Calamiteitenplan Deel B: Calamiteitenorganisatie 1.0. Datum 22 januari 2013 Opgemaakt door afdeling Strategie & Beleid Kenmerk

Transcriptie

1 Calamiteitenplan Deel B: Calamiteitenorganisatie 1.0 Datum 22 januari 2013 Opgemaakt door afdeling Strategie & Beleid Kenmerk

2 Pagina 2 van 37 INHOUDSOPGAVE Inleiding Crisisteams Veldeenheden Waterschap Actie Team (WAT) Waterschap Operationeel Team (WOT) Waterschap Beleidsteam (WBT) Overige teams Overzicht Calamiteitenorganisatie Waterschap Netwerk Respons op een calamiteit Melding en alarmering Fasering Opschaling en afschaling Bereikbaarheid Crisisoverleg Faciliteiten Bijlage 1 Oproeplijst Bijlage 2 Overzichtskaart Bijlage 3 Bereikbaarheidsgegevens externen Bijlage 4 Situatieverslag Bijlage 5 Situatierapport (SITRAP) Bijlage 6 Werkprocedure ACC

3 Pagina 3 van 37 Inleiding De kern van het calamiteitenplan is beschreven in dit deel. Deel B: Calamiteitenorganisatie beschrijft de werkwijze van het waterschap ten tijde van een crisis. Dit gaat dan uitsluitend over de respons op incidenten en calamiteiten. De preparatie op calamiteiten en de nazorg staan uitgebreid beschreven in deel A: Beleid. Het onderscheid dat hierin wordt gemaakt is dat alle zaken uit dit deel plaatsvinden in situaties waarbij de tijd-tempo factor zeer hoog ligt en/of structurele schade aan het verzorgingsgebied ontstaat of dreigt te ontstaan. In die situaties is de crisisorganisatie van het waterschap actief en handelt volgens de in dit deel beschreven wijze. 3

4 Pagina 4 van Crisisteams In dit hoofdstuk (crisisteams) wordt weergegeven welke teams in het kader van respons op calamiteiten actief (kunnen) zijn. Daarbij wordt in principe bottom-up gewerkt. Dit betekent dat in principe de laagst gecategoriseerde eenheid of medewerker (buiten), hogere teams moet initiëren. Wat volgt is een beschrijving van de teams en de taakverdeling van de teams onderling. Daarnaast is met de snelheid van informatie in de samenleving sprake dat op alle niveaus binnen en buiten de organisatie signalen opgevangen kunnen worden van (mogelijke) calamiteiten. Hiermee wordt rekening gehouden in de procedures in dit deel. Voor een overzicht van de indeling van de calamiteitenteams wordt verwezen naar het overzicht van de calamiteitenteam in bijlage 1. Deze is in principe voor intern gebruik en wordt periodiek geactualiseerd binnen het waterschap. De volgende teams komen aan de orde: - Veldeenheden en de Officier van Dienst Waterschap (OVD-W) - Waterschap Actie Team (WAT) - Waterschap Operationeel Team (WOT) - Waterschap Beleidsteam (WBT) - Overige teams / Gremia - Belangrijkst teams in het netwerk 4

5 Pagina 5 van Veldeenheden De veldeenheden zijn de kern van de bestrijding. Zij zijn belast met de uitvoering van de bestrijdingstactiek.. Er zijn vier soorten veldeenheden te onderscheiden, namelijk: - Handhaving (HH) - Beheer en Onderhoud Watersystemen (BWS) - Onderhoud Technische Installaties (OTI) - Beheer Waterketen (BWK) Veldeenheden Handhaving - Betreft de waterschapsinspecteurs van de Afdeling Vergunning en Handhaving. - Eerste aanspreekpunt bij lozingen op oppervlaktewater. Zet acties uit om de kwaliteit van het oppervlaktewater te monitoren en beschermen. - Neemt monsters en/of foto s t.b.v. de bestrijding en nazorg. Beheer en Onderhoud Watersystemen en - keringen - Betreft de medewerkers van de afdeling Beheer en Onderhoud Watersystemen, belast met de uitvoering en aansturing beheer en onderhoud van waterlopenen keringen in het verzorgingsgebied. - Eerste aanspreekpunt bij wateroverlast, watertekort, hoogwater en/of problemen aan de waterkeringen. Verzorgt de dijkbewaking en onderhoud van watergangen. Beheert en bedient oppervlaktewaterwerken, zoals stuwen, gemalen en pompen ten behoeve van een goed waterpeil en/of goede waterkwaliteit. - Verrichten metingen en/of nemen foto s t.b.v. de bestrijding en nazorg. Onderhoud Technische Installaties - Betreft de medewerkers van de afdeling Onderhoud Technische Installaties, belast met de uitvoering en aansturing van het onderhoud van elektronisch en mechanische installaties en materieel. - Ondersteunend voor alle betrokken veldeenheden ten behoeve van de werking van betrokken installaties en materieel. Beheer Waterketen - Betreft de medewerkers die belast zijn het beheer van de zuiveringstechnische werken. - Eerste aanspreekpunt bij verstoring van de bedrijfsvoering van zuiveringstechnische werken met gevolgen voor water, lucht (geur) en bodem. - Betrokken bij verstoring van de kwaliteit van het oppervlaktewater vanwege mogelijke gevolgen voor de bedrijfsvoering van de zuiveringstechnische werken. - Neemt monsters en/of foto s t.b.v. de bestrijding en nazorg. Projectrealisatie - In het veld zijn medewerkers van projectrealisatie ondersteunend en adviserend aan de beheerafdelingen en de OvD-W (zie leiding in het veld) ten aanzien van het herstel van waterstaatswerken of bescherming van waterstaatswerken. 5

6 Pagina 6 van 37 Bovenstaande beschrijving betreft de kerntaken en verantwoordelijkheden van de veldeenheden bij calamiteiten. De specifieke werkwijze bij de verschillende soorten calamiteiten worden beschreven in Deel D: Calamiteitenbestrijding. Leiding in het veld Bij de calamiteit betrokken gebied(en) worden altijd voorzien van één coördinator als aanspreekpunt voor het WAT, de netwerkpartners en betrokken medewerkers in het veld. De coördinator wordt aangewezen en aangestuurd door het Hoofd WAT, eventueel via een technisch specialist. Deze rol wordt ingevuld door: - Teamleider van BWS (bij waterkwantiteits- of waterkeringsgerelateerde calamiteiten) - Teamleider van BWK (bij zuiveringstechnische calamiteiten, inclusief persleidingen) - Teamleider van OTI (bij uitval van technische installaties of ter vervanging van andere teamleiders) - Waterschapsinspecteur (bij waterkwaliteitsincidenten) De verantwoordelijkheid van deze rol is te zorgen dat alle acute operationele maatregelen direct uitgevoerd en afgestemd worden met betrokken partijen en stand van zaken, ontwikkelingen en knelpunten worden doorgegeven aan het WAT. Indien één of meer betrokken medewerker(s) van het waterschap of derden zich niet kunnen vinden in de te nemen maatregelen, koppelt de coördinator dit terug naar het Hoofd WAT ter beoordeling in het WAT. - Bij hoogwater noemen we de rol van coördinator Hoofd Dijkpost en vindt de leiding altijd plaats vanaf de dijkposten (Baarn, Twello, Wageningen, Wapenveld). Deze rol betreft het direct aansturen van de dijkbewaking. - Bij wateroverlast, watertekort, waterkwaliteit en zuivering is de rol coördinator op de plaats van het incident. Indien wordt samengewerkt met andere hulpdiensten fungeren genoemde functionarissen ten opzichte van andere hulpverleningsdiensten. We noemen deze rol dan Officier van Dienst Water(schap), OvD-W. Dit maakt voor andere hulpdiensten herkenbaar wat de rol is van deze coördinator. 1.2 Waterschap Actie Team (WAT) Het Waterschap Actie Team (WAT) is belast met het bepalen van de bestrijdingstactiek. Dit betekent dat zij de technische en operationele maatregelen die worden getroffen bij calamiteiten bijsturen en afstemmen op andere instanties. De meerwaarde van het WAT is dat het team de overzicht heeft door de afstand van de incidentlocatie en de middelen heeft om de gehele situatie te kunnen analyseren (computers voor rekenmodellen, GISapparatuur, plannen en procedures). Daarmee kan het WAT de situatie op afstand beschouwen, berekenen en analyseren van de scenario s en acties in het veld bijsturen. Taken Verzamelen van operationele informatie over de calamiteit; bundelen van de ontvangen informatie van netwerkpartners en het veld; contacten onderhouden met uitvoerende teams (veldeenheden via OvD-W); analyseren van de informatie en het opstellen van scenario s 6

7 Pagina 7 van 37 bepalen van de bestrijdingtactiek, gericht op de uitgewerkte scenario s en beperking van gevolgen. Coördineren en faciliteren van technische maatregelen in het veld; informeren en adviseren van het WOT/OLW. indien nodig, verzorgen van vertegenwoordiging in CoPI. bijhouden van de actuele situatie op kaartmateriaal. bijhouden logboek opstellen van situatierapporten van de vergaderingen; initiëren van evaluatie (fase 1). Bezetting Het WAT bestaat tenminste uit de volgende leden: Hoofd WAT (voorzitter) o Eindverantwoordelijk voor de taken van het WAT, tevens technisch voorzitter. o Is bevoegd bij opschaling opdrachten te geven aan alle medewerkers van het waterschap, met uitzondering van programmamanagers, directie en bestuur. Technisch Specialist(en) (betrokken vakgebied(en): wateroverlast, waterkeringen, watertekort/droogte, oppervlaktewaterkwaliteit en waterzuivering/procestechnologie) o Eerste aanspreekpunt voor analyse en opstellen van scenario s. Specialist Beheer (Watersysteem of Waterketen) / Handhaving o verzamelt informatie uit het veld en voorziet in coördinatie naar het veld. Adviseur Communicatie o Vat kernboodschap samen en bereidt communicatiestrategie ten behoeve van het WOT. o Bij lage communicatie-intensiteit direct afhandelen van acties (interne en externe communicatie). o Stemt waar nodig af met algemene kolom over communicatiestrategie. Adviseur Juridische Zaken o Adviseert over juridische vraagstukken: aansprakelijkheid, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die bij de directe bestrijding van belang zijn. GIS medewerker o Toont en bewerkt kaartmateriaal. Administratief medewerker o Zorgt voor verslaglegging en archivering. Informatiemanager o Verzorgt situatieverslag en bewaakt duidelijkheid, validiteit en beschikbaarheid van relevante informatie voor de calamiteitenorganisatie en netwerkpartners. Daarbij kunnen bij sommige calamiteiten de volgende specialisten worden ingeschakeld. Specialist Onderhoud Technische Installaties o Levert onderhoudstechnische kennis. Specialist Stedelijk Gebied o Levert kennis over stedelijk water(keten)beheer Projectleiders in het bron- en effectgebied van de calamiteit. o Levert kennis over risico s van en voor lopende projecten. Calamiteitenadviseur o Kan voorzien in procesbewaking. Er kunnen, indien de situatie daar om vraagt, meerdere technisch specialisten of adviseurs worden toegevoegd aan het WAT. Dit besluit ligt bij het hoofd WAT. Het WAT kan besluiten om de servicedesk in te schakelen als callcenter, waar alle 7

8 Pagina 8 van 37 berichtgeving rondom een calamiteit wordt ontvangen en doorgezonden of - verbonden. Dit besluit ligt bij het hoofd WAT. 1.3 Waterschap Operationeel Team (WOT) In het Waterschap Operationeel Team worden de organisatorische kaders van de calamiteitenorganisatie bepaald. Binnen het operationeel team bestaat het overzicht over alle facetten van de calamiteit. De meerwaarde van het WOT is dat bij grotere calamiteiten meer impact is op het waterschap en organisatorische en bestuurlijke knelpunten ontstaan. Het gaat dan over communicatie, aflossing van personeel, aansprakelijkheidskwesties en aantasting van belangen. Daarnaast kan door het WOT afstemming plaatsvinden met andere teams op tactisch niveau. De operationeel leider waterschap (OLW) is de schakel tussen het operationeel team en het beleidsteam. Daar waar beslissingen worden genomen met (grote) gevolgen voor de strategie van het waterschap legt de OLW de situatie voor aan het beleidsteam en geeft daarbij een advies van het operationeel team. Alle rollen die zowel in het WAT als WOT vertegenwoordigd zijn (communicatie, juridische zaken, administratief, GIS, Hoofd WAT) wordt in beide teams door dezelfde persoon vervuld. Hiermee is betrokkenheid en bekendheid met het incident geborgd. Taken Inventarisatie van organisatorische en bestuurlijke vraagstukken van de calamiteit. Analyse van de organisatorische impact van de calamiteit:: Juridisch (aansprakelijkheid) Financieel (kosten) Personeel/materieel (werkbelasting en slagkracht) Opstellen en monitoren van de communicatiestrategie Analyse van de bestuurlijke impact van de calamiteit: Aantasting van strategische belangen van stakeholders en het waterschap. Binnen de organisatorische en bestuurlijke kaders monitoren en controleren van de voortgang van het WAT; Aansturen op beschikbaar stellen van voldoende middelen, materieel, personeel en informatie voor de gehele calamiteitenbestrijding, zo nodig doen van voorstellen aan het ROT en WBT tot het aanvragen van personele en/of materiële bijstand van elders; Indien nodig, verzorgen van vertegenwoordiging in ROT door (plv.) hoofd WAT of OLW. Indien bestuurlijke vraagstukken worden gesignaleerd: voorstellen doen aan WBT over de te nemen besluiten; vertalen van de strategie van het beleidsteam in een tactiek voor het WAT; Onderhouden van contacten en overleg met andere betrokken organisaties op tactisch coördinerend niveau; bijhouden van de actuele situatie op kaartmateriaal. Bijhouden logboek Opstellen van situatierapporten van de vergaderingen; 8

9 Pagina 9 van 37 Bezetting Het WOT bestaat tenminste uit de volgende leden: Operationeel Leider Waterschap (OLW), voorzitter o Eindverantwoordelijk voor de calamiteitenbestrijding van WOT en WAT en advisering aan WBT. Hoofd WAT o Adviseert over technische en organisatorische aangelegenheden. Adviseur Communicatie o Adviseert over de communicatiestrategie en voert deze uit. Adviseur Juridische Zaken o Legt eventuele juridische knelpunten voor en adviseert hierover. GIS medewerker o Toont en bewerkt kaartmateriaal. Administratief medewerker o Zorgt voor verslaglegging en archivering. Informatiemanager o Verzorgt situatieverslag en bewaakt duidelijkheid, validiteit en beschikbaarheid van relevante informatie voor de calamiteitenorganisatie en netwerkpartners. Indien nodig: Hoofd van de ondersteuningsgroep. Er kunnen, indien de situatie daar om vraagt, meerdere personen worden toegevoegd aan het WOT. Dit besluit ligt bij de OLW. 1.4 Waterschap Beleidsteam (WBT) Het Waterschap BeleidsTeam (WBT) is belast met stellen bestuurlijke en beleidsmatige kaders. Dit houdt in dat de strategie voor het optreden van de calamiteitenorganisatie wordt bepaald. Om tot een goede strategie te komen is afstemming met externe organisaties op beleidsniveau noodzakelijk. Deze afstemming vindt plaats door overleg van het beleidsteam met vergelijkbare teams binnen de externe instanties (bijvoorbeeld het gemeentelijk of regionaal beleidsteam). De beleidsbepaling en bestuurlijke afstemming zijn een essentieel onderdeel van het optreden van de calamiteitenorganisatie. Naast de bestuurlijke verantwoordelijkheid die door het WBT wordt gedragen, is een belangrijke meerwaarde dat de dijkgraaf en het dagelijks bestuur over noodbevoegdheden beschikken. Deze kunnen in de meest prangende situaties worden ingezet om de bestuurlijke verantwoordelijkheden van het waterschap waar te kunnen maken. Taken Bepalen van beleidsmatige uitgangspunten voor de calamiteitenorganisatie, op basis van adviezen van het WOT of op eigen initiatief: o het nemen van bestuurlijke beslissingen met betrekking tot de bestrijding van de calamiteit, voor zover de bevoegdheid reikt en in samenspraak met de overige organisaties; o voorstellen doen aan de algemene keten over bestuurlijke coördinatie; het toepassen van noodbevoegdheden of het doen van voorstellen hiertoe aan derden; o anticiperen op juridische en financiële consequenties; zo nodig zorgen voor liaison naar het GBT/RBT; formaliseren van aanvragen van personele en materiële bijstand van elders; vaststellen van een voorlichtingsstrategie en zorg dragen voor voorlichting aan publiek en pers; 9

10 Pagina 10 van 37 bijhouden logboek opstellen van situatierapporten van de vergaderingen; initiëren van de evaluatie (fase 3 en in overleg in fase 4). Bezetting Het WBT bestaat tenminste uit de volgende leden: Dijkgraaf o Neemt bestuurlijke besluiten en maakt daarbij indien nodig gebruik van (nood)bevoegdheden. o Namens het dagelijks bestuur eindverantwoordelijk voor de bestuurlijke besluitvorming. Ambtelijke leiding (directie) o Eerste adviseur van de dijkgraaf ten aanzien van bestuurszaken en bedrijfsvoering o Eindverantwoordelijk voor het optreden van de gehele ambtelijke organisatie. o Technisch voorzitter, indien gewenst. Operationeel Leider Waterschap o Eerste adviseur ten aanzien van de calamiteitenbestrijding. o Zorgt voor uitvoering van bestuurlijke en beleidsmatige kaders van het WBT. o Eindverantwoordelijk voor de (ambtelijke) calamiteitenorganisatie. Adviseur Communicatie o Legt de communicatiestrategie voor en geeft hier uitvoering aan. Adviseur Juridische Zaken o Geeft eventuele (bestuurlijk) juridische knelpunten weer en adviseert over het gebruik van bevoegdheden. GIS medewerker o Toont kaartmateriaal voor het WBT. Administratief medewerker o Zorgt voor verslaglegging en archivering. Er kunnen, indien de situatie daar om vraagt, meerdere personen worden toegevoegd aan het WBT. Dit besluit ligt bij de dijkgraaf. 10

11 Pagina 11 van Overige teams Ondersteuningsgroep (OG): De ondersteuningsgroep wordt door het WAT of WOT ingeschakeld, om de calamiteitenorganisatie op facilitair vlak (catering, huisvesting etc.) of ICT-gebied (automatisering, communicatiemiddelen) te ondersteunen. Indien het veld ondersteuning nodig heeft, wordt dit gemeld bij het WAT. Het WAT draagt er vervolgens zorg voor dat de benodigde ondersteuning wordt geleverd. Het is aannemelijk dat structurele ondersteuning benodigd is bij een grotere calamiteit, dus in fase 2. Derhalve neemt het hoofd van de Ondersteuningsgroep deel aan het WOT, indien de ondersteuningsgroep nodig is. Uiteraard kan ook adhoc ondersteuning worden gevraagd vanuit de respectievelijke afdelingen (Services en Informatiemanagement). De ondersteuningsgroep bestaat ten minste uit: - Hoofd Ondersteuninggroep (Procesmanager Facilitaire Zaken of hoofd Services) - Medewerker gebouwenbeheer en/of bode - ICT-medewerker - Naar behoefte kunnen ook andere medewerkers aan de Ondersteuningsgroep worden toegevoegd. Dit besluit ligt bij het hoofd van de ondersteuningsgroep. Actiecentrum Crisiscommunicatie (ACC): Het ACC met het callcenter servicedesk wordt ingericht bij de volgende situaties (veelal calamiteiten of dreigingen daarvan): - Indien een grote stroom meldingen binnenkomt bij de servicedesk (tijdens kantoortijd) of extern callcenter (buiten kantoortijd). Door servicedesk of extern callcenter - Indien wordt verwacht dat een grote stroom meldingen uit het veld of bewoners binnenkomt. Dit zijn veelal weersomstandigheden of storingen waardoor overlast in (delen van) het verzorgingsgebied kunnen worden verwacht (hoogwaterproblematiek, hevige neerslag, massale vissterfte zijn hier voorbeelden van). Door technisch specialisten of communicatieadviseurs uit het (beoogde) WAT De taken van het ACC/callcenter zijn als volgt te categoriseren en dienen gezamenlijk te worden georganiseerd teneinde eenduidigheid van informatiestromen te bevorderen: Intake en registratie van meldingen - het aannemen en registreren van meldingen door bewoners; - het registeren van de status van afhandeling van meldingen; - het doorverbinden naar andere functionarissen indien nodig (bij persvragen etc.). Veldcoördinatie - het verifiëren, prioriteren en uitzetten van externe meldingen bij veldmedewerkers, veelal via Hoofd Dijkpost of Coördinator; - het verifiëren, prioriteren en uitzetten van meldingen uit het veld; - het terugkoppelen aan de contactpersoon voor het WAT (technisch specialist BWS, BWK of handhaving); - registreren van alle relevante activiteiten. Crisiscommunicatie - afstemming met crisiscommunicatie gemeente / ROT 11

12 Pagina 12 van 37 - beantwoorden van bewonersvragen - beantwoorden van persvragen - volgen en analyseren van berichtgeving in klassieke en sociale media - webbeheer - opstellen van mediaberichtgeving (klassieke en sociale media) - registreren van alle relevante activiteiten. Procescoördinatie: - procesmanager servicedesk Inhoudelijke coördinatie veld: (plv.) technisch specialist BOW/BWK/ Handhaving Inhoudelijke coördinatie crisiscommunicatie: (plv.) communicatieadviseur Sectie intake en registratie: servicedeskmedewerkers Sectie Veldcoördinatie: beleids(ondersteunend) medewerker waterschapsinspecteur/ vergunnningverlener/ sectie Crisiscommunicatie: communicatiemedewerkers Voor verdere informatie over de procedures van het ACC wordt verwezen naar bijlage 6. 12

13 Pagina 13 van Overzicht Calamiteitenorganisatie Waterschap 13

14 Pagina 14 van Netwerk Als het gaat om crisisbeheersing, zijn meer partijen dan uitsluitend de interne crisisteams relevant. Wat volgt is een opsomming met korte beschrijving van alle relevante netwerkpartners. De algemene kolom De algemene kolom is het hart van de crisisbeheersing. In de algemene kolom vinden alle acties en beslissingen plaats met betrekking tot incidenten en crises waarbij de openbare orde of openbare veiligheid in het geding is. Dit betekent dat in veel gevallen de algemene kolom ook een belang heeft bij de calamiteiten waar het waterschap mee geconfronteerd wordt. Van laag naar hoog heeft het waterschap met de volgende partijen te maken: (Gemeenschappelijke) Meldkamer: de (gemeenschappelijke) meldkamer van de hulpdiensten zorgt voor alarmering en opschaling van eenheden of functionarissen van de hulpdiensten en gemeenten bij (dreigende) incidenten of calamiteiten. Zij zijn daarmee het zenuwcentrum van de crisisbeheersing. Commando Plaats Incident (CoPI): gremium op de plaats van het incident waar alle leidinggevenden van operationele diensten (officieren van dienst, OVD-en) zitting hebben en de bestrijding van de bron van het incident plaatsvindt onder eenhoofdige (multidisciplinaire) leiding van een Leider CoPI. Vertegenwoordiging van het waterschap in het CoPI vindt plaats door een teamleider van de betrokken veldeenheid. Regionaal Operationeel Team (ROT): gremium dat in een regionaal crisisruimte de effecten van een crisis bestrijdt. Dit doen zij door op hoger niveau uitvoerende eenheden aan te sturen. Vertegenwoordig van het waterschap vindt plaats door een hoofd WAT of OLW. Deze wordt aangewezen door de dienstdoende Operationeel Leider Waterschap. Gemeentelijk Beleidsteam (GBT): team waar de bestuurlijke besluitvorming plaatsvindt in het kader van een crisissituatie binnen de grenzen van de getroffen gemeente onder leiding van de burgemeester. Vertegenwoordiging van het waterschap vindt plaats door de dijkgraaf of een van de plaatsvervangers. Regionaal Beleidsteam (RBT): team dat binnen de grenzen van de veiligheidsregio bestuurlijke beslissingen neemt onder leiding van de voorzitter van de veiligheidsregio. Vertegenwoordiging van het waterschap vindt plaats door de dijkgraaf of een van de plaatsvervangers. Provinciaal Coördinatiecentrum (PCC): gezien het spectrum van taken en bevoegdheden van de provincie kan de provincie betrokken zijn bij een crisis. In die gevallen zullen zij, indien zij dit nodig achter en hierover beschikken, een PCC inrichten. In principe vindt ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordiging van het waterschap bij de veiligheidsregio plaats, tenzij vertegenwoordiging van het waterschap bij de provincie nadrukkelijk wenselijk of noodzakelijk wordt geacht. 14

15 Pagina 15 van 37 Ministeriële Commissie Crisisbeheersing (MCCB): Het MCCB is een gremium op nationaal niveau waar ministers crisisoverleg voeren. Het MCCB bestaat uit de relevante ministers van de betrokken ministeries. Nationaal Crisiscentrum (NCC): Ambtelijk ondersteunend crisiscentrum, met name gericht op faciliteren van de (interdepartementale) bestuurlijke crisisbeheersing en - besluitvorming. Landelijke Operationele Staf (LOS): Landelijke ambtelijke staf met vertegenwoordigers van alle hulpdiensten (brandweer, politie, geneeskundig, gemeente en defensie) die de MCCB adviseren op operationeel gebied. Daarnaast stuurt deze instantie het Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum aan om regie te kunnen voeren over of ondersteuning te bieden aan de regio s (met name ROT). Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum (LOCC): Ambtelijk ondersteunend crisiscentrum voor de LOS, voornamelijk gericht op de ondersteuning van operationele hulpdiensten (politie, brandweer, geneeskundig, gemeente en Defensie). Het LOCC voorziet in capaciteit voor de hulpdiensten en informatie voor de hulpdiensten. Bij acute behoefte aan mensen en middelen bij het waterschap kan een beroep worden gedaan op het LOCC om te voorzien in deze capaciteit. De waterkolom De waterkolom betreft de crisisgremia waar het waterschap mee te maken heeft in het kader van calamiteitenbestrijding ten aanzien van de waterzuivering, waterkwaliteit, waterkwantiteit en waterkeringen. Waterschappen: Regionale waterbeheerders, verantwoordelijk voor afvalwaterzuivering, waterkwantiteit, waterkwaliteit en waterkeringen. Rijkswaterstaat (regionale diensten): Nationale water en wegenbeheerder, verantwoordelijk voor waterkwantiteitsbeheer, waterkwaliteitsbeheer, vaarwegbeheer en wegenbeheer op rijks(vaar)wegen. Provincie: De provincie heeft een aanwijzingsbevoegdheid richting de waterschappen en hebben in die hoedanigheid een toezichthoudende rol. Vanuit die verantwoordelijkheid hebben zij bij (grootschalige) calamiteiten informatiebehoefte. Departementale Coördinatiecentra (DCC): Crisiscentra van de ministeries. Bijna elk ministerie heeft een DCC, dat de minister ondersteund ten tijde van voor dat ministerie relevante crises. Voor de waterschappen is voornamelijk het DCC van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu van belang. Landelijke Coördinatiecommissie Overstromingsdreiging (LCO): Het LCO is actief bij grootschalige overstromingsdreiging. In die gevallen verzamelt en interpreteert het LCO landelijk alle gegevens van water(kering)beheerders en verspreid deze naar de relevante 15

16 Pagina 16 van 37 nationale partners. Het LCO bestaat uit vertegenwoordigers van de waterschappen en Rijkswaterstaat. Landelijke Coördinatiecommissie Waterverdeling (LCW): Het LCW is actief bij landelijke verdrogingproblematiek. In die gevallen zal het LCW de directeur-generaal Rijkswaterstaat adviseren over welke sectoren met welk water voorzien moeten worden. Landelijke Coördinatiecommissie Milieuverontreiniging water (LCM): Het LCM is actief bij grootschalige milieu-incidenten waarbij het oppervlaktewater in het geding is. Het LCM informeert en adviseert dan betrokken partijen over dreiging en te nemen maatregelen. Andere waterschappen: omliggende waterschappen kunnen een belangrijke adviserende en ondersteunende rol hebben bij calamiteiten of dit van de eigen organisatie vragen. Daarnaast dienen zij als referentiekader voor het eigen optreden bij grootschalige calamiteiten. Rijkswaterstaat (regionale diensten): Rijkswaterstaat kent een vergelijkbare organisatie als de waterschappen als het aankomt op calamiteitenbestrijding. Belangrijkste verschil is dat Rijkswaterstaat zowel weg- als watertaken kent. Rijkswaterstaat is in veel gevallen een belangrijke speler in het informatieveld: zij beschikken over informatie van rijkswateren die van grote invloed zijn op het waterschap. Deze informatie Daarnaast is er samenwerking met de regionale diensten (met name Oost-Nederland). Dit kan zowel gaan over de waterkwaliteit als de waterkwantiteit en keringen op het raakvlak tussen nationaal waterbeheer en regionaal waterbeheer. Daarnaast zijn er diverse andere (kennis)instituten die het waterschap kunnen adviseren of ondersteunen. Hier wordt in de calamiteitenbestrijdingsplannen dieper op ingegaan. 16

17 Pagina 17 van Respons op een calamiteit 2.1 Melding en alarmering De melding van een gevaarlijke situatie wordt hoofdzakelijk door een van de volgende drie partijen geconstateerd en/of gemeld: - eigen (buitendienst)personeel - burgers en bedrijven - hulpdiensten (meldkamer) of andere overheidsdiensten Alarmeren betreft het doorgeven van (urgente) meldingen aan medewerkers van de beheer-, onderhoud- en handhavingsprocessen. Deze wordt dan afgehandeld als incident. Indien uit de melding of de situatie blijkt dat er ernstige gevolgen voor het watersysteem of waterketen (dreigen te) ontstaan of om andere reden coördinatie gewenst of vereist is, dient de calamiteitenorganisatie te worden ingeschakeld. Dit noemen we opschalen. Voor alarmeren wordt altijd het calamiteitennummer van het waterschap gebeld. Intake en registratie Tijdens kantooruren worden meldingen aangenomen door de servicedesk van het waterschap. Buiten kantooruren worden meldingen aangenomen extern callcenter. Doormelding - Tijdens kantooruren worden meldingen doorgezet naar medewerkers van de relevante afdeling. - Buiten kantooruren worden meldingen doorgezet naar wachtdienstmedewerkers van de wachtdienstgroepen handhaving (West of Oost). Indien nodig zetten zij de melding door naar de relevante wachtdienstgroep van watersystemen (BWS) of waterketen (BWK). Afhandeling - Afhandeling en registratie van de melding vindt altijd in overleg plaats tussen de betrokken medewerker en de servicedesk in Planon. 17

18 Pagina 18 van 37 Ten aanzien van externen: partijen uit de algemene kolom, zoals gemeentelijke crisisteams, ROT, RBT etc. worden altijd via de meldkamer/alarmcentrale van de betreffende veiligheidsregio gealarmeerd. Hier zijn altijd de relevante alarmeringsgegevens beschikbaar. Andere partijen worden via hun alarmnummers c.q. reguliere nummers gealarmeerd. 2.2 Fasering Bij alarmering en bij elke vergadering wordt door het hoofd van het WAT voorgesteld tot welke fase wordt opgeschaald. Hierover worden hoofd van het WOT en WBT in kennis gesteld. Dit gebeurt aan de hand van de calamiteitenfasering. Er zijn twee soorten fasering. De fasering van de hulpdiensten en gemeenten (de zogenaamde algemene kolom) binnen de veiligheidsregio s kennen de zogenaamde Gecoördineerde Regionale IncidentbestrijdingsProcedure (GRIP) bij incidenten, rampen en crises. Deze bepaalt op welk niveau hulpdiensten en gemeenten betrokken zijn. Dit is overigens niet geheel uniform, per regio en gemeente kunnen kleine verschillen gehanteerd worden. Daarnaast hanteert het waterschap coördinatiefasen voor het bepalen van de coördinatiebehoefte bij calamiteiten die betrekking hebben op de waterschapstaken. Deze situaties kunnen elk gevolgen voor elkaar hebben: calamiteiten bij het waterschap kunnen gevaar hebben voor de veiligheid van bevolking, infrastructuur en milieu (verantwoordelijkheid van de hulpdiensten en gemeenten in de veiligheidsregio). Veel rampen kunnen gevolgen hebben voor de taakuitvoering van het waterschap (waterkwantiteit, -kwaliteit, -zuivering en -keringen). Het is dus van belang dat ook kennis wordt genomen van de GRIP-fasering (in de veiligheidsregio) om daar op af te stemmen. 18

19 Pagina 19 van 37 SCHEMA Coördinatiefasen waterschap COÖRDINATIEFASE WATERSCHAP Reguliere bedrijfsvoering of vooroverleg OMSCHRIJVING - Incidenten die kunnen worden afgehandeld met de reguliere mensen, middelen en coördinatiestructuren. FASE 1 - (Dreiging van) calamiteit, vermoeden van of vastgesteld gevaar voor mens, dier of waterstaatsbelangen. - Centraal gecoördineerde aanpak gewenst of noodzakelijk. FASE 2 Calamiteit waarbij sprake is van: - Grootschalige communicatieve aandacht. - Juridische knelpunten. - Beleidsmatige knelpunten. - Grootschalige inzet (veldeenheden, communicatie en crisisteams) en/of inzet buiten kantooruren. - Indien zich twee kleinere incidenten voordoen binnen het verzorgingsgebied. FASE 3 - Calamiteit waarbij (met spoed) bestuurlijke beslissingen genomen dienen te worden door waterschap. FASE 4 - Calamiteit met gevaar voor de bevolking op bovengemeentelijk niveau (ramp/crisis). Voorzitter veiligheidsregio heeft opperbevel. TEAMS Relevante WATERSCHAP GRIP Aansturing via reguliere organisatie. Veld en WAT. Eventueel OLW, ambtelijke leiding GRIP1 en dijkgraaf worden geïnformeerd. Veld, WAT en WOT. Eventueel GRIP1 of 2 Ambtelijke leiding en dijkgraaf worden geïnformeerd. Veld, WAT, WOT, WBT EVENTUEEL GRIP 3 wordt of is afgekondigd. Veld, WAT, WOT en WBT GRIP 4 wordt of is afgekondigd. Bij GRIP incidenten waar het waterschap bij betrokken is, wordt opgeschaald naar de corresponderende fase. 19

20 Pagina 20 van 37 SCHEMA GRIP GRIP OMSCHRIJVING ACTIEVE TEAMS GRIP 0 - Klein incident. - Routinematig. - Operationeel overleg tussen hulpdiensten (zgn. motorkapoverleg). GRIP 1 - Bronbestrijding. - Hulpdiensten centraal aangestuurd binnen het Commando Plaats Incident (CoPI) door de Leider CoPI. - Indien het waterschap belangen heeft bij de calamiteit, wordt een liaison afgevaardigd naar het CoPI. GRIP 2 - Bron- en effectbestrijding. - Regionaal Operationeel Team wordt geformeerd om effecten in kaart te brengen en te bestrijden. - Indien het waterschap belangen heeft bij de calamiteit, wordt een liaison afgevaardigd naar het ROT en indien aanwezig- kern-gbt. GRIP 3 - Rampsituatie (wettelijke definitie) - Bedreiging voor het welzijn van (grote groepen van) de bevolking. - Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) komt bijeen. - Indien het waterschap belangen heeft bij de ramp, wordt een liaison afgevaardigd naar het GBT. GRIP 4 - Gemeentegrensoverschrijdende rampsituatie - Voorzitter van de veiligheidsregio zit het Regionaal Beleidsteam (RBT) voor. - Nationale teams worden geïnformeerd en schalen op. - Indien het waterschap belangen heeft bij de crisis, wordt een liaison afgevaardigd naar het RBT. Motorkap-overleg CoPI, burgemeester wordt geïnformeerd. CoPI, ROT, burgemeester wordt of is geïnformeerd. Burgemeester kan een kern-gbt formeren. CoPI, ROT, GBT CoPI, ROT, (meerdere) GBT s, RBT, eventueel PCC, NCC, MCCB, LOS, LOCC, DCC s etc. 20

21 Pagina 21 van Opschaling en afschaling Opschalen is het formeren van (delen van) de calamiteitenorganisatie. Het in kennis stellen van onderdelen of functionarissen van de calamiteitenorganisatie wordt informeren of informatief opschalen genoemd. Om te bepalen naar welke fase opgeschaald dient te worden, dienen de betrokken functionarissen de situatie te beoordelen aan de hand van de indicatoren en criteria uit het calamiteitenplan deel B: Calamiteitenorganisatie, paragraaf 2.2 fasering en/of het betreffende calamiteitenbestrijdingsplan (CBP) uit deel D: calamiteitenbestrijding. Indien er vanuit een betrokken functionaris of team behoefte is aan opschaling, wordt altijd geëvalueerd. Het hoofd van het betrokken team (WAT, WOT, WBT) besluit dat wordt opgeschaald en bepaalt de fase, indien nodig in overleg met externe partijen. Indien besloten wordt tot opschaling door het waterschap geldt de volgende werkwijze: Het hoofd WAT geeft de opdracht om het team te formeren. Het hoofd WAT alarmeert daarop het WAT en gaat zo spoedig mogelijk naar de calamiteitenruimte van het waterschapshuis. Buiten kantoortijd wordt de bodedienst van het waterschap gebeld om te voorzien in openstelling van het gebouw. Het hoofd WAT informeert de OLW en indien dit nodig wordt geacht door OLW en/of ambtelijke leiding- de dijkgraaf. Deze komen daarna, indien zij het nodig achten, zo spoedig mogelijk naar de calamiteitenruimte van het waterschapshuis. Bij elke vergadering van een crisisteam wordt bevestigd in welke coördinatiefase het waterschap zich bevindt. Het hoofd WAT is verantwoordelijk voor het alarmeren en voltalligheid van het WAT. De OLW is verantwoordelijk voor het alarmeren en voltalligheid van het WOT. De dijkgraaf is verantwoordelijk voor het alarmeren en voltalligheid van het WBT. Hoofden van crisisteams en/of de calamiteitencoördinator geven opdracht tot het inrichten van de calamiteitenruimte. Indien door de veiligheidsregio is opgeschaald, worden op de relevante niveaus liaisons afgevaardigd indien het waterschapsbelangen in het geding zijn. Deze niveaus zijn: GRIP 1 en hoger - CoPI OvD-W(aterschap) GRIP 2 en hoger ROT Operationeel Leider Waterschap of (Plaatsvervangend) Hoofd WAT GRIP 3 GBT Dijkgraaf of waarnemend dijkgraaf GRIP 4 RBT Dijkgraaf of waarnemend dijkgraaf Alle liaisons kunnen een assistent meenemen ter ondersteuning bij de vergadering (telefoon, informatievoorziening, advies enzovoorts). Deze assistent-liaisons zijn 21

22 Pagina 22 van 37 (plaatsvervangend) technisch specialisten uit het WAT of teamleiders. In overleg met de voorzitter van het betrokken crisisteam wordt bepaald op welke wijze de assistent liaison het team of de vertegenwoordiger van het waterschap kan ondersteunen. Bij opschaling dient een aantal zaken in acht te worden genomen: - Bij elke melding die van binnen of buiten de organisatie wordt gedaan, dient te worden overwogen of er dient te worden opgeschaald. - Bij twijfel dient altijd het eerstvolgende niveau te worden geïnformeerd/geconsulteerd (informatief opschalen) en kan vooroverleg worden gestart. - Zo snel mogelijk dient op elk betrokken niveau na te worden gegaan in hoeverre externe partijen dienen te worden geïnformeerd of gealarmeerd. Per calamiteitenbestrijdingsplan is aangegeven welke partijen belang hebben bij alarmeren/informeren door het waterschap. - Indien er door het lagere niveau behoefte is aan opschaling, wordt dit altijd overwogen door het naast hogere niveau. Indien niet wordt opgeschaald, terwijl hier bij een of meer betrokkenen wel behoefte aan was, dan wordt dit altijd nabesproken. In de nabespreking wordt dan besproken welke positieve of negatieve consequenties dit heeft gehad. - Indien wordt opgeschaald buiten kantoortijd dient de wachtdienst voor de bodes te worden gealarmeerd. Opschaling door betrokken afdeling/ wachtdienst Formeren WAT Afdelingshoofd tijdens kantooruren/ Wachtdienst Management (buiten kantooruren) Informeren Operationeel Leider Waterschap Informatief opschalen naar hoofd WAT/ Wachtdienst Management Fase 0 Fase 1 Formeren WOT Informeren Dijkgraaf Fase 2 Formeren WBT Eventueel: Informeren betrokken externe bestuurers Fase 3 Indien GRIP 4: Fase 4 22

23 Pagina 23 van Bereikbaarheid De bereikbaarheid van de crisisorganisatie is op verschillende wijzen geborgd: - calamiteitennummer - wachtdienst - oproeplijst bij de kantoorteams Calamiteitennummer Het waterschap is voor calamiteiten 24 uur per dag te bereiken op het volgende nummer: Overdag staat dit nummer doorgeschakeld naar de servicedesk. Buiten kantoortijd is het nummer doorgeschakeld naar een extern callcenter, waar meldingen worden verzameld en doorgegeven aan de wachtdienstdoende medewerker en servicedesk. Wachtdienst Er is op verschillende posities wachtdienst binnen de organisatie: - Bij het management voor (informatieve) opschaling in de calamiteitenorganisatie. - Bij de afdeling Vergunningen en Handhaving (VH) voor het team handhaving. - Bij de afdeling Beheer en onderhoud Watersystemen (BWS) voor wateroverlast, hoogwater en kleinschalig onderhoud. - Bij de afdeling Beheer Waterketen (BWK) voor storingen aan rioolwaterzuiveringsinstallaties, persleidingen. - Bij de afdeling Onderhoud Technische Installaties (OTI) voor grootschalig onderhoud aan elektrotechnische en mechanische installaties en kunstwerken voor waterketen en watersysteem. Deze wachtdienst is gecombineerd met de wachtdienst van BWK. - Bij de afdeling Services (SV) voor facilitaire ondersteuning en gebouwenbeheer bij calamiteiten. - Bij de afdeling Informatiemanagement (IM) voor ICT ondersteuning bij storingen en calamiteiten. Voor een overzicht van de verschillende wachtdienstnummers wordt verwezen naar bijlage 1. Oproeplijst bij de kantoorteams Voor de kantoorteams bestaat een oproeplijst. Dit betekent dat voor elke functie in de calamiteitenteams tenminste drie functionarissen beschikbaar zijn. Afhankelijk van de bereikbaarheid en beschikbaarheid worden deze functionarissen bij calamiteiten ingezet. Voor een overzicht wordt verwezen naar bijlage 1. Noodcommunicatie Bij uitval van reguliere communicatiemiddelen staat het waterschap tijdens calamiteiten gesteld voor de communicatie. Voor communicatie met externe partijen is een noodcommunicatievoorziening (NCV) aansluiting onder contract bij KPN. Voor interne 23

24 Pagina 24 van 37 noodcommunicatie in de calamiteitenorganisatie is sprake van noodcommunicatiemiddelen. Hier wordt periodiek mee geoefend. 2.5 Crisisoverleg Intern crisisoverleg Crisisoverleg is essentieel om informatie met de juiste personen te delen. Veldeenheden zijn altijd op locatie. De verschillende locaties kunnen zijn: bij rioolgemalen,persleidingen en rioolwaterzuiveringsinstallaties, bij verontreinigde watergangen en overstorten, de dijkpost, de waterkeringen, een Commando Plaats Incident, wateroverlastlocaties en verdroginggevoelige gebieden. Indien grootschalig wordt opgetreden (meerdere veldeenheden), wordt de dichtstbijzijnde of meest centraal gelegen RWZI of loods aangewezen als coördinatiepost voor alle betrokken veldeenheden. Het WAT overlegt altijd in de daartoe aangewezen vergaderruimte: de calamiteitenruimte. Hier zijn alle faciliteiten die noodzakelijk zijn om de technische bestrijding te monitoren en te coördineren. Alle reguliere vergaderingen wijken in dat geval uit naar een andere locatie. Het WOT overlegt in de calamiteitenruimte, of in de heemradenkameer. In spoedeisende gevallen wordt door het WOT vergaderd in de heemradenkamer, zodat een kernbezetting van het WAT door kan blijven werken in de calamiteitenruimte. Alle berichtgeving wordt geregistreerd in logboeken door functionarissen en de servicedesk. Het WBT overlegt in de calamiteitenruimte of de heemradenkamer. Van alle vergaderingen wordt een situatierapport (sitrap) opgesteld. Het format van het sitrap geeft tevens de vergaderagenda aan. Bij alle vergaderingen wordt tevens een plotkaart (geografische weergave) gemaakt waarop de locatie van de calamiteit en de maatregelen worden weergegeven. De sitrap wordt op de centrale schijf opgeslagen en na vaststelling door hoofd WAT bij gearchiveerd door de administratief medewerker. In elke crisisvergadering komen het netwerk (middels netwerkanalyse) en vooruitblik (middels tijdslijn) aan de orde. Hierbij worden zo volledig als redelijkerwijs mogelijk is de verwachte ontwikkelingen, partners en/of stakeholders in kaart gebracht. Hierop wordt de bestrijdingstactiek en communicatie afgestemd. 24

25 Pagina 25 van 37 De sitrap geeft altijd een beeld weer van de situatie (beeldvorming), de mogelijke oplossingen/maatregelen (oordeelsvorming) en de genomen maatregelen en voorgelegde besluiten aan andere teams (besluitvorming). Vergaderritme Bij alle calamiteiten zullen vergaderingen plaatsvinden middels een vastgesteld vergaderritme. Dit betekent dat op vaste tijden en/of data wordt overlegd en op daarbij zonodig wordt geschorst om overleg met externen te plegen. Dit is waar van toepassing afgestemd op het vergaderritme van de crisispartners. Aangezien mogelijk niet alle crisispartners met dezelfde vergaderfrequentie of -wijze werken, zullen de tijden moeten bepaald aan de hand van overleg met de crisispartners. Extern crisisoverleg Informatie aan netwerkpartners wordt altijd verzonden in een situatieverslag of indien van toepassing- in het landelijk crisismanagementsysteem (LCMS). Dit gebeurt per of andere beschikbare middelen. Indien de algemene kolom actief is of op de hoogte gesteld moet worden, wordt informatie uit het WAT, WOT en WBT samengevat en gedeeld met het ROT middels een situatieverslag. Indien een GBT of RBT actief is, wordt het situatieverslag eerst geaccordeerd door het WBT en worden, indien nodig, (aanvullende) bestuurlijke knelpunten aangegeven in het situatieverslag. De waterschapsinformatie wordt verzonden aan de veiligheidsregio s en de actieve gremia van de veiligheidsregio s. Vertegenwoordiging in de verschillende crisisteams in de algemene kolom is noodzakelijk om de waterschapsinformatie in de sitraps toe te lichten. Dit betekent dat indien er informatie gedeeld wordt met de algemene kolom, te allen tijde vertegenwoordiging moet zijn in dat team om de belangen te behartigen en te zorgen dat deze ook duidelijk teruggekoppeld worden naar de waterschappen. In principe wordt de plaatsvervanger opgeroepen om het waterschap te vertegenwoordigen in de algemene kolom, tenzij het hoofd van het team (hoofd WAT, Operationeel Leider Waterschap of dijkgraaf) anders beslist. Voor extern crisisoverleg (CoPI, ROT, GBT, RBT) gelden de volgende principes voor vertegenwoordiging. Deze vertegenwoordigers worden aangehaald als liaison (Copi, ROT, GBT, RBT). Voor het CoPI is de OVD-W de vertegenwoordiger. Dit is veelal een waterschapsinspecteur of teamleider, aangewezen door het dienstdoende hoofd WAT. Voor het ROT is de OLW de vertegenwoordiger. Indien in meerdere regio s wordt overlegd worden hoofden WAT (afdelingshoofden) aangewezen door de OLW die het waterschap in die regio vertegenwoordigen. 25

26 Pagina 26 van 37 Voor het GBT of RBT is de dijkgraaf vertegenwoordiger. Indien in meerdere regio s vertegenwoordiging wenselijk is, worden de heemraden afgevaardigd die zijn aangewezen als plaatsvervanger conform het calamiteitenschema in bijlage 1. Alle vertegenwoordigers van het waterschap in extern crisisoverleg kunnen een assistent aanwijzen die hen ondersteunt in de crisisvergadering met inhoudelijke kennis en advies. Dit is de assistent-liaison. Deze kan tijdens crisisoverleg zorgen dat spoedeisende berichten kunnen worden aangenomen en geïnterpreteerd. De gebruikelijke informatie en bevelslijnen binnen het waterschap blijven echter intact. Bij multidisciplinair optreden blijft het WAT en, indien fase 3 of 4, een kernbezetting WOT/WBT actief. Zo blijft informatiedeling tussen de eigen crisisorganisatie en de multidisciplinaire organisatie intact en kunnen multidisciplinaire besluiten in de eigen organisatie ten uitvoer worden gelegd. 26

27 Pagina 27 van 37 Vooroverleg Voorafgaand aan opschaling kunnen er veel signalen binnenkomen die duiden op een ongebruikelijke situatie in het verzorgingsgebied. Soms volgt er voor het eigen waterschap geen calamiteit uit. In deze situaties kan gesproken worden van een voorfase. Het betreft situaties tussen het dagelijkse werk en crisis in. Het gaat daarbij om twee typen situaties, namelijk: (dreigende) calamiteiten elders in het land en situaties in het eigen gebied die mogelijk aanleiding geven tot daadwerkelijke opschaling (fase 1 en hoger). Het doel van het vooroverleg is dat voorzien kan worden in tijdige interne en externe communicatie, opdat alle belanghebbenden goed zijn geïnformeerd. Indien er vanuit de algemene kolom (gemeenten of hulpdiensten) ook aanleiding is tot opschalen, ligt de regie voor communicatie bij de gemeente of betrokken crisisteams en dient met hen te worden afgestemd. Deze kaders worden toegespitst op vijf facetten, te weten: 1. De mogelijke aanleidingen tot tijdige interne en externe communicatie in de voorfase 2. De interne en externe doelstellingen in de voorfase 3. De betrokken personen bij de voorfase 4. De wijze van informatieverspreiding en de te vertellen boodschap 5. De relatie tot technische opschaling 1. De mogelijke aanleidingen tot tijdige interne en externe communicatie in de voorfase zijn: - Calamiteiten elders in Nederland die aanleiding kunnen geven tot vragen aan het waterschap. - (subjectieve) Dreigingen in het eigen gebied of elders in Nederland. - Vragen van partners en belanghebbenden (met name gemeenten, veiligheidsregio s/hulpdiensten en Rijkswaterstaat) pers en inwoners. - Door mediawatching verkregen signalen uit sociale en digitale media die door team communicatie worden opgevangen. 2. De interne en externe doelstellingen in de voorfase - Het zodanig voeren van de regie op informatie dat bepaald kan worden of opschaling naar fase 1 noodzakelijk is. - Vooraf intern alertheid organiseren; medewerkers zijn reeds goed voorbereid en geïnformeerd zodat bij daadwerkelijke opschaling medewerkers goed geïnformeerd en alert handelen - Het voeren van de regie op informatie die namens het waterschap worden gecommuniceerd: met name bij gebruik van sociale media bestaat het gevaar dat de gebruikers de regie bepalen en daarmee de waarde van het nieuws. - Het tijdig informeren en meenemen van partners en omgeving in een juiste beeldvorming. 3. De betrokken personen bij de voorfase zijn functionarissen uit de calamiteitenorganisatie - primair betreft het medewerkers van team communicatie, omdat zij in veel gevallen de signalen als eerste op zullen vangen; - hoofden WAT, WOT en leden van het WBT (directie en bestuur) en de calamiteitenadviseurs die dreigingen of perceptie hiervan waar kunnen nemen. 27

28 Pagina 28 van 37 - Daarnaast zijn er technisch specialisten en juridisch adviseurs die signalen op zouden kunnen vangen die aanleiding kunnen geven tot het informeren van leden van de calamiteitenorganisatie. - Buitendienstmedewerkers; zij zijn immers de ogen en oren in het veld en dienen zich ook daarvan bewust te zijn. 4. De wijze van informatieverspreiding en de te vertellen boodschap Dit is altijd afhankelijk van doelgroep en medium en wordt bepaald tijdens de eerste communicatie afstemming. Hierin wordt goed gekeken naar de te vertellen boodschap, de te bereiken doelgroepen, de wijze waarop zij bereikt kunnen worden en welk effect nagestreefd wordt. In het algemeen kan in rapportage/informatie naar partners worden gezegd dat dit een informatieniveau is tussen een situatierapport en een persbericht. Een belangrijke ontwikkeling van informatiemanagement bij crisis is Netcentrisch Werken. De essentie hiervan is dat alle informatie van een calamiteit centraal beschikbaar is en gedeeld kan worden. 5. Relatie tot technische opschaling Bij crisisvergaderingen is de communicatie geborgd. Gebleken is dat er al behoefte is aan communicatie voordat een knelpunt of probleem uitgroeit naar calamiteit. Dit betreft vooral calamiteiten die een langere aanlooptijd hebben zoals de gevolgen van langdurige droogte of juist wateroverlast. Samenwerking met inhoudelijk betrokken medewerkers is een randvoorwaarde voor goede regie op communicatie-uitingen. Hiermee zorgt het waterschap intern voor betrokkenheid en alertheid van de medewerkers en weet het waterschap extern het imago positief te beïnvloeden. Om in de voorfase gedegen communicatie te borgen, alsmede een goede technische inschatting te maken van een onduidelijke situatie, kunnen betrokkenen een vooroverleg van de calamiteitenorganisatie bijeenroepen. Dit betekent dat een communicatieadviseur of technisch specialist uit de calamiteitenorganisatie de Operationeel Leider Waterschap verzoeken tot het instellen van een vooroverleg. Hierin hebben tenminste de Operationeel Leider Waterschap (voorzitter), hoofd WAT, inhoudelijk verantwoordelijke (technisch specialist), communicatieadviseur en zo mogelijk een calamiteitenadviseur zitting. Vervolgens wordt in dit overleg bepaald of er dient te worden opgeschaald danwel een informatie- en communicatiestrategie en maatregelen noodzakelijk zijn zonder opschaling. 28

29 Pagina 29 van Faciliteiten Voor de calamiteitenorganisatie is sprake van de volgende voorzieningen: In het waterschapshuis is sprake van noodstroomvoorziening middels een generator. De Noodcommunicatievoorziening (NCV) is een apart telefoonnet naast het publieke net en heeft een beperkt aantal aansluitingen (zie de hiervoor bestemde gids). Het waterschap heeft hiervoor één aansluiting op het hoofdkantoor voor contact tussen de crisisorganisatie van het waterschap en andere overheden. Voor intern gebruik heeft het waterschap eigen noodcommunicatiemiddelen. Bij uitval van reguliere communicatiemiddelen beschikt het waterschap over satelliettelefoons en mobilofoons. Er zijn twee vergaderruimtes voor crisisoverleg. Deze beschikken over moderne vergadervoorzieningen, zoals interactieve whiteboards, stroom- en netwerkaansluitingen en draadloos netwerktoegang. 29

30 Bijlage 1 Oproeplijst <Meest actuele versie beschikbaar via intranet>

31 Pagina 31 van 37 Bijlage 2 Overzichtskaart 31