COLLEGEVOORSTEL. Onderwerp Routekaart uitbreiding taken IJSSELgemeenten. Advies om te beslissen:

Transcriptie

1 COLLEGEVOORSTEL Onderwerp Routekaart uitbreiding taken IJSSELgemeenten Advies om te beslissen: 1. In principe in te stemmen met de door de (1 e -loco)gemeentesecretarissen van Krimpen en Capelle opgestelde routekaart uitbreiding samenwerking gemeenschappelijke regeling IJSSELgemeenten en daarna; 2. De gemeenteraad via bijgevoegde raadsinformatiebrief te informeren over het principebesluit betreffende de opgestelde routekaart; 3. Het principebesluit voor advies voor te leggen aan de Ondernemingsraad van Krimpen, de Ondernemingsraad van IJSSELgemeenten en ter kennis te brengen aan het Georganiseerd Overleg; 4. Een definitief besluit over de opgestelde routekaart betreffende de uitbreiding van de samenwerking gemeenschappelijke regeling IJSSELgemeenten te nemen na ontvangst van het advies van de Ondernemingsraad van Krimpen en de Ondernemingsraad van IJSSELgemeenten; 5. De uitkomsten van het nader onderzoek uiterlijk in september 2017 voorgelegd te krijgen, gericht op de formele besluitvorming betreffende de uitbreiding en wijziging van de gemeenschappelijke regeling IJSSELgemeenten in november Inleiding Op 11 september 2012 is door u besloten het convenant 'Samenwerken aan de IJssel' aan te gaan met de gemeente Capelle aan den IJssel (hierna: Capelle). Het convenant beschrijft het doel van - en de visie op de samenwerking en geeft de afspraken weer die de gemeenten Capelle en Krimpen hebben gemaakt over het tot stand brengen van samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering van beide gemeenten. Het doel van de samenwerking is het bereiken van gezamenlijke synergievoordelen in kwaliteit, continuïteit, flexibiliteit en efficiency. De samenwerking wordt aangegaan op basis van de gezamenlijke visie dat in de toekomst beide gemeenten samenwerken op het gebied van de bedrijfsvoering. Waar het creëren van afdelingen binnen de gemeenschappelijke regeling (nog) niet aan de orde is, wordt gebruik gemaakt van andere samenwerkingsvormen, zoals het over en weer detacheren van medewerkers, het aan elkaar uitbesteden van werk, projectmatig (samen)werken of bundelen van werkzaamheden. In het convenant is eveneens de opdracht aan de gemeentesecretarissen opgenomen om te komen met een projectplan gericht op het (verder) tot stand brengen van de samenwerking. De routekaart, die thans aan u wordt voorgelegd, legt de basis voor het projectplan om te komen tot de volledige samenwerking binnen IJSSELgemeenten op het terrein van de bedrijfsvoering. Daarnaast hebben de gemeentesecretarissen de opdracht gekregen om voorstellen te doen om de samenwerking te bewerkstelligen op de vakgebieden die op langere termijn voor samenwerking in aanmerking komen. Ook dat onderdeel wordt in de voorliggende routekaart meegenomen.

2 Het convenant heeft geresulteerd in de totstandkoming per 1 januari 2015 van de gemeenschappelijke regeling IJSSELgemeenten voor de onderdelen Sociale Zaken en ICT. De gemeente Zuidplas is per 1 januari 2016 voor het taakonderdeel Sociale Zaken toegetreden tot IJSSELgemeenten. De gemeenschappelijke regeling is per 1 januari 2016 gewijzigd van een openbaar lichaam naar een bedrijfsvoeringorganisatie. In het coalitieakkoord van Krimpen is opgenomen dat na het eerste jaar van samenwerken binnen IJSSELgemeenten een evaluatie wordt uitgevoerd, om te bezien of de ingezette samenwerking het gewenste effect sorteert. Op 16 juni 2015 hebt u kennis genomen van het besluit van de gemeentesecretarissen van Krimpen en Capelle tot het uitvoeren van een evaluatie van IJSSELgemeenten over het jaar 2015, waarbij de gemeentesecretarissen aangaven van mening te zijn dat een evaluatie - vormgegeven in een goed opgebouwd evaluatiemodel - een stevig fundament biedt bij de verdere uitbreiding van IJSSELgemeenten. De evaluatie is volgens afspraak in het 1 e kwartaal van 2016 uitgevoerd en beschouwt de periode van het eerste jaar. Zowel de effecten en resultaten van de samenwerking, als het proces van de samenwerking zelf zijn beschreven. De ondernemingsraden van Capelle en Krimpen en ook van IJSSELgemeenten zijn vooraf betrokken geweest in het proces van totstandkoming van de opzet van de evaluatie. De evaluatie is uitgevoerd door Holland Consulting Group HCG). Door de gemeentesecretarissen van Krimpen en Capelle is op 21 april 2016 ingestemd met de inhoud van het evaluatierapport. Het uitgebrachte evaluatierapport is op 31 mei 2016 besproken met de gezamenlijke colleges van Krimpen en Capelle en met de ondernemingsraden van beide gemeenten en IJSSELgemeenten. Op 1 juni 2016 is het rapport besproken in de gezamenlijke management teams van Krimpen, Capelle en IJSSELgemeenten. De impressies van deze bijeenkomsten waren positief en er is commitment over het verder invulling willen geven aan het convenant van Door beide colleges is op 31 mei met het oog op verdere uitbreiding van IJSSELgemeenten - de wens uitgesproken op korte termijn te komen met een routekaart met gezamenlijke visie, gewenste eindsituatie, tempo en volgorde. Op 13 september 2016 heeft u kennis genomen van de uitgebrachte evaluatie 1e jaar van IJSSELgemeenten en de conclusies en aanbevelingen overgenomen. Tegelijkertijd heeft u de Raad geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie en uw standpunt over de vervolgstappen. De kern van de conclusies luidden als volgt: 1. IJSSELgemeenten als samenwerkingsexperiment tussen de gemeenten Capelle en Krimpen kan zonder meer als geslaagd worden getypeerd; 2. Nu al zijn de eerste voordelen zichtbaar en is er een realistisch perspectief ontstaan op concrete, financiële synergievoordelen in de toekomst; 3. Voor Sociale Zaken zijn de positieve effecten vooral te zien in versterking van de kwaliteit en professionaliteit, vermindering van de kwetsbaarheid, en versteviging van de specialismen. Tevens heeft men met dezelfde formatie een hogere productie opgeleverd; 2

3 4. Voor ICT zijn de positieve effecten een betere inzichtelijkheid en beheersbaarheid van de kosten, een reëel zicht op toekomstige kostensynergievoordelen - de eerste zijn al behaald -, een versterking van deskundigheid en professionalisme, en vergroting van de flexibiliteit; 5. Vermeende verschillen in cultuur binnen IJSSELgemeenten is geen issue gebleken, er is sprake van een zachte landing; 6. De bereikbaarheid voor inwoners (loketfunctie) is in beide gemeenten voldoende geborgd; 7. De begeleiding van de 'carve out' ('wegsnijden' van afdelingen uit 'moeder' organisatie) had beter begeleid moeten worden door beter met elkaar te communiceren, de effecten ervan in kaart te brengen en het proces meer met elkaar en minder tegen elkaar uit te voeren; 8. Er is perspectief en een gerechtvaardigde verwachting dat de vooraf gestelde doelen van de samenwerking de komende jaren verder zullen worden geëffectueerd; 9. Nieuwe domeinen van samenwerking tussen Capelle en Krimpen kunnen op betrekkelijk eenvoudige wijze aan IJSSELgemeenten worden toegevoegd; 10. Voor een uitbreiding van de samenwerking is de politiek/bestuurlijke wil een allereerst vereiste, en 11. Hoewel de eveneens gewenste uitbreiding met andere gemeenten als een complexer en langduriger proces kan worden beschouwd dan uitbreiding met domeinen tussen Krimpen en Capelle, zijn ook hier vergelijkbare synergievoordelen te behalen. De aanbevelingen luidden als volgt: 1. De succesvolle samenwerking tussen Krimpen en Capelle in IJSSELgemeenten voortzetten en uitbreiden; 2. Als leidraad een gezamenlijk visie m.b.t. de langere-termijntoekomst op te stellen van beide gemeenten. Het succes en de verdere uitbouw van de samenwerking in de uitvoeringsorganisatie bevorderen door tussen de beleidsbepalende organen van de gemeenten meer expliciet een gezamenlijk toekomstbeeld te omarmen; 3. Aan de gemeentesecretarissen van Capelle en Krimpen te verzoeken te komen met een gezamenlijke visie en ''routekaart'; betreffende uitbreiding van het aantal samenwerkingsdomeinen tussen Capelle en Krimpen (gewenste eindsituatie, tempo, volgorde), en 4. Alle betrokkenen, ook juist diegenen die het maar zijdelings betreft, vanaf het eerste begin zoveel mogelijk betrekken in het veranderingsproces en daarover niet aflatend te communiceren. Tegelijkertijd zijn de gemeentesecretarissen van Capelle en Krimpen verzocht samen te komen met een gezamenlijke visie en routekaart betreffende uitbreiding van het aantal samenwerkingsdomeinen tussen primair Capelle en Krimpen (gewenste eindsituatie, tempo, volgorde), waarbij de mogelijkheden voor verbreding met andere gemeenten zeker ook niet werden uitgesloten. De (1 e loco-)gemeentesecretarissen van Krimpen en Capelle hebben in de afgelopen maanden, op basis van uitgangspunten die vooraf gedeeld zijn in de managementteams van beide gemeenten, meerdere gesprekken gevoerd. Uitkomst van de gesprekken is een gezamenlijke routekaart "Uitbreiding samenwerking IJSSELgemeenten" van (vooralsnog) 3

4 beide (convenant)gemeenten. In de volgende paragraaf wordt deze routekaart toegelicht, waarbij ook wordt ingegaan op de positie van de gemeente Zuidplas (deelnemer aan IJSSELgemeenten voor alleen het onderdeel Sociale Zaken). 2. Routekaart uitbreiding samenwerking IJSSELgemeenten en daarna Door de (1 e loco-)gemeentesecretarissen van Krimpen en Capelle is de afgelopen maanden overleg gevoerd en is overeenstemming bereikt over inhoud, fasering over de uitbreiding van de samenwerking van IJSSELgemeenten. Dit heeft geresulteerd in de routekaart, waarvan de uitgangspunten en afspraken op hoofdlijnen als volgt luiden: a. De uitbreiding van de samenwerking is primair gericht op de resterende onderdelen van bedrijfsvoering van Krimpen en Capelle. Leidraad daarbij is het door beide gemeenten afgesloten convenant van 2012, dat als eindperspectief beschrijft dat alle onderdelen van bedrijfsvoering (Financiële administratie, Juridische Zaken, Communicatie, Personeel en Organisatie (inclusief salaris- en personeelsadministratie), Facilitaire Dienstverlening, Documentaire informatievoorziening, Inkoop en Subsidieverkrijging) naar IJSSELgemeenten overgaan. Om tot een concrete invulling daarvan te komen wordt een proces gevolgd als hieronder beschreven; b. Ieder individueel onder a genoemd bedrijfsvoeringonderdeel wordt, samen met de direct betrokken medewerkers van bovengenoemde bedrijfsvoeringonderdelen en door beide 1e-loco-gemeentesecretarissen van Krimpen en Capelle, nader onderzocht op kosten, baten en risico's en of er sprake is van het bereiken van gezamenlijke synergievoordelen in kwaliteit, continuïteit, flexibiliteit en efficiency. Met de direct betrokken medewerkers wordt vooral gesproken over de vraag of het onderbrengen van onderdelen van de bedrijfsvoering in IJSSELgemeenten meerwaarde heeft. Wat pleit ervoor, wat verzet zich ertegen, welke voordeel is er voor de gemeenten te verwachten? Ook wordt aandacht besteed aan de vraag of het bij elkaar brengen van medewerkers voor 1 januari 2019 als een belemmering of een kans voor samenwerking wordt gezien. Beide 1 e loco-gemeentesecretarissen laten zich daarbij ondersteunen door een procesbegeleider; c. Het streven is de periode van het nader onderzoek, (medezeggenschap)advies en bestuurlijke besluitvorming, mede gelet op het aan de medewerkers kunnen bieden van perspectief en duidelijkheid op de toekomst, af te ronden in september 2017; d. De uitbreiding van taken in IJSSELgemeenten vindt plaats eerst per 1 januari 2019; e. In aanvulling op bovenstaande bedrijfsvoeringonderdelen is eveneens afgesproken om te onderzoeken hoe aansluitend te komen tot verdere samenwerking binnen en buiten IJSSELgemeenten op de meer uitvoerende taken van beide gemeenten, zoals dat nu ook al plaatsvindt voor bijvoorbeeld de leerplichtambtenaren; 4

5 f. Beide gemeenten staan constructief open voor samenwerking met andere gemeenten binnen IJSSELgemeenten, waarbij tot op heden in eerste instantie (gelet op de deelname aan IJSSELgemeenten met Sociale Zaken) aan Zuidplas wordt gedacht. Ook Krimpenerwaard heeft aangegeven te overwegen toe te treden tot IJSSELgemeenten, maar heeft daarover nog geen besluit genomen. Gelet op de gewenste focus op het proces van Krimpen en Capelle, komt samenwerking eerst in beeld na 1 januari Rol college en gemeenteraad De colleges hebben de gemeenschappelijke regeling vastgesteld, gelet op het gegeven dat de samenwerking alleen de bedrijfsvoering betreft. Voor het aangaan c.q. wijzigen van deze "collegeregeling" is ingevolge de Wet gemeenschappelijke regelingen toestemming vereist van de Raad van de deelnemende gemeente. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. In feite is er sprake van een zogenoemde "marginale" toetsing door de Raad. Dat betekent dat voor elke toekomstige wijziging van de gemeenschappelijke regeling altijd door het college toestemming moet worden gevraagd aan de Raad. Een uitbreiding van taken en/of deelnemende gemeenten zal altijd leiden tot een wijziging van de bestaande gemeenschappelijke regeling en zal dientengevolge altijd gepaard gaan met het vragen van toestemming van het college aan de Raad tot het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling. In de informatieve raadscommissie van 29 september 2016 is het evaluatierapport van het 1 e jaar van samenwerking binnen de IJSSELgemeenten besproken en is toegezegd ook de gezamenlijke visie en routekaart van de colleges van Capelle en Krimpen betreffende uitbreiding van het aantal samenwerkingsdomeinen tussen Capelle en Krimpen ter informatie aan de gemeenteraad aan te bieden. Voorgesteld wordt dat uw college thans kennisneemt van de voorliggende routekaart van beide gemeentesecretarissen en de routekaart ter informatie aanbiedt aan de gemeenteraad. In september/oktober 2017 worden de resultaten van het nader onderzoek aan u voorgelegd en zal het formele besluit gevraagd worden tot uitbreiding/wijziging van de gemeenschappelijke regeling met de nieuw toe te voegen bedrijfsvoeringonderdelen van Krimpen en Capelle. 4. Medezeggenschapsorganen Het principebesluit tot instemming met de routekaart dat door het college moet worden genomen moet, gelet op de draagwijdte van dit besluit conform artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden voor advies worden voorgelegd aan de ondernemingsraden van Capelle, Krimpen en IJSSELgemeenten. Tevens dient het principebesluit ter kennis te worden gebracht aan het Georganiseerd Overleg. Een definitief besluit kan door het college worden genomen onder meer met inachtneming van de adviezen van de beide Ondernemingsraden. Onafhankelijk hiervan wordt gewezen op de looptijd van het Sociaal Plan IJSSELgemeenten. Het Sociaal Plan, dat is ondertekend op 20 maart 2014, had tot doel om de overgang van de medewerkers van de beide deelnemende gemeenten (Capelle en Krimpen) naar IJSSELgemeenten per 1 januari 2015 op een zorgvuldige en verantwoorde wijze te regelen. 5

6 Betreffende de looptijd is in het Sociaal Plan opgenomen dat dit een looptijd heeft tot 1 januari 2018 tenzij de Wet Normalisatie arbeidsvoorwaarden ambtenaren eerder in werking treedt en de aanpassingen in de Cao zijn doorgevoerd. In geval dat door het bestuur van de IJSSELgemeenten ingaande 1 januari 2018 geen nieuw sociaal statuut is vastgesteld, zal conform de daarvoor vastgestelde procedure de looptijd van het Sociaal Plan worden verlengd voor een alsdan overeen te komen periode. Verder is in deze paragraaf van het Sociaal Plan IJSSELgemeenten vastgelegd dat het bestuur van de IJSSELgemeenten in de periode van drie jaar na de inwerkingtreding van de IJSSELgemeenten zelfstandig overleg voert met de vakbonden vertegenwoordigd in het Georganiseerd Overleg over een nieuw Sociaal Statuut ingaande na de looptijd. In het Sociaal Plan IJSSELgemeenten is voorts vastgelegd dat op grond van het feit dat op de medewerkers in dienst van IJSSELgemeenten de CAR-UWO en de Capelse rechtspositie van toepassing is, aansluiting zal worden gezocht bij het Capels Georganiseerd Overleg. Los van de positie van het bestuur van IJSSELgemeenten bij het opstellen van een nieuw Sociaal Plan per 1 januari 2018 zal naast overeenstemming met het Georganiseerd Overleg het advies dienen te worden ingewonnen van de OR IJSSELgemeenten en de Capelse Ondernemingsraad. 5. Verbreding van IJSSELgemeenten met andere gemeenten 5.1 Gemeente Zuidplas In juni 2016 is van het college van Zuidplas een verzoek ontvangen om samen met een aantal regiogemeenten in gesprek te gaan over verdere samenwerking in de bedrijfsvoering. Alvorens in gesprek te gaan is om een reactie gevraagd van de betreffende gemeenten. Door ons college is op dit initiatief positief gereageerd. Op 1 december 2016 is van het college van Zuidplas een brief ontvangen waarin is aangegeven dat Zuidplas op basis van haar eigen ontwikkelingen en inzichten in combinatie met de ontvangen reacties van de regiogemeenten nog niet overtuigd is dat dit het juiste moment is om een verkennend onderzoek te gaan starten. Het leek Zuidplas verstandiger om de komende periode de huidige samenwerkingsverbanden goed te volgen, te evalueren en te verbeteren daar waar nodig. Daar waar ze gezamenlijk wel kansen zien, zullen zij die uiteraard met elkaar benutten. Als deelnemer aan IJSSELgemeenten per 1 januari 2016 voor het onderdeel Sociale Zaken, is nadien ambtelijk en bestuurlijk door Capelle en Krimpen in reguliere overleggen gevraagd of Zuidplas, eerst en vooral voor het onderdeel ICT, verder wil participeren in een mogelijke uitbreiding van IJSSELgemeenten. Bij monde van de gemeentesecretaris van Zuidplas en de vertegenwoordigers van Zuidplas in het bestuur van IJSSELgemeenten is aangegeven op dit moment niet te willen participeren in het voorliggende proces van uitbreiding. Evenwel zal - gelet op de bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen en de gemeenschappelijke regeling zelf, de gemeente Zuidplas een rol (moeten) spelen bij de besluitvorming tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Het college zal moeten instemmen met de wijziging, terwijl de Raad het college toestemming dient te verlenen om in te stemmen met de wijziging. 6

7 5.2 Gemeente Krimpenerwaard Ten aanzien van de verbreding van de samenwerking met andere gemeenten kan worden vermeld dat in 2016 eveneens sprake is geweest van een verzoek tot mogelijke toetreding van Gemeente Krimpenerwaard voor het taakonderdeel Sociale Zaken, maar dat deze gemeente later te kennen heeft gegeven een mogelijk verzoek niet voor de zomer van 2017 te doen. Wij willen een dergelijk verzoek welwillend bezien. Wel hebben we hierbij een voorkeur voor een gepast momentum. Een mogelijke toetreding van Krimpenerwaard brengt een extra dynamiek met zich mee, die in relatie tot de uitbreiding van taken vanuit Capelle en Krimpen intensief management zal vragen. Om deze reden zijn wij van oordeel dat een mogelijk binnenkomend verzoek van Krimpenerwaard eerst één jaar na de implementatie (1 januari 2020) verder te onderzoeken. De vraag die met deze mogelijke toetreding van Sociale Zaken van de gemeente Krimpenerwaard aan de orde gesteld kan worden, is of het aanvullende voordelen biedt om een apart samenwerkingsverband voor Sociale Zaken in te richten. Financiën n.v.t. Communicatie n.v.t. Uitvoering Concernjurist Bijlage: Concept Raadsinformatiebrief 7