Succesvol afspraken maken

Transcriptie

1 Succesvol afspraken maken Meer omzet, meer winst en het winnen van nieuwe klanten zijn het gevolg van activiteiten. Om nieuwe klanten te winnen zult u eerst een afspraak moeten maken. Wanneer het om een bestaande klant gaat, hebt u, als u slim bent, de afspraak al bij het vorige bezoek gemaakt en vastgelegd.

2 Introductie Verkopen in de bouw is een prachtig vak, zeker als u het goed doet. Maar het wordt u in deze branche niet makkelijk gemaakt. Economisch is het al lange tijd wind tegen, bouwend Nederland lijkt in een bouwvak van jaren te verkeren. Toch zijn er kansen. Er zijn altijd kansen als u het verkoop vak goed verstaat en gebruik maakt van deze kansen. Bijvoorbeeld de kansen die BouwBerichten u biedt. Ook vandaag zijn er weer nieuwe bouwprojecten bekend. Maar kansen alleen zijn niet voldoende. U moet ze wel verzilveren. Top 10 Maken van afspraken 1. Maak een vervolgafspraak tijdens elk klantenbezoek 2. Werk met een telefoonscript 3. Oefen uw script tevoren met één of meer collega s 4. Benut een persoonlijke brief of als kapstok 5. Spreek altijd in voordelen voor de klant 6. Geef de klant voor de afspraak de keuze tussen ja en ja; de keuzetechniek 7. Bedenk vooraf antwoorden voor mogelijke bezwaren 8. Plan de eerste afspraak ongewoon vroeg en de laatste extra laat (voor de klant) 9. Bevestig de gemaakte afspraak schriftelijk of per 10. Krijgt u geen afspraak, sluit toch positief af.

3 Maken van een afspraak Meer omzet, meer winst en het winnen van nieuwe klanten zijn het gevolg van activiteiten. Om nieuwe klanten te winnen zult u eerst een afspraak moeten maken. Wanneer het om een bestaande klant gaat, hebt u, als u slim bent, de afspraak al bij het vorige bezoek gemaakt en vastgelegd. Bij het maken van een afspraak met een prospect kunt u het beste kiezen voor de warme aanpak in plaats van de koude acquisitie. Uw koude acquisitie kunt u opwarmen door voorafgaand aan het maken van de afspraak een brief of te sturen. De nekuitstekende brief Per brief of kunt u de voordeur openen. De eerste interesse kweken. Het doel van een nekuitstekende brief of is, een prospect zo te interesseren, dat hij of zij popelt om u te ontvangen. Het doel van de nekuitstekende brief of is de gevoelige snaar te raken bij uw klanten en prospects. Stuur daarom geen standaardbrief, maar een brief of die warmte uitstraalt. Een brief waarin u risico s durft te nemen. Waarmee u uw nek uitsteekt en waarvan een aantal prospects of klanten denkt: Hé, interessant. Uw brief of kent deze basisregels: a. Gebruik de OPA-formule (Openen, Presenteren, Afsluiten). Trek in de eerste alinea meteen de aandacht (Openingsfase). Of werk met een intrigerende, veelbelovende kopregel. Direct na uw levendige opening, presenteert u uw boodschap. Zet bijvoorbeeld het voordeel van uw bedrijf voor de lezer (Presentatiefase) uiteen. De boodschap is uw belangrijkste wapen om interesse bij de lezer op te wekken. Geef aan het einde exact aan (Afsluitfase), wanneer u terugbelt voor een vervolg. En doe dit dan ook. Uw klant zal verrast zijn, wanneer u zich aan de afspraken houdt en zal uw professionaliteit waarderen. b. Schrijf zoveel mogelijk in de u-vorm, de tweede persoonsvorm. Schrijf zo min mogelijk in de ik-vorm en de wij-vorm; de eerste persoonsvorm. Zo spreekt u de klant persoonlijk aan. Vertaal de kenmerken van uw product en uw diensten in voordelen door naar de klant. Dus niet: Wij bieden maar U kunt rekenen op. Niet: Ik bel u volgende week maar U wordt volgende week gebeld om. 26 c. Gebruik argumenten die passen bij een bepaalde periode. Nu tijdens tegenwind in de bouw: Kostenverlaging, tijdbesparing, minder werkdruk of minder kans op storingen. In het voorjaar: Een nieuw leven begint. Laat de lente bloeien in uw bedrijf. d. Werk met een opvallend PS. Trek de aandacht met uw korte laatste zin. Als u niet kunt wachten, bel ons alvast op telefoonnummer

4 Werk met een telefoonscript Om de afspraak met een klant of prospect te maken, bent u op alles voorbereid. Niemand wacht op u met de agenda opengeslagen tot u belt. U dringt binnen in de wereld van de ander, waarvan u de één beter kent dan de ander. Het gevaarlijkste is om een aanname te doen. Vraag niet of u stoort, want u stoort altijd. 27 Vraag niet of uw brief is ontvangen en gelezen, want u bent geen controleur. Vraag niet of men weet waarvoor u belt, want dat weet de klant niet. Werk gedisciplineerd. Gebruik een telefoonscript en oefen elke keer voordat u gaat bellen met de klant. Elk aanvallend telefoongesprek met als doel een afspraak te verkrijgen, kan het beste zo worden gevoerd: 1. Begroet en stel uzelf voor 2. Gebruik een kapstok door naar uw brief of te verwijzen 3. Suggereer een voordeel en maak uw klant nieuwsgierig 4. Maak een afspraak met de keuzetechniek 5. Bevestig de afspraak 6. Sluit altijd positief af. Begroeten en voorstellen Het maken van een afspraak via de telefoon begint met het begroeten. Uw zelfverzekerde en enthousiaste stem, bepaalt (onbewust) of de persoon aan de andere kant van de lijn het gesprek wel of niet af zal breken. De begroeting lijkt eenvoudig, maar is het niet als de volgorde onjuist is, of wanneer u te gehaast spreekt. Begin met Goedemorgen of - middag en noem de naam van degene die u belt. De klant went zo aan uw stem en zal uw naam eerder onthouden: Goedemorgen meneer Verhofstadt, met Sneyders, Ludo Sneyders van. Door uw naam twee keer te noemen blijft deze beter bij de klant hangen. En het dwingt u om langzaam en verstaanbaar te spreken. Een kapstok gebruiken Gebruik een kapstok (een aanknopingspunt) door te verwijzen naar de nekuitstekende brief of die u hebt verstuurd: U heeft vorige week een ontvangen met een voorstel, om uw ontwerpkosten met 12% te verlagen. Voordeel suggereren Geef aan welk voordeel uw klant kan behalen door u te ontmoeten: Voor het vervangen van kozijnen is een nieuwe methode ontwikkeld, waardoor de kosten met de helft afnemen. Maak de afspraak Geef direct aan wat u wilt, door af te sluiten met de keuzetechniek: Schikt het u woensdag om uur, of anders volgende week dinsdag? Laat kiezen tussen een exact en een globaal tijdstip. Doe dit zo, dat het altijd in uw agenda past. Maak de afspraken ook op voor de klant ongewone tijdstippen: uur of uur. De kans dat dit vroege of late uur wordt gekozen is klein, maar geeft wel aan dat u een echte ondernemer bent. 29

5 Afspraak bevestigen Herhaal, om misverstanden te voorkomen, wat u beiden hebt afgesproken: Graag, meneer Verhofstadt, dan staat de afspraak met u op maandag 30 augustus om uur bij u op kantoor. Neem, ook als u geen afspraak hebt kunnen maken, positief afscheid. Zorg dat u de deur op een kier blijft staan. Bezwaren aan de telefoon Bij telefoongesprekken stuit u, ondanks uw goede voorbereiding en uw telefoonscript, geregeld op bezwaren. Daarom vindt u hier een aantal bezwaren met mogelijke antwoorden daarop. Kopieer ze, herschrijf ze in uw eigen woorden en oefen. Kampioen wordt u door de details beter te doen dan de concurrentie. Als de antwoorden op de mogelijke bezwaren even normaal uit uw mond komen, als de wijze waarop u in- en uitademt, maakt u aan de telefoon meer afspraken. Prospect: U kent de problemen in de bouw. Onze budgetten zijn gehalveerd U: Dat komt goed uit meneer, tijdens een vrijblijvend gesprek krijgt u ideeën gepresenteerd die u nog meer tijd en geld besparen 30 Prospect: We werken al jaren met Dit bevalt ons prima U: Ik twijfel geen moment aan de service van uw huidige leverancier. Wat echter kan bieden, heeft zulke aantrekkelijke voordelen, die zijn niet door de telefoon te vertellen Prospect: Jullie zijn toch te duur U: U zegt terecht dat u niet teveel wilt betalen. Recente aanpassingen van zorgen ervoor, dat uw kosten in de breedte extra laag kunnen blijven. Wilt u daar woensdag over praten, of komt donderdag u beter uit? 31 Prospect: Wat is uw prijs? Als u goedkoper bent, bent u welkom U: Dat is heel fijn, meneer Als het u gaat om verruiming van uw winst, dan maak ik meteen een afspraak met u Prospect: Dat is best, stuurt u maar een offerte U: Met genoegen, meneer Natuurlijk ontvangt u een zo goed mogelijk uitgewerkt voorstel, dat nauwkeurig aansluit op uw wensen. Wanneer kan ik de details van dit voorstel met u doornemen, woensdagochtend om tien uur of anders vrijdagmiddag? Prospect: Te druk U: Dat begrijp ik. Daarom zal het bezoek kort duren. U kunt al binnen zeven minuten beoordelen of het verder de moeite waard is. Wat komt het beste uit, s morgens of s middags? 32 Prospect: Ik ken uw firma al U: Dat is prettig, meneer Als ik bij u ben, kan ik me ertoe beperken u op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen die voor u belangrijk zijn. Schikt het u s morgens om uur, of s middags 33

6 Bouwberichten Op verschillende punten in de voorbereiding helpt Bouwberichten u om (nieuwe) leads te verzamelen. Niet alleen heeft u de beschikking over voldoende nieuwe projecten om de voorbereiding op te treffen, maar ook al een schat aan extra informatie. Deze extra informatie is bijvoorbeeld wie wat waar gaat bouwen inclusief de contactgegevens per betrokken marktpartij. Maar ook de raming van het project en projectdetails. Om u verder te verdiepen in de betrokken partijen gebruikt u de koppeling met Google en het Cobouw archief. Zo ziet u in één oogopslag wat er door Cobouw geschreven is over de marktpartij. Vanuit een project gaat u eenvoudig door naar de betrokken partij en het overzicht van projecten waar zij bij betrokken zijn (geweest). Waardevolle informatie voor uw voorbereiding. Voor iedereen die door de waan van de dag geneigd is zaken te vergeten biedt de agendafunctie uitkomst. De gegevens van een project worden overgenomen en als actie in uw agenda opgenomen. Uiteraard kunt u met een druk op de knop een project afdrukken inclusief alle gegevens. Conclusie Een goede voorbereiding is noodzakelijk om het verschil te maken met uw concurrenten. Op het eerste oog lijkt het een tijdrovende klus. Echter zorgt de extra moeite in de voorbereiding voor een hogere kans op succes en bespaart juist tijd op de lange termijn. Dit whitepaper biedt u een aantal handvaten waarmee u uw voorbereiding praktisch en doelgericht kunt uitvoeren. Daarnaast levert een projectendatabase als Bouwberichten ondersteuning tijdens de voorbereiding. Zowel in de voorbereiding op het vergaren van leads als op het moment van contact opnemen.

7 Over de auteur Dit whitepaper is samengesteld op basis van de jarenlange ervaring van Jan Pieter van Leeuwen van DOOR Training & Coaching op het gebied van (DOOR)ontwikkeling van verkoopvaardigheden en het aanbrengen van structuur in een verkoopafdeling. Samen met zijn broer Kees van Leeuwen zijn zij al jaren succesvolle ondernemers en trainers op het gebied van verkoop en acquisitie. Jan Pieter traint en coacht met veel enthousiasme met als doel de resultaten te verbeteren. U ziet de volgende dag al het verschil. Met trainen als in topsport, dus er wordt veel in de praktijk geoefend. Autorijden leer je immers niet door ernaast te zitten en te kijken hoe de berijder het doet. Zelf aan de slag. Fouten maken moet, maar ervan leren ook. Deelnemers waarderen zijn stijl die zich kenmerkt als professioneel, sterk resultaatgedreven, direct in de benadering en aanstekelijk positivisme. Uw team gaat enthousiast en gestructureerd de crisis te lijf. Heeft u behoefte aan aanvullende ondersteuning op het gebied van verkoop in de bouw? Neemt u gerust contact op met Jan Pieter voor een advies op maat via j.vanleeuwen@doortraining.nl Bouwberichten.nl Dit whitepaper wordt u aangeboden door Bouwberichten.nl. Het online platform voor het realiseren van meer omzet en een breder netwerk. Kijk voor de mogelijkheden van Bouwberichten.nl eens op