algemeen directeur Afdeling Burgergerichte Zaken Centrale aankoopdienst Patrionium & openbare ruimte Vrije tijd gemeente/ OCMW** Sportdienst

Transcriptie

1 SELECTIEPROCEDURE FUNCTIE deskundige Burgerzaken Organogram. GR/OCMWraad CBS/VB financieel directeur algemeen directeur Interne dienst PBW Financiële dienst gemeente/ OCMW** Afdeling Interne Zaken Afdeling Burgergerichte Zaken Afdeling Technische Zaken Afdeling Welzijn gemeente/ OCMW** Archief ICT Organisatieontwikkeling & -beheersing Beleidsonderste uning en kwaliteit juridische dienst secretariaat gemeente/ OCMW** bodedienst Personeel en onderwijs HRM gemeente/ OCMW** onderwijs basisscholen kunstonder wijs CID Maatschapp elijke veiligheid gemeenschaps wachten evenementen loket wijkteamwerking vrijwilligersloket GAS Burgerzaken onthaal burgerlijke stand bevolking vreemde lingen Vrije tijd Sportdienst Cultuur & toerisme/ erfgoed Jeugddienst Bibliotheek Centrale aankoopdienst gemeente/ OCMW** Patrionium & openbare ruimte patrimonium openbare ruimte Ruimtelijke ordening / leefmilieu ruimtelijke ordening leefmilieu Mobiliteit/ lokale economie/ landbouw/ markten patrimonium patrimonium schoonmaak openbare ruimte openbaar domein groen Sociale dienst Algemene maatschapp e lijke dienst verlening Trajact werking Arbeidersploegen Schuldhulpverlening Lokaal opvanginitiatief asielzoekers Welzijn Welzijns dienst Volks gezondheid Senioren Tewerkstell ing Ontwik kelingssame n werking Woonloket (IGS) Zorg Woonzorg centrum (incl. kort verblijf) Assistentiewoningen Lokale dienstencentra Kinder opvang* KDV Het Welpennest KDV De Boomhut KDV De Speelboot Onthaal ouders Samen werkende onthaaloude rs Vlaams Beleid en Integratie Huis van het Kind

2 FUNCTIEBESCHRIJVING FUNCTIEHOUDER:.. Voltijds FUNCTIEGEGEVENS: GRAADNAAM: deskundige FUNCTIEBENAMING: deskundige Burgerzaken Formatie: statutair Afdeling: Burgergerichte Zaken/Burgerzaken Dienst: Burgerzaken Cel: Tewerkstellingsplaats: gemeentehuis Niveau: B Graad: basisgraad Rang: Bv Salarisschaal: B1-B2-B3 Nationaliteit: onderdaan zijn van de EER of van de Zwitserse Bondsstaat Diplomavoorwaarden HOKT Specifieke diplomavoorwaarden / Datum functiebeschrijving: 23/01/2012 Goedkeuring gemeentesecretaris: 27/01/2014 POSITIONERING VAN DE FUNCTIE. 1. Plaats in het organogram - welke plaats heb ik binnen de gemeente Sint-Pieters-Leeuw De deskundige Burgerzaken staat onder de hiërarchische leiding van het diensthoofd Burgerzaken aan wie rechtstreeks wordt gerapporteerd. De deskundige Burgerzaken heeft de operationele leiding over de cellen Bevolking, Burgerlijke Stand, Onthaal en Vreemdelingen. Schematische voorstelling: afdelingshoofd Burgergerichte Zaken diensthoofd Burgerzaken deskundige Burgerzaken adm. med. adm. med. deskundige/adm. med. adm. med. Bevolking Burgerlijke Stand Vreemdelingen Onthaal

3 KERNCOMPETE 2. Afdelingstaak wat is het doel van mijn dienst/cel De dienst Burgerzaken is de overkoepelende entiteit van de cellen Onthaal, Burgerlijke Stand, Bevolking, Vreemdelingen en Strafregister. De cel Onthaal is het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers van het gemeentehuis. Daarenboven staat deze dienst in voor de bediening van de telefooncentrale. De cel Burgerlijke Stand zorgt voor het bijhouden van de registers van de burgerlijke stand en aanverwante activiteiten, het beheer van de gemeentelijke begraafplaatsen, de huwelijken, nationaliteiten, erkenningen en andere nevenactiviteiten zoals militie (uitdovend), wilsbeschikkingen, e.d. De cel Bevolking staat in voor het voeren van de bevolkingsboekhouding in overeenstemming met de wetgeving m.b.t. het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister. Deze cel organiseert en coördineert eveneens de verkiezingen en staat in voor taken zoals de aflevering van reispassen en rijbewijzen, slachtbewijzen, elektronische identiteitskaarten, elektronische verblijfskaarten en kids-id s. De cel Vreemdelingen staat in voor het voeren van de bevolkingsboekhouding in overeenstemming met de wetgeving m.b.t. het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, m.n. het aanvragen van arbeid- en beroepskaarten en het afleveren van verblijfstitels aan vreemdelingen. Er is een nauwe samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken de cel Burgerlijke Stand, de politie (verslaggeving /controle i.v.m. inschrijving, gezinssituaties, relatieverslagen, schijnhuwelijken ) en het OCMW. De cel Strafregister staat in voor het beheren van het gemeentelijk strafregister en het afleveren van uittreksels en inlichtingenbulletins volgens de finaliteiten. EVALUATOREN. eerste evaluator tweede evaluator diensthoofd Burgerzaken afdelingshoofd Burgergerichte Zaken HOE hoe voer ik mijn taken uit? (COMPETENTIES) Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Competentie Niveau Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit, bereidheid tot voortdurend leren, en Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie.

4 openstaan voor verandering. Klantgerichtheid Het herkennen van de wensen, behoeften en belangen van de verschillende soorten (interne en externe) klanten en er gepast op reageren, zonder daarbij het algemeen belang uit het oog te verliezen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Reageert vriendelijk, gepast en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. 2 Onderneemt, binnen de Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Werkt mee en informeert anderen. Helpt anderen en pleegt overleg. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk 3 3 3

5 FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES: deze competenties zijn belangrijk in mijn functie. gebracht kan worden. Competentie Niveau Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Assertiviteit Voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met het respect voor anderen, zelfs als er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen. Oordeelsvorming (synthetisch denken). Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Beslissen Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Flexibiliteit De eigen gedragsstijl kunnen Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. Geeft (als ernaar gevraagd wordt) eigen standpunten weer, geeft eigen grenzen aan (reactief). Komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de belangen van de entiteit en de grenzen ervan. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Neemt beslissingen met een beperkt risico na afweging van alle relevante aspecten Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist

6 veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken. Blijft soepel én doelgericht functioneren in situaties die bijzonder onderhevig zijn aan veranderingen. 3 Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken volgens de planning. Delegeren Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Ontwikkelen van medewerkers (resultaatsgericht coachen)) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Organiseert het eigen werk. Coördineert acties, tijd en middelen. 2 Delegeert duidelijk afgelijnde taken. 1 Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen. Coacht met het oog op het 2 ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach of mentor.

7 KENNIS: deze kennis is belangrijk in mijn functie. Kennis van grondwettelijk en administratief recht Gemeentedecreet specifieke wetgeving betreffende het werkveld informatica: - Microsoft Officetoepassingen - specifieke toepassingen eigen aan de dienst functie en werking gemeentelijke organen en diensten managementtechnieken WAT welke zijn mijn taken? (VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIEDEN) Meerjarig beleidsplan. Je staat mee in voor het opmaken van een ontwerp en de opvolging van het meerjarig beleidsplan voor de dienst. Dit omvat ondermeer de volgende taken: de coördinatie en begeleiding van de opmaak van een meerjarig beleidsplan en dit in overleg met het diensthoofd Burgerzaken; de redactie en bijsturing van de jaarlijkse actieplannen om de resultaten vooropgesteld in het beleidsplan te realiseren; opvolging en evaluatie van de uitvoering van het beleidsplan; verslaggeving van de gerealiseerde doelstellingen in het jaarverslag. Budgetbeheer en meerjarenplanning Je staat mee in voor het opmaken van een ontwerp en de opvolging van het budget en van de meerjarenplanning van de dienst teneinde de financiële doelstellingen van de organisatie te behalen en een efficiënt en doeltreffend financieel beheer mogelijk te maken. Dit omvat ondermeer de volgende taken: tijdig en nauwkeurig een gefundeerd en samenhangend budgetvoorstel en - wijziging opstellen en dit in overleg met het diensthoofd Burgerzaken; beheer van de vastgestelde budgetten (inclusief controle en verwerken facturen) en de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier inzetten; streven naar optimalisatie in de uitvoering van de opgedragen opdrachten van de dienst om het resultaat en de kost van de dienst op een aanvaardbaar niveau te houden; opvolging van overheidsopdrachten; opsporen en melden van subsidiemogelijkheden.

8 Coördinatie en opvolging van de organisatie en de werking van de cellen Je zorgt voor de coördinatie en opvolging van de organisatie en de werking van de cellen. Daarenboven heb je de operationele leiding over de medewerkers van de cellen. Dit omvat o.m. de volgende taken: nauwlettend de desbetreffende wetgeving opvolgen, cellen informeren, vertalen naar de medewerkers en maatregelen nemen om de wetgeving correct te implementeren (op teamvergaderingen bespreken/ toelichten binnen de cellen, vertalen in nieuwe richtlijnen naar de medewerkers, maatregelen nemen voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau); als 2 e evaluator van de medewerkers van de cellen Bevolking, Burgerlijke Stand, Onthaal en Vreemdelingen toezien op het voeren van de plannings-, functioneringsen evaluatiegesprekken door de leidinggevende eerste evaluator; toezien op correcte uitvoering en permanente vlotte afhandeling van de dossiers; toezicht over het goede verloop van de loketbediening en indien nodig voorstellen tot wijziging formuleren voor het diensthoofd; signaleren van werving, vormingsbehoeften en persoonlijke ontwikkelingskansen voor de medewerkers. Specifieke taken eigen aan de functie/dienst Als deskundige Burgerzaken heb je een aantal taken die inherent zijn aan je functie en/of dienst. Dit omvat ondermeer de volgende taken samen met het diensthoofd zorgen voor de goede organisatie en coördinatie van de verkiezingen. samen met het diensthoofd zorgen voor de opstelling van de 4-jaarlijkse lijst van de gezworenen en de 10-jaarlijkse tabellen. superviseren van de cel Vreemdelingen, nl. dossiers van nabij opvolgen en inspringen om de continuïteit van de dienst te verzekeren (aanvragen arbeid- en beroepskaarten en verblijfstitels ); contacten onderhouden met het Ministerie van Binnenlandse Zaken (dienst Vreemdelingenzaken) en met het Parket. vervangen van het diensthoofd bij diens afwezigheid (o.a. verdeling en opvolging briefwisseling en verkeer; prikklokbeheer; diensthoofdenvergadering bijwonen ); onderzoeken en behandelen van klachten; registratie van alle ontvangen betalingen in het kassaregistratiesysteem, dagelijkse controle van de kassa en periodieke afrekening op de financiële dienst; toezichthouder van het strafregister.

9 Overige taken. Als deskundige Burgerzaken heb je overige taken zoals: zorgen voor een duidelijke communicatie in InfoLeeuw, op de gemeentelijke website, etc; dossiers voor het college en de gemeenteraad voorbereiden, agenderen, opvolgen en uitvoeren; deelnemen aan vergaderingen, overleg plegen en samenwerken en dit zowel intern (overleg diensthoofd, overleg ambtenaar van de burgerlijke stand, mandatarissen) als extern (hogere overheden, ); zorgen voor een goed onthaal van en ter beschikking staan van de klant/burger voor het verstrekken van relevante informatie, beantwoorden van vragen, het oplossen van problemen, behandelen van klachten zorgen voor de afhandeling van briefwisseling en verkeer. Overige werkzaamheden eigen aan de dienst Je vertoont een flexibel gedrag en voert andere taken en werkzaamheden eigen aan de dienst en die aansluiten op de verwachte competenties op eigen initiatief en/of op vraag van je leidinggevende uit ten einde een efficiënte werking van de dienst te realiseren. Medewerker: datum: 00/00/201. Ik heb kennis genomen van de functiebeschrijving. 1 e evaluator: diensthoofd Burgerzaken datum: 00/00/201.

10 Algemeen competentieprofiel Coördinator deskundige Burgerzaken Overzicht opgenomen competenties I. Organisatiegebonden competenties Voortdurend verbeteren Klantgerichtheid Samenwerken Betrouwbaarheid II. Graadcompetenties voor het niveau van coördinator Organisatiebetrokkenheid Assertiviteit Oordeelsvorming Beslissen Flexibel Organiseren Delegeren Ontwikkelen van medewerkers

11 I. Organisatiegebonden competenties Competentie Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit, bereidheid tot voortdurend leren, en openstaan voor verandering. 1. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie 2. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken en de eigen entiteit Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethodes...) Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen binnen de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen,...) Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 3. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit 4. Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen Een coördinator heeft de wil om bij te leren, vakliteratuur te lezen, constant bij te scholen,... Hij hanteert een 'open mind' om nieuwe inzichten of minder voor de hand liggende opportuniteiten te kunnen inschatten.

12 Competentie Klantgerichtheid Het herkennen van de wensen, behoeften en belangen van de verschillende soorten (interne en externe) klanten en er gepast op reageren, zonder daarbij het algemeen belang uit het oog te verliezen. 1. Reageert vriendelijk, gepast en correct op voor de hand liggende vragen van klanten 2. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen 3. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd door actief te luisteren naar de klant en door open vragen te stellen, rekening houdend met de ons door de hogere overheid wettelijk toebedeelde rol. Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten (luisteren naar de klant) Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) (de leefwereld van de klant kennen) 4. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren Een coördinator heeft oog voor wat de klant wil en handelt vanuit de leefwereld van de klant. De klant is veelzijdig: inwoners, verenigingen, leveranciers,... De coördinator past bijgevolg zijn aanpak aan afhankelijk van de doelgroep die hij voor zich heeft.

13 Competentie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. 1. Werkt mee en informeert anderen 2. Helpt anderen en pleegt overleg 3. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden Werkt actief mee aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten zoals OCMW, politie, GSWD. 4. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten Een coördinator is collegiaal en behulpzaam. Hij is er voor zijn collega's en medewerkers en ondersteunt hen bij zowel de taakuitvoering als op menselijk vlak. Competentie Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen 1. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken 2. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk 3. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden Handelt volgens de deontologische code van de organisatie Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. Staat achter beslissingen die voor de entiteit/organisatie nuttig zijn Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 4. Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat Een coördinator heeft een voorbeeldfunctie op verschillende vlakken. De huidige maatschappelijke context verwacht van de overheid dat ze consequent en correct handelt, en dat ze werkt binnen een ethisch kader. Van een coördinator verwacht men dat hij zegt wat hij doet en doet wat hij zegt. Een coördinator grijpt in wanneer zaken fout lopen op vlak van integriteit, objectiviteit en correctheid.

14 II. Graadcompetenties voor het niveau van Coördinator Competentie Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen 1. Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie 2. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur) Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen Verdedigt de keuzes van de entiteit of organisatie bij collega's, eigen medewerkers en derden 3. Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie Een coördinator kijkt organisatiebreed, neemt standpunten in waarbij hij de organisatie en het gemeeentebelang verdedigt en is fier op de organisatie. Naast zijn eigen betrokkenheid moet een hij ook zijn medewerkers betrokken houden bij de organisatie. Hij is een brugfiguur tussen het operationele en het beleidsniveau en neemt een kaderingsrol op in twee richtingen. Dit doet hij door veel en open te communiceren, door een context mee te geven om beslissingen en gebeurtenissen te duiden en uit te leggen, door ruimte en verantwoordelijkheid te geven aan medewerkers, zich diplomatiek op te stellen. Deze factoren vragen van de coördinator om gepast om te gaan met stresssituaties.

15 Competentie Assertiviteit Voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met het respect voor anderen, zelfs als er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen. 1. Geeft (als ernaar gevraagd wordt) eigen standpunten weer, geeft eigen grenzen aan (reactief) 2. Komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de belangen van de entiteit en de grenzen ervan Komt op respectvolle wijze op voor de eigen standpunten of de belangen van de entiteit Kiest eerder voor directe confrontatie dan voor indirecte beïnvloedingstechnieken Brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en directe manier Komt uit eigen beweging met standpunten naar voren die afwijken van de standpunten van zijn gesprekspartner Handhaaft bij de verdediging van eigen voorstellen voldoende openheid en flexibiliteit voor tegenargumenten, weerstand en kritiek Aanvaardt kritiek op zijn standpunt of verantwoordelijkheidsdomein en reageert er constructief op 3.Reageert assertief in emotionele of kritieke situaties Een coördinator moet 'streng maar rechtvaardig' zijn. Hij/zij moet duidelijk open staan maar ook grenzen bewaken. Mede door de brugfunctie vraagt dit van een coördinator een duidelijke, assertieve houding omdat de belangen van medewerkers en beleid niet altijd te verzoenen zijn. Dit vraagt o.a. voldoende luistervaardigheid. Competentie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria 1. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens 2. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met de consequenties Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie 3. Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel Een coördinator moet vaak "brandjes blussen", zo komen o.a. de medewerkers aankloppen om verschillende situaties te verhelpen. Maar "brandjes blussen" gebeurt ook in een bredere context. De medewerkers verwachten van hem dat hij een standpunt inneemt.

16 Competentie Beslissen Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen 1. Neemt beslissingen met een beperkt risico na afweging van alle relevante aspecten 2. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk Motiveert beslissingen 3. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is De coördinator heeft zelf ruimte om over zaken te beslissen. Hij/zij moet knopen kunnen doorhakken en consequent doorvoeren. Een coördinator is doortastend, besluitvaardig en durft beslissen. Voor niet eenduidige zaken of zaken met mogelijke grote impact doet hij/zij een beroep op hun eigen leidinggevende. Competentie Flexibel De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen 1. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist 2. Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken 3. Blijft soepel én doelgericht functioneren in situaties die bijzonder onderhevig zijn aan veranderingen Blijft doelmatig handelen in situaties waar de eigen kennis en ervaring ontoereikend zijn Blijft rustig en doelmatig handelen in situaties waar meerdere variabelen plots veranderen Anticipeert: schat de mogelijke hindernissen vooraf in Ontwikkelt meerdere strategieën: bekijkt voorafgaandelijk meerdere wegen om het doel te bereiken en heeft alternatieven voorhanden Weet de impact van de wijziging van één variabele op de andere aspecten snel en correct in te schatten Flexibel zijn is inherent aan de functie van coördinator. Om 'brandjes te blussen' moet je flexibel zijn door bijv. zelf in te springen, het voortouw te nemen en aldus vertrouwen uit te stralen,...

17 Competentie Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en deze elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning 1. Organiseert het eigen werk 2. Coördineert acties, tijd en middelen Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren Weet zich te organiseren om om te gaan met snel wijzigende situaties, variatie in het werk en de brugfunctie tussen beleid en medewerker om te stress te beperken (brandjes blussen) Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing) Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie 3. Legt acties en werkwijzen vast in procedures De coördinator heeft een duidelijk 'coördinerende' rol. Hij waakt over een continue en goede opvolging van de dagelijkse werking. Hij kan hoofd van de bijzaken onderscheiden en weet prioriteiten te stellen. De coördinator moet op een efficiënte en effectieve wijze handelen in functie van noden, middelen en doelstellingen. Competentie Delegeren Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen 1. Delegeert duidelijk afgelijnde taken Draagt duidelijk omlijnde taken over aan de medewerker Geeft aan op welk tijdstip en hoe over de resultaten moet worden gerapporteerd Instrueert medewerkers op zulke wijze dat ze zo veel mogelijk zelfstandig kunnen werken Stelt procedures op om de voortgang van gedelegeerde taken te bewaken Delegeert tot op het laagst mogelijke niveau 2. Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheidsdomeinen 3. Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden Een coördinator delegeert duidelijk afgelijnde taken. Hij/zij behoudt zelf de verantwoordelijkheid en komt zelf met oplossingen bij mogelijke problemen.

18 Competentie Ontwikkelen van anderen Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen 1. Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen 2. Coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach of mentor Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden Onderneemt acties om het inzicht van de medewerkers in hun eigen functioneren te versterken Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de medewerkers en stimuleert dat ook Is in staat om zijn advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn medewerkers Heeft oog voor de voortgang van groei in gedrag Richt zich niet alleen op de taak of het doel die gerealiseerd moeten worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren 3. Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers Een coördinator moet naast de inhoudelijke begeleiding van zijn medewerkers en team ook aandacht besteden aan de persoonlijke ontwikkeling. Hij beschikt over een sterk inlevingsvermogen; en dit vanuit een motiverende, stimulerende en enthousiasmerende houding. Hij geeft vertrouwen en feedback en zal optreden wanneer nodig (open dialoog). Hij waakt over een goede uitbouw van zijn team door duidelijkheid en overleg. Hierbij is het belangrijk om ook de sfeer te bewaken.

19 Evaluatiecriteria - vergelijkende selectieprocedure deskundige Burgerzaken Selectietechniek bestaande uit: 1. Schriftelijke proef. 60/100 a) Gevalstudie. Omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt en wordt in dat geval ter beschikking gesteld. b) Een competentieproef. De kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. 2. Mondelinge proef. 40/100 Deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. Om te slagen dienen de kandidaten minstens 50% van de punten te behalen op de gevalstudie, minstens 50% van de punten te behalen op de competentieproef en minstens 50% van de punten te behalen op de mondelinge proef. Op het geheel van de selectieproef moeten de kandidaten minstens 60% behalen.