ALV 16 Juni 2011 Locatie Hourtustkantine

Transcriptie

1 ALV 16 Juni 2011 Locatie Hourtustkantine Aanwezig: Rob van Ooijen (TC-voorzitter), Rosa Oliver Betrian (Penningmeester, verenigingslid), Mario Cosman (a.i. Voorzitter), Thea Cosman (a.i. bestuurslid), Pauline Gispen (projectcoördinator), Yvonne de Heus (bestuurslid Activiteiten, PR & Communicatie en Sponsoring), Kees Roos, Luuk Somers, Frans Hamelink, Johannes vd Pol (Kascommissie, verenigingslid), Alwin Zegers, Diede Labots, Hensley vd Lee, Elly Adrichem, Bert Aartsen, Fedderik vd Bosch, Willem Jan Spreeuwers (Materiaalcommissie), Monique Bergmans, Patrick v Berkel, Gert Vlaming, Willem-Jelle Berg, Jolanda Zuur (Houtrustkantine) en Karen Ephraim. Afwezig met kennisgeving: Katja Roose, Karen Zandbergen, Jeroen Veenstra 1 Opening Mario Cosman heet iedereen van harte welkom en geeft aan dat deze ALV in een strak schema zit ivm de aansluitende vrijwilligersborrel. Vanuit de aanwezige leden komen geen aanvullende agendapunten. 2 Mededelingen Punt 8 Bestuursverkiezingen wordt behandeld als 4 e punt. Er zijn verder geen aanvullende mededelingen. 3 Verslag vorige ALV Op het verslag (tekstueel) zijn geen opmerkingen/aanvullingen. Inhoudelijk staan er een aantal punten waar Mario nog wat aanvullingen vraagt/geeft: 1. Boetesysteem voor ballen. Willem-Jan Spreeuwers van de materiaalcommissie is bezig om een borgstellingverklaring op te stellen en na goedkeuring door Bestuur zal deze ingevoerd worden in het nieuwe seizoen. Korte beschrijving is dat er door de teams per ballentas een borg van moet worden betaald, die bij volledige inlevering weer wordt uitbetaald. Afgelopen seizoen zijn er weer veel ballen verdwenen (Jolanda weet tijdens de ALV nog een aantal ballen tevoorschijn te halen en tipt om te informeren bij de beheerder om in de ballenkasten te kijken van de scholen). De ingelaste maatregel om in Houtrust alleen nog ballen tijdens wedstrijden beschikbaar te stellen (2 ballentassen bij de beheerders), heeft wel vruchten afgeworpen. Er zijn geen trainingsballen meer verdwenen. 2. Jeugdsportcoordinator vacature staat weer open. De samenwerking met Rodin Merx wordt na augustus stopgezet. De inzet komende maanden wordt beperkt tot beach-activiteiten. De samenwerking heeft niet het gewenste effect gehad. Oproep om rond te kijken voor geschikte kandidaten in ieders omgeving. Meer informatie is terug te vinden op de site. 4. Bestuursverkiezingen Yvonne neemt dit deel over en geeft aan dat Mario Cosman en Thea Cosman de afgelopen 4 maanden a.i. hebben meegedraaid met het Bestuur. Zij stellen zich beschikbaar voor de functies van voorzitter (Mario) en bestuurslid (Thea). Beiden worden unaniem verkozen. 1

2 5 Financieel 1. Overzicht Seizoen Rosa neemt aan de hand van de bijgevoegde toelichting door waardoor we verwachten op een negatief saldo uit te komen van Zie bijlage 1 voor de uitgebreide toelichting. Besproken wordt de boete op de zaalhuur die door uitbreiding aantal te spelen sets niet voorzien. Op dit punt wordt gevraagd of hier iets aan gedaan kan worden? Denk aan strakker beleid voor de thuisfluiters en zaalcoördinatie. Rob legt uit dat voor komend seizoen op vrijdagavond de mogelijkheid is gecreëerd om tot uur de zaal te huren ipv tot uur. Eerder beginnen is helaas mogelijk, waardoor het een kwestie blijft van tijdig beginnen en strak op schema blijven. 2. Begroting 2012 Ook bij de begroting 2012 wordt aan de hand van de bijgevoegde toelichting uitgelegd waarom er op verschillende posten wordt bezuinigd. Zie bijlage 2. Aan het Bestuur worden over de volgende onderwerpen vragen gesteld: 1. Zaalhuur Is verlaging reëel? Rob legt uit dat de toebedeling ronde van de zaalhuur net is geweest en door slim plannen is het mogelijk om deze post te bezuinigen. Wel heeft de gemeente een huurverhoging aangekondigd. Deze zit niet in de begroting meegenomen (dit punt wordt verder toegelicht bij de contributieverhoging). 2. Huur kantoorpand moeten we dit aanhouden? Kees Roos geeft aan dat als er bijvoorbeeld geïnvesteerd moet worden in Jeugd, dat dit geld zeer welkom is. Mario legt uit dat deze post een afweging is en telkens opnieuw moet worden bekeken. We hebben voor een eigen kantoor gekozen om diverse redenen (opslagplaats, werkplek voor stagiaires; projectcoördinator; jeugdsportcoordinator). Voorlopig is het huurcontract voor een jaar aangegaan en in oktober zullen we opnieuw keuzes moeten maken of we hiermee doorgaan. 3. Loonkosten Proeftuin deze post is lager? De subsidie van de proeftuin loopt tot eind Het contract met Pauline loopt tot april We zullen moeten bekijken hoe en of we de rol kunnen behouden. Doel komend halfjaar is via verschillende kanalen inkomsten genereren. 4. Grote Clubactie deze inkomsten staan hoger begroot? Pauline ligt toe dat de Grote Clubactie wordt aankomend seizoen breed uitgezet over de vereniging en hiermee wordt verwacht meer inkomsten binnen te halen. Het wordt geen verplichting om mee te doen. 5. Materiaal post is naar beneden bijgesteld hoe hiermee om te gaan? We gaan bekijken hoe we zuiniger met bestaand materiaal om kunnen laten gaan en zo minder aan te schaffen. Tevens wordt gezocht naar subsidies/sponsors. 6. Sponsoring deze post zou omhoog kunnen? Sponsoring is nog in opstartende fase en maakt tov van afgelopen jaren al een sterke groei. Meer is mooi meegenomen, maar we gaan de mogelijk inkomsten nog niet incalculeren zolang die niet zeker zijn. 7. Toernooien hoe staat het met de voortgang van sommige toernooien? Een 2

3 aantal toernooien hebben geen doorgang gehad (Kalinko Open, recreantentoernooi en oliebollentoernooi) omdat het niet van de grond kwam door animo of organisatie. Voor aankomend seizoen komen er zeker weer toernooien (40-jarig jubileum, gaat van andere post). Hierdoor gaan we terug naar de oorspronkelijke begroting voor toernooien. 3. Contributieverhoging Het Bestuur legt aan de ALV voor om de contributie jaarlijks te laten stijgen obv de prijsindex CBV (Jaarmutatie). Voor dit jaar bedraagt deze 3%. De leden stellen voor om dit toch jaarlijks te bekijken, zeker nu de kosten lijken te stijgen. Men voorziet anders toch een jaarlijkse discussie. Daarnaast heeft de gemeente een huurverhoging aangekondigd, waarvan de hoogte onduidelijk is. Mogelijkheid bestaat dat dit op 5,5% ( 2.750,00 verhoging) zal uitkomen. Het Bestuur heeft aan de ALV voorgelegd hoe hiermee om te gaan. ALV stemt ervoor om voor seizoen de contributie te verhogen met 3,5%. 4. Korting Ooievaarspas De gemeente geeft minder korting terug dan door de vereniging wordt gegeven aan leden die gebruikmaken van de Ooievaarspas. Het Bestuur vraagt de ALV hoe hiermee om te gaan: de kortingen op Ooievaarspas te behouden (en daarmee de kosten voor leden die minder geld beschikbaar hebben laag houden) of de korting verlagen (en daarmee meer inkomsten genereren). ALV stemt unaniem in om de huidige kortingsregeling te behouden aangezien Kalinko als vereniging ook een maatschappelijke functie heeft jarig Jubileum Door Pauline worden de activiteiten van het 40-jarig jubileumjaar toegelicht. In het weekend van 17 september zal er een 3-daags evenement plaatsvinden met o.a. komst van Bas van Goor jeugdtoernooi, toernooi in trend van oliebollentoernooi, toernooi voor de Topteams en toernooi voor de mini s. Het programma wordt aangevuld met feesten in Houtrustkantine en Lindobeach (terug naar de roots van Kalinko). De toernooien van dit evenement zijn (deels) niet alleen voor Kalinkoleden, maar ook voor omliggende verengingen om deel te nemen. De aankondiging van dit evenement zullen eerdaags starten op de site. Bert Aartsen geeft als tip mee om te kijken of hier nog evenementsponsoring voor te vinden is. Ons 40-jarig jubileum kan een sterk middel zijn en hierdoor kunnen kosten worden beperkt. Tijdens de 3-daagse gaan we geld ophalen voor de stichting van Bas vd Goor. 7 Trainingspakken Vanuit het bestuur is het initiatief genomen om te kijken naar een verenigingspak. Thea is met een groep bezig om de mogelijkheden te bekijken. Er zijn vele alternatieven en prijskaartjes. De beste optie lijkt om een eigen pak te ontwerpen, zodat het pak langdurig in dezelfde stijl beschikbaar is. Andere pakken veranderen elke 3 jaar. ALV geeft de voorkeur aan een presentatiepak en geeft toestemming om door te gaan. Tevens wordt besloten te kijken naar een Kalinko sporttas Wel benadrukt de ALV dat het goed is om snel te starten met communicatie en bij start van het seizoen middels intekenlijst een zo groot mogelijke order te realiseren. 3

4 8 Vacatures Mario geeft aan dat er op dit moment 9 dringende vacatures zijn en doet op iedereen een beroep om te kijken of er binnen eigen omgeving geschikte kandidaten lopen en mensen hierover aan te spreken/ tip geven. De vacatures worden zsm weer op de site geplaatst. Onder meer de rol van Penningmeester, trainer heren 1 en zaaldienstcoordinator moeten voor het begin van het seizoen worden opgevuld. 9 Rondvraag Als sluitend punt op de agenda een aantal vragen/ tips: Luc Somers Stel vrijwilligerstaken verplicht. Hierover is vorige ALV ook gesproken. Het bestuur neemt komend seizoen om alternatieven af te wegen. Patrick v Berkel Hoe staat het met de halve verlichting op donderdag in de Gaslaan. Doet de gemeente hier al wat aan. Rob ligt toe dat hij dit heeft aangekaart bij de gemeente, maar nog geen reactie heeft gekregen. Maandag zit hij weer met de gemeente en zal dit nogmaals meenemen. Jolanda Zuur Merkt op dat er vergaderafspraken worden gemaakt zonder afstemming of de kantine open is. Dit levert (van beide kanten) onvrede op. Verzoek om onder de leden aan te geven dat afstemming met kantinehouder wenselijk is. Begin van het seizoen worden de regels/afspraken met de uitbaters op de site geplaatst. Om uur sluit de ALV. 4

5 Bijlage 1. Toelichting Financiën Schatting Algemeen In seizoen 2010/2011 is Kalinko geconfronteerd met een aantal flinke tegenvallers, waardoor het resultaat voor dit seizoen negatief zal uitvallen. Op basis van de huidige inzichten (nog niet alle gegevens zijn binnen) wordt verwacht een verlies van bijna Dit bedrag is globaal opgebouwd uit: - Hogere kosten trainers en trainersvergoedingen Hogere kosten huur door meer gebruik van de zaal, huur Maerlant, minder doorbelaste huur en huurverhoging gemeente - Nieuwe spelregels waardoor 5 sets worden gespeeld, op zaterdag 500, op vrijdag Tegenvallende ledenaantallen aan het begin van het seizoen + meer gebruik van automatische incasso - Aanpassing van de regeling van Ooievaarspas, waardoor we minder subsidie krijgen van de gemeente - Huur + kosten van de kantoorruimte, welke in de begroting niet was voorzien Totaal Organisatie en Professionalisering De trainersvergoedingen stijgen als gevolg van meer teams en de nodige kwaliteiten trainingen om op hoge klasse te kunnen spelen. Tevens zijn er extra kosten door parkeervergoedingen. Nieuw in zijn de kantoorkosten te Marcelisstraat 86 in Scheveningen, sinds 16 december 2010 worden de huurkosten in rekening gebracht. Voor de locatie is gekozen om voor de vereniging een centrale plek te hebben alsmede een werkplek voor de projectcoördinator, de jeugdcoördinator en de verschillende stagairs. Begroot was dat meer animo zou zijn voor het volgen van opleidingen, de werkelijke kosten laten zien dat minder belangstelling voor trainingen/opleidingen is dan gewenst. Kernactiviteiten De zaalhuurkosten stijgen door het toename van de trainingen en de keuze om zaterdag 3 in plaats van 4 velden te gebruiken. In is gebruik gemaakt van extra zaalruimte van het Maerlant College (ruim 2.000) en daarnaast zijn de huurtijden van locatie Houtrust en Gaslaan ook gestegen ten opzichte van vorige jaren. Door aanschaf van extra beachmaterialen komt de post spelmateriaal hoger uit dan was begroot. De (extra) inkomsten waarvan verwacht werd dat deze door de Proeftuin en de Jeugdcoordinator gegenereerd zouden worden, zijn niet waargemaakt. Contributies Met het gebruik van de contributie module Sportlink is meer inzicht in de mutaties van de contributie gelden. Het totale bruto bedrag aan contributie kwam op ,-. Het bedrag wordt verminderd met de kortingen wegens automatische incasso ( 5.555) en de ooievaarpassen ( 4.288,-). Sinds 2010 is de Ooievaarpassen regeling versoberd: Kalinko krijgt voor jongeren tot 18 jaar geen 100% van de korting maar 90%, voor leden ouder dan 18 jaar is de tegemoetkoming 80% van de korting geworden. Dat heeft geresulteerd in een fors verlaging van aan inkomsten voor het huidige seizoen Sponsorgelden en advertenties In het seizoen is de activiteiten en PR commissie goed bezig geweest met een bijna volgens begroting resultaat behaald. Ook de sponsorcommissie heeft de benodigde resultaten bereikt. 5

6 Bijlage 2. Toelichting Begroting Het seizoen 2011/2012 staat in het teken van het 40 jarig jubileum van de vereniging. Het aanbieden van volleybal in de breedte van de sport in combinatie met het stimuleren van prestaties bij de eerste jeugd- en seniorenteams willen we conform het beleidsplan blijven uitvoeren. Daarbij wordt extra aandacht besteed aan opleiden van trainers en scheidsrechters. Het seizoen zal ook in het teken staan van versobering. De gemiddelde kosten stijgen met ruim 3%, vooral veroorzaakt door hogere zaalkosten. Daarbij dalen subsidies van de gemeente. Het seizoen 2010/2011 wordt met een negatief saldo afgesloten, dat willen we niet nog een jaar. Alle aanleiding om een aantal maatregelen te nemen om de stijgende kosten te beheersen op het niveau van de verwachte inkomsten. Zowel voor komend seizoen als voor de seizoenen daarna. Investeren We blijven investeren in de sport. Dit willen we doen vanuit verdere professionalisering van de vereniging als geheel. Het verder opbouwen van kwaliteit van trainingen zetten we door met het oog op het halen van een hogere competitie niveau. Hierbij zal wel gekeken worden naar de daarvoor beschikbare financiële ruimte. De hoger spelende teams zullen de opgebouwde kennissen en ervaringen delen met lagere teams zodat de geïnvesteerde bedragen en tijd ook in de verenging terug vloeien als verbetering van alle teams. Kennis delen gebeurt onder meer door geven van (extra)training en mogelijkheid van meetrainen. Naast de aandacht voor trainers en trainingen, wordt ook het opleiden van scheidsrechters planmatig opgepakt. Afgelopen jaren is onvoldoende structureel aandacht besteed aan het verwerven van nieuwe scheidsrechters en de doorgroei. De NeVoBo verwacht hier nu en komende jaren steeds meer van de verenigingen. Daarop moeten we ons voorbereiden. Van alle teams wordt hier een actieve bijdrage verwacht. Kostenbeheersing Er zijn lopende afspraken over de huur van kantoor Marcelisstraat te Scheveningen. Deze worden ook in de begroting meegenomen. Er wordt wel gekeken of er goedkopere oplossingen zijn om een centrale werk/vergaderplek te creëren. Extra activiteiten zijn belangrijk voor ons als vereniging, maar mogen ons niet financieel in de problemen brengen. Uitgangspunt daarbij wordt dat niet-zaal volleybal gerichte activiteiten zichzelf gaan bedruipen door een bijdrage van de deelnemers. Ons 40 jarig bestaan is het waard om aandacht aan te besteden. Goed voor de vereniging zelf en de mogelijkheid om ons te profileren. Gezien de financiën wordt gekozen om dit wel op een soberdere manier te doen dan in eerste instantie was bedoeld. De zaalhuur is door actieve afstemming door de TC onder controle gebracht. De zalen worden komend seizoen effectief gebruikt en extra (dure) inhuur wordt zoveel mogelijk voorkomen. Inkomstenvergroting De vaste kosten voor de vereniging blijven komende jaren stijgen. Een stijging van de contributiegelden is daarom noodzakelijk. Voorstel van het bestuur is om de contributiegelden beheerst te laten stijgen op basis van de CBS-index. Voor dit jaar betekent dit een verhoging van 3%. De totale omvang van de vereniging zien we stabiel blijven dit jaar: een stijging bij de jeugd en een daling bij senioren en recreanten. Vanuit het project Proeftuin hebben we nog subsidie gegarandeerd tot eind van het jaar en nog een reservering voor een aantal maanden daarna. Daarbij zijn we bezig met aanvragen van vervolgsubsidie (nog niet opgenomen in begroting). Het project moet komende periode mede zorgen voor extra inkomsten, onder meer om de kosten voor komende jaren te kunnen financieren. Op dit moment is nog niet duidelijk of dit een reële verwachting is, daarom zijn in de begroting nog geen extra inkomsten vermeld. De financiering van de projectcoördinator vanuit de bestaande middelen is niet reëel. Over hoe we omgaan met de dalende opbrengsten vanuit de Ooievaarspas gaat het bestuur zich beraden. Uitgangspunt is dat we als vereniging een maatschappelijke verantwoordelijkheid hebben om de volleybalsport voor iedereen bereikbaar te houden. De sponsorcommissie is goed op gang en de eerste sponsors zijn binnen. Er zijn goede plannen om actief met nieuwe sponsoren te komen. De Kalink(o)rant was hiervan een mooie uiting. Met het breder inzetten van de totale jeugd van de vereniging voor de Grote club actie verwachten we komende seizoenen met gezamenlijke inspanning extra inkomsten te kunnen genereren. De ALV wordt gevraagd om in te stemmen met/te stemmen over: Het jaarlijks laten stijgen van de contributie op basis van de prijsindex CBS (jaarmutatie) van het afgelopen jaar. Voor seizoen 2011/2012 wil dit zeggen een stijging met 3%. De voorgestelde begroting, gebaseerd op bovenstaande voorstellen. De gemeente heeft recent aangekondigd de huur te gaan verhogen. De hoogte daarvan is onduidelijk. Mogelijk zelf 5,5% (= 2.750). Hoe gaan we om met deze tegenvaller? 1. Extra verhoging voor iedereen, 2. Extra verhoging senioren, 3. Uit algemene reserve, 4. Anders, nl. 6