Vereniging van Gehandicapte Wintersporters. Jaarverslag Van 1 juli tot en met 30 juni

Transcriptie

1 Vereniging van Gehandicapte Wintersporters Jaarverslag Van 1 juli tot en met 30 juni 1) Algemeen Jaarverslag 2) Financieel Jaarverslag A. Winst- en Verliesrekening B. Balans C. Begroting

2 1. Algemeen Jaarverslag Het verenigingsjaar liet nog steeds geen herstel zien in de financieel-economische crisis. Wederom was de vrees aanwezig, dat deze situatie zou leiden tot teruglopende deelnemersaantallen. Deze vrees is ook dit jaar niet gerechtvaardigd geweest. De reizen waren gemiddeld genomen goed gevuld. Alleen bij de kinderreis was een lichte teruggang te constateren. Skiosk Op 1 september 2012 is de VGW-Skiosk officieel geopend door wethouder Janny Bakker van Gemeente Huizen. Deze feestelijke happening werd door veel leden en hun familie bezocht. Lustrum Op 30 september 2012 is in Antropia te Zeist het 30-jarig bestaan van onze vereniging gevierd. Tegelijkertijd met deze bijeenkomst vond ook de Algemene Ledenvergadering plaats. In deze vergadering is een nieuwe penningmeester benoemd. Beleid Gedurende dit jaar heeft het bestuur specifieke werkgroepen de opdracht gegeven om de volgende beleidstukken af te ronden, te weten: Beleidsplan VGW en SGW. Veiligheidsnotitie. Huishoudelijk Reglement. Een Voorbereidingsnotitie voor een (mogelijke) aansluiting van VGW bij de NSkiV. Deze notitie is met een aantal leden besproken alvorens te zijn voorgelegd aan het bestuur. Het bestuur staat positief tegenover aansluiting bij de NSkiV en zij zal dit voorstel ter besluitvorming voorleggen aan de leden bij eerstvolgende Algemene Ledenvergadering (ALV) van VGW. Reizen Dit jaar hebben vier reizen plaatsgevonden: staand volwassenen, zittend volwassenen, jongerenreis en één kinderreis. Dit seizoen zijn de kinderreizen 1 en 2 samengevoegd tot één reis. Op basis van evaluaties met deelnemers en hun familieleden zijn de ervaringen met deze relatief grote groep positief. De voordelen (zoals bijvoorbeeld het maken van een betere indeling van gelijksoortige groepen deelnemers en een efficiëntere organisatie) wogen ruimschoots op tegen de verwachte nadelen van maar één reis (bijvoorbeeld de anonimiteit door massale groepen). In zullen wij eveneens maar één kinderreis organiseren. Het bestuur is dit jaar de reisleiders weer zeer erkentelijk voor hun grote inspanningen m.b.t. binnenhalen van sponsoring voor hun reizen. Skiën Nederland De sessies in Huizen zijn wederom uitstekend georganiseerd en zonder problemen verlopen. Commissies De commissies hebben ook dit jaar een goede bijdrage geleverd aan het functioneren van VGW. ICT ontwikkelingen Een belangrijke stap in het afgelopen verenigingsjaar was de overgang naar een nieuw ledenadministratie- en boekhoudsysteem. De systemen waar de afgelopen 10 jaar gebruik van werd gemaakt, waren verouderd en gaven onze vereniging, die de laatste jaren is uitgegroeid naar meer dan 350 leden, geen accurate ondersteuning met managementinformatie meer. Voor een vereniging van deze omvang was het een natuurlijke stap om per lid beter inzicht te krijgen in de actuele (en historische) situatie van het lidmaatschap. 2

3 De implementatie van deze systemen is met een aantal kinderziektes gepaard gegaan. Enerzijds is dit veroorzaakt door een handmatige fout bij de conversie van de oude gegevens, anderzijds bleken bepaalde gegevens niet meer correct te zijn toen verschillende administraties naast elkaar werden gelegd. Het bestuur heeft besloten om voor sommige werkzaamheden externe hulp in te huren om de secretaris en penningmeester te ontlasten. Inmiddels is de invoer van data up-to-date en zijn de kinderziektes verholpen. Verzekeringen De penningmeester heeft met behulp van één van onze leden onze verzekeringsportefeuille doorgelicht. Op basis hiervan is geconcludeerd dat de zakelijke reisverzekering van de VGW alleen nog zal worden gecontinueerd voor alle skileraren en begeleiders van de VGW en niet meer voor de deelnemers. Skileraren en begeleiders functioneren onder verantwoordelijkheid van VGW en dat maakt dat particuliere reisverzekeringen in bepaalde situaties geen dekking geven. Lid zijn van de vereniging voor deze groep is daarom verplicht. De leden zullen in de komende ALV nog eens nadrukkelijk worden gewezen op deze wijziging. Nieuwe seizoen Op 1 september zullen de vijfde en zesde baan van de Wolfskamer worden geopend. Een aantal VGW skiërs zal bij de openingsceremonie van de banen ook acte de presence geven. 2. Financieel Jaarverslag Resultaat Het verwachte begrotingstekort was dit jaar 9.200, terwijl uiteindelijk slechts een tekort van is gerealiseerd. Op hoofdpunten is dit als volgt te verklaren: Contributie-inkomsten kwamen ruim hoger uit dan begroot; De secretariaatskosten zijn met ruim overschreden door met name eenmalige automatiseringskosten en door aanschaf van nieuw briefpapier en enveloppen. Per saldo hebben de reizen nagenoeg conform de begroting gedraaid. Het saldo van de commissies komt ruim gunstiger uit. Aan het begin van dit boekjaar is geen kas aangetroffen ad 300. Er is een correctie aangebracht voor het exploitatieverlies van het vorig boekjaar (kruisposten crediteuren ) van ten gunste van het Eigen Vermogen. De overdracht van de boekhouding heeft geleid tot een positief aansluitingsverschil van 224. Vooruitlopend op bovengenoemd begrotingstekort heeft VGW in januari 2013 een subsidie ad van SGW ontvangen. De realisatie komt derhalve op een verlies van uit. Deze donatie is op verzoek van VGW als subsidie door SGW verstrekt. Financiële positie (balans) Op basis van de begroting werd aan het begin van dit boekjaar ervan uitgegaan dat de vermogenspositie van de VGW aan het einde van het boekjaar ongeveer op nul zou uitkomen. Het eigen vermogen van de VGW bedraagt per 30 juni De kruisposten ( 1.139) zijn vrijgevallen en komen in het Eigen Vermogen terug. Aan het einde van het boekjaar was de materiaalhuur nog niet aan SGW overgemaakt. Wij hebben deze schuld aan SGW inzake materiaalhuur voor skiën in Huizen en de buitenlandse reizen geactiveerd. De schuld van VGW aan SGW bedraagt Een van de deelnemers heeft haar reisbedrag ad 775 naar SGW overgemaakt. Wij hebben dit bedrag verrekend met het totaalbedrag aan materiaal huur. De berekening daarvan is als volgt: 3

4 Skiën Huizen (24 x 35) 840 Volwassenen Staand (Reith) 200 Volwassenen Zittend (Maria Alm) Jongeren (Vigo di Fassa) Kinderreis Minus betaling reis bij SGW -775 TOTAAL A. Winst- en Verliesrekening Realisatie Begroting Verschil (in ) (in ) (in ) Inkomsten Contributie Rente-inkomsten TOTALE INKOMSTEN Uitgaven Bestuurskosten Secretariaatskosten Bankkosten (*) Verzekeringen Saldo Activiteiten Saldo Commissies jarig jubileum Skiosk Opening TOTALE UITGAVEN Afboeking Kas Correctie exploitatieverlies Aansluiting boekhouding RESULTAAT Donaties * Totaal * Januari 2012 heeft SGW de subsidieaanvraag van VGW gehonoreerd en deze donatie gedaan B. Balans per 30 juni 2013 (in ) ACTIVA 30 juni juni 2013 PASSIVA 30 juni juni 2013 Postbank Eigen Rabobank Vermogen Sponsor SGW Kinderreis Kruisposten Kas 300 Crediteuren TOTAAL TOTAAL

5 Toelichting Ad A. Winst- en Verliesrekening Contributies Vorig boekjaar verraste het geïnde saldo aan contributies positief (in was dit slechts 8470) met een bedrag van Dit boekjaar hebben wij dit saldo met nog eens overtroffen. Het nieuwe ledenadministratiesysteem Poldersoft stelt ons in de gelegenheid om beter te monitoren wie wel en wie niet heeft betaald. Ongeveer de helft van onze leden betaalt nu met automatisch incasso. Dit aantal wil VGW de komende tijd verder omhoog brengen omdat aan handmatige betalingen niet alleen veel extra werk kleeft (facturen opmaken en verzendklaar maken), maar ook extra kosten (briefpapier, enveloppen en postzegels). Uitgaande van 350 leden die allemaal hun contributie ad 40 met incasso betalen, is een totale contributiepost van Donaties SGW heeft, vooruitlopend op het exploitatieverlies over dit boekjaar van VGW, een donatie gegeven van Naast indirecte sponsorbijdragen als bijvoorbeeld een goedkope bus en een bijdrage voor het liftgebruik, is door de reisleiders in totaal een directe sponsorbijdrage gerealiseerd van Deze bijdrage is meegenomen in het onderstaande overzicht Saldo van de reizen. Bestuurskosten Bestuurskosten laten een overschrijding van 320 t.o.v. de begroting ( 2.500) zien. Deze kosten bestaan uit vergaderkosten ad 456 (Hoogstraat), kilometervergoeding ad (voor de voorzitter en de secretaris), telefoonkosten (idem) en diverse kosten. Secretariaatskosten De secretariaatskosten laten in dit boekjaar een forse overschrijding ( ) t.o.v. de begroting zien ( versus 1.200). Dit is met name te wijten aan een aantal eenmalige uitgaven: Briefpapier en enveloppen 766 Eenmalige uitgaven automatisering o Ondersteuning derden met conversie naar nieuw boekhoudsysteem o Computer met tas voor Marian Kos ter ondersteuning secretariaat o Aanschaf software nieuwe penningmeester (Windows voor Mac en VMware) Saldo Activiteiten Het saldo is als volgt opgebouwd: Saldo van de reizen Kosten- Inkomsten Uitgaven Saldo (*) Begroting Skiën Nederland Staand/Reith Volwassenen M.A Jongerenreis Kinderreis TOTAAL (*) een negatief teken voor een bedrag in de kolom Kostensaldo, betekent feitelijk dat deze activiteit met een batig saldo is afgesloten. Het negatieve tekens is slechts opgenomen, omdat het saldo in de jaarrekening uiteindelijk onder de kosten van de VGW wordt opgenomen. 5

6 Dankzij de inspanningen van de reisleiders zijn wij er dit jaar wederom in geslaagd om tegen een acceptabele prijs onze reizen te organiseren. Ondanks het slechte economische klimaat, komen de reizen per saldo ruim beter uit dan de begroting. Het bestuur is erg content met het resultaat. T.o.v. de begroting hebben wel een aantal verschuivingen plaatsgevonden. Per reis kunnen wij u de volgende details geven: De Staande Volwassenen reis is uitgekomen op een negatief saldo van ruim Dit is na sluiting van de begroting ruim voor aanvang van de reis door betreffende reisleider aangegeven. De Zittende Volwassenen reis is conform begroting afgesloten. De Jongerenreis is boven verwachting toch op nul uitgekomen. En het saldo van de Kinderreis is beduidend minder negatief uitgekomen, nu we maar één kinderreis hebben georganiseerd. Saldo Commissies Uitgaven Commissie Redactie 355 begroot 750 Uitgaven Commissie PR en website begroot Uitgaven Commissie Begeleiders begroot Uitgaven Commissie Skileraren 0 begroot Uitgaven Commissie Locaties 277 begroot 500 TOTAAL De uitgaven van de Commissie Begeleiders heeft een overschrijding omdat de kosten van de grote bijeenkomst van begeleiders bij Kema Nederland in september 2012 hoger is uitgevallen dan verwacht: Alle overige commissies zijn ruim binnen hun budget gebleven. Het totaal saldo van alle commissies blijft derhalve ruim 25% onder budget. 6

7 C. Begroting 2013/2014 Het bestuur stelt voor de begroting voor het Verenigingsjaar 2013/14 als volgt vast te stellen: Begroting Realisatie Begroting 2013/ / /13 (in ) (in ) (in ) Inkomsten Contributie Rente-inkomsten TOTAAL Uitgaven Bestuurskosten Secretariaatskosten Bank & Verzekeringen Saldo Activiteiten (*) Saldo Commissies (*) jarig bestaan Skiosk TOTAAL RESULTAAT VGW zal een subsidie-aanvraag ter ondersteuning van de exploitatie bij SGW indienen, ter hoogte van (*) Toelichting op begroting Saldo Activiteiten 2013/ /13 (in ) (in ) Skiën Nederland Volwassenen MA Volwassenen Reith Jongerenreis Kinderreis (2x 2.500) TOTAAL Saldo Commissies Redactie PR & website (*) Begeleiders Skileraren Locaties TOTAAL * Inclusief Support Beurs. 7