ALV 3 november /5

Transcriptie

1 Aanwezig: Rob van Ooijen (voorzitter, TC-voorzitter, RM6), Karen Zandbergen (secretaris, not., D1), Rosa Oliver Betriam (penningmeester, verenigingslid), Diede Labots (algemene zaken, H2), Yvonne de Heus (activiteitencommissie, D6), Wiesje Elfferich (secretaris, D12), Luuk Somers (verenigingslid), Kees Roos (RM1), Frans Hamelink (verenigingslid), Pauline Gispen (projectcoördinator), Johannes van der Pol (kascommissie, verenigingslid), Steven Roelfsema (recreanten), Leo Spaans (RM5), Ilona Lievaart (D1), Anita Aartsen (verenigingslid), Rodin Merx (jeugdsportcoördinator), Mario Cosman (RM7) Met kennisgeving afwezig: Maarten Stoltenborg, Gert Vlaming, Martin Buis, Remco Stevens, Maaike Schimmel, Elly Bom, Frank van den Berg, Chantal Zanoni, Frank Pronk (vader van Fleur &MarjoleinPronk), Jeroen Veenstra, Marjo Donker, Alwin Zegers, Monique Bergmans, Hensley van der Lee, Katja Roose. Alle overige leden zonder kennisgeving afwezig. 1 Opening Rob van Ooijen heet iedereen van harte welkom. De vergadering is in De Blinkerd vanwege de Haagse korfbaldagen in Houtrust en de rolstoelontoegankelijkheid van de Gaslaan. 1a Vaststelling agenda Rob stelt voor na de bestuurswisseling pauze in te lassen als de tijd dat toelaat. Verder blijft de agenda ongewijzigd. 1b Mededelingen - De Kalinkoppen zijn gereed, met veel dank aan Monica Visee, Lisa Dalhuijzen, en Elly Bom en Maaike Schimmel. - Na anderhalf jaar zoeken is de functie van jeugdsportcoördinator ingevuld: Rodin Merx is 15 oktober in dienst gekomen bij Kalinko, gedetacheerd vanuit de gemeente. Hij stelt zich voor. Heeft Halo gedaan en sporteconomie en vorig jaar in Rotterdam gewerkt als combifunctionaris. Rodin werkt deels voor gemeente, deels voor vereniging. - Rob: De eerste maanden van Regio West zijn begonnen. Meer teams spelen vijf sets. De fusie heeft veel gevraagd van vrijwilligers. De rayontrainingen zijn gestopt, daarop zijn zes verenigingen in talententrainingen gestapt. De selectie daarvan heeft plaatsgevonden en zondag beginnen de eersten. Daarvoor zijn nog assistenttrainers nodig waar een vergoeding tegenover staat. Wie interesse heeft kan zich melden bij Rob of bij Pauline Gispen. 1c Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 2 Goedkeuring verslag ALV Rob van Ooijen constateert dat het bestuur onder punt 5 belooft werk te maken van een boetesysteem van ballen. Dat is nog niet gemaakt. Willem-Jan Spreeuwers van de materiaalcommissie laat weten dat hij hiermee aan de slag is. Het verslag wordt goedgekeurd. 3 Jaarverslag Karen Zandbergen vertelt dat het steeds moeilijker lijkt om vrijwilligers te vinden voor de grote functies, terwijl er over de hele linie juist ontzettend veel door leden wordt gedaan. Het bestuur werd vorig jaar al moeizaam compleet gemaakt. Nu is dat nog lastiger gebleken. Rosa Betriam: In grote lijnen zijn de financiën zoals verwacht. Het jaar is afgesloten met een klein verlies. De contibutieinkomsten zijn iets gestegen door toename leden. Sponsorgelden was nul, geen activiteit afgelopen jaar. De rente-inkomsten spaarrekening beetje gestegen ten opzichte van vorig jaar ondanks dat rente nog steeds zo laag is. Opbrengsten als verwacht. Beetje gestegen door indexatie. Verder geen grote verrassingen. In de begroting voor komend jaar is het enige verschil met mei, de stijging van de contributie die 1/5

2 toen is goedgekeurd. Wiesje Elfferich vraagt of er nog wat winst te behalen is door automatisch incasso verplicht te stellen. Karen vertelt dat hier vorig jaar discussie op is geweest tijdens de ALV. Toen wilden leden geen verplichting opgelegd krijgen. Wel is het verschil financieel groter gemaakt tussen leden die wel en niet automatisch betalen. Eerder kreeg iedereen korting die op tijd betaalde, automatisch of niet. Dat heeft al veel opgeleverd. Er zijn gegevens in de winst- en verliesrekening weggevallen over Karen vraagt Frans Hamelink om het op de website te verbeteren. Het bestuur biedt aan de cijfers rond te laten gaan of in de pauze te laten zien, maar de vergadering heeft er zo wel vertrouwen in.. De vergadering gaat over naar het verslag van de kascommissie, alvorens de rest van het jaarverslag te bespreken. 3a Verslag kascommissie De kascommissie zelf is niet aanwezig, dus Rob leest voor uit hun brief. Daarin staat dat er 3820 euro aan contributie is binnengehaald uit voorgaande jaren. Dat is meer dan gebruikelijk. De commissie adviseert de boekhouding aan de ledenadministratie te koppelen. Het bestuur werkt hier aan. De boekhouding is netjes aangetroffen. Steekproef bonnetjes geen problemen. Complimenten aan penningmeester. Deelt het bestuur. Kascommissie beveelt de ALV aan om de penningmeester decharge te verlenen en wenst haar veel succes met komende jaar. De jaarrekening wordt zoals opgesteld, vastgesteld door de vergadering. Rosa wordt gevraagd nog een jaar penningmeester te zijn. Dat wil ze. 3 Vervolg jaarverslag Over de leden- en contributieadministratie zijn geen vragen. Ilona Lievaart is net begonnen binnen de commissie competitie en arbitrage. Veel nog nieuw voor haar. Ze krijgt erg veel vragen en er wordt veel verwacht. Vorige week zijn Ilona en Rob naar een clusterbijeenkomst van de Nevobo geweest. Ze hoopt in deze functie verder te groeien. Scheidsrechters waren aangewezen op wedstrijden tijdens hun eigen wedstrijd, dit was een systeemfout. Ilona denkt dat nu de grootste fouten uit het systeem zijn. Diede: Scheidsrechtersbeoordelingen worden nu digitaal ingevoerd. Hij heeft daarover een mail gestuurd naar alle teams. Ilona: voor scheidsrechters zelf ook nuttig om te zien. Vul ze vooral in. Technische Commissie: Rob en Kees hebben ruim de helft van het vorige seizoen gedraaid. Tot oktober was Yvon van Rijswijk TC-voorzitter. Daarna was er even een gat. Het seizoen heeft veel kampioenen opgeleverd. Anita Aartsen heeft het bestuur laten weten dat we op zoek moeten naar nog meer enthousiaste mini-trainers voor volgend jaar. Activiteitencommissie: Yvonne de Heus vertelt dat ze Steven is kwijtgeraakt aan PR, al schuift hij zo nu en dan nog wel aan. De commissie is heel enthousiast begonnen, maar niet alles is haalbaar. Zo zijn de fridaynightborrels even on hold. Teams reageren enthousiast op themafeesten. Heren 5 heeft zich per ongeluk opgegeven. Die dachten dat ze alleen een thema hoefden door te geven. Wel sportief: ze zijn niet teruggekrabbeld en organiseren een feest in feb Kampioensfeest: Vorig jaar heel leuk. Yvonne hoopt dat er dit seizoen weer net zoveel kampioenen zijn. Het openingsfeest moet nog even warmlopen. Het was rustig maar het was gezellig. Het blijkt wel lastig om recreanten er bij te betrekken. Misschien toch beleving: als team trek je elkaar wel naar feest toe. Diede vraagt zich af of het verschil zou maken als we een keer een feest door de 2/5

3 week organiseren. Steven merkt op dat hij vaak hoort dat mensen het te laat vernemen. Blijkbaar is er de behoefte om er naar toe te leven. Misschien kan eerder flyeren helpen. Misschien aanvoerders benaderen, persoonlijk bellen. Yvonne geeft de ALV-primeur: Het eerste feest van 2011 heeft als thema: pyjamaparty. Kees Roos merkt over het feest dat er aan komt nog op dat hij zich kan voorstellen dat ouders moeite hebben met het thema (Oh oh Cherso). Yvonne zegt dat dat ook een afweging was om de mini s er niet bij te betrekken. Het bestuur vraagt om het hen te laten weten als er tekenen zijn dat ouders moeite hebben met het thema PR en communicatie:steven heeft alvast folder voor jeugd en mini s meegenomen. De oproep van bestuur voor nieuwe leden heeft meteen twee geschikte kandidaten opgeleverd waarvan één het nu nog even rustig aan doet. Erik Bruns en Alexandra Sweers gaan aan de slag, Alexandra doet ook deel van het werk van Frans Hamelink. Ze hebben wat aanloopproblemen met geschikt maken foto s voor website. Steven en Rokus zijn naar een fotografiebeurs geweest om de foto s makkelijker te kunnen bewerken. Plezierige samenwerking met z n allen. Briefpapier komt er aan. Folder ook. Gaat Pauline op scholen verspreiden. Er is ook nieuwe informatiefolder voor volwassenen. Ook geschikt om leden te werven. Hoewel we nu niet meer leden nodig hebben. Noch bij senioren, noch bij mini s (daar zijn nu 72 terwijl er 2 of 3 op de wachtlijst staan). Kees vraagt of het mogelijk is om snel alvast de laatste teamfoto s ook op de site te zetten. Steven zegt dat het in de pijplijn zit. Hij is wat selectiever dan er in het verleden werd gedaan. Alleen de goede foto s komen. Kees merkt op dat het wel jammer is als er heel laat foto s bij teams komen, want voor jeugdteams is het seizoen al half om. Steven gaat er de komende week mee aan de slag. Rob concludeert dat het goed is om de kwaliteit te verbeteren, maar dat het leuk is om van alle teams meteen een foto er op te zetten en de rest zo te maken als Steven en Rokus willen. Wiesje: als er nog meer pr naar buiten komt, krijgen we wellicht nog meer leden, heb je nog meer mensen nodig, nog meer vrijwilligers en zaalruimte. Het is de vraag of we dat willen. Projectcoördinator proeftuin:pauline Gispen vertelt dat ze het afgelopen jaar de basis heeft gelegd voor vrijwilligersbeleid. Ze heeft veel tijd besteed aan het werven van een jeugdsportcoördinator. Het beachtoernooi is georganiseerd door twee stagiaires vanuit het huis van Pauline. Willen meer gaan werken met stagiaires (maar dan vanuit andere plek..). Verder is Pauline afgelopen zomer bezig geweest met talententrainingen. Samen met Mariolein Broijl en Katja Roose heeft ze gas gegeven aan het binnenhalen van een sponsor. Daar moeten de puntjes nog op de i, al staat de sponsor al wel in de Kalinkoppen. Bedoeling is dat de sponsor dames 1 gaat aankleden en een bijdrage stort in de verenigingskas. Bedoeling om grof pakket te maken waar teams die iemand weten op in kunnen spelen. Kan van groot tot klein. Afhankelijk van wie er zit en wat belang is sponsor. Samen met Rodin Merx, jeugdsportcoördinator gaat Pauline verder met de invulling van het beleidsplan. Eerst de beachbehoefte in de club. Als mini s vol zitten kunnen zij meer focussen op jongens middelbare school. En trainerscursussen VT2 en VT3 snel opzetten nu er nog geld zit in de subsidiepot. De functie van Pauline wordt steeds meer verenigingsmanager. Behoefte om die voort te zetten betekent dat er geld binnen moet komen. De Nevobo heeft aangegeven dat we tot 31 december 2011 door kunnen gaan met de subsidie. 3/5

4 Algemene Zaken: De Kalinkoppen zijn een stuk sneller klaar dan vorig jaar omdat ze door meerdere mensen zijn gemaakt. Willen we zo mee doorgaan.alom wordt de omslag leuk gevonden. Diede laat weten dat we vijftien volleyballen hebben gekregen van de Nevobo omdat we de recreanten altijd inschrijven. Materiaalcommissie bezint zich nog op wat er zal gebeuren. Het jaarverslag wordt goedgekeurd en het bestuur wordt decharge verleend voor het seizoen Begroting: Steven merkt op dat hij 300 euro voor PR en communicatie wat weinig vindt, omdat de commissie net weer volop is begonnen en veel plannen heeft. Hij zit nu al op 250 euro aan uitgaven. Diede vult aan dat er ook meer naar de sponsors zal moeten worden gecommuniceerd. Willem-Jan denkt dat sponsors ook juist kunnen worden ingezet voor PR-materiaal, waardoor het zichzelf terugverdient. Rob vraagt Steven om met een eigen begroting te komen waarna het budget wellicht door het bestuur kan worden verhoogd. De ALV stemt in met dit voorstel. Johannes vraagt zich af of verlies van 270 euro het doel is en of er een plan ligt om al of niet in te teren op het vermogen. Rob denkt dat de ingeboekte bedragen zeer reëel zijn, Steven oppert dat sponsoring wellicht meer kan opbrengen. Karen zegt dat het goed zou zijn als we niet al te veel interen nu, mede omdat de ALV eerder al heeft uitgesproken Pauline te willen behouden. Zij wordt tot eind 2011 met subsidies betaald. Het is de vraag of ze zich daarna meteen al kan terugverdienen. In ieder geval moeten de sponsorinkomsten ook als een investering in het behoud van de projectcoördinator worden gezien, dus niet meteen worden uitgegeven aan andere zaken. Rob laat weten dat in de afgelopen jaarrekening de post zaalhuur met een aardig verschil is afgesloten. Dat komt omdat elk uurtje meer of minder invloed heeft, zeker een wedstrijddag meer of minder. Luuk wil wat meer uitleg hebben in het jaarverslag over mee- en tegenvallers. Leo Spaans vraagt zich af of je daarmee niet vooral meer werk van de vrijwilligers vraagt terwijl er weinig behoefte aan is. Wiesje denkt dat het wel slim is om leden te laten weten dat bijvoorbeeld het doorspelen na 11 uur op vrijdagavond flink wat kost. Steven vraagt zich af of dat in de toelichting kan. Het bestuur zegt toe bij een volgend verslag de grote verschillen toe te lichten in het verslag. Mario Cosman vraagt hoe het werkt met het extra betalen van huur als wedstrijden uitlopen. Rob legt uit dat we per heel uur moeten bijbetalen. Dat hangt af van de zaalbeheerder. Als de wedstrijden te laat zijn begonnen, rekent hij wel extra zaalhuur bij uitlopende wedstrijden. In Houtrust kostte dat het afgelopen jaar 135 euro. De begroting wordt vastgesteld. 4/5

5 De voorzitter last een pauze in en wijzigt daarna met instemming van de leden de vergaderorde. Eerst volgt afscheid en verkiezing bestuursleden. Dan verkiezing kascommissie, vervolgens discussie vrijwilligers en kennisgeving zaaldienstplan. 4 Bestuursverkiezing en afscheid bestuursleden Afscheid van twee van de 5 bestuursleden; Karen Zandbergen en Diede Labots.Veel dank aan beiden. Beiden hebben de diverse taken met veel plezier vervuld en er veel van geleerd en kunnen het iedereen aanraden. 3b Benoeming Wiesje Elfferich als bestuurslid en gaat functie van secretaris vervullen. De voorlopige benoeming van Yvonne de Heus en Rob van Ooijen wordt bevestigd. Bestuur heeft nu slechts vier personen en dit is geen houdbare situatie. Nood is hoog; op korte termijn versterking nodig. Bij recreanten nog een mogelijke kandidaat. Het bestuur is echter begroot op 7 functies. Rob geeft aan dat hij zal aftreden indien er niet binnen een half jaar versterking van het bestuur. Dit zal naar de leden worden gecommuniceerd, juist de leden die hier nu niet zijn. Het moge duidelijk zijn dat het bestuur niet alle taken kan en zal vervullen die normaliter door het bestuur worden ingevuld. Verkiezing kascommissie Steven geeft zich op als plv lid Kascommissie en wordt als zodanig benoemd. 5 Vrijwilligersbeleid Karen: Pauline heeft al veel werk gemaakt van vrijwilligersbeleid. Teneinde zorgen uit te spreken over noodzaak hiervan, is in september een brandbrief aan de leden verstuurd. Dit heeft diverse reacties opgeleverd voor functies. Nu het moment om ideeen te spuien over nieuwe manieren om mensen aan te trekken. Wellicht moeten functies meer betaald worden, of bijvoorbeeld lage contributie voor bestuursleden, of mensen van buiten. Maar hoe zorg je dan voor binding met de club? Discussie is echter breder, bijvoorbeeld coaching van mini s door ouders is soms al lastig in te vullen. Hiervoor de ouders laten betalen lijkt geen goede optie. Wellicht onderscheid maken tussen zwaardere functies en lichte klussen. Optie: puntensysteem instellen voor taken die elk team dient te vervullen, met boete bij het niet halen. Pauline: andere verenigingen zijn streng: als je kind hier wil spelen, dient u dit en dat te doen. Bijna in de vorm van een contract met ouders. Onduidelijk hoe sanctiesysteem eruit kan zien, of bijvoorbeeld kiezen voor afkoop van de te leveren taken. Geldt niet alleen voor ouders van jeugd, maar ook volwassen leden. Zo levert niet elk team een scheidsrechter, waar tot nu toe geen sancties op worden gegeven. Nadeel van dergelijke systemen: kost administratie. Zachte hand werkt niet meer. Wil je teams aanspreken of individuen? Wellicht wel differentiatie naar de verschillende groepen; recreanten, jeugd, etc. Wellicht combi van beiden. Fundamentele vraag voor Kalinko: kiezen voor vrijwillige basis, of kiezen voor meer bedrijfsmatige aanpak, waarbij je wellicht geen heel bestuur meer nodig hebt, maar 1 of enkele bestuurders. Wellicht teams laten kiezen tussen uitvoeren of afkopen. Kost wel administratie en organisatie. Wellicht bij alle leden instellen dat als je niets doet, je maar 1 jaar lid mag zijn. Onderscheid tussen seniorenteams, recreanten en jeugd. Punten registreren kan makkelijk in 5/5

6 sportlink. Zwarte lijst helpt, maar is niet voldoende. Sanctie kan zijn werkstraf of financieel. Iig brief maken voor nieuwe leden. Maar probleem is makkelijkst op te lossen door inzet van alle leden die al lang lid zijn. Besloten wordt een groepje instellen dat dit nader gaan uitwerken. Er zijn al 2 mensen op de ALV die hierin zitting willen nemen. Derde persoon is idealiter een ouder van een jeugdlid. Rob zal hiertoe actie ondernemen. 6 Zaaldienstplan Omdat alle teams 5 sets kunnen spelen dienen er op vrijdagavond steeds 4 velden te worden opgebouwd, teneinde vertraging zo veel mogelijk te voorkomen. Teams dienen te helpen met opbouwen en afbouwen van velden. Dit vermelden in de surruf. Ook op de website zetten: Scheidrechtersbeoordelingenformulieren dienen nu digitaal te worden ingevoerd. 7 Rondvraag Trainingsballen verdwijnen met name op wedstrijddagen, hiervoor zaaldienst verantwoordelijk stellen. Materiaalcie zal checken of dit in de uitlegmap staat en ook op de website melden.want alle trainingsballen zijn in 2 maanden verdwenen. Anita: kantine van Houtrust is steeds dicht op zaterdagochtend. Kan dit veranderen? Goed voor ouderbinding. Rob neemt dit op. Leo: komt er een scheidsrechtercursus? Recreanten willen deze graag volgen. Ilona: we zijn bezig iemand op te leiden om cursus te geven. Er zijn al 26 wachtenden voor een examen. Wellicht Adil vragen cursus geven voor recreanten. Ballen die we hebben zijn steeds zacht. Maak afspraak met materiaalcie. Trainingswedstrijden van recreanten weer terugbrengen naar schema zoals t was. Dit kunnen de recreanten zelf beslissen. Willem Jan: NAV verdwijnen ballen mail gestuurd naar trainers en aanvoerders, dus bezig met maatregelen om dit te voorkomen. Cie wil inventarisatie maken van alle spullen, dus oproep nodig aan leden om spullen te melden die bijv bij mensen thuis liggen. Cie neemt contact op met Pauline. Beheerder Gaslaan doet erg zn best, svp bijhouden op informele wijze of hij op juiste tijden open is. 8 Sluiting Rob dankt allen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering om half elf. 6/5