Handleiding Zelfevaluatie Paspoorten en NIK

Transcriptie

1 Directoraat-Generaal Wonen, Bouwen en Integratie Handleiding Zelfevaluatie Paspoorten en NIK Versie 1.0 Datum 18 mei 2015 Status Definitief

2 Vraag 1 De burgemeester is de eindverantwoordelijke op lokaal niveau voor het proces reisdocumenten. Hij is de autoriteit zoals dat in de wet wordt genoemd. Uiteraard voert de burgemeester in de regel zelf geen werkzaamheden uit in dit kader, maar laat dit over aan medewerkers van de gemeentelijke organisatie. De bevoegdheden van de burgemeester zijn overdraagbaar, maar het is wel een vereiste dat dit is vastgelegd. Dit noemen we het regelen van het mandaat en behoort in een mandaatregeling te worden vastgelegd. Het slechts mondeling of bij wijze van algemeen gebruik uitgaan van het overdragen van bevoegdheden is dus niet voldoende. Vraag 2 De termen beveiligingsbeleid, beveiligingsprocedure en beveiligingsplan worden - ook in de wet- en regelgeving - door elkaar gebruikt. Het beleid is een document waarin de hoogst verantwoordelijke in de organisatie (B&W of MT) de normen heeft vastgelegd voor de beveiliging. Wat moet er worden gerealiseerd, wie is daarvoor verantwoordelijk, wanneer moet het gerealiseerd zijn, worden gemeten en gerapporteerd. In de praktijk vindt een vertaling van het beleid plaats naar één of meerdere procedures. Bij deze vraag geeft u aan of u over door de burgemeester vastgesteld beleid of een door de burgemeester vastgestelde procedure beschikt waarin de uitvoerende partij (de afdeling en medewerkers) de richtlijnen aantreft op welke manier er gewerkt moet worden. Vraag 3 Beveiligingsprocedures zijn geschreven richtlijnen die richting geven aan de wijze van uitvoering in het proces. Hier staat vooral centraal op welke wijze het beleid in praktische zin is vertaald naar operationele handelingen. Artikel 93 lid 1 van de PUN beschrijft precies welke maatregelen vastgelegd moeten worden in de beveiligingsprocedure. De wet spreekt over een schriftelijke beveiligingsprocedure, in het enkelvoud. Praktischer is het om per onderwerp en doel te beschikken over verschillende procedures die samen één handboek of richtlijn vormen. Vraag 4 Het beveiligingsbeleid of de aanhangende beveiligingsprocedure is niet compleet als de te behalen resultaten of doelen en verantwoordelijkheden niet zijn bepaald en opgenomen. De kracht hiervan wordt gewaarborgd als dit regelmatig wordt gecontroleerd. Worden de doelen bereikt die in het beleid zijn opgenomen en worden verantwoordelijkheden goed ingevuld. Pagina 2 van 42

3 De uitkomsten van een dergelijke controle wordt gerapporteerd aan diegene die het beleid heeft bekrachtigd. Vraag 5 Een procedure is een schriftelijk en vastgesteld document waarin een reeks instructies is opgenomen die op volgorde moet worden uitgevoerd en die is toegespitst op uw eigen gemeentelijke organisatie. In het proces reisdocumenten wordt onderscheid gemaakt in procedures. Zo zijn er verplichte procedures die zich specifiek richten op de te gebruiken middelen in het proces. Denk hierbij aan het gebruik van identificatiekaarten en codes, het gebruik van het mobiele vingerafdrukopname-apparaat, de back-up (schijven) en de beveiliging van het aanvraagsysteem. Vraag 6 Er zijn ook (eveneens verplichte) procedures die zich meer richten op de organisatie, taken en bevoegdheden van medewerkers in het reisdocumentenproces. Zaken die hier aan bod moeten komen zijn functiescheiding, de rol van de beveiligingsfunctionaris, het vaststellen van de identiteit, het melden van incidenten, en andere. Het ligt voor de hand om procedures te bundelen en de vindbaarheid daarvan zo groot mogelijk te laten zijn. Dat kan traditioneel in schriftelijke vorm, bijvoorbeeld een handboek op een centraal toegankelijke plaats of een logische vindplaats in het geautomatiseerde systeem waarbij iedere betrokken en bevoegde medewerker toegang heeft tot die informatie. Vraag 7 Wetgeving wordt aangepast, organisaties wijzigen en werkwijzen worden aangepast. Procedures worden op een zeker moment geschreven tegen de context van de op dat moment geldende wetgeving en voor de organisatie zoals die op het moment van schrijven bestaat en haar werk uitvoert. Het is zaak om regelmatig te controleren of de procedures nog steeds aansluiten bij die werkelijkheid. Zo valt te controleren of de dagelijkse uitvoering nog steeds aansluit bij de beschrijving in de procedures. Niet zelden is een organisatiewijziging met functiewijzigingen niet vertaald naar procedures. Dit leidt er toe dat verantwoordelijkheden zijn toegeschreven aan functies (medewerkers) die als zodanig niet meer bestaan. Een ongewenste situatie, die door controle kan worden ontdekt en moet leiden tot aanpassingen. Evenzeer is het belangrijk om wijzigingen in de betreffende wet- en regelgeving bij te houden. Dit kan geen taak zijn voor de beveiligingsfunctionaris omdat deze met het oog op Pagina 3 van 42

4 functiescheiding vaak niet uit het vak komt. Het bijhouden van wetswijzigingen in relatie tot de uitvoering, maar ook in relatie tot de actualiteit van procedures is een taak voor het specifieke vakgebied. Daar ligt dus in ieder geval de signaalfunctie. In alle gevallen waarin sprake is van een afwijking tussen procedure en werkelijkheid of regelgeving, zal aanpassing van de procedures moeten plaatsvinden. Vraag 8 Het is goed om voorbereid te zijn en voor zover dat mogelijk is om na te denken over mogelijke risico s, de gevolgen daarvan en welke maatregelen mogelijk zijn om de problemen het hoofd te bieden. Door je goed voor te bereiden in een kalme fase, heb je meer grip op een probleemsituatie als die zich voordoet. In de bedrijfsomgeving noemen we dat een beveiligingsplan of eventueel een calamiteitenplan. De inhoud van een dergelijk plan komt tegemoet aan het beheersen van een ongewenste situatie. Een goed plan bestaat uit het nadenken over de mogelijke risico s, wat oorzaken kunnen zijn van deze risico s (de dreigingen) en welke maatregelen genomen zijn of zouden moeten worden. Deze elementen leiden tot een afweging om in actie te nemen. Vooral met preventieve maatregelen om ongewenste gebeurtenissen zo lang mogelijk buiten de deur te houden. De risicoanalyse is een zeer nuttig en bruikbaar instrument om, nog vóórdat een incident heeft plaatsgevonden, een voorstelling te maken van de mogelijke risico s en de mogelijke gevolgen daarvan. Een risico is altijd het gevolg van een vermenigvuldiging: kans x gevolg. Effectieve beveiligingsmaatregelen zorgen daarom altijd voor óf het verminderen van de kans óf het verminderen van het gevolg. Om risico s in enige mate objectief te kunnen inventariseren en meten bestaan er instrumenten, veelal tools genoemd, voor deze inventarisatie. Bekend zijn ITIL, Global Risk Management Tool, ISRAC en vele andere. Het gebruik van een genormeerd en gekwalificeerd instrument verdient zonder meer aanbeveling. Maar laten we niet voorbij gaan aan het feit dat de zelfevaluatie voor zowel de reisdocumenten als de basisregistratie personen ook bedoeld is als instrument om een inventarisatie te maken. Ook met dit instrument worden tekortkomingen zichtbaar die daarmee als dreiging of het gewenste proces kunnen worden gedefinieerd. Minstens zo belangrijk als het eventueel te gebruiken instrument, is degene die het instrument gebruikt. De onderzoeker, analist, auditor. Deze moet voor dit specifieke vak zijn gekwalificeerd door opleiding en ervaring. Afhankelijk van de gemeentelijke organisatie kan het zeker zo zijn dat de daarvoor benodigde Pagina 4 van 42

5 expertise in huis aanwezig is. Maar net als eerder bij de functie van de controller is het aan te raden dat deze onderzoeker geen taken of bevoegdheden heeft in het te onderzoeken proces. In de praktijk van veel gemeenten is het inschakelen van externe expertise op het gebied van informatiebeveiliging een goed advies. De specifieke deskundigheid op voldoende niveau (CISA, RE, RI of RA) is niet altijd voorhanden en hoeft ook niet langdurig voor dit doel ingezet te worden. Een plan is niets anders dan een (schriftelijk) voornemen om iets te doen. Het is beslist aan te raden om de te nemen maatregelen en acties te verbinden aan een einddatum waarop dit gerealiseerd moet zijn en tevens vast te leggen wie voor de uitvoering verantwoordelijk is. Alleen dan kan gemeten worden of de voorgenomen acties ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. De resultaten daarvan worden opgenomen in de managementrapportage aan de opdrachtgever zodat die op de hoogte is van de mate van beveiliging waarvoor deze verantwoordelijkheid draagt. De basis voor een goed (informatie) beveiligingsplan is een analyse van de bedreigingen en kwetsbaarheden, de dreigingsanalyse. Volstaan met het identificeren van de dreigingen heeft natuurlijk geen zin. Het logisch vervolg daarop zal moeten zijn dat maatregelen genomen worden om de dreiging het hoofd te bieden. Een zogenaamde maatregelenanalyse is daarvoor de aangewezen weg. Het resultaat moet zijn een beschrijving van de maatregelen die genomen worden. Om de inspanning dwingend vast te leggen in de organisatie is het vereist dat de te treffen maatregelen door de opdrachtgever zijn bekrachtigd. Als dit zou ontbreken dan is het voorspelbaar dat er een te grote vrijblijvendheid zal ontstaan. Met het vaststellen van de maatregelen dwingt de opdrachtgever de uitvoerende organisatie om deze uit te voeren. Het vaststellen is dan ook weer te bezien in het licht van tijd, geld en budget. Immers zonder deze randvoorwaarden kunnen de meeste maatregelen niet tot uitvoer komen. Gelijktijdig met het vaststellen van de maatregelen moet de opdrachtgever aangeven binnen welke termijn de te treffen maatregelen zijn gerealiseerd. Voor minder ingrijpende zaken kan dit een maand of een kwartaal zijn en voor meer complexe maatregelen misschien wel een jaar of zelfs langer. In alle gevallen geldt dat de opdrachtgever de uiteindelijke beslissing neemt. Het beveiligen en beschermen van informatie is van belang. We kunnen niet meer buiten de informatiesystemen. De afhankelijkheid is erg groot en als je degelijk onderzoek doet, zal blijken dat ook de kwetsbaarheden in je systeem wel eens groter Pagina 5 van 42

6 kunnen zijn dan gedacht. Daarvoor is het voorgeschreven dat de gemeente voor zowel het basisregistratie systeem maar ook voor de reisdocumenten, gestructureerd en controleerbaar te werk gaat. Vraag 9 Een paar voorbeelden van incidenten: bij een controle op de voorraad reisdocumenten blijken er twee identiteitskaarten en een paspoort te ontbreken, op weg naar een aanvraag met het mobiele vingerafdrukopname-apparaat krijgt u een aanrijding en wordt het mobiele vingerafdrukopname-apparaat uit de auto ontvreemd of wat te denken van een brand in (een gedeelte van) het gemeentehuis en de aanwezige voorraad reisdocumenten gaat verloren. Bij iedere inbreuk, groot of klein, moeten we nadenken over de mogelijke gevolgen en direct maatregelen nemen om de kans op schadelijke gevolgen of uitbreiding van schade te voorkomen. In veel gevallen is er sprake van mogelijke schade voor de burger (zijn of haar identiteit is in het geding), schade voor het bestuur (politieke en bestuurlijke verantwoordelijkheid) en schade voor de organisatie (financiële schadeloosstelling, herstel en reconstructiekosten e.d.) De vorm waarin incidenten zich kunnen voordoen is tamelijk onvoorspelbaar. Het is dan ook zeker niet de bedoeling om voor elk mogelijk incident een protocol te schrijven waarin is vastgelegd hoe te handelen bij dat incident. Wel kan een procedure voorzien in een vaste werkwijze en structuur die wordt gevolgd als zich een inbreuk of incident voordoet. Vraag 10 Behalve een goede procedure is goede voorlichting over het gebruik van een dergelijk voorschrift dan ook essentieel in het bereiken van resultaten. De procedure zal helder moeten zijn over de wijze waarop een incident gemeld kan worden. Als een meldingsformulier al aanwezig is, is dit vaak diep verstopt in de structuur van het intranet bij een gemeente. Niet echt uitnodigend om het meldingsformulier te gebruiken dus. Een goede procedure is dus vindbaar en voorhanden en regelt wie verantwoordelijk is voor de ontvangst van de melding. Dit kan een leidinggevende zijn, de beveiligingsfunctionaris, de beveiligingsbeheerder of misschien een kwaliteitscoördinator. Deze ontvanger bewaakt het proces en zorgt er voor dat een deskundige de melding in behandeling neemt. Het proces wordt blijvend gevolgd en het ligt vast wie de termijnen bewaakt en wat er moet gebeuren als deze worden overschreden. Een belangrijk fenomeen in de bereidheid om incidenten te melden is het terugmelden van de acties en de resultaten of voortgang. Dan blijf je als melder veel beter Pagina 6 van 42

7 betrokken bij de melding. Door incidenten vast te leggen kunnen we met meerdere meldingen een onderzoek doen naar overeenkomsten. Een zogenaamde statistische analyse kan ons helpen om (terugkerende) fouten op te sporen en vooraf te verhelpen. Vraag 11 Meer nadruk moet er liggen op de scheiding tussen de uitvoerder en de controller. We zien nog wel eens dat de functie van beveiligingsfunctionaris is belegd bij een senior medewerker van de afdeling Burgerzaken. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar wordt het wel als zo iemand op drukke momenten in het proces reisdocumenten moet bijspringen. Dan wordt het de slager die zijn eigen vlees keurt. Het is simpel te begrijpen dat daarmee niet de meeste waarborgen worden gevonden voor de toets op de vereiste kwaliteit. Kennen we voor een onafhankelijke beoordeling van financiële systemen de rol van de (externe) accountant, voor de beoordeling van het beveiligingsproces met betrekking tot de reisdocumenten kennen we de beveiligingsfunctionaris. De onafhankelijkheid van en afstand tot het proces dat wordt gecontroleerd, zorgt voor de nodige waarborgen. Naast controle op de vereiste onderdelen, wordt de rol van de beveiligingsfunctionaris beter en sterker als deze ook adviezen uitbrengt die kunnen leiden tot verbeteringen van vastgestelde tekortkomingen. Steeds meer gemeenten beschikken over een afdeling Planning & Control. Een afdeling die niet onder de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement valt maar een onafhankelijke positie inneemt in de gemeentelijke organisatie. Niet alleen een interne afdeling kan de control-functie vervullen, ook een externe deskundige partij (bv controller, auditor) komt daar voor in aanmerking. De Paspoortwet stelt de burgemeester verantwoordelijk voor het voldoen aan de eisen gesteld in deze wet en de uitvoeringsvoorschriften. Dit eisenpakket wordt in de lokale beleidsnotitie vertaald naar een opdracht voor de ambtelijke organisatie. De uitvoering van deze opdracht is voor een belangrijk deel planmatig te benaderen en zeker ook periodiek te controleren. Het past dus uitstekend in een planning & control cyclus van een gemeente. Enerzijds opstellen van resultaten en anderzijds controleren of die resultaten zijn behaald. In de wet- en regelgeving voor de reisdocumenten is de functie van beveiligingsfunctionaris geen vrijblijvende aangelegenheid. De PUN schrijft voor dat iedere gemeente beschikt over een beveiligingsfunctionaris. Deze moet als zodanig door de burgemeester zijn aangewezen en in die functie op voorgeschreven wijze zijn aangemeld bij Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). Pagina 7 van 42

8 Gemeenten die de controle op het reisdocumentenproces geen onderdeel laten zijn van een planning & control cyclus voeren vaak een discussie waar de functie van beveiligingsfunctionaris moet zijn belegd. Een belangrijk aspect daarbij is het begrip van functiescheiding. De beveiligingsfunctionaris moet vrij kunnen handelen en rapporteren. Het is dus geen optie om deze functie in dezelfde lijn te beleggen waar ook de primaire verantwoordelijkheid ligt voor het realiseren van de doelen. De beveiligingsfunctionaris mag en kan zelf geen onderdeel zijn van de procedures die hij of zij controleert. Functiescheiding is van belang voor de onpartijdigheid en onafhankelijkheid. De kwalificatie van de rapportage die de beveiligingsfunctionaris uitbrengt wint aan gehalte als er sprake is van onafhankelijkheid. Evenals gebruikelijk is bij een audit door een accountantsdienst, is het belangrijk dat er geen correcties worden aangebracht in de rapportage. Helaas worden tekortkomingen nog te vaak gezien als een persoonlijk falen, in plaats van een bedrijfsmatig instrument en initiatief om zaken beter te regelen. Voorbeelden die in de praktijk goed blijken te werken (uiteraard voor zover deze in de gemeente voorhanden zijn) is om de control-functie onder te brengen bij Concern control, Planning en Control, Financiën of Informatisering (mits niet gecombineerd met Automatisering). De control functie wint belangrijk aan kwaliteit en draagkracht bij alle betrokken partijen als daar een adviesfunctie aan wordt toegevoegd. Deze adviserende rol moet dan wel worden opgenomen in de beleidsnotitie van de opdrachtgever. Vraag 12 Functiescheiding is een organisatorisch instrument om te zorgen dat het proces integer plaatsvindt. Het zorgt er voor dat altijd en op zijn minst drie personen betrokken zijn bij het volledige proces van aanvragen tot en met uitreiken. Hiermee wordt voorkomen dat, ook bij externe dwang of chantage, een medewerker in de gelegenheid is om tot frauduleus gedrag te komen. In het reisdocumentenproces wordt onderscheid gemaakt naar een aantal stappen in het proces. Onderscheid wordt gemaakt naar het verstrekken van een reisdocument, het beheren van een reisdocument en het uitreiken van een reisdocument. Om wat lastige definities te voorkomen: verstrekken is de juridische goedkeuring van de aanvraag die plaatsvindt als de ambtenaar beslist dat het aangevraagde reisdocument kan worden uitgereikt. Beheren van een reisdocument is het inklaren daarvan, dus het fysiek en administratief toevoegen aan de voorraad nadat het reisdocument is ontvangen. Uitreiken is het fysiek overhandigen van het document aan de aanvrager op het moment dat dit gereed is. Pagina 8 van 42

9 De functiescheiding moet worden beoordeeld voor het volledige proces van aanvraag tot en met uitreiken van één reisdocument. Degene die de aanvraag van een reisdocument heeft behandeld, mag dát document na ontvangst later in de week niet inklaren. Dit is de functiescheiding tussen verstrekken en beheer. Ook mag deze medewerker dát document niet uitreiken aan de aanvrager als deze zich weer meldt voor de balie. Dit is de functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken. Het kan niet genoeg worden benadrukt dat deze vorm van functiescheiding het meest essentieel is in het beschermen van de integriteit en het tegengaan van fraude. Als derde functiescheiding mag degene die het document heeft ingeklaard niet tevens belast zijn met het uitreiken van het document. Vraag 13 In de dagelijkse praktijk levert functiescheiding, zeker bij een kleine bezetting, wel eens spanning op. Toch is het in de meeste gevallen, juist bij kleine gemeenten waar men door geringere aantallen goed zicht heeft op de aanvragen die men zelf in behandeling heeft genomen, goed uitvoerbaar. Op het moment dat een inwoner zich meldt om een document af te halen en het blijkt dat de medewerker die de inwoner te woord staat, ook degene is die de verstrekking heeft verzorgd, dan zal die het uitreikproces moeten overdragen aan een collega. Omdat tijdens de openstelling van de balie in elke gemeente altijd twee medewerkers aanwezig zijn, is dit in de praktijk best mogelijk. Als medewerkers overtuigd zijn van het belang om de eigen integriteit te beschermen, blijkt het niet eens zo n hele lastige opgave. Als het beheren als taak belegd wordt bij medewerkers die geen werkzaamheden aan de balie uitvoeren is dit deel van de verplichte functiescheiding optimaal geregeld: deze medewerker is dan immers nooit betrokken bij het aanvragen of uitreiken van een document. Vraag 14 Het is denkbaar dat, ondanks de verplicht voorgeschreven functiescheiding, in incidentele gevallen niet aan de eisen kan worden voldaan. In die situatie is het van belang om te registreren en te documenteren dat van de verplichte functiescheiding is afgeweken. Registreer in die gevallen de reden waarom geen functiescheiding heeft plaatsgevonden, in welke periode dit is gebeurd en de namen van de betrokken medewerkers. Deze registratie moet ook bewaard worden. Pagina 9 van 42

10 Vraag 15 In dit systeem is aan de hand van de registratie van activiteiten ook vast te stellen of aan de voorgeschreven functiescheiding is / wordt voldaan. Als door specifieke omstandigheden niet aan de functiescheiding wordt voldaan, is het vereist dat door een onafhankelijk persoon wordt gecontroleerd of het proces correct en integer is uitgevoerd. In veel gevallen zal dat door de beveiligingsfunctionaris worden uitgevoerd. In ieder geval dient de controlerende persoon niet zelf deel uit te maken van het reisdocumentenproces. Vraag 16 In ieder werkproces waarin voorschriften, procedures en instructies moeten worden gevolgd, kun je niet zomaar aannemen dat medewerkers daarvan op de hoogte zijn. Zeker als er sprake is van een jarenlange vaste procedure en door omstandigheden treden wijzigingen op. Het is van belang om te zorgen dat medewerkers op de hoogte zijn en blijven bestaande procedures en wijzigingen daarop. Kennisoverdracht en instructie kunnen mondeling plaatsvinden, maar ook door medewerkers een (kopie van de) procedure te verstrekken met de opdracht deze te lezen. Vraag 17 Steekproefsgewijze zal getoetst moeten worden of de medewerkers zich houden aan voorschriften en hun werk op de juiste wijze uitvoeren. Dit betreft niet alleen het opvolgen van beveiligingsprocedures en instructies, maar ook de uitvoering van de reguliere werkzaamheden. Bij deze taken zijn een flink aantal mede bepalend voor de kwaliteit van het proces en het tegengaan van identiteitsfraude. Onderzocht kan worden of de medewerker de identiteit van de aanvrager goed vaststelt, op de juiste wijze controleert op de echtheidskenmerken van overgelegde documenten, de gezagsverhouding controleert en andere voor de integriteit van het proces van belang zijnde handelingen. Door middel van steekproeven kan worden beoordeeld of aan de kwaliteitseisen wordt voldaan. Het verdient aanbeveling om van deze controle een verslag op te maken. De beveiligingsfunctionaris kan dit bij de zelfevaluatie gebruiken (rapportage) en het management kan dit gebruiken om beter te sturen op kwaliteit van de uitvoering. Pagina 10 van 42

11 Vraag 18 Als er wordt gewerkt met een geautomatiseerd systeem en medewerkers gebruiken enkel en alleen hun eigen inloggegevens, dan is iedere handeling te controleren op authenticiteit. Dit wordt anders als we op papier werken. Toch gebeurt dat ook nog zeer veel in de praktijk en worden handelingen op echtheid onderschreven met een paraaf van de betreffende medewerker. Controle daarop moet mogelijk zijn zodat de noodzaak aanwezig is voor een parafenlijst. Aandachtspunt daarbij is het bewaren van de parafenlijst gedurende de bewaartermijn van reisdocumenten (11 of 16 jaar) zodat ook handelingen uit het verleden kunnen worden gecontroleerd. Vraag 19 De toegang tot het reisdocumenten systeem mag uitsluitend toegankelijk zijn voor uniek geautoriseerde personen. Het gaat hier niet alleen om de geautomatiseerde verwerking, maar uit oogpunt van persoonsbescherming en integriteit moet ook aandacht bestaan voor toegang tot papieren informatie, zoals documenten, aanvraagformulieren, foto- en handtekeningformulier en andere documenten. Dit betreft zowel de informatie op de werkplek maar ook informatie in het archief. Niet zelden is de toegang tot het archief van een gemeente mogelijk voor alle medewerkers van die gemeente, zonder nadere beperkingen. Vraag 20 Als je de beschikking hebt over een autorisatie van een collega of over een gedeelde autorisatie, is het veel gemakkelijker om gegevens onrechtmatig te gebruiken of er zelfs fraude mee te plegen. Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat iedere medewerker een eigen autorisatie heeft en het wachtwoord ook geheim houdt voor de collega s. Vraag 21 In de gemeente fungeren tenminste twee medewerkers als autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR). Deze medewerkers zijn belast met het toekennen van de autorisaties in het geautomatiseerde reisdocumentenproces. De ABR zorgt voor de aanvraag en uitgifte van identificatiekaarten, waarmee medewerkers toegang krijgen tot het reisdocumenten systeem. Om de uitgifte, het gebruik en de inname van deze kaarten bij te houden en controleerbaar te maken, moet een registratie daarvan worden bijgehouden. Het uitreiken en weer innemen van de identificatiekaart is een belangrijk moment. Dit moet worden vastgelegd. Op het moment dat een medewerker de beschikking krijgt over het toegangsmiddel, is deze ook verantwoordelijk voor Pagina 11 van 42

12 de handelingen die daarmee tijdens het bezit en gebruik daarvan, worden verricht. In gelijke mate geldt dat bij inlevering van het toegangsmiddel en de registratie daarvan, de medewerker gevrijwaard blijft van aanspraken op feiten die hebben plaatsgevonden na het moment van inleveren. Vraag 22 Om de registratie van de identificatiekaarten goed bij te houden moeten de medewerkers tekenen voor de ontvangst van de kaarten en de pincode. Ook bij het inleveren van de identificatiekaarten zou getekend moeten worden om de registratie compleet te houden. Vraag 23 De identificatiekaart is een belangrijk toegangsmiddel die rechten geeft in een systeem om handelingen te mogen verrichten. Deze handelingen zijn waardevol en de identificatiekaart is daarom goed te vergelijken met de privé pinpas die wij van de bank krijgen. Ook hier hoort een pincode bij om te zorgen dat je én de pas nodig hebt én de code weet. Bij de aanmaak van de identificatiekaart wordt een voorlopige code ingesteld. Het is van het grootste belang dat deze code direct na uitgifte van de kaart wordt gewijzigd. Op grond van de afspraken in de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten is het noodzakelijk de pincode door de houder van de kaart elke 60 dagen te laten wijzigen om misbruik door onrechtmatige kennisneming van de pincode te beperken. Het uitlenen van kaart en code aan collega s is een gevaarlijke activiteit en moet altijd worden vermeden. Vraag 24 Toegang tot de reisdocumentenadministratie en het verrichten van handelingen is alleen mogelijk voor medewerkers die beschikken over de bevoegdheid om te werken met het geautomatiseerde systeem. Deze bevoegdheid of autorisatie wordt geregeld met behulp van een identificatiekaart. Met deze kaart en een pincode is toegang tot het systeem mogelijk. Door de autorisatiebevoegde voor het aanvraagstation worden kaarten aangevraagd bij de producent en toebedeeld aan de medewerker. Het is zaak om deze aanvragen, uitgifte en intrekkingen goed te registreren omdat uit deze registratie bijvoorbeeld kan worden vastgesteld of bepaalde personen op bepaalde data toegang konden hebben tot het systeem en de gegevens. Zo zal een overzicht bijgehouden moeten worden van alle beschikbare kaarten, waar en hoe deze worden bewaard (in het bijzonder buiten werktijd), wie op welk moment een kaart in gebruik heeft, wanneer en van wie kaarten zijn of worden ingetrokken en wanneer kaarten zijn vernietigd. Van deze beheersactiviteiten Pagina 12 van 42

13 maakt de autorisatiebevoegde periodiek een verslag op dat op bovengenoemde elementen controle is uitgevoerd en in orde is bevonden. Dit verslag kan ter verantwoording rechtstreeks, of gezamenlijk met het verslag van de beveiligingsfunctionaris, worden aangeboden aan de burgemeester. Vraag 25 Aan de maximaal drie aangewezen medewerkers van de organisatie wordt het wachtwoord verstrekt om met het mobiele vingerafdrukopname-apparaat te kunnen en mogen werken. Het wachtwoord mag nooit worden bewaard bij het mobiele vingerafdrukopname-apparaat zelf en indien één van de drie aangewezen bevoegde gebruikers wijzigt, zal ook het wachtwoord moeten worden aangepast om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Vraag 26 Door de autorisatie bevoegde reisdocumenten dient met betrekking tot de opstartkaart en de authenticatiekaart van het mobiele vingerafdrukopname-apparaat de bewaring en het gebruik actueel te worden geregistreerd. De PUN spreekt hier van een authenticatiekaart in afwijking van de identificatiekaart die gebruikt wordt voor toegang tot het RAAS. Vraag 27 De toekenning van de autorisatie van gebruikers van de reisdocumentenmodule moet worden geregistreerd en bijgehouden. Het vervallen van de bevoegdheid van medewerkers leidt tot intrekking van de autorisatie en moet ook worden geregistreerd en bijgehouden. Vraag 28 Bij de aanvraag van een reisdocument moet de identiteit van de aanvrager uiteraard worden vastgesteld. Kort gezegd staan hier twee mogelijkheden voor open: of de aanvrager overlegt een eerder aan hem uitgereikt reisdocument of, als hij dat niet kan of gegevens komen niet overeen, dan worden de gegevens uit de vorige aanvraag (de reisdocumentenadministratie) geraadpleegd EN er worden identificerende vragen gesteld die worden opgenomen in het dossier. Als een eerder uitgereikt reisdocument wordt overgelegd dan wordt dit gebruikt voor controle doeleinden. De gegevens in het oude document worden geverifieerd met de gegevens in de basisregistratie personen, de foto in het oude document wordt vergeleken met het gezicht van de aanvrager en de echtheid van het oude document wordt gecontroleerd. Pagina 13 van 42

14 Bij de aanvraag hoeft het oude en overgelegde document niet (meer) geldig te zijn om te mogen worden gebruikt voor identificatie. Het is natuurlijk wel van belang om bij het gebruik van een oude foto goed te letten op de overeenkomsten met het gezicht van de aanvrager. Vraag 29 Bij het onderzoek naar de identiteit kunnen de volgende bronnen behulpzaam zijn: de geboorteakte, het aanvraagformulier van een eerder uitgereikt document (eventueel moet deze bij een andere uitgevende instantie worden opgevraagd), aangifteformulier verhuizing. Controleren betekent in dit geval altijd een vergelijking maken tussen de gegevens die de aanvrager verstrekt op het moment van de aanvraag, zoals andere documenten, opgegeven identiteit, verstrekte informatie en de gegevens die uit de hiervoor omschreven bronnen worden afgeleid. Vraag 30 Echtheidskenmerken van een paspoort en identiteitskaart helpen tegen misbruik, fraude en vervalsing. De echtheidskenmerken van het Nederlands paspoort zijn kenmerken die zonder hulpmiddelen te controleren zijn. Dit zijn onder andere het schaduwwatermerk, het kinegram, een voelbaar reliëf en ImagePerf. Door deze kenmerken van een document te controleren wordt voorkomen dat een vals, vervalst of valselijk verkregen document gebruikt kan worden voor het verkrijgen van een nieuw document. Vraag 31 Nadat de ontvangen documenten zijn gecontroleerd en administratief zijn toegevoegd aan de voorraad, zijn ze beschikbaar om te worden uitgereikt aan de aanvrager. Evenals bij de aanvraag van een document is het noodzakelijk om de identiteit van degene die het document komt afhalen zorgvuldig vast te stellen. Indien de aanvrager nog beschikt over een eerder aan hem uitgereikt reisdocument, kan de identiteit aan de hand daarvan worden vastgesteld. Het komt natuurlijk regelmatig voor dat de aanvrager slechts over één document beschikte en het eerder uitgereikte document zijn geldigheid al had verloren ten tijde van de aanvraag. Dan is het wellicht al ingenomen of, nadat een paspoort als reisdocument onbruikbaar is gemaakt, teruggegeven. In dat geval beschikt aanvrager die een document komt afhalen niet meer over een eerder aan hem uitgereikt reisdocument. Het onbruikbaar gemaakte document mag daarvoor niet worden gebruikt. Er zal op dat moment op een andere wijze zekerheid moeten worden verkregen over de identiteit van degene aan wie het document wordt uitgereikt door het stellen van Pagina 14 van 42

15 nadere identificerende vragen of door het tonen van een ander geldig legitimatiebewijs. Daarnaast zullen ook de gegevens worden geraadpleegd in de basisregistratie personen en zal een vergelijking worden gemaakt met de foto in het uit te reiken document met de persoon die het document komt afhalen. Dit is een delicaat proces waarbij zorgvuldig een foto-persoon vergelijking moet plaatsvinden. Hiervoor bestaan solide technieken die zich richten op het herkennen van de onveranderlijke gezichtskenmerken (profiling). Het verdient grote aanbeveling om medewerkers die belast zijn met het uitreiken van documenten te trainen in het herkennen van deze gezichtskenmerken. Extra identificerende vragen kunnen ook altijd gesteld worden aan kinderen. Het ligt wel enigszins aan het soort kind dat voor u staat wat voor soort vragen gesteld kunnen worden. De geboortedatum van de ouder is vaak moeilijk, maar de verjaardag weten ze vaak wel. Vraag 32 In het geval van de geringste twijfel is er altijd nog de mogelijkheid om de vingerafdrukken te verifiëren bij de uitreiking. Als de verificatie niet slaagt, wordt het reisdocument niet uitgereikt. Als er twijfel bestaat over de identiteit van degene aan wie een reisdocument moet worden uitgereikt, mag het document niet worden afgegeven. Er moet dan nader onderzoek worden ingesteld naar de identiteit. Vraag 33 Als een eerder uitgereikt reisdocument wordt overgelegd, is het raadzaam om de echtheid van dat document te controleren. Voor 1 e lijns- echtheidskenmerken van alle Nederlandse modellen reisdocumenten zie: eidskenmerken Naast eerstelijns kenmerken zijn er meer specifieke echtheidskenmerken beschikbaar waarvan een deel uitsluitend zichtbaar te maken is met behulp van specifieke controle apparatuur. Deze is in veel gevallen bij gemeenten aanwezig, maar vraagt wel om deskundigheid en vaardigheid in het bedienen daarvan. Een training op dit punt is beslist noodzakelijk. Pagina 15 van 42

16 Vraag 34 In bepaalde gevallen is het vereist dat een recente verklaring van toestemming wordt overgelegd bij de aanvraag voor een reisdocument. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de aanvrager zelf minderjarig is of onder curatele is gesteld. Voor een minderjarige, ouder dan 12 jaren en een onder curatele gestelde, is geen toestemmingsverklaring nodig voor het aanvragen van een Nederlandse identiteitskaart. Er is geen eis gesteld aan de vorm waaraan deze verklaring van toestemming moet voldoen. Wel zijn er een aantal elementen die moeten worden gecontroleerd. Zo moet de toestemmingsverklaring de personalia en de handtekening van de toestemminggever bevatten. Ook moet de identiteit van de toestemminggever worden vastgesteld op dezelfde wijze als het vaststellen van de identiteit van een aanvrager en moet gecontroleerd worden wie het gezag heeft. In het bijzonder zal aandacht voor de geldigheid van de toestemmingsverklaring moeten worden besteed als de toestemminggever niet zelf aanwezig is bij de aanvraag. In het geval van gescheiden ouders die nog wel beiden het ouderlijk gezag uitoefenen, kan het erg vervelend uitpakken als een reisdocument wordt verstrekt, terwijl één van de ouders hier geen toestemming voor heeft gegeven. Een eventuele ontvoering naar het buitenland kan hiervan het gevolg zijn. Indien er sprake is van een verklaring van toestemming moeten alle daarop betrekking hebbende documenten worden gearchiveerd. Ook wordt op de aanvraag zelf vermeld dat er sprake is van een toestemmingsverklaring. Vraag 35 Bijzondere aandacht is vereist als een reisdocument wordt aangevraagd voor een vreemdeling. Een aanvraag voor een reisdocument voor een vreemdeling moet altijd worden voorgelegd aan de IND en opgestuurd worden aan de Minister van Buitenlandse Zaken. De Minister van Buitenlandse Zaken neemt een besluit en stuurt een (goedkeurende) verklaring naar de gemeente. Na ontvangst van een goedkeurende verklaring kan de aanvraag naar de producent verzonden worden. Vraag 36 Bij een aanvraag voor een reisdocument voor een vluchteling neemt de gemeente een beslissing op de aanvraag. De medewerker moet altijd toetsen of de gegevens van het verblijfsdocument overeenkomen met de gegevens over het verblijfsrecht in de basisregistratie personen. Bij twijfel over de juistheid van de gegevens wordt de vreemdelingenadministratie bij de beoordeling betrokken. Pagina 16 van 42

17 Vraag 37 In het paspoort worden in de elektronische chip de vingerafdrukgegevens opgenomen van de aanvrager. Deze gegevens worden uitsluitend bewaard in de chip zelf en niet (meer) in andere registraties. In voorkomende gevallen kan een controle plaatsvinden op deze gegevens en de vingerafdruk van de persoon die het paspoort in het bezit heeft en de identiteit uit het document gebruikt. Voor het opnemen van de vingerafdruk gelden specifieke eisen en instructies die er voor moeten zorgen dat deze afdrukken kwalitatief juist worden opgenomen in het document. Het hoeft nauwelijks betoog dat de houder van het paspoort grote nadelige gevolgen kan ondervinden indien bij een controle blijkt dat deze gegevens niet overeenkomen. Reden genoeg dus om daar zeer zorgvuldig in te zijn. Van jongeren onder de 12 jaar worden geen vingerafdrukken opgenomen. Bij de opname van de vingerafdrukken moet goed worden opgelet dat de vingers voldoende schoon zijn en er geen gebruik wordt gemaakt van omhulsels. Hiermee zou het technisch mogelijk zijn om een andere vingerafdruk op te laten nemen in het paspoort. Het is mogelijk dat een aanvrager tijdelijk, bijvoorbeeld als gevolg van een ernstig ongeval, niet de mogelijkheid heeft om vingerafdrukken te laten opnemen. Het is dan wel belangrijk om vast te stellen dat dit gebrek inderdaad bestaat. Het overleggen van een medische verklaring kan daarbij behulpzaam zijn. In een dergelijk geval kan de aanvraag in behandeling worden genomen maar zal het paspoort een geldigheid bevatten van maximaal één jaar. Is het gebrek niet tijdelijk maar permanent dan kan een paspoort zonder vingerafdrukken worden aangevraagd met een maximale geldigheidsduur van tien jaren (voor meerderjarigen). Vraag 38 De foto is bedoeld ter identificatie van de aanvrager. Daarom moet bij het indienen van een aanvraag voor reisdocumenten een pasfoto in kleur worden ingeleverd die een goedgelijkend beeld van de aanvrager geeft. Alleen als de foto aan alle acceptatiecriteria van de fotomatrix voldoet kan de foto goedgekeurd worden. Vraag 39 Onderdeel van de beoordeling van de foto met behulp van de fotomatrix is de controle op de juiste maatvoering. De maat van oor aanzet tot oor aanzet en van kin tot kruin kan beoordeeld worden aan de hand van de pasfoto positioneringstransparant. Pagina 17 van 42

18 Vraag 40 Een aanvraag waarbij niet is voldaan aan de bepalingen met betrekking tot de identiteit, de nationaliteit, de aanspraak op, het overleggen van in bezit zijnde documenten, pasfoto, vingerafdrukken en handtekening, het verschijnen in persoon, toestemmingsverklaringen en eventueel vermissingsverklaringen mag niet in behandeling genomen worden. Vraag 41 De meeste aanvragen zullen onder normale omstandigheden leiden tot het verstrekken van een reisdocument. Doorgaans binnen een week is het document beschikbaar voor de aanvrager om dit uit te reiken. Er zijn natuurlijk ook aanvragen die niet direct leiden tot een verstrekking, bijvoorbeeld omdat de identiteit van de aanvrager niet in voldoende mate kan worden vastgesteld. In ieder geval moet binnen vier weken nadat de aanvraag is gedaan een beslissing worden genomen op die aanvraag. Enerzijds kan dat leiden tot het alsnog vertrekken en uitreiken van het document, maar het kan ook leiden tot een beslissing van de burgemeester dat de aanvraag wordt aangehouden en (nog) geen document wordt uitgereikt. Een dergelijke beslissing tot aanhouden van de aanvraag moet ook binnen vier weken na de aanvraag door middel van een kennisgeving aan de aanvrager worden bericht. Vanaf de datum van deze kennisgeving kan de termijn voor onderzoek en waarin (nog) geen definitief besluit is genomen met maximaal vier weken worden verlengd. Binnen deze maximaal acht weken zal een voor beroep vatbare definitieve beslissing door de burgemeester moeten worden genomen. Vraag 42 De aanvraag is in behandeling genomen. De eerstvolgende processtap die daar op volgt is het verzenden van de gegevens naar de producent. Het verzenden van de aanvragen van die dag is veelal een collectieve activiteit, meerdere aanvragen worden op hetzelfde moment verzonden. Er zal ook gecontroleerd worden dat het aantal te verzenden aanvragen overeenkomt met het aantal foto en handtekeningformulieren. Op die manier vindt er een volledigheidscheck plaats op het aantal te verzenden aanvragen. Een andere controle kan worden uitgevoerd op het betalen of kosteloos verstrekken van een reisdocument. Pagina 18 van 42

19 Vraag 43 Direct bij de overdracht en in het bijzijn van de distributeur wordt gecontroleerd of de colli (het doosje/de doosjes) onbeschadigd zijn en de verzegeling in tact is. Als er afwijkingen zijn op de levering, bijvoorbeeld de verpakking is beschadigd of de inhoud stemt niet overeen met levering die tevoren is aangekondigd, dan moet dit worden vastgelegd in een proces-verbaal. De vorm van dit proces-verbaal is niet voorgeschreven, maar de beschrijving moet in ieder geval bevatten: wanneer de levering met tekortkomingen heeft plaatsgevonden, de namen van de betrokken distributeur en de ontvangstbevoegde, de omschrijving welke afwijking is geconstateerd en welke acties er vervolgens zijn genomen. Hiervoor zijn voor specifieke afwijking voorschriften opgenomen in de (bijlage D van de) Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland. Het proces-verbaal moet ten minste zestien jaren worden bewaard. Vraag 44 Als de zending correct is verpakt en onbeschadigd is wordt deze door de bevoegde medewerker van de gemeente in ontvangst genomen. Vervolgens moet de inhoud van de zending, de reisdocumenten, administratief worden toegevoegd aan de voorraad. Dit proces heet inklaren van documenten. De leverancier stuurt vooraf een bericht met de te verwachten ontvangsten. Met deze vooraankondiging wordt een vergelijking gemaakt met de daadwerkelijk ontvangen zending (de colli). Na het openen van de zending worden de documenten individueel op juistheid gecontroleerd en vindt ook controle plaats per document of deze overeenstemt met de vooraf aangekondigde documenten. Er kan sprake zijn van een misdruk of een foutief gegeven in een reisdocument. In dat geval wordt het document zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen tien dagen ongeldig gemaakt en aangetekend teruggestuurd naar de producent. Vraag 45 De aanvraag voor een reisdocument is gedaan in gemeente A, maar de aanvrager verhuist vóórdat het document kan worden uitgereikt naar gemeente B. In dat geval wordt het document door gemeente A per aangetekende post verstuurd naar gemeente B. Hier vindt de uitreiking plaats, waarbij de reguliere aandacht wordt besteed aan het vaststellen van de identiteit. Gemeente A mag het document niet uitreiken als de aanvrager niet meer als ingezetene staat ingeschreven in de basisregistratie personen van gemeente A. Pagina 19 van 42

20 Vraag 46 Nadat het document is uitgereikt registreert gemeente B het reisdocument op de persoonslijst van de aanvrager en zendt een C formulier aan gemeente A dat het document is uitgereikt. Na ontvangst van het formulier registreert gemeente A het uitreiken van het document in het RAAS. Vraag 47 Iedere keer als een burger aan de balie zijn of haar reisdocument toont, moet de medewerker de echtheid van het document en de daarin opgenomen gegevens controleren. Dit moet gebeuren op elk moment dat een medewerker een reisdocument overhandigd krijgt: dus ook zowel bij de aangifte van verhuizing of het doen van geboorteaangifte. De medewerker stelt vast of de beveiligingskenmerken van een reisdocument zijn aangetast, of de gegevens nog goed leesbaar zijn en of alle gegevens nog opgenomen zijn. Indien dat niet het geval is vervalt het reisdocument van rechtswege en moet het aan het verkeer worden onttrokken. Vraag 48 Een reisdocument vervalt van rechtswege als: het niet binnen drie maanden, nadat het voor uitreiking beschikbaar is gesteld, door de aanvrager in ontvangst is genomen het, al dan niet bij de uitreiking van een nieuw reisdocument, is ingeleverd het vervallen is verklaard of op basis van de wet is ingehouden, tenzij nog een beroepstermijn open staat, een beroepsprocedure aanhangig is of het reisdocument anderszins in een gerechtelijke procedure nodig is. Dit kan zich onder andere voordoen in de volgende gevallen: o o o o o o o de houder het Nederlanderschap heeft verloren de houder van een reisdocument voor vreemdelingen of vluchtelingen niet langer beschikt over de status of verblijfstitel, benodigd voor het document de geldigheidsduur van het document is verstreken de houder is overleden het document als vermist is opgegeven onjuiste gegevens zijn verstrekt die hebben geleid tot de afgifte van het document een gegeven toestemmingsverklaring wordt ingetrokken het na uitreiking als onbruikbaar is beschouwd ten gevolge van misdruk of verkeerde personalisatie en dientengevolge is ingehouden of ingeleverd Pagina 20 van 42

21 het als gevonden reisdocument is ontvangen, tenzij de gemeente in de gelegenheid is het terug te geven aan de in de basisadministratie personen ingeschreven houder die nog geen verklaring van vermissing heeft afgelegd. Een reisdocument moet (verplicht) worden ingehouden als: het van rechtswege is vervallen zoals hiervoor is omschreven het zodanig is beschadigd dat daarin opgenomen beveiligingskenmerken zijn aangetast, gegevens niet meer leesbaar zijn of een deel ervan ontbreekt in of aan het document wijzigingen zijn aangebracht of aantekeningen zijn gesteld door een onbevoegde de gezichtsopname van de houder niet langer voldoende gelijkenis vertoont blijkt dat daarin abusievelijk verkeerde gegevens zijn vermeld dan wel anderszins fouten zijn gemaakt bij de vervaardiging van het reisdocument. De daartoe bevoegde autoriteit onttrekt het ingehouden reisdocument definitief aan het verkeer, tenzij nog een beroepstermijn openstaat, een beroepsprocedure aanhangig is of het reisdocument anderszins in een gerechtelijke procedure nodig is. Definitieve onttrekking aan het verkeer gebeurt door definitieve vernietiging. Vraag 49 De houder van een verlopen reisdocument kan vragen om eventuele teruggave van het document. Hij kan daar belang bij hebben vanwege de souvenir waarde van douanestempels. Hierin kan worden toegestemd indien het document ongeldig wordt gemaakt. De medewerker maakt het verlopen document ongeldig, door het te perforeren (drie ponsgaten van minimaal 12 mm doorsnee) op zodanige wijze dat het aangebrachte kinegram gedeeltelijk en de aangebrachte chip geheel onbruikbaar worden gemaakt. In het paspoort model 2014 moeten beide kinegrammen gedeeltelijk onbruikbaar worden gemaakt. Vraag 50 Het vernietigen van ontrokken documenten moet op zodanige wijze worden uitgevoerd dat reconstructie van het document op geen enkele wijze meer mogelijk is. Hiervoor komen versnippering of verbranding in aanmerking. Het is goed mogelijk documenten met behulp van een versnipperaar te vernietigen. Gemeenten kunnen er ook voor kiezen om de documenten centraal en beveiligd in te zamelen en deze door een gecertificeerde instelling op verantwoorde en genormeerde wijze te laten vernietigen. Het is hierbij wel van belang om zeker te zijn Pagina 21 van 42

22 dat het bedrijf voldoet aan beveiligingscriteria, zowel gedurende het transport als tijdens het vernietigingsproces zelf. Voorts is het zaak om de documenten na ontvangst direct ongeldig te maken. De medewerker maakt het verlopen document ongeldig, door het te perforeren (zie de wijze waarop in vraag 50). Vraag 51 Als uw gemeente met toestemming van het Ministerie deelneemt aan de pilot 'proces verbaal bij gemeenten' kruist u 'de aanvrager overlegt een proces verbaal' aan als ware het dat u een proces verbaal laat overleggen. In de praktijk blijkt de houder van een reisdocument niet altijd even zorgvuldig met het reisdocument omgaat. Het aantal vermissingen van reisdocumenten is groot en elke vermist document is in potentie een risico op onrechtmatig handelen. Als een document vermist wordt moet dit in de basisregistratie personen als feit worden opgenomen. Doorgaans gebeurt dit gelijktijdig met de aanvraag voor een nieuw en vervangend document. Van de aanvrager wordt een schriftelijke verklaring van vermissing gevraagd. Dit is een officiële schriftelijke verklaring die er toe moet bijdragen dat mensen dit niet te lichtvaardig doen. Immers het ondertekenen van een dergelijke schriftelijke aanvraag om daarmee een nieuw document aan te vragen kan, als daarvan sprake is, als valsheid in geschrifte worden aangemerkt. Om die reden is het ook voorgeschreven dat de houder van het vermiste document aangifte doet bij de politie. Ook hier is sprake van het opwerpen van een drempel en het risico te worden vervolgd voor het doen van valse aangifte. Om de administratieve last voor de politie te verminderen en ook de burger minder te belasten, zijn er proeven met gemeenten waarbij de aangifte en het daarop volgende proces-verbaal bij die gemeente zelf kan worden verkregen. In dat geval wordt dit gelijkgesteld met het doen van aangifte bij de politie. Zowel de verklaring van vermissing en het proces-verbaal worden inhoudelijk met elkaar vergeleken en toegevoegd aan de aanvraag. Als er sprake is van een verschillende reden van omschrijving van de vermissing in het proces-verbaal en de verklaring van vermissing is dit reden voor nader onderzoek. De verklaring van vermissing en het proces-verbaal blijven gedurende 11 jaren bewaard bij de reisdocumentenadministratie. Voor paspoorten en NIK's die langer geldig zijn, geldt een periode van ten minste 16 jaar. Bij het in behandeling nemen van een aanvraag waarbij sprake is van een vermissing, worden de oude aanvraaggegevens geraadpleegd. Het kan zijn dat deze gegevens in de eigen gemeente aanwezig zijn, maar als het vermiste Pagina 22 van 42