Workshop zelfevaluatie BRP 2016/2017

Transcriptie

1 Workshop zelfevaluatie BRP 2016/2017

2 Resultaat BRP 2016 Totaal resultaat Goed Voldoende Onvoldoende

3 60 % vragen BRP naar ENSIA Alle vragen over (fysieke) beveiliging (back-up, reconstructie, uitwijk, logging, toegang, autorisaties, wachtwoorden, beveiligingsplan) Vragen over functies informatiebeveiliging (controller, systeembeheerder, applicatiebeheerder) Vragen over aanname medewerkers (geheimhouding, VOG, verantwoordelijkheden) Alle vragen over de bewerker Algemene vragen over personeelsbeleid (bijscholingsprogramma, maatregelen)

4 Vragen naar Ensia

5 Aantal vragen 2016: 85 Aantal vragen 2017: 37

6 Steekproef interpretatieverschil Welke maatregelen worden genomen bij de verwerking van digitale aangiften? ma Digitale aangifte kan alleen via DigiD plaatsvinden De aangever wordt automatisch gecontroleerd en gestuurd bij zijn aangifte om fouten, vergissingen en fraude te voorkomen Er vindt automatische signalering plaats op risicoadressen en/of -personen Iedere digitale aangifte wordt voor de definitieve verwerking door een medewerker gecontroleerd Er is geen mogelijkheid tot digitale aangifte Geen van bovenstaande

7 Steekproef interpretatieverschil Welke elementen zijn verwerkt in uw procedure verstrekkingen? ma Op welke wijze een verzoek moet worden ingediend De minimale inhoud van het verzoek De criteria om een afweging te maken bij verstrekkingen (incl. verzoeken waarbij sprake is van verstrekkingsbeperking) Het onmiddellijk informeren van de burger wanneer, ondanks de aantekening vertrekkingsbeperking, gegevens worden verstrekt Een toets aan de verordening c.q. het onderliggende reglement De regels omtrent protocollering Gegevens van niet-ingezetenen (m.u.v. van RNI) worden niet verstrekt Gegevens aan derden worden verstrekt als deze derde voorafgaand schriftelijke toestemming van de ingeschrevene heeft van wie gegevens worden verstrekt Er is geen procedure of geen van bovengenoemde elementen zijn verwerkt in onze procedure

8 Verwijderde vragen Hoe wordt de identiteit vastgesteld bij persoonlijke aangifte/aanvraag? ma Aan de hand van een geldig identiteitsbewijs De echtheidskenmerken van een identiteitsbewijs worden altijd (handmatig) gecontroleerd De foto op het identiteitsbewijs wordt vergeleken met de persoon Een door de aanvrager geplaatste handtekening wordt vergeleken met de handtekening op het identiteitsbewijs De persoonsgegevens van het identiteitsbewijs worden, indien mogelijk, vergeleken met de gegevens in de BRP Bij het ontbreken van een geldig identiteitsbewijs aan de hand van identificerende vragen Bij het ontbreken van een geldig identiteitsbewijs worden andere identificerende documenten voorzien van een foto en handtekening gevraagd Indien er twijfel bestaat over de identiteit wordt een onderzoek ingesteld (bijv. overlegging geboorteakte of aanvraagformulier eerder uitgereikt document) Geen van de genoemde controles

9 Verwijderde vragen? 100% antwoord Welke elementen zijn in de procedure protocollering opgenomen? Aanbevolen wordt om hiervoor interne werkafspraken vast te stellen. Daarbij moet er geprotocolleerd goed op worden gelet dat die afspraken niet in strijd zijn met de wet. Zo ma Niet op andere wijze te herleiden verstrekkingen worden Minimaal kan achterhaald worden door wie, over wie, welke gegevens op welke datum aan wie zijn verstrekt Er is geen procedure of geen van de genoemde elementen is opgenomen

10 Gewijzigde vragen Welke van de volgende actualiseringen cq. correcties worden binnen een werkdag verwerkt? ma Adreswijziging Vertrek naar buitenland Welke van de volgende actualiseringen cq. correcties worden direct na ontvangst van alle benodigde bescheiden verwerkt? Briefadres Naamgebruik Verstrekkingsbeperking (geheimhouding) Geen van de genoemde actualiseringen cq. Correcties ma Inschrijving Vertrek naar buitenland Briefadres Wijzigingen op grond van een Nederlandse akte Wijzigingen op grond van een buitenlands brondocument Nationaliteitswijzigingen Reisdocumenten Gezag Geen van de genoemde actualiseringen cq. Correcties

11 Gewijzigde vragen Is er beleid vastgesteld voor het opleggen van een bestuurlijke boete? ma Ja Regels voor briefadressen Nee

12 Nieuwe vragen Welke elementen zijn verwerkt in uw procedure briefadres? ma De definities uit (of verwijzing naar) de wet BRP over briefadressen De aangifteprocedure (inclusief de benodigde documenten) De toekenningsprocedure De identiteitsvaststelling van de persoon Welke gegevens/documenten moeten worden aangeleverd Hoe om te gaan met informatie- en aangifteverplichtingen Richtlijn controlemaatregelen meerdere adressen bij een adresgever Richtlijn controlefrequentie en toetsingskader terechte inschrijving Inhoud controlemaatregelen bij inschrijving

13 Nieuwe vragen Welke elementen zijn verwerkt in uw procedure inschrijving vanuit RNI? ma Het opnieuw toetsen of er sprake is van rechtmatig verblijf Het actualiseren van de PL Het controleren en verwijderen van de indicatie document Het eventueel opvragen en beeindigen van onderzoeken

14 Nieuwe vragen Welke elementen zijn verwerkt in uw procedure verstrekkingen? ma Op welke wijze een verzoek moet worden ingediend De minimale inhoud van het verzoek De criteria om een afweging te maken bij verstrekkingen (incl. verzoeken waarbij sprake is van verstrekkingsbeperking) Het onmiddellijk informeren van de burger wanneer, ondanks de aantekening vertrekkingsbeperking, gegevens worden verstrekt Een toets aan de verordening c.q. het onderliggende reglement De regels omtrent protocollering Gegevens van niet-ingezetenen (m.u.v. van RNI) worden niet verstrekt Gegevens aan derden worden verstrekt als deze derde voorafgaand schriftelijke toestemming van de ingeschrevene heeft van wie gegevens worden verstrekt Er is geen procedure of geen van bovengenoemde elementen zijn verwerkt in onze procedure

15 Nieuwe vragen Wordt na actualisering van categorie 01 of bij verlies van het Nederlanderschap of als de gronden voor verkrijging van een vreemdelingen/vluchtelingen reisdocument vervallen de burger, indien nodig, geinformeerd over het mogelijk van rechtswege vervallen van het Nederlandse reisdocument? ea Ja Nee

16 Nieuwe vragen Welke activiteiten voert u uit bij een inschrijving in de BRP? ma Afspraken voor inschrijving in de BRP kunnen altijd binnen 5 dagen plaatsvinden Bij iedere persoon die zich inschrijft met een EU-nationaliteit (en geen NL) wordt gecheckt of er in het reis/id-document een persoonsnummer staat Bij een hervestiging van een persoon die voor 1 oktober 1994 is geemigreerd worden de gegevens opnieuw vastgesteld

17 Grootste aantal fouten Zijn alle medewerkers die gebruik maken van de BRP het afgelopen jaar geïnstrueerd over de toepassing van de BRP verordening? 25xNee Welke acties voert u uit om de volledigheid en juistheid van gegevensverwerking te controleren? De burger krijgt altijd een bericht over de verwerking van een mutatie als genoemd in de artikelen en 2.58 van de Wet BRP 30 x Nee

18 Grootste aantal fouten Wordt bij de volgende elementen altijd de wet- en regelgeving/circulaires gevolgd? Toezenden van de hoofdlijnen en regels BRP bij inschrijving 35xNee Is er beleid vastgesteld voor het opleggen van een bestuurlijke boete? 257xNee

19 Grootste aantal fouten Welke activiteiten heeft u het afgelopen jaar ondernomen om het sterkst mogelijke brondocument in uw administratie op te nemen? Er wordt bijgehouden welke personen nog een brondocument moeten inleveren 94xNee Burgers worden periodiek aangeschreven als een sterker brondocument mogelijk is 183xNee Wordt de BRP gebruikt buiten het gemeentehuis? Ja, maar hiervoor is geen beleid ontwikkeld 77x

20 Bespreekpunten Hoe wordt de identiteit vastgesteld bij persoonlijke aangifte/aanvraag? ma Aan de hand van een geldig identiteitsbewijs De echtheidskenmerken van een identiteitsbewijs worden altijd (handmatig) gecontroleerd De foto op het identiteitsbewijs wordt vergeleken met de persoon Een door de aanvrager geplaatste handtekening wordt vergeleken met de handtekening op het identiteitsbewijs De persoonsgegevens van het identiteitsbewijs worden, indien mogelijk, vergeleken met de gegevens in de BRP Bij het ontbreken van een geldig identiteitsbewijs aan de hand van identificerende vragen Bij het ontbreken van een geldig identiteitsbewijs worden andere identificerende documenten voorzien van een foto en handtekening gevraagd Indien er twijfel bestaat over de identiteit wordt een onderzoek ingesteld (bijv. overlegging geboorteakte of aanvraagformulier eerder uitgereikt document) Geen van de genoemde controles