Ebook. De vijf geheimen van succesvol delegeren

Transcriptie

1 Ebook De vijf geheimen van succesvol delegeren Ir. Jo Spiertz

2 Gefeliciteerd met het downloaden van dit EBook! Stuur dit Ebook gerust door naar collega s, relaties, of vrienden en bekenden waarvan je denkt dat zij het waardevol vinden om het te lezen. Heb je dit Ebook van iemand doorgestuurd gekregen? Schrijf je dan in op voor wekelijks waardevolle tips om een florerend bedrijf op te bouwen. Zodat jij meer tijd en meer geld voor jezelf krijgt. Een eerste belangrijke stap daarvoor start hier Graag maak ik jou wegwijs in de vijf geheimen van succesvol delegeren: van weten waar jij met je bedrijf naar toe wilt, tot en met betrokken medewerkers die daar gemotiveerd en met plezier aan bijdragen. Zodat jij met een gerust de deur achter je dicht kunt doen. Zelf merk ik ook altijd op, hoeveel meer rust en energie het geeft als je weet waar je naar toe wilt. En om daar samen met een enthousiast en betrokken team aan te kunnen werken! Met de vijf geheimen laat ik je de verschillende factoren zien die bij succesvol delegeren een rol spelen. En neem ik een voorschot op een methode die ook jou kan helpen om medewerkers enthousiast en gemotiveerd te krijgen en te houden. Wat levert het jou op als je dit boek leest? Je leert: Om inzicht te krijgen in de denkfouten die bij delegeren vaak gemaakt worden. Wat de 5 belangrijke sleutelfactoren zijn voor succesvol delegeren. Ik wens jou en je eventuele partner of collega s veel leesplezier! En heb je vragen of ideeën? Voel je dan vrij om mij te en via het contactformulier op Ik hoor graag wat je ervan vindt. Jo Spiertz 2013 MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 2

3 Inhoudsopgave Inleiding... 4 Geheim 1: vertel wat je wilt en geef richting... 5 Geheim 2: verdeel het slim... 6 Geheim 3: maak verschil in je stijl van leidinggeven... 8 Geheim 4: maak persoonlijke ontwikkeling concreet Geheim 5: geef vertrouwen en je krijgt gemotiveerde medewerkers Jouw weg naar succes MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 3

4 Inleiding Delegeren lijkt eenvoudig, maar dat is het niet. Je bent er pas klaar mee als je de deur onbezorgd achter je dicht kunt doen. En je medewerkers hun taken tot in de puntjes beheersen. En als jij kunt accepteren dat ze dat soms heel anders doen dan jij. Om met de deur in huis te vallen. Dit zijn de 5 geheimen van succesvol delegeren: Geheim 1: vertel wat je wilt en geef richting Geheim 2: verdeel het slim Geheim 3: maak verschil in je stijl van leidinggeven Geheim 4: maak persoonlijke ontwikkeling concreet Geheim 5: geef vertrouwen en je krijgt gemotiveerde mensen terug Ben je al nieuwsgierig? Dan nodig ik je graag uit om verder te lezen. Ik laat je namelijk niet alleen de geheimen, maar ook de valkuilen zien die vaak worden gemaakt MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 4

5 Geheim 1: vertel wat je wilt en geef richting Het eerste geheim is meteen het belangrijkste: je moet je doelen concreet maken en communiceren met je werknemers. Een voorbeeld Het voorbeeld gaat over een ondernemer die zichzelf wil ontlasten en het werk evenwichtiger wil verdelen. Hij geeft aan hoe hij daar qua werkweek en omzet in 2013 in wil staan, en wat dit aan omzet per uur en per klantbezoek betekent. Samen met zijn medewerkers bedenkt hij hoe deze doelen kunnen worden bereikt. Ze maken daar afspraken over. Vervolgens geeft hij aan zijn medewerkers de ruimte om zelf hun werk in te richten en te kunnen laten zien waartoe zij in staat zijn Eigen werkweek 65 uur 55 uur Omzet Totaal klantbezoeken Totaal beschikbaar uren per week 140 uur 140 uur Omzet per uur 48,08 54,95 Omzet per klantbezoek 7,78 8,50 Vraag je je af waarom deze ondernemer dit zo deelt met zijn medewerkers? Ga dan voor jezelf na: Dat het vooral de medewerker zelf is die zich voor zijn werk motiveert, en niet jij. Dat de kans daarop groter is als hij zijn werk zelf in kan richten. Dat mensen, als zij weten waar zij naar toe moeten werken, in het algemeen uitstekend in staat zijn om eigen oplossingen te bedenken. Dat doen zij thuis ook. Dat er altijd mogelijkheden zijn om tijdig bij te sturen. Valkuilen Verwachten dat medewerkers taken exact zo uitvoeren als jij voor ogen hebt. Je verantwoordelijk voelen voor je medewerker en het voor hem organiseren. Dit remt het eigen initiatief en de ontwikkeling van de medewerker MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 5

6 Geheim 2: verdeel het slim Als je weet waar je naar toe wilt, kun je kijken hoe het werk ervoor verdeeld kan worden. Ga na welke taken er allemaal zijn. Bedenk welke taken bij jou thuis blijven horen, en waarom. Kijk dan hoe de andere taken het beste verdeeld kunnen worden. Uitgangspunt 1: je ambitie Kijk welke invulling het beste bij je ambitie en bij je mensen past. En pas de manier waarop de taken verdeeld zijn als nodig daarop aan. Als je doel is om te groeien en het maximale uit je medewerkers te halen, verdeel je de taken anders dan wanneer je jezelf wilt ontlasten. En als je iemand op wilt leiden om de zaak van jou over te nemen, doe je dat ook weer anders. Uitgangspunt 2: overzicht Houdt overzicht. Als de takenlijst te lang is, voeg je taken samen tot een grotere taak. Maar pas op! Als je het niet samenhangend doet, ga je heel inefficiënt delegeren. Goederen ontvangen en opslaan kan bijvoorbeeld uit deze deeltaken bestaan: 1. Je maakt de ruimte vrij om de goederen te ontvangen 2. Je controleert de geleverde goederen en je geeft afwijkingen door aan je leidinggevende 3. Je zet de retouren klaar en geeft ze mee aan de leverancier/vervoerder 4. Je maakt de ruimte vrij om de goederen op te slaan 5. Je pakt goederen uit en/of om en verdeelt ze voor opslag 6. Je controleert de goederen en geeft afwijkingen door aan je leidinggevende 7. Je slaat goederen op in de opslagruimte of je transporteert ze direct naar de winkel Het is verstandig om zo n taak als totaal bij iemand neer te leggen. Anders blijven dingen liggen of worden dingen niet goed afgestemd. En dan kost het jou toch tijd. Bedenk ook dat aan iemand die dit nog nooit gedaan heeft, iedere stap moet worden uitgelegd. Dan beperk je nog wat je delegeert. Tot bijvoorbeeld alleen de deeltaken 1 t/m 3, die met goederen ontvangen te maken hebben. Bij een ervaren iemand delegeer je wel de volledige taak. En volsta je met te vragen: Wil jij de goederen ontvangen en opslaan, volgens de eisen daarvoor? 2013 MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 6

7 Valkuilen Niet willen of durven tornen aan de manier waarop taken nu verdeeld zijn. Met het risico dat teveel alles bij het oude blijft en medewerkers te weinig uitgedaagd worden in hun ontwikkeling. Te weinig tijd en aandacht voor het structureren van de taken die er zijn, en voor de eisen die aan de uitvoering ervan gesteld moeten worden. Verhoging van de omzet per klantbezoek stelt bijvoorbeeld eisen aan het niveau van gastheerschap en productkennis, of aan de kwaliteit van het product en de productpresentatie. Ook hier moet je bij het bespreken en het toedelen van taken aan medewerkers rekening mee houden MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 7

8 Geheim 3: maak verschil in je stijl van leidinggeven Het besluit om taken anders te organiseren vereist echt commitment van jezelf. Anders loop je het risico dat je toch dat blijft doen wat je eigenlijk niet meer wilt doen. Kies bewust Het is belangrijk om bij elke beslissing die je neemt, stil te staan bij je besluit om het ook echt te doen. Neem voor iedere taak, voor iedere beslissing die je neemt, een moment waarin je besluit: dit ga ik doen! Sta dan stil bij hoe dat voelt. Als je dat echt gedaan hebt, is het tijd om de stappen te gaan zetten om het daadwerkelijk te gaan doen. Want je gaat dingen anders doen! De keuze voor wie welke taak uitvoert, heeft gevolgen voor je manier van aansturen. Ieder teamlid, en iedere taak, is anders. Dat vraagt wat van jou: zowel als persoon, als qua tijd. Succesvol delegeren zit in de manier waarop je aansluit op de houding en de ervaring van het betreffende teamlid. Naarmate je dit beter doet, heb je de meeste kans op succes. Per situatie kan dat anders liggen. Er zijn mensen die, en dat kan per taak anders zijn: wel of (nog) niet capabel zijn voor de taak wel of niet gemotiveerd zijn voor de taak Dit leidt tot 4 verschillende medewerkertypen, die elk een andere manier van aansturen vereisen. Opdragen: medewerkers die niet gemotiveerd en niet capabel zijn, draag je op wat ze moeten doen en controleer je of ze dat goed doen. Je delegeert geen taken. Overleggen: met medewerkers die wel gemotiveerd maar nog niet capabel zijn voor de taak, overleg je over wat en hoe ze het moeten doen. Je kijkt ook of ze het goed doen, zodat ze ervan kunnen leren MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 8

9 Coachen: medewerkers die wel capabel maar niet gemotiveerd zijn voor de taak, of wat onzeker zijn over zichzelf, coach je. Bij hen gaat het er vooral om de aard van het motivatieprobleem boven tafel te krijgen, en de inbreng van de medewerker te waarderen. Overlaten: aan medewerkers die capabel en gemotiveerd zijn, kun je de taak gerust overlaten. Je moet wel kijken wat ze nodig hebben en bij de uitvoering van de taak helpen. Valkuilen Onvoldoende doordenken van je keuze, met het risico dat je toch dat blijft doen wat je eigenlijk niet meer wilt doen. Onvoldoende beseffen van het effect van verschillende stijlen van leidinggeven, om succesvol te kunnen zijn. Met het gevaar dat je al snel denkt: Zie je wel, het werkt toch niet, en zo op je keuze terugkomt MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 9

10 Geheim 4: maak persoonlijke ontwikkeling concreet Als je een medewerker een taak geeft, kan het zijn dat die medewerker nog niet alle facetten van die taak beheerst. Als het goed is, heb je het daar van te voren met hem over gehad. Concreet maken betekent: Duidelijk maken wat de medewerker nog te leren heeft, en prioriteiten daarin stellen en onderbouwen. Met concrete voorbeelden. Afspreken wat jij van je medewerker verwacht en wat de medewerker aan ondersteuning van jou mag verwachten. De medewerker vertellen waarom je juist hem of haar voor de taak hebt uitgekozen. Ga na wat jou zelf motiveert. Stel concrete, prikkelende doelen die motiveren en zorg ervoor dat vooral zijn of haar doelen zijn. Afspraken over wanneer en hoe terugkoppelen. Hoe concreter de doelen zijn, hoe beter. En als ze ook nog samenhangen met waar jij naar toe wilt, is het helemaal top. Een paar voorbeelden: Niet: Jij moet bijverkoop en plaatsvervangende verkoop bevorderen. Maar: Je laat zichtbaar zien dat je bijverkoop en plaatsvervangende verkoop bevordert, en dat de omzet van jou per klant daardoor omhoog gaat. Niet: Jij verzorgt de administratie. Maar: Je zorgt ervoor dat de administratie aan het einde van elke week klaar is, zodat ik weet wat de stand van zaken is. Als het niet op tijd af is, meld je dat op tijd en geef je heldere oorzaken daarvoor aan. Leg deze afspraken vast, in een persoonlijk ontwikkelplan. Valkuilen Te weinig tijd nemen voor de voorbereiding van het gesprek. Door het gesprek goed voor te bereiden, heb je in het gesprek ruimte voor tweerichtingsverkeer. En dat heb je nodig als je wilt dat mensen betrokken zijn bij wat je wilt Te weinig tijd nemen voor het gesprek. Aan het einde van het gesprek komt het erop aan dat je medewerker je goed begrijpt. Het is jammer als je daar dan net te weinig tijd voor hebt MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 10

11 PERSOONLIJK ONTWIKKELPLAN Top 2 (of 3) ontwikkelpunten voor de komende (6) maanden 1: 2: 3: Ontwikkeldoel 1 Resultaat / meetbaar doel Afgesproken leeracties: Afgesproken ondersteuning: Aantekeningen resultaat na 6 maanden: Ontwikkeldoel 2 Resultaat / meetbaar doel: Afgesproken leeracties: Afgesproken ondersteuning: Aantekeningen resultaat na 6 maanden: 2013 MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 11

12 Geheim 5: geef vertrouwen en je krijgt gemotiveerde medewerkers Als je een taak eenmaal gedelegeerd hebt en afspraken hebt over de manier waarop, is het zaak om de medewerker de ruimte te geven om zelf de uitvoering van de taak in te vullen. Nu is het tijd om los te laten. Hoe doe je dat? Geef de medewerker het vertrouwen. Het gaat er vooral om dat de medewerker de ruimte krijgt om te leren, en nog niet meteen om het resultaat zelf. Laat je niet leiden door de waan van de dag, en realiseer je dat ook jij kunt leren van het leerproces van de medewerker. Accepteer dat er fouten gemaakt worden. Fouten zijn kansen voor ontwikkeling. Houd je aan de afspraken, verval niet in oud gedrag. Denk terug aan het moment van je besluit: dit ga ik doen. Coach als de medewerker met vragen komt en moedig hem aan om zelf een oplossing te zoeken. Neem afstand, blijf bemoedigend, bijt desnoods je tong af. Blijf positief, houdt vertrouwen, laat dat zien, en grijp alleen in als het helemaal misgaat. Neem evaluatiemomenten serieus en gebruik ze om te begeleiden. In plaats van te beoordelen, de ander helpen om verder te komen, om door te vragen. De ander zelf over gevolgen te laten nadenken is veel beter. Valkuilen Je buiten de afgesproken evaluatiemomenten bemoeien met de taak. Ongevraagd met tips komen. Iemand teveel op zijn vingers kijken. Zelf vragen beantwoorden over de uitvoering van de taak, als mensen bij je aankloppen. Meteen je kennis en ervaring inzetten als de ander met een vraag komt. Verwachten dat de ander even snel tot resultaat komt of op dezelfde manier werkt als jij. Bij evaluaties van wal steken met je op- en aanmerkingen, voorkauwen en zeggen hoe jij het gedaan zou hebben MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 12

13 Jouw weg naar succes Zo, je hebt nu een behoorlijk stuk bagage over wat het betekent, om succesvol te kunnen delegeren. Van harte raad ik je aan om onze reis te vervolgen, op jouw weg naar succes in: hoe jij meer tijd en geld voor jezelf kunt krijgen. hoe jij jouw bedrijf en je medewerkers nog meer kunt laten floreren. hoe jij je de deur van je zaak onbezorgd achter je dicht kunt doen. hoe je niet alleen je medewerkers, maar ook je klanten voor je kunt laten werken. Met het wat en hoe in het plannen daarvan is nog heel veel winst te halen. Wil je weten hoe je dit kan? Hoe jij je ambitie kunt plannen? En je kunt leren hoe je medewerkers hierin kunnen floreren? Hoe je kunt leren om jouw klant voor jou te laten werken? Wat die ene speciale klant, jouw ideale klant, daar voor jou in kan betekenen? Hoe je dit slim kunt organiseren: op internet, in je winkel, met collega s? En met welke achtereenvolgende stappen je dit kunt bereiken? Blijf mij dan volgen op Ik zal nog vele waardevolle tips en filmpjes voor je klaarzetten. En prachtige diensten voor jou ontwikkelen, voor iedere stap op jouw weg naar succes. Zodat je het allemaal kunt leren. Heb je vragen? Neem dan contact met mij op via het contactformulier van en ik zal je met alle plezier te woord staan MKB Leerplan programmamerk van TIG Diensten Bedrijfsinnovatie BV Pagina. 13