Circulaires Functie Nr Vraag Antwoord PW PUN. gemandateerd O Ja 93, lid

Transcriptie

1 Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Vragenlijst PNIK 2017 Versie april 2017 Legenda De vragenlijst is verdeeld in de kolommen: Functie, (vraag)nummer, Vraag, Antwoorden en Bronverwijzing. Er zijn twee soorten vragen: vragen waarbij slechts één antwoord gegeven kan worden deze zijn herkenbaar aan de O ( radiobutton ) voor de antwoorden en vragen waarbij meerdere antwoorden gegeven kunnen worden deze zijn herkenbaar aan de ( checkbox ) voor de antwoorden. Schuingedrukte vragen zijn aanbevelingen, de niet-cursieve vragen zijn normen. In de kolom Bronverwijzing worden de volgende afkortingen gebruikt: - PW: Paspoortwet; - PUN: Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001; - BIG: Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten. Circulaires Functie Nr Vraag Antwoord PW PUN Divers BIG 1 Zijn de bevoegdheden van de O De bevoegdheden zijn middels mandaat 78, lid burgemeester gemandateerd aan en ondermandaat vastgesteld functionarissen in de organisatie? O De bevoegdheden zijn niet 2 Beschikt u over een actueel door de burgemeester vastgestelde schriftelijke beveiligingsprocedure? 3 Welke onderwerpen zijn in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opgenomen? gemandateerd O Ja 93, lid O Nee De voorgeschreven functiescheiding 93, lid 1c 9 De voorgeschreven beveiliging van het aanvraagsysteem De bewaring van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Het beheer van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen De verantwoordelijkheden van de 93, lid 1d , lid 1a 9 93, lid 1a , lid 1b

2 4 Welke onderwerpen zijn in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opgenomen? 5 Welke onderwerpen met betrekking tot reisdocumenten en middelen zijn in de beveiligingsprocedure opgenomen? beveiligingsfunctionaris De ontvangst van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Het transport van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Geen van de genoemde onderwerpen De te behalen resultaten De verantwoordelijkheden De controle en evaluatie Geen van genoemde onderwerpen Het gebruik van (persoonsgebonden) kaarten Het gebruik van (persoonsgebonden) codes Het gebruik van het mobiele vingerafdrukopname-apparaat 93, lid 1a , lid 1a , lid 4, 80a, 90, 91, lid 1 t/m 4 80, lid 4, 80a, 90, 91, lid 1 t/m 4 87, 80b, 91, lid 1, , 3 en 5 De back-up en de opslag Het gebruik van het aanvraagstation 87, 91, lid 1,2,3 en 5 De ontvangst en het transport van reisdocumenten Het bewaren en het beheren van reisdocumenten De beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten 93, lid 1a , lid 1, 2, 3, 93, lid 1a 91, lid 1, 2, 3, 93, lid 1d 9.1 en

3 6 Welke onderwerpen met betrekking tot organisatie, taken en bevoegdheden zijn in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opgenomen? 7 Welke acties zijn ondernomen om de actualiteit van de procedures te garanderen? 8 Welke van de volgende onderwerpen zijn opgenomen in Geen van de genoemde onderwerpen De functiescheiding tussen verstrekking, beheer en uitreiking De verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris De verantwoordelijkheden van de autorisatiebevoegde Het signaleren en handelen bij fraude 93, lid 1 c , lid b onder b Het melden en opvolgen van incidenten 97, Het vaststellen van de identiteit en nationaliteit Het toetsen van (bron)documenten die aan de aanvraag ten grondslag liggen op echtheid, legalisatie en verificatie 28 9, 22 22, lid 6 Het behandelen van vermissingen 24 onder b De beveiligingsinstructie 93, lid Geen van de genoemde onderwerpen Er is gecontroleerd of de uitvoering nog overeenkomt met de procesbeschrijving Er is gecontroleerd of er wijzigingen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn Er is gecontroleerd of er wijzigingen in de regelgeving zijn die van invloed op de procedure zijn Indien nodig is de procedurebeschrijving geactualiseerd Er zijn geen acties ondernomen om de actualiteit van de procedures te garanderen Een jaarlijkse inventarisatie van de risico's op het gebied van 93, lid , lid 6

4 het beveiligingsplan reisdocumenten? 9 Welke maatregelen treft u in ieder geval als een incident zich voordoet? 10 Welke van de volgende onderwerpen zijn in de procedure incidentmeldingen opgenomen? reisdocumenten Een jaarlijkse inventarisatie van de dreigingen op het gebied van reisdocumenten Een jaarlijkse inventarisatie van de maatregelen op het gebied van reisdocumenten Het vaststellen van nog te nemen of bij te stellen maatregelen op het gebied van reisdocumenten De toewijzing van verantwoordelijkheid en termijn voor het nemen van maatregelen op het gebied van reisdocumenten Geen van bovenstaande onderwerpen Incidenten worden gemeld aan de beveiligingsfunctionaris Indien een incident plaatsvindt wordt 13.2 altijd een onderzoek ingesteld Indien een incident plaatsvindt, wordt de 13 burgemeester geïnformeerd Geen van bovenstaande maatregelen Fraude door de burger (bv. Look-alike / vingerafdrukken / valse brondocumenten) Uitlekken van gevoelige informatie Bedreiging of intimidatie (extern of intern) Onbevoegde aanwezigheid op de beveiligde afdeling Diefstal met of zonder geweld Interne fraude Diefstal met of zonder braak Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad Geen van bovengenoemde 13.1

5 11 Tussen welke (operationele) reisdocumentenprocessen heeft u functiescheiding ingericht? onderwerpen, of er is geen procedure incidentmelding Tussen verstrekken en beheer 93, lid 1c Tussen verstrekken en uitreiken 93, lid 1c Tussen beheer en uitreiken 93, lid 1c Geen van bovengenoemde 12 Past u functiescheiding altijd toe? O Ja 93, lid 1c en lid 3 13 Op welke wijze wordt de controle uitgevoerd als niet te alle tijde aan functiescheiding wordt voldaan? 14 Hoe nemen medewerkers kennis van interne voorschriften en procedures? 15 Welke van de volgende taken van medewerkers, wordt minimaal eens per jaar getoetst op juiste uitvoering? O Nee, maar de reden is een te geringe personele capaciteit O Nee De controle wordt door een daartoe aangewezen persoon gecontroleerd die in de desbetreffende periode niet betrokken is geweest bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten De daartoe aangewezen persoon controleert de schriftelijke vastlegging op volledigheid De daartoe aangewezen persoon controleert of de verstrekking, het beheer en de uitreiking op de voorgeschreven wijze heeft plaatsgevonden Op geen van de bovengenoemde wijze , lid Deze worden schriftelijk meegedeeld 93, lid Deze worden mondeling besproken 93, lid Geen van bovenstaande Het vaststellen van de identiteit Het controleren van de echtheid van

6 16 Werken medewerkers uitsluitend onder hun eigen autorisaties? 17 Wanneer wijzigt de houder van de identificatiekaart de pincode? 18 Wat wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten met betrekking tot de identificatiekaarten actueel geregistreerd? reisdocumenten Het controleren van de volledigheid van de aanvraag Het controleren van het gezag / toestemming Het accepteren van de foto Het bepalen van het recht op verstrekken Alertheid op fraudesignalen Het bijhouden van vakkennis Geen van bovenstaande O Ja en O Nee O Direct na ontvangst en daarna minimaal één keer per jaar en O Alleen direct na ontvangst en O De initiële pincode wordt niet gewijzigd De beschikbaar gestelde identificatiekaarten 80, lid De registratie van de personen aan wie 80, lid hij een bepaald tijdvak een kaart heeft verstrekt De bewaring van de identificatiekaarten 80, lid Er wordt een verslag opgemaakt van de 80, lid controle op de actualiteit van de registratie De intrekking van identificatiekaarten 80, lid De vernietiging van ingetrokken identificatiekaarten Er wordt geen registratie bijgehouden

7 19 Wat wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten met betrekking tot de authenticatiekaart van het mobiele vingerafdrukopnameapparaat actueel geregistreerd? 20 Hoe is het toekennen en intrekken van de autorisatie van gebruikers van de reisdocumentenmodule georganiseerd? 21 Op welke wijze wordt bij de aanvraag de identiteit van de aanvrager vastgesteld? De bewaring 80a, lid 2 en 80b, lid 4 Het gebruik 80a, lid 2 en 80b, lid 4 Er wordt geen registratie bijgehouden De toekenning, wijziging en intrekking van een autorisatie wordt geregistreerd Het vervallen van de bevoegdheid van medewerkers leidt tot intrekking van de autorisatie De autorisatie wordt periodiek door de applicatiebeheerder gecontroleerd Er wordt geen registratie bijgehouden of de registratie bevat niet de bovengenoemde onderwerpen Het eerder uitgereikte reisdocument wordt ter identificatie gebruikt 22, lid 1 De persoonsgegevens en het 22, lid 1 documentnummer op het reisdocument worden gecontroleerd in de BRP Er vindt, indien mogelijk, een foto-foto 28, lid 1 vergelijking plaats met de foto in het overgelegde document en een vergelijking van de foto met het gezicht van de aanvrager Bij het ontbreken van een geldig 22, lid 2 identiteitsdocument worden er identificerende vragen gesteld Naast het stellen van identificerende 22, lid 5 13 Wbp, LO en

8 22 Uit welke onderdelen bestaat het onderzoek bij twijfel over de identiteit bij de aanvraag? 23 Worden bij twijfel aan de identiteit bij de aanvraag altijd de echtheidskenmerken van het overgelegde document op echtheid gecontroleerd? 24 Voert u bij elke aanvraag een controle uit op het bezit van buitenlandse reisdocumenten? 25 Op welke wijze wordt de identiteit van de aanvrager bij de uitreiking vastgesteld? 26 Hoe wordt bij de uitreiking gehandeld bij twijfel aan de vragen worden andere identiteitsdocumenten gevraagd, die voorzien zijn van foto en handtekening De actuele handtekening, foto en 22, lid 2 gegevens worden vergeleken met eerdere aanvragen reisdocumenten Er worden aanvullende vragen gesteld 22, lid 2 Geen van de genoemde acties O Ja O Nee O Ja 29 9, lid 2 O Nee Het eerder uitgereikte reisdocument wordt ter identificatie gebruikt De persoonsgegevens en het huidige documentnummer worden gecontroleerd in de BRP Er vindt een foto-persoon vergelijking plaats Bij het ontbreken van een geldig identiteitsdocument worden er identificerende vragen gesteld Bij kinderen worden identificerende vragen aan het kind zelf gesteld Naast het stellen van identificerende vragen worden andere identiteitsdocumenten, die voorzien zijn van foto en handtekening gevraagd Geen van bovenstaande Er vindt verificatie plaats van de vingerafdrukken 22 en en en en en en 50 50a, lid 1

9 identiteit van de aanvrager? 27 Welke acties worden buiten de reguliere controle ondernomen om de echtheid van een overgelegd reisdocument vast te stellen bij het uitreiken van het reisdocument? 28 Op welke wijze stelt u vast of een burger aanspraak kan maken op een tweede paspoort? Er wordt niet tot uitreiking overgegaan 50a, lid 2 Geen van bovenstaande De handtekening in het overgelegde document wordt, indien mogelijk, vergeleken met de handtekening in het nieuwe reisdocument Meerdere 1e lijns echtheidskenmerken van overgelegde reisdocumenten worden gecontroleerd Geen van genoemde acties Wij controleren of de aanvrager een geldig nationaal paspoort met een minimale geldigheidsduur van zes maanden heeft Wij maken bij het beoordelen van de aanvraag geen onderscheid in aanvragen voor zakelijke, beroepsmatige of privé doeleinden Wij controleren of de aanvrager kan aantonen dat hij in een reis achtereenvolgens verschillende land(en) moet bezoeken waarbij de kans is dat toelating tot een of meer van die landen op problemen stuit omdat hij eerder in een conflicterend land is geweest Wij controleren of de aanvrager kan aantonen dat hij regelmatig dringend moet reizen op tijdstippen dat zijn paspoort bij een buitenlandse vertegenwoordiging is afgegeven voor de aanvraag van een visum Wij controleren of het mogelijk is om naar één van de landen te reizen met een Nederlandse identiteitskaart 30 19

10 29 Op welke wijze wordt gehandeld als een verklaring van toestemming noodzakelijk is? 30 Hoe wordt gehandeld bij het opnemen van vingerafdrukken bij de aanvraag van een paspoort? Geen van de hiervoor genoemde antwoorden De naam en handtekening van de toestemminggever is vermeld De identiteit van de toestemminggever wordt vastgesteld De bevoegdheid van de toestemminggever wordt gecontroleerd Bij twijfel over de bevoegdheid wordt een onderzoek ingesteld Indien de toestemminggever niet in persoon verschijnt, wordt de verklaring op geldigheid gecontroleerd In de aanvraag wordt aantekening gemaakt van de verklaring van toestemming Geen van de genoemde handelingen Indien de aanvrager op het moment van het indienen van de aanvraag jonger dan 12 jaar is worden geen vingerafdrukken opgenomen Van aanvragers van 12 jaar en ouder worden de afdrukken van twee vingers opgenomen Er vindt altijd een controle plaats of de vingers voldoende schoon voor opname zijn en er zich geen omhulsels om de vingers bevinden Er wordt bij een tijdelijk gebrek aan alle vingers een reisdocument aangevraagd zonder vingerafdrukken met de geldigheidsduur van maximaal één jaar Er wordt bij een permanent gebrek aan alle vingers een reisdocument aangevraagd zonder vingerafdrukken met de geldigheidsduur van maximaal tien jaar 31, lid 2 32, lid 1 32, lid lid 4 32, lid 2 31, lid 3 28a, lid 4 28a, lid 1 28a, lid 1 10, lid 2 10, lid 1

11 31 Worden alleen aanvragen in behandeling genomen als aan alle voorwaarden voor de aanvraag is voldaan? 32 Binnen welke periode verstrekt u een reisdocument c.q. wordt een beslissing op de aanvraag genomen? 33 Wat zijn de handelingen bij verzending van de aanvraag? 34 Welke handelingen vinden plaats bij ontvangst van een zending? Geen van de hiervoor genoemde handelingen O Ja O Nee, de aanvraag wordt niet in behandeling genomen, maar eventueel wel bewaard tot deze compleet is O Nee 39 Uiterlijk binnen 4 weken na aanvraag 41, lid 1 Indien van toepassing én na kennisgeving wordt de termijn met maximaal 4 weken verlengd Er wordt niet aan de hierboven genoemde termijnen voldaan Er vindt controle plaats op de juistheid en volledigheid van de aanvraag Er vindt controle plaats of een ambtenaar de beslissing tot verstrekking heeft genomen Er vindt controle plaats of de aantallen verzonden aanvragen overeenkomen met de aantallen foto- en handtekeningenformulieren Er vindt controle plaats of iedere aanvraag is betaald of verantwoord Geen van de genoemde handelingen De ontvangstbevoegde toont de machtiging tot ontvangstneming en legitimeert zich op verzoek met een WID document De ontvangstbevoegde controleert of de zending juist is geadresseerd en het pakket onbeschadigd is 41, lid lid , lid 2 44, lid1

12 35 Op welke wijze worden reisdocumenten ingeklaard? 36 In welke gevallen stuurt u een reisdocument retour aan de leverancier? Indien de levering niet voor de locatie is bestemd of afwijkingen vertoont wordt altijd gehandeld volgens de foutafhandelingsprocedures (bijlage D - PUN) Bij beschadiging wordt het pakket in ontvangst genomen en in het bijzijn van de distributeur gecontroleerd Indien er sprake is van een afwijking of beschadiging wordt een proces verbaal opgemaakt en bewaard Geen van bovenstaande De lijst voor aangemelde reisdocumenten wordt vergeleken met het geleverde colli De reisdocumenten worden allemaal op juiste personalisatie en productie gecontroleerd Als blijkt dat het reisdocument een misdruk bevat en/of verkeerd gepersonaliseerd is, wordt deze binnen acht dagen teruggezonden aan de leverancier De reisdocumenten worden per colli ingeklaard Geen van bovenstaande Als er een foutieve aanvraag is gedaan 49 Als de foto/handtekening onduidelijk is Als de clausule ontbreekt of onjuist (afgedrukt) is Als de houderpagina gebroken is Als de chip defect is Als het document beschadigd is/onjuiste paginering/plooien/vlekken of iets dergelijks bevat Als twee documenten van dezelfde 44, lid 2 44, lid 3 44, lid 4 en 5 45, lid 1 45, lid 2 67, lid 6 45, lid 2

13 37 Hoe worden reisdocumenten onbruikbaar gemaakt? 38 Controleert u, ongeacht de reden waarvoor het aan u getoond wordt, of de beveiligingskenmerken van een reisdocument zijn aangetast, gegevens niet meer leesbaar zijn of een deel daarvan ontbreekt? 39 Wanneer vindt definitieve onttrekking van reisdocumenten plaats? 40 In welke van de volgende situaties onderneemt u actie om reisdocumenten aan het verkeer te onttrekken als ze van rechtswege vervallen zijn? houder zijn ontvangen Als het document onjuiste persoonsgegevens bevat Als bij de aanvraag de foto's zijn verwisseld In geen van de bovengenoemde gevallen O Door het aanbrengen van drie ponsgaten in het reisdocument waarvan één door elk kinegram en één door de chip O Op andere wijze O Ja, altijd 54, lid 1b 67, lid 4 O Nee, niet altijd Als het document niet binnen drie 67, lid 1a maanden na de datum dat zij voor uitreiking beschikbaar is gesteld door de aanvrager in ontvangst is genomen Als het document is ingeleverd 67, lid 1b Als het document vervallen is verklaard 54, lid 1 67, lid 1c op grond van artikel 54, lid 1 PW Als het document na uitreiking als 67, lid 1d onbruikbaar is beschouwd ten gevolge van misdruk of verkeerde personalisatie Als het document als gevonden is 67, lid 1e ontvangen In geen van genoemde situaties Als de geslachtsnaam van de houder is 54, lid 1 gewijzigd

14 41 Hoe worden ingenomen en/of ongeldig te maken reisdocumenten vernietigd? 42 Op welke wijze wordt in geval van vermissing van reisdocumenten gehandeld? Als de voornamen van de houder zijn gewijzigd Als de geboortedatum van de houder is gewijzigd Als het geslacht van de houder is gewijzigd Als een correctie in de houdergegevens is uitgevoerd Als is vastgesteld dat bij de verstrekking gebruik is gemaakt van onjuiste gegevens De verklaring van toestemming is ingetrokken Als een houder de Nederlandse nationaliteit is verloren Als de houder van het reisdocument voor vluchtelingen niet meer beschikt over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem het reisdocument is verstrekt Als de houder van het reisdocument voor vreemdelingen niet meer beschikt over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem het reisdocument is verstrekt In geen van genoemde situaties O Het reisdocument wordt onmiddellijk vernietigd op zodanige wijze dat reconstructie niet meer mogelijk is O Het reisdocument wordt onmiddellijk onbruikbaar gemaakt, maar niet onmiddellijk vernietigd O De vernietiging vindt niet onmiddellijk plaats De vermissing wordt in de BRP opgenomen 54, lid 1 54, lid 1 54, lid 1 54, lid 1 54, lid 1 54, lid 1 54, lid 1 54, lid 1 54, lid 1 67, lid 1 en 2 67, lid 4 27, lid 6 De aanvrager overlegt een schriftelijke 31, lid 1 27, lid 2

15 43 In welke gevallen wordt gebruik gemaakt van de signaleringsprocedure 24b? 44 Op welke wijze wordt gebruik gemaakt van de signaleringslijst? verklaring van vermissing/inname of deze wordt ter plekke opgemaakt Als de identiteit niet met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld aan de hand van een geldig reisdocument en het vermiste document bij een andere gemeente was aangevraagd, wordt medewerking gevraagd aan deze gemeente en wordt de aanvraag aangehouden In de reisdocumentenmodule wordt vermeld van welke autoriteit gegevens worden ontvangen Geen van de genoemde onderwerpen Bij meervoudige vermissingen Bij opzettelijke beschadiging van reisdocumenten Bij andere handelingen die op misbruik kunnen wijzen Er wordt geen gebruik gemaakt van deze procedure Elk vrij bericht met een melding van de opname of het vervallen van een signalering wordt terstond verwerkt in categorie 12 van de persoonslijst Periodiek wordt gecontroleerd of er ingezetenen van de gemeente op de signaleringslijst voorkomen (de hele lijst wordt gecontroleerd). Bij elke 1e inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres van een Nederlander wordt in de signaleringslijst gecontroleerd of betrokkene daarin 24 onder b 24 onder b 24 onder b 22, lid 3 22, lid LO3.10

16 45 Neemt u bij iedere aanvraag van een reisdocument waarbij de aanvrager gesignaleerd is contact op met de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens? 46 Welke acties onderneemt u als een reisdocument als gevonden is ontvangen? 47 Welke acties onderneemt u als een houderzich meldt met een vermoeden van mogelijke fraude met een kopie of voorkomt Bij elke hervestiging van een Nederlandse burger wordt in de signaleringslijst gecontroleerd of betrokkene daarin voorkomt. Geen van de genoemde antwoorden. O Ja ( oek.offici elebeken dmaking en.nl/stcr t ht ml, ( tten.over heid.nl/b WBR / ) O Nee O Het document wordt in alle gevallen direct op de voorgeschreven wijze vernietigd O Het document wordt niet in alle gevallen direct op de voorgeschreven wijze vernietigd O Geen van de genoemde acties Het document wordt, als het overlegd wordt, aan het verkeer onttrokken 67, lid 1 onder e en lid 2

17 documentnummer van zijn reisdocument? 48 Wordt het aantal volgens RAAS aanwezige reisdocumenten vergeleken met de fysieke voorraad of een controlelijst uit de geautomatiseerde opslag? 49 Worden alle aanvraagstations minimaal één keer in de maand aangezet? 50 Waar bevinden de reisdocumenten zich tijdens werktijd? 51 Waar bevinden de reisdocumenten zich buiten werktijd? Het document wordt, als het aan het verkeer onttrokken is, in de BRP ingehouden Om het nummer van het reisdocument te signaleren in het Basisregister reisdocumenten wordt een C7 formulier naar RvIG gestuurd Geen van de genoemde acties O Ja, wij doen dit minimaal eens per maand O Nee, wij doen dit minder dan eens per maand O Ja 87, lid 1 O Nee O In een buizenpostsysteem 91, lid 3 O In een dagwaardeberging 91, lid 3 O In een kluiskast 91, lid 3 O In een kluisruimte 91, lid 3 O In een afgesloten kast 91, lid 3 O Onbeveiligd onder direct handbereik O In een buizenpostsysteem in een beveiligde, afgesloten ruimte O In een inbraak vertragende en brandwerende voorziening met een waardebergingsindicatie van 1000,- die in een af te sluiten ruimte is geplaatst 91, lid 1 en 2 91, lid 1 en 2 O In een inbraak vertragende voorziening 91, lid 1

18 Beveiligingsfun ctionaris Beveiligingsfun ctionaris Beveiligingsfun ctionaris 52 Welke onderwerpen bevat de beveiligingsrapportage van het afgelopen jaar? 53 Zijn het afgelopen jaar de volgende incidenten gemeld? 54 Welke acties zult u ondernemen bij een vermissing van die in een af te sluiten ruimte is en 2 geplaatst O In een brandwerende voorziening die in 91, lid 1 een af te sluiten ruimte is geplaatst en 2 O In een dagwaardeberging 91, lid 1 O In geen van bovengenoemde beveiligde en 2 ruimten De actualiteit van de 93, lid beveiligingsprocedure De uitvoering van de back-up van het 92, lid RAAS t/m 3 De status van de fysieke beveiliging 91, lid t/m 5 De wijze van functiescheiding 93, lid 1c en lid 10 De instructie aan medewerkers 93, lid Het resultaat van de jaarlijkse controle 94, lid Toegang tot RAAS, aanvraagstation en 80a, 80b mobiel vingerafdrukopname-apparaat Incidenten 13.1 Er is geen rapportage Fraude door de klant (bv. Look-alike / 95, lid vingerafdrukken / valse brondocumenten / fotoverwisseling) Uitlekken van gevoelige informatie Bedreiging of intimidatie (extern of intern) Onbevoegde aanwezigheid Diefstal met of zonder geweld Interne fraude Diefstal met of zonder braak Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad Geen van de genoemde incidenten Er wordt onmiddellijk een inventarisatie 86, lid 1 13 opgemaakt van de aanwezige voorraad

19 Beveiligingsfun ctionaris Personeelszak en Personeelszak en reisdocumenten uit de voorraad? 55 Wordt bij een incident met documenten, apparatuur en/of materialen onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en wordt de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens in kennis gesteld? 56 Voor welke functies zijn interne vaste of tijdelijke medewerkers formeel aangewezen? 57 Is de beveiligingsfunctionaris betrokken bij de uitvoering van het reisdocumentenproces? De autoriteit doet aangifte en Rijksdienst voor Identiteitsgegevens wordt in kennis gesteld 95, lid 1 13 Er wordt een onderzoek ingesteld 95, lid 1 13 De houder van het ontbrekende document wordt schriftelijk in kennis gesteld Brief Geen van de genoemde acties O Ja 95, lid O Nee De beveiligingsfunctionaris 93, lid Ten minste 2 autorisatiebevoegden 79, lid RAAS Ten minste 2 autorisatiebevoegden 79, lid aanvraagstation per locatie Ten minste 3 ontvangstbevoegden 81, lid Maximaal 3 aanvraagmedewerkers voor 80b, lid het mobiel vingerafdrukopnameapparaat Aanvraagbevoegde medewerkers 78, lid Uitreikbevoegde medewerkers 78, lid Er zijn geen medewerkers formeel aangewezen O Ja 93, lid 10 O Nee 93, lid 10

20 Personeelszak en Personeelszak en Facilitaire zaken Facilitaire zaken Facilitaire zaken 58 Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris in een functieomschrijving vastgelegd? 59 Welke maatregelen zijn getroffen tegen agressie en geweld? 60 Welke mogelijkheden zijn er om risicovolle materialen buiten werktijd veilig op te bergen? 61 Is de kluis geplaatst in een af te sluiten en niet voor onbevoegden toegankelijke ruimte? 62 Op welke wijze is de plaatsing en het gebruik van de kluis in het gemeentehuis georganiseerd? O Ja 93, lid O Nee Er is een systeem in gebruik om agressie en geweld te kunnen melden aan een partij binnen of buiten de organisatie Er is een agressieprotocol Het agressieprotocol is bij iedereen bekend en wordt nagevolgd Er wordt minimaal eens per twee jaar een training omgaan met agressie voor medewerkers en leiding georganiseerd Het wordt niet gewaarborgd O Er is een kluis die geheel voldoet aan 91, lid 1 9 de eisen voor inbraakvertraging en brandwerendheid O Er is een kluis die voldoet aan de eisen 91, lid 1 9 van inbraakvertraging maar niet aan de eisen van brandwerendheid O Er is een kluis die voldoet aan de eisen 9 van brandwerendheid maar niet aan de eisen van inbraakvertraging O Geen van bovengenoemde mogelijkheden O Ja 91, lid 2 9 en 3 O Nee De kluis is niet verplaatsbaar De kluis is ook gedurende openingstijden met een sleutel en/of code afgesloten Codes worden gewijzigd (of de opslag

21 Facilitaire zaken Facilitaire zaken Facilitaire zaken Facilitaire zaken 63 Op welke wijze is de plaatsing en het gebruik van de kluis buiten de raas-server locatie georganiseerd? 64 Waar bevindt zich het aanvraagstation buiten werktijd? 65 Waar bevindt zich het mobiele vingerafdrukopname-apparaat? 66 Is een inbraakdetectiesysteem aanwezig in de werkruimten reisdocumenten en hoe wordt dit gebruikt? van de sleutel wordt verplaatst) op het moment dat een van de medewerkers geen toegang meer mag hebben tot de kluis Geen van genoemde maatregelen Er is geen kluis in gebruik De kluis is niet verplaatsbaar De kluis is ook gedurende openingstijden met een sleutel en/of code afgesloten Codes worden gewijzigd (of de opslag van de sleutel wordt verplaatst) op het moment dat een van de medewerkers geen toegang meer mag hebben tot de kluis Geen van genoemde maatregelen Er is geen kluis op een andere locatie in gebruik O In een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare, beveiligde ruimte O In een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare, niet beveiligde ruimte O Geen van beide Buiten werktijd in een afgesloten en beveiligde ruimte Tijdens werktijd onder voortdurend toezicht en onbereikbaar voor onbevoegden Geen van beide O Dit is aanwezig en wordt handmatig inen uitgeschakeld door bevoegde medewerkers O Dit is aanwezig en wordt automatisch in en uitgeschakeld met het 91, lid , lid , lid , lid , lid , lid 2 9

22 Facilitaire zaken 67 Hoe wordt de veiligheid van de medewerkers gewaarborgd? inbraakdetectiesysteem van de locatie O Er is geen inbraakdetectiesysteem aanwezig De bouwkundige inrichting van de balies en spreekkamers is agressieveilig uitgevoerd Er is een alarmopvolgingsprocedure die actueel is Alle medewerkers zijn op de hoogte hoe te handelen bij alarm Er is alarmopvolging geregeld Geen van bovengenoemde maatregelen