Praktische informatie bij de huur van gemeentelijke lokalen

Transcriptie

1 GEMEENSCHAPSCENTRUM HULDENBERG Praktische informatie bij de huur van gemeentelijke lokalen Gemeente Huldenberg Gemeenteplein Huldenberg 1

2 2

3 Beste gebruiker Naar aanleiding van je gebruik van één van de lokalen van het Gemeenschapscentrum Huldenberg, bieden wij je deze infobrochure aan. Wij hopen van harte dat je comfortabel kan genieten van deze infrastructuur. Mochten er zich toch problemen voordoen of indien je nog vragen hebt, kan je zeker terecht bij onze zaalverantwoordelijken en/of op het secretariaat van het gemeentehuis. Als eigenaar van deze lokalen verwachten wij van jou dat je respectvol omgaat met het gebouw, de meubels en de materialen. Alvast bedankt voor uw medewerking en veel plezier gewenst! Met vriendelijke groeten, Het gemeentebestuur van Huldenberg 3

4 GEMEENSCHAPSCENTRUM HULDENBERG Overzicht Zaal Vandervorst St-Jansbergsteenweg 39e 3040 Loonbeek Zaalverantwoordelijke: Debaetselier Lydia, Loonbeekstraat 27, 3040 Neerijse, Sleutel afhalen voor 9.00 uur s morgens of s avonds na uur. Fiche: - Oppervlakte: 236 m², waarvan keuken 45 m² stoelen - 30 tafels - Ingerichte keuken en keukenmateriaal voor 150 personen Gelieve tafels en stoelen steeds terug te plaatsen volgens plan (naast brandblusser). Nooduitgang en toegang tot de kelder steeds vrijlaten. Zaal t Pakhuis E. Gillisstraat Huldenberg Zaalverantwoordelijke: Alda Schuermans, Bertelsheide 14, 3040 Loonbeek, Fiche: - Oppervlakte: 298 m² (Benedenzaal: 86 m² met keuken en berging, 1e verdiep 149 m²) stoelen (mogelijkheid: 100 eerste verdieping, 50 op gelijkvloers) - 50 tafels - Ingerichte keuken en keukenmateriaal voor 150 personen op gelijkvloers (keukenlift voorzien) 4

5 Zaal Ter Dijle Leuvensebaan St-Agatha-Rode Zaalverantwoordelijke: Brigitte Moyson, Leuvensebaan 330, 3040 Sint-Agatha-Rode, Fiche: - Oppervlakte: 376 m², waarvan keuken 31 m² stoelen - 50 tafels - Ingerichte keuken en keukenmateriaal voor 150 personen herbruikbare drinkbekers - Geen toilet aanwezig voor personen met handicap - Ommuurde speelplaats met basketterrein, speelterrein in achterliggende tuin Vergaderruimte Huis Ter Dijle Leuvensebaan St-Agatha-Rode Zaalverantwoordelijke: Brigitte Moyson, Leuvensebaan 330, 3040 Sint-Agatha-Rode, Fiche: - Vergaderlokaal voor max. een 20-tal personen - Gelegen op de 1 e verdieping - Geen didactisch materiaal aanwezig 5

6 Zaal De Linde Pastorijstraat Ottenburg Zaalverantwoordelijke: Georges Philips, Tommestraat 13, 3040 Ottenburg, , Fiche: - Oppervlakte: 292 m², waarvan keuken 45 m² stoelen - 39 tafels - Ingerichte keuken en keukenmateriaal voor 150 personen - Grote tuin met terras en speelterreinen Zaal Ten Wijngaerd Donkerstraat Neerijse Zaalverantwoordelijke: Debaetselier Lydia, Loonbeekstraat 27, 3040 Neerijse, Sleutel afhalen voor 9.00 uur s morgens of s avonds na uur. Fiche: - Oppervlakte: 332 m² stoelen - 45 tafels herbruikbare drinkbekers - Ingerichte keuken en keukenmateriaal voor 150 personen 6

7 GEMEENSCHAPSCENTRUM HULDENBERG Gebruikersreglement ARTIKEL 1: Het gemeenschapscentrum 1. Het gemeenschapscentrum Huldenberg bestaat uit verscheidene gebouwencomplexen, verspreid over de verschillende deelgemeenten. Dit reglement is van toepassing op de lokalen voor cultureel gebruik (vergaderingen, eetfestijnen, cursussen, fuiven, feestvergaderingen, film, kooklessen, toneel, voordrachten, turnlessen, repetities, muziek, ) zijnde: - t Pakhuis te Huldenberg - Zaal Vandervorst te Loonbeek - Zaal Ter Dijle te St-Agatha-Rode - Zaal De Linde te Ottenburg - Zaal Ten Wijngaerd, te Neerijse - Vergaderruimte Huis Ter Dijle te St-Agatha-Rode ARTIKEL 2: Verhuur De lokalen van het gemeenschapscentrum kunnen alle dagen opengesteld worden. Onder het gebruik per dag verstaat men van 9 uur s morgens tot s anderdaags 7 uur. ARTIKEL 3: Tentoonstellingsruimte 1. De tentoonstellingsruimte in het gemeentehuis wordt gratis ter beschikking gesteld voor kunstenaars en verenigingen, woonachtig in Groot-Huldenberg. 2. De tentoonstellingsruimte is alle werkdagen tussen 9u00 en 15u45 toegankelijk, op vrijdag tot 12u00 en op donderdagavond tevens tussen 17u30 en 19u De reservatie van de tentoonstellingsruimte gebeurt op de cultuurdienst (Gemeenteplein 1, 3040 Huldenberg, ). De kunstenaars staan zelf in voor het ophangen en plaatsen van de werken. ARTIKEL 4: Reservaties 1. De aanvraag tot het gebruik van de lokalen kan maximum 15 maanden op voorhand op het secretariaat van het gemeentehuis van Huldenberg (Gemeenteplein 1, 3040 Huldenberg, ). Er wordt voorrang verleend aan verenigingen en inwoners uit de gemeente. Aan de basisscholen van Groot-Huldenberg wordt gratis gebruik verleend. 2. De reservaties worden opgenomen in het elektronisch reservatiesysteem. Bij elke reservatie wordt een contract opgemaakt met vermelding van de volgende gegevens: het gehuurde lokaal, naam + adres huurder en verantwoordelijke, activiteit, datum en eventuele huurprijs. 3. Bij reservatie stemt de gebruiker in met de voorwaarden en normen van het gebruikersreglement en de vaststelling van de gebruikersprijs. 7

8 4. Bij opzegging van de overeenkomst door de huurder, binnen de 14 dagen voor de gereserveerde datum, blijft 100 % van de huur verschuldigd, tenzij bij overmacht. De verhuurder behoudt het recht om reservaties te annuleren in geval van overmacht of rampen (bijvoorbeeld een verkiezing of een referendum). De huurder kan hiervoor geen enkele vorm van tegenprestatie eisen van de verhuurder. ARTIKEL 5: Kostprijs gebruik lokalen gemeenschapscentrum 1. De huurprijs dient betaald te worden bij reservatie. Enkel na het betalen van het huurgeld, wordt de reservatie als definitief beschouwd. Bij opzegging van de overeenkomst door de huurder, binnen de 14 dagen voor de gereserveerde datum, blijft 100 % van de huur verschuldigd, tenzij bij overmacht. 2. De reservaties van verenigingen uit Huldenberg worden via facturatie aangerekend. 3. Voor inwoners en de commerciële instellingen uit Huldenberg, die de lokalen wensen te gebruiken, wordt de huurprijs, gebruik keuken inbegrepen, als volgt vastgesteld: - 150,00/dag - 50,00/avond vanaf 17u voorafgaand op de gereserveerde dag - 50,00/voormiddag tot 12u aansluitend op de gereserveerde dag 4. Voor verenigingen, commerciële instellingen en personen van buiten de gemeente wordt de huurprijs, gebruik keuken inbegrepen, als volgt vastgesteld: - 300,00/dag - 100,00/avond vanaf 17u voorafgaand op de gereserveerde dag - 100,00/voormiddag tot 12u aansluitend op de gereserveerde dag 5. Voor de erkende Huldenbergse verenigingen wordt voor de activiteiten, die uitsluitend voor eigen leden georganiseerd worden (vergaderingen, vormingsmomenten, etentje voor de leden,...), de huurprijs per dag als volgt vastgesteld: Zaal zonder keuken: gratis Zaal met keuken: 10,00 6. Voor de erkende Huldenbergse verenigingen wordt voor volgende activiteiten die tevens toegankelijk zijn voor niet-leden de huurprijs per dag als volgt vastgesteld: Informatieavonden, lezingen en cursussen Zaal zonder keuken: gratis Zaal met keuken: 10,00 Toneel, filmavonden, kaartavonden, tentoonstellingen, eetfestijnen, quiz, opendeur,... Zaal zonder keuken: 25,00 Zaal met keuken: 50,00 Fuiven Bals, Fuiven: 150,00 7. De Dorpsraden, waarmee het college van burgemeester en schepenen samenwerkingsverbanden goedgekeurd heeft, kunnen gratis gebruik maken van de lokalen 8

9 van het gemeenschapscentrum en dit voor het gebruik voor bestuurs- en algemene vergaderingen, zonder keuken. 8. Aan de basisscholen van Groot-Huldenberg wordt gratis gebruik verleend. 9. Voor activiteiten die in samenwerking met de gemeente worden georganiseerd, kan het College beslissen om gratis gebruik te verlenen. Huurders die de gratis infrastructuur ter beschikking krijgen, hebben dezelfde rechten en plichten als de betalende huurders. ARTIKEL 6: Drankverbruik De bieren, waters en frisdranken die in de gemeentezalen en de bijhorende percelen verbruikt worden, dienen door de huurder aangekocht te worden bij de bierhandelaar waarmee door het gemeentebestuur een overeenkomst werd afgesloten. Elke gebruiker neemt hiervoor een tweeetal weken voor het gebruik van de zaal, contact op met de drankleverancier. Het drankverbruik wordt door de gebruiker in het daartoe bestemde boekje genoteerd. Voor het gebruik van het koffieapparaat - type Beyers, dient de huurder koffie te kopen bij de zaalverantwoordelijke. ARTIKEL 7: Aansprakelijkheid en vergunningen 1. De huurder is burgerlijk aansprakelijk voor elke activiteit die onder zijn naam doorgaat. Ongevallen tengevolge aard en organisatie van zijn activiteit vallen uitsluitend onder zijn last. De huurder wordt verzocht hiervoor de nodige verzekeringen af te sluiten. Er dient echter geen brandverzekering afgesloten te worden, aangezien de brandverzekering van het gemeentebestuur een afstand van verhaal voorziet aan derden. 2. De huurder is verplicht om de gehele zaaluitrusting met het nodige respect en de nodige voorzichtigheid te behandelen en na de activiteit alles terug te plaatsen op de daartoe bestemde plaatsen. 3. Schade en technische defecten dienen gemeld te worden aan de zaalverantwoordelijke. De huurder vergoedt de schade aan het gebouw of meubilair via overschrijving, na aanrekening door het gemeentebestuur. 4. Elke gebruiker is verantwoordelijk voor het aanvragen van de nodige vergunningen zoals onder andere: - vergunning sterke drank, - muziek (SABAM, billijke vergoeding), - afwijking nachtlawaai, - afwijking sluitingsuur dansgelegenheden, - veiligheidsvoorzieningen bij grotere evenementen, - 5. Het geluidsdrukniveau van elektronisch versterkte muziek is beperkt tot 85dB. Het College kan een toelating geven deze beperking te laten vervallen binnen een bepaalde tijdspanne als muziekactiviteit bij bijzondere gelegenheden. Hiervoor dient de gebruiker expliciete toelating te vragen aan het College. 9

10 ARTIKEL 8: Verantwoordelijkheid De huurder stelt een meerderjarige verantwoordelijke aan die het contract tekent, aanwezig is tijdens de huurperiode en die instaat voor: het toezicht, de ingangscontrole, het voorkomen van beschadiging, het vermijden van geluidshinder, het doven van de lichten, het sluiten van de deuren. ARTIKEL 9: Sleutel Het openstellen van het gebouw of het afgeven van de sleutel aan de huurder zal gebeuren door de zaalverantwoordelijke. Indien de huurder, bij de ingebruikname van de zaal, geen opmerkingen meldt bij de zaalverantwoordelijke of de gemeentelijke diensten, stemt de gebruiker in met de toestand van de zaal. Na de activiteit bezorgt de huurder de sleutel terug aan de zaalverantwoordelijke of het gemeentebestuur. ARTIKEL 10: Podium Het gemeentepodium dat ter beschikking gesteld wordt van de verenigingen, mag maximum 14 dagen voor de manifestatie opgesteld worden in de gemeentezaal, op voorwaarde dat er in die periode geen belangrijke activiteiten plaatsvinden. Het podium is enkel binnenshuis/overdekt te gebruiken. ARTIKEL 11: Rookverbod Het is verboden te roken in de gemeentezalen, volgens het KB 13 december 2005 tot het verbieden van roken in openbare plaatsen. ARTIKEL 12: Overnachting Het is verboden te overnachten in de lokalen van het gemeenschapscentrum. ARTIKEL 13: Schoonmaak 1. Na verloop van de activiteit dienen alle lokalen grondig schoongemaakt te worden (vloeren dweilen, toog en vensterbanken reinigen, toiletten poetsen, meubilair reinigen). Het keukengerei en de apparaten, servies, bestek en glazen moeten degelijk afgewassen worden en teruggeplaatst worden in de daartoe bestemde keukenkasten. Materiaal en eventuele apparaten van de huurder moeten verwijderd worden bij het beëindigen van de activiteit en kunnen niet opgeslagen worden in de gemeentezalen. 2. Vuilnis, inclusief frituurolie moet door de huurder meegenomen worden. 3. Na het verlaten van de zaal dient de gebruiker de gaskraan van het gasfornuis dicht te draaien en dienen de stekkers van de koelkasten uitgetrokken worden (met uitzondering van koelkasten achter toog) 4. Indien de zaal niet wordt achtergelaten zoals gesteld in bovenvermelde paragrafen, wordt aan de gebruiker een geldsom aangerekend van 150,00 euro Dit reglement werd het laatst aangepast op de gemeenteraad van 27 november 2014 Als gebruiker van deze lokalen dien je in bezit te zijn van een mobiele telefoon om in geval van nood de hulpdiensten te verwittigen! 10

11 GEMEENSCHAPSCENTRUM HULDENBERG Praktische gegevens (aanvulling op het gebruikersreglement) 1. Toegang tot de zaal: de sleutel en toestand van de zaal De sleutels van de zalen De Linde, Ter Dijle, Vandervorst en Ten Wijngaerd dienen bij de zaalverantwoordelijke afgehaald en teruggebracht te worden. Gelieve op voorhand telefonisch contact op te nemen, om af te spreken wanneer je hiervoor bij hen terecht kan. De sleutels van zaal t Pakhuis verkrijg je op het secretariaat van het gemeentehuis (openingsuren zie achteraan in deze bundel). Bij het in verkrijgen van de sleutel, stem je als gebruiker in met de toestand van de zaal. Mocht je bij het betreden van de zaal gebreken vaststellen betreffende het ontbreken van materiaal, de netheid van de zaal of andere, gelieve dit dadelijk te melden aan de zaalverantwoordelijke. Deze kosten worden steeds aangerekend aan de laatste gebruiker. Als huurder van de zaal heb je toegang van 9u00 s morgens tot 7u00 s morgens s anderendaags. Tegen die tijd dient de zaal schoongemaakt te zijn! 2. Drankverbruik in de gemeentezalen De bieren, waters en frisdranken die in de gemeentezalen en bijhorende percelen verbruikt worden, dienen door de huurder besteld/aangekocht te worden bij volgende bierhandelaar: N.V. Drankencentrale - Vander Schelde Melkstraat MACHELEN Tel Fax ! U dient altijd de bierhandelaar te verwittigen bij de organisatie van een activiteit in één van de gemeentezalen! Assortiment dranken: Bieren: Primus pils, Witbier Haacht, Speciale 1900, Duvel, Kriek Jacobins, Tongerlo blond en donker, Tongerlo 8, Vat primus pils 30 of 50l, Vat witbier Haacht 20l. Frisdranken: Val waters, Val orange, Val tonic, Val agrumes, Val ice tea,, Pepsi cola, Pepsi Max en Looza vruchtensappen. Wijnen zijn vrij aan te kopen. Wie wenst kan deze ook via NV Drankencentrale Vander Schelde bestellen. 11

12 BELANGRIJK! Gelieve het drankverbruik na te tellen en te noteren in het daarvoor bestemde boekje op de toog. Het formulier bestemd voor de gebruiker vult u in, de twee andere laat u in het boekje zitten! De facturatie gebeurt nadien door de drankleverancier. Er worden geen dranken ter plaatse afgerekend! Lege flessen worden steeds in de daartoe bestemde bakken teruggeplaatst. Glazen worden droog in de rekken geplaatst. 3. Gebruik van koffie in de gemeentezalen Koffieapparaten: - Zaal Vandervorst, Loonbeek: 2 percolators (80 tassen en 120 tassen) - Zaal t Pakhuis, Huldenberg: 2 percolators (50-60 tassen en tassen) - Zaal De Linde, Ottenburg: 2 percolators (80 tassen) 1 koffieapparaat type Beyers (thermos 12 tassen) - Zaal Ter Dijle: 2 percolators (80 tassen en 110 tassen) 1 koffieapparaat type Beyers (thermos 12 tassen) - Zaal Ten Wijngaerd, Neerijse: 2 percolators (110 tassen) - Vergaderruimte Huis Ter Dijle: 1 koffieapparaat type Beyers (thermos 12 tassen) Aandacht: Voor het gebruik van het koffieapparaat - type Beyers, dient de koffie steeds aangekocht te worden bij de zaalverantwoordelijke. (2,00 euro per pakje) U dient te wachten op de bieptoon, alvorens de thermos uit het toestel te halen. Geschatte hoeveelheid koffie per percolator: +/- 5 gr per kop of +/- 375 gr koffie voor 80 tassen. Vullen met koud water en tijdig opzetten (duurt 45 minuten alvorens koffie klaar is). Deze toestellen hebben géén papieren filter nodig. Zorg dat het toestel voldoende afgekoeld is, alvorens opnieuw te gebruiken. Niet onderdompelen in water!! (zie gebruiksaanwijzing in de keuken, aan de muur of in de kast) 4. Gebruik gasfornuis Voorzie steeds lucifers (best lange) of een aansteker 1. Draai aan knop van het te gebruiken gasbekken tot stand ( ) en hou deze knop ingedrukt. 2. Hou de lucifer met vlam intussen tegen de thermokoppel (aan inkeping in ronding gaspit vooraan of achteraan) tot het thermokoppel warm is en de waakvlam gaat branden. 3. Laat zachtjes de knop los (indien waakvlam terug uit gaat: herhaal bovenstaande stappen). 4. Draai de knop verder tot de gewenste stand zodat de hoofdbrander van de bijhorende pit gaat branden. 5. Tijdens de activiteit kan je de waakvlam laten branden, zo hoef je niet steeds alle stappen te herhalen. 6. Zorg dat na de activiteit alle knoppen op stand 0 staan!! 12

13 5. Gebruik friteuse type Berio s Friteuse altijd tot maximum vullen met frituurolie (20l per friteuse). Stand nr. 6 = 190 C Stand nr. 7 = 210 C Stand nr. 7 enkel gebruiken bij intensief gebruik (bvb. eetfestijnen). Tijdens rustmomenten overschakelen naar stand 6!! 6. Gebruik gasoven 1. Open de ovendeur, druk de knop in en draai hem op stand ( ). Terwijl je de knop ingedrukt houdt, maak je de waakvlam met lucifer aan (dit vraagt enig zoekwerk: het makkelijkste is dat je de bodemplaat hiervoor optilt). 2. Controleer deze handeling via de opening in de bodem. Houdt de knop nog een 20-tal sec. ingedrukt zodat het veiligheidsysteem kan beginnen werken. 3. Stel vervolgens de meest geschikte temperatuur af op grond van je bereiding. Hou rekening met de temperaturen ten opzichte van de stand: Kleine vlam: 160 2: 170 3: 185 4: 200 5: 215 6: 235 7: 260 Grote vlam: 300 REINIGEN VAN DE KEUKEN: Laat de apparaten steeds afkoelen alvorens te reinigen. Voor de friteuse gebruik je het daarvoor bestemde product. Contacteer hiervoor steeds de zaalverantwoordelijke! 7. Netheid van de zaal Als gebruiker sta je in voor de afwas van het gebruikte materiaal. handdoeken, afwasmiddel, schoteldoeken en/of schuursponsje Gelieve te zorgen voor De zaal dient voor 7u00 s morgens gereinigd te worden (dweilen van de zaal, toog en keuken reinigen, keukenapparaten, WC s niet vergeten) Alle vuilnis dient door de gebruiker worden meegenomen (gelieve de vuilbakjes in de toiletten en frituurolie niet te vergeten). Je spreekt best op voorhand af met de zaalverantwoordelijke om samen de zaal te controleren na het gebruik. 13

14 GEMEENSCHAPSCENTRUM HULDENBERG Prijslijst materiaal OMSCHRIJVING PRIJS Grote borden 3,00 (plat en diep) Dessertbord 2,75 Kop 1,50 Ondertas 0,75 Messen en dessertmessen 2,90 Vorken, soeplepels, dessertvorken en 0,75 dessertlepels Koffielepels en taartvorken 0,90 Pollepels 5,00 Opdienpollepels 12,00 Visspaan groot inox 6,20 Frietspaan groot 15,00 Karaffen 1,60 Koffiekannen 15,00 Melkkannen 14,40 Suikerpotten inox 3,35 Peper- of zoutvatje 1,20 Sauskommen inox 3,10 Groentenkommen inox klein 5,00 Groentenkommen inox groot 9,50 Soepkommen 25,00 Glazen kommetjes 0,70 Schotels met kraalrand 16,00 Kurkentrekker Wijnglazen 0,90 Glazen limo/pils 0,65 Glazen Hoegaerden 0,90 Glazen Leffe 1,75 Glazen Pale Ale 1,25 Glazen Kriek 1,15 Snijplank 29,32 14

15 GEMEENSCHAPSCENTRUM HULDENBERG Reservaties Gemeente Huldenberg Secretariaat Gemeenteplein Huldenberg 02/ / info@huldenberg.be De zaal ligt definitief vast na betaling van de huurprijs. Betalen kan via bancontact of via overschrijving via BE BIC: GKCCBEBB. Openingsuren: Maandag 9u00-12u00 13u30-16u00 Dinsdag 9u00-12u00 13u30-16u00 Woensdag 9u00-12u00 13u30-16u00 Donderdag 9u00-12u00 13u30-16u00 17u30-19u30 Vrijdag 9u00-12u00 15