Verzuim: ziek = ziek, maar verzuim is een keuze

Transcriptie

1 Verzuim: ziek = ziek, maar verzuim is een keuze Vraag en antwoord 1 Wat is verzuim? Er zijn veel soorten definities van verzuim en afwezigheid van het werk als gevolg van ziekte is hier één van. Veelal wordt er echter gesproken van arbeidsverzuim, omdat dit begrip meer omvat dan alleen ziekte. Organisaties hebben te maken met twee soorten verzuim: intern verzuim en extern verzuim (wegens arbeidsongeschiktheid). Bij intern verzuim is de medewerker op zijn werkplek aanwezig maar werkt hij niet. Bijvoorbeeld: in de tijd van de baas de krant lezen, op de computer allerlei spelletjes spelen en erg veel tijd nemen om met collega s bij te praten. Ook kunnen privé- of mentale problemen ervoor zorgen dat de medewerker met zijn gedachten elders zit. Kortom, bij intern verzuim is de medewerker aanwezig maar onvoldoende productief en daardoor eigenlijk ook afwezig. Bij verzuim wegens arbeidsongeschiktheid is de medewerker gedurende de werktijd niet op zijn werkplek aanwezig. Wit, grijs en zwart verzuim zijn vormen van verzuim wegens arbeidsongeschiktheid en vraag 2 gaat specifiek in op deze vormen van verzuim. 2 Wat is wit, grijs en zwart verzuim? Wit verzuim: de medewerker is niet in staat te werken door ziekte of een gebrek Wit verzuim is het verzuim dat een direct gevolg is van lichamelijk of mentaal disfunctioneren. Voorbeelden hiervan zijn een hernia, een 17

2 verzuim: ziek = ziek, maar verzuim is een keuze zware hersenschudding of een griep. De medewerker heeft klachten die het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden verhinderen en is arbeidsongeschikt. Grijs verzuim: de medewerker heeft reële klachten en voelt zich niet in staat te werken Bij grijs verzuim is niet direct vast te stellen dat de medewerker zijn dagelijkse werkzaamheden kan uitvoeren, hij voelt zich echter wel ziek en blijft thuis. Buikpijn, hoofdpijn en andere pijntjes zijn redenen voor de medewerker om niet naar het werk te gaan. Omdat veel van de oorzaken van grijs verzuim zijn terug te voeren op de organisatie, wordt dit verzuim ook wel vermijdbaar verzuim genoemd. Zwart verzuim: de medewerker doet een beroep op loondoorbetaling terwijl hij daar geen reden toe heeft Zwart verzuim wordt ook wel frauduleus verzuim genoemd. Lichamelijk (en geestelijk) is er geen reden om te verzuimen. Het is de medewerker die zegt dat hij een hernia heeft, maar in het winkelcentrum twee loodzware boodschappentassen draagt of op een ladder zijn huis staat te schilderen. Een ander voorbeeld is de medewerker die zich altijd in de schoolvakanties van zijn kinderen ziek meldt. Hoewel het in de praktijk om slechts enkele gevallen gaat, hebben deze ziektegevallen een grote negatieve uitstraling op de andere medewerkers. Voor een leidinggevende reden genoeg om deze medewerkers aan te pakken. Oneigenlijk ziekteverzuim kost drie miljard Oneigenlijke ziekmeldingen (het zogenoemde zwart verzuim ) leveren Nederlandse werkgevers jaarlijks een kostenpost op van zo n drie miljard euro. Dat blijkt uit onderzoek van Aon onder 7579 werknemers uit tien Europese landen, waaronder 752 Nederlanders. Volgens Aon Consulting worden in Europa meer dan 120 miljoen ziektedagen opgenomen om persoonlijke redenen en niet wegens ziekte. Nederlandse werknemers nemen oneigenlijke ziektedagen voor hun rekening. Ruim één op de zeven Europese werknemers (15 procent, in Nederland 20 procent) geeft toe dat ze de laatste keer dat ze zich een dag ziek 18

3 vraag en antwoord meldden, deden alsof ze ziek waren, terwijl dat eigenlijk niet het geval was. Eén op de tien (10 procent, in Nederland 6 procent) meldde zich ziek om voor een gezinslid te zorgen. Bron: redacteur P&O actueel, juli Is verzuim een keuze? Om maar met de deur is huis te vallen, ja en dit antwoord geldt voor meerdere partijen! Immers, wat doet iemand die s ochtends met keelpijn op staat? Neemt hij een pastille en gaat hij naar zijn werk of blijft hij thuis? Dat is een keuze! Een van andere partijen die ook vele keuzen heeft bij het terugdringen van het verzuim is de leidinggevende. Hij kan er voor kiezen tijd, geld en energie te steken om het werk veiliger te maken en of fysiek minder zwaar. Deze leidinggevende draagt in woorden en daden uit dat hij er in gelooft dat voorkomen beter is dan genezen. Ook kan hij ziekmakende factoren (slechte werksfeer, onduidelijk beleid, et cetera) wegnemen om op deze wijze de behoefte om eens lekker thuis te blijven en een baaldag te nemen, te verkleinen. Door contact te houden met de zieke medewerker verlaagt hij de terugkeerdrempel en dus ook het ziekteverzuim. Keuzen te over en zeker ook voor de leidinggevende. Tot slot heeft de organisatie keuzen. Roepen zij een Sociaal Medisch Team (zie vraag 56) in het leven om moeilijke gevallen te bespreken, voeren zij een streng veiligheidsbeleid, laten zij spoedcontrole uitoefenen, kennen zij een vitaliteitsbeleid, et cetera? Vele partijen dus die allen een rol kunnen spelen bij het terugdringen van het verzuim en allen maken hierbij keuzen. 4 Is het een zieke medewerker of een verzuimende medewerker? Is het ziekteverzuim of verzuimverlof? Steeds meer organisaties kiezen er voor om een toon door te laten klinken dat iemand die zich ziek voelt en thuis wil blijven, verzuimverlof aan moet vragen. Zij willen in de organisatie door laten klinken dat ziek zijn geen recht is en het automatisme doorbreken dat als je ziek bent je helemaal niets meer kan doen. Indien de medewerker te ziek is om de bedongen arbeid te verrichten, betekent dat niet automatisch dat hij ook (te) ziek is om ander soort werkzaamheden te verrichten en/of activiteiten te ontplooien. Feitelijk gaat het om een cultuurverandering: 19

4 verzuim: ziek = ziek, maar verzuim is een keuze Van: spreken over ziektes naar: aanspreken op gedrag/keuzen ; Van: reactief naar: proactief ; Van: denken in beperkingen naar: denken in mogelijkheden ; Van: helpen en meehuilen naar: veeleisend helpen ; Van: regie bij medewerker en/of arts naar: regie bij de medewerker en daarna de direct-leidinggevende ; Van: bedrijfsarts is beslisser naar: bedrijfsarts is adviseur. 5 Wat is presenteïsme? Bij presenteïsme gaat het om medewerkers die op hun werk verschijnen terwijl ze beter thuis kunnen blijven. Onderzoek van The Work Foundation laat zien dat de kosten van presenteïsme die van ziekteverzuim wel eens zouden kunnen overstijgen. Presenteïsme vindt vooral plaats omdat mensen doorwerken vanwege financiële problemen, werkstress en druk op de werkplek. Doorwerken tijdens ziekte kan dus net als bij ziekteverzuim een teken zijn van onderliggende problemen. Aangezien medewerkers wel aanwezig zijn, kunnen werkgevers deze problemen onderschatten en signalen missen dat het niet goed gaat. Behalve dat het slecht kan zijn voor zieke medewerkers om op volle kracht door te werken, kunnen ze soms ook andere medewerkers besmetten. Het is daarom belangrijk bij tekenen van ziekte dit met de persoon in kwestie te bespreken. De uitkomst kan zijn dat de persoon direct naar huis wordt gestuurd. In de organisatie moet (namelijk) bekend zijn dat medewerkers thuis (mogen) blijven als ze echt ziek zijn en dus thuis in alle rust aan hun herstel kunnen werken. Geef medewerkers dan ook bijvoorbeeld de mogelijkheid thuis te werken als ze zich niet goed voelen en zorg dat dit bij alle medewerkers bekend is. 6 Wat is gezondheidsmanagement? Veel organisaties starten met gezondheidmanagement. (Integraal) gezondheidsmanagement (IGM) is het binnen de bedrijfsvoering systematisch aandacht schenken aan de gezondheid van medewerkers. IMG voegt een belangrijke dimensie toe aan modern HR- en arbobe- 20

5 vraag en antwoord leid. Haar doelstellingen zijn niet alleen gezonde medewerkers en minder verzuim, maar ook en vooral: hogere productiviteit en rendement, betrokken en bevlogen medewerkers, imagoverbetering en duurzaamheid en tevens het onvrijwillige, vroegtijdige uitval (ziekteverzuim, WIA) verminderen. Hierdoor blijven ouder wordende medewerkers langer inzetbaar voor het bedrijf en de maatschappij. Werkgevers krijgen een toenemende waardering voor de ervaring, loyaliteit en betrouwbaarheid van oudere medewerkers. Goed leeftijdsbewust gezondheidsmanagement kan er toe leiden dat de ouder wordende medewerkers gemotiveerd hun kennis, inzicht, vaardigheden en creativiteit kunnen en willen inzetten en dat zij zich blijven ontwikkelen. Verder leidt het tot een betere gezondheid, minder ziekte en meer arbeidstevredenheid. Gezondheidsmanagement gaat dus verder dan risicobeheersing en het voorkomen van verzuim. Het gaat om het proactief verbeteren van de gezondheid en vitaliteit van medewerkers. Voorbeelden van maatregelen zijn goede werkplekken, flexibele werktijden, fiets van de zaak, de vette hap uit de kantine, bedrijfsfitness, et cetera. Steeds meer werkgevers bemoeien zich met de ongezonde leefstijl van hun medewerkers. Nu regelt de Arbowet veel maar niet de vele gezondheidsgevaren die de medewerker in zijn vrije tijd bedreigen: ongezond voedsel, te veel drank, te weinig beweging of juist een te gevaarlijke sport. Directievoorzitter Margriet Tiemstra van de Arbo Unie gaat nog een stap verder. Zij is van mening dat organisaties niet alleen moeten letten op de lichamelijke gezondheid, maar ook op de mentale problemen bij de medewerkers. Als voorbeelden noemt zij slaap-, stemmings- en angststoornissen. medewerkers met mentale problemen zijn doorgaans wel aanwezig op het werk, maar er komt weinig uit hun handen. Dit verzuim onttrekt zich aan de waarneming van de leidinggevende en vooral de directe collega s hebben daar last van. Medewerkers die slecht functioneren op het werk als gevolg van relatieperikelen of andere privéomstandigheden veroorzaken volgens de Arbo Unie, driemaal zoveel economische schade voor hun werkgever als ziekteverzuim. De winst bij het terugdringen van het ziekteverzuim moet daarom de komende jaren vooral worden gehaald op het mentale vlak. Zowel werkgevers als medewerkers dienen te accepteren dat een werkgever in mag grijpen zodra een privésituatie negatieve gevolgen heeft voor het werk, aldus Tiemstra van de Arbo Unie. 21

6 verzuim: ziek = ziek, maar verzuim is een keuze Noot van de schrijvers De redenering van de Arbo Unie heeft een zekere logica. Tenminste als u kunt accepteren dat medewerkers mensen zijn en geen machines. Maar zelfs dan: welke werkgever wil zich bemoeien met de relatieproblemen van een medewerker, de mislukte verbouwing van een huis of een overleden huisdier? Bron: Het GROTE gesprekkenboek,

7 De noodzaak van een verzuimbeleid Vraag en antwoord 7 Wat zijn sociale en financiële redenen om een verzuimbeleid te formuleren? Verzuim kost het bedrijf en de organisatie veel geld. Veel organisaties komen echter pas in actie bij een (te) hoog verzuim en als de directie vervolgens de alarmbel luidt. De druk op de arbodienst, leidinggevenden en medewerkers om het witte, grijze of zwarte verzuim (zie vraag 2) terug te dringen wordt opgevoerd. Is het dan ook niet beter het ziekteverzuim voor te zijn en het verzuimbeleid preventief in te steken? Een preventief verzuimbeleid kent de volgende voordelen: Sociale voordelen Als de werkomgeving vrij is van ziekmakende invloeden (zowel fysiek als psychisch) daalt de kans dat medewerkers zich ziek melden. Minder verzuim geeft minder druk op het team en heeft een positieve uitwerking op de werksfeer van de afdeling. Economische voordelen Het verzuim van medewerkers brengt kosten met zich mee. Zo is het misschien noodzakelijk iemand in te huren om de werkzaamheden van de verzuimende medewerker over te laten nemen. Als hier niet voor wordt gekozen, stijgt de werkdruk voor anderen, waardoor de kans bestaat op nog meer verzuimmeldingen, vermindering van de kwaliteit van de dienstverlening en verlaging van de productiviteit. Al met al kost verzuim geld, veel geld. Wat kost een arbeidsongeschikte medewerker? 23

8 de noodzaak van een verzuimbeleid De schattingen lopen een beetje uiteen, maar in Nederland kost een dag arbeidsongeschikt zijn gemiddeld tussen de 200 en 250 euro. Nu is een dag arbeidsongeschikt zijn niet zo heel erg. Maar als een medewerker langere tijd uit de running is, kunnen de kosten van arbeidsongeschiktheid oplopen tot tienduizenden euro s. Naast de loonkosten zijn dit ook de kosten van vervanging en productieverlies. Organisaties zijn normaal gesproken verplicht de eerste twee jaar loon door te betalen en wel minimaal 70% van het loon. In het eerste jaar mag dat nooit minder zijn dan het minimumloon. Daarnaast moet de organisatie er alles aan doen om te voorkomen dat de werknemer arbeidsongeschikt wordt en dus in de WIA terecht komt. De tijd die hierin gaat zitten is het natuurlijk waard maar ook kostbaar. Bron: het GROTE gesprekkenboek, Welke kosten(soorten) brengt ziekteverzuim met zich mee? Onderzoek leert dat verzuim organisaties in Nederland gezamenlijk bijna 11 miljard euro per jaar kost (bron: Aon, European Sick Leave Index (ESLI)). Veelal wordt er bij kosten in verband met ziekteverzuim vooral gedacht aan de zieke medewerker waarvoor het loon moet worden doorbetaald zonder dat daar een arbeidsprestatie tegenover staat en eventueel aan de tijdelijke inhuurkracht die tegen een fors tarief de desbetreffende zieke medewerker komt vervangen. De kosten van ziekteverzuim strekken echter veel verder. Ook de kosten die gemaakt worden bij het opzetten en uitvoeren van het ziekteverzuimbeleid kunnen flink oplopen. Om de kosten die ziekteverzuim met zich meebrengt te kunnen berekenen is het daarom noodzakelijk om te weten uit welke activiteiten de uitvoering van het ziekteverzuim bestaat en welke in- en externe partijen hierbij betrokken zijn (bedrijfsarts, leidinggevende, HR Adviseur, de OR, UWV, et cetera, zie vraag 10). De kosten die externe partijen met zich meebrengen worden duidelijk zichtbaar aan de hand van de facturen die binnenkomen in verband met de verrichte verzuimactiviteiten- en maatregelen. Om de kosten te berekenen van de medewerkers die binnen de organisatie betrokken zijn bij het verzuimbeleid, kan de gemiddelde loonsom van deze me- 24

9 vraag en antwoord dewerkers vermenigvuldigd worden met het aantal uren dat zij hier gemiddeld aan besteden. De kosten van ziekteverzuim worden veroorzaakt door: de doorbetaalde loonkosten (aantal verzuimdagen vermenigvuldigd met de gemiddelde loonsom per medewerker per dag); de kosten van vervanging; hierbij valt te denken aan een inleenkracht om de zieke medewerker te vervangen of de overuren die collega s maken om het werk dat blijft liggen op te vangen; het verlies aan productiviteit: door een minder aantal productieve dagen/uren indien de zieke medewerker niet (volledig) wordt vervangen en door tijdelijk lagere productie in situaties van geleidelijke re-integratie, waardoor de herstellende medewerker niet volledig ingezet kan worden (bijvoorbeeld tijdens perioden waarbij de medewerker werkt op basis van arbeidstherapie en dientengevolge niet tegen volledige loonwaarde); de tijd, vertaald in loonkosten, die medewerkers binnen de organisatie besteden aan iedere ziekmelding en verzuimbegeleiding. Hierbij valt te denken aan het afhandelen van de ziekmelding, de tijd die de leidinggevende besteed aan individuele verzuimgesprekken, Sociaal Medisch Teamoverleg (SMT s), overleg met de bedrijfsarts en HR Adviseur, verzuimtrainingen et cetera; de toename van de verzekeringspremies bij instroom in de WIA (Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen. (zie vragen 90 en verder); de kosten voor werving van nieuw personeel bij uitstroom via de WIA; de kosten voor preventieve maatregelen: het uitvoeren van een vitaliteitscan, Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E, zie vraag 16), verzuimtrainingen et cetera. 9 Welke mogelijkheden heeft een organisatie om de verzuimkosten te reduceren? De organisatie heeft een aantal mogelijkheden om de kosten van het verzuim te reduceren. Deze zijn: Rechtmatigheid van verzuim en loondoorbetaling beoordelen. afwijzen van de aanvraag om ziekteverlof in verband met onrechtmatigheid van de ziekmelding; opschorten of staken loondoorbetaling aan de medewerkers (zie vraag 46 en verder) die zich niet aan het verzuimprotocol van de 25

10 de noodzaak van een verzuimbeleid werkgever houden, niet actief meewerken aan re-integratie of zonder deugdelijke argumenten weigeren passende arbeid te verrichten; ook kan per CAO, bedrijfsreglement of individuele arbeidsovereenkomst een wachtdagenregeling bij ziekte zijn opgenomen om de verzuimdrempel te verhogen. Met een dergelijke regeling hoeft de werkgever de eerste dag of eerste twee dagen van ziekte geen loon te betalen aan de medewerker. Er mogen maximaal twee wachtdagen worden ingehouden en na de wachtdagen geldt voor de werkgever weer de verplichte loondoorbetaling. Is er geen wachtdagenregeling vastgelegd, dan moet de werkgever vanaf de eerste ziektedag het loon van de zieke medewerker doorbetalen. Wachtdagen gelden niet bij iedere ziekmelding. Indien de medewerker zich binnen vier weken opnieuw ziek meldt, mag de werkgever niet opnieuw wachtdagen hanteren; dit mag pas weer na vier weken; tenslotte kunnen de kosten van verzuim worden teruggebracht wanneer een afgekeurde medewerker is blijven werken, maar uitvalt met de beperking waarvoor hij is afgekeurd. Uitval om deze reden valt vaak onder zogenaamde no-riskpolis van de Ziektewet. Verleggen van verzuimkosten Voor sommige verzuimgevallen, aangeduid met vangnetgevallen of no-riskpolis, loopt de werkgever minder financieel risico omdat er recht bestaat op een Ziektewet-uitkering. Dit is onder meer het geval bij: medewerkers die arbeidsongeschikt zijn door ziekte als gevolg van zwangerschap; arbeidsgehandicapten die in de afgelopen vijf jaar in dienst gekomen zijn; medewerkers die ziek zijn gemeld in verband met een orgaandonatie (alleen in geval van het afstaan van een orgaan); medewerkers die in de afgelopen vijf jaar ook een WGA-uitkering hebben ontvangen; werkgevers die besluiten om zelf de WIA-uitkeringen aan hun medewerkers te betalen of ervoor kiezen zich voor de WGA te laten verzekeren bij een particuliere verzekeraar. Daarmee wordt de werkgever eigen risicodrager (zie vraag 55) en hoeft het UWV de WGA-uitkering niet meer te betalen. Het financiële voordeel voor de werkgever is dat er daardoor geen gedifferentieerde WGA-premie verschuldigd is aan het UWV. De premie die verschuldigd is aan 26

11 vraag en antwoord de particuliere verzekeraar is afhankelijk van de leeftijdsopbouw, loonsom en sector (Zie meer over verzuimkosten: UWV maakt gemiddelde WGA-premie voor 2011 bekend In 2011 gaan werkgevers die het WGA-risico (Regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten) verzekeren bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) gemiddeld 0,62 procent premie betalen. De premie is nagenoeg gelijk aan het percentage van vorig jaar. De hoogte van de individuele WGA-premie is afhankelijk van het arbeidsongeschiktheidsrisico van de verzekerde werkgevers. De WGA-premie is één van de premies die moeten worden betaald voor de financiering van de arbeidsongeschiktheidslasten. Werkgevers hebben de keus om het WGA-risico publiek te verzekeren via UWV of voor eigen rekening te nemen. In het laatste geval betalen zij zelf de uitkering of verzekeren zij het risico bij een particuliere verzekeraar. P&O actueel, 2 september 2010 een IVA-uitkering (Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (zie verder vraag 91) die al na dertien weken in gaat. Deze verkorting van de wachttijd kan bij het UWV worden aangevraagd indien zowel de bedrijfsarts als de zieke medewerker van mening zijn dat er sprake is van duurzame arbeidsongeschiktheid, zonder kans op herstel. Deze uitkering wordt in mindering gebracht op de loondoorbetaling; medewerkers die door schuld van een aansprakelijke derde arbeidsongeschikt zijn geworden. Dit zijn zogenaamde verhaalbare gevallen in het kader van het regresrecht (zie vraag 64 t/m 66); medewerkers met zwangerschap- en bevallingsverlof voor wie recht bestaat op een uitkering op grond van de Wet Arbeid en Zorg, waarbij geldt dat ze ziekte verband houdt met de zwangerschap of bevalling; 27