Calamiteitenplan

Transcriptie

1 Calamiteitenplan Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Vastgesteld in de vergadering van het college van dijkgraaf en hoogheemraden op 25 augustus 2015 Hoogheemraadschap de Stichtse RijnlandenPostbus 550, 3990 GJ Houten

2 Calamiteitenplan: Opgesteld door: Vastgesteld: Bureau Calamiteitenzorg Vastgesteld in de vergadering van het college van dijkgraaf en hoogheemraden op 25 augustus 2015 Blauwdruk: Model calamiteitenplan voor Platformwaterschappen opgesteld door: deelprojectgroep planvorming vastgesteld door: DOGW+ Pagina 2 van 23

3 Inhoud Bladzijde 1 Inleiding Kader, doel en doelgroep Uitgangspunten Afbakening Risicoanalyse Omschrijving Overzicht Opschaling en fasering Uitgangspunten voor de opschaling Organisatie van melding, alarmering en opschaling Afschalen en nafase Calamiteitenorganisatie en werkwijze Opbouw en taakverdeling Teams, rollen en taken Schema van de calamiteitenorganisatie Werkwijze van het veld en de teams Bijzondere bevoegdheden Intern Extern Netwerk Algemene en functionele keten De liaisons in de veiligheidsregio s Informeren, waarschuwen en alarmeren Borging Visie en doelstellingen Calamiteitenzorgsysteem Borging Pagina 3 van 23

4 1 Inleiding 1.1 Kader, doel en doelgroep Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden is beheerder van waterstaatswerken. Er zijn omstandigheden die het functioneren van waterstaatswerken ernstig in gevaar brengen. Dat zijn zogeheten watergerelateerde calamiteiten. Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden treedt op bij calamiteiten om de schadelijke gevolgen te voorkomen of te beperken. Dat is calamiteitenbestrijding. Artikel 5.29 van de Waterwet verplicht het dagelijks bestuur van het waterschap om een plan vast te stellen waarin staat hoe het waterschap calamiteiten bestrijdt. Dit calamiteitenplan biedt een kader voor het optreden van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden bij calamiteiten. Het doel van dit plan is tweeledig: 1. Op hoofdlijnen vastleggen hoe het waterschap zich organiseert en hoe het waterschap optreedt bij calamiteiten; 2. Betrokken medewerkers, bestuurders en netwerkpartners daarover informeren. Het calamiteitenplan is bestemd voor de leden van de calamiteitenorganisatie en de netwerkpartners. Bij het opstellen van dit calamiteitenplan is rekening gehouden met de crisisplannen van de betrokken veiligheidsregio s, de calamiteitenplannen van andere betrokken waterbeheerders en relevante landelijke planvorming. 1.2 Uitgangspunten Voor de calamiteitenorganisatie van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden gelden de volgende uitgangspunten: De calamiteitenorganisatie is een afgeleide van de normale organisatie. De teams van de calamiteitenorganisatie representeren de hiërarchische niveaus van het waterschap; Bij een calamiteit kantelt de organisatie en worden, afhankelijk van de ernst en omvang, één of meer delen van de calamiteitenorganisatie actief. Dit heet opschalen; Bij opschaling heeft de calamiteitenbestrijding prioriteit boven de normale werkzaamheden; Werknemers van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden zetten zich ten alle tijden ten volste in voor deelname in de calamiteitenorganisatie; De rollen in de calamiteitenorganisatie sluiten zoveel mogelijk aan op de normale functies; Voor de continuïteit van de calamiteitenbestrijding is er een meervoudige bezetting van teams en rollen. Uitgangspunten voor de calamiteitenbestrijding zijn: De calamiteitenbestrijding bouwt voort op de dagelijkse praktijk. De activiteiten van de leden van de calamiteitenorganisatie liggen in het verlengde van hun dagelijkse werkzaamheden, evenals hun contacten met netwerkpartners; Bij de calamiteitenbestrijding ligt de focus van het waterschap op het goed functioneren van de beheerde waterstaatswerken. Daarbij vindt samenwerking plaats met de netwerkpartners. Van belang is een goede communicatie met en naar burgers en met de eigen organisatie; Veiligheidsregio s zijn belast met het voorbereiden op en het organiseren van de rampenbestrijding en crisisbeheersing en daardoor de belangrijkste netwerkpartner van het waterschap; Er is een scheiding tussen uitvoering en beleid. Medewerkers in het veld bestrijden de calamiteit met maatregelen. Daarbij worden zij gestuurd vanuit de (opgeschaalde) calamiteitenorganisatie. De calamiteitenorganisatie kijkt breder dan de calamiteit zelf, beoordeelt consequenties en analyseert diverse scenario s. Zij benoemt mogelijke oplossingen legt deze op de juiste niveaus. Ook regelt zij de personele inzet; Pagina 4 van 23

5 Het beeld over de calamiteitenbestrijding bij het publiek is van invloed op het imago van het waterschap. Met crisiscommunicatie beoogt Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden continue een juist beeld van de calamiteit naar buiten te brengen; Als een veiligheidsregio betrokken is, verzorgt die de crisiscommunicatie voor publiek en media en levert Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden een inhoudelijke bijdrage. 1.3 Afbakening Dit calamiteitenplan gaat over het bestrijden van calamiteiten die de primaire processen van het waterschap kunnen schade. Een crisis is een situatie waarin een vitaal belang (een primaire levensbehoefte) van de samenleving wordt aangetast. Een ramp is een zwaar ongeval of andere gebeurtenis waarbij het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate zijn geschaad of worden bedreigd. Veiligheidsregio s en gemeenten zijn voor de bestrijding daarvan verantwoordelijk. Het waterschap heeft de eigenstandige bevoegdheden als het om waterzaken gaat. Indien bij een calamiteit de vitale belangen, het leven en de gezondheid van personen, het milieu of grote materiële belangen in het geding zijn, waarschuwt of alarmeert het waterschap de veiligheidsregio. Dit plan betreft ook niet het bestrijden van incidenten. Incidenten voor het waterschap zijn ongewenste gebeurtenissen die de medewerkers van het waterschap binnen het dagelijkse werk oplossen. Hierbij is het niet nodig om een beroep te doen op de calamiteitenorganisatie. Incidenten kunnen wel uitgroeien tot calamiteiten. In dit plan staat op welke risico s het waterschap zich voorbereidt, hoe het zich organiseert tijdens calamiteiten en hoe het daarbij samenwerkt met netwerkpartners. Naast dit calamiteitenplan heeft Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden zeven calamiteitenbestrijdingsplannen. In die plannen staan concrete indicatoren voor het opschalen, de specifieke organisatie en werkwijze, concrete bestrijdingsmaatregelen en bijzondere afspraken met netwerkpartners. Er zijn calamiteitenbestrijdingsplannen voor Hoogwater buiten en Overstromingen, Regionale en overige waterkeringen, Vaarwegen, Waterkwaliteit, Wateroverlast, Watertekort en Zuiveringstechnische werken. Daarnaast heeft het waterschap enkele supplementen en procedures welke de calamiteitenorganisatie ten tijde van calamiteiten ondersteunen, zoals het supplement crisiscommunicatie, het supplement dijkleger en het WOG supplement. In 2016 wordt de behoefte aan crisisplannen voor grootschalige uitval personeel, locaties en systemen geïnventariseerd en waar nodig ontwikkeld. 2 Risicoanalyse 2.1 Omschrijving Een risico is de kans dat een gevaar optreedt, maal het effect dat een opgetreden gevaar heeft. Het waterschap is beheerder van waterstaatswerken. Dat zijn oppervlaktewateren, bergingsgebieden, waterkeringen en daartoe behorende kunstwerken. Het waterschap beheert ook zuiveringstechnische werken. Voor het waterschap zijn relevante risico s alle omstandigheden die de goede staat en het functioneren van waterstaatswerken of zuiveringstechnische werken kunnen aantasten of bedreigen. Dat zijn de zogeheten water gerelateerde risico s. Het betreft hier de watergerelateerde risico s binnen het beheergebied van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden. Dat gebied ligt tussen Bodegraven en Rhenen. Het is hectare groot. Er wonen inwoners. Pagina 5 van 23

6 Onderschrift: Beheergebied HDSR met hierop aangegeven de belangrijkste boezemwateren In haar gebied heeft het waterschap de volgende drie taken: Waterkering, het keren van rivier- en boezemwater met dijken, kades en kunstwerken; Watersysteem, zorgen voor voldoende water en voor schoon water; Waterketen, zorgen voor het zuiveren van afvalwater; Daartoe beheert het waterschap de volgende objecten: 76 km primaire en 433 regionale en overige waterkeringen (dijken en kades) 1480 km watergangen, 167 poldergemalen en 1535 stuwen; 17 zuiveringsinstallaties, 53 rioolgemalen en 139 km persleiding. Pagina 6 van 23

7 2.2 Overzicht Tabel met watergerelateerde risico s van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden Risico Oorzaken Kans per jaar Indicatie effect falende primaire hoge rivierafvoeren Dijkring 44: overstroming van dijkringen met meerdere meters waterkering 1:1250 water Dijkring 14: mogelijk honderden dodelijke slachtoffers 1: Dijkring 15: mogelijk miljarden euro s schade 1: falende regionale en overige water keringen stormvloed vanuit zee norm 1/ dreigend 1/10 waakzaam 1/2 hoge waterstanden in de boezems droogte en instabiliteit norm 1/100, 1/30 of 1/10 dreigend 1/5 waakzaam 1/1 gedeeltelijke overstroming van dijkring met enkele meters water mogelijk tientallen dodelijke slachtoffers mogelijk honderden miljoenen euro s schade overstroming lager gelegen gebieden met meerdere decimeters water mogelijk ernstige hinder voor bewoners mogelijk tientallen miljoenen euro s schade falend watersysteem verontreiniging van oppervlaktewater wateroverlast door extreme neerslag wateroverlast door uitvallen gemaal of achterstallig onderhoud (maaien en baggeren) watertekort door een langdurige periode van weinig neerslag in combinatie met extreem lage rivierwaterstanden, hoge temperaturen en een grote watervraag. lozingen van chemicaliën, woekerende biologische agentia, nucleaire ongevallen, ongevallen met gevaarlijke stoffen, riooloverstorten, vervuilt bluswater normen: 1/10 gras 1/10 natuur 1/25 akkers 1/50 tuinbouw 1/100 bebouw dreigend 1/5 waakzaam 1/2 overstroming meerdere lager gelegen gebieden met enkele decimeters water mogelijk ernstige hinder voor bewoners mogelijk tientallen miljoenen euro s schade Onbekend overstroming bemalingsgebied met enkele decimeters water mogelijk hinder voor bewoners mogelijk tonnen euro s schade Onbekend schade aan regionale keringen door uitdroging verdroging van natuurgebieden economische schade aan landbouw door gebrek aan beregeningswater hinder voor bewoners door vervuild oppervlaktewater c.a. 1/1 jaar doorgaans beperkte aantasting van een ecosysteem mogelijk aantasting van hele ecosystemen mogelijk hinderlijk voor bewoners mogelijk schadelijk voor de volksgezondheid mogelijk tonnen tot miljoenen euro s schade lozing van ongezuiverd rioolwater door een technisch- of toxische verstoring in de afvalwaterketen c.a. 1/1 jaar aantasting van ecosysteem door ongezuiverd rioolwater mogelijk hinderlijk voor bewoners, bedrijven en gemeenten mogelijk schadelijk voor de volksgezondheid mogelijk miljoenen euro s schade Toelichting Bij genormeerde risico s ligt de kans op falen op het niveau van de norm. Daarnaast is de kans op een dreigende situatie aangegeven, die is vijf tot tien maal groter. Tot slot is ook de kans op situaties aangegeven die om extra waakzaamheid vragen, de kans daarop is ook weer vijf tot tien maal groter. Bij niet genormeerde risico s is een schatting van de kans van optreden gegeven. Die schatting is gebaseerd op de ervaringen met calamiteiten van de afgelopen jaren. Bij de effecten is een indicatie van denkbare effecten omschreven met de gevolgen in het effectgebied, slachtoffers en financiële schade. 1 Dijkring 14 voldoet niet aan de norm van 1:10.000, dit betekent dat bij een doorbraak van dijkring 44 of dijring 15 ook het gebied van dijkring 14 vol stroomt. Daarom wordt de norm van dijkring 14 wordt verplaatst naar de Lekdijk. Kortom de dijkringen 14, 15 en 44 worden samengevoegd. En moeten dus gezamenlijk aan de norm van 1: voldoen. Pagina 7 van 23

8 In de calamiteitenbestrijdingsplannen wordt het overzicht van de watergerelateerde risico s uit de tabel op de vorige pagina verder uitgewerkt. 2.3 Overige risico s Naast de watergerelateerde risico s, heeft Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden ook van doen met andere bedrijfsvoeringsrisico s zoals pandemie, uitval nutsvoorzieningen, uitval ICT, terrorisme en extreem weer. Omdat dergelijke risico s de normale bedrijfsvoering aantasten, kunnen ze als keteneffect een watergerelateerd risico tot gevolg hebben. Zo kan, bijvoorbeeld, uitval van elektriciteit tot wateroverlast leiden als daarbij gemalen stil vallen. Een aantal van deze risico s staan beschreven in het WOG supplement en het continuïnteitsplan. 3 Opschaling en fasering 3.1 Uitgangspunten voor de opschaling Calamiteiten verschillen in aard en omvang. De organisatie die de calamiteiten bestrijdt, past zich daarop aan. Dit gebeurt gefaseerd en heet opschaling. Bij opschaling verandert het aantal en type ingezette teams of rollen en wijzigt de aansturing. Hiervoor hanteert Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden de landelijk afgesproken uniforme fasering voor waterbeheerders. De fasen heten coördinatiefasen en zijn gebaseerd op de behoefte aan coördinatie. De coördinatiebehoefte is afhankelijk van vier criteria: 1. Het dreigingsniveau, de impact van de calamiteit bij de bron en in het effectgebied; 2. De bestuurlijke betrokkenheid, voor afstemming met partners en de bijzondere bevoegdheden; 3. De financiële gevolgen, de geschatte kosten van de ontstane schade en voor de bestrijding; 4. De crisiscommunicatie en media aandacht, om burgers te informeren en voor vragen van media. Tabel met coördinatiefasen en opschalingscriteria Fase Actieve teams en rollen Dreigingsniveau geen veld incident af te handelen binnen de dagelijkse routine 1 veld ACW Evt. liaison CoPI calamiteit met beperkte impact op de omgeving Bestuurlijke betrokkenheid waterschap geen geen Indicatie van de schade geen of geringe schade schade tot 0,1 miljoen Crisiscommunicatie en media geen intern en bij impact op de omgeving extern communiceren 2 veld ACW en WOT Evt. liaison CoPI Evt. liaison ROT 3 veld ACW, WOT en een WBT Evt. liaison CoPI Evt. liaison ROT Evt. liaison GBT 4 veld ACW, WOT En een WBT liaisons CoPI liaisons ROT liaisons RBT calamiteit met grote impact op de omgeving calamiteit met zeer grote impact en bedreigend voor mens en milieu calamiteit bedreiging voor openbare orde en veiligheid Afkortingen staan uitgelegd in paragraaf 4.2 en 4.3 wordt geïnformeerd over de calamiteit locale bestuurlijke coördinatie regionale bestuurlijke coördinatie schade tot 1 miljoen schade tot 10 miljoen schade meer dan 10 miljoen intern en extern communiceren intern communiceren en externe communicatie e.v.t. afstemmen met algemene kolom intern communiceren en externe communicatie regionaal afstemmen In de calamiteitenbestrijdingsplannen staan indicatoren voor het dreigingsniveau van de verschillende coördinatiefasen. Die indicatoren zijn richtinggevend maar niet bepalend voor het opschalingsniveau. Daarvoor wegen de andere criteria, zoals hierboven genoemd, voor de coördinatiebehoefte ook mee. Pagina 8 van 23

9 3.2 Organisatie van melding, alarmering en opschaling Iedere calamiteit begint met een melding van een incident, een storing of een waarschuwing. Binnen kantoortijd komen deze meldingen binnen bij de betreffende afdeling. Buiten kantoortijd komen de meldingen binnen bij de wachtdienstorganisatie, startend bij de Boodschappendienst Amsterdam b.v. Het betreft de volgende soorten meldingen: Waarschuwingen voor extreme neerslag van Meteo Constult en MeteoVista; Waarschuwingen voor hoge rivierwaterstanden van Rijkswaterstaat/Watermanagement centrum Nederland (WMCN); Storingen van de technische installaties; Signaleringen van te hoge of te lage waterstanden in het watersysteem; Klachten en meldingen over waterkwaliteit of waterkwantiteit van burgers of andere partijen; Meldingen van de meldkamers van veiligheidsregio s over incidenten en rampen waarbij het waterschap betrokken is. Een behandelend medewerker van het waterschap verifieert de melding. Indien de situatie niet binnen de dagelijkse routine 2 is af te handelen, piept deze medewerker, middels de semafoon, (zowel binnen als buiten kantoortijd) de achterwacht die de situatie in brede context 3 beschouwt. Indien nodig (ook bij twijfel) piept de achterwacht het hoofd ACW. Het hoofd ACW kan besluiten tot opschaling en vraagt daarbij eventueel inhoudelijk advies aan de achterwacht. Bij opschaling wijkt het waterschap af van de normale bedrijfsvoering en treedt de calamiteitenorganisatie in werking. De hoofden van de te activeren teams roepen de teamleden op. Dit heet organisatorisch opschalen. Daarnaast vindt ook informatieve opschaling plaats. Daarbij informeert het hoofd van het hoogste geactiveerde team de hoofden van teams (Operationeel leider en dijkgraaf) die pas in de volgende fase actief worden, zodat die op de hoogte zijn van de situatie en bij verdere opschaling snel actief kunnen worden. De volledige procedure voor melding en opschaling met daarin opkomst- en reactietijden staat in de Uitvoeringsafspraken voor bereikbaarheid en beschikbaarheid wachtdienst (DMS: ) In het stromenschema op de volgende pagina is het proces van melding en alarmering bij HDSR weergegeven. 2 Of een incident in de dagelijkse routine af te handelen is wordt bepaald door inschatting van de betrokken expert. Signalen dat het incident niet binnen de reguliere bedrijfsvoering is af te handelen kunnen zijn: media-aandacht, werkdruk, imagoschade enz. 3 Bij het beoordelen van de situatie in een bredere context wordt ook gekeken naar het effect voor andere waterschapstaken, media-aandacht, imagoschade enz. Pagina 9 van 23

10 Pagina 10 van 23

11 3.3 De relatie met de GRIP fasering De veiligheidsregio s hanteren voor hun opschaling en fasering de Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure (GRIP). Die is ook gebaseerd op de coördinatiebehoefte en kent vier fasen. De coördinatiefasen van de waterbeheerders sluiten daar naadloos op aan, maar de beide faseringen zijn niet één op één aan elkaar gekoppeld. Het kan dus gebeuren, dat bij eenzelfde calamiteit het waterschap in een andere fase zit dan de veiligheidsregio omdat de coördinatiebehoeften verschillen. Tabel relatie GRIP en coördinatiefasen GRIP Actieve teams en rollen bij waterschap normale veld bedrijfsvoering 1 veld ACW met liaison CoPI 2 veld ACW met liaison CoPI WOT met liaison ROT 3 veld ACW met liaison CoPI WOT met liaison ROT WBT met liaison (G)BT 4 veld ACW met liaisons CoPI WOT met liaisons ROT WBT met liaisons RBT 5 veld ACW met liaisons CoPI WOT met liaisons ROT WBT met liaisons RBT GRIP Rijk veld ACW met liaisons CoPI WOT met liaisons ROT WBT met liaisons RBT 3.4 Afschalen en nafase Actieve teams bij veiligheidsregio 4 veldeenheden en motorkapoverleg veldeenheden CoPI veldeenheden CoPI ROT veldeenheden CoPI ROT (G)BT veldeenheden CoPI ROT RBT veldeenheden CoPI ROT RBT veldeenheden CoPI ROT RBT Algemene omschrijving afhandelen van incidenten binnen de dagelijkse routine calamiteit met een brongebied calamiteit met een bron- en een effectgebied ramp in één gemeente ramp in meerdere gemeenten Grip 4, meerdere regio s Behoefte aan sturing door het Rijk in situaties waarin de nationale veiligheid in het geding is of kan zijn. Nadat een calamiteit is bestreden, schaalt de calamiteitenorganisatie af. Het is mogelijk om naar een lagere coördinatiefase af te schalen. Het hoofd van het hoogste geactiveerde team beslist daartoe. Het waterschap keert terug naar de normale bedrijfsvoering. Om de calamiteit af te ronden, voert het waterschap de volgende vier activiteiten uit: Het herstel van de schade aan de waterstaatswerken; De persoonlijke nazorg voor medewerkers die zijn blootgesteld aan schokkende gebeurtenissen. Deze nazorg gebeurt zoals aangegeven in het beleid agressie en geweld van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden (DM: ) hieronder valt ook de traumaopvang voor deze medewerkers. Het afdelingshoofd van de medewerker is het aanspreekpunt hiervoor; Het evalueren van het optreden van de calamiteitenorganisatie 5. Bureau calamiteitenzorg neemt initiatief voor het opstellen van een evaluatierapportage op met leerpunten voor de calamiteitenorganisatie. Deze wordt gedeeld en indien nodig besproken met de betrokkenen; Juridisch afhandelen van de calamiteit door juristen van het waterschap. Dit omvat het bepalen van de schuldvraag, het verhalen van de schade, het behandelen van schadeclaims, het voeren van bestuursrechtelijke en strafrechtelijke procedures. 4 De veiligheidsregio s werken middels flexibele opschaling. Dit betekent dat er wordt opgeschaald naar behoefte, en niet standaard alle teams actief worden bij een opschaling 5 Hieronder kan ook vallen; inventariseren van de consequenties van de calamiteit voor burgers, bedrijven en netwerkpartners en adequate maatregelen treffen om negatieve consequenties zoveel mogelijk en zo snel mogelijk te beperken. Dit kan bestaan uit het organiseren van spreekavonden, bezoek aan het gebied etc. Pagina 11 van 23

12 4 Calamiteitenorganisatie en werkwijze 4.1 Opbouw en taakverdeling De calamiteitenorganisatie bestaat uit rollen en teams. Een deel van de calamiteitenorganisatie is buiten in het veld actief, een ander deel is op kantoor actief. De medewerkers in het veld: Bekijken wat er aan de hand is en informeren het kantoor daarover; Nemen maatregelen om de calamiteit te bestrijden De medewerkers op het kantoor: Informeren interne en externe betrokken personen en instanties over de calamiteit; Beslissen over de knelpunten in de bestrijding die het veld zelf niet kan oplossen. Het informeren en beslissen op kantoor gebeurt op de volgende drie niveaus: Uitvoerend niveau voor concrete maatregelen waartoe het hoofd ACW bevoegd is; Tactisch niveau voor de aanpak van de bestrijding waartoe de OL bevoegd is; Strategisch niveau voor het te volgen beleid waartoe de dijkgraaf bevoegd is. 4.2 Teams, rollen en taken Het veld Rollen Taken Veldmedewerker Signaleert mogelijke calamiteiten en meldt die aan het hoofd veld. Volgt het verloop van de calamiteit, verzamelt en rapporteert feiten over de calamiteit. Voert opdrachten uit voor het bestrijden van de calamiteit. Werkt samen met derden bij het bestrijden van de calamiteit. Hoofd Veld Stemt af met de liaison CoPI en de netwerkpartners in het veld. Meldt feiten en maatregelen aan het ACW. Beslist over routinematige maatregelen. Geeft uitvoering aan besluiten van het ACW. Coördineert de bestrijding in het veld. Rapporteert aan het hoofd ACW. Leidt de veldteams en stuurt veldmedewerkers aan. Beslist over routinematige maatregelen. Vraagt besluiten over niet routinematige maatregelen aan het ACW. Het Actiecentrum Water (ACW) Rollen Taken hoofd ACW Leidt het ACW op basis van de vaste structuur (P-BOB) en levert hierin de beeldvorming. Leidt de vergadering voor de oordeelsvorming en besluitvorming. Neemt besluiten over de uitvoering, inclusief de crisiscommunicatie in coördinatiefase 1. Stemt af met partners op uitvoerend niveau, rechtstreeks of via de teamleden van het ACW of de liaison CoPI/OVD-W (Officier van dienst Waterschap). Adviseert de OL over de tactiek, inclusief de crisiscommunicatie in coördinatiefase 2. Vraagt aan de OL besluiten over de tactiek, inclusief de crisiscommunicatie in coördinatiefase 2. Adviseur (technisch, ondersteuning, procesbewaking, communicatie en juridische zaken) Adviseert over door de calamiteit getroffen waterstaatswerken van het waterschap in relatie tot het eigen specifieke vakgebied (technisch, ondersteuning, procesbewaking, communicatie en juridische zaken). Duidt eventuele vaktechnische informatie over de calamiteit die uit het veld komt. Pagina 12 van 23

13 Informatiecoördinator (ICO) Vraagt informatie over de calamiteit op in het ACW. Stelt het gemeenschappelijke waterbeeld op en past dit aan op basis van nieuwe informatie. Brengt het gemeenschappelijk waterbeeld in bij de vergaderingen van het WAT, WOT en WBT. Deelt het vastgestelde waterbeeld met de betrokken netwerkpartners. Rapporteert aan het hoofd ACW, de Operationeel Leider of de dijkgraaf. Informeert de leden van het ACW over de calamiteit door het gemeenschappelijke waterbeeld te presenteren. Het Waterschap Operationeel Team (WOT) Rollen Taken Operationeel leider (OL) Leidt het Waterschap Operationeel Team op basis van de vaste vergaderstructuur met proces, beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (P-BOB). Neemt besluiten over de tactiek, inclusief de crisiscommunicatie in coördinatiefase 2. Stemt af met netwerkpartners op tactisch niveau, rechtstreeks of via de liaison OT/algemeen commandant en liaison ondersteuner van het waterschap. Adviseert de dijkgraaf over de strategie, inclusief de crisiscommunicatie in coördinatiefase 3 en 4. Vraagt aan de dijkgraaf besluiten over de strategie, inclusief de crisiscommunicatie in coördinatiefase 3 en 4. Adviseur (technisch, ondersteuning, procesbewaking, communicatie en juridische zaken) Adviseert over door de calamiteit getroffen waterstaatswerken van het waterschap in relatie tot het eigen specifieke vakgebied (technisch, ondersteuning, procesbewaking, communicatie en juridische zaken). Duidt eventuele vaktechnische informatie over de calamiteit die uit het veld komt. Rapporteert aan het hoofd ACW, de OL en de dijkgraaf. Hoofd ACW informeert over de situatie in het veld vraagt besluiten over de tactiek inventariseert behoefte aan facilitaire en administratieve ondersteuning Informatiecoördinator (ICO) Vraagt informatie over de calamiteit op in het ACW. Stelt het gemeenschappelijke waterbeeld op en past dit aan op basis van nieuwe informatie. Brengt het gemeenschappelijk waterbeeld in bij de vergaderingen van het ACW, WOT en WBT. Deelt het vastgestelde waterbeeld met de betrokken netwerkpartners. Rapporteert aan het hoofd ACW, de Operationeel Leider of de dijkgraaf. Informeert de leden van het ACW over de calamiteit door het gemeenschappelijke waterbeeld te presenteren. Het Waterschap Beleidsteam (WBT) Rollen Taken Dijkgraaf Leidt het Waterschap Beleidsteam op basis van de vaste vergaderstructuur met proces, beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (PBOB). Is bestuurlijk aanspreekpunt voor de Operationeel Leider. Neemt besluiten over de strategie, inclusief de crisiscommunicatie in coördinatiefasen 3 en 4. Stemt af met netwerkpartners op strategisch niveau, rechtstreeks of via de bestuurlijk liaisons en assistent liaisons van het waterschap. Is woordvoerder van het waterschap als spreekbuis richting media. Is het gezicht van het waterschap naar buiten toe. Pagina 13 van 23

14 Secretaris Directeur Adviseert de dijkgraaf over de strategie van de calamiteitenbestrijding. Adviseert de dijkgraaf over het beleid van het waterschap. Stemt op verzoek van de dijkgraaf af met netwerkpartners. Bewaakt de voortgang van de dagelijkse gang van zaken van het waterschap. Rapporteert aan de dijkgraaf. Operationeel leider informeert over de situatie in het veld vraagt besluiten over de strategie Adviseur (technisch, ondersteuning, procesbewaking, communicatie en juridische zaken) Adviseert over door de calamiteit getroffen waterstaatswerken van het waterschap in relatie tot het eigen specifieke vakgebied (technisch, ondersteuning, procesbewaking, crisisbeheersing, communicatie en juridische zaken). Duidt eventuele vaktechnische informatie over de calamiteit die uit het veld komt. Rapporteert aan het hoofd ACW, de OL en de dijkgraaf. Informatiecoördinator (ICO) Vraagt informatie over de calamiteit op in het ACW. Stelt het gemeenschappelijke waterbeeld op en past dit aan op basis van nieuwe informatie. Brengt het gemeenschappelijk waterbeeld in bij de vergaderingen van het ACW, WOT en WBT. Deelt het vastgestelde waterbeeld met de betrokken netwerkpartners. Rapporteert aan het hoofd ACW, de Operationeel Leider of de dijkgraaf. Informeert de leden van het ACW over de calamiteit door het gemeenschappelijke waterbeeld te presenteren. De pools voor ACW, WOT en WBT Rollen Taken Verslaglegger (tekst en plot) Zorgt voor de verslaglegging en visualisering in het ACW en de vergaderingen van het ACW, WOT en WBT in tekst en beeld. Verspreidt de verslaglegging onder de leden van de calamiteitenorganisatie. Zorgt voor de archivering van de verslaglegging. Volgt de aanwijzingen op van het hoofd ACW, de Operationeel Leider of de dijkgraaf. De vertegenwoordigers bij netwerkpartners Rollen Taken Liaison CoPI / OVD-W Vertegenwoordigt het waterschap bij netwerkpartners in het CoPI. Neemt zo nodig namens het waterschap besluiten in het CoPI. Stemt af met het hoofd veld. Stemt af met de reguliere leidinggevenden als er geen sprake van opschaling van het waterschap is. Informeert het ACW vanuit het CoPI. Consulteert en rapporteert aan het hoofd ACW. Liaison OT / algemeen commandant Vertegenwoordigt het waterschap bij netwerkpartners in het ROT. Informeert en adviseert het ROT over de watergerelateerde aspecten. Neemt zo nodig namens het waterschap besluiten in het ROT. Stemt af met het WOT. Informeert het WOT vanuit het ROT. Consulteert en rapporteert aan de operationeel leider en/of dijkgraaf. Pagina 14 van 23

15 Liaison BT Vertegenwoordigt het waterschap bij netwerkpartners in GBT of RBT. Informeert en adviseert het GBT of RBT over de watergerelateerde aspecten. Neemt zo nodig namens het waterschap besluiten in het GBT of RBT. Informeert en adviseert het Waterschap Beleidsteam vanuit het GBT of RBT. Laat zich ondersteunen en adviseren door de liaisonondersteuner. Consulteert en rapporteert aan de dijkgraaf. Liaisonondersteuner Ondersteunt de liaison OT en/of de liaison BT van het waterschap. Neemt bij afwezigheid de taken van de liaison OT over. Verzorgt de informatiestroom vanuit het waterschap naar de veiligheidsregio of gemeente. Verzorgt de informatiestroom vanuit de veiligheidsregio of gemeente naar het waterschap. Rapporteert aan de liaison OT of liaison BT. Naast deze uitvoerende en beslissingsbevoegde rollen en teams, kent de calamiteitenorganisatie nog ondersteunende rollen en teams. Het Actiecentrum Crisiscommunicatie (AC) Rollen Taken Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie leidt het team coördineert de crisiscommunicatie Omgevingsanalist Communicatieadviseur ACW, WOT en WBT Communicatieadviseur persvoorlichting Communicatieadviseur publieksvoorlichting Liaison communicatie (bij GRIP) zorgen voor interne communicatie zorgen voor externe communicatie doen aan mediawatching stemmen crisiscommunicatie af met partners De Ondersteuningsgroep (WOG) Rollen Taken Hoofd WOG leidt het team coördineert de ondersteuning Medewerker WOG adviseert over de ondersteuning verzorgt de uitvoering van de ondersteuning Adviseur (technisch) ondersteunen bij geautomatiseerde systemen ondersteunen bij communicatiemiddelen De verdere beschrijving van de teams en rollen is vastgelegd in het document rolprofielen (DMS: ). Een overzicht van de invulling van de teams met namen van functionarissen en bereikbaarheidsgegevens wordt opgenomen in het document bereikbaarheid en beschikbaarheid calamiteitenorganisatie, deze wordt eind 2015 opgeleverd. 4.3 Schema van de calamiteitenorganisatie In onderstaand schema is de relatie tussen de verschillende teams en rollen weergegeven. Extern Intern Intern Gemeentelijk Beleidsteam Regionaal Beleidsteam (GBT/RBT) met (assistent)liaison Water Waterschap Beleidsteam (WBT) Telefoonteam Regionaal Operationeel Team (ROT) met (assistent)liaison Water Waterschap Operationeel Team (WOT) Actiecentrum communicatie (AC) Pagina 15 van 23

16 Commando Plaats Incident (CoPI) met liaison Water Actiecentrum Water (ACW) Ondersteuningsgroep (OG) Veld Pagina 16 van 23

17 4.4 Werkwijze van het veld en de teams Medewerkers in het veld draaien bij langdurige calamiteiten diensten van maximaal 12 uur 6 (conform SAW). Het hoofd Veld stuurt deze medewerkers aan en stemt af met het ACW. De medewerkers blijven tijdens een calamiteit bevoegd om alle werkzaamheden uit te voeren, die ze onder normale omstandigheden ook uitvoeren. Bij betrokkenheid van meer afdelingen, coördineert een Hoofd Veld de bestrijding in het veld. Een hoofd ACW wijst bij calamiteiten een Hoofd Veld aan die de coördinatie in het veld doet en de schakel vormt tussen buiten en binnen. De teams zijn er in een vaste en minimaal driedubbele bezetting. Bij langdurige calamiteiten draaien de teams diensten van maximaal 12 uur (conform SAW). De teamleider of het afdelingshoofd stelt een bezettingsschema op en regelt bij verhindering van een deelnemer vervanging. De teams hebben een vaste samenstelling, maar de hoofden van de teams kunnen andere medewerkers, bestuurders of partners aan het team toevoegen. De teams ACW, WOT, WBT en OG werken vanuit de calamiteitenruimtes, de Minstroomzaal en de Collegezaal 7. Daar zijn ruimten voor het vergaderen en faciliteiten voor het verwerken van informatie.verder zijn daar verbindingsmiddelen aanwezig voor de communicatie met het veld en met de netwerkpartners. Het is goed mogelijk dat twee of meer calamiteiten zich gelijktijdig voordoen en elkaar zelfs versterken, of op één calamiteit, meerdere bestrijdingsplannen van toepassing zijn. Bestrijding ervan zal dan meerdere bestrijdingsplannen tegelijk in werking stellen. De calamiteitenorganisatie is daarop ingesteld. Er kunnen dan twee ACW s naast elkaar plaatsvinden. Voorbeelden van combinatiemogelijkheden zijn: - watertekort en waterkwaliteitsproblemen - extreme wateroverlast en falen zuiveringstechnische werken - extreme wateroverlast en dreigende doorbraak regionale keringen - kustdreiging met afvoerbeperking en wateroverlast. - persleidingbreuk met waterverontreiniging en gecontroleerde afvoer van verontreinigd water. Het waterschap rekent imagoschade ook tot mogelijk gevolg van de hierboven genoemde risico s. De dreiging hiervan kan aanleiding zijn eerder of hoger op te schalen, dan gezien de ernst van het incident noodzakelijk zou zijn. In dat geval is het denkbaar de communicatie asynchroon op te schalen wanneer signalen van publiek en media daar aanleiding voor geven, terwijl daar technisch gezien nog geen aanleiding voor is. De teams ACW, WOT en WBT vergaderen volgens de BOB structuur. BOB betekent beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Een team vormt zich een beeld over de calamiteit op basis van de feiten en genomen maatregelen. Een team vormt zich een oordeel over de situatie door knelpunten en mogelijke oplossingen te benoemen. De besluitvorming voert een team uit door actiepunten voor zichzelf te formuleren en beslispunten voor hogere teams. Het ACW voert de beeldvorming uit en het ACW doet de oordeelsvorming en besluitvorming in een vergadering. WOT en WBT krijgen het beeld over de calamiteit aangereikt vanuit het ACW en beperken zich tot oordeelsvorming en besluitvorming. De vergaderagenda is als bijlage 3 opgenomen in het handboek calamiteitenzorg. De beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming legt een team vast in een situatierapport en op een plotkaart. De situatierapporten en de plotkaarten dienen voor de interne informatievoorziening over de calamiteit. Externe informatievoorziening kan plaatsvinden door het naar buiten brengen van een kernachtig situatieverslag. Dit situatieverslag en de plotkaart dienen voor de externe 6 SAW :Een medewerker met een fulltime dienstverband werkt gemiddeld 36 uur per week. Uren die in een bepaalde week minder of meer gewerkt worden kunnen op een later moment worden gecompenseerd. Dit worden plus- en minuren genoemd. Bij deze gemiddelde arbeidsduur per week zijn de bepalingen vanuit de Arbeidstijdenwet van groot belang. Dit betekent dat u maximaal 12 uur per dag en maximaal 60 uur per week mag werken. Gedurende een periode van vier weken bedraagt de gemiddelde arbeidsduur per week maximaal 55 uur. Gedurende een periode van 16 weken bedraagt de gemiddelde arbeidsduur per week maximaal 48 uur. De arbeidstijden wet is niet van kracht ten tijde van een Ramp of Crisis zoals gesteld in de wet Veiligheidsregio s, ondanks dat streeft het waterschap er naar de arbeidstijdenwet aan te houden. 7 In 2015 of 2016 wordt het kantoorpand van het waterschap verbouwd, er zullen andere zalen als crisisruimte beschikbaar worden gesteld. Pagina 17 van 23

18 informatievoorziening over de calamiteit naar de betrokken netwerkpartners waaronder de provincie en veiligheidsregio. Bij opschaling (GRIP 1) door de veiligheidsregio vindt informatievoorziening plaats middels LCMS (Landelijk Crisismanagementsysteem). Informatie van het waterschap wordt geduid door de Liaison in het team van de veiligheidsregio. Met crisiscommunicatie informeert Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden intern de niet betrokken bestuursleden en medewerkers, en extern het publiek en de media over de calamiteit. De crisiscommunicatie omvat naast het vermelden van de feiten ook het duiden van betekenissen en het aanreiken van handelingsperspectieven. De crisiscommunicatie adviseur in het hoogste crisisteam van het waterschap is verantwoordelijk voor de crisiscommunicatie, zowel intern als extern. 5 Bijzondere bevoegdheden 5.1 Intern Bij het bestrijden van calamiteiten kan het noodzakelijk zijn om maatregelen te nemen die in strijd zijn met de geldende wet- en regelgeving. Om besluiten daartoe mogelijk te maken, beschikt het waterschap over de volgende bijzondere bevoegdheden: Artikel 5.30 van de Waterwet geeft het dagelijks bestuur van het waterschap de bevoegdheid om bij onmiddellijk en ernstig gevaar voor een waterstaatswerk de nodige maatregelen te treffen. Als de tijd ontbreekt om het dagelijks bestuur bijeen te roepen, oefent de dijkgraaf deze bevoegdheid uit. De maatregelen mogen niet in strijd zijn met de Grondwet of internationaal-rechtelijke verplichtingen. Het waterschap meldt het gebruik van deze bevoegdheid direct bij gedeputeerde staten. Het waterschap vergoedt de schade die hierdoor ontstaat. Het waterschap is verplicht om het optreden te evalueren; Artikel 96 Waterschapswet: Wanneer de omstandigheden geen voorafgaande bijeenroeping van het algemeen bestuur of van het dagelijks bestuur gedogen, is de voorzitter bevoegd bij omstandigheden waaronder de veiligheid van een of meer waterstaatswerken, of anderszins de goede staat daarvan, in onmiddellijk en ernstig gevaar is of dreigt te komen, al die maatregelen te treffen waartoe die besturen bevoegd zijn, zolang deze toestand voortduurt en totdat deze besturen van hun bevoegdheid gebruik maken. Artikel 6.29 van de Sectorale Arbeidsvoorwaarden Waterschapspersoneel geeft het dagelijks bestuur de bevoegdheid om ieder personeelslid in te zetten bij het bestrijden van calamiteiten. In de keur (vastgesteld op 15 december 2009) is in artikel 3.5 een algeheel verbod geregeld bij calamiteiten. In geval van grote schaarste of overvloed aan water, of aanmerkelijke verslechtering van de kwaliteit daarvan of bij het in ongerede raken van een waterstaatswerk of dreiging daarvan, kan het college in afwijking van vergunning of peilbesluiten verbieden: o Water aan of af te voeren o Water te lozen of te onttrekken o Grondwater te onttrekken of te infiltreren o Te varen Voor het aangaan van financiële verplichtingen (inzake aan- en verkoop van goederen en diensten) zijn in het mandaatbesluit (van 23 augustus 2011) grenzen opgesteld Extern Enkele netwerkpartners van het waterschap beschikken over bijzondere bevoegdheden om in crisissituaties bevelen en opdrachten aan het waterschap te geven. Het waterschap dient die bevelen en opdrachten uit te voeren. Het betreft de volgende bevoegdheden: Artikel 5 van de Wet Veiligheidsregio s bepaalt, dat de burgemeester het opperbevel heeft bij een ramp. Artikel 39 van de Wet Veiligheidsregio s bepaalt dat bij rampen van meer dan plaatselijke betekenis, het opperbevel overgaat naar de voorzitter van de veiligheidsregio. Als het waterschap 8 Tijdens reguliere omstandigheden is het mandaatbesluit afgekondigd, ten tijde van calamiteiten kan het nodig zijn dit mandaatbesluit te doorbreken, hierover kan achteraf verantwoording afgelegd worden. De mandaatregeling is te vinden in DM: Pagina 18 van 23

19 aan de bestrijding deelneemt, staat het onder bevel van de burgemeester of de voorzitter van de veiligheidsregio; Artikel 5.31 van de Waterwet geven gedeputeerde staten en de minister van Infrastructuur en Milieu de bevoegdheid om aan het bestuur van het waterschap een aanwijzing te geven indien het waterschap ten onrechte niet of niet voldoende optreedt bij gevaar. De teksten van de genoemde wet- en regelgeving met een toelichting is opgenomen in bijlage 2 6 Netwerk 6.1 Algemene en functionele keten Bij het bestrijden van calamiteiten is het informeren van, afstemming en samenwerking met netwerkpartners onontbeerlijk. Dit gebeurt op uitvoerend, tactisch en strategisch niveau. De netwerkpartners omvatten overheden, instanties en ondernemingen die bij de bestrijding betrokken zijn. Instanties en ondernemingen voeren in opdracht van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden activiteiten uit bij het bestrijden van calamiteiten. Andere overheden hebben bij calamiteiten eigen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daarom is een zorgvuldige afstemming en samenwerking met die andere overheden noodzakelijk voor een adequate calamiteitenbestrijding. Het waterschap heeft in relatie tot andere overheden met de volgende ketens van doen: De algemene keten. Deze omvat het ministerie van Veiligheid & Justitie, de provincies, de veiligheidsregio s en de gemeenten. In het beheergebied van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden zijn 2 provincies, 2 veiligheidsregio s en 21 gemeenten actief. Voor het waterschap zijn de veiligheidsregio s de belangrijkste partner in deze keten. Overheden binnen de algemene keten zijn verantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid. Afstemming en samenwerking ermee is noodzakelijk zodra een calamiteit gevolgen voor de openbare orde en veiligheid heeft; De functionele keten waterbeheer. Deze bestaat uit het ministerie van Infrastructuur & Milieu, regionale diensten van Rijkswaterstaat en de waterschappen. Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden heeft van doen met 5 aangrenzende waterschappen, 1 regionale diensten van Rijkswaterstaat en drie landelijke commissies. Met deze waterbeheerders volstaat in de meeste gevallen het informeren over een calamiteit. Maar als de waterstaatswerken van verschillende waterbeheerders met elkaar verbonden zijn, is afstemming en samenwerking bij calamiteitenbestrijding noodzakelijk. 6.2 De liaisons in de veiligheidsregio s De afstemming en samenwerking met veiligheidsregio s en gemeenten is afgesproken en vastgelegd. Dat betreft de volgende zaken: Op uitvoerend niveau werkt de veiligheidsregio met een motorkapoverleg of Commando Plaats Incident (CoPI). Een Liaison Waterschap vertegenwoordigt het waterschap op dit niveau als liaison CoPI; Op tactisch niveau werkt de veiligheidsregio met een Regionaal Operationeel Team (ROT). Een Liaison Waterschap vervult in het ROT de rol van ambtelijk liaison namens het waterschap; Op strategisch niveau werkt de gemeente met een Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) en de veiligheidsregio met een Regionaal Beleidsteam (RBT). Een (loco-) dijkgraaf van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden kan optreden als bestuurlijk liaison in een GBT of RBT; Indien meerdere waterbeheerders betrokken zijn, stemmen de liaisons hun inbreng in het CoPI, ROT, GBT of RBT van te voren af met de andere waterbeheerders. Verder geldt voor de inzet van liaisons het volgende: Pagina 19 van 23

20 De voorzitter van het WBT informeert de bestuurlijk liaisons, de OL informeert de ambtelijk liaison. De liaison CoPI krijgt informatie van het hoofd ACW; De liaisons in de veiligheidsregio zijn namens Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden bevoegd besluiten te nemen op het betreffende niveau; Een inhoudelijk expert of calamiteitencoördinator kan de ambtelijk en bestuurlijk liaisons ondersteunen en de informatie uitwisseling tussen de veiligheidsregio en het waterschap verzorgen. Bestuurlijk en ambtelijk liaisons kunnen tijdelijk of permanent zitting nemen in een ROT, GBT of RBT. Bij acute calamiteiten is een permanente vertegenwoordiging noodzakelijk, bij andere dreigingen volstaat een tijdelijke vertegenwoordiging. De liaison CoPI en indien aanwezig, de ondersteuner van de ambtelijk en bestuurlijk liaison kunnen permanent aanwezig bij de veiligheidsregio. Wanneer een calamiteit zich voordoet wordt in het WOT en WBT besproken of een directeur of dijkgraaf als Liaison naar de veiligheidsregio of dat er een gemandateerd vervanger wordt gestuurd. 6.3 Informeren, waarschuwen en alarmeren Het afstemmen met veiligheidsregio s en gemeenten gebeurt op de volgende drie manieren: 1. Informeren, bij calamiteiten waarbij openbare orde en veiligheid niet in het geding zijn, Hoogheemraadschap de Stichte Rijnlanden informeert de veiligheidsregio Utrecht ambtelijk via het Veiligheids Informatie Centrum (VIC) de Veiligheidsregio Hollands midden wordt geïnformeerd via het algemene nummer van de meldkamer; 2. Waarschuwen, bij calamiteiten met (mogelijke) gevolgen voor openbare orde en veiligheid, Hoogheemraadschap de Stichte Rijnlanden informeert de veiligheidsregio Utrecht ambtelijk via het Veiligheids Informatie Centrum (VIC) de Veiligheidsregio Hollands midden wordt geïnformeerd via het algemene nummer van de meldkamer; 3. Alarmeren, bij ernstige dreigingen voor openbare orde en veiligheid, het waterschap neemt contact op met de meldkamer van de betreffende veiligheidsregio.. 7 Borging 7.1 Visie en doelstellingen Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden beschikt eind 2014 over een professioneel, hoogwaardig en bestendig calamiteitenzorgsysteem, dat onderdeel is van de primaire processen binnen de organisatie. Deze visie is opgedeeld in onderstaande pijlers. De calamiteitenorganisatie Plannen en planontwikkeling Opleiden, trainen, oefenen (OTO) Samenwerking binnen het netwerk De visie en doelstellingen zijn vastgelegd in rampkoers*, onze ambitie , besloten is de geldingsduur van deze visie te verlengen tot Calamiteitenzorgsysteem Om de doelstellingen te realiseren, werkt het waterschap met een calamiteitenzorgsysteem dat bestaat uit: 1. Het vastleggen van de manier van werken in documenten; 2. Het opleiden, trainen en oefenen van de leden van de calamiteitenorganisatie; 9 Rampkers, onze ambitie wordt in 2016 opgevolgd door Schakelen. Pagina 20 van 23

21 3. Het afstemmen en samenwerking met de netwerkpartners; 4. Het verankeren van de calamiteitenzorg in de organisatie. Ad 1. De documenten zijn er op vier niveaus; Beleidsmatige plannen met uitgangspunten en hoofdlijnen, zoals dit calamiteitenplan; Uitvoerende plannen met aanpak en organisatie voor specifieke calamiteiten, zoals calamiteitenbestrijdingsplannen, draaiboeken en bedrijfscontinuïteitsplannen; Werkdocumenten (procedures, instructies) met aanwijzingen over de manier van werken; Gegevens over calamiteitenbestrijding, zoals bereikbaarheidsgegevens en noodmaterialen. Ad 2. De opleidingen en trainingen voor het bijbrengen van kennis en vaardigheden omvatten: Algemene opleidingen over crisisbeheersing en rampenbestrijding; Specifieke opleidingen en trainingen over bepaalde aspecten van de crisisbeheersing; Bijeenkomsten voor bepaalde rollen om kennis en ervaringen te delen. Voor het opdoen van ervaringen in een gesimuleerde omgeving zijn er de volgende oefeningen: Veldoefeningen voor de medewerkers in het veld; Teamoefeningen voor de teams op kantoor; Combinatieoefeningen voor veld en kantoor gericht op de interactie; Multidisciplinaire oefeningen waarbij Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlandende samenwerking met netwerkpartners beoefent; Systeemoefeningen waarbij veld, kantoor en netwerkpartners samen oefenen. Het aanbod aan oefeningen is beschreven in het jaarplan OTO welke opgenomen wordt in het Portfolio Calamiteitenzorg*. Ad 3. De belangrijkste netwerkpartners zijn de twee veiligheidsregio. Bij de veiligheidsregio Utrecht is Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden zelf deelnemer aan overleg op bestuurlijk, directie en uitvoerend niveau. Bij de veiligheidsregio Hollands-Midden wordt Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden vertegenwoordigd door het Hoogheemraadschap van Rijnland. De samenwerking met de veiligheidsregio s omvat onder andere: Multidisciplinaire planvorming; Multidisciplinaire opleidingen en oefeningen; Multidisciplinaire evaluaties van oefeningen en calamiteiten. Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden werkt samen met de volgende andere waterbeheerders bij calamiteitenzorg: Vier andere waterschappen in het Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland, door het organiseren van opleidingen, trainingen en teamoefeningen, het afstemmen van de plannen en het uitvoeren van gezamenlijk beleid op het gebied van crisisbeheersing; De Zuid Hollandse Waterschappen; Meerdere diensten van Rijkswaterstaat op incidentele of projectmatige basis. Ad 4. De calamiteitenzorg is verankerd in de organisatie met 3 overlegvormen. Verankering Deelnemers Stuurgroep Calamiteitenzorg Directeur Calamiteitencoördinator Voorzitter coördinatiegroep Coördinatiegroep calamiteitenzorg Afdelingshoofden beheersafdelingen Calamiteitencoördinator Taken geeft richting aan calamiteitenzorg bepaalt inrichting en niveau calamiteitenzorg borgt samenwerking partners vertaalt landelijke ontwikkelingen geleidt tussen bestuur en organisatie stelt calamiteitenhandboek vast en monitort bewaakt voortgang evaluatiepunten schakel tussen operationeel en Pagina 21 van 23

22 Deelnemers Werkgroep calamiteitenzorg Wisselende samenstelling, personen inhoudelijk betrokken bij calamiteitenzorg Calamiteitencoördinator Taken strategisch faciliteert ruimte en middelen calamiteitenzorg stelt beleid vast bewaakt planning en doelen OTO motive Opstellen CBP s en supplementen Operationele uitvoering Stelt beleid op Bureau calamiteitenzorg coördineert de activiteiten voor calamiteitenzorg. Deze calamiteitencoördinatoren zijn hiërarchisch geplaatst in de afdeling WKB. De bestuurlijke verankering, besluitvorming en budgetbewaking loopt via de normale lijn via het afdelingshoofd. 7.3 Borging Om de beheersing en verbetering van de calamiteitenzorg en calamiteitenbestrijding te borgen, gebruikt het waterschap onderstaande twee Plan-Do-Check-Act cirkels. Dit is vastgelegd in de procesbeschrijving Beheren calamiteitenzorgsysteem. Calamiteitenzorg Plan het vastleggen van voorgenomen activiteiten op het gebied van de plannen, het opleiden, trainen en oefenen en de samenwerking met netwerkpartners in het jaarplan calamiteitenzorg welke opgenomen wordt in het Portfolio Calamiteitenzorg, gebaseerd op de visie op calamiteitenzorg, het meerjarenprogramma, het jaarverslag calamiteitenzorg en nieuwe ontwikkelingen Act de activiteiten bijsturen op basis van knelpunten die de managementgroep calamiteitenzorg signaleren nieuwe ontwikkelingen en aanbevelingen uit het jaarverslag vertalen in activiteiten voor het nieuwe jaarplan, beide in het portfolio calamiteitenzorg. Do de uitvoering van de activiteiten door bureau calamiteitenzorg of de werkgroep calamiteitenzorg, zoals het opstellen en actualiseren van plannen, het organiseren van opleidingen, trainingen en oefeningen, het afstemmen met netwerkpartners Check de voortgang en bereikte resultaten bewaken in bijeenkomsten van de managementgroep calamiteitenzorg het opstellen van een jaarverslag calamiteitenzorg met een toetsing van het uitgevoerde jaarplan en aanbevelingen voor geconstateerde knelpunten. Pagina 22 van 23