, beantwoorden van vragen, het oplossen van problemen, behandelen van klachten zorgen voor de afhandeling van briefwisseling en verkeer. Overige werkzaamheden eigen aan de dienst Je vertoont een flexibel gedrag en voert andere taken en werkzaamheden eigen aan de dienst en die aansluiten op de verwachte competenties op eigen initiatief en/of op vraag van je leidinggevende uit ten einde een efficiënte werking van de dienst te realiseren. Medewerker: datum: 00/00/201. Ik heb kennis genomen van de functiebeschrijving. 1 e evaluator: afdelingshoofd Burgergerichte Zaken datum: 00/00/201.

9 Algemeen competentieprofiel Diensthoofd Overzicht opgenomen competenties I. Organisatiegebonden competenties Voortdurend verbeteren Klantgerichtheid Samenwerken Betrouwbaarheid II. Graadcompetenties voor het niveau van Diensthoofd Organisatiebetrokkenheid Visie Beslissen Resultaatgerichtheid Organiseren Voortgangscontrole Coachen Delegeren

10 I. Organisatiegebonden competenties Competentie Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit, bereidheid tot voortdurend leren, en openstaan voor verandering. 1. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie 2. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken 3. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen ondermeer door middel van permanente vorming Wijzigt werkmethodes binnen de dienst om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen 4. Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen Van het diensthoofd wordt verwacht dat hij/zij voortdurend bijleert om te kunnen omgaan met de nieuwe zaken die op hem/haar afkomen. Het diensthoofd moet in staat zijn om hetgeen de gesubsidieerde overheid van je verwacht te vertalen naar de medewerkers en naar structuren en processen van de dienst.

11 Competentie Klantgerichtheid Het herkennen van de wensen, behoeften en belangen van de verschillende soorten (interne en externe) klanten en er gepast op reageren, zonder daarbij het algemeen belang uit het oog te verliezen. 1. Reageert vriendelijk, gepast en correct op voor de hand liggende vragen van klanten 2. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen 3. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 4. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren Het diensthoofd dient zijn medewerkers in zijn dienst te motiveren om klantgericht te zijn. Hij/zij dient duidelijke richtlijnen aan zijn medewerkers mee te geven, hen duidelijk te maken hoe ze in welke situatie dienen te reageren. Daarnaast dient het diensthoofd de vertaling te maken van een klantgerichte benadering naar zijn/haar eigen dienst. Dit betekent o.a. het meer structureel gaan benaderen van klantenklachten. Het diensthoofd dient ook op een vrij operationele manier, klachten en problemen van klanten te kunnen oplossen.

12 Competentie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. 1. Werkt mee en informeert anderen 2. Helpt anderen en pleegt overleg 3. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Komt met ideeën om het gezamelijk resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen impact hebben Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt anderen aan om gezamelijke oplossingen te vinden Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten 4. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten Van het diensthoofd wordt verwacht dat hij/zij over de diensten heen kan samenwerken, informatie gaat doorgeven aan diensten die ook betrokken zijn in het proces en gaat overleggen met anderen diensten om tot een goede wisselwerking te komen. Ook binnen de eigen entiteit dient het diensthoofd de samenwerking te stimuleren en zijn/haar eigen medewerkers aanzetten tot overleg.

13 Competentie Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen 1. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken 2. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk 3. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 4. Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat Het diensthoofd dient een voorbeeldfunctie op zich te nemen. De huidige maatschappelijke context tolereert niet meer dat de overheid niet consequent en correct handelt, en werkt binnen een ethisch kader. Van het diensthoofd dat hij/zij ingrijpt wanneer er ingegaan wordt tegen de deontologie van de functie en het ambt en daar medewerkers op aanspreekt.

14 I. Graadcompetenties voor het niveau van Diensthoofd Competentie Competentie Cluster Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen 1. Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie 2. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur,...) Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in 3. Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelswijze van de organisatie Van het diensthoofd wordt verwacht dat hij goed kan inschatten wat de impact is van bepaalde beslissingen op de organisatie en/of op andere diensten. Hij/zij moet ook de organisatiebetrokkenheid kunnen creëren bij zijn/haar medewerkers, dient medewerkers te kunnen enthousiasmeren voor hun job en de organisatie. Visie (conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Graadcompetentie 1. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context 2. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische...) factoren bij zijn aanpak Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn Denkt kritisch en zelfstandig Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden 3. Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt Het diensthoofd dient vooral beleidsvoorbereidend werk te leveren. Dit betekent input te geven aan het afdelingshoofd en/of het politieke niveau voor het opbouwen van een beleid. Hiervoor dient het diensthoofd binnen zijn/haar vakgebied goed op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen of trends die zich voordoen en in functie hiervan aanzetten geven voor het ontwikkelen van een beleid.

15 Competentie Beslissen Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen 1. Neemt beslissingen met een beperkt risico na afweging van alle relevante aspecten 2. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk 3. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is Het diensthoofd moet knopen kunnen doorhakken. Hij/zij kan zelf ruimte nemen om over zaken te kunnen beslissen. Voornamelijk op operationeel vlak, op vlak van problemen die de eigen dienst aangaan, liggen er belangrijke beslissingsbevoegdheden voor het diensthoofd. Competentie Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. 1. Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen 2. Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. 3. Werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving Formuleert uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen of van de entiteit Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen als dat nodig blijkt Het diensthoofd dient voor zijn/haar dienst doelstellingen te formuleren die hij/zij samen met zijn/haar medewerkers dient te bereiken. Hij/zij dient hiervoor de nodige middelen in te zetten om tot goede resultaten te kunnen komen. Het diensthoofd moet kunnen beslissen over de efficiëntie en haalbaarheid van inzet van de middelen. Ook binnen een voortdurend veranderend kader dient het diensthoofd de dienst er toch toe te kunnen brengen om met de nodige resultaten te kunnen komen.

16 Competentie Competentie Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken volgens de planning. 1. Organiseert het eigen werk 2. Coördineert acties, tijd en middelen Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing) Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie 3. Legt acties en werkwijzen vast in procedures Het diensthoofd is de facilitator en coördinator waarbij hij/zij mensen en middelen dient in te zetten om tot resultaten te kunnen komen. Om te kunnen omgaan met het grote werkvolume dient het diensthoofd in staat te zijn om goed te organiseren, prioriteiten te bepalen. Het is zijn/haar leidinggevende die systemen ontwikkelt, maar het diensthoofd dient hier wel de nodige input te geven alsook mee te werken door uitgewerkte systemen vorm te geven (werkwijzes, acties, procedures). Voortgangscontrole Het bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega's, medewerkers of externen. 1. Bewaakt de voortgang van het eigen werk 2. Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen) Checkt afspraken op het afgesproken moment Wijst medewerkers (collega's, leveranciers,...) op hun planning of afspraken Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang 3. Ontwikkelt systemen om de voortgang te bewaken Het diensthoofd dient, naast het organiseren en coördineren van taken voor zijn/haar medewerkers, deze ook op te volgen en te controleren in de tijd.

17 Competentie Ontwikkelen van medewerkers (resultaatsgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. 1.Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen 2.Coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach of mentor Stimuleert collega s om zelf oplossingen te vinden Onderneemt acties om het inzicht van collega s in hun eigen functioneren te versterken Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de collega s en stimuleert dat ook Is in staat om zijn advies en coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van collega s Heeft oog voor de voortgang van groei in gedrag Richt zich niet alleen op de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren 3. Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers Competentie Het diensthoofd dient de medewerkers te stimuleren om grenzen te verleggen, om zelf met oplossingen te komen. Hij/zij dient medewerkers te waarderen voor hun werk en inzet, en een coachende en ondersteunende rol op te nemen. Delegeren Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen 1. Delegeert duidelijk afgelijnde taken 2. Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheidsdomeinen Wijst dossiers aan medewerkers toe volgens hun kennis, ervaring en motivatie Betrekt de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen en stelt dat voor als een mogelijkheid om zich te bewijzen, zich te ontplooien Draagt op een efficiënte wijze taken en verantwoordelijkheden over aan medewerkers zodat hun motivatie verhoogt Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat Staat open voor initiatieven van medewerkers 3. Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden Het diensthoofd moet in staat zijn om zelf taken los te laten en deze te willen en kunnen delegeren aan zijn/haar medewerkers. Dit niet alleen in functie van de groei en ontwikkeling van medewerkers, maar ook als noodzakelijk middel om te kunnen omgaan met het hoge werkvolume.

18 Evaluatiecriteria - vergelijkende selectieprocedure diensthoofd Burgerzaken Selectietechniek bestaande uit: 1. Schriftelijke proef. 60/100 a) Gevalstudie. 30/60 Omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt en wordt in dat geval ter beschikking gesteld. b) Een competentieproef. 30/60 De kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. 2. Een assessmentproef. Tijdens een assessment center wordt de kandidaat beoordeeld door twee verschillende assessoren die daarvoor een geïntegreerde set van technieken gebruiken. Dit capacitair onderzoek op niveau van de functie beoogt de evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes. Er wordt een uitspraak gedaan naar de geschiktheid van de kandidaat (niet geschikt, geschikt). 3. Mondelinge proef. 40/100 Deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. Om te slagen dienen de kandidaten minstens 50% van de punten te behalen op de gevalstudie, minstens 50% van de punten te behalen op de competentieproef en minstens 50% van de punten te behalen op de mondelinge proef. Op het geheel van de selectieproef moeten de kandidaten minstens 60% behalen. Voor de assessmentproef moeten de kandidaten geschikt worden bevonden.