Werken aan Werkvermogen. Verzuimkosten beheersen met duurzaam inzetbare werknemers

Transcriptie

1 Werken aan Werkvermogen Verzuimkosten beheersen met duurzaam inzetbare werknemers

2 De Nederlandse samenleving is erop gericht om burgers zo lang mogelijk te laten meewerken op de arbeidsmarkt. Om dat mogelijk te maken is het zaak dat werknemers gezond zijn en blijven. In dit document leggen we u graag uit wat dat voor u als werkgever betekent. Daarbij focussen we op de eerste twee jaar ziekte en verzuim, want die zijn cruciaal. We laten zien hoe u uitval kunt voorkomen met passende preventiemaatregelen. Hoe u de kans op herstel en re-integratie kunt vergroten met professioneel casemanagement. Tot slot kijken we naar besparingsmogelijkheden met vangnetregelingen en subsidies. Zo leert u werken aan werkvermogen: duurzaam inzetbare werknemers. Inhoud 1. Werkgeverschap in een participatiemaatschappij Werknemers langer inzetbaar Werkgevers meer verantwoordelijk Focus op eerste twee jaar ziekte en verzuim Betalen is verplicht Beheersen is mogelijk Effectief verzuimbeleid voeren Voorkomen: passende preventiemaatregelen Genezen: professioneel casemanagement Regelingen optimaal benutten Vangnetten, subsidies en kortingen Boetes en imagoschade voorkomen Conclusie

3 1. Werkgeverschap in een participatiemaatschappij Nederland verandert steeds meer van een verzorgingsstaat in een participatiemaatschappij. Het streven is dat zoveel mogelijk burgers zo lang mogelijk hun steentje bijdragen aan de samenleving. Een baan verzekert je van inkomsten en vergroot je eigenwaarde. Bovendien nemen de kosten voor de maatschappij af naarmate er minder mensen door bijvoorbeeld ziekte of arbeidsongeschiktheid aan de kant staan. Daarmee verandert ook de kijk op sociale zekerheid. Iemand die niet kan werken, krijgt niet zonder meer een door het collectief betaalde uitkering. Burgers hebben nog wel recht op inkomensbescherming, maar daar staat een plicht tegenover. Iedereen moet zo goed mogelijk beschikbaar blijven voor de arbeidsmarkt. De gedachte daarachter: werk is de beste vorm van sociale zekerheid. 1.1 Werknemers langer inzetbaar Om burgers actief te houden in de maatschappij, is het zaak dat werknemers duurzaam inzetbaar blijven. Daarom moet er veel aandacht zijn voor hun fysieke en psychische gezondheid. Lichamelijke klachten kunnen onder meer ontstaan door zwaar werk of een verkeerde zithouding. Mentale klachten, zoals een burnout, hebben vaak te maken met een hoge werkdruk. Ziekte en arbeidsongeschiktheid kunnen voorkomen worden door zulke oorzaken op tijd aan te pakken. Bovendien kan de impact beperkt blijven door bij opkomende klachten snel in te grijpen. Maar ook de kennis en vaardigheden van werknemers zijn belangrijk. De arbeidsmarkt verandert snel. Door vergaande automatisering en een verschuiving naar online diensten verdwijnen er bijvoorbeeld functies en komen er andere voor in de plaats. Werknemers kunnen niet meer hun hele leven hetzelfde blijven doen. Zij moeten zich blijven ontwikkelen. Dat geldt ook voor mensen die fysiek zwaar werk doen en dat op een gegeven moment niet meer aankunnen. Door op tijd om te scholen, kunnen zij langer blijven werken. 1.2 Werkgevers meer verantwoordelijk Voor een deel is duurzame inzetbaarheid een verantwoordelijkheid van de werknemers zelf. Zij kunnen bijvoorbeeld investeren in bij- of omscholing. Maar ook als werkgever speelt u een belangrijke rol. Zo kunt u zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, een passend takenpakket en de juiste begeleiding als er toch klachten optreden. Dat is goed werkgeverschap. De overheid stimuleert u met financiële prikkels om verantwoordelijkheid te nemen voor de gezondheid en inzetbaarheid van uw werknemers. Zo betaalt u forse premies voor werknemersverzekeringen (WW, WAO, WIA en ZW). Gemiddeld bestaat de totale loonsom voor een derde uit directe en indirecte kosten voor sociale zekerheid: verzuim, re-integratie en pensioen. Door almaar veranderende wetten en regels worden deze kosten steeds hoger. Het goede nieuws is dat u ook meer mogelijkheden krijgt om die kosten te beheersen. Dat doet u door actief beleid te voeren en de juiste keuzes te maken. 2

4 2. Focus op eerste twee jaar ziekte en verzuim Ziekte is niet altijd te voorkomen. Maar snel en adequaat ingrijpen kan de pijn wel verzachten en de impact beperken. Bij ziekteverzuim is de eerste periode dan ook cruciaal. De overheid legt een duidelijke grens bij 104 weken, oftewel twee jaar. Daarna kan een werknemer geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt verklaard worden. In dat laatste geval krijgt uw medewerker een WGA-uitkering. De kosten daarvoor kunnen tot wel tien jaar lang aan u doorberekend worden. U kunt uw WGA-instroom dus beter beperken door verzuim van begin af aan effectief aan te pakken. 2.1 Betalen is verplicht Als een van uw werknemers door ziekte niet kan werken, bent u tot maximaal twee jaar verplicht om minstens 70% van het loon door te betalen. In sommige gevallen hoeft dat niet, omdat de werknemer valt onder de zogenaamde no-risk status. Denk aan werknemers die al eerder arbeidsongeschikt zijn verklaard of een Wajong-uitkering hebben. Ook als de werknemer gedurende die twee jaar ziek uit dienst gaat, gaat uw financiële verplichting door. De werknemer krijgt dan een Ziektewet-uitkering. Ook daar betaalt u voor, tenzij de werknemer onder de eerdergenoemde vangnetregeling valt. Bovenop de kosten voor loondoorbetaling en uitkeringen komen nog indirecte kosten door ziekte. Zo bent u vanwege de Wet verbetering poortwachter verplicht om werknemers te begeleiden bij re-integratie. De kosten daarvoor zijn voor uw rekening, net als die van de bedrijfsarts. Bovendien raakt u natuurlijk geld kwijt door productieverlies of loon voor een vervangende werknemer. In de praktijk blijkt dat de indirecte ziektekosten bijna even hoog zijn als die voor doorbetaald loon. 2.2 Beheersen is mogelijk Er zijn verschillende mogelijkheden om uw verzuimkosten te beheersen. Dat begint met goed verzuimbeleid. Als u verzuim voorkomt of beperkt, dalen ook de kosten die aan u doorberekend worden. Zolang een werknemer bij u in dienst is, bent u zelf verantwoordelijk voor zijn of haar begeleiding en heeft u dus direct invloed op de kosten. Als een werknemer uit dienst gaat en een ZW-uitkering krijgt, neemt UWV de reintegratie standaard over. Om toch invloed te houden op de kosten, kunt u eigenrisicodrager worden. Dan betaalt u de uitkering zelf en niet meer via gedifferentieerde premies. Zo krijgt u weer verantwoordelijkheid over de reintegratie en daarmee over de kosten. Wel bent u dan gebonden aan strikte eisen op het gebied van administratie en re-integratiebegeleiding. 3

5 3. Effectief verzuimbeleid voeren Verzuim is een ingewikkeld probleem. Uitval door ziekte kan verschillende oorzaken hebben. Medische gronden, privéomstandigheden en werkfactoren kunnen allemaal een rol spelen. Daarom is integraal preventie- en verzuimbeleid nodig, gericht op álle factoren. Bovendien is het belangrijk om uw werknemers actief bij het beleid te betrekken en hen op hun eigen verantwoordelijkheid te wijzen. 3.1 Voorkomen: passende preventiemaatregelen Verzuim bestrijden begint met uitval voorkomen. Investeringen in preventiemaatregelen zijn vrijwel altijd lonend. Zorg om te beginnen voor veilige arbeidsomstandigheden die voldoen aan de Arbowet. Zo kunt u met verstelbare bureaus een verkeerde zithouding en bijbehorende klachten voorkomen. Maar ook een goed HR-beleid is belangrijk. Zorg dat werknemers voldoende uitgedaagd worden zonder dat de werkdruk te hoog oploopt. Stimuleer hen om te investeren in hun eigen ontwikkeling en gezondheid. Creëer een open werkcultuur, waar medewerkers zich vrij voelen om belangrijke zaken te bespreken. Dan kunt u er sneller op inspelen als er iets aan de hand is. Let daarvoor ook op signalen dat iemand zorgen heeft, zoals terugkerend kort verzuim, afnemende prestaties en meer conflicten op de werkvloer. Zo kan het zinvol zijn om mee te denken bij financiële problemen. Door een oplossing te bieden, kunt u mogelijk voorkomen dat iemand overspannen raakt. Bijvoorbeeld met een vergoeding voor een schuldhulpverlener of een budgetcoach. Om maatregelen specifiek op uw organisatie af te stemmen, is het de moeite waard om te zoeken naar verzuimpatronen. Als kortdurend verzuim vaker dezelfde oorzaak heeft, kunt u deze aanpakken in uw beleid. Zo kunt u langdurend verzuim voorkomen. Een externe partij kan helpen om een analyse te maken van uw verzuimgegevens. Ook uw collectieve zorgverzekeraar is gebaat bij het terugdringen van uw verzuim en kan bijvoorbeeld helpen met speciale preventieprogramma s. 3.2 Genezen: professioneel casemanagement Als werknemers toch langdurig uitvallen, is het belangrijk om ze van begin af aan goed te begeleiden. Dat vergroot de kans op herstel en re-integratie. Volgens de Wet verbetering poortwachter bent u als werkgever hiervoor verantwoordelijk ook bij flexwerkers uit dienst. Daarvoor zet u een casemanager in. Deze moet rekening houden met de individuele situatie en nauw samenwerken met specialisten. Hij of zij bewaakt de processen proactief en zorgt ervoor dat alle partijen hun steentje bijdragen. Veel organisaties werken met een interne casemanager, bijvoorbeeld de direct leidinggevende van de zieke. Dit vraagt veel tijd en kennis van zo iemand. Hij of zij moet bijvoorbeeld op de hoogte zijn van de wettelijke verplichtingen en mogelijkheden. Zeker in complexe gevallen is het daarom aan te raden een externe casemanager in te schakelen. Die weet vaak ook welke behandelingen effectief zijn en kan snel schakelen met specialisten. Bovendien kan een externe casemanager helpen voorkomen dat iemand doorstroomt naar de WGA. Natuurlijk blijft u zelf ook altijd betrokken bij de werknemer. U bent verantwoordelijk voor de re-integratie op de werkvloer. Zo kunt u het takenpakket of de fysieke omgeving aanpassen. 4

6 4. Regelingen optimaal benutten Er is een heel scala aan compensatieregelingen, subsidies en kortingen beschikbaar om uw kosten op het gebied van sociale zekerheid te beperken. Medewerkers bij de afdelingen HR en financiën weten dat wel. Toch laten organisaties op dit punt veel kansen liggen. Er komt dan ook heel wat bij kijken: mogelijkheden signaleren, regelingen aanvragen, beoordelingen controleren, administratie voeren enzovoorts. Dat vereist vaak een goede samenwerking tussen mensen van verschillende afdelingen. Juist daarom kan het handig zijn om een externe partij in te schakelen die het hele proces in de gaten houdt. Zo laat u geen regeling onbenut. 4.1 Vangnetten, subsidies en kortingen Voor bepaalde groepen werknemers zijn er vangnetregelingen. Vanwege bijvoorbeeld een ernstige ziekte of arbeidsbeperking hebben zij een zogeheten noriskstatus. Bij verzuim hoeft u hun loon niet door te betalen. Ook als zij een ZWuitkering krijgen, wordt dit niet aan u doorberekend. Het is dus belangrijk om van uw medewerkers te weten of zij tot een van deze groepen behoren. Vanaf 2018 geldt dit bijvoorbeeld ook voor oudere werklozen die u in dienst neemt. Daarnaast is er een speciale regeling voor werknemers die verzuimen als gevolg van een zwangerschap of bevalling of vanwege een orgaandonatie. Verder kunt u bijvoorbeeld compensatie krijgen als u werknemers in dienst neemt die lastig aan werk kunnen komen. Of u kunt de schade verhalen als ziekte door toedoen van een andere partij is ontstaan. 4.2 Boetes en imagoschade voorkomen Het is belangrijk dat u op de juiste manier uitvoering geeft aan de regelingen waar u gebruik van maakt. Er gelden strikte regels, onder meer op het gebied van administratie. Houdt u zich niet aan de eisen of vraagt u ten onrechte een bepaalde regeling aan, dan loopt u risico op boetes, loonsancties en naheffingen. Onterecht uitgekeerde bedragen kan de Belastingdienst tot jaren na dato terugvorderen, inclusief een boete en heffingsrente. Zulke maatregelen kunnen bovendien het imago van uw organisatie beschadigen. U kunt dit alles voorkomen door met een gespecialiseerde partij samen te werken. 5

7 5. Conclusie Als werkgever speelt u een steeds grotere rol in de sociale zekerheid voor uw werknemers. Nieuwe wetten en regels zorgen voor hogere kosten en risico s rond ziekte en verzuim. Tegelijk krijgt u zelf ook meer mogelijkheden om deze te beheersen. Door verzuim adequaat aan te pakken of zelfs te voorkomen, beperkt u niet alleen uw kosten, maar zet u zich ook in voor de gezondheid van uw werknemers. Dat is goed werkgeverschap. Collectieve zorgverzekeraars en dienstverleners sociale zekerheid kunnen u helpen om hier de juiste invulling aan te geven. Gebruik deze drie tips om uw verzuimkosten en -risico s beheersbaar te houden: 1. Voorkom uitval Voorkomen is nog altijd beter dan genezen. Zorg voor een veilige en stimulerende werkomgeving. Creëer een open werkcultuur, zodat u het snel opmerkt als er iets aan de hand is. Neem specifieke preventiemaatregelen op basis van verzuimanalyse. En stimuleer werknemers om te investeren in hun eigen ontwikkeling en gezondheid. 2. Begeleid zieken goed Snel en effectief ingrijpen vergroot de kans op herstel en re-integratie. Stel professionele casemanagers aan, die op de hoogte zijn van de wettelijke verplichtingen en mogelijkheden. Zij houden rekening met de individuele situatie en kunnen snel schakelen met specialisten. Zo voorkomt u ook dat werknemers doorstromen in de WGA. 3. Benut regelingen optimaal Er zijn veel besparingsmogelijkheden met vangnetregelingen, subsidies en kortingen. Zorg dat u weet welke werknemers hiervoor in aanmerking komen. Vraag de regelingen aan, controleer beoordelingen en zorg voor de juiste uitvoering en administratie. 6