- MARIASTRAAT IZEGEM - T. +32 (0)

Transcriptie

1 emeubel Customer driven ERP software voor de meubelhandelaar - MARIASTRAAT IZEGEM - T. +32 (0) INFO@SOFT-NAERT.BE

2

3 Inhoudsopgave emeubel 1. Voorstelling Soft Naert Referenties in de meubelsector Slaapcomfort en meubelen Meubelfabrikanten Beschikbare catalogi fabrikanten Inleiding emeubel Functionaliteiten EDI Koppeling met boekhoudpakket Tribune emeubel koppelingen BI tool - Dynamic AI Verschillende mogelijkheden emeubel Flow emeubel Artikelen Creatie artikelen: ingave artikelen kopieerfunctie Tijdends de verkoop EDI: elektronische communiceren Catalogusbeheer Artikelen importeren vanuit csv/excel Opvragen van artikelen en artikelgegevens Foto s en documenten koppelen Prijsbeheer Prijskaarten Klantenbeheer Klantenopvolging: commentaren Klantenkaarten Integratie sms-verkeer Campagnes

4 7. Leveranciersbeheer Ingave bezoekrapporten vertegenwoordiger Ingave beurzen Afdruk niet-afgewerkte prijslijsten Opvolgen commentaar leverancier Verkoop Koppelen documenten aan een verkoop/aankoop Dienst na verkoop: service beheer Toonbankverkoop Toonbankfactuur per dag Opzoeken van een toonbankverkoop Controle afdrukken Kassabeheer Het inboeken en wijzigen van geldtransacties per datum Controle kassa s Afdruk kasafsluiting Doorboeken kasafsluiting naar financieel dagboek Afdruk controlelijst dag transacties Facturatie Facturatie voorschotten Opvragen openstaande facturen Aankoop Controle afdrukken Factuurcontrole Historiekgegevens Statistieken Enkele voorbeelden Verkopen: maandoverzicht per dag Verkopen: dagcijfer per uur Verkopen per dag/ maand/ kwartaal/ jaar Verkopen jaaroverzicht per week Verkopen volgens aantal postbussen per dag/maand/ jaar Ingave selectielijsten Productstatistiek per dag/ maand/ kwartaal/ jaar Verzending/ levering De planning van de routes De definitieve planning van de leveringen Inboeken van ontvangsten en het afhandelen van leveringen Koppeling met winroute

5 emeubel 11.5 Add-on functionaliteit - open leveringsafspraken Koppeling met boordcomputer Carcube Afhalingen Inboeken ontvangsten en afhandelen van de afhaling Magazijn Optimalisatie van reservaties Ontvangst artikelen leverancier Toonzaalbeheer Connectie met website en/of webshop Besluit

6 1 Voorstelling Soft Naert Soft Naert is sinds 1980 actief in de informaticasector. De uitdaging bestaat er in om te zorgen voor een betere, snellere en efficiëntere werking van de bedrijfsprocessen bij onze klanten, met als resultaat een groeiende en kostenbesparende organisatie. Onze programma s worden in eigen ontwikkeling gebouwd wat ons de vrijheid geeft om op een snelle en flexibele manier in te spelen op de specifieke noden van de klant. Als geen ander weten we dat ondernemingen de voorkeur geven aan een systeem dat zich aanpast aan hun bedrijf en niet andersom. Dankzij onze ervaring en toewijding zorgen we voor uw geïntegreerde totaaloplossing en dit naar eigen wens. Hierbij denken we altijd met u mee op lange termijn en geven we u ook volop onafhankelijk advies. Met onze op maat gemaakte software, unieke softwarepakketten en passende IT-infrastructuur vinden we telkens het juiste antwoord voor uw bedrijfsproces. Daarnaast bieden we extra diensten als opleidingen en een snelle helpdesk aan. Soft Naert is reeds 36 jaar een gevestigde waarde en is actief in zowel groothandel, detailhandel, productie en diensten. En dit in verschillende sectoren. Partners: Voor onze IT-oplossingen en ERP-software doen we een beroep op internationale partners. Zo kunnen we onze klanten de kwaliteit geven die ze verwachten en nodig hebben. 6

7 2 Referenties in de meubelsector emeubel 2.1 Slaapcomfort en meubelen In België is de kaap van 100 winkelpunten al een tijdje bereikt met meer dan 1000 gebruikers op een dagelijkse basis. Dankzij deze ondernemers is Soft Naert de Belgische marktleider binnen de sector. Ook internationaal zijn er tal van meubelzaken die emeubel gebruiken. emeubel is actief in volgende landen: 7

8 Hieronder vindt u enkele van onze referenties. Voor een volledige lijst kunt u altijd contact met ons opnemen of onze website consulteren. 8

9 2.2 Meubelfabrikanten emeubel Durlet: Aanmaak zetels NDJ: Aanmaak meubels Boone International: Aanmaak meubels Ls Bedding: Aanmaak matrassen & lattenbodems Duvatex: Aanmaak matrassen Young line furniture: Groothandel meubels Foamflex: Aanmaak koud vormschuim voor producten van meubelen 2.3 Beschikbare catalogi fabrikanten LS Bedding Perfecta Zijlstra Maxfurn Passe Partout Koppeling met ipad app van ROM In volgende sectoren hebben wij reeds onze diensten bewezen, referenties i.v.m. andere toepassingen kunnen steeds vrijblijvend bij ons gevraagd worden: Meubelverkoop en industrie Groensector - Groothandels en distributie - Verkoop, verhuur en onderhoud van machines - Metaalverwerking en bewerking Textiel Transport Bouw Diensten Hout - Import en export Fashion 9

10 3 Inleiding emeubel Samen met enkele belangrijke spelers uit de meubelbranche ontwikkelde Soft Naert het softwarepakket emeubel voor interieur-, slaapcomfort- en meubelzaken. De unieke combinatie van onze jarenlange ervaring met software op maat én de diepgaande kennis van onze klanten maakt emeubel tot een compleet en intuïtief softwareprogramma. emeubel biedt een concreet antwoord op vragen die de meubelsector karakteriseren. emeubel zorgt voor een volledige automatisering van de administratieve en commerciële taken in een meubel- of interieurzaak. Het softwarepakket volgt de logica en de dagelijkse routine van de meubelsector. Daarnaast is het programma aanpasbaar aan de specifieke noden van iedere ondernemer. We bieden uw bedrijf een oplossing op maat a.d.h.v. de juiste modules, parameters, gebruikersrechten en opmaakmogelijkheden. Binnen uw organisatie werkt iedere medewerker met hetzelfde gegevensbeheer. Zo spaart u tijd uit en worden fouten tot een minimum beperkt. Bovendien brengt u structuur in de massa aan bedrijfsinformatie. U vindt niet alleen bepaalde data sneller terug, maar u krijgt ook een beter zicht op de algemene werking van uw bedrijf dankzij de rapporten met statistische gegevens. Het artikel- en voorraadbeheer in meubel- of slaapzaken is niet altijd even evident. emeubel kan hier een oplossing bieden. Het programma vereenvoudigt de creatie van nieuwe producten en beheert de productinformatie op een efficiënte manier. Voor elke collectie, meubel of accessoire voorziet de meubelsoftware van Soft Naert telkens de juiste tool. Via het EDI-systeem (komt later nog aan bod) kunt u elektronisch catalogi ontvangen en producten doorbestellen. Daarnaast biedt emeubel de mogelijkheid om uw eigen catalogi te creëren, Excelfiles in te lezen en artikels snel te creëren. Het correct beheren van producten en prijzen is één van de meest prominente voordelen die het programma u kan bieden. Een sectorspecifieke ERP helpt u om manueel en repetitief werk te vermijden. Met emeubel vindt u snel facturen en voorschotten terug. U verifieert financiële stromen en beheert leveringen, bestellingen en herstellingen. De koppeling met onze boekhoudsoftware Tribune biedt u opnieuw extra tijd en ruimte. Soft Naert investeert voortdurend in het verder uitbouwen en updaten van emeubel. Nieuwe én bestaande klanten genieten altijd van de nieuwste functionaliteiten en technologieën. Dankzij die gegarandeerde, optimale werking doen steeds meer bedrijven in binnen- en buitenland een beroep op onze ERP-software. Kortom, emeubel is een krachtig systeem dat een concrete oplossing biedt voor de wonenbranche. Een ERP die inspeelt op de toekomstmogelijkheden en zo een meerwaarde blijft vormen voor de honderden gebruikers die er dagelijks mee werken. Een must voor elke meubelzaak. Topprogramma en topteam! - Danick Bruneel Managing director meubelen Toff 10

11 3.1 Functionaliteiten emeubel emeubel is een pakket gebaseerd op de jarenlange ervaring die Soft Naert heeft opgedaan binnen de meubelsector. Doorheen de jaren onderging het programma tal van veranderingen en evolueerde het mee om te voldoen aan de vraag van moderne meubelzaken. Hieronder een kort, algemeen overzicht van wat u van het programma kunt verwachten: Artikel-, prijs- en catalogusbeheer Orderopvolging en beheer van aankoopverrichtingen Automatisch bestelvoorstel Verkoopmodule Uitgebreid voorraadbeheer Prijskaartenbeheer Nauwkeurige opvolging van uw dienst-na-verkoop Koppeling met de webshop Toonzaalbeheer Logistiek beheer + planning Statistieken en rapporten Kassabeheer Snelle toonbankverkoop Planning van afhaling en levering Historiek en statistieken Facturatie Koppeling met boekhouding In samenwerking met onze klanten worden nog voortdurend nieuwe functionaliteiten en modules toegevoegd aan emeubel, die naar eigen nut al dan niet aangeschaft kunnen worden. 11

12 3.2 EDI EDI staat voor electronic data interchange. Hiermee bedoelen we het elektronisch uitwisselen van informatie tussen de fabrikanten en retailorganisaties en dit via het e-business platform. Catalogi van leveranciers worden automatisch ingelezen in het systeem. Op deze manier beschikt u over alle mogelijke artikelen die u kunt verkopen en doorbestellen zonder enige manuele ingave. De geïntegreerde administratie van emeubel biedt u volgende voordelen: Automatische artikelinvoer door inlezen catalogi in bestand via platform Automatische prijsaanpassing door inlezen nieuwe catalogi Automatische bestellingsopbouw aan de juiste leverancies vanuit de orders Automatische orderbevestiging met codering van de juiste leveringstijd Bestellen van onbestaande artikelen is uitgesloten Klanten bekomen juiste informatie en prijzen Administratie die juister, sneller en doorzichtiger werkt Alle calculatiemethodes worden vervangen door één uniform systeem Iedereen kan werken met dezelfde geactualiseerde gegevens Alles is vlot opzoekbaar: klanten, leveranciers, orders, artikels, enz. Snelle kassaverkoop door het gebruik van barcodesysteem U hoeft geen apart mailingbestand meer op te bouwen Overzichtelijke voorraadopvolging Magazijnbeheer Toonzaalbeheer Service opvolging Correcte opvolging planning, levering en verzending Veelheid aan historiek- en statistiekgegevens Gebruiksvriendelijke software 3.3 Koppeling met boekhoudpakket Tribune emeubel is volledig gekoppeld met het financieel beheer. Manuele boekhoudkundige verrichtingen worden zo vermeden en gebeuren door de koppeling automatisch. Hier is het opnieuw de bedoeling om efficiënt te werken, zoveel mogelijk tijd te besparen en fouten te vermijden. Op deze manier bekomt u ook sneller uw boekhoudkundige resultaten en een snellere maandelijkse afsluiting van het financieel beheer. 12

13 emeubel De koppeling met de boekhouding biedt u volgende voordelen: Automatisch inhalen van verkoopfacturen, voorschotfacturen en kasfacturen Door de factuurcontrole van de aankopen in emeubel wordt de aankoopfactuur automatisch geboekt in het aankoopdagboek Alle kasontvangsten- en uitgaven worden doorgeboekt in de financiële dagboeken Via de gestructureerde mededelingen automatische afpunting van openstaande facturen én voorschotfacturen t.o.v. de betalingen Manuele aanpassingen steeds mogelijk 3.4 emeubel koppelingen Bankterminals - het te betalen bedrag wordt automatisch vanuit emeubel naar de betaalterminal gestuurd. Sms verkeer mogelijkheid om vanuit verschillende programma s een sms te versturen. Bv. om klanten op de hoogte te brengen van een levering. Webshop en webapplicatie mogelijkheid om de artikelen op uw website te plaatsen en te beheren vanuit emeubel. Orders vanuit de webshop worden ook doorgestuurd naar de administratieve software. emeubel vormt de ruggengraat van uw online winkelomgeving. Programma s voor rittenoptimalisatie zoals Intertour: de software plant de orders automatisch in en maakt de ritten op. Rekening houdende met uw restricties en die van de klant. De ritten worden dan teruggekoppeld naar emeubel. Boordcomputers zoals Carcube: emeubel kunt u koppelen met de boordcomputer van de chauffeurs, wat voor een efficiënte en actuele informatie-uitwisseling zorgt tussen planner en chauffeur. 3.5 BI Tool - Dynamic AI Naast de vele statistiekmogelijkheden kunt u emeubel koppelen met Dynamic AI, de business intelligence tool van Data Access. Deze tool is bestemd voor werknemers op ieder niveau van uw organisatie die behoefte hebben aan duidelijke en nuttige gegevens, weergegeven op verschillende statistiekvormen. U neemt dagelijks belangrijke beslissingen binnen uw business. Beslissingen die u maakt met de juiste achtergrondgegevens kunnen de productiviteit en groei van uw onderneming nog meer stimuleren. Deze tool is een webapplicatie beschikbaar op alle toestellen met een internetverbinding. 13

14 3.6 Verschillende mogelijkheden In elke meubelzaak is het grootste probleem de grote hoeveelheid van artikels en catalogi van de verschillende leveranciers met honderden specificaties en opties. Zonder een specifiek programma worden er enorm veel tijdrovende en dure fouten gemaakt. Ons programma helpt onze klanten om gemakkelijk alle artikels van elke leverancier te beheren en vermijdt fouten in de communicatie met klanten en leveranciers. Dit werkt door middel van: Digitale catalogi Creatie van eigen catalogi Import gegevens vanuit Excel of gegevensbank van leverancier Creatie van artikelbeheer met kopieerfunctie, specifiek voor decoratie- en verlichtingsartikelen, beddengoed, enz. Eén van de belangrijke voordelen van emeubel is het automatisch inlezen van catalogi van leveranciers via het e-business platform of rechtstreeks in de administratie van emeubel. Een actuele lijst van fabrikanten die een elektronische catalogus aanbieden, kan steeds bij ons aangevraagd worden. 14

15 3.7 emeubel flow emeubel De opbouw van de programma s, de menu s en de opeenvolging van de nodige acties volgen de logica van uw normale werkmethode. De volgende bladzijden bevatten een summiere rondleiding doorheen het pakket met enkele voorbeelden van ingave schermen. Hier en daar is een woordje uitleg voorzien. Voor een duidelijke en complete indruk van onze business software kunt u ons altijd contacteren voor een vrijblijvende demo. 15

16 4 emeubel emeubel bestaat uit een basis die kan uitgebreid worden met verschillende modules. Doordat geen enkele onderneming dezelfde werking heeft, kan emeubel volledig afgestemd worden op uw werkmethode en wensen. De basismodule omvat: Volledig beheer artikelbestand, modellen, artikelgroepen en prijzen Inlezen van CSV-bestanden Klanten- en leveranciersbeheer Orderverwerking, Offertes Bestellingen aan leverancier Betalingen, voorschotten Facturatie Voorraadbeheer en inventaris Stockidentificatie, stocketiketten en prijsetiketten Historiekgegevens Klanten- en leveranciermailing Cadeaubons Postcode en straatnamen Paswoordenbeheer Opvolgen klantencontacten Beheer medewerkers en opvolging van vertegenwoordigers emeubel is volledig beveiligd met paswoorden. De paswoorden kunnen toegepast worden tot op het niveau van een tabblad. 16

17 emeubel In emeubel wordt aangegeven welke rechten elke medewerker heeft, in dit bestand worden enkele rechten bepaald en worden alle persoonlijke gegevens bijgehouden. emeubel is volledig instelbaar volgens uw bedrijfsstructuur, per boekhouding, firma, filiaal, afdelingen en deze kunt u nog verder onderverdelen in locaties. Op een eenvoudige manier kan er veranderd worden van boekhouding en filiaal, u geeft hier een andere boekhouding en filiaal op en drukt op de knop Activeer. U kunt onmiddellijk verder werken in het nieuwe opgegeven filiaal. 17

18 5 Artikelen Creëren van artikelen, artikelgroepen, beheren van de prijzen, prijscondities toepassen, samengestelde artikelen, kostenartikelen maken, verscheidene opties aan een artikel toekennen, Het artikelbestand wordt volledig beheerd in emeubel. Met emeubel kan gewerkt worden met elektronische of eigen catalogi, wanneer uit deze catalogi een artikel gekozen wordt, dan wordt dit artikel automatisch gecreëerd in emeubel. Biedt de leverancier u een excel- of csv-bestand aan met het productassortiment, dan kunnen deze geïmporteerd worden, emeubel creëert voor u alle nodige artikelen. Maar doordat nog niet elke fabrikant een elektronische catalogus of csv- bestand ter beschikking stelt, is het mogelijk om in emeubel zelf artikelen te creëren. 5.1 Creatie artikelen: ingave artikelen Het creëren van een artikel kan in de artikelfiche. Verscheidene gegevens zoals de leverancier, het model, de groep (bv. salons of hoeslakens), prijzen, samenstellingen, opties, enz. kunt u hier ingeven. U kunt alle artikelen onder verschillende groepen, classificaties brengen. Na de creatie van een artikel kunt u een artikel nog van groep veranderen. Aan elk artikel kunt u verscheidene opties toekennen, u wordt niet beperkt tot een bepaald niveau. De nummering van het artikel kan automatisch, kan zelf gekozen worden en kan ook semi-automatisch ( : het verkort leveranciersnummer- modelnummervolgnummer) Bij de creatie van een artikel wordt automatisch een barcode toegekend, zo kunt u voor elk artikel een etiket (of decoratie etiket) afdrukken. De barcode van de leverancier kan overgenomen worden. De etiketten kunt u steed opnieuw afdrukken. Een artikel kan hier opgevraagd worden om gegevens te wijzigen of verder aan te vullen. Er kan met een controle gewerkt worden bij de creatie van artikelen. 18

19 emeubel Artikelen - artikelgroepen Kopieerfunctie In emeubel is eveneens een kopieerfunctie in de artikelcreatie voorzien. Deze functie is heel handig om bv. decoratie artikelen in te geven, of waarvan geen bestelling opgemaakt werd in emeubel. Wanneer u een artikel opslaat, kunt u deze gegevens overnemen naar een volgende artikelcreatie en bv. het kleur of afmetingen aanpassen. Op deze manier kan snel een hele reeks decoratie artikelen ingegeven worden met de juiste factuurgegevens. 19

20 Artikelen - Ingave artikelen Tijdens de verkoop Tijdens het ingeven van een verkoop kan snel een artikel gecreëerd worden. Stel: u heeft een artikel verkocht en u wil het order ervan opmaken, u zoekt het artikel op en constateert dat het nog gecreëerd moet worden. U zoekt een artikel op dat zo veel mogelijk dezelfde eigenschappen heeft als het artikel dat u moet creëren. Drukt u op F11, dan kunt u de omschrijving, referentie leverancier, optiewaarden en referentiewaarden aanpassen. emeubel creëert automatisch een nieuw artikel wanneer u op OK drukt. Verkoop - Ingave VK 20

21 5.2 EDI: elektronisch communiceren emeubel Met emeubel kan u elektronisch informatie uitwisselen met uw leveranciers, het grote voordeel en de grootste tijdswinst voor de detaillist is het werken met een elektronische catalogus. Zelf artikelen invoeren wordt hierdoor uitgesloten. Verkoop opvragen artikelen opvragen catalogus Bovendien worden zaken zoals uw bestellingen, orderbevestigingen,... onmiddellijk verwerkt in uw administratie. Aan de hand van de postbus komen de elektronische catalogi van de leveranciers binnen in emeubel. Eveneens het doorvoeren van een bestelling en de ontvangst van de orderbevestiging verlopen via deze weg. Door te klikken op verzenden/ontvangen worden alle documenten verstuurd en ontvangen. De ontvangen documenten komen in het rechtergedeelte van de postbus terecht. Door op verwerk postvak in te klikken wordt alle informatie verwerkt in de administratie van emeubel. PTN 21

22 5.3 Catalogusbeheer Naast het werken met een elektronische catalogus en zelf gecreëerde artikelen, kan er gewerkt worden met eigen catalogi. Met het catalogusbeheer kan voor elk productgamma een eigen catalogus opgebouwd worden. Het uiteindelijke resultaat van een eigen catalogus kent net dezelfde lay-out en werkwijze als een aangeleverde digitale catalogus. Verkoop - opvragen artikelen - catalogus Door te werken met het catalogusbeheer is het niet meer nodig alle artikels afzonderlijk aan te maken. U creëert een doordachte structuur in de catalogus zodat de verkoper op een snelle manier het juiste artikel met de juiste opties kan selecteren. 22

23 emeubel De verschillende categorieën (salon, eetkamer, slaapkamer) is de eerste selectie die uw verkoper ziet. Dit staat dus los van de modellen. Doordat eenzelfde leverancier de gewoonte heeft zijn artikels en opties op dezelfde manier te benoemen over de modellen heen is deze mogelijkheid overgenomen in emeubel. Bij aanmaak van een specifiek model kunnen we gebruik maken van de vooraf bepaalde standaarden van de leverancier. Op deze manier verkrijgen we snel een nieuwe catalogus op basis van modellen. Een typisch voorbeeld uit de sector: de stofboeken die een fabrikant gebruikt bij salons. Meestal worden deze gebruikt over de gehele collectie. In emeubel definiëren we die stofboeken als standaard, zo wordt er bij ieder model gebruik gemaakt van deze standaard, waardoor het aanmaken van verschillende modellen veel vlotter verloopt. Een voorbeeld: u creëert de standaardcategorieën Badkamer, Eetkamer, Slaapkamer, Salon, Dan bepaalt u standaard artikelomschrijvingen zoals 1- zit, 2- zit, 3- zit, Vervolgens kunt u standaardopties gaan definiëren zoals de opties stofboeken, kleuren Doordat u deze artikelen (2- zit, 3- zit, poef) standaard creëerde kan u deze kopiëren voor elk model (en dit niet alleen voor de modellen, u kunt dit ook kopiëren naar andere leveranciers) en andere bijvoegen. Andere hulpmiddelen zijn aanwezig bv. het kopiëren van een compleet model naar een ander nieuw model... Voorbeeld model Lima Categorie A bestaat uit Empire (verschillende kleuren) Categorie B bestaat uit Jitop, Nevada, Picasso (verschillende kleuren) Categorie C bestaat uit Comfort, Discovery, Jumbo (verschillende kleuren) Categorie D bestaat uit Britt, Surat (verschillende kleuren) Opties: Extra sierkussens Pootkleuren: Alu en Wengé 23

24 Verkoop - opvragen artikelen - catalogus 5.4 Artikelen importeren vanuit csv/excel Sommige leveranciers kunnen hun aanbod aanleveren via een csv- formaat (een formaat binnen excel). Deze artikelen kunnen vervolgens ingelezen worden in emeubel. Hierbij gaat het voornamelijk over decoratie artikelen. 24

25 5.5 Opvragen van artikelen en artikelgegevens emeubel Het opzoeken van artikelen en artikelgegevens gebeurt in emeubel op een snelle, eenvoudige manier. U hoeft niet alle gegevens te weten, want u kan een artikel zoeken a.d.h.v. het artikelnummer, een deel van het artikelnummer, deel van de omschrijving, het kleur, de leverancier, model, de groep enz. U ziet onmiddellijk hoeveel artikelen u in vrije voorraad heeft, hoeveel er gereserveerd zijn voor klanten, hoeveel er in bestelling zijn voor klanten of voor stock, enz. Verkoop - opvragen artikelen Verkoop - opvragen voorraad 25

26 5.6 Foto s en documenten koppelen Iedereen binnen de firma kan op vlotte manier foto s en documenten opvragen bij een bepaald model en/of artikel. Verkopers kunnen op een eenvoudige manier andere mogelijkheden tonen aan klanten, maar ook in de administratie kan men onmiddellijk zien over welk artikel het gaat. Zo leren uw medewerkers sneller het productassortiment kennen. Vanuit emeubel kunt u op eenvoudige manier deze foto s of documenten toevoegen aan een model, artikel of catalogusartikel. Verkoop 26

27 5.7 Prijsbeheer emeubel In emeubel kunt u op een eenvoudige manier u prijzen beheren en prijsaanpassingen doorvoeren. Er kan gewerkt worden met prijscondities. Zo hoeft u praktisch nooit een prijs uit te rekenen. Per leverancier kunt u in emeubel de aankoopcondities aangeven: de richtcoëfficiënt, de handelskortingen, financiële kortingen, Wanneer u nieuwe modellen, artikelen in emeubel creëert dan stelt emeubel automatisch die condities voor en rekent het programma voor u de prijzen uit. Per model en eveneens per artikel kunt u dit doen afwijken, bijvoorbeeld wanneer u van een inplantingskorting geniet bij een nieuw model. Leveranciers Naast de aankoopcondities kunt u per leverancier de verkoopsmarge bepalen, wat ook per model en per artikel kan afwijken. De verkoopmarges kunnen per filiaal afzonderlijk ingesteld worden. Heeft u meerdere vestigingen dan kan u met verschillende verkoopprijzen werken. Wanneer prijzen aangepast worden, kunt u dit in emeubel op voorhand instellen. U geeft een uitvoeringsdatum in en pas op deze datum treedt deze prijsaanpassing in werking. Dit betekent dat u alle prijsaanpassingen op voorhand kan voorbereiden. Zowel lineaire als niet- lineaire prijsaanpassingen kunt u aangeven in emeubel. Het prijsbeheer werkt op leveranciersniveau, model- en artikelniveau via een watervalsysteem. U kunt kiezen dat voor leverancier X de prijzen wijzigen en dat dit over alle modellen en artikelen gebeurt. U kunt dit evengoed per model bepalen, alle artikelen die tot dat model behoren, worden dan aangepast in 1 klik. 27

28 Wijken de prijzen per artikel af (niet- lineair) dan kunt u op een snelle manier de aankoop- en verkoopprijs aanpassen, waar u onmiddellijk uw nieuwe verkoopsmarge ziet. Artikelen prijsaanpassingen prijsaanpassingen op artikelniveau 5.8 Prijskaarten Met emeubel maakt en beheert u alle prijskaarten voor alle artikelen en mogelijke samenstellingen. De lay-out van de prijskaarten wordt uiteraard per winkel ontworpen. Het prijskaartenbeheer bevat verschillende mogelijkheden en handige tools: U heeft de keuze tussen kleine prijskaarten of gewone (A4) prijskaarten U kunt een prijskaart maken voor één artikel of voor meerdere Voorstelling van meerdere artikelen mogelijk Vrije keuze lay-out Er wordt weergegeven welke prijskaarten in de winkel staan en sinds wanneer Overzicht van alle gewijzigde prijskaarten (prijsaanpassing) Voorstelling van een prijsvoorbeeld en voorstelling van artikelen uit toonzaal mogelijk 28

29 emeubel Artikelen prijs- en soldenkaarten emeubel detecteert alle gewijzigde prijskaarten (bv. prijswijzigingen, andere omschrijving) en geeft u een lijst van alle prijskaarten aanwezig in de toonzaal. Wanneer u de prijskaart opvraagt, ziet u onmiddellijk voor welk artikel de prijs gewijzigd is. Artikelen prijs- en soldenkaarten 29

30 In emeubel is een volledig beheer van de soldenkaarten voorzien. Er wordt gewerkt met loten. In een lot kunnen verschillende artikelen in solden geplaatst worden. Wanneer het lot verkocht wordt, dan wordt automatisch de inhoud van het lot overgeboekt naar een gewone VK (verkoop) en verdwijnt dit lotnummer uit het soldenbeheer. Artikelen prijs- en soldenkaarten Voorbeeld prijskaart 30

31 emeubel 6 Klantenbeheer Alle gegevens over de klanten worden centraal opgeslagen in het klantenbeheer. Bij een verkoop worden de gegevens vanuit de klantenfiche genomen. Zo hoeft u niet telkens de klantgegevens opnieuw in te geven en blijft uw klantenfiche up-to-date, want elke wijziging wordt centraal opgeslagen. De klantenfiche toont in één oogopslag alle essentiële gegevens van de klant. Interne commentaren kunt u noteren in een memoveld. U kunt een onbeperkt aantal contactpersonen opgeven. De openstaande facturen en orders van deze klant kunt u raadplegen en een koppeling met het documentenbeheer is voorzien (icoon links boven). Klanten 31

32 Met een druk op de rechtermuisknop op een lijn kunt u een mail sturen naar die persoon. Van elke klant kunt u alle verkopen, alle facturen en alle openstaande facturen opvragen. 32

33 6.1 Klantenopvolging: commentaren emeubel Klantenservice is enorm belangrijk in de sector, klanten verwachten steeds betere service, bellen steeds vaker wanneer er geleverd kan worden, Het is dus van groot belang dat u met emeubel snel een klant te woord kan staan en in één oogwenk zicht heeft op de globale situatie. Met een druk op de functietoets F12 wordt het onderstaande scherm weergegeven. In dit scherm worden alle telefonische contacten met de klant genoteerd. Na het telefoongesprek sluit u dit scherm en kunt u onmiddellijk verder met voorgaande werk. F12 Alle commentaren kunnen opgevolgd worden per uitvoerder, verkoper en auteur. Wanneer het commentaar afgewerkt is, wordt dit afgevinkt. 6.2 Klantenkaarten In emeubel kan gewerkt worden met klantenkaarten. U bepaalt de korting die gegeven wordt en u bepaalt zelf na hoeveel aankopen de klant de korting krijgt. Wanneer een nieuwe verkoop ingegeven wordt, ziet u welk bedrag de klant op zijn klantenkaart heeft, alsook het kortingspercentage en het effectieve bedrag van de korting. 33

34 Verkoop - toonbankverkoop touchkassa Drukt u op de knop Afrekening dan wordt automatisch een kortingslijn aangemaakt voor het kortingsbedrag. Verkoop - toonbankverkoop - knop afrekening 34

35 6.3 Integratie sms-verkeer emeubel Sms klanten over uw nieuwe actie of verwittig hen via sms dat de bestelde meubelen klaar staan om af te halen. Bereik uw klant overal door de sms-integratie in emeubel! Snel, eenvoudig en volledig geïntegreerd in uw back office. Vanuit verschillende programma s kunt u de klant een sms versturen Commerciële mailing via sms met opt-in beheer Verwittigen van klanten voor afhaling Verwittigen van klanten voor levering Leveringen ingave verzending Klanten - vrije sms 35

36 6.4 Campagnes Het opmaken van een afzonderlijk mailingbestand is overbodig. Wanneer u gegevens aanvult in het klantenbeheer, dan gebeurt er automatisch een update in het klanten- en mailingsbestand. Aan de hand van een zelf gekozen selectie kunt u bepalen welke groep klanten u een mailing stuurt. Zo kunt u naar elke klant die een matras heeft gekocht een brief sturen over die actie die u voert rond het reinigen van matrassen. Het mailingsbestand kan onmiddellijk opgebouwd worden in een exceldocument. Bovendien kunt u met een sms server vanuit het systeem een berichtje sturen naar de telefoon van uw klanten. Binnen de campagnemanager kunt u gebruik maken van tal van filtermogelijkheden om uw selectie verder te vernauwen en te perfectioneren. De mailing rond het reinigen van matrassen is minder interessant voor mensen die recent een matras hebben gekocht. Klant - campagnes Campagnes - selectie per campagne 36

37 emeubel 7 Leveranciersbeheer Het beheer van leveranciers is analoog aan het klantenbeheer. Verschillende zaken kunnen per leverancier ingesteld worden, bv. hoe besteld wordt, via fax, mail, PTN, of er gecorrespondeerd wordt naar een vertegenwoordiger, de betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, enz. Leveranciers 37

38 Leveranciers - extra gegevens U hebt een overzicht van alle bestellingen bij de leverancier. Via de rechtermuisknop gaat u naar de aankoop. 38

39 7.1 Ingave bezoekrapporten vertegenwoordiger emeubel Alle bezoekrapporten kunnen bijgehouden worden. Per rapport heeft u de mogelijkheid een verslag te noteren en een to do toe te voegen. U kunt een overzicht krijgen van alle verslagen, de niet gelezen verslagen en niet afgewerkte. Leveranciers - ingave bezoekrapporten 7.2 Ingave beurzen Leveranciers - ingave beurzen 39

40 7.3 Afdruk niet-afgewerkte prijslijsten Er kan een afdruk bekomen worden van alle niet afgewerkte prijslijsten. Dit is een lijst van alle prijsaanpassingen die nog moeten uitgevoerd worden. 7.4 Opvolgen commentaar leverancier Per leverancier kunt u eveneens alle commentaar die bij een aankoop of verkoop werd ingegeven, opvolgen. Leveranciers - opvragen commentaar 40

41 emeubel 8 Verkoop Het ingeven van een order kan op verschillende manieren. Samen met de klant, achteraf door een bediende, vanuit een webshop,... Naargelang de structuur van uw onderneming en uw werking, kan een uitgebreide ingave, de winkel- of de verkorte ingave gebruikt worden. Het is tevens mogelijk te werken met ingebouwde controles. Alle ingebrachte orders worden weergegeven en worden gecontroleerd. (dit kan ook voor de aankopen). Verkoop Enkel de klantgegevens, het totaal van de verkoop en het betaalde voorschot worden ingegeven (extra gegevens kunnen uiteraard ingegeven worden). Zo weet u hoeveel u bijvoorbeeld om 11 uur hebt verkocht en is de betaling onmiddellijk geregistreerd in de kassa. 41

42 Verkoop U kunt het order ook onmiddellijk samen met de klant ingeven. Zaken die de klant beter niet weet worden niet getoond op deze weergave (referentie leverancier, marges, artikelinfo,...) U kan onmiddellijk een nette verkoopovereenkomst afdrukken en het order is meteen ingegeven in uw administratie. Verkoop - ingave VK winkel 42

43 emeubel Verkoop - ingave VK bureel Een order kan onmiddellijk ingegeven of verder afgewerkt worden in het uitgebreide ingavescherm. Het is mogelijk om te werken met ingebouwde controles. Het ingegeven voorschot wordt onmiddellijk geregistreerd in de kassa. Het betaalde bedrag kunt u nog wijzigen Met een druk op Opmaak AK wordt automatisch een bestelling opgemaakt naar de juiste leverancier, met de juiste artikelen. Na het ingeven van het order kan onmiddellijk een factuur opgemaakt worden U kunt een verkoop blokkeren De voorraad wordt telkens real-time aangepast Een verkoop kan omgevormd worden naar een toonbankverkoop, zo kan u de klant een kasticket geven. Bij het ingeven van een order ziet u onmiddellijk of u dit artikel in vrije voorraad heeft, al besteld is aan de leverancier; indien ja, of het een stockbestelling of een referentie is, enz. en kunt u bv. een artikel besteld aan de leverancier al toewijzen aan het order. Het selecteren van de artikelen: Het opzoeken van artikelen en artikelgegevens gebeurt in emeubel steeds op dezelfde manier. U hoeft niet alle gegevens te weten, want u kunt een artikel zoeken a.d.h.v. het artikelnummer, een deel van het artikelnummer, deel van de omschrijving, het kleur, de leverancier, model, de groep enz. 43

44 Verkoop - opvragen artikelen Een artikel kan eveneens uit de catalogus gepickt worden. U drukt op de knop met de catalogus en selecteert de artikelen die u nodig hebt. Het beeld Opvragen catalogi en artikelen (zie volgende afbeelding) blijft open staan tot u op de knop Einde selectie drukt, dan pas worden de artikelen meegenomen naar Ingave VK. U selecteert de leverancier en het gewenste model en de mogelijke artikelen worden weergegeven. U vinkt het artikel Es P4Synchro 3-r aan en u krijgt het scherm Configuratie van Es P4Synchro 3-r waar u de nodige opties kunt selecteren. Verkoop - opvragen artikelen 44

45 emeubel Eenmaal de configuratie voltooid drukt u op de knop Selectie Ok. U kunt een nieuwe selectie maken of op de knop Einde selectie drukken. Verkoop - opvragen artikelen 8.1 Koppelen documenten aan een verkoop/aankoop 45

46 8.2 Dienst na verkoop: service beheer In emeubel kan een terugname van een verkoop ingegeven worden, m.a.w een artikel dat verkocht werd, wordt teruggehaald of gebracht en komt terug in stock. U kunt een herstelling aangeven op een verkocht artikel, gelinkt aan verkoop Er kan ook een herstelling die niet gelinkt is aan een verkoop ingegeven worden U kunt aangeven dat een artikel werd opgehaald door de leverancier Terugnames en herstellingen kunt u plannen in uw routes, inboeken, Op een toonbankverkoop kan een service gedaan worden Managementinformatie over de herstellingen per leverancier, model, Een concreet voorbeeld: Bij een bestaande verkoop wordt er een herstelling uitgevoerd op een kast. Er zal een nieuwe deur besteld worden bij de leverancier: Verkoop - ingave VK bureel 46

47 emeubel Alle nodige informatie omtrent het artikel verkrijgt u automatisch. Op de herstellingslijn noteert u de informatie i.v.m. de dienst na verkoop. Verkoop ingave VK bureel 47

48 8.3 Toonbankverkoop Een snelle kassaverkoop is essentieel voor meeneemartikelen, decoratie artikels, hoeslakens, enz. Via toonbankverkoop touch werkt u met een ultra snel en efficiënt all-in-one kassa systeem. Het programma zorgt voor een snelle verwerking van alle handelingen die nodig zijn in de winkel. Kasverkopen, registreren van voorschotten, verwerken van afhalingen, werken met klantenkaarten,... Het registreren werkt snel door middel van Touch screen en barcodescanning. U verkrijgt alle nodige informatie over de producten, klanteninfo, afhaalbonnen voor magazijn, doordat het gelinkt is met de backoffice software. Touchkassa Standaard wordt een algemene klant voorgesteld, maar u kan ook steeds de effectieve klantgegevens ingeven. De artikelen worden ingescand, u maakt de keuze van betaling en drukt op het kasticket. Per toonbankverkoop kan een factuur gemaakt worden. U hoeft niet telkens met een Touch applicatie te werken, eveneens is er een weergave voor op een gewoon scherm. 48

49 emeubel Toonbankfactuur per dag Op het einde van de dag wordt van alle kastickets een toonbankfactuur gemaakt. Hoe de factuur opgemaakt moet worden staat rechts op het beeld in 6 stappen uitgelegd. Verkoop - facturatie 49

50 8.3.2 Opzoeken van een toonbankverkoop Een toonbankverkoop moet vlot opzoekbaar zijn. Dit kan in emeubel aan de hand van verschillende zoekmogelijkheden. U kunt alle openstaande, te factureren, alle waarborgen en/of alle afgewerkte toonbankverkopen opvragen. U kunt een verkoop opzoeken aan de hand van een klantnaam, straatnaam, datum van de verkoop, of een deel hiervan. Verkoop - toonbankverkoop Eveneens kunnen alle toonbankverkopen voor een bepaalde datum opgevraagd worden. Zo verkrijgt u een mooi overzicht van alle toonbankverkopen van een bepaalde datum. De controle van uw kasverkopen of het zoeken van een fout in de betalingen is snel gebeurd. 8.4 Controle afdrukken Er kunnen verschillende controleafdrukken genomen worden. Enkele voorbeelden zijn: Afdruk niet volledig ingegeven VK s, Afdruk VK s met openstaand saldo, Afdruk VK s volledig uit te leveren, Afdruk VK s door te bestellen, enz. 50

51 8.5 Kassabeheer emeubel In emeubel kunt u volledig uw kassa s en geldbewegingen beheren. Alle kasbewegingen die u ingeeft in de orders zoals voorschotten, ontvangsten bij leveringen, afhalingen, de kasverkopen, enz. worden automatisch geregistreerd in uw kassa s. A.d.h.v. parameters in emeubel zorgen we ervoor dat deze registratie automatisch in de correcte kassa gebeurd. Er kan gewerkt worden met verscheidene kassa s, betalingswijzen en transactietypes (= het doel van de geldbeweging: bv. de betaling is een bijkomend voorschot). De kassa kunt u op het einde van de dag controleren en nadien kunt u een afdruk nemen van de kasafsluiting. Deze kasafdruk is een wettelijk document (dus bij te houden). Per betalingswijze kan aangegeven worden of het bedrag van deze betalingswijze al dan niet wordt meegerekend in het totale bedrag van de kassa. Voor betalingswijzen, zoals overschrijvingen, kunt u aangeven dat deze niet naar het financieel beheer verwerkt worden. emeubel configuratie - diversen - kassa Een voorbeeld hoe een geldbeweging kan ingegeven worden. Ook wanneer u tijdens de orderingave of de toonbankverkoop een geldbeweging ingeeft, dan wordt dit geregistreerd en bijgehouden in de kassa. 51

52 8.5.1 Het inboeken en wijzigen van geldtransacties per datum Wanneer een bedrag foutief werd ingegeven of er werd aangegeven dat er cash betaald werd, terwijl de klant met bancontact betaalde, dan kan dit eenvoudig gecorrigeerd worden. In dit bestand kunt u tevens geldbewegingen toevoegen of verwijderen. Kassa - ingave geldtransacties Controle kassa s In emeubel kunnen alle verschillende kassa s geteld worden. Er kunnen eveneens tussentijdse tellingen gebeuren. Bij Kassa geeft u de kassa op waarvan u de controle wenst door te voeren. Alle kasverrichtingen van deze dag worden weergegeven, eveneens alle totalen van de verschillende betalingswijzen. In dit programma wordt tevens de telling ingegeven. (Kan ook per kassa via Toonbankverkoop Touch) 52

53 emeubel Kassa - kascontrole Afdruk kasafsluiting Nadien kunt u een afdruk nemen van de kasafsluiting. Deze afdruk kan op Window of printer gedrukt worden. Deze afdruk kan meerdere malen genomen worden en dit per betalingswijze, kassa, Kassa - kasafsluiting 53

54 8.5.4 Doorboeken kasafsluiting naar financieel dagboek De kasbewegingen worden dan vervolgens doorgeboekt naar de boekhouding. De koppeling van de kasbewegingen (ingegeven in emeubel) met de boekhouding zorgt ervoor dat de betalingen van de voorschotten en facturen, onmiddellijk afgeboekt worden op de betreffende klanten. Deze automatische boekingen op de individuele klanten gelden zowel voor cash betalingen als voor betalingen ontvangen met visa, bancontact, cheques Doordat iedere beweging (facturen en betalingen) vanuit emeubel voorzien is van een gestructureerde mededeling, kan via het programma Afpunten openstaande facturen klanten in de boekhouding een automatische afpunting gebeuren op gestructureerde mededeling zodat de facturen en betalingen van de klanten aan elkaar gelinkt worden en dit niet meer manueel dient te gebeuren. Kassa - overschrijvingen toewijzen Afdruk controlelijst dag transacties Er kan een afdruk bekomen worden van alle ontvangsten en uitgaven (terugbetaling aan klant) per transactietype (bv. betaling kasverkoop), ingedeeld volgens de verschillende kassa s en van alle verkopen van de dag (ongeacht betaald werd of niet). 54

55 8.6 Facturatie emeubel Na het ingeven van het order kan al meteen een factuur van het order gemaakt worden. Er kan dus zowel voordat geleverd en/of betaald werd of zowel na de levering en betaling een factuur opgemaakt worden. Hoe de facturen opgemaakt worden, staat rechts op het beeld in stappen uitgelegd. U kunt per verkooporder factureren of in één run. Verkoop - facturatie Facturatie voorschotten De voorschot facturatie kan per week, dag, gebeuren. In het programma worden alle te factureren voorschotten weergegeven. Hoe de factuur opgemaakt moet worden staat rechts op het beeld in stappen uitgelegd. 55

56 Verkoop - facturatie Opvragen openstaande facturen Het komt vaak voor dat de klant een factuur wenst bij de levering, terwijl het volledige bedrag nog niet betaald is. In emeubel wordt op de normale manier een factuur gemaakt en vervolgens kan de betaling aan de factuur gekoppeld worden. Dit is vooral van belang wanneer emeubel gekoppeld is met het financieel beheer. U krijgt een lijst van alle openstaande facturen per filiaal en u kan bestaande betalingen of nieuwe koppelen aan de facturen. 56

57 emeubel 9 Aankoop Het luik aankoop verwerkt alle gegevens van uw aankoopdienst. Via de bestellingen van de klanten komen er automatisch bestellingen open te staan bij uw fabrikanten. Deze bestellingen kunnen nog gewijzigd worden en er kunnen eventueel nog artikelen bijgevoegd worden. Via PTN (elektronisch), mail of fax (afdruk) worden de bestellingen doorgestuurd naar de fabrikant. Een gewone stockbestelling wordt onmiddellijk in dit ingavescherm ingegeven. Aankoop Bij het inboeken van de geleverde goederen worden automatisch etiketten gedrukt. Het zijn ofwel voorraadetiketten ofwel klantenetiketten met de naam van de klant en de omschrijving van het artikel. Dit om de goederen te reserveren voor de juiste klant. 57

58 9.1 Controle afdrukken Er kunnen verschillende controleafdrukken genomen worden: Afdruk nog door te bestellen AK s, Afdruk openstaande AK s, Afdruk AK s zonder orderbevestiging,enz. 9.2 Factuurcontrole In emeubel kunt u de volledige administratieve én boekhoudkundige controle van de aankopen doen in één keer. De aankoopfactuur wordt gecontroleerd in emeubel en automatisch verwerkt naar de boekhouding indien er een koppeling is tussen emeubel en het financieel beheer. 9.3 Historiekgegevens In emeubel beschikt u snel over uw historiekgegevens. Aan de hand van enkele zoekschermen, vindt u snel wat u zoekt. Alle verkopen en aankopen kunt u raadplegen. 58

59 emeubel 10 Statistieken Met emeubel leert u uw business beter kennen! U kunt verscheidene statistiekgegevens raadplegen, u krijgt een weergave van uw piekmomenten, vergelijking tussen verschillende afdelingen, verkopers, verkoopcijfers per jaar, maand, dag, uur, per regio, leverancier, mediatype, enz. Mogelijkheden per winkel of voor alle filialen Maandoverzicht per dag Jaaroverzicht per week Jaaroverzicht per maand Dagoverzicht in detail Dagcijfer per uur Cijfers op leeftijd Verkopen volgens selectiecriteria per dag/ maand/ kwartaal/ jaar Verkopen volgens selectiecriteria per type order/ dag Verkopen volgens aantal postbussen per dag/ maand/ jaar Vergelijking filialen - Alle verkoopprestaties kunnen vergeleken worden met voorgaande jaren - De vergelijking van de gegevens kan volgens een systeem datum, dus 1 juli 2006 wordt vergeleken met 1 juli De vergelijking van de gegevens kan volgens een eigen kalender (dag op dag), dus de eerste zaterdag van juli 2006 wordt vergeleken met de eerste zaterdag van juli Alle gegevens kunnen grafisch voorgesteld worden - Alle gegevens kunnen geëxporteerd en opgeslagen worden in MS Office 59

60 10.1 Enkele voorbeelden Verkopen: maandoverzicht per dag Statistiek - maandoverzicht per dag Met een druk op de knop Lijngrafiek wordt deze grafiek weergegeven. 60

61 Verkopen: dagcijfer per uur emeubel Statistiek - dagcijfer per uur Verkopen volgens selectiecriteria per dag/ maand/ kwartaal/ jaar Statistiek - verkopen volgens selectiecriteria De gegevens kunnen in een taartgrafiek getoond worden. Dit is een voorbeeld van de verkoopprestaties per media type voor één jaar. 61

62 Statistiek Verkopen jaaroverzicht per week Statistiek - jaaroverzicht per week 62

63 emeubel Verkopen volgens aantal postbussen per dag/ maand/ jaar Statistiek - verkopen volgens aantal postbussen 63

64 Ingave selectielijsten Via deze ingave kunt u zelf uw statistieken aanmaken. U bepaalt zelf de volgorde en de omvang van de selecties. U kunt dus een onbeperkt aantal statistieken aanmaken. Statistiek - selectie lijsten 64

65 emeubel Productstatistiek volgens selectiecriteria per dag/maand/kwartaal/jaar Statistiek - productstatistiek 65

66 11 Verzending/ Levering Met emeubel beheert u de leveringen van A tot Z. A.d.h.v. van een overzicht van alle uit te leveren verkopen, contacteert u de klanten en plant u de levering in. Door gebruik te maken van een visuele agenda, een overzicht of een gedetailleerd dagoverzicht plant u de routes. Vervolgens worden de documenten voor de magazijniers en chauffeurs afgeprint en kunt u na de levering de ontvangsten inboeken. Het volledige wagenpark wordt ook in kaart gebracht. Het verbruik, het onderhoud, de ongevallen, de verzekering en de nodige documenten kunnen bijgehouden worden De planning van de routes A.d.h.v. een lijst met alle orders (VK s) die geleverd kunnen worden, kunt u gaan plannen. Alle orders die geleverd kunnen worden, verschijnen. U kunt deze lijst verfijnen door meerdere selectiecriteria toe te passen, zoals de afgesproken datum met de klant of per transportzone. U kunt de klant contacteren en een definitieve leverdatum afspreken. U kunt een overzicht van alle geplande routes raadplegen en de levering plannen in een bepaalde route. Via de kalender (weekoverzicht), het gedetailleerd overzicht of de agenda (dag overzicht) plant u de verschillende routes. Agenda - dagoverzicht 66

67 emeubel Gedetailleerd overzicht De volgorde van de route kan u in het Overzicht snel bepalen. Dit kan u door volgnummers aan iedere uitlevering te geven, of door een aankomstuur in te geven. Levering/ afhaling leveringsplanning overzicht 67

68 Op dit beeld kan een detail van de commentaren geraadpleegd worden. Dit zijn commentaren die genoteerd worden tijdens bv. telefonische contacten met de klant. Dit bestand vormt de voorbereiding voor het definitief plannen van de leveringen De defenitieve planning van de leveringen In dit beeld zijn alle routes zichtbaar. Het is de bedoeling de routes definitief te plannen en alle nodige documenten af te drukken: Laadlijst Reisblad Prestatieblad (eventueel) Leveringsbonnen voor alle klanten Een detail van de commentaren is weergegeven. Met een druk op de rechtermuisknop op een lijn, kan belangrijke informatie betreffende de zone geraadpleegd worden. Levering/ afhaling verzending 68

69 emeubel 11.3 Inboeken van ontvangsten en het afhandelen van de leveringen Na de leveringen worden de ontvangsten bij levering ingeboekt en de levering afgehandeld. Er kunnen nog verschillende commentaren betreffende de levering genoteerd worden. Bv. de oude salon hebben we meegebracht en hiervoor moet nog een vergoeding aangerekend worden Koppeling met Winroute Winroute is een softwarepakket dat gebruikt wordt om routes te optimaliseren. Concreet betekent dit dat u in emeubel de leveringen kan toewijzen aan een dag en dat u deze informatie via een knop in uw leveringsplanning exporteert naar Winroute. De software zal dan een aantal routes samenstellen, rekening houdende met de verwachte plaatsingstijd, nood aan een meubellift, enz. Binnen Winroute kiest u de routes waaraan uw voorkeur geniet en importeert u deze terug naar uw leveringsplanning in emeubel. Deze werkwijze is vooral interessant wanneer u over meerdere vrachtwagens beschikt die in dezelfde regio s uitleveren. Eveneens biedt deze integratie u een tool om de kostefficiëntie van uw transportstrategie te analyseren Add-on functionaliteit - open leveringsafspraken 69

70 11.6 Koppeling met boordcomputer Carcube Altijd exact op de hoogte van wat er zich tijdens het transport afspeelt emeubel is voorzien van een koppeling met boordcomputer Carcube. De Carcube toepassing biedt een navigatie en track & trace. De routes vanuit uw gemaakte leveringsplanning worden opgeladen naar Carcube. De chauffeur krijgt dus onmiddellijk hun volledige route met alle juiste informatie. De aankomst- en vertrektijden worden opnieuw naar emeubel teruggekoppeld. Alle leveringsadressen in de juiste volgorde zijn onmiddellijk toegankelijk voor de chauffeur met de juiste GPS coördinaten Chauffeur kan aangeven wanneer zij op de bestemming aankomen en wanneer ze vertrekken De informatie is real-time zichtbaar in emeubel Belt de klant dan weet u direct hoeveel stops de chauffeur nog moet doen vooraleer hij bij de klant is. Bij de afhandeling van de levering worden de werkelijke vertrek- en aankomsttijden automatisch ingevuld 70

71 emeubel 12 Afhalingen In dit bestand worden alle afhalingen weergegeven. Als u op een lijn staat, worden de klantgegevens weergegeven. U kunt contact opnemen met deze persoon en een datum afspreken waarop de persoon zijn bestelling kan komen afhalen. In dit beeld kan ook een detail van de commentaren geraadpleegd worden.j Levering/ afhaling Planning 71

72 Levering/ afhaling Verwittiging afhaling Levering/ afhaling afhandeling afhaling per filiaal 72

73 emeubel 12.1 Inboeken ontvangsten en afhandelen van de afhaling In dit bestand kunnen de ontvangsten van de afhalingen genoteerd worden. Er kan ook een magazijnbon afgedrukt worden. Levering/ afhaling ingave ontvangsten De magazijnier kan vervolgens de afhaling afboeken, maar deze stap kan overgeslagen worden. Nadien wordt de afhaling afgehandeld (meestal gebeurt dit door iemand van administratie), u kunt nog commentaren meegegeven of aangeven dat maar een deel van de goederen werd afgehaald. Dit kan ook via de touchkassa. 73

74 13 Magazijnbeheer emeubel kunt u volledig instellen naar uw realiteit, per boekhouding, firma, filiaal, afdelingen en deze kunt u nog verder onderverdelen in locaties. Magazijn Binnen te boeken goederen kunnen steeds op een specifieke locatie geplaatst worden. Wanneer u de aankoop opvraagt, ziet u onmiddellijk waar de goederen staan. (dit is ook zo in andere programma s zoals bv. in een order of in de klantenopvolging) Goederen kunnen in een verkoop onmiddellijk vanuit stock gereserveerd worden voor de klant. U verkrijgt een overzicht en kan er kiezen vanuit welke locatie u dit neemt. Toonzaallocaties worden aangeduid met een uitroepteken. 74

75 emeubel Verkoop - opvragen artikelen - opvragen voorraad De goederen kunnen nadien nog verplaatst worden Stockoverzicht van alle filialen, afdelingen, locaties en karren Meerdere magazijnen, centraal magazijn,... Goederen reserveren uit andere vestiging, verschillende magazijnen, toonzalen,... Volledige wisselwerking tussen meerdere filialen, magazijnen, locaties en karren door intern transportbeheer, alsook interne facturatie Optimalisatie van reservaties Verminder uw gereserveerde voorraad door magazijn optimalisatie. Maak gebruik van de functie in emeubel waarbij automatische reservaties in het orderprogramma worden toegepast. Koopt de klant een meubel, dan neemt emeubel het meubel uit stock of reserveert emeubel uit stockbestellingen (afhankelijk van de gevraagde leverdatum of afhaaldatum van de klant en ingestelde marge). emeubel reserveert telkens op de meest optimale stockbestelling door rekening te houden met de leveringsdatum van de leverancier, de afgesproken leverdatum met de klant en de vooropgestelde marge. Via optimalisatie worden de automatische reservaties opnieuw berekend. emeubel gaat na of er intussen stock aanwezig is of er een stockbestelling is die beter overeenkomt met de afgesproken leverdatum van de klant. Toonzaalmodellen en artikelen kunt u reserveren voor toonzaal, zodanig dat deze niet voor klanten automatisch gereserveerd worden. Per afdeling kunt u eveneens bepalen of deze automatische regel geldig is. 75

76 Magazijn - toewijzen van stocklocaties Reservaties kunt u defenitief vastleggen voor bepaalde klanten U beschikt over een controle afdruk voor check-up van niet toegewezen orderlijnen Er is een handige controlelijst voor laattijdige leveringen door leverancier 13.2 Ontvangst artikelen leverancier Magazijn - voorbereiding receptie vrachtwagen 76

77 emeubel De bestellingen van de leveranciers kunt u op een eenvoudige manier inboeken en verwerken met de module receptie artikelen leverancier. Per leverancier verschijnen alle bestellingen die volledig binnengeboekt kunnen worden. Per bestelling kan een afdruk genomen worden. Extra functionaliteiten a zoals melding bij Retours, melding bij te vroeg leveren zijn ook aanwezig. Magazijn - afdruk etiketten Per leverancier kunt u de verschillende bestellingen binnenboeken, indien u wenst etiketten afdrukken, enz. Indien het om voorraadartikelen gaat, worden voorraadetiketten met barcode afgedrukt. Gaat het om artikelen bestemd voor klanten, dan worden klantenetiketten afgedrukt. Zowel voor karreferenties als de arikelreferenties bestaat de mogelijkheid om met verschillende afdrukken te werken. De lay-out van de etiketten kan op maat aangepast worden. 77

78 13.3 Toonzaalbeheer In emeubel kan eveneens voorraadbeheer, real-time stockaanpassingen, het voorzien van artikelen, het voorzien van bestellingen voor de toonzaal (of meerdere). U beheert de verschillende locaties in uw winkel. Magazijn - toonzaalbeheer Artikelen kunt u reserveren voor de toonzaal, deze zijn niet zichtbaar als verkoopbare voorraad Bestelt u artikelen voor toonzaal, dan kunt u een voorziene locatie toekennen. 78

79 emeubel 14 Connectie met website en/of webshop Veel informatie over uw assortiment op de website? Maak dan gebruik van de koppeling met emeubel. In emeubel voegt u alle commerciële tekst en info toe aan de artikelen. Zo beheert u alle artikelinformatie in één programma. Start onmiddellijk met een webshop via de real-time connectie met webshop. Uiteraard wordt het design volledig afgestemd op uw huisstijl. Alle informatie komt vanuit emeubel en alle orders komen in uw software voor een snelle verwerking. Wenst u graag andere verkoopsgebonden informatie op uw website: zoals het opvragen van bestelstatus, stockinformatie? Neem dan contact op met het emeubelteam voor een real-time connectie met de backoffice. 79

80 Artikelen - beheer artikelen op website Artikelen - beheer artikelen op website 80

81 15 Besluit emeubel Uiteraard is hier slechts een overzicht weergegeven van wat het pakket te bieden heeft. Samen met onze klanten werken we dagelijks aan de verdere optimalisering van emeubel. We streven naar een zo compleet mogelijk softwareprogramma dat de volledige werking van bedrijven uit de sector omvat. Waarschijnlijk heeft u nog vragen of heeft u bepaalde zaken niet aangetroffen in dit document. We luisteren graag naar uw specifieke noden en vragen die we zo goed mogelijk willen beantwoorden tijdens een persoonlijk contact. We zijn ervan overtuigd dat wij voor uw onderneming een waardevolle partner kunnen zijn. Het Soft Naert team info@soft-naert.be Mariastraat Izegem BELGIË 81

82 emeubel emeubel is niet alleen een goed programma, maar ook een plezier om mee te werken; iedere dag onieuw - Diego Van Den Poel Zaakvoerder Monikids: Woonark, Colifac, Krea