GDCI Community of Practice Slimme keuzes maken. 23 juni, Nieuwegein

Transcriptie

1 GDCI Community of Practice Slimme keuzes maken 23 juni, Nieuwegein

2 Inleiding Te gast bij de NEVI Inkoopdag in Nieuwegein vond op 23 juni de tweede Community of Practice bijeenkomst van 2016 plaats. Dit document vat de highlights van de bijeenkomst samen. Dit keer stond de CoP in het thema van slimme keuzes maken, met een plenaire bijdrage door Cynthia van der Roest van de gemeente Wageningen en René de Klerk van Rendemint. 2

3 Status pilot projecten Toename Het aantal projecten groeit gestaag. Meubilair en textiel blijven populaire productgroepen. Maar ook bouwprojecten zijn begonnen aan een stevige opmars. 3

4 Pilot evaluaties Complimenten aan een aantal deelnemers die afgeronde pilots uitgebreid hebben geëvalueerd. Hier zitten belangrijke lessen in waarom een pilot geslaagd is, maar ook wat er beter had gekund. Bijvoorbeeld: 4

5 Next steps GDCI Een vervolg traject van de Green Deal Circulair Inkopen zal er als volgt uitzien: 5

6 Case: Gemeente Wageningen Circulair inkopen via de PRP methodiek, waarbij circulariteit beoordeeld wordt vanuit circulaire input en social fairness. Twee kernwaarden die even belangrijk zijn. Aanbieders maken via tenders kans op een aanbesteding. Hiervoor moeten de aanbieders een vragenlijst invullen waaruit blijkt in hoeverre ze kunnen voldoen aan de circulaire eisen. Tijdens eerdere CoP bleek het onderwerp meten en beoordelen van circulariteit al een belangrijk thema te zijn. Want inderdaad, wanneer kies je nou voor de beste, de meest circulaire oplossing? Uit de cases van gemeente Wageningen blijkt dat het invullen van de vragenlijsten niet altijd naar waarheid gebeurd. Als de aanbiedingen worden geverifieerd blijkt dat ze helemaal niet kunnen realiseren wat ze aanvankelijk beloofden. Als gevolg hiervan zijn twee bedrijven gediskwalificeerd. Vervolgens werd dan naar de nummer twee gekeken. 6

7 Slim aanbesteden 7

8 Haal het maximale uit de markt 8

9 En verifieer het aanbod 9

10 Q&A Wat als het bedrijf failliet gaat? Gaan we niet vanuit, we gaan er vanuit dat ze allemaal blijven bestaan. En anders kunnen andere bedrijven de spullen misschien overnemen Hebben jullie feedback gekregen op de lijst van eisen waaraan een service of product aan moet voldoen? We hebben niet zozeer de feedback teruggekregen dat er eisen/specificaties misten. Wel kregen we soms te horen dat een eis niet haalbaar was, bijvoorbeeld door technische kernmerken. Ook ontstond er wel eens discussie over de invulling van een eis (bijvoorbeeld welke manier van poedercoaten goedgekeurd wordt) Wat gebeurt er met het product nadat jullie het terug hebben gestuurd? Onduidelijk, er staat alleen in het contract dat het product teruggenomen moet worden. Hier is nog geen ervaring mee, want er zijn nog geen producten aan het einde van hun looptijd (Idee uit de zaal komt dat er bij wijze van test een keer een bureaustoel teruggestuurd kan worden.) Is deze manier van circulair inkopen kostbaar in tijd? Niet zozeer tijdrovender dan normaal inkopen, Cynthia combineert het gewoon met haar andere werkzaamheden. De verificatiefase kostte wel meer tijd dan verwacht 10

11 Breakout sessie: sharing thoughts Hoe kunnen we kennis en expertise creëren? Door te laten zien wat er buiten gebeurt (innovatie) en dat naar binnen te brengen. Zo wordt de vertaalslag gemaakt naar wat dit binnen kan betekenen. Belangrijk bij pilots is om de vlag te laten hijsen door iemand vanuit de business in plaats van door de inkoopmanager o.i.d. Dan kan de business niet meer terugkrabbelen Niet alles vanuit de top willen regelen, duurt lang, loopt vaak mis. Initiatieven kunnen ook van onderuit de organisatie komen. Maak de vertaalslag van woorden naar daden, dan gaat het leven. 11

12 Breakout sessie: sharing thoughts Voorbeeld ISS facility services. Vraag komt vanuit de klant. Beginnen bij nieuwe, maar ook bij bestaande klanten. Zoeken naar zelf slimmer worden. Blijven praten met de markt om hem heen wordt belangrijk gevonden. Ook de verbindende factor is van belang. Voorbeeld van de Gemeente Utrecht. Zij zoeken naar een gemeenschappelijke deler met hun leveranciers. Echter, specificaties voor stoeptegels zijn zo geschreven dat stoeptegels apart voor gemeente Utrecht gemaakt moeten worden. Het blijkt dat de G4 allemaal andere eisen stellen aan stoeptegels. Is dit een wenselijke situatie? Het kan positief uitpakken, als het nieuwe product daarna in de markt gezet kan worden. Om een efficiëntere werkwijze te creëren kan het helpen om vreemde ogen erbij te pakken. 12

13 Uitdagingen pilot beleid Hoe van pilot naar beleid? Er ontbreekt nog een duidelijk stappenplan. Welke ingrediënten zijn er nodig om naar beleid te komen? Wie is er klaar voor een discussie over beleid? Het gaat verder dan alleen inkoop, hele organisatie/business is erbij betrokken. Afhankelijk van de organisatie is de volgorde van business naar inkoop of andersom. Samen opgaan is ook een mogelijkheid. Binnen overheidsorganisaties is er misschien meer sprake van geheel beleid naar inkoop. Showcases zijn mooi. Altijd zoeken naar haakjes om circulariteit aan op te hangen. Zoeken naar wat tegen de 10% circulaire inkoop ingaat qua wetgeving. 13

14 Over de GDCI De Green Deal Circulair Inkopen (GDCI) is een initiatief van MVO Nederland, NEVI, de Rijksoverheid,PIANOo, Kirkman Company en Circle Economy. Verschillende pilots die uit de GDCI ontstaan worden mede gefinancierd door het Europese project REBus. Meer informatie over deze subsidie mogelijkheid? Neem contact op met Chantal Iesberts Contact Vragen? Opmerkingen? Meedenken over de volgende Community of Practice? Neem contact op met Michel Schuurman