Aanwezig: Met kennisgeving afwezig: Opening 1a Vaststelling agenda 1b Mededelingen 1c Ingekomen stukken Goedkeuring verslag ALV d.d.

Transcriptie

1 Aanwezig: Yvonne van Silfhout (voorzitter, verenigingslid), Karen Zandbergen (not. secretaris, D1), Jeroen de Joode (penningmeester, H7), Luuk Somers (wedstrijdsecretariaat, verenigingslid), Elly Bom (ledenadministratie, RM4), Diede Labots (PR en communicatie en plv. secretaris, H1), Rob van Ooijen (RM5), Kees Roos (RM1), Frans Hamelink (verenigingslid), Gert Vlaming (RM4), Anita Aartsen (verenigingslid), Ard Pronk (H1), Ton Opdam (H4), Nicolas Kamper (H3), Annely van Overeem (D1), Pauline Gispen (projectcoördinator, recreant), Maaike Schimmel (verenigingslid), Janet Arntz (D4), Alwin Zegers (RM 3), Jet Mol (D2), Jelmer van der Meulen (H2) Met kennisgeving afwezig: Ingrid Stant, Ingrid Schoots, Johannes van de Pol, Raymond Ridderhof en Nick van Silfhout Alle overige leden zonder kennisgeving afwezig. 1 Opening Yvonne van Silfhout opent de ALV om uur in de kantine van sporthal Houtrust en heet iedereen van harte welkom. Ze merkt op dat 3 procent van de leden aanwezig is. 1a 1b 1c Vaststelling agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld Mededelingen Annet van de Ven ligt sinds twee weken ernstig ziek in het ziekenhuis. We hebben namens de vereniging een kaart gestuurd en Yvonne is twee keer langs geweest. Wil je een kaartje sturen, mail dan naar voorzitter@kalinko.nl voor het adres. Als Annet daar in toe stemt, komt er meer informatie op de website. Tot die tijd zijn we terughoudend. Ton Opdam vraagt of Annet haar kan lezen. Dat is niet het geval, maar ze heeft haar mobiel wel bij zich. Die zet ze uit als ze niet wil worden gestoord, dus wie vaak contact met haar heeft, hoeft niet te schromen om te bellen. Ingekomen stukken Er zijn geen voor de ALV relevante ingekomen stukken 2 Goedkeuring verslag ALV d.d. 28 oktober 2008 Rob van Ooijen merkt op dat Gerwin van der Panne als aftredend penningmeester staat genotuleerd, dat moet secretaris zijn. Na deze aanpassing wordt het verslag goed gekeurd. Yvonne van Silfhout merkt nog op dat de evaluatie van het vriendenteambeleid in oktober op de site komt met de aangepaste punten om in de najaars-alv definitief te worden. 3 Voorlopig jaarverslag Rob van Ooijen: Gerwin van der Panne ontbreekt, terwijl hij een deel van het seizoen secretaris was. Dit passen we aan. Ook valt hem op dat het de ambitie is dat recreanten ook scheidsrechters gaan leveren. Gert Vlaming legt uit dat deze ambitie vanuit de recreanten zelf is gekomen. Yvonne van Silfhout wijst op het grote aantal vrijkomende posten in oktober. Die moeten nog worden opgevuld. Ook wordt er nog gezocht naar een talentencoördinator voor volgend jaar. 3a TC Alwin Zegers merkt op dat RM5 op een 5 e in plaats van 6 e plek is geëindigd. Dit passen we aan. Waarnemend TC-voorzitter Yvonne van Silfhout is heel blij met de goede resultaten. In de bekercompetitie staat Kalinko op de 3 e plek in de regio. Ton Opdam vraagt hoe wordt bepaald wie er aan de bekerwedstrijden mee doen. Yvonne zegt dat het gaat om de haalbaarheid (we betalen om er aan mee te doen) en bij de jeugd om de ervaring die het team nog op wil doen. Ton vraagt zich af waarom dan de afweging is gemaakt om H5 en niet H4 te sturen. Volgens Rob van Ooijen heeft 1/5

2 H4 zich in het verleden een paar keer teruggetrokken. Ton merkt op dat ooit is afgesproken dat de teams via een onderlinge wedstrijd uitmaken wie aan de beker mee doet. Dit bevordert de competitie binnen de vereniging. Het bestuur besluit om hier nog eens naar te kijken. 3b 3c 3d Yvonne laat weten dat er 3 kandidaten zijn voor de TC dames (Nicolas Kamper, Joost van Damme en Jeffrey Hoogland) en 2 voor de herenlijn (Janet Arntz en Violette Kamper). Helaas is er nog geen TC-voorzitter. Voor de jeugd blijft Kees Roos de jongens doen en Leontien van Wely meisjes C. Er zijn nog geen kandidaten voor meisjes A en B. Ledenadministratie Rob van Ooijen merkt op dat het ledental opmerkelijk goed is ingeschat. We zitten er slechts een lid of 8 naast. Dat komt volgens Jeroen de Joode door een minder conservatieve schatting. De ledenadministratie en penningmeester gaan door met deze methodiek. Ton Opdam wil weten of er veel oninbare contributies zijn. Elly Blom laat weten dat dit bijzonder weinig is en steeds meer leden overgaan op automatische incasso. PR Diede Labots licht toe dat de sponsoring erg is tegengevallen. Volgend jaar willen we hier harder aan trekken. Steven Roelfsema heeft stad en land afgereisd om een mooie muziekinstallatie bij elkaar te halen. Zaterdag wordt deze tijdens het beachtoernooi voor het eerst gepresenteerd. Annu Ram, moeder van één van de mini s wil helpen bij het maken van de e-surruf. Competitie- en arbitragezaken, incl. scheidsrechterslevering Luuk Somers laat weten dat de twee vacatures van de zaalcoördinatie zijn ingevuld, door Monique Bergmans en Martine Husmann (beiden D6). Hij merkt op dat het is gelukt om alle competitieteams op het eigen niveau in te schrijven. Er zijn genoeg scheidsrechters geleverd omdat er nog steeds leden zijn die niet zelf spelen en toch fluiten. Het bestuur wil van de leden weten hoe we hier volgens hen in de toekomst mee om willen gaan. Kees Roos merkt op dat de dreigementen niet meer serieus worden genomen, omdat er nooit sancties volgen. Ton Opdam vraagt of er teams zijn die structureel heel weinig doen en of dat geïnventariseerd kan worden. Karen Zandbergen zegt dat lang niet alle teams lang bij elkaar blijven. Wil je weten wie wel en niet veel doen, dan moet er elk jaar een inventarisatie worden gemaakt. Kees vindt dat mensen persoonlijk moeten worden aangesproken als ze al lang volleyballen en niets voor de vereniging doen. Rob van Ooijen merkt op dat het een hele administratie wordt als je per team bepaalde punten moet halen en je dan bovendien steeds bezig bent met sanctioneren. Volgens Nicolas Kamper is dat aan het team om op te lossen en taken te verdelen. Rob wijst er op dat het beter gaat met de scheidsrechterslevering door spelende leden. Dat komt volgens het bestuur door gerichte aanschrijvingen en dreiging met terugtrekken van teams. Ton wil weten wat er aan de voorkant wordt gedaan. Elly Bom legt uit dat juist hiervoor Pauline Gispen is aangenomen als projectcoördinator. Nieuwe leden geven op het aanmeldingsformulier aan wat ze willen. Daar gaan we achteraan. In nieuw te formuleren vrijwilligersbeleid willen we hier actiever op in springen en zelf meer doorvragen. Yvonne vat samen: Aanwezige leden vinden door de bank genomen dat; - leden moeten worden aangesproken op hun bijdrage, maar niet worden verplicht; - de verplichtingen over de hele vereniging moeten worden verspreid (dus hogere teams die meer wedstrijden moeten fluiten, hoeven dit niet per se zelf in te vullen); - er niet sec moet worden gekeken naar de scheidsrechterslevering, maar naar het totaal moet worden gekeken wat een team voor de vereniging doet; - nieuwe leden moet worden uitgelegd dat ze bij een vereniging komen waar wordt verwacht dat iedereen mee helpt met de organisatie Het bestuur dankt de leden voor de input en zal deze gebruiken voor een definitief voorstel 4 Financiële tussenstand Jeroen de Joode licht toe: De projectcoördinator komt neutraal op de begroting. Dat we bijna 7000 euro minder hebben besteed komt doordat er minder aan trainersvergoedingen is uitgegeven, geen 2/5

3 Kalinkoppen zijn gemaakt, minder is uitgegeven aan cursussen dan geraamd en er door Luuk Somers en Rob van Ooijen goed en scherp is gekeken naar zaalhuur en bezetting. Rob vraagt of cursussen als een aparte post zijn opgenomen omdat de bedragen flink fluctueren. Dit is het geval. 5 Bedank actieve leden en herverkiezing Luuk Somers Yvonne van Silfhout bedankt Alwin Zegers en Jet Mol met een bloemetje, wijntje en bon voor hun jarenlange inzet als TC-leden. Het bestuur heeft ook bedankjes laten maken voor trainers, coaches en kaderleden. Het zijn shirtjes die het komende seizoen vast veelvuldig in de zalen te zien zijn. Yvonne van Silfhout schorst de vergadering voor een pauze en heropent na een kwartier weer. Luuk Somers is twee jaar geleden aangetreden als bestuurslid in de voorjaars-alv. Hij stelt zich weer beschikbaar. Rob van Ooijen merkt op dat dit alleen in de najaars-alv kan. Dit is officieel wellicht zo, reageert Yvonne, maar in de praktijk is Luuk in de voorjaars-alv aangetreden. Luuk wordt, met een fles wijn, hartelijk bedankt voor al het werk dat hij de afgelopen jaren heeft verricht. De vergadering stemt per acclamatie in met zijn herverkiezing. 6 Voorlopige begroting en vaststelling contributie Jeroen de Joode licht de opmerkelijke zaken toe: We verwachten meer leden. Zaalhuur gaat omhoog. De sponsorinkomsten van 3000 euro zijn bij lange na niet gehaald, daarom wordt het doel voor komend jaar gehalveerd. Dat is een risico, beantwoordt hij een vraag van Ton Opdam, maar dat kunnen we lopen en zo houden we ambitie. Kees Roos wijst er op dat de banners van adverteerders waarvan de contracten zijn afgelopen van de site moeten. Daar gaat het bestuur achteraan. Ton vindt het opmerkelijk dat de trainersvergoedingen weer op staan geraamd, terwijl er afgelopen seizoen minder werd uitgegeven. Yvonne van Silfhout motiveert deze keuze met de verklaring dat Esther Brands haar opleiding nog niet had afgerond, komend jaar wel. De trainer van dames 2 halverwege afhaakte, wat komend seizoen hopelijk niet gebeurt. En er op de jeugd volgend jaar meer ervaren dus duurdere trainers komen. Ton stelt dat de shirts voor vrijwilligers beter structureel op de begroting kunnen. Het bestuur beaamt dat er continuïteit in moet zitten en bekijkt nog hoe dat wordt gedaan. Jet Mol vraagt of de Mastercompetitie onder Recreanten of onder Senioren valt. Het bestuur zal dat nog nakijken bij de Nevobo. Er ontstaat discussie over de vraag hoe hoog de reserve zou moeten zijn. Gert Vlaming merkt op dat we 7000 euro beter uitkomen dan gepland (op 6000 positief in plaats van 1000 negatief). Jeroen legt uit dat we niet willen groeien, omdat de reserve goed op orde is. Maar in het verleden is er ook wel eens verlies gedraaid, dus we moeten er rekening mee houden dat het negatiever uit kan vallen. Yvonne vult aan dat we meer taken moeten gaan professionaliseren als we onvoldoende vrijwilligers blijven houden. Dat kost geld. Gert vraagt zich af of we wel energie moeten besteden aan sponsoring als we het geld niet nodig hebben en de mensen wel. Het bestuur laat weten dat we onze prioriteiten zeker stellen bij de noodzakelijke functies, maar leden moeten vooral doen wat ze het leukst vinden. Enkele leden suggereren om eens gericht na te denken wat een goede reserve zou zijn. Het bestuur belooft er op terug te komen. De Nevobocontributie is vorig jaar flink verhoogd, de zaalhuur dit jaar, vertelt Jeroen. Daarom laten we de contributie met 1 euro 80 stijgen. Rob van Ooijen wil weten waarom niet procentueel. Hij meent dat de stijging voor de mini s onevenredig hoog is. Dat gebeurt omdat het om zo n luttel bedrag gaat en we met percentages op lastige bedragen uitkomen. 3/5

4 Volgend jaar houdt het bestuur de contributies over de hele lijn weer helemaal tegen het licht om te zien of het allemaal nog eerlijk is. Jeroen vertelt dat dit drie jaar geleden voor het laatst is gedaan, maar er intussen veel is veranderd. Ton Opdam wijst er op dat niet alles mathematisch te berekenen is, omdat teams elkaar ook ondersteunen en de vereniging meer is dan de optelsom van trainerskosten, zaalhuur en materiaal. Anita Aartsen vult aan dat de mini s bijvoorbeeld ook een sinterklaasfeest krijgen en veel andere (geld en tijd kostende) bezigheden. Het contributievoorstel wordt aangenomen. Het bestuur krijgt de ruimte om zich volgend jaar weer over het model te gaan buigen en neemt gemaakte opmerkingen hierbij mee. 7 Plannen a TC-plan en talentenbegeleiding Rob van Ooijen en Yvonne van Silfhout hebben op basis van een werkstuk van Esther Brands een TCplan geschreven. Met hulp van feedback van het TC-kader en andere leden. Dit wil het bestuur als basis gebruiken voor nieuwe kaderleden. Het kan elk jaar worden geupdate. Pauline Gispen mist uitleg bij wat de TC-coördinator doet en het organogram klopt niet helemaal. Yvonne merkt dat er geen verwijzing is naar de bijlage waar dit in staat. Het vriendenteam mist in het organogram. Beide zal ze nog toevoegen. Pauline wil ook dat de teamverantwoordelijkheid voor de zaaldienst in het plan komt. Dat wijst het bestuur af, omdat het in het zaaldienstplan hoort. Wie nog opmerkingen heeft, kan die naar voorzitter@kalinko.nl mailen. 7b Zaaldienstplan Luuk Somers heeft het eerdere zaaldienstplan iets aangepast. Zo kan de hulp in worden geroepen van spelende teams bij het afbreken en opbouwen. Jelmer van der Meulen vindt die opmerking te vrijblijvend. Als je opschrijft dat de spelende teams moeten helpen, zijn ze medeverantwoordelijk. Luuk stemt in om het aan te passen. Kees Roos heeft opmerkingen van ouders gekregen dat C-jeugd soms op vrijdagavond moet tellen, terwijl ze dan niet zelf spelen. Yvonne van Silfhout merkt op dat hier ook jeugd van 11 jaar bij kan zitten en het voor hen inderdaad laat kan zijn. Kees vraagt of het mogelijk is om onderscheid te maken tussen jonge en oudere jeugd, of dat dat heel veel werk is. Ard Pronk vraagt zich ook af wat de onmisbaarheid is van de hele jonge kinderen, daar er ook altijd een volwassene bij moet zijn. Luuk zal bekijken of de jonge C-jeugd alleen op zaterdag kan worden ingezet. Hij wil wel het idee hoog houden dat iedereen iets voor elkaar doet. Janet Arntz wil weten hoe hoog de boete is als de wedstrijd te laat begint. Dat is 10 euro, maar Luuk merkt op dat die nooit worden geïnd. Het probleem is dat de paar minuten die aan het begin van de avond niet uit lijken te maken, voor het laatste team kunnen uitmaken dat de wedstrijd niet kan worden uitgespeeld. Pauline Gispen vraagt zich af of we niet heel hard achter meer zaaldienstcoördinatoren aan moeten gaan. Yvonne laat weten dat er hoe dan ook een vacature staat en het verstandig is om verder te zoeken. Het is erg zwaar om elke week weer hele dagen te draaien. Verschillende leden laten weten dat ze het erg waarderen dat er twee mensen zijn (Luuk en Annet) die de afgelopen jaren er altijd weer waren. De vraag is of iedereen dat op wil brengen. Jelmer vraagt zich af of het wel een haalbaar concept is om naar dit soort loten uit de loterij op zoek te gaan en we niet moeten gaan nadenken over een andere methode. Eigenlijk zou de zaaldienstcoördinator alleen moeten regelen dat de aanvoerders goed hun werk doen. Luuk laat weten dat alle wedstrijden zijn gefloten, wat de coördinator ook veel tijd scheelt, omdat de wedstrijden dan niet opnieuw hoeven te worden ingepland. Jelmer zegt dat de teams ook reservescheidsrechters kunnen leveren. Alleen al voor de enkele keer dat Luuk en Annet niet kunnen, moeten we iets achter de hand hebben. Het bestuur is het hiermee eens en zal alternatieven onderzoeken. Gert Vlaming laat nog weten dat de wedstrijden van recreanten niet altijd om elf uur zijn 4/5

5 afgelopen. De teams moeten er beter op letten om half tien te beginnen, maar ze kunnen vaak dan pas het veld op. Yvonne vertelt dat ze al jaren probeert om de zaal tot kwart over elf te krijgen, maar niet alle beheerders hierin mee gaan. Er is overleg met de gemeente over de vrijdagavond. Voor komend seizoen proberen we het op papier te krijgen. 8 Rondvraag Nicolas Kamper wil weten wat er met de foto s is gebeurd die Rokus heeft genomen ter promotie. Diede Labots zal ze doorsturen. Eén van de foto s (van Laurens Zandbergen) is gebruikt voor de nieuwe jeugdfolder. Yvonne van Silfhout zegt dat ze een exemplaar op de website wil, die leden die ze nodig hebben kunnen bestellen. Er komt ook een nieuwe folder voor senioren. Gert Vlaming zegt dat er vanaf juni betaald parkeren komt bij de Gaslaan. Of trainers een vergoeding kunnen krijgen. Diede vraagt bij de gemeente wat de plannen precies zijn om te bepalen wat mogelijke oplossingen zijn. 9 Sluiting Yvonne van Silfhout dankt iedereen voor zijn komst en sluit de vergadering om uur. 5/5