Competentiewoordenboek

Transcriptie

1 Competentiewoordenboek denken voelen kracht Onderzoek en ontwikkel je competenties

2 INHOUDSOPGAVE Introductie...pag. 3 Het Competentiewiel...pag. 5 Alfabetische index...pag. 6 Denken...pag. 7 Voelen...pag. 9 Kracht...pag. 11 Denken Voelen Kracht (Zelfontwikkeling)...pag. 14 NHOUDSOPGAVE 2

3 INTRODUCTIE De medewerker speelt bij de uitvoering van de taken van de Belastingdienst een grote rol. Om al die taken goed te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat we met elkaar dezelfde taal spreken. Hoe maak je als manager duidelijk wat je wilt? En hoe maak je als medewerker duidelijk wat je doet en in de toekomst wilt? Met het competentiewoordenboek (CW) hebben we een instrument in handen om op een eenduidige manier aan te geven wat onze bedoelingen zijn. In het competentie woordenboek staan alle competenties die binnen de Belastingdienst gehanteerd worden. De competenties zijn beschreven in begrijpelijke taal en in concreet waarneembaar gedrag. Het werk en de competentietaal De Belastingdienst wil zijn opgedragen taken voor de politiek, de bevolking en de ondernemingen zo goed mogelijk uitvoeren. Het resultaat telt. En voor het behalen van resultaten zijn per taakveld of rol bepaalde competenties nodig. Het be noemen, beoordelen en ontwikkelen van de benodigde competenties onder steunt het resultaatgericht werken. De competentietaal helpt zowel de mede werker als de manager bij het scherp krijgen van wat de organisatie van iemand verwacht. Met het competentiewoordenboek kun je als medewerker beschrijven wat je in je werk laat zien en hoe je je verder wilt ontwikkelen. Ook is het een handig hulpmiddel om te beschrijven wat de organisatie in de toekomst wil bereiken en wat de rol van iedere medewerker daarbij kan zijn. Hoe is het competentiewoordenboek ontstaan? Het competentiewoordenboek is ontwikkeld door Belastingdienst/Centrum voor kennis en communicatie (B/CKC). Daarbij is nauw samengewerkt met de Rijks universiteit Utrecht, met andere overheidsinstellingen, met medewerkers en met interne en externe specialisten. Binnen de Belastingdienst bestonden verschillende competentie talen die nu zijn samengevoegd in één uniform competentiewoordenboek. Er is rekening gehouden met wetenschappelijke inzichten, bevindingen uit de praktijk en met actuele thema s, zoals collegiaal management, zelfsturing, integriteit en diversiteit. Bij het ontwikkelen van het competentiewoordenboek is gebruik gemaakt van onderzoek naar alle beschikbare competentietalen binnen de rijksoverheid en de competentietalen van een aantal externe instanties. NTRODUCTIE Hoe is het competentiewoordenboek opgebouwd? Het competentiewoordenboek van de Belastingdienst bestaat uit 37 competenties. De basis van het competentiewoordenboek wordt gevormd door het competentie wiel. De competenties zijn in het competentiewiel onderverdeeld in drie clusters: denken, voelen en kracht. denken: Voelen: kracht: hier vallen competenties onder die een sterk beroep doen op het denken, op verstandelijke processen. hier gaat het om de sociale competenties, waarbij het zich kunnen verplaatsen in de ander, het beïnvloeden en de interactie een belangrijke rol spelen. hier gaat het om competenties waarbij de nadruk ligt op daadkracht, actie, energie, bestendigheid en/of toewijding. In het competentiewiel worden kleuren gebruikt die laten zien welke competenties tot welk cluster behoren. In het wiel wordt met overlopende kleuren aangegeven dat sommige competenties zowel in het ene als in het andere cluster van belang zijn. Zelfontwikkeling staat in het midden van het wiel omdat deze competentie zowel aspecten van denken, voelen als kracht bevat. De beschrijving van elke competentie bestaat uit een korte, heldere definitie en uit gedragsindicatoren. Deze gedragsindicatoren bestaan uit praktijkvoorbeelden die kenmerkend zijn voor het gedrag dat past bij de betreffende competentie. Over het begrip competentie Competenties definiëren we als de persoonlijke kwaliteiten die op gedragsniveau observeerbaar en meetbaar zijn en die bepalend zijn voor effectief functioneren. Hierbij is het goed om op te merken dat het zichtbare gedrag van iemand berust op een mix van persoonlijkheid, motivatie, intelligentie, vaardigheden en kennis. De afzonderlijke onderdelen van deze mix zijn in de praktijk voor beoordelaars meestal moeilijk te meten. Door de competenties in concreet waarneembaar gedrag te beschrijven, worden ze praktisch toepasbaar en meetbaar. 3

4 Hoe wordt het competentiewoordenboek gebruikt? Bij het beoordelen wordt gekeken naar het gedrag van een medewerker in het dagelijks werk. Met het CW kan de beoordelaar bepalen bij welke competenties dit gedrag kan worden ondergebracht. Als u aan begin van de gesprekken cyclus de competentiebeschrijvingen leest, dan helpt dit om van tevoren vast te stellen waar op gelet moet worden in het functioneren van de medewerker. Ook kunnen de gedragsvoorbeelden helpen bij het geven van concrete feedback. Het CW helpt een medewerker om te bepalen wat voor gedrag er van hem of haar wordt verwacht. Met behulp van een beschrijving van de taken, een gesprek met de leidinggevende en aan de hand van de praktijkvoorbeelden uit het CW, kan de medewerker een concreter beeld krijgen van welk gedrag gewenst is. Het CW kan zo gericht worden ingezet om het functioneren en de ontwikkeling van een medewerker te ondersteunen. Leidinggevenden, staf en HRM ers kunnen het CW gebruiken om de benodigde competenties bij een taakveld te bepalen. Daarbij moet eerst worden bepaald welk gedrag voor het werk essentieel is. Vervolgens kan met het CW worden uitgezocht bij welke competenties het gedrag thuishoort. Daarna kan op basis van het vaststellen van de méést essentiële competenties een competentie profiel worden opgesteld. Verder, het CW kan ook worden gebruikt om nieuwe instrumenten te ontwikkelen, zoals vragenlijsten voor 360 graden beoordelingen. Tenslotte kunnen de competenties uit het CW ook worden ingezet bij werving en selectie van nieuw personeel. Wilt u meer weten? Op Belastingnet (P-plaza) staat aanvullende informatie over de competenties. Bijvoorbeeld informatie over de mate waarin een competentie te ontwikkelen is. Bij sommige competenties is ontwikkeling niet of nauwelijks mogelijk, omdat die een min of meer vaste persoonseigenschap beschrijven. Ook staat er wat je kunt doen om een competentie verder te ontwikkelen: de ontwikkeltips. NTRODUCTIE 4

5 HET COMPETENTIEWIEL Analyseren DENKEN Creativiteit Vakkennis Visie Oordeelsvorming Schriftelijke presentatie Plannen & organiseren Omgevingsbewustzijn Organisatiegericht aansturen Integriteit Productgerichtheid (kwalitatief) Aanpassen Delegeren Voortgangscontrole Tactisch en bestuurlijk inzicht Mondelinge presentatie Zelfontwikkeling Doorzettingsvermogen Productgerichtheid (kwantitatief) Klantgerichtheid (intern, extern) Inzet Luisteren Initiatief Inlevingsvermogen Stressbestendigheid Besluitvaardigheid KRACHT Contactgerichtheid VOELEN Samenwerken Ontwikkelen medewerkers Groepsgericht aansturen Onafhankelijkheid Overtuigingskracht Flexibiliteit Netwerken Individugericht aansturen Motiveren Durf OMPETENTIEWIEL 5

6 ALFABETISCHE INDEX A B C D F G I K Competenties Aanpassen...pag. 11 Analyseren...pag. 7 Besluitvaardigheid...pag. 11 Contactgerichtheid...pag. 9 Creativiteit...pag. 7 Delegeren...pag. 11 Doorzettingsvermogen...pag. 11 Durf...pag. 11 Flexibiliteit...pag. 11 Groepsgericht aansturen...pag. 9 Individugericht aansturen...pag. 9 Initiatief...pag. 11 Inlevingsvermogen...pag. 9 Integriteit...pag. 12 Inzet...pag. 12 Klantgerichtheid (intern, extern)...pag. 9 O P S T V Z Omgevingsbewustzijn...pag. 7 Onafhankelijkheid...pag. 12 Ontwikkelen medewerkers...pag. 10 Oordeelsvorming...pag. 7 Organisatiegericht aansturen...pag. 12 Overtuigingskracht...pag. 12 Plannen & organiseren...pag. 7 Productgerichtheid (kwalitatief)...pag. 12 Productgerichtheid (kwantitatief)...pag. 12 Samenwerken...pag. 10 Schriftelijke presentatie...pag. 8 Stressbestendigheid...pag. 13 Tactisch & bestuurlijk inzicht...pag. 8 Vakkennis...pag. 8 Visie...pag. 8 Voortgangscontrole...pag. 13 Zelfontwikkeling...pag. 14 LFABETISCHEINDEX L Luisteren...pag. 9 M Mondelinge presentatie...pag. 7 Motiveren...pag. 10 N Netwerken...pag. 10 DENKEN VOELEN KRACHT 6

7 Denken Competenties Definitie & gedragsindicatoren Analyseren: Herkent de kern en de verbanden in data en informatie. Onderscheidt hoofd- en bijzaken Legt verbanden tussen gegevens Onderscheidt oorzaak en gevolg Brengt een logische structuur aan in een veelheid van informatie en waar nemingen Creativiteit: Komt met nieuwe ideeën en vindt invalshoeken die afwijken van gevestigde denkpatronen. Komt met nieuwe en originele ideeën Hanteert bij vraagstukken nieuwe invalshoeken Heeft meerdere ideeën bij het oplossen van vraagstukken Bedenkt nieuwe toepassingen Mondelinge presentatie: Spreekt begrijpelijk en correct in gesprekken, vergaderingen en presentaties. Formuleert woorden en zinnen in correct Nederlands Brengt gedachten vlot en duidelijk onder woorden Houdt een helder verhaal met een duidelijke structuur Stemt het taalgebruik en de wijze van presenteren af op de doelgroep Omgevingsbewustzijn: Volgt de relevante politieke en maatschappelijke ontwikke lingen en benut deze informatie binnen de eigen organisatie en functie. Volgt de relevante ontwikkelingen en trends Schat in wat de betekenis is van externe ontwikkelingen voor beleid en werkwijzen Vertaalt relevante ontwikkelingen naar concrete gevolgen voor het eigen werkterrein Oordeelsvorming: Komt tot een onderbouwd oordeel op basis van de beschikbare informatie en afweging van de alternatieven. Gebruikt de uitkomsten van analyses bij de oordeelsvorming Weegt mogelijkheden tegen elkaar af Houdt rekening met verschillende opvattingen en perspectieven Onderbouwt het oordeel met argumenten Betrekt haalbaarheid en mogelijke risico s in de beoordeling Plannen & organiseren: Bepaalt en regelt de acties, tijd, mensen en middelen die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken. Maakt een plan van aanpak om het gestelde doel te bereiken Maakt een raming van benodigde tijd, mensen en middelen om het werk uit te voeren Formuleert activiteiten voor zichzelf of voor anderen Stelt prioriteiten voor zichzelf of voor anderen Regelt de voor het werk benodigde mensen en middelen 7

8 Schriftelijke presentatie: Schrijft begrijpelijk en in goed Nederlands. Formuleert teksten in correct Nederlands Brengt gedachten vlot en duidelijk onder woorden Brengt een logische opbouw en structuur in de tekst aan Stemt het taalgebruik en de schrijfstijl af op de doelgroep Maakt effectief gebruik van mogelijkheden van opmaak en lay-out Tactisch & bestuurlijk inzicht: Doorziet de processen en verhoudingen binnen en buiten de organisatie en houdt daar rekening mee bij beslissingen en acties. Kent de spelregels van de organisatie en de bestuurlijke omgeving Kent de politiek-bestuurlijke gevoeligheid van onderwerpen Doorziet de ambtelijke en politieke verhoudingen Maakt een inschatting van de invloed van belangengroeperingen Betrekt de politiek-bestuurlijke haalbaarheid bij beslissingen en acties Doorziet de impact van eigen acties op andere organisatie-onderdelen Vakkennis: Beschikt over vakkennis, ontwikkelt deze en past deze toe. Houdt de vakkennis op peil door het bijhouden van de actuele ontwikkelingen of het volgen van opleidingen Benadert en beoordeelt vraagstukken vanuit deskundigheid en kennis Treedt op als vraagbaak Draagt desgewenst kennis over aan anderen Visie: Heeft een duidelijke zienswijze op de actuele situatie en de toekomst van het werkterrein, vakgebied of de organisatie. Formuleert een duidelijke zienswijze op de actualiteit en de ontwikkelingen Vertaalt actuele ontwikkelingen in een duidelijke koers voor de toekomst Plaatst actuele vraagstukken in een lange termijn perspectief Maakt scenario s om toekomstige ontwikkelingen in kaart te brengen 8

9 Voelen Competenties Definitie & gedragsindicatoren Contactgerichtheid: Legt makkelijk contacten. Legt contact met mensen binnen/buiten het eigen organisatieonderdeel ten behoeve van de functie-uitvoering Stelt zich toegankelijk en benaderbaar op Staat open voor nieuwe contacten Beweegt zich soepel in gezelschappen, ook in onbekende situaties Groepsgericht aansturen: Stuurt binnen een groep op samenwerking en realisatie van de doelen. Onderzoekt waar samenwerking en synergie mogelijk is tussen teamleden Benadrukt binnen een groep het belang van samenwerken bij het bereiken van de doelen Organiseert overleg en afstemming Spreekt groepsleden aan op de samenwerking Informeert de groep over de mate van realisatie van de doelen Stelt zaken aan de orde die de harmonie binnen de groep beïnvloeden Individugericht aansturen: Stuurt individuele medewerkers aan op gedrag en resultaat. Maakt concrete afspraken met de medewerker over te leveren resultaten en gewenst gedrag Stemt de taakverdeling af op de capaciteiten en (indien mogelijk) wensen van de individuele medewerker Past stijl en benadering aan, afhankelijk van de situatie en de medewerker Geeft feedback op het functioneren en de bereikte resultaten Staat open voor feedback van de medewerker op het leiding geven Ondersteunt de medewerker in het bereiken van resultaten Inlevingsvermogen: Houdt in eigen handelen rekening met de beleving, gevoelens en achtergrond van anderen. Toont begrip voor de gevoelens van de ander Houdt rekening met verschillen in cultuur, geaardheid e.d. Gaat tactvol en respectvol met mensen om Laat merken beweegredenen van anderen te onderkennen Maakt gevoelens en behoeften van anderen en zichzelf bespreekbaar Klantgerichtheid (intern, extern): Handelt gericht op de wensen en behoeften van (interne of externe) klanten. Onderzoekt de klantvraag Zorgt dat de klant zo snel mogelijk geholpen wordt Zoekt (samen met de klant) naar de best passende oplossingen voor de klantvraag Neemt verantwoordelijkheid voor een correcte uitvoering Is duidelijk naar de klant over de (grenzen van de) mogelijkheden Informeert naar de klanttevredenheid Luisteren: Haalt informatie uit mondelinge communicatie, vraagt door en gaat in op wat de ander communiceert. Haalt de juiste informatie uit verbale en non-verbale communicatie Herkent een onderliggende boodschap in de communicatie Vraagt door op onduidelijkheden of hints Onderbreekt de ander niet onnodig Laat merken de boodschap te begrijpen, bijvoorbeeld door samen te vatten Sluit met de reactie inhoudelijk aan bij het betoog van de ander 9

10 Motiveren: Onderneemt acties om de motivatie van anderen te vergroten. Spreekt waardering uit voor betrokkenheid en prestaties van anderen Nodigt anderen uit om met ideeën en acties te komen Maakt de prestaties en bijdragen van medewerkers zichtbaar voor anderen Beloont mensen op passende wijze voor hun inbreng en prestaties Houdt medewerkers uitdagende doelen voor Netwerken: Ontwikkelt en onderhoudt relaties binnen en buiten de eigen organi satie en benut deze voor het uitwisselen van informatie en het verkrijgen van medewerking. Legt en onderhoudt contacten met voor de functie relevante personen en organisaties Weet de juiste mensen te vinden om informatie en medewerking te verkrijgen Wisselt informatie uit met personen uit het netwerk Verleent (indien relevant voor de eigen functie en organisatie) steun en medewerking aan personen uit het netwerk Benut op het juiste moment het netwerk om doelen te bereiken Ontwikkelen medewerkers: Stimuleert en begeleidt de ontwikkeling van medewerkers. Spreekt periodiek en gestructureerd met medewerkers over hun persoonlijke en professionele ontwikkeling Ondersteunt medewerkers bij het formuleren van ontwikkelactiviteiten Faciliteert ontwikkelactiviteiten van medewerkers Geeft de medewerker taken die leerzaam zijn Samenwerken: Werkt samen met anderen naar een gemeenschappelijk doel. Zoekt de samenwerking en het overleg op Stemt het eigen werk af op dat van anderen Stelt het gemeenschappelijk doel boven het persoonlijk belang als dat nodig is Deelt kennis en informatie Draagt positief bij aan de sfeer en onderlinge verhoudingen 10

11 Kracht Competenties Definitie & gedragsindicatoren Aanpassen: Past zich aan als de organisatie dat verlangt. Laat het oorspronkelijke doel los als dat wordt verlangd Stelt desgevraagd het beoogde doel bij Beweegt mee met veranderingen in de organisatie Past indien gewenst de werktijden aan Schakelt desgevraagd over op een andere taakopdracht of aanpak Besluitvaardigheid: Maakt duidelijke keuzes, hakt knopen door en stelt beslis singen niet onnodig uit. Zet het eigen oordeel om in een concreet besluit Neemt een duidelijk standpunt in Hakt knopen door, ook wanneer nog niet alle informatie beschikbaar is Stelt beslissingen niet onnodig uit Delegeren: Deelt taken en bevoegdheden toe aan anderen. Weegt af tussen zelf doen of delegeren Deelt werk en bevoegdheden toe aan anderen Laat anderen zelfstandig de gedelegeerde opdrachten uitvoeren Doorzettingsvermogen: Blijft zich inspannen om een beoogd doel te bereiken, ook bij weerstand of hindernissen. Blijft werken aan het bereiken van het gestelde doel, ook als het langere tijd duurt Blijft presteren bij optredende hindernissen, zodat het werk doorgaat Volhardt bij weerstand, teleurstelling of tegenslag totdat het doel is bereikt of niet meer te halen is Durf: Gaat risico s aan. Neemt risico s indien nodig of gewenst Onderneemt acties, ook als dit consequenties kan hebben voor de eigen positie Doorbreekt zonodig vaste gewoontes of procedures Volgt een aanpak waarmee nog geen of weinig ervaring is opgedaan Gaat lastige situaties niet uit de weg Flexibiliteit: Verandert van aanpak als de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Kiest een werkwijze die past bij de situatie Stemt de gedragsstijl af op de situatie Verandert van aanpak bij weerstand of onverwachte omstandigheden Stelt de eigen mening bij, op basis van nieuwe informatie of steekhoudende argumenten van anderen Schakelt makkelijk van het ene naar het andere onderwerp Initiatief: Begint uit zichzelf. Handelt uit zichzelf zonder aansporing van anderen Handelt direct bij het voorzien van een kritische situatie Wacht niet af, maar zoekt zelf de kansen en mogelijkheden op Draagt uit eigen beweging ideeën en voorstellen aan 11

12 Integriteit: Handelt volgens de geldende regels, normen en basiswaarden. Gedraagt zich volgens de geldende regels, normen en basiswaarden Behandelt mensen eerlijk, zorgvuldig en met respect Legt desgevraagd verantwoording af Stelt zonodig de naleving van regels, normen en basiswaarden aan de orde Deelt informatie alleen met bevoegde personen Voorkomt dat onbevoegden kennis kunnen nemen van vertrouwelijke informatie Blijft ook onder verleiding/druk integer handelen Voorkomt belangenverstrengeling Gebruikt geen materialen of faciliteiten van de organisatie voor eigen doelen Inzet: Werkt hard en gedreven. Werkt met energie en gedrevenheid Zoekt uitdaging in het werk Doet meer dan wordt gevraagd Werkt langer door als dat nodig is Onafhankelijkheid: Handelt op basis van eigen overtuiging. Handelt zonder bevestiging van anderen nodig te hebben Vormt zich een eigen mening, los van wat anderen denken Brengt het eigen standpunt naar voren, ook als bekend is dat anderen het er niet mee eens zijn Houdt in redelijkheid vast aan het eigen standpunt bij weerstand of kritiek Organisatiegericht aansturen: Geeft richting en sturing aan de organisatie. Vertaalt de missie en visie van de organisatie in een strategie en operationele doelen Stelt strategie en doelstellingen bij als interne of externe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven Bepaalt de bedrijfsprocessen en de organisatiestructuur die nodig zijn om de doelen te realiseren Draagt de missie en visie van de organisatie op aansprekende wijze uit Zet management en medewerkers aan tot het realiseren van de strategie en operationele doelen Overtuigingskracht: Communiceert gericht op het overtuigen van anderen. Onderbouwt het standpunt met voor de doelgroep heldere, aansprekende argumenten Stemt de argumentatie of manier van reageren af op de reactie van de ander(en) Geeft argumenten extra kracht door ze met beslistheid en enthousiasme naar voren te brengen Brengt argumenten op het juiste moment naar voren Productgerichtheid (kwalitatief): Realiseert een hoge mate van kwaliteit in het werk. Werkt nauwkeurig en systematisch Werkt volgens de afgesproken kwaliteitsnormen Levert werk van hoge kwaliteit Toetst en evalueert regelmatig de kwaliteit van het werk Productgerichtheid (kwantitatief): Realiseert een hoge productie. Levert een hoge output Voert taken snel uit Levert resultaten binnen de afgesproken tijd Besteedt de werktijd efficiënt 12

13 Stressbestendigheid: Functioneert effectief onder stressvolle omstandigheden. Handelt beheerst en doelmatig onder stressvolle omstandigheden, zoals werk- en tijdsdruk, tegenslag of risico s Reageert constructief op kritiek Stelt voor zichzelf duidelijke grenzen wanneer de werkdruk hoger wordt Beperkt bij stress de persoonlijke spanning, door te relativeren of op andere manieren Voortgangscontrole: Volgt en controleert de voortgang van taken en activiteiten en stuurt zonodig bij. Spreekt van tevoren duidelijke mijlpalen en meetpunten af Controleert tussentijds de kwaliteit en voortgang van taken en activiteiten van medewer kers en van zichzelf Gaat na of afspraken zijn nagekomen Creëert voor zichzelf en voor anderen inzicht in de (voort)gang van zaken Signaleert bijtijds (dreigende) afwijkingen in de geplande voortgang Stuurt tijdig bij als de voortgang dreigt af te wijken van de planning 13

14 DenkenVoelenKracht Zelfontwikkeling: Werkt actief aan de eigen ontwikkeling. Zoekt actief naar nieuwe (leer)ervaringen Vraagt om feedback Benut feedback en suggesties van anderen Investeert in de eigen ontwikkeling, bijvoorbeeld door het volgen van opleidingen en trainingen Toont een reëel inzicht in de eigen sterke en zwakke punten 14

15 Colofon Uitgave van Belastingdienst / Centrum voor kennis en communicatie Augustus 2008