Marktconsultatie Circulaire Bureaustoelen Verslag 14 sept 2017

Transcriptie

1 Marktconsultatie Circulaire Bureaustoelen Verslag 14 sept 2017 Welkom & introductie De wethouder Michiel van Liere verwelkomt de marktpartijen en bedankt hen en Rendemint voor hun komst. Circulair inkopen is belangrijk voor de gemeente Houten. Het is onderdeel van een breder programma duurzaamheid. De eerste circulaire inkoop van bedrijfskleding is vorige week aan de pers gepresenteerd. Met deze inkoop en marktconsultatie wilt de gemeente zorgen dat er meer inzicht komt in de keten van onze producten. Jules Tonneijck vervolgt. We hebben onze inkoopprocedure voor deze inkoop voorgelegd aan Piannoo. Hun reactie is dat de procedure a-typisch is. Onderdeel 1: Presentatie René de Klerk Over wat circulariteit is en de tool die Rendemint hiervoor ontwikkeld heeft. De presentatie is toegevoegd als bijlage. Is dit niet het geval, of heeft u hier vragen over? Dan kunt u contact opnemen met aanbesteding@houten.nl. Circulariteit grondstoffen & afval Circulariteit is het behouden van grondstoffen. Het verlengen van de levensduur van een product, bijvoorbeeld door een stoel opnieuw te bekleden, is goed, maar is linear niet circulair. Een product is circulair wanneer de grondstoffen behouden worden, bijvoorbeeld als van de oude bekleding nieuwe gemaakt kan worden. Daarnaast geld dit niet alleen voor de grondstoffen die direct nodig zijn voor de stoel, maar ook voor de hulp grondstoffen. Bijvoorbeeld het water, de CO 2 en bodemkwaliteit, die nodig zijn om het katoen van de stof te doen groeien. Door het behoud van grondstoffen is er dus geen sprake meer van afval. Afval is in feite het einde van het gebruik van de grondstof, omdat de grondstof met de beschikbare technologie niet is terug te winnen. Circulariteit mensen Zonder mensen is er geen economie en is de aarde circulair. Omdat we er wel zijn moet er ook rekening gehouden worden met de mens. Daarom moet er in een circulaire productieketen of economie de internationale rechten van de mens gewaarborgd zijn. Introductie in tool De tool van rendemint bestaat uit verschillende onderdelen.

2 Opgemerkt wordt dat de locatie van grondstoffen steeds nauwkeuriger te achterhalen zijn. Na een korte discussie, blijkt dat de locatie van fabrieken (soms) wel te achterhalen zijn, maar niet waar de grondstoffen in de mijnen wordt gewonnen. Voor CO 2 -uitstoot is onder andere de wijze van verplaatsing belangrijk. René de Klerk gaf als voorbeeld dat een containerschip vanuit Indonesië naar Nederland kan minder CO 2 -uitstoot per container kan hebben dan een vrachtauto van Rotterdam naar Groningen. Onderdeel 2: workshop circulair analyseren De marktpartijen zijn samen met de gemeente Houten aan de slag gegaan om de eigen keten in kaart te brengen. De vraag hierbij was: welke stappen zijn nodig in jullie keten om een circulaire bureaustoel te kunnen maken? Daarna kozen de deelnemers uit de verschillende grondstoffen die nodig zijn in de verschillende stappen om tot een bureaustoel te komen. De uitkomsten van de stappen zijn hieronder te zien. Alle genoemde grondstoffen zijn in één schema geplaatst. De groepen kwamen grotendeels overeen. De grondstoffen die eerder in de keten nodig zijn ontbraken vaak, zoals hooi en de dieren die dit eten, om voor huiden te zorgen, of aarde dat nodig is om katoen te laten groeien.

3 Onderdeel 3: eisen & criteria Doel van de aanbesteding Het doel van de gemeente Houten is om de ergonomisch beste en meest circulaire stoel in te kopen. Hiervoor moeten we weten wat er vanuit de markt mogelijk is, en zoveel mogelijk voorkomen dat er strategisch ingeschreven kan worden. Algemeen De martk vraagt de gemeente om vragen scherp te stellen zodat antwoord binnen gevraagde aantal pagina s beantwoord kunnen worden. Milieu & grondstoffen Verboden stoffen & methodes & verifieren Een aantal stoffen & methodes zijn verboden omdat ze ervoor zorgen dat de stoelen niet circulair kunnen zijn. Uit de zaal komt de vraag hoe dit gecontroleerd wordt. Het antwoord hierop is via een chain of custody. Dit betekent dat zowel jouw bedrijf, je leverancier, en nog verder in de keten moet aantonen wat er dan wel in zit. We erkennen uiteraard dat niets voor 100% gecontroleerd kan worden. De winnaar van de aanbesteding moet een circulaire analyse maken met de PRP ReNtry tool maken. Verpakkingsvrije levering De levering van de stoelen naar Houten gebeurt verpakkingsvrij. Verpakkingsvrij verder terug in de keten kan bijvoorbeeld een gunningscirterium worden. Cradle2cradle C2C complete audit en certificeringen jaarlijks Een deelnemer geeft aan dat er niet eerder een vraag is geweest over gebruik grondstoffen in proces. Meeste aanbestedingen zetten alleen in op product. Milieumanagementsystemen e.a. Een aantal deelnemers geeft aan dat ISO14001 en EMAS environmental management audit system - gevraagd kunnen worden. Daarnaast wordt ook EPD environmental product declaration genoemd.

4 Oude stoelen In hoeverre draagt het zo circulair mogelijk verwerken van de oude stoelen bij aan het doel van de aanschaf van circulaire stoelen? De huidige stoelen zijn niet met het oog op circulariteit gemaakt. Toch zijn we, de gemeente, benieuwd naar wat er circulair met de oude stoelen gedaan kan worden. Voorstel vanuit de markt is om een Open vraag te stellen over plan met oude stoelen. Social return & fairness Social return Dit blijft op de 5% staan die Houten altijd handhaaft. Met het WGSP, werkgeversservicepunt, wordt overlegd welke mogelijkheden hier nog meer voor zijn. De opdracht is te weinig om in een baan te voorzien wanneer de inschrijver de bureaustoelen niet zelf maakt. Opmerking: social return dient gerelateerd te zijn aan de opdracht. Verschil social return en social fairness Social return gaat over werk voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in Nederland of lokaler. Social fairness gaat over internationale mensenrechten. Ergonomie Elke stoel, met maximaal twee soorten stoelen per inschrijver, die voldoen aan de minimale eisen, worden onderworpen aan een zittest, door tenminste een fysiotherapeut en een preventiemedewerker. Van elke soort stoel hoeft maar één exemplaar geleverd te worden. De stoel moet zwart zijn om uiterlijk een zo klein mogelijke rol te laten spelen. De marktpartijen gaven aan dat dit mogelijk is. Overige mogelijke eisen/criteria: - Percentage gedowncycelde content - Biobased ingrediënten: Dit is discutabel, niet noodzakelijk beter. Het is belangrijk dat bij de uitvraag ruimte is voor alternatieven. - Open criterium: vrijheid om in te vullen, welke niet-gevraagde toevoeging een bedrijf kan leveren, die wel van waarde is. Nadeel: subjectief in de beoordeling, niet één op één te vergelijken maar de inschrijvingen worden wel door meerdere mensen beoordeeld. - Levensduur/gebruikersduur van stoelen. Vraag niet alleen om de levensduur, maar ook om een plan die laat zien hoe deze levensduur bereikt wordt, bijvoorbeeld periodiek onderhoud. Punten kunnen worden gegeven voor het beste proces voor een langere gebruikersduur dan een X aantal jaren. - Toekomstige circulaire alternatieven moeten ook concreet beschreven worden door de inschrijvers. Welke stappen onderneem je om deze alternatieven te ontwikkelen. - Het grootste gedeelte, 99% van de medewerkers, moet op dezelfde verstelbare stoel kunnen zitten zonder onderdelen te wisselen, toe te voegen of te verwijderen. - Open criterium: Geschiktheid van stoel voor 99% - niet met formulering van aanpas of verstelbaarheid Aanvullingen: - Ter verduidelijking: Aanpasbaar= andere onderdelen Verstelbaarheid = andere instellingen van dezelfde stoel. - Vanuit de markt kwam de opmerking dat een instructie van de leverancier over de stoel onderdeel moet zijn van de zittest. - Daarnaast geeft de markt aan dat inpasbare opties die ter plaatse uitgevoerd kunnen worden, kan bijdragen aan de gebruikersduur van de stoel. Dit zorgt ervoor dat veel mensen hierop kunnen zitten.

5 - Wat doe je als leverancier om een bereik van X% te halen. Specificaties oprekken om één stoel voor zoveel mogelijk mensen beschikbaar maken. - NPR is het minimum. Boven NPR kan bijvoorbeeld zorgen voor extra punten bij zittest - De eisen van de zittest moeten helder en duidelijk geformuleerd worden en kunnen bestaan uit: Esthetiek, zitcomfort, instelbaarheid onderarm, mobiliteit

6 Afsluiting Verdere procedure Globale uitleg van de mogelijke procedure, hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Er is een nieuwe procedure bedacht: getrapte gunning. Dit is voorgelegd aan Pianoo die het Atypisch noemt etc. maar aangeeft dat het wel kan. De procedure is gericht op 3 stappen waarbij selectie- en gunningcriteria door elkaar worden gebruikt in afwijking van een conventionele procedure. De getrapte gunning heeft tot doel: 1. elke stoel die aan de (circulaire)eisen voldoet een gelijke kans geven, los van de partij die de stoel levert of produceert. (aantal partijen niet gelimiteerd) 2. De eerste selectie vindt daarna plaats middels een test door een vaktechnisch-panel (per inschrijver max 2 typen stoelen en van elk 1 stuks in zwart aanleveren) nadat het panel van de inschrijvende partij/deskundige een instructie heeft gehad. (aantal partijen niet gelimiteerd) 3. Nu zijn alle stoelen geselecteerd op functionaliteit. De 2e selectie vindt daarna plaats op circulaire mindset: welke inschrijver heeft een mindset als bedrijf, dat het beste aansluit bij de PRP visie van circulaire economie? En welk bedrijf is het meest bereid hiervoor stappen te nemen om tot een circulair resultaat te komen? (aantal partijen gelimiteerd) 4. Nu blijven over de meest functionele stoelen van de meest circulair denkende partijen. De derde selectie vindt plaats op het beste plan (het dichtst passen bij de PRP definitie van circulaire economie) om van de huidige situatie met stoelen bij gemeente Houten, te komen tot de nieuwe situatie met 400 flexplek bureaustoelen, waarbij alle factoren en (bestaande)producten, logistiek etc. etc. beoordeeld worden en een medewerkerszittest. 5. De winnaar maakt een circulaire analyse in de PRP ReNry module. Eisen mogen nog aangeleverd worden, geen garantie dat ze gebruikt worden. Eisen & criteria kunnen worden gestuurd naar aanbesteding@houten.nl Indruk van de markt - De markt geeft aan dat ze dit grondstoffen paspoort in de toekomst voor meer dan één stoel moeten gaan maken. Dit kost veel tijd. Ook zijn er veel open vragen voorgesteld. Als deze allemaal opgenomen gaan worden kost dit veel tijd en is het lastig om te beoordelen. - Stapsgewijze aanbesteding zorgt ervoor dat er niet onnodig veel werk wordt verzet door veel partijen. Er wordt meer gevraagd naar mate je verder gevorderd bent. - Een vaste prijs zorgt ervoor dat er ook meer moeite gedaan kan worden voor kwaliteit & circulariteit. Dit is erg fijn, dan kan de markt zich volledig richten op kwaliteit. Waarom zijn de marktpartijen gekomen? - Circulariteit leeft binnen de organisatie van de makrtpartij. - De vraag van Houten was interessant - Bereidheid om te praten en te leren over circulariteit. - Belangrijk om circulairteit in de praktijk te kunnen brengen en te oefenen stoelen voor 500 zijn mooie aantallen - Partijen en klanten leren kennen - Dealer heeft meer kans omdat prijs geen gunningscriterium is.