Werkwijzebeschrijving

Transcriptie

1 Werkwijzebeschrijving Maart 2011

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING OVERZICHT CALAMITEITENORGANISATIE OP- EN AFSCHALING Uitgangspunten Opschaling Melding, informeren en alarmeren binnen Delfland BELEIDSTEAM Taken beleidsteam Bezetting Taakverdeling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie Afstemming met externe partijen OPERATIONEEL TEAM Taken operationeel team Bezetting Taakverdeling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie Afstemming met externe partijen ONDERSTEUNENDE SECTIES BIJ OPERATIONEEL TEAM Taken secties ondersteuning Bezetting Taakverdeling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie Afstemming met externe partijen MELDKAMER Taken meldkamer Bezetting Taakverdeling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie Afstemming met externe partijen RECEPTIE Taken receptie Bezetting Taakverdeling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie Afstemming met externe partijen BEDRIJFSMIDDELEN Taken bedrijfsmiddelen/ict Bezetting Taakverdeling Opstarten... 29

3 9.5 Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie Afstemming met externe partijen ACTIECENTRUM PEILBEHEER Taken actieteam Bezetting Taakverdeling Personele invulling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie en met externe partijen De belangrijkste taken bij het terugschalen en de nazorg ACTIECENTRA WATERKERINGEN Taken actieteam Bezetting Taakverdeling Personele invulling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie en met externe partijen De belangrijkste taken tijdens het afschalen en de nazorg ACTIECENTRUM ZUIVERINGSBEHEER, DE GROOTE LUCHT Taken actieteam Bezetting Taakverdeling Personele invulling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie en met externe partijen De belangrijkste taken tijdens het afschalen en de nazorg ACTIECENTRUM VERONTREINIGING WATERSYSTEEM Taken actieteam Bezetting Taakverdeling Personele invulling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie en met externe partijen De belangrijkste taken tijdens het afschalen en de nazorg INFORMATIECENTRUM Taken informatiecentrum Bezetting Taakverdeling Personele invulling Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie Afstemming met externe partijen De belangrijkste taken tijdens het afschalen en de nazorg PERSCENTRUM Taken perscentrum Bezetting Taakverdeling Personele invulling... 63

4 15.5 Opstarten Interne werkwijze Afstemming met eigen organisatie Afstemming met externe partijen De belangrijkste taken tijdens het afschalen en de nazorg BIJLAGE 1 OPSTARTINFORMATIE COMPUTERS BIJLAGE 2 TELEFOONUMMERS CALAMITEITENORGANISATIE BIJLAGE 3 COMMUNICATIEMIDDELEN BIJLAGE 4A MODEL LOGBOEKFORMULIER BIJLAGE 4B STANDAARD VERGADERAGENDA OT BIJLAGE 4C STANDAARD VERGADERAGENDA BT BIJLAGE 5A STAPPENSCHEMA VOORBEREIDING OT-OVERLEG BIJLAGE 5B CHECKLIST VOORBEREIDING OT-OVERLEG BIJLAGE 5C CHECKLIST VOORBEREIDING BT-OVERLEG BIJLAGE 6 INDELING CRISISRUIMTES BIJLAGE 7 CHECKLIST CALAMITEITENKASTEN ACTIECENTRUM... 86

5 1. INLEIDING De werkwijze calamiteitenorganisatie is een uitwerking van het calamiteitenplan van het Hoogheemraadschap van Delfland. In het calamiteitenplan staat op hoofdlijnen beschreven op welke wijze Delfland zich voorbereidt op calamiteiten. Tevens wordt op hoofdlijnen de structuur van de calamiteitenorganisatie gegeven. In het deel werkwijze wordt beschreven op welke wijze de calamiteitenorganisatie te werk gaat. De werkwijzebeschrijving is gebaseerd op de in het calamiteitenplan beschreven structuur. De beschrijving vertelt niet van A tot Z wat er precies moet gebeuren. Wel geeft de werkwijzebeschrijving een duidelijk beeld van de processen die spelen, hoe de taken en verantwoordelijkheden verdeeld worden en op welke wijze coördinatie en overleg plaatsvindt. Gedurende oefeningen en daadwerkelijke calamiteiten komen altijd aandachtspunten naar voren. Deze werkwijzebeschrijving heeft nadrukkelijk gebruik gemaakt van de opgedane ervaringen en zal in de loop der jaren steeds verder worden aangescherpt.

6 2. OVERZICHT CALAMITEITENORGANISATIE In onderstaande figuur zijn de belangrijkste onderdelen van de calamiteitenorganisatie van Delfland weergegeven.

7 3. OP- EN AFSCHALING In het calamiteitenplan zijn de beginselen van het op en afschalen beschreven en de relaties met andere partijen. In dit hoofdstuk staat de praktische uitwerking hiervan binnen Delfland. 3.1 UITGANGSPUNTEN Het uitgangspunt van opschalen is het toevoegen van een laag die iets anders er bij gaat doen. In de onderliggende structuur verandert in principe niets. Lopende activiteiten worden voortgezet en iedereen houdt de verantwoordelijkheid en taken die hij of zij had. Wel wordt het belangrijker om informatie te delen en bewust te zijn van de (andere) rol van het bovenliggende team. Daar waar overdacht plaatsvindt van bevoegdheden (bij teamleider naar actieteamleider en sectorhoofd naar sectiehoofd), is het waarborgen van een goede overdracht belangrijk. Kies het voor die situatie het beste moment voor een overdacht. Aandachtspunten bij opschaling & alarmering: - in de bestrijdingsplannen zijn criteria opgenomen wanneer wordt op- en afgeschaald. Dit zijn richtlijnen. Hiervan kan altijd (onderbouwd) worden afgeweken; - het informeren van de lijnorganisatie en de sleutelfunctionarissen in de calamiteitenorganisatie loopt één fase voor op de opschaling; - opschalen is het toevoegen van een laag met een andere taak en rol. De onderliggende structuur, taken en verantwoordelijkheden blijven hetzelfde; - er wordt pas afgeschaald als de resterende taken en verantwoordelijkheden zijn overgedragen aan de reguliere organisatie, of aan een ad-hoc projectteam dat met de afhandeling wordt belast (herstelfase). 3.2 OPSCHALING Opschalen gaat in kleine stapjes, waarbij alles wat al in werking is gezet gewoon doorgaat. Er komt alleen een laag bij. De toe te voegen laag gaat iets doen wat nog niet wordt gedaan, of niet meer door de laag eronder kan worden gedaan. Redenen zijn te beperkte bevoegdheden of benodigde coördinatie. a. Dagelijkse werkzaamheden (routine) Verantwoordelijk: Sectorhoofd Uitvoering: Teamleider Binnen de dagelijkse werkzaamheden kunnen kleine afwijkingen optreden van het normale beheer. Dergelijke beperkte incidenten kunnen enige extra tijdsbesteding vragen, maar kunnen eenvoudig binnen de dagelijkse routine worden afgehandeld. b. Dagelijks werk + informatielijn (routine) Verantwoordelijk: Sectorhoofd Uitvoering: Teamleider In sommige gevallen binnen het reguliere werk is het verstandig om binnen de organisatie mensen en afdelingen hierover te informeren. Bijvoorbeeld als er externe partners bij betrokken zijn, zoals hulpverleningsdiensten en/of gemeenten en bij alle incidenten die aandacht van de media kunnen trekken. In deze gevallen wordt altijd de calamiteitencoördinator geïnformeerd. De sector is primair verantwoordelijk om de lijn (sectorhoofd secretaris directeur - portefeuillehouder) te infomeren. Ook is de sector verantwoordelijk om het team communicatie te informeren. Dit kan (en hoeft) echter niet altijd direct te gebeuren. Ook kan de sector buiten kantoortijden tegen beperkingen aanlopen, doordat de reguliere organisatie niet (altijd) bereikbaar is.

8 De sector (teamleider) heeft en houdt de regie op de uitvoering. De calamiteitencoördinator onderneemt zelf geen actie, maar zal sleutelpersonen, afdelingen, organisaties en/of teams via de calamiteitenorganisatie een signaal geven dat er een incident is. Daarbij wordt (1) aangegeven dat er geen actie wordt verwacht van de ontvanger en (2) wie de regie heeft over het incident (de teamleider). De calamiteitencoördinator kan 24/7 alle afdelingen bereiken en garanderen dat sleutelpersonen direct kennis nemen van een incident. Daar waar mogelijk samenloop van incidenten bestaat of ontstaat, wordt dat direct duidelijk. De calamiteitencoördinator koppelt als informatiemakelaar eventuele signalen terug aan de regiehoudende teamleider. Het is aan de teamleider om zo nodig actie te ondernemen. a. Coördinatiefase 1 (incident) Verantwoordelijk: Sectorhoofd Uitvoering: Actieteamleider Een incident in fase 1 is beperkt van omvang, beheersbaar en af te handelen door de betreffende sector. De beheersactiviteiten en informatiebehoefte nemen echter toe. Er zijn mensen en/of hulpmiddelen nodig om het incident te volgen. Het is noodzakelijk één of meerdere mensen vrij te maken van hun dagelijkse werk en te belasten met de aanpak van het incident. Deze situatie wordt aangeduid als coördinatiefase 1. Er wordt ook opgeschaald naar coördinatiefase 1 als er kans bestaat op (neven) effecten, of als uitbreiding van het effectgebied mogelijk is. Naast primaire technische sectoren, kunnen ook andere afdelingen gebruik maken van een coördinatiefase 1 en een actieteam inrichten (zoals bijvoorbeeld team communicatie). Het sectorhoofd beslist tot opschalen naar coördinatiefase 1. Hij geeft aan dat er behalve de actieteamleider en/of het instellen van een actieteam, geen bijzondere coördinatiestructuren nodig zijn voor de bestrijding van het incident. Benodigde mensen, middelen en deskundigheid voor de bestrijding van het incident kunnen eenvoudig beschikbaar worden gemaakt. Het incident is sectoraal te bestrijden. Behalve enkele operationele contacten (met bijvoorbeeld team communicatie of door het aansluiten van een peilbeheerder in het actieteam) zijn er geen andere afdelingen bij betrokken. Alle werkzaamheden worden verricht onder verantwoordelijkheid van de reguliere organisatie (het sectorhoofd). Het sectorhoofd wijst een actieteamleider aan, die de operationele aansturing overneemt van de reguliere teamleider. Hiervoor is een dienstdoende actieteamleider van de wacht beschikbaar. Als de dienstdoende teamleider zelf een van de actieteamleiders is, kan het sectorhoofd besluiten om de teamleider als eerste aan te wijzen als actieteamleider. De dienstdoende actieteamleider van de wacht wordt daarvan in kennis gesteld en blijft beschikbaar als eerste aflossing. In bijzondere gevallen kan het sectorhoofd ook iemand anders aanwijzen als actieteamleider (bijvoorbeeld in geval van de regiegroep droogte). Werkzaamheden worden vanuit één punt gecoördineerd en uitgevoerd door de actieteamleider. Het actieteam kan besluiten een AC in te richten, maar dit is niet noodzakelijk. Zodra een fase 1 wordt overwogen, wordt de calamiteitencoördinator in kennis gesteld en gehouden. De calamiteitencoördinator kan gevraagd (en ongevraagd) advies geven. De calamiteitencoördinator zal handelen zoals beschreven bij Informatielijn en sleutelpersonen, afdelingen, organisaties en/of teams via de calamiteitenorganisatie alarmeren over het incident. b. Coördinatiefase 2 (calamiteit) Eindverantwoordelijke organisatie: Operationeel leider Verantwoordelijk voor vakgebied: Sectiehoofd (per vakgebied) Uitvoering per vakgebied: Actieteamleider (per vakgebied) Coördinatiefase 2 gaat in bij een (dreigende) calamiteit die in omvang het niveau en de bevoegdheden van het actieteam ontstijgt, of waarbij een meer dan geringe inzet nodig is van meerdere vakgebieden. In deze gevallen is een gecoördineerde aanpak wenselijk of zijn hogere bevoegdheden nodig om effectief te kunnen (blijven)

9 optreden. Op basis van de wachtdienst zijn na alarmering binnen een uur een operationeel leider, een calamiteitencoördinator en twee sectiehoofden beschikbaar om een OT te vormen. De operationeel leider besluit tot het opschalen naar coördinatiefase 2 op advies van de calamiteitencoördinator en het sectorhoofd. De operationeel leider neemt de eindverantwoordelijkheid voor de organisatie op zich. Voor de verschillende vakgebieden komt het dienstdoende sectiehoofd beschikbaar, die de verantwoordelijkheden van het sectorhoofd kunnen overnemen. In overleg met het dienstdoende sectiehoofd, kan het sectorhoofd besluiten om als eerste zelf de rol van sectiehoofd op zich te nemen (bijvoorbeeld binnen kantoortijden). Het dienstdoende sectiehoofd blijft in dat geval beschikbaar als eerste aflossing. a. Coördinatiefase 3 (calamiteit met bestuurlijke implicaties) Bestuurlijke verantwoordelijkheid: Voorzitter beleidsteam Eindverantwoordelijke organisatie: Operationeel leider Verantwoordelijk voor vakgebied: Actieteamleider (per vakgebied) Er is sprake van een ernstige situatie die als een (dreigende) calamiteit kan worden aangemerkt en waarbij de media belangstelling tonen, beleidsbeslissingen moeten worden genomen en/of bestuurlijk overleg noodzakelijk is. b. Coördinatiefase 4 (beheergebied overschrijdende calamiteit) (NB: er is geen centrale bovenregionale bestuurlijke aansturing) Bestuurlijke verantwoordelijkheid: Voorzitter beleidsteam Eindverantwoordelijke organisatie: Operationeel leider Verantwoordelijk voor vakgebied: Sectiehoofd (per vakgebied) Uitvoering per vakgebied: Actieteamleider (per vakgebied) Bij een calamiteit die het beheergebied overschrijdt kan een coördinatiefase 4 worden afgekondigd. Dit is een calamiteit waarbij intensieve bestuurlijke afstemming nodig is tussen meerdere waterschappen en/of waterbeheerders. De voorzitter van het beleidsteam beslist tot het opschalen naar fase 4, op advies van de calamiteitencoördinator en de operationeel leider. Een coördinatiefase 4 betekent geen verandering in bevoegdheden van Delfland of andere waterschappen. Er is geen centrale bestuurlijke aansturing of coördinatie (vanwege de unieke decentrale bevoegdheden per waterbeheerder). Op regionaal niveau zijn voor het ramptype overstromingen tussen waterbeheerders afspraken gemaakt over regionale coördinatie en eventuele vertegenwoordiging in de veiligheidsregio s. Zie hiervoor het convenant Dijkring 14 en het coördinatieplan Dijkring 14, zoals beschreven in hoofdstuk 10 van het calamiteitenplan.

10 Ernst van de gebeurtenis Kenmerk Coördinatiebehoefte Omvang (Indicatief) Slachtoffers (kans op) (Indicatief) Schade (indicatief) Voorbeelden Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Incident met een beperkte impact op de omgeving. Bronbestrijding: incident kan door reguliere organisatie worden afgedaan, maar op incidentlocatie kan afstemming met aanwezige partners noodzakelijk zijn. Incident met een relatief grote impact op de omgeving. Bron- en effect bestrijding: - mogelijke bedreiging of aantasting van de functionele werking waterstaatswerken; - mogelijke potentiële conflicten in de interne samenwerking; - schaarste, inzet personen, materieel, budget of sprake van media aandacht. Incident met een (zeer) grote impact op de omgeving. Mogelijke bedreiging van mens en milieu. - Mogelijke bestuurlijke conflicten in de samenwerking met externe partners; - de burgemeester kan (ingeval van GRIP 3) het opperbevel overnemen; - mogelijke grote financiële en/of juridische consequenties; - er is sprake van massale (media)aandacht. De openbare orde en veiligheid worden bedreigd. - Waterkolom kan niet meer voor de veiligheid instaan; - de voorzitter van de veiligheids- regio neemt het opperbevel over; - waterkolom alleen nog technisch verantwoordelijk voor technische zorg van waterstaatswerken; - waterkolom is adviseur van burgemeester. Lokale coördinatie Tactische coördinatie Bestuurlijke coördinatie Regionale bestuurlijke coördinatie Straat Deel van een gemeente Gemeente Twee of meer gemeenten Geen Klein Aanwezig Reëel Beperkt tot inzet van manuren en/of materieel - lokale wateroverlast als gevolg van extreme neerslag; - breuk persleiding (naar zuivering); - geen goede werking rioolgemaal met lokale overstorten tot gevolg. 0,1-1 miljoen 1-10 miljoen > 10 miljoen - wateroverlast in verschillende peilvakken; - breuk persleiding met werkende overstorten; - lekkage van een waterkering waardoor waterkerende functie in gevaar kan komen. - standvastheid regionale waterkering raakt in het geding, kans op doorbraak is aanwezig; - zeer hoge waterstanden waardoor gewasschade kan ontstaan; - uitval RWZI met lozing verontreinigd afvalwater. - standvastheid primaire waterkering raakt in het geding, kans op doorbraak is aanwezig; - grootschalige overstromingen als gevolg van zeer extreme neerslag; - zeer grote verontreinig met giftige stoffen. 3.3 MELDING, INFORMEREN EN ALARMEREN BINNEN DELFLAND Voor een goede bestrijding van incidenten en calamiteiten is het belangrijk dat meldingen bij Delfland goed en snel worden verwerkt. Dit houdt in dat alle meldingen moeten worden geverifieerd en dat zo snel mogelijk duidelijk moet worden wat de aard en omvang van het incident is. Als de melding wordt gedaan door een hulpverleningdienst of een gemeentelijke dienst, of als de ernst van de melding op een andere wijze duidelijk is, hoeft niet te worden gewacht op verificatie maar kunnen direct stappen worden ondernomen. In alle andere gevallen is verificatie belangrijk om onnodig alarmeren en opschalen van de calamiteitenorganisatie te vermijden en verwarring en vertraging te voorkomen. Na het ontvangen en verwerken van de melding is een snelle interne én externe alarmering van autoriteiten, instanties en personen van essentieel belang. Dit alarmeren moet met verstand van zaken gebeuren om ervoor te zorgen dat de calamiteitenorganisatie de juiste samenstelling krijgt. In geval van een (dreigend) incident waarbij nog geen directe alarmering van Delfland en/of andere hulpverleningsdiensten vereist is, kan wel worden besloten om de eigen organisatie, andere overheidsdiensten en de hulpverleningsdiensten te informeren over het (dreigend) incident.

11 Zowel binnen als buiten kantoortijden verloopt de eerste alarmering volgens de reguliere lijn, dus via de desbetreffende teamleider. Wanneer er geen contact wordt gelegd met de teamleider dan wordt het sectorhoofd gebeld, bij geen contact wordt de secretaris directeur gebeld. Wanneer hier ook geen contact mee gemaakt kan worden wordt de dienstdoende operationeel leider gebeld. Deze is 24 uur per dag en 7 dagen in de week bereikbaar. Tijdens kantooruren Tijdens kantooruren komt een melding doorgaans binnen bij het Meldpunt die de melding aanneemt en doorgeeft aan de verantwoordelijke sector. Het komt echter ook voor dat de melder rechtstreeks met de betreffende sector contact zoekt. De sector die de melding ontvangt stemt af over acties, zorgt voor verificatie en de eerste inhoudelijke beoordeling van de situatie. Verder is de sector verantwoordelijk voor de alarmering van de juiste medewerkers of leidinggevenden. Als de melding niet via het Meldpunt is binnengekomen zorgt die sector er tevens voor dat het Meldpunt over belangrijke meldingen alsnog wordt geïnformeerd.

12 Buiten kantooruren Buiten kantooruren zijn de kantoren van Delfland automatisch doorgeschakeld naar een telefoonservicecentrale die de melding aanneemt en doorgeeft aan de wachtdienstmedewerker van team Toezicht en Handhaving. De wachtdienstmedewerker neemt contact op met de melder voor meer bijzonderheden over de aard, omvang en locatie van het incident en zorgt voor verificatie en de eerste inhoudelijke beoordeling van de situatie. Vervolgens geeft de wachtdienstmedewerker de melding door aan de teamleider van de verantwoordelijke sector. De leider van het team dat de melding heeft ontvangen, besluit of sprake is van een incident dat in het kader van de normale taakuitoefening kan worden afgehandeld. Als het incident dermate ernstig is dat (mogelijk) moet worden opgeschaald, stelt de teamleider het sectorhoofd op de hoogte. Het sectorhoofd is bevoegd om op te schalen naar fase 1. Daarna wijst het sectorhoofd de actieteamleider aan, buiten kantoortijden zal dit veelal de wachtdienstfunctionaris zijn van het desbetreffende AC. Het sectiehoofd wordt pas bij fase 2 opgeroepen. De beslissing om op te schalen naar fase 2 ligt bij de operationeel leider. Informeren Bij het informeren van de organisatie wordt bij incidenten, waarbij hulpverleningsdiensten en/of gemeenten in bijzondere mate betrokken zijn, en/of bij incidenten die de aandacht van de media (mogelijk) trekken, buiten de reguliere lijn ook de Calamiteitencoördinator geïnformeerd. Deze zal op zijn beurt de calamiteitenorganisatie informeren over de ontstane situatie en peilen of dit incident eventueel gevolgen kan hebben voor de andere sectoren. Op deze manier is calamiteitenorganisatie geïnformeerd en worden eventueel niet geanticipeerde problemen ondervangen. Daarnaast geeft de calamiteitencoördinator aan dat de regie in handen is van de desbetreffende sector die het incident bestrijd. De sector beslist over de vervolgstappen en wordt geadviseerd door de Calamiteitencoördinator.

13 Melding/alarmering coördinatiefase 1 In een fase 1 wordt de Calamiteitencoördinator altijd gewaarschuwd. Deze zal op zijn beurt in ieder geval de operationeel leider, de dijkgraaf, het hoofd van het team Communicatie en het Meldpunt Toezicht Delfland dan wel de piketambtenaar informeren over (de bestrijding van) het incident. Afhankelijk van het soort incident informeert de Calamiteitencoördinator ook de netwerkpartners (bijvoorbeeld de gemeenten via de ambtenaar rampenbestrijding). Op het moment dat wordt geconstateerd dat het incident van omvang en aard verandert of dat de bestrijding binnen de normale taakuitoefening niet meer mogelijk is, wordt dit door het betreffende sectorhoofd gemeld bij de Calamiteitencoördinator en wordt na overleg door de operationeel leider besloten al dan niet op te schalen naar een fase 2. Melding/alarmering coördinatiefase 2 Nadat door het sectorhoofd is geconstateerd dat het incident van omvang en aard verandert of dat de bestrijding binnen de normale taakuitoefening niet meer mogelijk is, wordt dit gemeld bij de Calamiteitencoördinator en wordt na overleg met de operationeel leider door de operationeel leider besloten al dan niet verder op te schalen. Vervolgens wordt er gekeken welke manier de calamiteitenorganisatie het effectiefst opgetuigd kan worden. In de praktijk kan dit betekenen dat er alleen een klein operationeel team (OT) wordt opgeroepen wat in direct contact staat met het AC. Aan de hand van de verkregen informatie, zoals bijvoorbeeld een nadere oriëntatie op de plaats van het incident, zal het geformeerde OT beoordelen of het nodig is om de dijkgraaf te adviseren op te schalen naar coördinatiefase 3. Afhankelijk van de ernst van de situatie neemt het OT in het laatste geval intussen die maatregelen die in het belang van een adequate bestrijding van het incident of de dreigende calamiteit nodig of wenselijk zijn. In de afzonderlijke calamiteitenbestrijdingsplannen wordt meer concreet beschreven in welk stadium het sectorhoofd adviseert inzake het opschalen naar coördinatiefase 2 en het formeren van het OT. De leden van het Beleidsteam (BT) worden in deze fase (schriftelijk) geïnformeerd. Vanaf deze fase van de bestrijding wordt voorzien in structurele informatie en voorlichting aan netwerkpartners, bevolking, bestuur en de eigen organisatie. Daarbij wordt gebruik gemaakt van situatierapporten, internet, intranet, twitter en telecomvoorzieningen. Voor een gedetailleerd overzicht van te nemen acties op het gebied van communicatie wordt verwezen naar het crisiscommunicatieplan van Delfland (deel x van het handboek). Melding/alarmering coördinatiefase 3 en 4 De operationeel leider neemt contact op met de dijkgraaf. Laatstgenoemde beslist dan, zo mogelijk na advisering door het OT, expliciet over opschalen naar coördinatiefase 3 of 4. Wanneer de dijkgraaf heeft besloten tot opschalen naar coördinatiefase 3 of 4 wordt het beleidsteam (BT) bijeengeroepen. Het BT voorziet voor de duur van de (dreigende) calamiteit in de benodigde bestuurlijke beslissingen. Zo nodig maakt de dijkgraaf gebruik van de bijzondere bevoegdheden die hij heeft in geval van calamiteiten. De dijkgraaf brengt het dagelijks bestuur op de hoogte van de opschaling. Zodra de calamiteit in zoverre onder controle is dat niet alle aandacht van het beleidsteam en het OT meer nodig is voor de bestrijding ervan, wordt de verenigde vergadering geïnformeerd over de omvang van de calamiteit en de genomen maatregelen. Delfland informeert bij een opschaling de volgende partners: - gemeentelijke dienst - veiligheidsregio (gemeenschappelijke meldkamer) - provincie - collega waterbeheerder - LCO (wordt alleen geïnformeerd bij hoogwaterdreiging).

14 4 BELEIDSTEAM Het beleidsteam (BT) is bestuurlijk eindverantwoordelijk voor het optreden van de calamiteitenorganisatie. Het BT houdt zich bezig met de beleidsmatige aspecten van de bestrijding en bepaalt daarmee de strategie van het optreden van het waterschap. 4.1 TAKEN BELEIDSTEAM De taken van het beleidsteam zijn: - vaststellen van voorgesteld beleid als bestaand beleid ontoereikend is (stellen van doelen, benaderingswijzen in grote lijnen, beschikbaar stellen van middelen) met betrekking tot de bestrijding van de calamiteit, voor zover de bevoegdheid reikt en zo nodig in samenspraak met overige organisaties; - nemen van de beslissingen over de inzet van een (bestuurlijke) liaison naar het beleidsteam van een gemeente of het Regionaal BeleidsTeam (RBT) 1 ; - aanvragen van personele en materiële bijstand van elders, voor zover dit niet geschiedt op operationeel niveau; - zorgen voor de inbreng van prioriteiten van de functionele waterstaatskolom, van het waterschapsbeleid en de -deskundigheid, als wordt samengewerkt met andere bestrijdingsorganisaties; - vaststellen van een communicatiestrategie en zorgdragen voor communicatie aan publiek en pers; - bewaken van het imago van Delfland; - communicatie met het dagelijks bestuur (en zo nodig de VV), dat wil zeggen: op de hoogte houden van de stand van zaken en informeren over de aanpak van de calamiteit, besluiten over maatregelen in afwijking van wettelijke voorschriften zo mogelijk in samenspraak met het dagelijks bestuur nemen; - bijhouden van een logboek en registratie van besluiten. 4.2 BEZETTING In het beleidsteam hebben tenminste zitting: - de dijkgraaf of zijn plaatsvervanger (verder wordt alleen de dijkgraaf genoemd, waar ook zijn vervanger kan worden bedoeld) - de operationeel leider - het hoofd communicatie - de calamiteitencoördinator. Daarnaast beschikt het beleidsteam over een ondersteunende voorzitter BT en een notulist. Eventuele (tijdelijke) uitbreiding van het beleidsteam is mogelijk; de dijkgraaf beslist hierover. 4.3 TAAKVERDELING De dijkgraaf is de voorzitter van het beleidsteam. Hij is eindverantwoordelijk voor het optreden van de hele calamiteitenorganisatie van Delfland en voor de bestuurlijke inbreng in het bijzonder. De operationeel leider zorgt voor de link met het OT. Hij presenteert de stand van zaken in het beleidsteam en licht verzoeken en adviezen van het OT toe. Het hoofd sectie communicatie adviseert het beleidsteam over de communicatieaspecten van de gekozen bestrijdingsstrategie van Delfland. De calamiteitencoördinator is verantwoordelijk voor de procesbewaking binnen de calamiteitenorganisatie van Delfland en fungeert ook binnen het beleidsteam als procesbewaker. De notulist draagt zorg voor de verslaglegging en overige ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het beleidsteam. De ondersteuner voorzitter BT ondersteunt en adviseert de Dijkgraaf in zijn beslissingen. 1 In de veiligheidsregio Haaglanden wordt gesproken over gemeentelijk beleidsteam en regionaal beleidsteam. In de veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond spreekt men over een Gemeentelijke Veiligheidsstaf (GVS) en een Regionale Veiligheidsstaf (RVS).

15 4.4 OPSTARTEN Besluit tot opschalen Bij opschaling naar coördinatiefase 2 wordt het OT van Delfland ingesteld. De operationeel leider informeert de dijkgraaf; zij bespreken de ernst van de situatie en de mogelijke ontwikkelingen. Op basis van de beschikbare informatie en het advies van de operationeel leider beslist de dijkgraaf of opgeschaald moet worden naar coördinatiefase 3 of dat het beleidsteam alleen op de hoogte wordt gehouden van de situatie door middel van situatierapporten-hhd (coördinatiefase 2 blijft gehandhaafd). Tot opschaling naar coördinatiefase 3 wordt besloten als een (dreigende) calamiteit kan worden aangemerkt, waarbij de media buitensporig veel belangstelling tonen, beleidsbeslissingen moeten worden genomen en/of bestuurlijk overleg noodzakelijk is. Het beleidsteam functioneert als vertegenwoordiger van Delfland op beleidsniveau, tussen alle andere bij de bestrijding betrokken externe organisaties. Bij het actief worden van het beleidsteam worden deze organisaties hiervan door de calamiteitencoördinator en door middel van het situatierapport-hhd op de hoogte gebracht. Locatie Het beleidsteam gebruikt de Vogelkamer als vergaderruimte. Personele invulling Als de dijkgraaf beslist tot het opschalen tot coördinatiefase 3, schakelt de calamiteitencoördinator de leden van het beleidsteam in. Wanneer voorzien wordt dat de calamiteit lang gaat duren en aflossing op den duur noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op vervangers zoals in het personeelsoverzicht (tab 12). De dijkgraaf bepaalt in hoeverre andere personen (tijdelijk) zitting hebben in het beleidsteam. 4.5 INTERNE WERKWIJZE Het beleidsteam bepaalt bij een calamiteit, aan de hand van informatie en adviezen van het OT, de strategie van het optreden van Delfland en stemt het beleid van Delfland af met andere betrokken organisaties. Ook wordt in het beleidsteam de communicatiestrategie vastgesteld en afgestemd met andere betrokken organisaties. Een vergadering van het beleidsteam vindt plaats op initiatief van de leden zelf of op initiatief van het OT (als zij de noodzaak zien voor een beleidsbeslissing). De dijkgraaf en de operationeel leider stemmen af wanneer een vergadering plaatsvindt. Het beleidsteam vergadert op basis van het advies van het OT. Om de vergadertijd zoveel mogelijk te beperken (maximaal een half uur) en beslissingen snel te kunnen nemen, moet het OT op tijd aangeven op welke termijn het beleidsteam een beslissing moet nemen, zodat het beleidsteam zich hierop kan voorbereiden. Anderzijds moet ook het beleidsteam vooruit lopen op mogelijke beslissingen door van te voren zowel intern als extern aan te geven welke informatie zij nodig hebben om tot een beslissing te komen. In het ideale geval vindt de afstemming (intern en extern) en besluitvorming reeds plaats nog voordat de daadwerkelijke noodzaak tot beslissen aanwezig is. De communicatie van Delfland vindt tijdens een calamiteit soms plaats samen met andere organisaties zoals gemeente, veiligheidsregio of provincie. Dit betekent niet dat daarmee de verantwoordelijkheid voor de communicatie wordt overgedragen aan deze organisaties. Delfland blijft zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop zijn aandeel in de bestrijding in de openbaarheid wordt gebracht.

16 Waarschuwing Om haar taak efficiënt uit te voeren, dient het beleidsteam de beleidsmatige aspecten van de huidige en verwachte situatie continu in het oog te houden, zodat snel en effectief kan worden beslist over wijzigingen in de strategie van de bestrijding van de calamiteit. Het beleidsteam dient hiertoe zelf alert te zijn dat zij over de benodigde beleidsmatige informatie beschikt (dus geen uitvoeringstechnische details). Elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie heeft een eigen taak, waar het zich aan moet houden. Het risico bestaat dat men zich met andere dan beleidsmatige taken gaat bezighouden, bijvoorbeeld met de operationele bestrijding van de calamiteit. Daarom moet men zich continu moeten afvragen of een bepaald onderwerp op de agenda van het beleidsteam hoort te staan. De calamiteitencoördinator fungeert hierbij als procesbewaker. Alleen in zeer uitzonderlijke situaties benadert de informatiecoördinator direct de vertegenwoordiger in het Beleidsteam. 4.6 AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE Binnen de calamiteitenorganisatie van Delfland heeft het beleidsteam alleen contact met het OT, welke zorgt voor de aansturing van andere onderdelen van de organisatie. De verantwoordelijke binnen het OT is de operationeel leider, welke tevens zitting heeft in het beleidsteam. Op deze wijze is een goede afstemming tussen strategie en tactiek gewaarborgd. Afhankelijk van de situatie kan het noodzakelijk zijn om andere functionarissen uit te nodigen om advies te geven binnen het beleidsteam. De operationeel leider zorgt ervoor dat de dijkgraaf ook tussen de vergaderingen met het beleidsteam in geïnformeerd blijft door middel van het situatierapport-hhd en eventuele aanvullende informatie. Daarbij kan de ondersteuner voorzitter BT worden ingezet. 4.7 AFSTEMMING MET EXTERNE PARTIJEN De belangrijkste regel voor afstemming met externe, bij de bestrijding betrokken organisaties is dat gecommuniceerd wordt met een vergelijkbaar organisatieonderdeel. Voor het beleidsteam betekent dit dat afgestemd wordt met bijvoorbeeld (coördinerend) burgemeesters, dijkgraven, de Commissaris van de Koningin, et cetera. De calamiteitencoördinator brengt per calamiteit het netwerk, waar het beleidsteam mee te maken heeft, in kaart, actualiseert het en maakt het bekend binnen het beleidsteam. Bij de afstemming maken de leden van het beleidsteam gebruik van hun dagelijkse, informele netwerk om reeds pro-actief inzicht te krijgen in elkaars beleid en strategie. Zo wordt snel inzicht in potentiële knelpunten verkregen, zodat maatregelen genomen kunnen worden. Gezien de niet altijd eenduidige wetgeving en organisatiestructuren binnen de rampenbestrijding is het in ieders belang dat knelpunten zo flexibel mogelijk worden opgelost, zodat niet gebruik hoeft te worden gemaakt van allerlei vergaande bevoegdheden. Afstemming met de algemene keten vindt in eerste instantie plaats met de gemeente. Als meerdere gemeenten betrokken zijn bij de calamiteit, wordt in de regio het regionaal operationeel team (ROT) en eventueel het regionaal beleidsteam (RBT) actief en communiceert Delfland ook met de Veiligheidsregio. Opgemerkt wordt dat Delfland zowel binnen de Veiligheidsregio Haaglanden als binnen Rotterdam-Rijnmond valt. In het RBT vergaderen de burgemeesters en dijkgraven onder leiding van een coördinerend burgemeester. Van belang is dat de coördinerend burgemeester géén wettelijke bevoegdheden heeft en dus geen beslissing kan forceren. Bij knelpunten bij de bestrijding die niet binnen de regio zijn op te lossen treedt de provincie in de persoon van de Commissaris van de Koningin (CdK) bemiddelend op en forceert zo nodig een beslissing. Om deze reden moet de CdK via het ROT en zijn provinciaal coördinatiecentrum (PCC) bij een ernstig incident of calamiteit door alle betrokken organisaties op de hoogte worden gehouden over het verloop van de situatie. Zie ook paragraaf 4.2. van het Calamiteitenplan.

17 Voor eenduidige berichtgeving naar pers en publiek, vindt afstemming plaats met de andere organisaties. Voor meer informatie over de communicatie wordt verwezen naar het crisiscommunicatieplan (in de operationele bijlage van het handboek).

18 5 OPERATIONEEL TEAM Het OT zet de door het beleidsteam besloten strategie om in de tactiek voor de bestrijding van de calamiteit. Deze tactiek zorgt voor afstemming binnen de eigen organisatie en een gecoördineerde inzet van de actiecentra. 5.1 TAKEN OPERATIONEEL TEAM De taken van het OT zijn: - coördineren van de inbreng van de verschillende actiecentra van Delfland bij de bestrijdingsactiviteiten; - opstellen van mogelijke strategie voor het beleidsteam; - vaststellen van de tactiek voor de calamiteitenorganisatie van Delfland; - nemen van besluiten over door de actiecentra voorgelegde voorstellen/knelpunten; - periodiek informeren van het beleidsteam en de actiecentra door middel van situatierapportages; - opstellen van een communicatietactiek; - zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand van elders; - onderhouden van contacten en overleg met andere betrokken bestrijdende organisaties op tactisch coördinerend niveau; - houden van overzicht, ook gericht op de toekomst; - bijhouden van een logboek en registratie van besluiten; - afschalen van de calamiteitenorganisatie. 5.2 BEZETTING In het OT kunnen zitting hebben: - de operationeel leider - het hoofd sectie communicatie - de betrokken sectiehoofden (Verontreiniging Watersysteem, Waterkeringen, Peilbeheer, Zuiveringsbeheer, Delfluent BV.) - de calamiteitencoördinator. Daarnaast is een notulist en de assistent informatiecoördinator bij de vergaderingen aanwezig. 5.3 TAAKVERDELING De operationeel leider is voorzitter van het OT. Het hoofd sectie communicatie bewaakt de communicatieaspecten. Samen met zijn/haar sectie zorgt hij/zij tevens voor de daadwerkelijke uitvoering van interne en externe communicatie op basis van het crisiscommunicatieplan. De betrokken sectiehoofden bewaken de inbreng van hun eigen sectie bij de bestrijding van een calamiteit. Hiertoe onderhouden zij via hun ondersteunende sectie contact met hun actiecentra. De calamiteitencoördinator is verantwoordelijk voor de procesbewaking binnen de calamiteitenorganisatie van Delfland en fungeert ook binnen het OT als procesbewaker. De notulist draagt zorg voor de verslaglegging en assisteert bij het opstellen van de situatierapporten-hhd. De assistent informatiecoördinator stelt tijdens de vergadering een concept situatierapport-hhd op zodat deze vrijwel direct na de vergadering intern verspreid kan worden. 5.4 OPSTARTEN Besluit tot opschalen In coördinatiefase 1 wordt een incident afgehandeld binnen de reguliere werkzaamheden en informeert het betrokken sectorhoofd de coördinator calamiteitenzorg, die vervolgens in ieder geval de operationeel leider en het hoofd sectie Communicatie informeert. Op basis van de beschikbare informatie beslist de operationeel leider of er moet worden opgeschaald naar coördinatiefase 2. Coördinatiefase 2 kenmerkt zich onder meer door het feit dat het incident niet zonder meer in het kader van de normale taakuitoefening kan worden afgedaan. Het gaat hier om (dreigende) calamiteiten die qua gecompliceerdheid en/of omvang binnen de eigen organisatie een gecoördineerde aanpak vergen.

19 De calamiteitencoördinator neemt, al vóór het OT bij elkaar komt, contact op met de facilitaire dienst om te zorgen voor de inrichting van de benodigde ruimten en de instellingen van het computer- en communicatienetwerk, zie hoofdstuk 8. Verder bespreekt de calamiteitencoördinator met de operationeel leider en de betrokken sectiehoofden de noodzaak tot het activeren van de meldkamer, het informatiecentrum, het perscentrum en de actiecentra van Delfland. De leden van het OT krijgen een assistent in een ondersteunende sectie, zie hoofdstuk 5. Na de eerste vergadering van het OT worden alle bij de bestrijding betrokken organisaties door middel van een situatierapport-hhd op de hoogte gehouden. Locatie Het OT gebruikt de kamer A.1.17 als vergaderruimte. Vóór en na de vergaderingen stemmen de leden van het OT af met hun eigen ondersteunende sectie in de Vijverzaal. Personele invulling Als de operationeel leider besluit coördinatiefase 2 af te kondigen, schakelt de calamiteitencoördinator de leden van het OT in. Wanneer voorzien wordt dat de calamiteit langer gaat duren en aflossing op den duur noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op vervangers volgens het personeelsoverzicht (operationele bijlage van het handboek). De sectiehoofden regelen de personele invulling van de ondersteunende secties. Knelpunten in de personele invulling van de organisatie worden gemeld aan de calamiteitencoördinator, die deze zo nodig inbrengt in het OT 5.5 INTERNE WERKWIJZE Het OT bepaalt aan de hand van de stand van zaken binnen de betrokken sectoren de (wijzigingen in) te volgen tactiek voor de bestrijding van het incident. Als blijkt dat ook de strategie (het beleid) moet worden gewijzigd, is een beslissing van het beleidsteam noodzakelijk en stelt het OT een advies op ter voorbereiding op de volgende vergadering van het beleidsteam. De vergaderingen van het OT vinden plaats op initiatief van de leden zelf; daarbij wordt de vergaderritmiek afgestemd op de vergaderingen van de actiecentra en het beleidsteam en op de eventuele behoefte van de actiecentra aan beslissingen van het OT. Vergaderingen verlopen volgens een standaard agenda (zie bijlage 4a). Om het overleg efficiënt te laten verlopen is het van belang het overleg aan de hand van de agenda voor te bereiden en ook te voeren. De voorbereiding wordt beschreven in hoofdstuk 5: ondersteunende secties. Juist in de hectiek van een calamiteit kan de vergaderagenda houvast bieden en ondersteunen bij een structurele aanpak. De discipline bij het hanteren betaalt zich terug in een snelle en gestructureerde analyse van de situatie. Om de vergadertijd van het OT zo kort mogelijk te houden is het belangrijk dat onderwerpen, besluiten en mogelijke scenario s zoveel mogelijk worden voorbereid door de ondersteunende secties. De operationeel leider zit de vergadering voor. Er is een notulist aanwezig die zorg draagt voor het verslag. Er is een assistent informatie coördinator aanwezig die zorg draagt voor het opstellen van de situatierapportage-hhd. Alle leden brengen punten in vanuit de eigen sectie en gezamenlijk worden er op basis van het totaalbeeld besluiten genomen. De calamiteitencoördinator is procesbewaker en houdt zicht bezig met de netwerkanalyse.

20 De operationeel leider houdt samen met zijn informatiecoördinator toezicht op de afhandeling van de actiepunten uit het overleg van het OT. Situatierapportages en persberichten worden voor verzending door de operationeel leider goedgekeurd. Het hoofd sectie Communicatie controleert beide voordat ze aan de operationeel leider worden voorgelegd. Na afloop van het OT-overleg voegen de leden zich bij hun secties om daar het besprokene over te dragen en weer geïnformeerd te worden over de voortgang. Elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie heeft haar eigen taak, waar het zich aan moet houden. Het operationele team mag zich niet met de details van de uitvoer van de bestrijding in de actiecentra en in het veld bemoeien. Men moet zich continu afvragen of een bepaald onderwerp op de agenda van het operationele team hoort te staan. De calamiteitencoördinator fungeert hierbij als procesbewaker. 5.6 AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE Buiten de vergaderingen van het OT zetten de ondersteunende secties de voorgenomen activiteiten uit in de organisatie en wordt het lid van het OT bijgepraat over de stand van zaken binnen de eigen sector of afdeling. De operationeel leider zorgt ook buiten de vergaderingen voor afstemming met het beleidsteam en kan daarbij gebruik maken van de ondersteuner voorzitter BT. Tevens zorgt hij ervoor dat zijn sectie het situatierapport-hhd opstelt, aan de hand van een standaard layout (zie bijlage 4b). De informatiecoördinator verspreidt intern de situatierapporten-hhd en de assistent-calamiteitencoördinator onder de betrokken externe organisaties. 5.7 AFSTEMMING MET EXTERNE PARTIJEN De belangrijkste regel voor afstemming met externe, bij de bestrijding betrokken organisaties is dat gecommuniceerd wordt met een vergelijkbaar organisatieonderdeel. Voor het OT betekent dit dat afgestemd wordt met bijvoorbeeld het ROT of operationele teams van andere waterschappen. De afstemming kan ook worden overgelaten aan de ondersteunende secties. De calamiteitencoördinator brengt per calamiteit het netwerk, waar het OT mee te maken heeft, in kaart, actualiseert het en maakt het bekend binnen het OT. Daarnaast onderhoudt de calamiteitencoördinator zelf contact met de gemeentelijke ambtenaren rampenbestrijding en met de Veiligheidsregio s. Vanuit Delfland is het mogelijk om een liaison te sturen naar het ROT. Deze behartigd de belangen van Delfland binnen de Veiligheidregio Zo nodig kan vanuit het ROT ook een liaison bij Delfland worden gestationeerd. Deze liaison neemt dan deel aan de vergaderingen van het OT. Communicatie aan pers en publiek wordt gecoördineerd en uitgevoerd door de sectie communicatie. Bij calamiteiten waarbij externen zijn betrokken, dient de communicatie samen met de voorlichters van andere organisaties te worden afgestemd. Verwezen wordt naar de bijlage het crisiscommunicatieplan van het handboek.

21 6 ONDERSTEUNENDE SECTIES BIJ OPERATIONEEL TEAM Aan het OT wordt altijd ondersteuning gegeven door de ondersteunende secties operationele leiding en communicatie. Daarnaast zijn één of twee technische ondersteunende secties actief, afhankelijk van het soort calamiteit. Om pragmatische redenen wordt het aantal technische ondersteunende secties beperkt tot twee. In dit geval vormen de secties Afvalwater en Peilbeheer samen een sectie. Hetzelfde geldt voor de secties Verontreiniging Oppervlaktewater en Waterkeringen. 6.1 TAKEN SECTIES ONDERSTEUNING De taken van de ondersteunende secties zijn: Sectie operationeel leider - bundelen van ontvangen informatie; - voorbereiden agenda vergaderingen OT; - opstellen van situatierapportages-hhd; - verzorgen van de interne verspreiding van situatierapporten; - verslagleggen van de vergaderingen van het OT; - contacten onderhouden met andere tactische teams (bijvoorbeeld het ROT); - dienen als telefonische receptie voor bestuurders wanneer zij in vergadering zijn; - bijhouden van de actuele situatie op kaartmateriaal; - leveren van kaartmateriaal voor situatierapportages, persberichten of voor technische secties. Sectie communicatie - coördineren van interne en externe communicatie van Delfland; - beantwoorden van vragen van pers en publiek; - zorg dragen voor vulling van internet en intranet; - aansturen van informatiecentrum en perscentrum (voor zover geactiveerd); - begeleiden van de pers bij reportages; - informeren van actiecentra van het beeld dat leeft buiten Delfland. Technische secties - ondersteunen sectiehoofd in OT; - inhoudelijk ondersteunen van de actiecentra; - contact onderhouden met tactische teams van andere overheden en de hulpverleningsdiensten. Sectie calamiteitencoördinator - ondersteunen medewerkers op het gebied van processen en procedures; - (oplossen?) aanspreekpunt voor problemen rond de bemensing van de calamiteitenorganisatie; - contacten onderhouden met facilitair beheer; - contacten onderhouden met gemeentelijke ambtenaren rampenbestrijding; - verzorgen externe verspreiding van situatierapportages. 6.2 BEZETTING De ondersteunende sectie operationeel leider bestaat uit de operationeel leider, de informatiecoördinator, een assistent informatiecoördinator, een jurist, een GIS medewerker, een notulist en een algemeen assistent. De sectie communicatie bestaat uit het hoofd sectie Communicatie, de coördinator communicatie, de coördinator persvoorlichting, de redacteur, de persvoorlichter, de coördinator publiekscommunicatie/contactpersoon calamiteitenzender, de omgevingsanalist en de logger. Elke technische sectie bestaat uit een Sectiehoofd, een technisch assistent, een algemeen assistent en eventueel een denktank.

22 De sectie van de calamiteitencoördinator bestaat uit de Calamiteitencoördinator, de assistent calamiteitencoördinator en de ondersteunend medewerker van de dijkgraaf. 6.3 TAAKVERDELING Ondersteunende sectie operationeel leider De informatiecoördinator coördineert de voorbereiding van de vergaderingen van het OT, zorgt ervoor dat de secties samen een duidelijk beeld van de situatie kunnen bieden aan het OT en coördineert de totstandkoming van het situatierapport-hhd. De assistent informatiecoördinator stelt samen met de informatiecoördinator de agenda voor het OT en schuift aan bij de OT vergaderingen om de situatierapportage op te stellen. De GISmedewerker visualiseert de situatie binnen Delfland met kaarten en andere hulpmiddelen. De notulist maakt de notulen van de vergaderingen van het OT en levert informatie aan voor de situatierapporten-hhd (zie bijlage 4). De jurist hoeft niet voortdurend in het crisiscentrum aanwezig te zijn. Op verzoek bekijkt hij de juridische implicaties van de situatie, geeft advies aan het OT/BT en stelt eventueel brieven op. Ondersteunende sectie communicatie De sectie Communicatie is ten tijde van crisis verantwoordelijk voor advisering in de strategie en de uitvoering van de in- en externe communicatie. Volledige functiebeschrijvingen zijn terug te vinden in het Crisiscommunicatieplan. Technische ondersteunende secties De technisch assistent ondersteunt het sectiehoofd bij zijn werkzaamheden en is de schakel tussen de actiecentra en het sectiehoofd. In die hoedanigheid geeft hij besluiten van OT en BT door aan het AC, met daarbij de implicaties voor het AC. Hij adviseert het sectiehoofd, werkt eventueel alternatieven uit voor het AC of voor het OT. De technisch assistent op zijn beurt kan weer worden ondersteund door een algemeen assistent. Deze ondersteuning kan bestaan uit het aannemen van telefoongesprekken, informeren van externe partners, het uitzetten van vraagstukken aan de Denktank. De Denktank is continue bezig met het opstellen van mogelijke scenario s, daarnaast zullen zij zich buigen over lastige vraagstukken vanuit het OT of het AC. Sectie calamiteitencoördinator De assistent calamiteitencoördinator ondersteunt de calamiteitencoördinator, te denken valt aan het invullen van het statusbord, het informeren van de gemeentelijke ambtenaren rampenbestrijding en fungeren als vraagbaak voor logistieke en procedurele zaken. Verder verzorgt deze de verzending van de situatierapportages naar externe partijen en is hij de vervanger van de calamiteitencoördinator wanneer deze in overleg is. De ondersteunend medewerker van de dijkgraaf zorgt voor de informatievoorziening naar de dijkgraaf, maakt het verslag van het overleg van het beleidsteam en verricht hand en span diensten voor het beleidsteam. 6.4 OPSTARTEN Besluit tot opschalen Vóór het OT wordt geactiveerd, bespreken de operationeel leider, de betrokken sectorhoofden en de calamiteitencoördinator welke ondersteunende secties worden ingericht. Het Sectorhoofd activeert het AC (via de actieteamleider). Het sectiehoofd activeert de ondersteunende secties eventueel ondersteund door de calamiteitencoördinator het betrokken sectorhoofd en de informatiecoördinator coördineert zo snel mogelijk het eerste OT-overleg. De ondersteunende secties leggen vervolgens zo snel mogelijk contact met de actieteamleiders. Elke ondersteunende sectie stelt zo snel mogelijk agendapunten op (deze volgen de opzet van het situatierapport) en geeft dit aan de informatiecoördinator en aan het eigen sectiehoofd. Daarmee stelt informatiecoördinator samen met de operationeel leider de agenda op van de eerste vergadering van het OT op. Deze agenda wordt naar de ondersteunende secties teruggestuurd, zodat zij ook inzicht krijgen in de punten van anderen en zij de invloed daarvan op hun terrein kunnen beoordelen.

23 Locatie De ondersteunende secties zitten in de Vijverzaal, (zie bijlage 6). Vóór en na de vergaderingen van het OT, stemmen de leden van het OT met hun eigen ondersteunende sectie af. Personele invulling De Sectiehoofden verzorgen de invulling van de ondersteunende secties eventueel ondersteund door de calamiteitencoördinator. Wanneer voorzien wordt dat de calamiteit langer gaat duren en aflossing op den duur noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op vervangers volgens het personeelsoverzicht (operationele bijlage van het handboek). Knelpunten in de personele invulling van de organisatie worden gemeld aan de calamiteitencoördinator, die deze zo nodig inbrengt in het OT 6.5 INTERNE WERKWIJZE Voorbereiden OT overleg wordt toegelicht in bijlage 5. Zodra bekend is wanneer het OT gaat vergaderen, zorgt de informatiecoördinator dat de ondersteunde secties weten hoe laat ze informatie voor de agenda moeten aanleveren, zodat het OT goed geïnformeerd kan gaan vergaderen. De ondersteunende secties maken daarop weer afspraken met de actiecentra over het tijdstip, waarop de informatie bij de ondersteunende secties moet worden aangeleverd. De ondersteunende secties, ook die van communicatie, leveren voor de OT vergadering agendapunten aan. Er is hiervoor een sjabloon beschikbaar in Word onder de knop sjablonen. De agendapunten volgen de opzet van de situatierapportages en de agenda van het OT kunnen worden beschouwd als een concept situatierapportage. De technische secties formuleren die agendapunten vanzelfsprekend op basis van de situatierapportages van de actiecentra. De informatiecoördinator eventueel ondersteund door de assistent informatiecoördinator maken van al de agendapunten een agenda voor het OT en legt die voor aan de operationeel leider. De totale agenda gaat nog even terug naar de secties zodat zij ook inzicht krijgen in de punten van anderen en zij de invloed daarvan op hun terrein kunnen beoordelen Tijdens vergaderingen van het OT werken de ondersteunende secties gewoon door. Alleen in zeer uitzonderlijke situaties benadert de informatiecoördinator direct de vertegenwoordiger in het OT. Na afloop van de vergadering van het OT ontvangt de informatiecoördinator van de notulist een overzicht van de actiepunten die voortkomen uit het overleg. De informatiecoördinator bewaakt de afhandeling van deze actiepunten, samen met de operationeel leider. Daarnaast stelt de assistent informatiecoördinator samen met de informatiecoördinator de situatierapporten-hhd op. Er is voor de situatierapportage een speciaal sjabloon. In de situatierapportage-hhd komen alleen de punten feiten, knelpunten, maatregelen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van standaard formats (zie bijlage 4). Voordat de situatierapportage naar de operationeel leider gaat ter goedkeuring, wordt hij voorgelegd aan het hoofd van de sectie Communicatie. Na goedkeuring door de operationeel leider wordt de rapportage zoveel mogelijk via intranet en verspreid onder interne en externe betrokkenen en interne niet-betrokkenen. De interne verspreiding wordt verzorgd door de ondersteunende sectie operationeel leider en de externe door de assistent calamiteitencoördinator. Na de vergadering van het OT bespreken de leden van het OT/sectiehoofden met hun eigen ondersteunende sectie de genomen besluiten. Verder wordt het lid van het OT/sectiehoofd bijgepraat over de stand van zaken in zijn sectie en werkt hij, samen met zijn ondersteunende sectie, aan de nog openstaande acties en de voorbereiding van de volgende vergadering. Het lid van het OT/sectiehoofd neemt zelfstandig de noodzakelijke besluiten die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

24 6.6 AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE Alle ondersteunende secties hebben contact met hun sectiehoofd. De operationeel leider geeft centraal na ieder OT een briefing van de huidige situatie aan in de vijverzaal. De ondersteunende sectie operationele leiding heeft contact met de andere ondersteunende secties, met de operationeel leider en met eventuele liaisons van Delfland bij externe organisaties. De sectie communicatie heeft contact met het informatiecentrum of perscentrum (indien actief). Daarnaast verzorgt deze sectie de interne communicatie voor niet direct betrokken medewerkers, bijvoorbeeld door de verspreiding van situatierapporten-hhd via intranet. De technische ondersteunende secties hebben contact met hun eigen actiecentra, voornamelijk in de vorm van de eigen situatierapportage via intranet of . Indien noodzakelijk kan hierbij telefonisch toelichting worden gegeven en overleg plaatsvinden. 6.7 AFSTEMMING MET EXTERNE PARTIJEN De sectie calamiteitencoördinator verzendt de situatierapporten-hhd naar externe partijen op tactisch en strategisch niveau, bij voorkeur via . Eventueel aanvullend contact vindt plaats via de operationeel leider en zijn ondersteunende sectie en, als een liaison aanwezig is, via deze liaison.

25 7 MELDKAMER 7.1 TAKEN MELDKAMER De taken van de meldkamer zijn: - aannemen telefoon met meldingen van bewoners; - registreren en invoeren meldingen in calamiteitenmeldingensysteem; - doorverbinden met informatiecentrum bij verzoeken om informatie. 7.2 BEZETTING De bezetting van de meldkamer bestaat uit: - één meldkamercoördinator - één tot vier centralisten 7.3 TAAKVERDELING De centralisten nemen de telefonische meldingen van bewoners aan. Zij registreren deze en voeren ze in in het calamiteitenmeldingensysteem. De meldkamercoördinator behoudt globaal een overzicht van de meldingen die binnenkomen. Hij gebruikt hiervoor mede het meldingen zoek- en afhandelingsysteem op het intranet van Delfland. Indien noodzakelijk koppelt hij terug met de actiecentra voor verificatie van de meldingen. 7.4 OPSTARTEN Besluit tot opstarten Bij grote aantallen meldingen kan de calamiteitencoördinator in overleg met het hoofd van Meldpunt Toezicht besluiten tot het activeren van de meldkamer. De calamiteitencoördinator neemt contact op met de facilitaire dienst voor het inrichten van de meldkamer en informeert de meldkamercoördinator. De meldkamercoördinator roept de eerste groep centralisten op. De assistent calamiteitencoördinator zorgt dat de meldkamer over instructies beschikt. Tijdens het inrichten van de meldkamer, neemt de meldkamercoördinator contact op met de actiecentra om te zorgen dat hun intranetverbinding klaar is om de meldingen te ontvangen. Zodra de meldkamer en de actiecentra gereed zijn, wordt dit gemeld aan de calamiteitencoördinator en worden de telefoonlijnen doorgeschakeld. De receptie en de informatiecoördinator worden hiervan op de hoogte gesteld en in het eerstvolgende situatierapport-hhd wordt ook aan externen gemeld dat de meldkamer is ingesteld. Locatie De meldkamer is gesitueerd in A Personele invulling

26 Wanneer voorzien wordt dat de calamiteit langer gaat duren en aflossing op den duur noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op vervangers volgens het personeelsoverzicht (deel 10 van het handboek). De meldkamercoördinator draagt zorg voor het tijdig oproepen van deze vervangers. Knelpunten in de personele invulling van de organisatie worden gemeld aan de calamiteitencoördinator, die deze zo nodig inbrengt in het OT. 7.5 INTERNE WERKWIJZE Meldingen invoeren In de meldkamer zijn afhankelijk van de werkdruk één of meerdere centralisten aanwezig die telefonisch meldingen ontvangen van bewoners over de calamiteit. De meldingen worden met behulp van standaard computerformulieren ingevoerd in het calamiteitenmeldingensysteem. De gegevens worden opgenomen in een database. Ter ondersteuning beschikken de medewerkers over een doorvraaginstructie en een kaart van Delfland. Doorverbinden Bij het instellen van de meldkamer wordt het algemene nummer van Delfland en de algemene nummers van de actiecentra via een spraakcomputer omgeleid. De beller wordt de keuze gegeven om voor reguliere gesprekken te worden doorverbonden met de receptie of om voor meldingen te worden doorverbonden met de meldkamer. Toch kan het zijn dat verkeerde telefoongesprekken bij de meldkamer binnen komen. Telefoongesprekken over reguliere werkzaamheden worden doorverbonden met de receptie, telefoongesprekken voor een bepaald onderdeel van de calamiteitenorganisatie worden met dat onderdeel doorverbonden. Hierbij is een goed inzicht in de calamiteitenorganisatie bij de centralisten van belang. Vooral externe bestuurders (zoals bijvoorbeeld burgemeesters) die contact zoeken met het beleidsteam of OT dienen snel te worden doorverbonden met de juiste persoon via de rechtstreekse nummers of via de sectie operationele leiding (via het dijkgraaf toestel). Telefoongesprekken met vragen om informatie dienen te worden doorverbonden met het informatiecentrum (indien actief). 7.6 AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE Na het opstarten zal het contact met de meldkamer beperkt blijven tot het regelen van organisatorische zaken. De meldkamer zou contact kunnen hebben met de actiecentra over de voortgang bij het afhandelen van meldingen, maar het is van belang dat de meldkamer zich níet bezig houdt met de daadwerkelijke bestrijding van de calamiteit. De meldkamer moet zich uitsluitend richten op haar functie, namelijk het registreren en invoeren van meldingen in het calamiteitenmeldingensysteem. 7.7 AFSTEMMING MET EXTERNE PARTIJEN De externen waarmee de meldkamer contact heeft zijn bewoners, agrarische bedrijven, et cetera, die meldingen doorgeven. Instanties die bij de bestrijding zelf zijn betrokken, moeten worden doorverbonden met het voor deze instantie relevante onderdeel van de calamiteitenorganisatie van Delfland. Bewoners die uitsluitend informatie willen, worden doorverbonden met het informatiecentrum (indien actief). Persmedewerkers worden doorverbonden met de persvoorlichter van de sectie communicatie.

27 8 RECEPTIE 8.1 TAKEN RECEPTIE De taken van de receptie zijn: - aannemen en doorschakelen van telefoongesprekken voor de reguliere organisatie; - ontvangen en registreren van bezoekers. 8.2 BEZETTING Bij de receptie zijn in principe twee receptionisten aanwezig. Daarnaast kan ondersteuning door beveiligingspersoneel plaatsvinden. 8.3 TAAKVERDELING De receptionisten zorgen voor de ontvangst en registratie van bezoekers en nemen daarnaast de telefoon aan. Het beveiligingspersoneel ziet er op toe dat ongewenste bezoekers geen toegang tot het kantoor krijgen en dat de receptionisten hun werkzaamheden ongehinderd kunnen uitvoeren. Zij kunnen worden opgeroepen om tijdelijk elders in het gebouw te assisteren. 8.4 OPSTARTEN Besluit tot opstarten Als tijdens een calamiteit de operationeel leider bepaalt dat het noodzakelijk is om tot een 24-uurs bezetting van de receptie over te gaan, zorgt de calamiteitencoördinator dat de facilitaire dienst de bezetting regelt. Locatie Reguliere plaats bij de hoofdingang. Personele invulling Wanneer voorzien wordt dat de calamiteit langer gaat duren en aflossing op den duur noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op vervangers volgens het personeelsoverzicht (deel 10 van het handboek). Knelpunten in de personele invulling van de organisatie worden gemeld aan de calamiteitencoördinator, die deze zo nodig inbrengt in het OT 8.5 INTERNE WERKWIJZE De receptie vervult tijdens een calamiteit haar normale werkzaamheden. Zolang de meldkamer van de calamiteitenorganisatie niet actief is, kan het voorkomen dat veel telefonische meldingen binnenkomen. Deze dienen te worden doorverbonden met het Meldpunt Toezicht Delfland. Als het aantal meldingen erg groot is, kan de calamiteitencoördinator (eventueel op aanvraag van de receptie of Meldpunt Toezicht) besluiten tot het activeren van de meldkamer. Als de meldkamer wordt ingezet, krijgt de beller een bandje te horen met daarop een aantal keuzes. Ook wanneer de meldkamer actief is kan het voorkomen dat er wordt gebeld voor de calamiteitenorganisatie. In het algemeen kunnen er drie soorten telefoongesprekken worden onderscheiden: 1. meldingen of vragen om informatie van bewoners/bedrijven; deze kunnen worden doorverbonden met de meldkamer of met het informatiecentrum, als dat actief is. 2. telefoongesprekken die rechtstreeks aan de calamiteitenorganisatie zijn gericht; met gerichte vragen moet worden vastgesteld met welk onderdeel van de calamiteitenorganisatie de beller moet worden doorverbonden, het mag niet voorkomen dat een burgemeester pas na meerdere keren doorverbinden de dijkgraaf te spreken krijgt. 3. verwanten van medewerkers van de calamiteitenorganisatie;

28 in dit geval kan worden doorverbonden met de betreffende medewerker, de standaard telefoonnummers van de calamiteitenorganisatie staan in bijlage 2. De receptie moet een overzicht krijgen van de bezetting van de calamiteitenorganisatie (wie is op welk nummer bereikbaar). Na dienstwisselingen moeten deze gegevens worden geactualiseerd. Deze gegevens mogen niet aan externen ter beschikking worden gesteld. 8.6 AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE Er is contact met de diverse onderdelen binnen de calamiteitenorganisatie die externe bezoekers krijgen, bijvoorbeeld het perscentrum. De receptie moet geregeld op de hoogte worden gehouden van de stand van zaken. Dit wordt verzorgd vanuit de sectie Communicatie. 8.7 AFSTEMMING MET EXTERNE PARTIJEN Contact met externe partijen bestaat alleen bij het doorverbinden van externe telefoongesprekken en bij aankomst en vertrek van bezoekers.

29 9 BEDRIJFSMIDDELEN 9.1 TAKEN BEDRIJFSMIDDELEN/ICT Bedrijfsmiddelen/ICT levert ondersteuning aan de calamiteitenorganisatie zodat deze zich zo goed mogelijk kan bezighouden met de daadwerkelijke bestrijding van de calamiteit. Concreet zijn dit de volgende taken: - openstellen van het Gemeenlandshuis; - inrichten van de benodigde ruimten; - aansluiten en beheren van de benodigde apparatuur; - verzorgen van reproductie werk; - opzoeken archiefstukken; - verzorgen van catering; - inschakelen van koeriersdiensten; - aansturen van de receptie. 9.2 BEZETTING De bezetting van de middelen kan bestaan uit: - de coördinator facilitaire dienst - de beheerder van het gebouw - een medewerker ICT - een medewerker repro - een medewerker archief/registratuur - een medewerker catering - de koeriersdienst. 9.3 TAAKVERDELING De coördinator Middelen geeft leiding aan de facilitaire dienst en zorgt voor een rooster voor tijdige vervanging. De beheerder van het gebouw stelt het Gemeenlandshuis open, lost storingen en problemen aan de voorzieningen in het pand op, is contactpersoon voor de receptie en de bewakingsdienst en stuurt de koeriersdiensten aan. De medewerker ICT sluit pc s, printers, telefoons en faxapparaten aan, stelt de juiste telefoonschakelingen in en verhelpt problemen met de software en/of apparatuur. De medewerker repro verzorgt kopieerwerk, kantoormiddelen, verhelpt storingen in de kopieer- en faxapparaten en verleent diverse hand- en spandiensten. De medewerker archief en registratuur zoekt benodigde archiefstukken. De medewerker kantine/catering verzorgt dranken in de werkruimten van de calamiteitenorganisatie en ontbijt, lunch en warme maaltijden. De koeriersdienst brengt diverse interne en externe poststukken, en lunchpakketten, warme maaltijden en dranken rond en benadert medewerkers die niet (meer) telefonisch of op een andere manier bereikbaar zijn. 9.4 OPSTARTEN Besluit tot opstarten Zodra de operationeel leider besluit om de calamiteitenorganisatie op te schalen naar coördinatiefase 2 (of reeds in coördinatiefase 1 als bijvoorbeeld alleen de meldkamer actief wordt), waarschuwt de calamiteitencoördinator de coördinator facilitaire dienst, die de medewerkers inschakelt. Eerst worden de medewerkers gewaarschuwd

30 die het Gemeenlandshuis openen en die nodig zijn voor het inrichten van de benodigde ruimten. De inrichting van de ruimten voor de meldkamer, het informatiecentrum en het crisiscentrum gaat in overleg met de calamiteitencoördinator. Locatie Reguliere werkplek. Personele invulling De personele invulling van de facilitaire dienst wordt geregeld door de coördinator facilitaire dienst. Hij maakt hierbij gebruik van het personeelsoverzicht dat voor de calamiteitenorganisatie is opgesteld. Tijdens kantooruren kunnen een aantal taken voor de calamiteitenorganisatie worden gecombineerd met de werkzaamheden voor de reguliere organisatie. Het goed kunnen functioneren van calamiteitenorganisatie heeft daarbij wel de prioriteit. Wanneer voorzien wordt dat de calamiteit langer gaat duren en aflossing op den duur noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op vervangers volgens het personeelsoverzicht (deel 10 van het handboek). Knelpunten in de personele invulling van de organisatie worden gemeld aan de calamiteitencoördinator, die deze zo nodig inbrengt in het OT. 9.5 INTERNE WERKWIJZE Zolang de calamiteitenorganisatie operationeel is, zorgt de facilitaire dienst voor de ondersteuning van de medewerkers. Ook de actiecentra kunnen eventueel een beroep doen op de medewerkers van de facilitaire dienst. Hierbij kan worden gedacht aan storingen in de computerapparatuur, -programmatuur of het netwerk; de koeriersdienst of het verzorgen van de catering. Een gedeelte van de medewerkers van de facilitaire dienst is niet voltijd nodig voor de toegewezen taken ten behoeve van de calamiteitenorganisatie. Zodra besloten wordt tot sluiten van het crisiscentrum en andere ruimten zorgt de facilitaire dienst dat de ruimten weer in de normale staat worden gebracht en alle apparatuur wordt opgeborgen. Kapotte of slecht functionerende apparatuur wordt onderzocht en hersteld of vervangen. 9.6 AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE In de praktijk zal er steeds direct contact mogelijk zijn tussen de medewerkers van de diverse onderdelen van de calamiteitenorganisatie en de medewerkers van de facilitaire dienst. Indien nodig neemt de calamiteitencoördinator, in overleg met de coördinator facilitaire dienst, de beslissing over de prioriteit van de uit te voeren werkzaamheden. Verzoeken om inzet van de facilitaire dienst voor een AC worden via de ondersteunende sectie gedaan bij de calamiteitencoördinator. 9.7 AFSTEMMING MET EXTERNE PARTIJEN Monteurs Als de medewerkers van de facilitaire dienst niet zelf defecte apparatuur kunnen repareren moet een servicemonteur worden ingeschakeld. Als de apparatuur niet snel is te repareren zal vervangende apparatuur moeten worden ingehuurd. Bij geleaste apparatuur moet het leasebedrijf vervangende apparatuur beschikbaar stellen. Leveranciers Bij een te verwachte geringe voorraad van middelen moeten deze worden bijbesteld; zo nodig met levering op afroep. Beveiliging

31 Voor beveiliging buiten de normale kantooruren en/of voor extra personeel worden afspraken gemaakt met het beveiligingsbedrijf (Westvliet Bewaking). Extra personeel voor beveiliging bij de receptie wordt ook met het Westvliet Bewaking geregeld. Catering Voor de inzet van personeel buiten de kantooruren worden afspraken gemaakt met het cateringbedrijf (Albron). Ook moet contact worden opgenomen met dit bedrijf of een ander bedrijf voor de levering van warme maaltijden.

32 10 ACTIECENTRUM PEILBEHEER In dit hoofdstuk wordt de werkwijze van het AC Peilbeheer toegelicht. In het calamiteitenplan wordt ingegaan op de structuur van de calamiteitenorganisatie en de verantwoordelijkheden van de verschillende onderdelen. In het calamiteitenbestrijdingsplan peilbeheer staat de inhoudelijke beschrijving van mogelijke maatregelen TAKEN ACTIETEAM Het actieteam heeft de volgende taken: - coördineren van de bestrijdingsmaatregelen in het veld; - laten uitvoeren van de bestrijdingsacties ter plaatse door veldmedewerkers en/of aannemers met de beschikbare middelen, in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties; - zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand bij het OT; - periodiek informeren van het OT door middel van situatierapportages; - bijhouden van een logboek en registratie van besluiten; - afhandelen van klachten van ingelanden en bijhouden van die afhandeling in het calamiteitenmeldingensysteem; - inschakelen en aansturen van schouwmeesters BEZETTING Het actieteam Peilbeheer kan beschikken over één AC op het terrein van AWZI De Groote Lucht. De personele indeling van het AC is als volgt: 10.3 TAAKVERDELING Algemene opmerking Het hier gegeven overzicht heeft betrekking op de maximale situatie. De actieteamleider kan, in overleg met het sectiehoofd en met de medewerkers van het AC, besluiten om te werken met een beperktere bezetting. Actieteamleider (ATL) - maakt in de reguliere organisatie deel uit van het team OWB/PB; - zorgt voor een goede procesbewaking op het AC; - coördineert de technische gang van zaken op het AC;

33 - is het primaire aanspreekpunt voor leden van het OT; - ziet toe op een juiste bemensing van de verschillende teams en tijdige aflossing (zie 10.4); - zorgt ervoor dat er regelmatig (ongeveer iedere twee uur) een actieteamoverleg gehouden wordt, de actieteamleider zit deze voor (zie 10.6); - brengt in het actieteamoverleg de door het OT voorgestelde tactiek in; - informeert het OT tijdig door middel van situatierapporten en eventueel ter aanvulling telefonisch; - heeft contact met de rampendiensten in verband met mogelijke inzet voor het leveren van hand- en spandiensten ; - zorgt ervoor dat de schouwmeesters worden geïnformeerd en indien nodig ingeschakeld. Algemeen assistent - verricht ondersteunende handelingen voor de actieteamleider, zoals het schrijven van situatierapportages en overige berichtgevingen, het bijhouden van het logboek en de notulen van het actieteamoverleg e.d. (zie 10.6); - bekijkt de van de actieteamleider via de calamiteitenaccount (zie bijlage 1); - woont het actieteamoverleg bij; - ziet toe op een goed verzorgde catering in samenwerking met de medewerker catering; Centralisten - één ploeg bestaat uit twee personen; - ontvangen via het calamiteitenmeldingensysteem de meldingen die binnenkomen bij de centrale meldkamer van de calamiteitenorganisatie; deze meldingen geven de centralisten door aan het klachtenteam of het pompenteam; hiervoor maken de centralisten gebruik van een calamiteitenaccount (zie bijlage 1); - administreren de uitgezette acties op aangeven van de andere teams in het calamiteitenmeldingensysteem; - nemen de telefoon aan en verbinden door; - nemen eventueel meldingen aan als de meldkamer (nog) onbezet is; - plegen in opdracht van leden van andere teams uitgaande telefoongesprekken; - noteren alle gevoerde gesprekken op een gespreksformulier; - nemen tijdens het actieteamoverleg de telefoon van de actieteamleider over; - onderhouden contacten met schouwmeesters; - verdelen onderling de taken zodat het voor iedereen helder is wie wat doet. Boezempeilbeheerder - zorgt voor het bedienen van de boezemgemalen, BOS Delfland en Meteo-computers; - vraagt met grote regelmaat waterstanden op van de boezem; - stuurt de boezemmachinisten aan; - verhelpt storingen of meldt deze aan storingsmonteur; - vraagt weersinformatie en informatie over hoeveelheden gevallen neerslag op en levert deze informatie aan voor het actieteamoverleg; - levert weersinformatie aan andere actiecentra als deze actief zijn; - neemt deel aan het actieteamoverleg; - houdt een logboek bij (zie 10.6). Veldcoördinator - stuurt de veldmedewerkers en beheerder dijkmagazijn direct aan; - houdt overzicht over de werkzaamheden van de veldmedewerkers; - informeert en adviseert de actieteamleider over te ondernemen acties; - brengt in het actieteamoverleg een overzicht in van de situatie in het veld, van zowel de uitgezette als de geplande acties en geconstateerde knelpunten;

34 Klachtenteam - bestaat uit twee of drie personen; - zorgt voor de afhandeling van meldingen in het calamiteitenmeldingensysteem (zie voor de opstartinformatie bijlage 1) die zij ontvangen via de centralisten; de administratie van de afhandeling kan worden overgedragen aan de centralisten; - neemt indien nodig contact op met de melder om aanvullende informatie te verkrijgen; - neemt contact op met de meldkamercoördinator als er opmerkingen zijn over de kwaliteit van de opgenomen meldingen; - zorgt dat het pompenteam op de hoogte is van de situatie in het veld, zodat het pompenteam de inzet van pompen zo effectief mogelijk kan coördineren; - een lid van het klachtenteam neemt als woordvoerder van dit team deel aan het actieteamoverleg; - geeft in het actieteamoverleg een overzicht van de klachten en van de specifieke knelpunten; - houdt een logboek bij (zie 10.6). GIS medewerker - maakt op verzoek kaartmateriaal voor de verschillende teams van het AC-peilbeheer waarbij in ieder geval gedacht wordt aan een overzichtskaart van geplaatste pompen, een overzichtskaart van de meldingen en een overzichtskaart van gebieden waar wateroverlast is of dreigt. Pompenteam - bestaat (op het AC) uit twee personen; - daarnaast zijn er meerdere personen in het veld voor dit team werkzaam: personeel van aannemers die door Delfland zijn ingehuurd voor het (ver)plaatsen van noodpompen en de poldermachinisten; - zorgt voor de efficiënte inzet van de pompen (zowel de eigen als de ingehuurde pompen); - stuurt drie (externe) werkeenheden aan voor het (ver)plaatsen van noodpompen bij poldergemalen e.d.; - zorgt voor de afhandeling van meldingen in het calamiteitenmeldingensysteem die zij ontvangen via de centralisten (zie bijlage 1); - legt de inzet van noodpompen (en de vraag om noodpompen) vast in een spreadsheet; - regelt de inzet van lokale aannemers voor het verrichten van hand- en spandiensten (krooswerk bij gemalen e.d.); - geeft aan de storingsdienst door waar hun inzet noodzakelijk is; - één lid neemt als woordvoerder van dit team deel aan het actieteamoverleg; - brengt in het actieteamoverleg een overzicht in van het aantal pompen wat in gebruik is en hoeveel pompen nog beschikbaar zijn en indien mogelijk een kaart met de locaties van de ingezette pompen; - houdt een logboek bij (zie 10.6). Polderpeilenteam - bestaat uit twee personen waarvan één van OWB-peilbeheersing; - vraagt met grote regelmaat waterstanden op van de polders via de telefonische waterstandmelders en/of via de Centrale Post van TMX; - zorgt voor registratie van de waargenomen waterstanden op standaardformulieren; - het teamlid van OWB/PB neemt als woordvoerder van dit team deel aan het actieteamoverleg; - levert informatie over de actuele peilen aan het actieteamoverleg zodat een totaalbeeld van de situatie in het veld vastgesteld kan worden; - zorgt voor de afhandeling van meldingen in het calamiteitenmeldingensysteem die zij ontvangen via de centralisten (zie bijlage 1); de administratie van de afhandeling kan worden overgedragen aan de centralisten; - houdt een logboek bij (zie 10.6). Catering

35 - dit team bestaat uit één persoon, in de reguliere organisatie lid van de sector OWB; - verzorgt de catering zowel op het AC Peilbeheer, het AC Waterkeringen Heemraadschuur, als ook voor de veldmedewerkers. Storingsdienst en bediening boezemgemalen - één ploeg bestaat uit ongeveer zeven personen; de meeste teamleden maken in de reguliere organisatie deel uit van OWB-OI; - tijdens de calamiteit is eventueel ook personeel van AWZI De Groote Lucht voor dit team actief; - gaat op aanwijzing van het pompenteam en de boezempeilbeheerder aan het werk op locaties in het veld; - informeert het pompenteam over de technische situatie bij de (nood)pompen; - rapporteert met vooraf afgesproken regelmaat het pompenteam over de voortgang van de storingen; - informeert de actieteamleider omtrent eventuele personele problemen (vervanging personeel e.d.); - de boezemmachinisten nemen als er problemen zijn op technisch gebied (pompstoring e.d.) contact op met de boezempeilbeheerder. Clustermachinisten - één ploeg bestaat uit ongeveer acht personen; alle teamleden maken in de reguliere organisatie deel uit van OWB-BI; - geven informatie aan het klachtenteam over de situatie in het veld; - houden het pompenteam op de hoogte van de toestand van de technische installaties; - worden ingezet voor diverse kleine werkzaamheden door het klachtenteam of het pompenteam; als blijkt dat deze werkzaamheden niet met elkaar te combineren zijn, moeten het klachtenteam en het pompenteam in overleg de prioriteiten vaststellen. Schouwmeesters (ook apart opgenomen in CBP Wateroverlast) - dit team bestaat uit schouwmeesters die in de normale omstandigheden de (polder)schouw voor Delfland uitvoeren; - in iedere afdeling zijn er 2 coördinerend schouwmeesters; - de coördinerend schouwmeesters worden zo nodig in coördinatiefase 1 al geïnformeerd zodat ze weten wat er gaande is en alert kunnen zijn op mogelijke problemen; - de coördinerend schouwmeesters geven de actuele informatie over de situatie in hun afdeling door aan het AC en geven de informatie die zij krijgen van het AC weer door aan de op dat moment actieve schouwmeesters; - kunnen op verzoek van het AC op locatie de situatie opnemen PERSONELE INVULLING De personele invulling van het AC en van de medewerkers in het veld wordt geregeld door de AC-coördinator. Hij maakt hierbij gebruik van het personeelsoverzicht (deel 10 van het handboek). De actieteamleider beschikt over de privételefoonnummers van de medewerkers. Wanneer blijkt dat niet al het in het overzicht genoemde personeel beschikbaar is, improviseert de actieteamleider in overleg met de aanwezige leden in het AC. Hij brengt altijd het sectiehoofd Peilbeheer in het OT en de calamiteitencoördinator hiervan op de hoogte. Als extra ondersteuning van andere sectoren noodzakelijk is, wordt dit in eerste instantie tussen de sectoren zelf geregeld. Bij knelpunten wordt dit gemeld aan de calamiteitencoördinator en wordt hierover in het OT een beslissing genomen. Binnen het AC zorgt de actieteamleider voor de aflossing van de personeelsleden. Het is van groot belang dat de aflossing ruim van te voren concreet is vastgelegd (wie, wat, waar en wanneer). De actieteamleider zorgt dat de diensten bij overdracht voldoende overlappen, zodat de opvolgers door hun voorgangers goed op de hoogte worden gebracht over de stand van zaken. De voorgangers dienen deze overdracht goed voor te bereiden zodat de opvolgers zo snel mogelijk efficiënt aan de slag kunnen.

36 Bij het inzetten van personeel wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met woonplaats, vervoer en situatie om zo goed op elkaar afgestemde ploegenschema s te maken. Binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie dient te worden vastgelegd wie wanneer dienst heeft of heeft gehad in presentielijsten. Bij dienstwisseling moet aan de contactpersonen duidelijk gemaakt worden wie de dienst overneemt om te voorkomen dat men buiten de dienst gebeld blijft worden OPSTARTEN Het AC Peilbeheer wordt ingericht op basis van de weersverwachtingen of vanwege daadwerkelijk optredende problemen. De dienstdoende peilbeheerder kan in fase 1 al tot het inrichten van het AC besluiten, bijvoorbeeld omdat de verwachting is dat er zodanig veel regen gaat vallen dat verdere opschaling waarschijnlijk is. Hij brengt daarvan het sectorhoofd OWB op de hoogte. De coördinerend schouwmeesters worden in coördinatiefase 1 geïnformeerd zodat ze weten wat er gaande is en alert kunnen zijn op mogelijke problemen. Het sectorhoofd OWB informeert in coördinatiefase 1 de calamiteitencoördinator die op zijn beurt de operationeel leider, de dijkgraaf en het hoofd sectie Communicatie informeert. Een besluit tot opschaling naar coördinatiefase 2 wordt genomen door de operationeel leider. De actieteamleider laat het AC inrichten en zorgt ervoor dat de noodzakelijke medewerkers zo snel mogelijk worden gealarmeerd. Voor het AC is het van belang te weten welke andere sectoren met hun actiecentra zijn betrokken. Daarnaast is het belangrijk om te weten of een meldkamer wordt ingesteld. Dit bepaalt immers of bewoners met meldingen rechtstreeks bij het AC terecht komen of dat deze meldingen door de meldkamer worden aangenomen en vervolgens via het calamiteitenmeldingensysteem naar het betreffende AC worden gezonden. Deze informatie wordt verstrekt door de assistent-calamiteitencoördinator. Terwijl het AC wordt ingericht en de medewerkers hun plekken innemen, neemt de actieteamleider de eerste stand van zaken op met betrekking tot de bestrijding. Zodra het mogelijk is, verstuurt de actieteamleider de eerste situatierapportage naar de ondersteunende sectie van het OT (zie bijlage 4). In dit rapport meldt hij globaal de stand van zaken in het veld en in het AC en geeft hij eventuele knelpunten aan. Opmerking De opstartprocedures voor coördinatiefase 1 t/m 4 zijn te vinden in de operationele bijlage van het handboek. Voor specifiek peilbeheer wordt het uitgewerkt in het calamiteitenbestrijdingsplan Peilbeheer(deel 4) INTERNE WERKWIJZE Tijdens een calamiteit houdt het AC zich bezig met de coördinatie van de werkzaamheden in het veld. De taakomschrijving van de verschillende functies binnen het AC staan weergegeven in paragraaf Beknopte informatie over het gebruik van computerprogramma s staat in bijlage 1, waar ook de inlognamen en wachtwoorden zijn te vinden. De uitvoering van de werkzaamheden in het veld vindt plaats volgens de strategie die samen met de secties is bepaald door het OT. Het AC heeft de bevoegdheid om conform deze strategie de wijze van uitvoering te bepalen. Het AC staat in contact met zijn eigen ondersteunende sectie van het OT en kan zo verzoeken om de strategie te wijzigen als deze niet uitvoerbaar is. Het is van groot belang dat het AC niet zelf de beslissing neemt om de strategie te wijzigen, maar een advies uitbrengt aan het OT. Dit gebeurt bij voorkeur via een situatierapportage. Eventueel kan dat voorafgaand aan de situatierapportage al via de telefoon aangegeven worden. Het OT neemt hierbij de beslissing over de strategie vanuit het totaalbeeld van de betrokken technische secties en de communicatie. Hierbij worden ook de eventuele bestuurlijke afspraken die zijn gemaakt betrokken (bijvoorbeeld met burgemeesters over te stellen prioriteiten). Desnoods dient het beleidsteam een beslissing te nemen, wanneer een wijziging van de tactiek noodzakelijk is. Uit het voorgaande blijkt dat het nemen van bepaalde beslissingen zorgvuldig moet gebeuren, zonder dat het ten koste gaat van de slagvaardigheid van Delfland. Dit betekent enerzijds dat niet eindeloos kan worden doorgediscussieerd totdat het te laat is, anderzijds moet binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie, goed vooruit worden gekeken. Zo vroeg mogelijk moet een signaal naar de sectie gaan wanneer een situatie

37 onhoudbaar dreigt te worden. Duidelijke alternatieven voor het optreden moeten worden geformuleerd en indien mogelijk moet een duidelijke aanbeveling worden gedaan. Een middel daarbij is bijvoorbeeld het maalstopformulier. Op deze wijze kan het OT met de secties alvast een wijziging in de tactiek en eventueel zelfs in de strategie (met het beleidsteam) voorbereiden. Actieteamoverleg en situatierapportages Het AC is georganiseerd in een aantal onderdelen. Om efficiënt te kunnen werken vindt er regelmatig overleg plaats in het AC waaraan naast de actieteamleider en de algemeen assistent, de boezempeilbeheerder en vertegenwoordigers van de teams polderpeilen, pompen en klachten deelnemen. De telefoons worden voorafgaand aan het overleg bij de centralisten of de andere teamleden achtergelaten. In het actieteamoverleg komt de informatie van de verschillende delen samen tot een totaalbeeld van de situatie. Gezamenlijk wordt de uitvoering van de bestrijding, op grote lijnen, afgestemd en de voortgang besproken. Tevens wordt het functioneren van het AC zelf besproken (loopt het soepel, is er voldoende afstemming, is er voldoende personeel, et cetera). Voor het actieteamoverleg is een standaard agenda beschikbaar (zie bijlage 4). Om het overleg efficiënt te laten verlopen is het van belang het overleg aan de hand van de agenda voor te bereiden en ook te voeren. Juist in de hectiek van een calamiteit kan de vergaderagenda houvast bieden en ondersteunen bij een structurele aanpak. De discipline bij het hanteren betaalt zich terug in een snelle en gestructureerde analyse van de situatie. Daarnaast betekent het strikt hanteren van de vergaderagenda in veel gevallen tijdwinst bij het opstellen van de situatierapportage. De situatierapportage bevat namelijk dezelfde punten in dezelfde volgorde als de agenda. De algemeen assistent is bij dit overleg aanwezig voor de verslaglegging en om algemene organisatorische punten in te brengen. Het is van belang een individueel logboek bij te houden en deze te bewaren voor de evaluatie. Na afloop stelt de algemeen assistent op basis van de aantekeningen de situatierapportage op (zie bijlage 4). Er is bij de calamiteitenaccounts een situatierapportagesjabloon in Word beschikbaar. De situatierapportage bevat in ieder geval de laatste weersverwachtingen, peilinformatie, eventuele knelpunten en maatregelen. Vanaf de eerste rapportage moet ook het maalstopformulier worden ingevuld en met de situatierapportage worden meegestuurd. Het is van groot belang te weten of er sprake is van feiten, veronderstellingen of verwachtingen. De mate van betrouwbaarheid van de informatie dient daarom te worden vermeld. Na goedkeuring door de actieteamleider worden de situatierapportage en het maalstopformulier per opgestuurd aan de ondersteunende sectie Peilbeheer bij het OT. Het is raadzaam om het versturen van de situatierapportage (en daarmee het actieteamoverleg) af te stemmen op de vergadering van het OT, bijvoorbeeld ongeveer 30 minuten voor het OT overleg, dan beschikt het OT altijd over de meest actuele informatie. Logboek Een ieder houdt een logboek bij waarin besluiten en acties worden bijgehouden met daarbij vermeld het tijdstip dat een besluit genomen is. De algemeen assistent doet dat voor de actieteamleider. Het gaat daarbij met name om gemaakte afspraken met andere delen van de organisatie en met externen. Deze informatie is van belang voor de evaluatie en bij de afhandeling van eventuele schadeclaims. Er is bij de calamiteitenaccounts een logboeksjabloon in Word beschikbaar. Als voor een bepaalde situatie de acties worden bijgehouden in het calamiteitenmeldingensysteem, dan is het niet nodig die ook nog eens in het logboek te vermelden AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE EN MET EXTERNE PARTIJEN Informatie zoals lijsten met gegevens en situatierapportages, wordt in principe per of fax doorgegeven. Dit geldt zowel binnen Delfland als voor de contacten buiten Delfland. Hiermee wordt de snelheid van communicatie bevorderd en de kans op fouten bij de overdracht nagenoeg uitgesloten. Wel is van belang dat wordt kortgesloten of de berichten zijn ontvangen. Een uitzondering hierop zijn de door de meldkamer ingevoerde meldingsformulieren. Gelet op de druk op de meldkamer en de eigen verantwoordelijkheid van het actieteam op het bijhouden van de binnenkomende meldingen vindt hier, bij uitzondering, geen controle op de ontvangst plaats. Voor een zeer urgente melding moet de meldkamer het AC telefonisch op het ingevoerde meldingsformulier wijzen. Bij uitwisseling van informatie dient de status van de informatie duidelijk te worden vermeld. Het is van groot belang of er sprake is van feiten, veronderstellingen of verwachtingen. De mate van betrouwbaarheid van de informatie dient daarom te worden vermeld. Als de gevraagde informatie op het afgesproken tijdstip nog niet

38 volledig voor handen is moet de al bekende informatie worden doorgegeven met daarbij aangegeven welke informatie ontbreekt en op welke termijn die wél bekend kan zijn. Bij de besluitvorming mag en kan men soms niet wachten tot de laatste informatie binnen is. Een besluit wordt dan genomen op basis van de bekende gegevens en wordt er later bijgestuurd als dat ten gevolge van nieuwe informatie nodig is. Als wordt getwijfeld aan de betrouwbaarheid van de ontvangen gegevens (en die dus nog geverifieerd moeten worden), moet de mate van betrouwbaarheid worden aangegeven als de informatie wordt doorgezonden. Om de communicatie helder te houden wordt er alleen via rechte lijnen, verticaal in de organisatie of horizontaal met de andere sectoren of diensten, gesproken. Daarom worden door het actieteam geen contacten gelegd met de veldmedewerkers van andere sectoren, tenzij hierover duidelijke afspraken zijn gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld uit praktische overweging als een medewerker van het AC Waterkeringen op een locatie aanwezig is en een aantal peilgegevens aan het AC Peilbeheer doorgeeft. Ook worden er geen niveaus overgeslagen. Dit betekent bijvoorbeeld dat er geen rechtstreeks contact is tussen het OT en de veldmedewerkers. Als er tijdens calamiteiten contacten zijn met hulpverleningsdiensten door veldmedewerkers, dan moeten zij het AC op de hoogte stellen van de hoofdlijnen van deze contacten. Intern Meldingen van derden worden door de meldkamer in Delft aangenomen en via een meldingsformulier in het calamiteitenmeldingensysteem opgenomen. Als een actieteam vaststelt dat dit niet voor dat AC is bestemd of óók naar een ander moet, wordt dit direct via het meldingensysteem doorgestuurd. Als meerdere meldingen op de verkeerde plaats terechtkomen, dan licht het klachtenteam de meldkamercoördinator hierover in. Het actieteam stelt regelmatig (volgens een door het OT bepaalde tijdsinterval) een situatierapportage op. Dit rapport wordt per naar de eigen sectie bij het OT verzonden. Na de besprekingen van het OT mailt de ondersteunende sectie Peilbeheer in het OT de verslagen en de besluitenlijsten naar de actiecentra. Via de sectie Communicatie van het OT ontvangt het AC de verzonden persberichten en overige communiqués. Veldmedewerkers zullen hun informatie mondeling of per (mobiele) telefoon moeten doorgeven. Als uitwisseling van (lange) lijsten of situatieschetsen gewenst is, moet worden nagegaan of in de nabijheid een faxapparaat beschikbaar is of moet een koerier worden ingeschakeld. Het voeren van overleg tussen actieteam en veldmedewerkers en het geven van opdrachten wordt mondeling of telefonisch gedaan. Extern Voor de contacten met de hulpverleningsdiensten, aannemers e.d. geldt ook dat rapportages zoveel mogelijk schriftelijk moeten worden doorgegeven. Met het COPI wisselt het actieteam rapporten uit met gegevens over de situatie ter plaatse en de uitvoering van de werkzaamheden. Daarbij wordt eventueel gebruik gemaakt van de medewerker van Delfland die als liaison in het COPI aanwezig is. Tussen de medewerkers van Delfland en die van andere overheden, hulpverleningsdiensten, legereenheden, aannemers enz. wordt steeds op hetzelfde niveau contact onderhouden. Binnen de toegekende bevoegdheden kunnen de afspraken worden gemaakt. De veldmedewerker van Delfland zal de calamiteit bestrijden op de wijze zoals is afgesproken met het actieteam. Voor de praktische uitvoering worden de zaken besproken met de ter plaatse aanwezige derden (in het zogenaamd MotorKapOverleg ). Als op één niveau geen overeenstemming wordt bereikt moet het probleem direct aan het naast hogere niveau van beide secties of diensten worden voorgelegd DE BELANGRIJKSTE TAKEN BIJ HET TERUGSCHALEN EN DE NAZORG Voordat het actieteam wordt opgeheven zorgen de medewerkers van het actieteam voor een overzicht van noodzakelijke reparaties en van de verbruikte middelen. De medewerkers verzamelen alle gegevens (verslagen, logboeken, situatierapportages en dienstwisselingen) omdat deze noodzakelijk zijn voor de evaluatie van de inzet van Delfland. Elektronische bestanden moeten onder een herkenbare naam worden opgeslagen op de computer. De coördinatie van de nazorg ligt bij de medewerkers van team Crisisbeheersing. Als er sprake was van coördinatiefase 2 of 3 zullen zij ook de evaluatie initiëren. De sectorhoofden en teamleiders dienen samen met de directie alert te zijn op de noodzakelijke activiteiten in de nazorgfase en tijdens de inhaalslag van de dagelijkse werkzaamheden. Het is verstandig om ook in deze herstelfase met een hogere frequentie dan normaal samen te komen om de voortgang van het herstel te

39 monitoren en eventuele knelpunten vroegtijdig te ondervangen. De roosters zijn meestal ernstig ontregeld door de bestrijding van de calamiteit. Medewerkers moeten aangeven of zij behoefte hebben aan extra begeleiding bij de verwerking van de calamiteit. De actieteamleider stimuleert zijn mensen om hier gebruik van te maken als hij dit noodzakelijk acht.

40 11 ACTIECENTRA WATERKERINGEN In dit hoofdstuk wordt de werkwijze van de actiecentra Waterkeringen toegelicht. In het calamiteitenplan wordt ingegaan op de structuur van de calamiteitenorganisatie en de verantwoordelijkheden van de verschillende onderdelen. In het calamiteitenbestrijdingsplan waterkeringen staat de inhoudelijke beschrijving van mogelijke maatregelen TAKEN ACTIETEAM De actieteamleden hebben de volgende taken: - controleren en inspecteren van waterkeringen (dijkbewaking); - coördineren van de bestrijdingsmaatregelen op het gebied van waterkeringen in het veld; - laten uitvoeren van de bestrijdingsacties ter plaatse door veldmedewerkers met de beschikbare middelen, in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties; - oproepen en inzetten van de personele en materiële middelen van de aannemers; - zo nodig aanvragen van extra personele en materiële bijstand bij het OT; - periodiek informeren van het OT door middel van situatierapportages; - het bijhouden van een logboek en registratie van besluiten; - het afhandelen van klachten van ingelanden en het bijhouden van die afhandeling in het calamiteitenmeldingensysteem BEZETTING De sectie waterkeringen kan beschikken over twee actiecentra: Kijkduin in Den Haag en de Groote Lucht in Vlaardingen. Vanuit elk AC wordt een deel van het beheergebied bestreken. De structuur binnen de actiecentra is gelijk van opzet. De bezetting van een AC bestaat uit medewerkers die op het AC aanwezig zijn en (daadoor aangestuurde) medewerkers die hun werk in het veld verrichten. Tijdens een calamiteit, waaronder ook valt uitgebreide dijkbewaking, zijn op het AC aanwezig: - actieteamleider - veldcoördinator - technisch assistent - één of meer algemeen assistenten - beheerder voor de dijkmagazijnen - GIS-medewerker - telefonisten - adviseur geotechniek

41 Voor de inspecties in het veld, de verificatie van meldingen en het coördineren en begeleiden van uit te voeren werkzaamheden beschikt het actieteam over veldmedewerkers. Het aantal veldmedewerkers is afhankelijk van de calamiteit. Verder zijn nog beschikbaar de op te roepen leden van het dijkleger en de medewerkers van de aannemer. Tevens kan de hulp worden gevraagd van de schouwmeesters. Schouwmeesters hebben ook een specifieke taak in het calamiteitenbestrijdingsplan Peilbeheer. Afstemming tussen de actiecentra Waterkeringen en Peilbeheer over de inzet van schouwmeesters is dus noodzakelijk. In onderstaande figuur is de positie van het actieteam binnen de calamiteitenorganisatie afgebeeld samen met de bezetting. Operationeel team Ondersteunende sectie Waterkeringen Waterkeringen Kijkduin Waterkeringen Vlaardingen Uitvoering in het veld Dijkmagazijn Uitvoering in het veld Dijkmagazijn Interne organisatiestructuur van het actieteam Waterkeringen TAAKVERDELING De medewerkers van het AC Waterkeringen hebben de volgende taken: Actieteamleider - zorgt voor een goede procesbewaking op het AC; - coördineert de technische gang van zaken op het AC; - ziet toe op een juiste bemensing van de verschillende teams en tijdige aflossing (zie 10.4); - zorgt ervoor dat er regelmatig (ongeveer iedere twee uur) een actieteamoverleg gehouden wordt, de ATL zit deze voor (zie 10.6); - informeert het OT tijdig door middel van situatierapporten en eventueel ter aanvulling telefonisch; - keurt het AC-rapport goed voor verzending naar OS-OT; - schakelt aannemers in binnen de gekregen bevoegdheden; - vraagt het OT om extra middelen, als er een tekort is aan mensen of middelen; - vraagt het OT om toestemming het dijkleger in te zetten. Het actieteam roept vervolgens de leden van het dijkleger op. Technisch assistent

42 - adviseert en ondersteunt de actieteamleider bij het bepalen van de te ondernemen acties voor de calamiteitenbestrijding; - onderhoudt de contacten met de sectie Waterkeringen in de ondersteunende secties bij het OT, met het andere AC Waterkeringen en eventueel met andere AC s; - onderhoudt de contacten met (de liaison in) het COPI (Coördinatie Plaats Incident); - informeert en adviseert de actieteamleider; - brengt in het overleg de door het OT uitgezette tactiek in; - is het primaire aanspreekpunt voor leden van het OT; - onderhoudt contact met de boezempeilbeheerder voor de actuele weersverwachtingen; - houdt de actuele buitenwaterstanden bij door middel van het MFPS. Adviseur geotechnieken Veldcoördinator - stuurt de veldmedewerkers en de beheerder van het dijkmagazijn direct aan; - houdt overzicht over de werkzaamheden van de veldmedewerkers; - informeert en adviseert de actieteamleider over de te ondernemen acties; - brengt in het actieteamoverleg een overzicht in van de situatie in het veld: zowel de uitgezette als de geplande acties en de geconstateerde knelpunten. Algemeen assistent - geeft algehele ondersteuning aan de technisch assistent en de actieteamleider op het AC; zoals o.a. verzenden, ontvangen, verspreiden van faxen en s, verzorgen kopieerwerk en verspreiden geprinte stukken; bijhouden apparatuur en verhelpen van (kleine) storingen/inschakelen deskundige hulp; - regelt catering voor medewerkers op het AC en in het veld; - verzorgt algemeen telefoonverkeer; - neemt de telefoon over bij afwezigheid van de technisch assistent en/of de veldmedewerker; - assisteert bij het opstellen van situatierapporten; - vraagt op verzoek diverse gegevens op en/of zoekt zaken uit; - houdt in het calamiteitenmeldingensysteem de meldingen bij en de gepleegde acties; - houdt een logboek voor het AC bij; - maakt het actieteamrapport in overleg met de actieteamleider; - verzorgt de verslaglegging bij het actieteamoverleg. Telefonist - verzorgt het in- en uitgaande telefoon-, fax- en verkeer; - houdt het logboek bij van de in- en uitgaande informatiestromen; - beantwoordt de telefoon voor mensen die deelnemen aan het actieteamoverleg. Beheerder voor de dijkmagazijnen - verstrekt de in het dijkmagazijn opgeslagen kleding, gereedschappen en materialen en neemt deze weer in; - houdt een register bij van de uitgifte en terugname van kleding, gereedschappen en materialen; - houdt de rayonleider op de hoogte van de voorraden en signaleert tijdig als materialen beperkt voorradig zijn; - verstrekt klein (persoonlijk) gereedschap en eventueel kleding aan de actieteamleden en de leden van het dijkleger. De uitgifte van de overige gereedschappen en de materialen kan slechts na overleg met de rayonleider die bepaalt welke aantallen waar naar toe mogen. GIS-medewerker - verzorgt digitale en analoge kaarten voor het actieteam en voor rapportages aan het OT; bijvoorbeeld met de locaties waar zich problemen voordoen, geïnspecteerde kades of locaties die versterkt zijn met zandzakken. Veldmedewerkers - werken in opdracht van de rayonleider en rapporteert aan deze. Als er meerdere veldmedewerkers op een locatie, of meerdere bij elkaar gelegen locaties werkzaam zijn wijst de actieteamleider één van hen als veldcoördinator aan, deze onderhoud dan het contact met de rayonleider;

43 - inspecteren van de opgegeven dijkvakken en/of verifiëren van de binnengekomen meldingen; hun bevindingen geven zij door aan de rayonleider; - houden toezicht op de door de aannemers uit te voeren herstelwerken of te treffen noodmaatregelen; - geven technische aansturing bij de inzet van hulpverleningsdiensten en/of legereenheden; als er tijdens calamiteiten contacten zijn met hulpverleningsdiensten door veldmedewerkers, dan moet het actieteam op de hoogte gesteld worden van de hoofdlijnen; - geven leiding aan medewerkers van het dijkleger (evt. schouwmeesters) en/of door de aannemer te leveren personeel bij te treffen noodmaatregelen; - begeleiden/gidsen transporten. Dijkleger (en schouwmeesters) en aannemers - patrouilleren tijdens de dijkbewaking; - assisteren bij het aanbrengen van noodmaatregelen, zoals het plaatsen van zandzakken; - de aan de dijkbewakingsorganisatie toegevoegde medewerkers van de aannemer worden voornamelijk ingezet voor het aanbrengen van noodmaatregelen; de inzet zal onder begeleiding van een veldmedewerker plaatsvinden PERSONELE INVULLING De personele invulling van het AC en van de medewerkers in het veld wordt geregeld door de actieteamleider. Hij maakt hierbij gebruik van het personeelsoverzicht dat voor de calamiteitenorganisatie is opgesteld (deel 10 van het handboek). De actieteamleider beschikt over de privételefoonnummers van de medewerkers. Wanneer blijkt dat niet al het in het overzicht genoemde personeel beschikbaar is, improviseert de actieteamleider in overleg met de aanwezige leden in het actieteam. Hij brengt altijd het sectiehoofd Waterkeringen in het OT en de calamiteitencoördinator hiervan op de hoogte. Als extra ondersteuning van andere sectoren noodzakelijk is, wordt dit in eerste instantie tussen de sectoren zelf geregeld. Bij knelpunten wordt dit gemeld aan de calamiteitencoördinator en wordt hierover in het OT een beslissing genomen. Binnen het actieteam zorgt de actieteamleider voor de aflossing van de personeelsleden. Het is van groot belang dat de aflossing ruim van te voren concreet is vastgelegd (wie, wat, waar en wanneer). De actieteamleider zorgt dat de diensten bij overdracht voldoende overlappen, zodat de opvolgers door hun voorgangers goed op de hoogte worden gebracht over de stand van zaken. De voorgangers dienen deze overdracht goed voor te bereiden zodat de opvolgers zo snel mogelijk efficiënt aan de slag kunnen. Binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie dient te worden vastgelegd wie wanneer dienst heeft of heeft gehad in presentielijsten. Bij dienstwisseling moet aan de contactpersonen duidelijk gemaakt worden wie de dienst overneemt om te voorkomen dat men buiten de dienst gebeld blijft worden. Waarschuwing Medewerkers moeten voorzien zijn van de nodige materialen waarmee zij veilig hun werkzaamheden kunnen uitvoeren (o.a. communicatiemiddelen en zaklantaarns) OPSTARTEN Een AC Waterkeringen kan op basis van de weersverwachtingen (bijvoorbeeld bij storm) ingericht worden of vanwege daadwerkelijk optredende problemen. Het sectorhoofd Operationeel Waterbeheer kan in coördinatiefase 1 al tot het inrichten van een AC besluiten, bijvoorbeeld omdat de stormverwachting zodanig is dat verdere opschaling waarschijnlijk is. Het sectorhoofd OWB informeert de calamiteitencoördinator die op zijn beurt de operationeel leider, de dijkgraaf en het hoofd sectie Communicatie informeert. Een besluit tot opschaling naar coördinatiefase 2 wordt genomen door de operationeel leider. Het sectorhoofd Operationeel Waterbeheer of zijn vervanger zorgt er voor dat de actieteamleider wordt gewaarschuwd. Deze zorgt er daarna voor dat de noodzakelijke actieteamleden zo snel mogelijk worden gealarmeerd en dat het AC geopend kan worden. De beide actiecentra Waterkeringen zijn zo ingericht dat deze vrij snel operationeel zijn zodra de medewerkers arriveren. Voor het actieteam is het van belang te weten welke andere sectoren met hun actiecentra zijn betrokken. Daarnaast is het belangrijk om te weten of een meldkamer wordt ingesteld. Dit bepaalt immers of bewoners met meldingen rechtstreeks bij het actieteam terecht komen of dat deze meldingen in de meldkamer worden

44 aangenomen en vervolgens via het calamiteitenmeldingensysteem naar het betreffende actieteam worden gezonden. Deze informatie wordt verstrekt door de assistent-calamiteitencoördinator. Terwijl het AC wordt ingericht en de medewerkers hun plekken innemen, neemt de actieteamleider de eerste stand van zaken op met betrekking tot de bestrijding. Zodra het mogelijk is, verstuurt de actieteamleider de eerste situatierapportage naar de ondersteunende sectie van het OT (zie bijlage 4). In dit rapport meldt hij globaal de stand van zaken in het veld en in het AC en geeft hij eventuele knelpunten aan. De druk op een (zeer) snelle opstart van de actiecentra is echter niet in elke omstandigheid gelijk. Van de hierboven genoemde opstart zal sprake zijn na een melding waarbij is geconstateerd dat een waterkering in direct gevaar verkeert. Als sprake is van een sterk oplopende boezemstand zal de sector peilbeheer reeds eerder actief zijn. Door goede afspraken te maken over de alarmeringspeilen zal er in de regel voldoende tijd zijn om de actiecentra operationeel te maken. De alarmering voor de uitgebreide dijkbewaking vindt circa 6 uur voor het hoogwater (buitenwaterpeil) plaats. De medewerkers van het actie- en crisiscentrum kunnen dan ruim van tevoren worden gewaarschuwd om tijdig op hun post te zitten INTERNE WERKWIJZE Tijdens een calamiteit houdt het actieteam zich bezig met de coördinatie van de werkzaamheden in het veld. De taakomschrijving van de verschillende functies binnen het AC staat weergegeven in Beknopte informatie over het gebruik van computerprogramma s staat in bijlage 1, waar ook de inlognamen en wachtwoorden zijn te vinden. De leiding berust bij de actieteamleider. Zo nodig overlegt deze met de actieteamleider van het andere AC Waterkeringen over de inzet van het personeel in het grensgebied tussen beide actiecentra. De uitvoering van de werkzaamheden in het veld vindt plaats binnen de tactiek die samen met de secties is bepaald door het OT. Het actieteam heeft de bevoegdheid om binnen deze tactiek de wijze van uitvoering te bepalen. Het actieteam staat in contact met zijn eigen ondersteunende sectie van het OT en kan zo bijvoorbeeld verzoeken om de tactiek te wijzigen als de oude tactiek niet uitvoerbaar is. Het is van groot belang dat het actieteam niet zelf deze beslissing neemt, maar een advies uitbrengt aan het OT. Dit gebeurt bij voorkeur via een situatierapportage. Eventueel kan het voorafgaand aan de situatierapportage al via de telefoon aangegeven worden. Het OT neemt hierbij de beslissing vanuit het totaalbeeld van de betrokken technische secties en de communicatie. Hierbij worden ook de eventuele bestuurlijke afspraken betrokken die zijn gemaakt met bijvoorbeeld de burgemeesters over de te stellen prioriteiten. Wanneer een wijziging van strategie noodzakelijk is, dient het beleidsteam een beslissing te nemen. Uit het voorgaande blijkt dat het nemen van bepaalde beslissingen zorgvuldig moet gebeuren, zonder dat het ten koste gaat van de slagvaardigheid van Delfland. Dit betekent enerzijds dat niet eindeloos kan worden doorgediscussieerd totdat het te laat is, anderzijds moet binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie, goed vooruit worden gekeken. Zo vroeg mogelijk moet een signaal naar de ondersteunende sectie Waterkeringen gaan wanneer een situatie onhoudbaar dreigt te worden. Duidelijke alternatieven voor het optreden moeten worden geformuleerd en indien mogelijk moet een duidelijke aanbeveling worden gedaan. Ook in het externe netwerk (gemeenten, veiligheidsregio s) bestaat grote behoefte aan verwachtingen voor de langere termijn. Op deze wijze kan het OT met de secties alvast een wijziging in de tactiek en eventueel zelfs in de strategie (met het beleidsteam) voorbereiden. Actieteamoverleg en situatierapportages De taken in het actieteam zijn verdeeld over enkele medewerkers. Om efficiënt te kunnen werken vindt er regelmatig een overleg plaats tussen de actieteamleider, de technisch assistent en de veldcoördinator. De telefoons worden voorafgaand aan het overleg bij de telefonisten achtergelaten. Het actieteamoverleg hoeft niet per sé zittend aan een vergadertafel plaats te vinden, het kan ook staand bij een whiteboard of flap-over zijn. In het actieteamoverleg komt de informatie van de verschillende delen samen tot een totaalbeeld van de situatie. Gezamenlijk wordt de uitvoering van de bestrijding, op grote lijnen, afgestemd en de voortgang besproken. Als er beslissingen aan het OT gevraagd worden, is het van belang daar alternatieven bij te geven, zodat het OT een afgewogen beslissing kan nemen. Tevens wordt het functioneren van het AC zelf besproken (loopt het soepel, is er voldoende afstemming, is er voldoende personeel, et cetera). Voor het actieteamoverleg is een standaard agenda beschikbaar (zie bijlage 4). Om het overleg efficiënt te laten verlopen is het van belang het overleg aan de hand van de agenda voor te bereiden en ook te voeren. Juist in de

45 hectiek van een calamiteit kan de vergaderagenda houvast bieden en ondersteunen bij een structurele aanpak. De discipline bij het hanteren betaalt zich terug in een snelle en gestructureerde analyse van de situatie. Daarnaast betekent het strikt hanteren van de vergaderagenda in veel gevallen tijdwinst bij het opstellen van de situatierapportage. De situatierapportage bevat namelijk dezelfde punten in dezelfde volgorde als de agenda. De algemeen assistent is bij dit overleg aanwezig voor de verslaglegging en om algemene organisatorische punten in te brengen. Het van belang een individueel logboek bij te houden en deze te bewaren voor de evaluatie. Na afloop stelt de algemeen assistent op basis van de aantekeningen de situatierapportage op (zie bijlage 4). Bij de calamiteitenaccounts is in Word een situatierapportagesjabloon beschikbaar. De situatierapportage bevat in ieder geval de laatste weersverwachtingen, peilinformatie, eventuele knelpunten en maatregelen. Vanaf de eerste rapportage moet ook het maalstopformulier worden ingevuld en met de situatierapportage worden meegestuurd Het is van groot belang te weten of er sprake is van feiten, veronderstellingen of verwachtingen. De mate van betrouwbaarheid van de informatie dient daarom te worden vermeld. Na goedkeuring van de actieteamleider wordt de situatierapportage per mail gestuurd aan de ondersteunende sectie Waterkeringen bij het OT. Het is raadzaam om het versturen van de situatierapportage (en daarmee het actieteamoverleg) af te stemmen op de vergadering van het OT, bijvoorbeeld ongeveer 30 minuten voor het OT overleg, dan beschikt het OT altijd over de meest actuele informatie. Logboek Een ieder houdt een logboek bij waarin besluiten en acties worden bijgehouden met daarbij vermeld het tijdstip dat een besluit genomen is. De algemeen assistent doet dat voor de actieteamleider. Het gaat daarbij met name om gemaakte afspraken met andere delen van de organisatie en met externen. Deze informatie is van belang voor de evaluatie en bij de afhandeling van eventuele schadeclaims. Bij de calamiteitenaccounts is in Word een logboeksjabloon beschikbaar. Als voor een bepaalde situatie de acties worden bijgehouden in het calamiteitenmeldingensysteem, dan is het niet nodig die ook nog eens in het logboek te vermelden AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE EN MET EXTERNE PARTIJEN Om goed voor ogen te hebben met wie het actieteam op enig moment te maken heeft, is het goed als de actieteamleider het netwerk van interne en externe partijen in beeld brengt. Dat kan op een flap of whiteboard, zodat iedereen dat overzicht kan gebruiken. De actieteamleider kan zelf contact opnemen met andere delen van de organisatie voor ondersteuning. Als deze ondersteuning conflicteert met maatregelen van andere AC s moet dit binnen het OT afgestemd worden. Informatie zoals lijsten met gegevens en situatierapportages, wordt in principe per of fax doorgegeven. Dit geldt zowel binnen Delfland als voor de contacten buiten Delfland. Hiermee wordt de snelheid van communicatie bevorderd en de kans op fouten bij de overdracht nagenoeg uitgesloten. Wel is van belang dat wordt kortgesloten of de berichten zijn ontvangen. Een uitzondering hierop zijn de door de meldkamer ingevoerde meldingsformulieren. Gelet op de druk op de meldkamer en de eigen verantwoordelijkheid van de actiecentra op het bijhouden van de binnenkomende meldingen vindt hier, bij uitzondering, geen controle op de ontvangst plaats. Voor een zeer urgente melding moet de meldkamer het actieteam telefonisch op het ingevoerde meldingsformulier wijzen. Bij uitwisseling van informatie dient de status van de informatie duidelijk te worden vermeld. Het is van groot belang of er sprake is van feiten, veronderstellingen of verwachtingen. De mate van betrouwbaarheid van de informatie dient daarom te worden vermeld. Als de gevraagde informatie op het afgesproken tijdstip nog niet volledig voor handen is moet de reeds bekende informatie worden doorgegeven met daarbij aangegeven welke informatie ontbreekt en op welke termijn die wel bekend kan zijn. Bij de besluitvorming mag en kan men soms niet wachten tot de laatste informatie binnen is. Een besluit wordt dan genomen op basis van de bekende gegevens en later bijgestuurd als dat ten gevolge van latere informatienodig is. Als wordt getwijfeld aan de betrouwbaarheid van de ontvangen gegevens en die dus nog geverifieerd moet worden, moet de mate van betrouwbaarheid worden aangegeven als de informatie wordt doorgezonden. Om de communicatie helder te houden wordt er alleen via rechte lijnen, verticaal in de organisatie of horizontaal met de andere sectoren of diensten, gesproken. Daarom worden door het actieteam geen contacten gelegd met de veldmedewerkers van andere sectoren; tenzij hierover duidelijke afspraken zijn gemaakt. Het kan bijvoorbeeld uit praktische overwegingen voorkomen dat een medewerker van het actieteam Peilbeheer op een locatie

46 aanwezig is en gegevens aan het AC Waterkeringen doorgeeft. Ook worden er geen niveaus overgeslagen zodat er bijvoorbeeld geen rechtstreeks contact is tussen het OT en de veldmedewerkers. Als er tijdens calamiteiten contacten zijn met hulpverleningsdiensten door veldmedewerkers dan moeten zij het actieteam op de hoogte stellen van de hoofdlijnen van deze contacten. Intern Meldingen van derden worden door de meldkamer in Delft aangenomen en via een meldingsformulier in het calamiteitenmeldingensysteem opgenomen. Als een actieteam vaststelt dat dit niet voor dat centrum is bestemd of ook nog naar een ander moet, wordt dit direct via het meldingensysteem doorgestuurd. Als meerdere meldingen op de verkeerde plaats terechtkomen, dan licht het klachtenteam de meldkamercoördinator hierover in. Het actieteam stelt regelmatig (volgens een door het OT bepaalde tijdsinterval) een situatierapportage op. Dit rapport wordt per naar de eigen sectie bij het OT verzonden. Na de besprekingen van het OT mailt de ondersteunende sectie peilbeheer in het OT de verslagen en de besluitenlijsten naar de actiecentra. Via de sectie communicatie van het OT ontvangt het AC de verzonden persberichten en overige communiqués. Veldmedewerkers zullen hun informatie mondeling of per (mobiele) telefoon moeten doorgeven. Het kan nodig zijn de informatie per fax of met een koerier over te brengen. Het voeren van overleg tussen actieteam en veldmedewerkers en het geven van opdrachten wordt mondeling of via de telefoon gedaan. Extern Voor de contacten met de hulpverleningsdiensten, aannemers e.d. geldt ook dat rapportages zoveel mogelijk schriftelijk moeten worden doorgegeven. Met het COPI wisselt het actieteam rapporten uit met gegevens over de situatie ter plaatse en de uitvoering van de werkzaamheden. Daarbij wordt eventueel gebruik gemaakt van de medewerker van Delfland die als liaison in het COPI aanwezig is. Tussen de medewerkers van Delfland en die van andere overheden, hulpverleningsdiensten, legereenheden, aannemers enz. wordt steeds op het zelfde niveau contact onderhouden. Binnen de toegekende bevoegdheden kunnen de afspraken worden gemaakt. De veldmedewerker van Delfland zal de calamiteit bestrijden op de wijze zoals is afgesproken met het actieteam. Voor de praktische uitvoering worden de zaken besproken met de ter plaatse aanwezige derden (zgn. MotorKapOverleg). Als op een niveau geen overeenstemming wordt bereikt moet het probleem direct aan het naast hogere niveau van beide secties of diensten worden voorgelegd DE BELANGRIJKSTE TAKEN TIJDENS HET AFSCHALEN EN DE NAZORG Voordat het actieteam wordt opgeheven zorgen de medewerkers van het actieteam voor een overzicht van noodzakelijke reparaties en van de verbruikte middelen. De medewerkers verzamelen alle gegevens (verslagen, logboeken, situatierapportages en dienstwisselingen) omdat deze noodzakelijk zijn voor de evaluatie van de inzet van Delfland. Elektronische bestanden moeten onder een herkenbare naam worden opgeslagen op de computer. De coördinatie van de nazorg ligt bij team Crisisbeheersing. Als er sprake was van coördinatiefase 2 of 3 zal deze de evaluatie initiëren. De sectorhoofden en teamleiders dienen samen met de directie alert te zijn op de noodzakelijke activiteiten in de nazorgfase en tijdens de inhaalslag van de dagelijkse werkzaamheden. Het is verstandig om ook in deze herstelfase met een hogere frequentie dan normaal samen te komen om de voortgang van het herstel te monitoren en eventuele knelpunten vroegtijdig te ondervangen. De roosters zijn meestal ernstig ontregeld door de bestrijding van de calamiteit. Medewerkers moeten aangeven of zij behoefte hebben aan extra begeleiding bij de verwerking van de calamiteit. De actieteamleider stimuleert zijn mensen om hier gebruik van te maken als hij dit noodzakelijk acht.

47 12 ACTIECENTRUM ZUIVERINGSBEHEER, DE GROOTE LUCHT Het beheergebied van Delfland is voor wat betreft de afvalwaterzuivering opgedeeld in twee regio s. Per regio is er een AC: AWZI de Groote Lucht te Vlaardingen als de situatie zich voordoet in regio Zuid of AWZI Houtrust te Den Haag als de situatie zich voordoet in regio Noord. Regio Noord is overgegaan naar PPS partner Delfluent. Voor de werkwijze van het AC regio Noord wordt verwezen naar het calamiteiten(bestrijdings)plan van Delfluent. In het hiernavolgende wordt derhalve uitsluitend ingegaan op de werkwijze van het AC De Groote Lucht te Vlaardingen TAKEN ACTIETEAM Het actieteam heeft de volgende taken: - coördineren van de bestrijdingsmaatregelen in het veld; - laten uitvoeren van de bestrijdingsacties ter plaatse door veldmedewerkers met de beschikbare middelen, in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties; - zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand bij het OT; - periodiek informeren van het OT door middel van situatierapportages; - bijhouden van een logboek en registratie van besluiten BEZETTING De actieteam van het AC De Groote Lucht bestaat uit: - een actieteamleider - een algemeen assistent - een technisch assistent - een GIS-medewerker - een telefonist - een adviseur geotechniek (procestechnisch assistent) - veldcoördinator - de medewerker CCK. De verdere invulling van het AC (inclusief veldmedewerkers) is een verantwoordelijkheid van de actieteamleider in overleg met de regiomanager of zijn plaatsvervanger in het OT. Voor de inspecties in het veld, de verificatie van meldingen en het coördineren en begeleiden van uit te voeren werkzaamheden beschikt het AC over een veldcoördinator. Verder zijn nog beschikbaar de op te roepen medewerkers van de aannemers volgens de waakvlamovereenkomst.

48 12.3 TAAKVERDELING De medewerkers van het actieteam hebben de volgende taken: Actieteamleider - zorgt voor een goede procesbewaking op het AC; - coördineert de technische gang van zaken op het AC; - ziet toe op een juiste bemensing van de verschillende teams en tijdige aflossing (zie 12.4); - zorgt er voor dat er regelmatig (ongeveer iedere twee uur) een actieteamoverleg gehouden wordt en zit deze voor (zie 12.6); - informeert het OT tijdig d.m.v. situatierapporten en eventueel ter aanvulling telefonisch; - keurt de situatierapportage goed voor verzending naar OS-OT; - schakelt aannemers in binnen de gekregen bevoegdheden; - vraagt via het OT-overleg om extra middelen, als er een tekort is aan mensen of middelen. Technisch assistent - wint gegevens in over de situatie; - onderhoudt contact met de veldcoördinator en met gemeenten op COPI-niveau (CoördinatieTeam Plaats Incident); - assisteert de actieteamleider bij het vaststellen van de noodzakelijke bestrijdingsacties; - neemt deel aan het actieteamoverleg; - houdt een logboek voor het AC bij. Medewerker CCK - draagt zorg voor totaaloverzicht van de feitelijke situatie in het veld; - is verantwoordelijk voor de procesbewaking van het afvalwatertransport en zuivering; - stuurt het transport-/zuiveringsproces; - levert hierover informatie aan voor de situatierapportage; - neemt deel aan het actieteamoverleg (één medewerker van de CCK, bij voorkeur steeds dezelfde binnen een ploeg). Algemeen assistent - geeft algehele ondersteuning aan de technisch assistent en de actieteamleider op het AC, zoals o.a. verzenden, ontvangen, verspreiden faxen/ s, verzorgen kopieerwerk en verspreiden geprinte stukken; bijhouden apparatuur en verhelpen van (kleine) storingen en/of inschakelen van deskundige hulp; - regelt catering voor medewerkers op het AC en in het veld; - vraagt diverse gegevens op en/of zoekt zaken uit; - neemt deel aan het actieteamoverleg en houdt hiervan het verslag bij; - stelt op basis van dit verslag, samen met de actieteamleider de situatierapportage op en verstuurt dit; - houdt in het calamiteitenmeldingensysteem de meldingen bij en de acties daarop. Telefonist - verzorgt het in- en uitgaande telefoon-, fax- en verkeer; - houdt het logboek bij van de in- en uitgaande informatiestromen; - beantwoordt de telefoon voor mensen die deelnemen aan het actieteamoverleg. GIS-medewerker - verzorgt digitale en analoge kaarten, met bijvoorbeeld de locaties waar zich problemen voordoen, voor het actieteam en voor rapportages aan het OT. Veldcoördinator - inspecteert en/of verifieert de binnengekomen meldingen; - stuurt aannemers aan; - onderhoudt regelmatig contact met de technisch assistent in het AC; - neemt indien noodzakelijk deel aan het actieteamoverleg om specifiek de situatie toe te lichten; - houdt toezicht op de door de aannemers uit te voeren herstelwerken of te treffen noodmaatregelen;

49 - stelt het AC op de hoogte stellen van de hoofdlijnen, als er tijdens calamiteiten contacten zijn door veldmedewerkers met hulpverleningsdiensten. Veldmedewerkers - geven van technische aansturing bij de inzet van hulpverleningsdiensten; - inspecteren en/of verifiëren van de binnengekomen meldingen; - begeleiden en/of gidsen van transporten; - uitvoeren van bedieningswerkzaamheden (afsluiters, ontluchters, gemalen, et cetera) PERSONELE INVULLING De personele invulling van het actieteam en van de medewerkers in het veld wordt geregeld door de actieteamleider. Hij maakt hierbij gebruik van het personeelsoverzicht dat voor de calamiteitenorganisatie is opgesteld (deel 10 van het handboek). De actieteamleider beschikt over de privételefoonnummers van de medewerkers. Wanneer blijkt dat niet al het in het overzicht genoemde personeel beschikbaar is, improviseert de actieteamleider in overleg met de aanwezige leden in het AC. Hij brengt altijd de regiomanager (vanaf fase 2 het sectiehoofd voor ZB in het OT) en de calamiteitencoördinator hiervan op de hoogte. Als extra ondersteuning van andere sectoren noodzakelijk is, wordt dit in eerste instantie tussen de sectoren zelf geregeld. Bij knelpunten wordt dit gemeld aan de calamiteitencoördinator en wordt hierover in het OT een beslissing genomen. Binnen het AC zorgt de actieteamleider voor de aflossing van de personeelsleden. Het is van groot belang dat de aflossing ruim van te voren concreet is vastgelegd (wie, wat, waar en wanneer). De actieteamleider zorgt dat de diensten bij overdracht voldoende overlappen, zodat de opvolgers door hun voorgangers goed op de hoogte worden gebracht over de stand van zaken. De voorgangers dienen deze overdracht goed voor te bereiden zodat de opvolgers zo snel mogelijk efficiënt aan de slag kunnen. Binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie dient te worden vastgelegd wie wanneer dienst heeft of heeft gehad in presentielijsten. Bij dienstwisseling moet aan de contactpersonen duidelijk gemaakt worden wie de dienst overneemt om te voorkomen dat men buiten de dienst gebeld blijft worden OPSTARTEN Bij de eerste melding van een (ernstig) incident gaat het personeel van de zuivering meteen controleren. Veelal zal de teamleider van de wacht die zal fungeren als actieteamleider eerst door de medewerker die het incident heeft gecontroleerd op de hoogte worden gesteld. Hij zal vervolgens de regiomanager van het incident op de hoogte stellen. Als de aanwezigen behoefte hebben aan ondersteuning wordt de tweede ploeg opgeroepen. De teamleider van de wacht houdt de coördinatie. De regiomanager informeert de calamiteitencoördinator die op zijn beurt de operationeel leider, de dijkgraaf en het hoofd sectie communicatie informeert. Een besluit tot opschaling naar coördinatiefase 2 wordt genomen door de operationeel leider. De regiomanager neemt vanaf coördinatiefase 2 plaats in het OT waar hij ondersteund zal worden door een technisch assistent en een telefonist. De technisch assistent onderhoudt de contacten met de actieteamleider. De actieteamleider laat het AC inrichten en zorgt ervoor dat de noodzakelijke medewerkers zo snel mogelijk worden opgeroepen. Voor het actieteam is het van belang te weten welke andere sectoren met hun actiecentra zijn betrokken. Daarnaast is het belangrijk om te weten of een meldkamer wordt ingesteld. Dit bepaalt immers of bewoners met meldingen rechtstreeks bij het AC terecht komen of dat deze meldingen in de meldkamer worden aangenomen en vervolgens via het calamiteitenmeldingensysteem naar het betreffende AC worden gezonden. Deze informatie wordt verstrekt door de assistent-calamiteitencoördinator. Terwijl het AC wordt ingericht en de medewerkers hun plekken innemen, neemt de actieteamleider de eerste stand van zaken op met betrekking tot de bestrijding. Zodra het mogelijk is, verstuurt de actieteamleider de eerste situatierapportage naar de ondersteunende sectie van het OT (zie bijlage 4). In dit rapport meldt hij globaal de stand van zaken in het veld en in het AC en geeft hij eventuele knelpunten aan.

50 12.6 INTERNE WERKWIJZE Tijdens een calamiteit houdt het AC zich bezig met de coördinatie van de werkzaamheden in het veld. De taakomschrijving van de verschillende functies binnen het AC staan weergegeven in Beknopte informatie over het gebruik van algemene computerprogramma s voor de calamiteitenorganisatie staat in bijlage 1, waar ook de inlognamen en wachtwoorden zijn te vinden. De uitvoering van de werkzaamheden in het veld vindt plaats binnen de tactiek die samen met de secties is bepaald door het OT. Het actieteam heeft de bevoegdheid om binnen deze tactiek de wijze van uitvoering te bepalen. Het actieteam staat in contact met zijn eigen ondersteunende sectie van het OT en kan zo bijvoorbeeld verzoeken om de tactiek te wijzigen als de oude tactiek niet uitvoerbaar is. Het is van groot belang dat het actieteam niet zelf deze beslissing neemt, maar een advies uitbrengt aan het OT. Dit gebeurt bij voorkeur via een situatierapportage. Eventueel kan het voorafgaand aan de situatierapportage al via de telefoon aangegeven worden. Het OT neemt hierbij de beslissing vanuit het totaalbeeld van de betrokken technische secties en de sectie communicatie. Hierbij worden ook betrokken de eventuele bestuurlijke afspraken die zijn gemaakt (bijvoorbeeld met burgemeesters over te stellen prioriteiten). Desnoods dient het beleidsteam een beslissing te nemen, wanneer een wijziging van de strategie noodzakelijk is. Uit het voorgaande blijkt dat het nemen van bepaalde beslissingen zorgvuldig moet gebeuren, zonder dat het ten koste gaat van de slagvaardigheid van Delfland. Dit betekent enerzijds dat niet eindeloos kan worden doorgediscussieerd totdat het te laat is, anderzijds moet binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie, goed vooruit worden gekeken. Zo vroeg mogelijk moet een signaal naar de ondersteunende sectie Zuiveringsbeheer gaan wanneer een situatie onhoudbaar dreigt te worden. Duidelijke alternatieven voor het optreden moeten worden geformuleerd en indien mogelijk moet een duidelijke aanbeveling worden gedaan. Ook in het externe netwerk (gemeenten, veiligheidsregio s) bestaat grote behoefte aan verwachtingen voor de langere termijn. Op deze wijze kan het OT met de secties alvast een wijziging in de tactiek en eventueel zelfs in de strategie (met het beleidsteam) voorbereiden. De veldcoördinator onderhoudt tevens contact met het actieteamleider. Er is nauw overleg tussen de veldcoördinator en de technisch assistent omdat er bij een storing in het afvalwatertransport (bijvoorbeeld persleidingbreuk) sprake is van twee disciplines die direct bij de storing zijn betrokken. Enerzijds is er een civiel technisch probleem, het verhelpen van de breuk, anderzijds is er een probleem van werktuigbouwkundige aard, namelijk het proces ten aanzien van de afvoer (bedienen gemalen, afsluiters et cetera). Actieteamoverleg en situatierapportages De taken in het AC zijn verdeeld over enkele medewerkers. Om efficiënt te kunnen werken vindt er regelmatig een overleg plaats tussen de actieteamleider, de algemeen assistent, de technisch assistent en de medewerker van de CCK. De telefoons worden voorafgaand aan het overleg bij de telefonist achtergelaten. Het actieteamoverleg hoeft niet per sé zittend aan een vergadertafel plaats te vinden, het kan ook staand bij een whiteboard of flap-over zijn. In het actieteamoverleg komt de informatie van de verschillende delen samen tot een totaalbeeld van de situatie. Gezamenlijk wordt de uitvoering van de bestrijding, op grote lijnen, afgestemd en de voortgang besproken. In gezamenlijkheid wordt de voortgang van de bestrijding besproken incl. de tactiek omtrent de inzet van tankwagens, bypasses et cetera. Als er beslissingen aan het OT gevraagd worden, is het van belang daar alternatieven bij te geven, zodat het OT een afgewogen beslissing kan nemen. Tevens wordt het functioneren van het actieteam zelf besproken (loopt het soepel, is er voldoende afstemming, is er voldoende personeel, et cetera). Voor het actieteamoverleg is een standaard agenda beschikbaar (zie bijlage 4). Om het overleg efficiënt te laten verlopen is het van belang het overleg aan de hand van de agenda voor te bereiden en ook te voeren. Juist in de hectiek van een calamiteit kan de vergaderagenda houvast bieden en ondersteunen bij een structurele aanpak. De discipline bij het hanteren betaalt zich terug in een snelle en gestructureerde analyse van de situatie. Daarnaast betekent het strikt hanteren van de vergaderagenda in veel gevallen tijdwinst bij het opstellen van de situatierapportage. De situatierapportage bevat namelijk dezelfde punten in dezelfde volgorde als de agenda. De algemeen assistent zorgt bij dit overleg voor de verslaglegging. Bij de calamiteitenaccounts is in Word een situatierapportagesjabloon beschikbaar. Na afloop stelt de algemeen assistent op basis van de aantekeningen de situatierapportage op (zie bijlage 4). De situatierapportage bevat in ieder geval de laatste weersverwachtingen, eventuele knelpunten en maatregelen. Het is van groot belang te weten of er sprake is van feiten,

51 veronderstellingen of verwachtingen. De mate van betrouwbaarheid van de informatie dient daarom te worden vermeld. Logboek Een ieder houdt voor het AC een logboek bij waar besluiten en acties in worden bijgehouden met daarbij vermeld het tijdstip waarop een besluit genomen is. Het gaat daarbij met name om gemaakte afspraken met andere delen van de organisatie en met externen. Deze informatie is van belang voor de evaluatie en bij schadeclaims. Bij de calamiteitenaccounts is in Word een logboeksjabloon beschikbaar. Als voor een bepaalde situatie de acties worden bijgehouden in het calamiteitenmeldingensysteem, dan is het niet nodig die ook nog eens in het logboek te vermelden AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE EN MET EXTERNE PARTIJEN Om goed voor ogen te hebben met wie het actieteam op enig moment te maken heeft, is het goed als de actieteamleider het netwerk van interne en externe partijen in beeld brengt. Dat kan op een flap of whiteboard, zodat iedereen dat overzicht kan gebruiken. De actieteamleider kan zelf contact opnemen met andere delen van de organisatie als daar ondersteunende maatregelen van gevraagd moeten worden. Als deze ondersteuning conflicteert met maatregelen van andere AC s moet dit binnen het OT afgestemd worden. Informatie zoals lijsten met gegevens en situatierapportages, wordt in principe per of fax doorgegeven. Dit geldt zowel binnen Delfland als voor de contacten buiten Delfland. Hiermee wordt de snelheid van communicatie bevorderd en de kans op fouten bij de overdracht nagenoeg uitgesloten. Wel is van belang dat wordt kortgesloten of de berichten zijn ontvangen. Een uitzondering hierop zijn de door de meldkamer doorgegeven meldingsformulieren. Gelet op de druk op de meldkamer en de eigen verantwoordelijkheid van de actieteams op het bijhouden van de binnenkomende meldingen vindt hier, bij uitzondering, geen controle op de ontvangst van elk bericht plaats. Voor een zeer urgente melding moet de meldkamer het AC telefonisch op het g de meldingsformulier wijzen. Bij uitwisseling van informatie dient de status van de informatie duidelijk te worden vermeld. Het is van groot belang of er sprake is van feiten, veronderstellingen of verwachtingen. De mate van betrouwbaarheid van de informatie dient daarom te worden vermeld. Voor een goede besluitvorming is het daarnaast van belang dat de gevraagde informatie binnen de gestelde termijn wordt geleverd. Als de gevraagde informatie op het afgesproken tijdstip nog niet volledig voor handen is moet de reeds bekende informatie worden doorgegeven met daarbij aangegeven welke informatie ontbreekt en op welke termijn die wel bekend kan zijn. Bij de besluitvorming mag en kan men soms niet wachten tot de laatste informatie binnen is. Een besluit wordt dan genomen op basis van de bekende gegevens en later bijgestuurd als dat ten gevolgen van nieuwe informatie nodig is. Als wordt getwijfeld aan de ontvangen gegevens en die nog geverifieerd moet worden moet de mate van betrouwbaarheid worden aangegeven als de informatie wordt doorgezonden. Om de communicatie helder te houden wordt er alleen via rechte lijnen, verticaal in de organisatie of horizontaal met de andere sectoren of diensten, gesproken. Er worden daarom geen contacten gelegd tussen het AC Zuiveringsbeheer en veldmedewerkers van andere sectoren; tenzij hierover duidelijke afspraken zijn gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld uit praktische overweging als en medewerker van ZB op een locatie aanwezig is en een aantal gegevens aan het actieteam van Verontreiniging Watersysteem doorgeeft. Ook wordt er geen niveau overgeslagen zodat er bijvoorbeeld geen rechtstreeks contact is tussen het OT en de veldmedewerkers. Intern Meldingen van derden worden door de meldkamer in Delft aangenomen en via een meldingsformulier in het calamiteitenmeldingensysteem opgenomen. Als een actieteam vaststelt dat dit niet voor dat centrum is bestemd of ook nog naar een ander moet, wordt dit direct via het meldingensysteem doorgestuurd. Als meerdere meldingen op de verkeerde plaats terechtkomen, dan licht het klachtenteam de meldkamercoördinator hierover in. Het actieteam stelt regelmatig (volgens een door het OT bepaalde tijdsinterval) een situatierapportage op. Dit rapport wordt per naar de eigen sectie bij het OT verzonden. Na de besprekingen van het OT mailt de ondersteunende sectie peilbeheer in het OT de verslagen en de besluitenlijsten naar de actiecentra. Via de sectie communicatie van het OT ontvangt het AC de verzonden persberichten en overige communiqués.

52 Veldmedewerkers zullen hun informatie mondeling of per (mobiele) telefoon moeten doorgeven. Als uitwisseling van lange lijsten of situatie schetsen gewenst is, moet worden nagegaan of in de nabijheid een faxapparaat beschikbaar is of moet een koerier worden ingeschakeld. Het voeren van overleg tussen actieteam en veldmedewerkers en het geven van opdrachten wordt mondeling of via de telefoon gedaan. Extern Voor de contacten met de hulpverleningsdiensten, aannemers e.d. geldt ook dat rapportages zoveel mogelijk schriftelijk moeten worden doorgegeven. Met het COPI wisselt het actieteam rapporten uit met gegevens over de situatie ter plaatse en de uitvoering van de werkzaamheden. Daarbij wordt eventueel gebruik gemaakt van de medewerker van Delfland die als liaison in het COPI aanwezig is. Tussen de medewerkers van Delfland en die van andere overheden, hulpverleningsdiensten, legereenheden, aannemers enz. wordt steeds op het zelfde niveau contact onderhouden. Binnen de toegekende bevoegdheden kunnen de afspraken worden gemaakt. De veldmedewerker van Delfland zal de calamiteit bestrijden op de wijze zoals is afgesproken met het actieteam. Voor de praktische uitvoering worden de zaken besproken met de ter plaatse aanwezige derden (zgn. MotorKapOverleg). Als op een niveau geen overeenstemming wordt bereikt moet het probleem direct aan het naast hogere niveau van beide secties of diensten worden voorgelegd DE BELANGRIJKSTE TAKEN TIJDENS HET AFSCHALEN EN DE NAZORG Voordat het actieteam wordt opgeheven zorgen de medewerkers van het actieteam voor een overzicht van noodzakelijke reparaties en van de verbruikte middelen. De medewerkers verzamelen alle gegevens (verslagen, logboeken, situatierapportages en dienstwisselingen) omdat deze noodzakelijk zijn voor de evaluatie van de inzet van Delfland. Elektronische bestanden moeten onder een herkenbare naam worden opgeslagen op de computer. De coördinatie van de nazorg ligt bij team Crisisbeheersing. Als er sprake was van coördinatiefase 2 of 3 zal deze de evaluatie initiëren. De sectorhoofden en teamleiders dienen samen met de directie alert te zijn op de noodzakelijke activiteiten in de nazorgfase en tijdens de inhaalslag van de dagelijkse werkzaamheden. Het is verstandig om ook in deze herstelfase met een hogere frequentie dan normaal samen te komen om de voortgang van het herstel te monitoren en eventuele knelpunten vroegtijdig te ondervangen. De roosters zijn meestal ernstig ontregeld door de bestrijding van de calamiteit. Medewerkers moeten aangeven of zij behoefte hebben aan extra begeleiding bij de verwerking van de calamiteit. De actieteamleider stimuleert zijn mensen om hier gebruik van te maken als hij dit noodzakelijk acht.

53 13 ACTIECENTRUM VERONTREINIGING WATERSYSTEEM In dit hoofdstuk wordt de werkwijze van de AC Verontreiniging Watersysteem toegelicht. In het calamiteitenplan (deel 1 van het handboek) wordt ingegaan op de structuur van de calamiteitenorganisatie en de verantwoordelijkheden van de verschillende onderdelen. In het calamiteitenbestrijdingsplan Verontreiniging Watersysteem (deel 6 van het handboek) staat de inhoudelijke beschrijving van mogelijke maatregelen TAKEN ACTIETEAM Het actieteam heeft de volgende taken: - coördineren van de bestrijdingsmaatregelen in het veld; - laten uitvoeren van de bestrijdingsacties ter plaatse door veldmedewerkers met de beschikbare middelen, in samenwerking met uitvoerenden van andere bestrijdende organisaties; - oproepen en inzetten van de personele en materiële middelen van de aannemers; - zo nodig aanvragen van personele en materiële bijstand bij het OT; - periodiek informeren van het OT door middel van situatierapportages; - bijhouden van een logboek en registratie van besluiten; - afhandelen van klachten van ingelanden en het bijhouden van die afhandeling in het calamiteitenmeldingensysteem BEZETTING De bezetting van een AC bestaat uit een aantal medewerkers die op het AC aanwezig zijn en een groep medewerkers die hun werk in het veld verrichten. Het AC Verontreiniging Watersysteem is in principe gevestigd in het Gemeenlandshuis te Delft. Zo nodig kan het AC ook gevestigd worden op de locatie in het Delftechpark. Tijdens een calamiteit zijn op het AC aanwezig: - actieteamleider - technisch assistent - algemeen assistent - telefonist - veldcoördinator - GIS-medewerker.

54 De invulling van de rest van het AC (inclusief veldmedewerkers) is een verantwoordelijkheid van de actieteamleider in overleg met het OT-lid voor Verontreiniging Watersysteem. Voor de inspecties in het veld, de verificatie van meldingen en het coördineren en begeleiden van uit te voeren werkzaamheden beschikt het actieteam over veldmedewerkers. Het aantal is afhankelijk van de calamiteit. De veldmedewerkers zijn medewerkers van Delfland. Op locatie is er een medewerker die de functie van veldcoördinator vervult. Afhankelijk van de aard en oorzaak van de calamiteit kan worden overwogen om een opsporingsambtenaar in de groep veldmedewerkers in te zetten. Deze ambtenaar dient zich met de (on)mogelijkheden van de strafrechtelijke en bestuursrechtelijke aspecten bezig te houden inclusief de daarbij gehanteerde en toegestane opsporingsmethodieken TAAKVERDELING Actieteamleider - heeft de leiding op het AC; - zorgt voor een goede procesbewaking op het AC; - onderhoudt contacten met andere actieteams; - ziet toe op een juiste bemensing van de verschillende teams en tijdige aflossing (zie 12.4); - zorgt ervoor dat er regelmatig (ongeveer iedere twee uur) een actieteamoverleg gehouden wordt, de ATL zit deze voor (zie 12.6); - brengt in het overleg de door het OT uitgezette tactiek in; - vraagt via het OT-overleg om extra middelen, als er een tekort is aan mensen of middelen; - is het primaire aanspreekpunt voor leden van het OT; - onderhoudt inhoudelijke contacten met de ondersteuning bij het OT; - informeert het OT tijdig d.m.v. situatierapporten en eventueel ter aanvulling telefonisch; - keurt de situatierapportage goed voor verzending naar OS-OT; - schakelt aannemers in binnen de gekregen bevoegdheden; - neemt contact op met team peilbeheer als er waterhuishoudkundige ingrepen nodig zijn. Technisch assistent - adviseert en ondersteunt de actieteamleider bij het bepalen van de te ondernemen acties voor de calamiteitenbestrijding; - coördineert de technische gang van zaken op het AC; - bepaalt te ondernemen acties in overleg met actieteamleider; - coördineert de werkzaamheden in het veld en stemt af met de veldmedewerkers (via de veldcoördinator); - onderhoudt contacten met gemeenten e.a. op COPI-niveau (Coördinatie Plaats Incident); - onderhoudt contact met de boezempeilbeheerder voor de actuele weersverwachtingen; - houdt een logboek voor het AC bij. Algemeen assistent - geeft algehele ondersteuning aan de technisch assistent en de actieteamleider op het AC; zoals o.a. verzenden, ontvangen, verspreiden faxen/ s, verzorgen kopieerwerk en verspreiden geprinte stukken; bijhouden apparatuur en verhelpen van (kleine) storingen en/of inschakelen deskundige hulp; - verzorgt de verslaglegging bij het actieteamoverleg; - maakt de situatierapportage in overleg met de actieteamleider; - verstuurt de situatierapportage na goedkeuring door actieteamleider; - regelt catering voor medewerkers op het AC en in het veld; - vraagt diverse gegevens op en/of zoekt zaken uit. Telefonist - verzorgt algemeen telefoonverkeer; - assisteert bij het opstellen van situatierapportages; - beantwoordt de telefoon voor mensen die deelnemen aan het actieteamoverleg; - verzorgt het bijhouden van de meldingen en de acties daarop in het calamiteitenmeldingensysteem. GIS-medewerker - verzorgt digitale en analoge kaarten, met bijvoorbeeld de locaties waar zich problemen voordoen, voor het actieteam en voor rapportages aan het OT.

55 Veldcoördinator - stuurt de veldmedewerkers aan; - onderhoudt contact met de technisch assistent op het AC; - stuurt de opsporingsambtenaar aan. Veldmedewerkers - inspecteren de hun opgegeven watergangen en/of verifiëren de binnengekomen meldingen. Hun bevindingen geven zij door aan de veldcoördinator of als geen veldcoördinator noodzakelijk is, aan de technisch assistent; - houden toezicht op de door de aannemers uit te voeren herstelwerken of te treffen noodmaatregelen; - geven technische aansturing bij de inzet van hulpverleningsdiensten; - geven leiding aan door de aannemer te leveren personeel bij te treffen noodmaatregelen; - begeleiden en/of gidsen transporten; - stellen het actieteam op de hoogte van de hoofdlijnen als er tijdens calamiteiten contacten zijn met hulpverleningsdiensten PERSONELE INVULLING De personele invulling van het AC en van de medewerkers in het veld wordt geregeld door de actieteamleider. Hij maakt hierbij gebruik van het personeelsoverzicht dat voor de calamiteitenorganisatie is opgesteld (deel 10 van het handboek). De actieteamleider beschikt over de privételefoonnummers van de medewerkers. Wanneer blijkt dat niet al het in het overzicht genoemde personeel beschikbaar is, improviseert de actieteamleider in overleg met de aanwezige leden in het AC. Hij brengt altijd het sectiehoofd voor Verontreiniging Watersysteem in het OT en de calamiteitencoördinator hiervan op de hoogte. Als extra ondersteuning van andere sectoren noodzakelijk is, wordt dit in eerste instantie tussen de sectoren zelf geregeld. Bij knelpunten wordt dit gemeld aan de calamiteitencoördinator en wordt hierover in het OT een beslissing genomen. Binnen het actieteam zorgt de actieteamleider voor de aflossing van de personeelsleden. Het is van groot belang dat de aflossing ruim van te voren concreet is vastgelegd (wie, wat, waar en wanneer). De coördinator zorgt dat de diensten bij overdracht voldoende overlappen, zodat de opvolgers door hun voorgangers goed op de hoogte worden gebracht over de stand van zaken. De voorgangers dienen deze overdracht goed voor te bereiden zodat de opvolgers zo snel mogelijk efficiënt aan de slag kunnen. Binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie dient te worden vastgelegd wie wanneer dienst heeft of heeft gehad in presentielijsten. Bij dienstwisseling moet aan de contactpersonen duidelijk gemaakt worden wie de dienst overneemt om te voorkomen dat men buiten de dienst gebeld blijft worden. Waarschuwing Medewerkers moeten voorzien zijn van de nodige materialen waarmee zij veilig hun werkzaamheden kunnen uitvoeren (o.a. communicatiemiddelen en zaklantaarns) OPSTARTEN De eerste melding van een (ernstige) calamiteit komt binnen bij het Meldpunt Toezicht. Dan wordt veelal een opsporingsambtenaar ingeschakeld. Deze medewerker vertrekt naar de gemelde locatie, neemt de situatie op, verricht de eerst noodzakelijke en spoedeisende handelingen, en inventariseert de aard en omvang van de calamiteit. Tevens schat hij het tijdspad en de ontwikkeling van de calamiteit in. Hij meldt dit vervolgens aan het Meldpunt Toezicht, al of niet met verzoek tot inschakeling van de wachtdienst van het team Onderhoud Water van de sector OWB. Het AC is dan meestal nog niet officieel ingesteld. Als nodig kan al vanaf coördinatiefase 1 worden overgegaan tot het inrichten van een AC om de bestrijding vanuit het AC te coördineren. Het sectorhoofd OWB dan wel V&H informeert de calamiteitencoördinator die op zijn beurt de operationeel leider, de dijkgraaf en het hoofd sectie communicatie informeert. Een besluit tot opschaling naar coördinatiefase 2 wordt genomen door de operationeel leider, Het OT-lid namens Verontreiniging Watersysteem neemt plaats in het OT en wordt ondersteunt door een technisch assistent en een algemeen assistent in de ondersteunende sectie VW. Deze assistent informeert meteen de actieteamleider. De actieteamleider laat het AC (verder) inrichten en zorgt ervoor dat de (door hem geselecteerde) noodzakelijke medewerkers zo snel mogelijk worden gealarmeerd. Waarschijnlijk zijn deze

56 medewerkers al eerder op de hoogte gesteld van een mogelijke alarmering en wordt nu alleen de bevestiging doorgegeven. Voor het actieteam is het van belang te weten welke andere sectoren met hun actieteams zijn betrokken. Daarnaast is het belangrijk om te weten of een meldkamer wordt ingesteld. Dit bepaalt immers of bewoners met meldingen rechtstreeks bij het AC terecht komen of dat deze meldingen in de meldkamer worden aangenomen en vervolgens via het calamiteitenmeldingensysteem naar het betreffende AC worden gezonden. Deze informatie wordt verstrekt door de assistent-calamiteitencoördinator. Terwijl het AC wordt ingericht en de medewerkers hun plekken innemen, neemt de actieteamleider de eerste stand van zaken op met betrekking tot de bestrijding. Zodra het mogelijk is, verstuurt de actieteamleider de eerste situatierapportage naar de ondersteunende sectie van het OT (zie bijlage 4). In dit rapport meldt hij globaal de stand van zaken in het veld en in het AC en geeft hij eventuele knelpunten aan. Terwijl het AC wordt ingericht en de medewerkers hun plekken innemen, neemt de actieteamleider de eerste stand van zaken op met betrekking tot de bestrijding. Hij legt dit vast in een situatierapportage. Totdat de ( ) verbindingen met de eigen sectie bij het operationele team gereed zijn, houdt hij de assistent van de ondersteunende sectie via de telefoon op de hoogte van de eerste ontwikkelingen. Zo gauw de verbindingen gereed zijn, verstuurt de actieteamleider de eerste situatierapportage naar de sectie. In dit rapport meldt hij globaal de stand van zaken in het veld en in het AC INTERNE WERKWIJZE Tijdens een calamiteit houdt het AC zich bezig met de coördinatie van de werkzaamheden in het veld. De taakomschrijving van de verschillende functies binnen het AC staan weergegeven in Beknopte informatie over het gebruik van computerprogramma s staat in bijlage 1, waar ook de inlognamen en wachtwoorden zijn te vinden. De uitvoering van de werkzaamheden in het veld vindt plaats binnen de tactiek die samen met de secties is bepaald door het OT. Het actieteam heeft de bevoegdheid om binnen deze tactiek de wijze van uitvoering te bepalen. Het actieteam staat in contact met zijn eigen ondersteunende sectie van het OT en kan zo bijvoorbeeld verzoeken om de tactiek te wijzigen als de oude tactiek niet uitvoerbaar is. Het is van groot belang dat het actieteam niet zelf deze beslissing neemt, maar een advies uitbrengt aan het OT. Dit gebeurt bij voorkeur via een situatierapportage. Eventueel kan het voorafgaand aan de situatierapportage al via de telefoon aangegeven worden. Het OT neemt hierbij de beslissing vanuit het totaalbeeld van de betrokken technische secties en de sectie communicatie. Hierbij worden ook de eventuele bestuurlijke afspraken betrokken die zijn gemaakt met bijvoorbeeld burgemeesters over te stellen prioriteiten. Desnoods dient het beleidsteam een beslissing te nemen, wanneer een wijziging van de strategie noodzakelijk is. Uit het voorgaande blijkt dat het nemen van bepaalde beslissingen zorgvuldig moet gebeuren, zonder dat het ten koste gaat van de slagvaardigheid van Delfland. Dit betekent enerzijds dat niet eindeloos kan worden doorgediscussieerd totdat het te laat is, anderzijds moet binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie, goed vooruit worden gekeken. Zo vroeg mogelijk moet een signaal naar de ondersteunende sectie van Verontreiniging Watersysteem gaan wanneer een situatie onhoudbaar dreigt te worden. Duidelijke alternatieven voor het optreden moeten worden geformuleerd en indien mogelijk moet een duidelijke aanbeveling worden gedaan. Ook in het externe netwerk (gemeenten, veiligheidsregio s) bestaat grote behoefte aan verwachtingen voor de langere termijn. Op deze wijze kan het OT met de secties alvast een wijziging in de tactiek en eventueel zelfs in de strategie (met het beleidsteam) voorbereiden. Assistentie door aannemers, schouwmeesters en rampendienst De aan de calamiteitenorganisatie in het veld toegevoegde medewerkers van de aannemer zullen voornamelijk worden ingezet voor het aanbrengen van noodmaatregelen. De inzet zal onder begeleiding van een veldmedewerker plaatsvinden. De schouwmeesters hebben in het algemeen geen technische kennis van de opruimingsmaatregelen; er kan echter wel een beroep worden gedaan op hun specifieke gebiedskennis. Als zij een bedrijf in het bedreigde of getroffen gebied hebben zal hun inzet slechts beperkt kunnen zijn. Dit geldt eveneens voor de leden van de door de tuinbouworganisaties opgezette rampendienst.

57 Actieteamoverleg en situatierapportages De taken in het AC zijn verdeeld over enkele medewerkers. Om efficiënt te kunnen werken vindt er regelmatig een overleg plaats tussen de actieteamleider, de technisch assistent en de algemeen assistent. De telefoons worden voorafgaand aan het overleg bij de telefonist achtergelaten. Het actieteamoverleg hoeft niet per sé zittend aan een vergadertafel plaats te vinden, het kan ook staand bij een whiteboard of flap-over zijn. In het actieteamoverleg komt de informatie van de verschillende delen samen tot een totaalbeeld van de situatie. Gezamenlijk wordt de uitvoering van de bestrijding, op grote lijnen, afgestemd en de voortgang besproken. Als er beslissingen aan het OT gevraagd worden, is het van belang daar alternatieven bij te geven, zodat het OT een afgewogen beslissing kan nemen. Tevens wordt het functioneren van het AC zelf besproken (loopt het soepel, is er voldoende afstemming, is er voldoende personeel, et cetera). Voor het actieteamoverleg is een standaard agenda beschikbaar (zie bijlage 4). Om het overleg efficiënt te laten verlopen is het van belang het overleg aan de hand van de agenda voor te bereiden en ook te voeren. Juist in de hectiek van een calamiteit kan de vergaderagenda houvast bieden en ondersteunen bij een structurele aanpak. De discipline bij het hanteren betaalt zich terug in een snelle en gestructureerde analyse van de situatie. Daarnaast betekent het strikt hanteren van de vergaderagenda in veel gevallen tijdwinst bij het opstellen van de situatierapportage. De situatierapportage bevat namelijk dezelfde punten in dezelfde volgorde als de agenda. De algemeen assistent zorgt bij dit overleg voor de verslaglegging. Bij de calamiteitenaccounts is in Word een situatierapportagesjabloon beschikbaar. Na afloop stelt de algemeen assistent op basis van de aantekeningen de situatierapportage op (zie bijlage 4). De situatierapportage bevat in ieder geval de stand van zaken eventuele knelpunten en maatregelen. Het is van groot belang te weten of er sprake is van feiten, veronderstellingen of verwachtingen. De mate van betrouwbaarheid van de informatie dient daarom te worden vermeld. Na goedkeuring van de actieteamleider wordt de situatierapportage per mail gestuurd aan de ondersteunende sectie Verontreiniging Watersysteem bij het OT. Het is raadzaam om het versturen van de situatierapportage (en daarmee het actieteamoverleg) af te stemmen op de vergadering van het OT, bijvoorbeeld ongeveer 30 minuten voor het OT overleg, dan beschikt het OT altijd over de meest actuele informatie. Logboek Een ieder houdt voor het AC een logboek bij waar besluiten en acties in worden bijgehouden met daarbij vermeld het tijdstip waarop het besluit genomen is. Het gaat daarbij met name om gemaakte afspraken met andere delen van de organisatie en met externen. Deze informatie is van belang voor de evaluatie en bij schadeclaims. Bij de calamiteitenaccounts is in Word een logboeksjabloon beschikbaar. Als voor een bepaalde situatie de acties worden bijgehouden in het calamiteitenmeldingensysteem, dan is het niet nodig die ook nog eens in het logboek te vermelden AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE EN MET EXTERNE PARTIJEN Om goed voor ogen te hebben met wie het actieteam op enig moment te maken heeft, is het goed als de actieteamleider het netwerk van interne en externe partijen in beeld brengt. Dat kan op een flap of whiteboard, zodat iedereen dat overzicht kan gebruiken. De actieteamleider kan zelf contact opnemen met andere delen van de organisatie als daar ondersteunende maatregelen van gevraagd moeten worden. Als deze ondersteuning conflicteert met maatregelen van andere AC s moet dit binnen het OT afgestemd worden. Informatie zoals lijsten met gegevens en situatierapportages, wordt in principe per of fax doorgegeven. Dit geldt zowel binnen Delfland als voor de contacten buiten Delfland. Hiermee wordt de snelheid van communicatie bevorderd en de kans op fouten bij de overdracht nagenoeg uitgesloten. Wel is van belang dat wordt kortgesloten of de berichten zijn ontvangen. Een uitzondering hierop zijn de door de meldkamer doorgegeven meldingsformulieren. Gelet op de druk op de meldkamer en de eigen verantwoordelijkheid van de actieteams op het bijhouden van de binnenkomende meldingen vindt hier, bij uitzondering, geen controle op de ontvangst van elk bericht plaats. Voor een zeer urgente melding moet de meldkamer het AC telefonisch op het g de meldingsformulier wijzen. Bij uitwisseling van informatie dient de status van de informatie duidelijk te worden vermeld. Het is van groot belang of er sprake is van feiten, veronderstellingen of verwachtingen. De mate van betrouwbaarheid van de informatie dient daarom te worden vermeld. Voor een goede besluitvorming is het daarnaast van belang dat de gevraagde informatie binnen de gestelde termijn wordt geleverd. Als de gevraagde informatie op het afgesproken

58 tijdstip nog niet volledig voor handen is moet de reeds bekende informatie worden doorgegeven met daarbij aangegeven welke informatie ontbreekt en op welke termijn die wel bekend kan zijn. Bij de besluitvorming mag en kan men soms niet wachten tot de laatste informatie binnen is. Een besluit wordt dan genomen op basis van de bekende gegevens en later bijgestuurd als dat ten gevolge van nieuwe informatie nodig is. Als wordt getwijfeld aan de ontvangen gegevens en die nog geverifieerd moet worden moet de mate van betrouwbaarheid worden aangegeven als de informatie wordt doorgezonden. Om de communicatie helder te houden wordt er alleen via rechte lijnen, verticaal in de organisatie of horizontaal met de andere sectoren of diensten, gesproken. Er worden daarom geen contacten gelegd tussen het AC Zuiveringsbeheer en veldmedewerkers van andere sectoren; tenzij hierover duidelijke afspraken zijn gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld uit praktische overweging als en medewerker van ZB op een locatie aanwezig is en een aantal gegevens aan het actieteam van Verontreiniging Watersysteem doorgeeft. Ook wordt er geen niveau overgeslagen zodat er bijvoorbeeld geen rechtstreeks contact is tussen het OT en de veldmedewerkers. Intern Meldingen van derden worden door de meldkamer in Delft aangenomen en via een meldingsformulier in het calamiteitenmeldingensysteem opgenomen. Als een actieteam vaststelt dat dit niet voor dat centrum is bestemd of ook nog naar een ander moet, wordt dit direct via het meldingensysteem doorgestuurd. Als meerdere meldingen op de verkeerde plaats terechtkomen, dan licht het klachtenteam de meldkamercoördinator hierover in. Het actieteam stelt regelmatig (volgens een door het OT bepaalde tijdsinterval) een situatierapportage op. Dit rapport wordt per naar de eigen sectie bij het OT verzonden. Na de besprekingen van het OT mailt de ondersteunende sectie peilbeheer in het OT de verslagen en de besluitenlijsten naar de actiecentra. Via de sectie communicatie van het OT ontvangt het AC de verzonden persberichten en overige communiqués. Veldmedewerkers zullen hun informatie mondeling of per (mobiele) telefoon moeten doorgeven. Als uitwisseling van lange lijsten of situatie schetsen gewenst is, moet worden nagegaan of in de nabijheid een faxapparaat beschikbaar is of moet een koerier worden ingeschakeld. Het voeren van overleg tussen actieteam en veldmedewerkers en het geven van opdrachten wordt mondeling of via de telefoon gedaan. Extern Voor de contacten met de hulpverleningsdiensten, aannemers e.d. geldt ook dat rapportages zoveel mogelijk schriftelijk moeten worden doorgegeven. Met het COPI wisselt het actieteam rapporten uit met gegevens over de situatie ter plaatse en de uitvoering van de werkzaamheden. Daarbij wordt eventueel gebruik gemaakt van de medewerker van Delfland die als liaison in het COPI aanwezig is. Tussen de medewerkers van Delfland en die van andere overheden, hulpverleningsdiensten, legereenheden, aannemers enz. wordt steeds op het zelfde niveau contact onderhouden. Binnen de toegekende bevoegdheden kunnen de afspraken worden gemaakt. De veldmedewerker van Delfland zal de calamiteit bestrijden op de wijze zoals is afgesproken met het actieteam. Voor de praktische uitvoering worden de zaken besproken met de ter plaatse aanwezige derden (zgn. MotorKapOverleg). Als op een niveau geen overeenstemming wordt bereikt moet het probleem direct aan het naast hogere niveau van beide secties of diensten worden voorgelegd DE BELANGRIJKSTE TAKEN TIJDENS HET AFSCHALEN EN DE NAZORG Voordat het actieteam wordt opgeheven zorgen de medewerkers van het actieteam voor een overzicht van noodzakelijke reparaties en van de verbruikte middelen. De medewerkers verzamelen alle gegevens (verslagen, logboeken, situatierapportages en dienstwisselingen) omdat deze noodzakelijk zijn voor de evaluatie van de inzet van Delfland. Elektronische bestanden moeten onder een herkenbare naam worden opgeslagen op de computer. De coördinatie van de nazorg ligt bij team Crisisbeheersing. Als er sprake was van coördinatiefase 2 of 3 zal deze de evaluatie initiëren. De sectorhoofden en teamleiders dienen samen met de directie alert te zijn op de noodzakelijke activiteiten in de nazorgfase en tijdens de inhaalslag van de dagelijkse werkzaamheden. Het is verstandig om ook in deze herstelfase met een hogere frequentie dan normaal samen te komen om de voortgang van het herstel te monitoren en eventuele knelpunten vroegtijdig te ondervangen. De roosters zijn meestal ernstig ontregeld door de bestrijding van de calamiteit.

59 Medewerkers moeten aangeven of zij behoefte hebben aan extra begeleiding bij de verwerking van de calamiteit. De actieteamleider stimuleert zijn mensen om hier gebruik van te maken als hij dit noodzakelijk acht.

60 14 INFORMATIECENTRUM In dit hoofdstuk wordt de werkwijze van het informatiecentrum toegelicht. In het calamiteitenplan (operationele bijlage van het handboek) wordt ingegaan op de structuur van de calamiteitenorganisatie en de verantwoordelijkheden van de verschillende onderdelen. In het crisiscommunicatieplan (operationele bijlage van het handboek) staat de inhoudelijke beschrijving van het werk van het informatiecentrum TAKEN INFORMATIECENTRUM In het informatiecentrum worden de volgende taken uitgevoerd: - beantwoording van telefonische vragen van bewoners en bedrijven over de calamiteit; - geven van directe communicatie aan bewoners en bedrijven (actief) BEZETTING In het informatiecentrum kunnen zitting hebben: - een coördinator informatiecentrum - vier telefonisten TAAKVERDELING Coördinator informatiecentrum - beoordeelt in overleg met team 2 van de sectie communicatie(pers- en publiekscommunicatie), de meldkamercoördinator en de calamiteitencoördinator hoeveel telefonisten moeten worden opgeroepen; - roept de telefonisten op; - coördineert de gang van zaken op het informatiecentrum; - coacht de telefonisten bij het beantwoorden van de vragen; - neemt op verzoek lastige vragen over van de telefonist; - ontvangt informatie van het team 2; - neemt contact op met de calamiteitencoördinator als het informatieteam de stroom telefoongesprekken niet aankan; - neemt contact op met team 2 als de informatie die voorhanden is, niet aansluit op de gestelde vragen; - maakt ongeveer twee maal per etmaal een rapport op met daarin een overzicht van aantal en soort vragen. Telefonist - beantwoordt telefonisch de vragen van bewoners; - benadert bewoners en bedrijven met directe informatie; - schakelt andere telefoongesprekken door naar de betreffende onderdelen van de calamiteitenorganisatie; - geeft bij de coördinator informatiecentrum aan of de vragen nog te beantwoorden zijn met de beschikbare informatie; - houdt een logboek bij met de gestelde vragen PERSONELE INVULLING De personele invulling van het informatiecentrum wordt geregeld door de coördinator informatiecentrum. Hij maakt hierbij gebruik van het personeelsoverzicht dat voor de calamiteitenorganisatie is opgesteld (deel 10 van het handboek). De coördinator informatiecentrum beschikt over de privételefoonnummers van de medewerkers.

61 Wanneer blijkt dat niet al het in het overzicht genoemde personeel beschikbaar is, improviseert de coördinator informatiecentrum in overleg met de calamiteitencoördinator. Het is van groot belang dat de aflossing ruim van te voren concreet is vastgelegd (wie, wat, waar en wanneer). De coördinator informatiecentrum (in overleg met de sectie communicatie) zorgt dat de diensten bij overdracht voldoende overlappen, zodat de opvolgers door hun voorgangers goed op de hoogte worden gebracht over de stand van zaken. De voorgangers dienen deze overdracht goed voor te bereiden zodat de opvolgers zo snel mogelijk efficiënt aan de slag kunnen. De ontvangen berichten, persberichten en de eigen logboeken dienen beschikbaar te zijn. Binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie dient te worden vastgelegd wie wanneer dienst heeft of heeft gehad in presentielijsten. Bij dienstwisseling moet aan de contactpersonen duidelijk gemaakt worden wie de dienst overneemt om te voorkomen dat men buiten de dienst gebeld blijft worden OPSTARTEN Het informatiecentrum wordt geactiveerd wanneer duidelijk is dat een incident of calamiteit voor veel vragen (niet zijnde meldingen) van het publiek zorgt of gaat zorgen. Het verzoek tot activering kan komen vanuit team 2 van de sectie Communicatie, maar bijvoorbeeld ook van de receptie of de meldkamer (wanneer zij bedolven worden met vragen van het publiek). Als er een signaal komt besluit de calamiteitencoördinator, na overleg met sectie communicatie en de coördinator van de meldkamer, tot het inrichten van het informatiecentrum. Dit wordt dan gemeld aan het OT, de receptie en de meldkamer. Als tot instelling van het informatiecentrum wordt besloten, waarschuwt de calamiteitencoördinator de coördinator van het informatiecentrum. Deze zorgt er op zijn beurt weer voor dat de telefonisten zo snel mogelijk aanwezig zijn. Tenslotte zorgt de coördinator van het informatiecentrum ervoor dat de eerste informatie voor de beantwoording van vragen beschikbaar komt via de sectie communicatie. De coördinator van het informatiecentrum geeft aan de calamiteitencoördinator het signaal dat zij klaar zijn om te starten (nadat de medewerkers, informatie en faciliteiten gereed zijn). De calamiteitencoördinator zorgt er vervolgens samen met de facilitaire dienst voor dat de noodzakelijke doorschakelingen worden gemaakt om vragen van het publiek in het informatiecentrum te krijgen. Op het moment dat het informatiecentrum daadwerkelijk actief is, zorgt de sectie communicatie dat dit in ieder geval wordt vermeld in het eerst volgende situatierapport. Opmerking De opstartprocedures voor coördinatiefase 1 t/m 4, zijn opgenomen als bijlage bij het calamiteitenplan INTERNE WERKWIJZE De telefonisten in het informatiecentrum krijgen van de coördinator te horen welke informatie verspreid kan worden. Op basis van deze informatie geven zij antwoord op de vragen van bewoners. De coördinator zorgt ervoor dat hij een overzicht heeft van de informatiebehoefte. De sectie communicatie dient het informatiecentrum van informatie te voorzien. Gebeurt dit niet, dan legt de coördinator deze behoefte voor aan de sectie communicatie, zodat zij ervoor zorgen dat de benodigde informatie beschikbaar komt. Als duidelijk is dat een persoon niet kan worden geholpen in het informatiecentrum (bijvoorbeeld omdat wordt gebeld met een melding of voor iemand anders van de calamiteitenorganisatie) dan wordt die persoon doorverbonden met het betreffende onderdeel. Problemen met de apparatuur worden zo snel mogelijk gemeld bij de assistent-calamiteitencoördinator, die vervolgens de facilitaire dienst inschakelt 14.7 AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE De afstemming met de eigen organisatie verloopt voornamelijk via de sectie communicatie. Soms kan afstemming noodzakelijk zijn met de meldkamer of de receptie, voor doorverwijzing van telefoongesprekken.

62 14.8 AFSTEMMING MET EXTERNE PARTIJEN Contacten met externen vinden alleen telefonisch plaats DE BELANGRIJKSTE TAKEN TIJDENS HET AFSCHALEN EN DE NAZORG Het kan voorkomen dat het informatiecentrum na het afschalen van de calamiteitenorganisatie nog enige tijd bemand blijft om vragen van derden te beantwoorden. Dit gebeurt dan in opdracht van het OT. Binnen het informatiecentrum is het van belang dat alle verzoeken om informatie die tijdens de calamiteit binnen zijn gekomen opgeslagen worden in een aparte directory met in de naam van de directory een verwijzing naar de calamiteit. Hierdoor is het mogelijk om de stukken te gebruiken voor de evaluatie en bij schadeclaims. De medewerkers verzamelen alle gegevens (verslagen, logboeken, situatierapportages en dienstwisselingen) in een map die wordt overgedragen aan team Crisisbeheersing. De coördinatie van de nazorg ligt bij de coördinator calamiteitenzorg. Als er sprake was van een coördinatiefase 2, 3 of 4 initieert deze de evaluatie. De sectorhoofden en teamleiders dienen samen met de directie alert te zijn op de noodzakelijke activiteiten in de nazorgfase en tijdens de inhaalslag van de dagelijkse werkzaamheden. De reguliere werkzaamheden zijn meestal ernstig ontregeld door de bestrijding van de calamiteit. Verder moeten de medewerkers van het informatiecentrum aangeven of zij behoefte hebben aan extra begeleiding voor de verwerking van de calamiteit. Het voeren van bijvoorbeeld emotionele gesprekken kan zijn weerslag hebben op de medewerkers. De coördinator informatiecentrum stimuleert zijn medewerkers om hier gebruik van te maken als hij daartoe aanleiding ziet.

63 15 PERSCENTRUM In dit hoofdstuk wordt de werkwijze van het perscentrum toegelicht. In het calamiteitenplan (deel 1 van het handboek) wordt ingegaan op de structuur van de calamiteitenorganisatie en de verantwoordelijkheden van de verschillende onderdelen. In het crisiscommunicatieplan (deel 3 van het handboek) staat de inhoudelijke beschrijving van het werk van het perscentrum TAKEN PERSCENTRUM In het perscentrum worden de volgende taken uitgevoerd: - ondersteunen van de sectie Communicatie bij het organiseren van persconferenties; - ontvangen van de pers; - bieden van werkplekken en eventueel faciliteiten voor de pers; - regelen catering voor de pers BEZETTING Het perscentrum bestaat uit: - twee medewerkers perscentrum TAAKVERDELING Medewerker perscentrum - biedt ondersteuning aan de pers, maar doet geen inhoudelijke mededelingen; - stemt acties af met team 2 van de sectie communicatie; - voert de taken uit van het perscentrum PERSONELE INVULLING De personele invulling van het perscentrum wordt geregeld door persvoorlichter van de sectie communicatie. Voor het aanwijzen van specifieke medewerkers wordt gebruik gemaakt van het personeelsoverzicht van de calamiteitenorganisatie. Wanneer blijkt dat niet al het in het overzicht genoemde personeel beschikbaar is, improviseert de persvoorlichter in overleg met het hoofd van de sectie communicatie. Bij knelpunten wordt dit gemeld aan de calamiteitencoördinator en wordt hierover in het OT een beslissing genomen. Het is van groot belang dat de aflossing ruim van te voren concreet is vastgelegd (wie, wat, waar en wanneer). De persvoorlichter de sectie communicatie dient ervoor te zorgen dat de diensten bij overdracht elkaar voldoende overlappen, zodat de opvolgers door hun voorgangers goed op de hoogte worden gebracht over de stand van zaken. De voorgangers dienen deze overdracht goed voor te bereiden zodat de opvolgers zo snel mogelijk efficiënt aan de slag kunnen. Informatie uitwisseling bij aflossing van ploegen wordt door middel van een briefing gedaan. Hierin worden de laatste stand van zaken besproken. Voor de overdracht dienen de ontvangen rapportages en persberichten centraal beschikbaar te zijn in een map. Binnen elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie dient te worden vastgelegd wie wanneer dienst heeft of heeft gehad in presentielijsten. Bij dienstwisseling moet aan de contactpersonen duidelijk gemaakt worden wie de dienst overneemt om te voorkomen dat men buiten de dienst gebeld blijft worden OPSTARTEN Het perscentrum wordt geactiveerd ter ontlasting van de woordvoerders. Het wordt ingericht in zalen van het zalencentrum Delftstede. Het besluit over te gaan tot incidentele of periodieke persconferenties wordt, op advies van het hoofd sectie Communicatie, genomen door het BT. De persvoorlichter waarschuwt de medewerkers van het perscentrum als het perscentrum actief moet worden.

64 15.6 INTERNE WERKWIJZE De medewerkers van het perscentrum stemmen de gang van zaken nauwkeurig af met de sectie communicatie. Dit team nodigt de mensen van de pers uit voor een persconferentie. De medewerkers van het perscentrum geven geen inhoudelijke informatie aan de pers. De woordvoering wordt gedaan door de persvoorlichter. Als er een persconferentie wordt gegeven, delen de medewerkers van het perscentrum de persmappen uit. Daarnaast houden ze bij wie namens Delfland de woordvoering heeft gedaan en wie er van de pers aanwezig was. Deze gegevens worden opgenomen in het beknopte verslag wat door de medewerkers van het perscentrum na iedere persconferentie wordt opgesteld AFSTEMMING MET EIGEN ORGANISATIE De afstemming met de eigen organisatie verloopt voornamelijk de sectie communicatie. Daarnaast zal veelvuldig contact noodzakelijk zijn met de medewerkers van de facilitaire dienst voor de inrichting van de ruimten en de beschikbaarheid van faciliteiten AFSTEMMING MET EXTERNE PARTIJEN De medewerkers van het perscentrum zullen veel contact hebben met de pers, maar voor inhoudelijke vragen verwijzen ze door naar de woordvoerder van de sectie communicatie. Afstemming met andere voorlichters vindt plaats via de sectie communicatie en het OT DE BELANGRIJKSTE TAKEN TIJDENS HET AFSCHALEN EN DE NAZORG Binnen het perscentrum is het van belang dat alle verslagen van persconferenties die tijdens de calamiteit hebben plaatsgevonden, opgeslagen worden. Hierdoor is het mogelijk om de stukken te gebruiken voor de evaluatie.

65 BIJLAGE 1 Wat Inloggen Mailen OPSTARTINFORMATIE COMPUTERS OPSTART INFORMATIE COMPUTERS Hoe Gebruikersnaam: staat bij je functie (z.o.z.) Wachtwoord: start In Scense (blauw-wit icoon met de zwarte S rechts onderin de taakbalk) kun je zien onder welke naam je ingelogd bent en mail ontvangt. 1. Gebruik alleen de mailadressen die horen bij de functies binnen de adreslijst Calamiteitenorganisatie. 2. Deze mailadressen zijn gekoppeld aan de functienamen (zie de functiebenaming op de volgende bladzijde). 3. Om een mail te sturen typ je in het zoeksysteem eerst de afkorting van het onderdeel (bijv. WK voor Waterkeringen), dan het vervolg (bijv. AC voor Actiecentrum) en vervolgens de functienaam (bijv. centralist). Voorbeeld: Centralist van AC Waterkeringen. De zoekterm is als volgt: WK, AC, centralist. 4. Voor het sturen van een mail naar álle leden van een AC kies je in Outlook de adreslijst Calamiteitenorganisatie Groepen. Je wilt bijvoorbeeld alle leden van het AC Peilbeheer een mail sturen, in het adresboek staat deze vermeld als PB, AC, allen. Sjablonen Documenten opslaan Calamiteitenmeldingensysteem De sjablonen voor het logboek, agenda en sit-rap, vind je in Word onder de knop sjablonen, linkerkolom in de map calamiteiten. De overige sjablonen (en noodsjablonen als de knop sjablonen niet werkt) kun je vinden op de G-schijf (G:/.) (schrijf in de map van het onderdeel van de calamiteitenorganisatie waarvoor je werkt.) Documenten kun je opslaan in de map op G-schijf (G:/.) in de map van jouw calamiteitenonderdeel. Handleiding vind je op G:/handleidingen. Je moet ingelogd zijn met een cala-account. Het meldingenformulier (alleen voor meldkamer en AC s) Het meldingenformulier start je op via het startmenu: Start, alle programma s, kantoor toepassingen, invoer calamiteiten meldingen. Het communicatieformulier (alleen voor informatiecentrum en voorlichting) via Start, alle programma s, kantoor toepassingen, calamiteitenmelding communicatie. Overzichten van de meldingen: Start, alle programma s, kantoor toepassingen, overzicht calamiteitenmeldingen. Grafieken en tabellen: via Business Objects. Start, alle programma s, overige toepassingen.

66 Gebruiker / werkstation naam Functie invoer formulier Ultimus zoek- en afhandelingsysteem Business Objects rapportages Actiecentrum Verontreiniging Watersysteem: cala20 VW, AC, centralist CAL/COM C J cala31 VW, AC, coördinator/algemeen ass CAL/COM C J cala32 VW, AC, rayonleider - C N cala33 VW, AC, technisch ass - C N Actiecentrum Afvalwater: ctaz AW, AC, regio Zuid CAL/COM C J Actiecentrum Peilbeheer: ctp PB, AC, centralist CAL/COM C J ctpc PB, AC, coördinator/algemeen ass CAL/COM C J ctpk PB, AC, klachtenteam CAL C N ctpnp PB, AC, pompenteam - C N ctpp PB, AC, peilenteam - C N gispb PB, AC, GIS-medewerker - K N cala48 PB, AC, Veldcoördinator - C N cala49 PB, AC, Veldcoördinator 2 - C N Actiecentrum Waterkeringen Kijkduin: db1 WK, AC, Kijkduin, coördinator/algemeen ass CAL/COM C J db2 WK, AC, Kijkduin, technisch ass CAL C J db5 WK, AC, Kijkduin, rayonleider CAL C N giswkk WK, AC, Kijkduin, GIS-medewerker - K N Actiecentrum Waterkeringen Vlaardingen: db3 WK, AC, Vlaardingen, coördinator/algemeen ass CAL/COM C J db4 WK, AC, Vlaardingen, technisch ass CAL C J db6 WK, AC, Vlaardingen, rayonleider CAL C N giswkh WK, AC, Vlaardingen, GIS-medewerker - K N Gebruikersnaam: cala21 Functie: Meldkamer, coördinator cala0 Meldkamer, centralist 1 cala1 Meldkamer, centralist 2 cala4 Meldkamer, centralist 3 cala5 Meldkamer, centralist 4 cala22 cala23 cala16 cala17 Calamiteitencoördinator Calamiteitencoördinator ass BT, assistent Liaison Ondersteuning operationeel leider (OL):

67 cala12 cala13 cala9 cala3 cala24 Voorlichting: IC, coördinator IC, coördinator-ass IC, ass. algemeen IC, notulist OT IC, GIS medewerker cala18 cala27 Infocentrum, coördinator Infocentrum, medewerker cala28 Infocentrum, medewerker 2 cala29 Infocentrum, medewerker 3 cala30 Infocentrum, medewerker 4 cala19 Perscentrum Calamiteiten cala10 Voorlichting, team 1 cala46 Voorlichting, hoofd sectie cala47 Voorlichting, coördinator cala25 Voorlichting, team 1, medewerker 1 cala11 Voorlichting, team 2 cala7 Voorlichting, team 2, medewerker 1 cala26 Voorlichting, team 2, medewerker 2 Ondersteunende secties (OS), vijverzaal: cala14 cala6 cala39 cala43 cala37 cala38 cala34 cala42 cala15 cala8 cala45 cala41 cala35 cala36 cala2 cala44 cala40 AW, sectie, technisch ass AW, sectie, ass. algemeen AW, hoofd sectie AW, denktank PB, sectie, technisch ass PB, sectie, ass. algemeen PB, hoofd sectie PB, denktank VW, sectie, ass. algemeen VW, sectie, technisch ass VW, hoofd sectie VW, denktank WK, sectie, ass. algemeen WK, sectie, technisch ass WK, sectie, pc MFPS WK, hoofd sectie WK, denktank

68 BIJLAGE 2 TELEFOONUMMERS CALAMITEITENORGANISATIE CRISISCENTRUM Gemeenlandshuis Delft Phoenixstraat 32, 2611 AL Delft Noodnet: Noodnet: (A 1.20) Noodfax: Satellietnr.: Fax (015) Algemeen nummer Delfland (015) Informatiecentrum (Polderkamer) (015) Meldkamer (kamer A. 0.18) (015) Meldkamercoördinator (015) Vijverzaal Operationele leiding (IC-groep) Algemeen assistent IC (015) Informatiecoördinator (015) Assistent informatiecoördinator (015) Notulist (015) Plotter (015) Calamiteitencoördinatie Calamiteitencoördinator (015) Assistent calamiteitencoördinator (015) Assistent BT (015) Telefoon ten behoeve van liaison (015) Sectie Verontreiniging Watersysteem/ waterkeringen (VW/WK) Algemeen assistent (015) Technisch assistent (015) Sectorhoofd (015) Denktank (015) Sectie afvalwater/ peilbeheer (AW/PB) Algemeen assistent (015) Technisch assistent (015) Sectorhoofd (015) Denktank (015) Sectie voorlichting Team 1, voorlichter (015) Team 1, medewerker voorlichting (015) Team 2, voorlichter (015) Team 2, medewerker 1 voorlichting (015) Team 2, medewerker 2 voorlichting (015) Coördinator voorlichting (015) Hoofd voorlichting (015) Beleidsteam / dijkgraaf (015) Bestemd voor inkomende telefoons van overheden, hulpverleningsdiensten e.d. De algemeen assistent OL zal het gesprek vanaf dit nummer doorverbinden

69 ACTIECENTRA Peilbeheer Maassluissedijk 175, 3133 KA Vlaardingen Noodnet: Noodfax: Satellietnr: Fax: (010) AC Coördinator: (010) Algemeen assistent: (010) Centralist 1: (010) Centralist 2: (010) Centralist 3: (010) Klachtenteam: (010) /1553/1554 Polderpeilbeheerder: (010) Boezempeilbeheer: (010) /1558 Pompenteam: (010) /1575/1576 Veldcoördinator: (010) Veldcoördinator 2: (010) GIS-medewerker: (010) Waterkeringen, locatie Kijkduin Hoek van Hollandlaan 15, 2554 EA Den Haag Noodnet: Noodfax: Satellietnr.: Fax: (070) Locatie: (070) AC Coördinator: (070) Algemeen assistent: (070) Rayonleider: (070) Technisch assistent: (070) GIS-medewerker: (070) Waterkeringen, locatie Vlaardingen Maassluissedijk 175, 3133 KA Vlaardingen Noodnet: Noodfax: Satellietnr.: Fax (PB): (010) AC Coördinator/Algemeen assistent: (010) Rayonleider: (010) Technisch assistent: (010) Verontreiniging Watersysteem, locatie Delftechpark Delftechpark 23, 2628 XJ Delft Noodnet: Noodnetfax: Satellietnr.: Fax: (015)

70 AC Coördinator: (015) Technisch assistent: (015) Rayonleider: (015) Algemeen assistent: (015) Telefonist: (015) Afvalwater, regio Zuid, locatie AWZI De Groote Lucht Maassluissedijk 175, 3133 KA Vlaardingen Noodnettelefoon/fax: Satellietnr.: Fax: (010) Tel: (010) Afvalwater, Delfluent, locatie AWZI Houtrust Houtrustweg 120, 2566 GJ Den Haag Noodnet: Noodfax: Fax: (070) Tel: (070) Afvalwater, Delfuent, locatie AWZI Harnaschpolder Wippolderlaan 7, 2635 ND Midden Delfland Fax algemeen: (015) Fax secretariaat: (015) Tel. algemeen: (015) Tel. controle kamer (AC): (015) / 002 / 003

71 BIJLAGE 3 COMMUNICATIEMIDDELEN Zolang alle communicatienetwerken in bedrijf zijn kan worden beschikt over , fax, vaste en mobiele telefoon en het traxysnetwerk. Alle actiecentra en de ondersteunende secties bij het OT beschikken over via het interne computernetwerk. wordt gebruikt voor het verzenden van de volgende berichten: - de situatierapporten tussen AC en crisiscentrum; - lange berichten en lijsten met gegevens; - digitaal beschikbare kaarten, schema's enz. Ontvangst van een bericht moet worden bevestigd; verzender moet zo nodig de geadresseerde bellen dat er een bericht aankomt. Als door storing of overbelasting van het netwerk de niet gebruikt kan worden moeten berichten per fax worden verzonden. Fax Alle actiecentra en de ondersteunende secties bij het OT beschikken over een fax. Deze wordt gebruikt als er geen verbinding beschikbaar is. Verder wordt de fax gebruikt voor gegevens, zoals kaarten en tabellen, die niet digitaal beschikbaar zijn. Telefoon De telefoon wordt gebruikt voor het voeren van overleg en het doorgeven van opdrachten. Bij het mobiele telefoonnet moet rekening worden gehouden met overbelasting waardoor de locatie van de calamiteit niet meer bereikbaar kan zijn. De veldmedewerkers kunnen het contact met het AC via het traxysnetwerk onderhouden. Traxysnetwerk Het traxysnetwerk is een mobiel communicatienetwerk dat een veel grotere bedrijfszekerheid heeft dan het mobiele telefoonnetwerk. Met de traxysapparatuur kan ook worden gebeld met het gewone telefoonnet. Het is ook mogelijk om vanaf het telefoonnetwerk naar het traxysnetwerk te bellen maar die procedure is veel lastiger zodat dan een mobiele telefoon de voorkeur heeft. Alle veldeenheden van de AC s van Waterkeringen en de liaisons in de CTPI's / COPI's hebben een traxysportofoon bij zich die zij gebruiken voor de contacten met de dijkpost. Bijzondere communicatie mogelijkheden bij uitval reguliere netwerken: Tijdens een calamiteit kunnen de reguliere communicatienetwerken niet beschikbaar zijn. Dit kan door een technische storing (stroomuitval of defecte apparatuur) of door overbelasting van het netwerk. Voor een deel van de communicatie kan dan een beroep worden gedaan op het Nationaal Noodnet, kan méér gebruik worden gemaakt van de traxysapparatuur en kunnen koeriers ingeschakeld worden. Nationaal Noodnet Het Nationaal Noodnet is een apart telefoonnet dat technisch zo is ingericht dat het tijdens crisisomstandigheden in principe permanent beschikbaar blijft. Op het Nationaal Noodnet zijn alle crisiscentra van het rijk, de provincie, de gemeenten, de waterschappen en de hulpverleningsdiensten aangesloten alsmede de nutsbedrijven en een aantal andere belangrijke bedrijven. Bij Delfland zijn de ondersteunende secties bij het OT en alle actiecentra op het Nationaal Noodnet aangesloten. Via het Nationaal Noodnet kunnen op de normale wijze telefoongesprekken worden gevoerd en faxen worden verzonden. Wel dient er rekening mee te worden gehouden dat het aantal lijnen, zeker in verhouding tot die van het reguliere telefoonnet, beperkt is. Het AC kan het Nationaal Noodnet gebruiken zodra het reguliere telefoonnet is gestoord of overbelast. Het Nationaal Noodnet kan ook worden gebruikt als een contact met de ondersteunende secties bij het OT of een ander AC gewenst is en dat onophoudelijk in gesprek is. Dit geldt eveneens voor de fax van het Nationaal Noodnet die ook gebruikt kan worden als de gewone fax belast is met verzenden/ontvangen van andere berichten.

72 Koeriersdienst Zolang de reguliere netwerken beschikbaar zijn wordt een koerier alleen ingezet voor het rondbrengen van grotere stukken. Zodra deze niet meer beschikbaar zijn kan het nodig zijn om meerdere koeriers rondes te laten rijden langs de ondersteunende secties bij het OT, de actiecentra en eventueel de veldmedewerkers. Als er geen verbinding mogelijk is tussen de dijkpost en de veldmedewerkers kan het hoofd van dijkpost een van de medewerkers als koerier laten rijden. die regelmatig de stand van zaken doorgeeft. Bij het werken met koeriers moet iedereen zich ervan bewust zijn dat de communicatie traag verloopt zodat er veel meer vooruit gedacht moet worden en men meer naar eigen bevinding van zaken moet kunnen handelen.

73 BIJLAGE 4A MODEL LOGBOEKFORMULIER Logboekformulier van het Hoogheemraadschap van Delfland Datum: Formulier van (naam onderdeel calamiteitenorganisatie): Volgnummer: Tijdstip: Actie / contact: Ingevuld door: Bijzonderheden:

74 BIJLAGE 4B STANDAARD VERGADERAGENDA OT VERGADERAGENDA OT 1. OPENING VERGADERING 2. RANDVOORWAARDEN A. Aanleiding van de vergadering B. Opschaling / coördinatiefase C. Doelstelling D. Samenstelling van het team en logistieke mededelingen E. Wijze van vergaderen, duur v/d vergadering en wijze van verslaglegging F. Afstemmen v/d vergaderklok 3. BEELDVORMING A. Situatieanalyse i. Feiten huidige situatie ii. Verwachte ontwikkeling (scenario s) iii. Verwachte worst-case (scenario s) iv. Tijdsverloop (huidig + verwacht) B. Netwerkanalyse i. Netwerkanalyse (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden) ii. Maatregelen andere netwerkspelers iii. Consequenties voor eigen handelen C. Communicatie i. Informatievoorziening ii. Schadebeperking iii. Betekenisgeving D. Definiëren probleemvelden i. Prioriteren ii. Gedeelde knel- en aandachtspunten iii. Ernst / urgentie 4. OPLOSSINGEN A. Per hoofdprobleem i. Feiten ii. Te bereiken doel iii. Maatregelen/oplossingen iv. Knelpunten v. Beslispunten B. Eigen proces 5. BESLUITVORM ING A. Knelpunten B. Besluiten C. Verantwoordelijk voor uitvoering D. Deadline 5. TOETSING BESLUITEN A. Tactische doelstellingen B. Toetsing besluiten i. Doelstellingen ii. Doeltreffendheid iii. Legitimiteit iv. Proportionaliteit 6. AFSLUITING Tijd en plaats volgende vergadering

75 BIJLAGE 4C STANDAARD VERGADERAGENDA BT VERGADERAGENDA BT 1. OPENING VERGADERING 2. RANDVOORWAARDEN A. Aanleiding van de vergadering B. Opschaling / coördinatiefase C. Doelstelling D. Samenstelling van het team en logistieke mededelingen E. Wijze van vergaderen, duur v/d vergadering en wijze van verslaglegging F. Afstemmen v/d vergaderklok 3. BEELDVORMING A. Situatieanalyse i. Feiten huidige situatie (situatierapportage OT) ii. Verwachte ontwikkeling (scenario s) iii. Verwachte worst-case (scenario s) iv. Tijdsverloop (huidig + verwacht) B. Netwerkanalyse (bestuurlijk) i. Betrokkenheid andere netwerkpartners ii. Consequenties voor eigen handelen C. Communicatie i. Informatievoorziening ii. Schadebeperking iii. Betekenisgeving 4. BESLUITVORM ING A. Strategische doelstellingen B. Beslispunten vanuit OT (knelpunten, opties, besluiten) 4. TOETSING BESLUITEN A. Toetsing besluiten i. Doelstellingen ii. Doeltreffendheid iii. Legitimiteit iv. Proportionaliteit 5. AFSLUITING Tijd en plaats volgende vergadering

76 Hoogheemraadschap van Delfland Algemeen SITUATIERAPPORTAGE nr. Hoogheemraadschap van Delfland (Delfland) Datum: 4 november 2010 Tijd: uur Aan: Onderwerp: 1. BEE LDV ORMING Situatieanalyse Feiten huidige situatie Verwachte ontwikkeling (scenario s) Verwachte worst-case (scenario s) Tijdsverloop (huidig + verwacht) Netwerkanalyse Netwerkanalyse (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden) Maatregelen andere netwerkspelers Consequenties voor eigen handelen Communicatie Informatievoorziening Schadebeperking Betekenisgeving Definiëren probleemvelden Prioriteren Gedeelde knel- en aandachtspunten Ernst / urgentie 2. OPLOSSINGEN Per hoofdprobleem Feiten Te bereiken doel Maatregelen/oplossingen Knelpunten Beslispunten Eigen proces 3. BESLUITVORM ING Knelpunten Besluiten Verantwoordelijk voor uitvoering Deadline

77 BIJLAGE 5A STAPPENSCHEMA VOORBEREIDING OT-OVERLEG STAP 1 (Behoort tot normale werkzaamheden) Alle secties verzamelen informatie, actief en passief. Binnen de secties wordt bepaald welke knelpunten door de sectie zelf worden afgehandeld. De secties delen relevante informatie onderling via de sectie OL STAP 2 Binnen de secties wordt bepaald welke knelpunten op OT-niveau moeten worden afgehandeld. Versturen naar sectie OL Gebruik sjabloon voorbereiden vergaderstukken OT-overleg STAP 3A Sectie OL integreert alle vergaderstukken tot een agenda. Hierbij wordt dubbele informatieverwijderd STAP 3B Technische secties en sectie VL bereiden aanpak voor het inbrengen van de eigen punten voor het overleg voor. Versturen agenda naar secties, gebruik sjabloon agenda OT-overleg STAP 4A Sectie OL bereidt de aanpak voor zowel de eigen als de andere punten van de agenda voor. STAP 4B Technische sectie en sectie VL controleren de agenda en stellen de aanpak voor de eigen punten zo nodig bij. Verder de voorbereiding op alle punten van de agenda OT-overleg

78 Handboek Calamiteitenzorg Delfland BIJLAGE 5B CHECKLIST VOORBEREIDING OT-OVERLEG In deze checklist zijn de stappen met de belangrijkste aandachtspunten per stap weergegeven. Stap 1 Informatie verzamelen / Bepalen knelpunten voor de sectie - Timing verzamelen, m.n. bij de actiecentra - Relevantie en actualiteit - Vertaalslag voor sectie voorlichting maken en communiceren - Kennen eigen taak en verantwoordelijkheden - Bij twijfel inbrengen in OT - Tijdig mee beginnen, kost immers tijd Stap 2 Bepalen knelpunten voor het OT-overleg en versturen aan IC - Juist en begrijpelijk formuleren van feiten en knelpunten, zie hiervoor ook stap 4B! - Tijdig mee beginnen, kost immers tijd Stap 3A Integreren van de informatie uit alle secties, opstellen vergaderagenda - Ordenen van alle feiten, verwachtingen. - Verwijderen dubbele informatie - Opstellen lijst met knelpunten en beslispunten Stap 3B Bepalen aanpak voor de eigen punten - Wat is het probleem precies? - Aan welke oplossingen (alternatieven) denken we en waarom? - Gevolgen en verwacht resultaat - Worst case scenario als geen of te laat actie - Hoe het beste in te brengen, prioriteit voor de sectie aangeven Stap 4A Sectie OL stelt eigen aanpak voor overleg op, op basis van de agenda - Sectie OL heeft mogelijk meer voor te bereiden tijdens deze stap dan de andere secties, houdt hier met de tijd rekening mee Stap 4B Agenda retour en bijstellen strategie waar nodig, bepalen strategiepunten anderen - Waar zitten de anderen mee? - Heeft dit invloed op onze werkzaamheden, zo ja welke dan? - Wat is acceptabel voor ons en wat niet (technisch gezien)? - Wat is verkoopbaar (voorlichtingsaspecten) en wat niet? - Wat vinden we zelf het belangrijkste?

79 BIJLAGE 5C CHECKLIST VOORBEREIDING BT-OVERLEG In deze checklist zijn de stappen met de belangrijkste aandachtspunten per stap weergegeven. Voorbereiding Stap 1 Maken van Procesafspraken - Telefoongebruik - Storingsprotocol - Duur, Doel - Aanwezigen en rollen (voorstelronde) - Juiste mensen aan tafel? Adviseurs Juridisch, Financieel, P&O? Stap 2A Briefing door de OL (stand van zaken) - De OL geeft een overzicht van de stand van zaken aan de hand van de situatierapportage - De OL geeft aan welke scenario s mogelijk worden verwacht - De OL geeft aan hoe de buitenwereld reageert (omgevingsanalyse door communicatie) Stap 2B Briefing door de OL (acties) - De OL geeft aan welke strategie wordt voorgesteld - De OL geeft aan welke acties zijn ondernomen en welke zijn gepland - De OL eindigt met het inzichtelijk maken van de knelpunten of beslispunten Stap 3 Bespreken strategie en knelpunten - Scenario s - Strategie - Tijdlijn - (Bestuurlijke) partners Stap 4 Communicatiestrategie - Omgevingsanalyse - Voorgestelde strategie - Positionering van de voorzitter als boegbeeld Stap 5 Besluiten - Besluitenlijst Stap 6 Verantwoordelijkheden voorzitter BT - Communicatiestrategie (hoofdlijn) - Boegbeeld naar buitenwereld - Bestuurlijke partners - Personeel - Financiën - Juridische aspecten - Continuïteit - Imago 79

80 BIJLAGE 6 INDELING CRISISRUIMTES 80

81 81

82 82

83 83

84 84