Memo. : Gemeenteraad : G.F. Naafs Doorkiesnummer : Datum : : Beantwoording vragen begrotings- en jaarstukken VRU

Transcriptie

1 Memo Aan : Gemeenteraad Van : G.F. Naafs Doorkiesnummer : Datum : Afschriften : Griffie Betreft : Beantwoording vragen begrotings- en jaarstukken VRU Wat betreft de jaarrekening 2014 VRU en de programmabegroting 2016 VRU die voorliggen ter consultatie waren de vragen van de raadsrapporteurs Rob Jorg en Rob van den Hoek opgesplitst in een financieel deel, en een prestatie deel met een aantal overige punten. Naast deze VRU documenten ligt ook de gewijzigde programmabegroting 2015 ter consultatie voor, maar er zijn echter geen vragen binnengekomen over dit document. Jaarrekening 2014 VRU Financiën De VRU had in 2014 een positief resultaat van 2,4 mln. op een totaal budget van 85,3 mln.. Dit bedrag gaat de VRU teruggeven aan de deelnemende gemeente. Voor de Gemeente Utrechtse heuvelrug zorgt dit voor een meevaller van Dit positieve resultaat komt voornamelijk doordat: a. De VRU 5 mln. minder aan salaris ( 2,6 mln. = 37 vacatures aanhouden) en Specifieke personeelslasten ( 2,4 mln. = -30% door lagere opleiding en oefenkosten) uitgeeft dan oorspronkelijk begroot. b. Men 1,6 mln. minder uitgeeft aan kapitaallasten door minder investeringen in materieel. Van deze 6,6 mln. besparing is 4,2 mln. op een andere wijze besteed (er is namelijk 2,4 mln. over voor teruggave). Uit de jaarrekening blijkt (blz. 3) dat onder het thema de basis op orde het algemeen bestuur op 10 november 2014 heeft ingestemd met een gewijzigde begroting. Of deze forse afwijkingen in 2014 tussentijds gerapporteerd zijn aan de raden van de deelnemende gemeenten is ons niet duidelijk. Het antwoord op deze gestelde vraag hebben we nog niet ontvangen. De salariskosten onderschrijden met 1,3 mln, omdat er enerzijds vacatures zijn maar anderzijds ook hogere lasten zoals genoemd op blz. 9 van de jaarrekening. Dit is lager dan wordt genoemd. De ruimte op de kapitaallasten is 1,5 i.p.v. 1,6 mln, maar dat is afronding. De genoemde afwijking op het OTO deel is correct. Tegenover deze meevallers zijn ook een aantal tegenvallers te benoemen, zoals de inhuur van derden, investeringen op duurzame goederen, onderhoud op goederen en diensten en incidentele lasten zoals de FLO. In de begroting van de VRU is te zien dat het bevriezen van de kapitaallasten tot gevolg heeft dat er hogere uitgaven moeten worden gedaan aan onderhoud (bijv. veroudering wagenpark). Dit geldt ook voor de vacaturestop in het kader van de reorganisatie waardoor een fors hogere inhuur noodzakelijk is geweest. Op het OTO budget wordt al geruime tijd bespaart doordat er bijvoorbeeld niet meer naar Zweden wordt afgereisd, maar in Nederland realistisch wordt geoefend. Naast de meevallers heeft de VRU ook een aantal tegenvallers moeten verwerken in de jaarrekening. IBAN NL64BNGH

2 Zijn de raden van de deelnemende gemeenten in 2014 tussentijds betrokken bij de afwijkingen van de uitgaven ( 4,2 mln.) t.o.v. de begroting? In de Buraps (bestuurlijke rapportage) is gerapporteerd aan het DB en het AB van de VRU. De VRU rapporteert niet rechtstreeks aan de gemeenteraden. Het jaarresultaat was anders dan verwacht op basis van de 2e burap. De afwijkingen op salaris, inhuur, oto-kosten, kapitaallasten en dergelijke, waren destijds ook aan de orde en daarover is destijds ook gerapporteerd. Zoals gezegd is de omvang van de tussentijdse rapportage op posten anders dan uiteindelijk de jaarrekening die nu voorligt. Uit de jaarrekening blijkt dat er 2,6 mln. meer is uitgegeven aan inhuur die nodig was vanwege de vele onderwerpen die werden aangepakt in het kader van de basis op orde. De overschrijding op de inhuur betreft afgerond ruim 2,6 mln. Het inhuurvolume wordt gedekt uit de vrijvallende formatie (1,3 mln) en 500K uit de bestemmingsreserve Organisatie Ontwikkeling. De inhuur heeft vooral te maken met het de uitvoering van het project De basis op orde. De VRU heeft daarin ook aangegeven dat dit gedaan is door de vacatures aan te houden en een bestemmingsreserve op te nemen voor het betreffende project. Dat er meer is ingehuurd, is gerapporteerd aan de gemeenten en wordt betaald uit de besparingen die zijn gedaan. Het is overigens zo dat met de resultaten van het project De basis op orde de inhuur in de toekomst weer conform het gestelde budget in de begroting wordt teruggebracht. Prestaties Naast deze financiële verantwoording wordt er gerapporteerd over de behaalde Prestatie indicatoren (blz. 29). Alle Prestatie indicatoren/ jaar normen zijn behaald met uitzondering van: Opkomsttijden brandweer conform normtijd besluit veiligheidsregio s voor Prio 1 incidenten. Dit zou conform de norm in 100% van de incidenten behaald moeten worden. De werkelijkheid was 65% voor de hele regio en 76% voor de Gemeente Utrechtse Heuvelrug (blz. 79). Landelijk ligt dit op 67%. Wat zou er nodig zijn om de norm te behalen om in 100% van de prio. 1 incidenten de wettelijke opkomsttijd te behalen? De prio 1 meldingen zijn de meldingen waarbij de brandweer binnen 8 minuten ter plaatse moet zijn op basis van het Besluit Veiligheidsregio s geldend voor binnenbranden. Dit geldt dus niet voor alle automatische doormeldingen die worden gedaan, buitenbranden of overige inzetten die plaatsvinden. Deze wettelijke opkomsttijden worden, zoals aangegeven, in geen enkele regio gehaald, en er kan overigens ook gemotiveerd van afgeweken worden. De VRU scoort wel conform het landelijke gemiddelde. De gemeente Utrechtse Heuvelrug scoort met 76% overigens ruim boven het landelijk gemiddelde van 68%. Opkomsttijden zeggen overigens nog niets over de kwaliteit van de inzet, of over de voorbereidingen/ preventie c.q. eigen verantwoordelijk om bij brand voorzorgsmaatregelen te treffen. Als je kijkt naar de uitrukken op pagina 79 van het jaarverslag zie je dat van de in totaal 481 uitrukken er uiteindelijk 95 overblijven met prio 1. Dat is als je alle automatische OMS/ PAC meldingen betreffen 101 keer prio 1 en 132 keer prio 2 meldingen. Dat betreft dus bijna de helft van alle uitrukken welke over het algemeen genomen geen daadwerkelijke inzet van de brandweer betreft. 2

3 Wat je ziet is dat van deze prio 1 meldingen er slechts 1 een zogenaamd GRIP 1 incident is geweest. Conform het Besluit Veiligheidsregio s zijn er 29 binnenbranden conform de norm gemeten, en worden er van deze 29 uitrukken er 22 binnen de acht minuten norm gehaald. 2 keer binnen 9 minuten 2 keer binnen de 10 minuten 1 keer binnen de minuten 1 keer binnen de minuten 1 keer binnen de 18 minuten Brand (Binnen, Buiten en Overig) Incidenten ongeval Automatisch (OMS/ PAC) Overig Prio Prio Totaal Totaal Om 100% te kunnen scoren moet je dus niet alleen kijken wat ervoor nodig is om sneller uit te kunnen rukken (betreffende indicatoren als alarmering, opkomst van de vrijwilligers, afstand etc), of waar tijd verloren gaat, bijvoorbeeld in de alarmering of in het aanrijden van de vrijwilligers, maar vooral om in de preventie en zelfbewustheid van mensen te investeren. Algemene vraag moet zijn; hoe vergroten we met elkaar de overlevingskans bij een brand? Daarbij moet alles meegenomen worden in een volledige integrale benadering. De in het risicoprofiel opgenomen risico/kwetsbare objecten beschikken over actuele aanvalsplannen en/of bereikbaarheidskaarten. Dit zou conform de norm 100% moeten zijn. In 2014 was er slechts in 80% van de gevallen een actueel aanvalsplan en/of bereikbaarheidsplan. Dit komt vooral door het district Utrechtse Heuvelrug (is meer dan GUH), zie blz. 29 jaarrekening. Wat is er nodig om voor 100% van de risico/kwetsbare objecten over actuele aanvalsplannen te beschikken? In het district UH is aan het eind van het jaar 2014 besloten (i.v.m. langdurige afwezigheid) tot de inhuur van een derde die de aanvalsplannen/ bereikbaarheidskaarten op peil gaat brengen. Doordat dit aan het eind van het jaar is ingezet, zijn niet alle plannen voor het meetmoment (1 jan 2015) gereed geweest. In de volgende rapportage moet dit ten positieve terug te zien zijn in de cijfers van het district Heuvelrug. Dit betreft de gemeenten Rhenen, Veenendaal, Renswoude, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug, en betreft niet de specifieke situatie in de gemeente UH zelf. Overig Een andere opvallende opmerking staat op blz. 22 van het jaarverslag Wij constateren dat in de tweede helft van 2014 vanwege de transitie in de zorg de aandacht voor crisesbeheersing en zorg continuïteit verslapt. Navraag heeft duidelijk gemaakt dat deze verslapping vooral bij de zorginstellingen speelt. De VRU heeft hierop gereageerd door een programma manager aan te stellen die op dit onderwerp ingaat. De op blz. 22 genoemde opmerking over de transities in de zorg komt bij de GHOR vandaan, en is gericht op de zorginstellingen. Zorginstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor zorgcontinuïteit en de zorg voor haar 3

4 bewoners bij crises en rampen. Doordat de zorgorganisaties qua aandacht opgeslokt worden om de decentralisaties goed vorm te geven, blijkt er minder aandacht te zijn voor het onderwerp Crisisbeheersing en zorgcontinuïteit. Onder andere de deelname aan de regionale platform bijeenkomsten voor de verpleeg en verzorgingstehuizen werden minder bezocht. In het begin van dit jaar is ook een andere bijeenkomst op dit thema geannuleerd vanwege een minimale respons. Doordat de gemeenten geconfronteerd worden met de effecten van de decentralisaties in de zorg zijn de volgende onderwerpen in het overleg van Bevolkingszorg, brandweer en GHOR actueel op dit moment zeer actueel: Brandveiligheid in wooneenheden waar concentraties van ouderen wonen Zorg (continuïteit) voor (sterk) verminderd zelfredzamen Crisiscommunicatie en aanpak van bij incidenten in het sociale domein Voor deze bovenstaande items is nog geen integraal beleid ingezet binnen de VRU of landelijke gremia als het NVBR en GGD/GHOR Nederland, VNG. Het item is wel landelijk geagendeerd in de diverse gremia: voorts zal gekeken moeten worden welke partijen betrokken zijn en wie in het geheel, of een deel, oplossing(en) kan bieden. De discussie zal opgepakt moeten worden in de visie op het beleidsplan van de VRU De VRU heeft al wel een programmamanager aangesteld die op dit specifieke onderwerp aan de slag gaat (risicobeheersing in de zorg). Programmabegroting 2016 VRU Financiën Op de financiële aspecten van de begroting wordt in het raadsvoorstel uitgebreid ingegaan. Na de vele aanpassingen in 2014 en 2015 verwacht de VRU nu een realistische begroting te hebben aangeboden (blz. 3) doordat men alle begrotingsposten opnieuw beoordeeld en onderbouwd heeft. In aanvulling daarop vallen ons de volgende financieel technische punten op in de begroting: Er wordt gerekend met een rekenrente van 4,1% (blz. 12) terwijl de provincie Utrecht in haar Toetsingsaspecten en begrotingsrichtlijnen stelt om met een rekenrente van tussen de 2,5% en 4,0 % te werken. Dit punt is bij de kadernota ook al als zienswijze ingebracht door de gemeente Baarn en Soest maar heeft niet geleid tot een aanpassing; Waarom rekent de VRU met een rekenrente van 4,1% terwijl de provincie de richtlijn heeft van tussen de 2,5% en 4,0 %? De rekenrente komt overeen met het rentepercentage wat de VRU feitelijk gemiddeld betaald over haar leningen. Deze leningen zijn in het verleden afgesloten. Overigens heeft het verhogen of verlagen van de interne rekenrente geen effect op de gemeentelijke bijdrage. Dit betreft een interne post waarbij zowel de kosten als opbrengsten gelijk zijn, en de betreffende rente wordt doorberekend aan de producten. De directe brandweerrepressie lasten sinds 2014 dalen van 50,299 mln. naar 48,154 mln. (blz. 31). Gelijktijdig stijgen de overhead lasten van 14,182 mln. naar 16,643 mln. Wat het effect hiervan is op de veiligheid is niet duidelijk. Wat is het effect voor de veiligheid van het feit dat de brandweerrepressie lasten dalen met 2,145 mln? In de overheadkosten zitten de kosten voor HRM, Informatiemanagement & ICT, facilitair en inkoop en financiën, communicatie, juridische zaken, bestuursondersteuning, organisatiebeheer, planning & control, en 4

5 capaciteit voor projecten organisatieontwikkeling. Daarnaast zit hier budget voor opleidingskosten, FLOlasten en personeel gerelateerde lasten (verzekeringen, personeelsvereniging etc), verzekeringen voertuigen, huur kantoorgebouw). Uiteraard zijn deze kosten beïnvloedbaar. Ook op deze onderdelen is in de afgelopen jaren bezuinigd en worden steeds vaker inkoopvoordelen gerealiseerd. De vraag die gesteld wordt, wat voor een effect dit heeft op de veiligheid is met de huidige informatie niet te beantwoorden. Er is al een geruime periode bezuinigd op de begroting van de VRU. De bezuinigen worden breed in de organisatie van de VRU gerealiseerd, en mag niet ten koste gaan van de kwaliteit van de operationele inzet van de VRU. Dat de lasten dalen op de brandweerrepressie betekent niet per definitie dat hiermee ook de veiligheid per saldo afneemt. Dit verband is causaal gezien niet zo uit te leggen. Prestaties De begroting 2016 is ook de eerste begroting van de nieuwe beleidsperiode Dit beleidsplan ligt begin 2016 ter besluitvorming voor. Inhoudelijk zal dit beleidsplan, en daarmee de begroting 2016, gebaseerd zijn op een voortzetting van bestaand beleid in combinatie met het verder implementeren van de majeure projecten. Een overzicht van deze majeure projecten is in juni 2014, via een brief aan de colleges van de deelnemende gemeenten, al aan de gemeente verstuurd. De rapporteurs kennen de inhoud van deze brief (nog) niet. De betreffende brief is bijgevoegd als bijlage, en geeft inzicht in de majeure projecten die door de VRU worden opgepakt. Dit betreft de Visie op de VRU organisatie (de basis op orde), Veiligheidszorg op maat (o.a. invoering geactualiseerde dekkingsplan), Repressieve huisvesting en de Financieringssystematiek. Het klopt overigens niet dat het nog op te stellen Beleidsplan pas begin 2016 ter besluitvorming voorligt. Het concept Beleidsplan wordt behandeld in het AB VRU van 6 juli as. en wordt vervolgens na de zomer ter consultatie voorgelegd aan de gemeenteraden. Het kan zo zijn dat de definitieve besluitvorming inderdaad pas in 2016 plaatsvindt. U heeft al een zienswijze ingediend op basis van het Regionaal Risicoprofiel wat in maart jl. besproken is. Deze zienswijze is grotendeels bedoeld geweest voor de opstelling van het Regionaal Beleidsplan. De VRU geeft aan dat de majeure projecten die zijn benoemd, zwaarwegend zijn voor het beleidsplan van de komende jaren. Het is hierdoor lastig om te beoordelen of de begroting voldoende is voor het uitvoeren van het voorgenomen beleid. In de voorliggende begroting konden wij bij de opgenomen ambities en inspanningen zoals verwoord in de programma s niets vinden over: a. het werven en behouden van vrijwillige brandweer leden b. specifiek beleid over het verbeteren van de prestatie indicator m.b.t. het behalen van de wettelijke opkomsttijden voor prio 1 incidenten c. specifiek beleid over het wegwerken van de achterstand in actuele aanvalsplannen en/of bereikbaarheidsplannen a. Het werven en behouden van vrijwillige brandweerleden is een structureel aandachtspunt. Waar nodig wordt geworven om het personeelsbestand op orde te houden. Dit is een doorlopend proces. Daarnaast zet de VRU wervingsacties in voor het aantrekken van nieuwe vrijwilligers en moet jeugdbrandweerleden zorgen voor de gewenste doorstroming. De jeugdbrandweer is immers de voornaamste kweekvijver voor nieuwe brandweervrijwilligers. 5

6 b. Bij het behalen van wettelijke opkomsttijden zijn diverse niet beïnvloedbare parameters van belang, bijvoorbeeld de verkeerssituatie, de aanrij-afstand van de vrijwilliger etc. Uiteraard is het van belang te voldoen aan de opkomsttijd of deze zo nodig te verbeteren. Hierop heeft de VRU echt niet altijd invloed. Daar waar dat wel zo is, wordt daar met behulp van de bekende samenwerkingspartners actief op ingezet om de opkomsttijd te verbeteren. Voor wat betreft de wettelijke opkomsttijden speelt een landelijke discussie over wat er nu exact mee bereikt als je als brandweer binnen 8 minuten ter plaatse bent bij een prio 1 melding. In het verlengde daarvan is het van belang op te merken dat het algemeen bestuur met het plan Veiligheidszorg Op Maat (VOM) akkoord is gegaan met de invoering van meettijden, tijden die realistischer zijn dan de wettelijke normtijden. c. Zie het eerdere antwoord bij de prestaties van de jaarrekening 2014 VRU waarin de wegwerking van de achterstand al is benoemd middels externe inhuur. Overig In de voorgestelde zienswijze van de gemeente UH wordt een opmerking gemaakt over het pompen van lucht in de begroting door de begroting op het hoogste schaalbedrag van het salaris. De VRU verwijst voor het antwoord op die vraag in het overzicht naar het gegeven antwoord aan Oudewater: Voor wat betreft de verwerking van de salarisramingen in de programmabegroting hanteren wij de (gewenste) organieke formatie. Behoudens vacatures is de gebruikte methode van middensommen (in dit geval maximum van de schaal, omdat max- 1 zou leiden tot een begrotingstekort), de methode welke zeer dicht de werkelijke gang van zaken benaderd. De salarisraming is ingaande de 1e begrotingswijziging 2015 sterk verbeterd v.w.b. het realiteitsgehalte en aangepast aan het Organisatie en formatieplan. Kunt u uitleggen wat de methode van middensommen inhoud? Waarom zou max 1 leiden tot een begrotingstekort? Hoeveel medewerkers van de totale populatie zitten aan het eind van hun schaal? De methode van middensommen kunnen verschillende varianten zijn om de inschaling van medewerkers door te berekenen afhankelijk van wat het bestuur daar over afspreekt. Vorig jaar heeft de VRU een analyse gemaakt van de ruimte die zit tussen het maximum van de schaal zoals wordt gehanteerd in de begroting en de feitelijke inschaling van de medewerkers. Daarbij zaten op dat moment 120 medewerkers van de VRU onder het maximum met een financiële ruimte van toen ongeveer Om dit in verhouding te zetten; de VRU beschikt ongeveer over zo n 600 medewerkers in vaste dienst exclusief de brandweervrijwilligers. Jaarlijks wordt deze ruimte echter kleiner, omdat het verloop binnen de VRU zeer beperkt is en daarnaast ook nog een vacaturestop was. Er zijn het afgelopen jaar dus geen nieuwe mensen aangenomen in een lagere inschaling. Wel is de gehele groep van de medewerkers die nog niet op het maximum zaten, nu een jaar verder, weer een periodiek gestegen. De analyse van de VRU geeft aan dat de financiële ruimte door te werken met max. schaal in 2015 ongeveer zal zijn. De verwachting is dat dit in de jaren daarna nog verder gaat afnemen. Om die reden heeft de VRU er gekozen om niet te begroten op de werkelijke inschaling. 6

7 Als de VRU bijvoorbeeld zou gaan begroten op max schaal minus 1 trede, dan zou dat volgens de VRU direct een begrotingstekort opleveren. In plaats van de genoemde ruimte van ongeveer zou in dat geval al sprake zijn van een te lage raming van zeker Aangezien een zeer groot deel van de medewerkers binnen de VRU wel op max. schaal zit. Om die reden is het volgende VRU geen reële optie om een andere methode te gaan hanteren. Ander nadeel is dat er dan ieder jaar een bijstelling moet plaatsvinden van de gemeentelijke bijdrage aangezien de loonsom dan met een trede toeneemt. Dit in tegenstelling tot het inschalen op max. schaal, en de ruimte die dit oplevert op de begroting als dit maar op een juiste manier wordt verantwoord. 7