Handleiding vragenlijst zelfevalutie paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten Versie 1.0. Datum 30 maart 2017 Status Definitief

Transcriptie

1 Handleiding vragenlijst zelfevalutie paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten 2017 Versie 1.0 Datum 30 maart 2017 Status Definitief

2 Vraag 1 De burgemeester is in de Paspoortwet als uitgevende autoriteit aangewezen voor het proces reisdocumenten. Uiteraard voert de burgemeester meestal zelf geen reisdocumenten werkzaamheden uit, maar laat dit over aan medewerkers van de organisatie. De bevoegdheden van de burgemeester zijn overdraagbaar, maar het is wel een vereiste dat dit schriftelijk is vastgelegd. Dit noemen we het regelen van het mandaat. Vraag 2 De termen beveiligingsbeleid en beveiligingsprocedure worden - ook in wet- en regelgeving - door elkaar gebruikt. Het beleid is een document waarin de burgemeester de normen heeft vastgelegd. In dit document is bepaald wat er moet worden gerealiseerd, wie daarvoor verantwoordelijk is, wanneer het gerealiseerd moet zijn, wat er moet worden gemeten en gerapporteerd. In de praktijk vindt een vertaling van het beleid plaats naar één of meerdere procedures. Bij deze vraag geeft u aan of de burgemeester het beleid of (een) procedure(s) heeft vastgesteld. In dit stuk zijn de richtlijnen opgenomen op welke manier gewerkt moet worden. Vraag 3 Beveiligingsprocedures zijn geschreven richtlijnen die richting geven aan de wijze van uitvoering in het proces. Artikel 93 lid 1 van de PUN beschrijft welke maatregelen minimaal vastgelegd moeten worden in de beveiligingsprocedure(s). Bewaren (op een vaste plaats opbergen) is een onderdeel van het beheren van reisdocumenten. Met beheren wordt bedoeld: de verantwoordelijke draagt zorg voor de reisdocumenten, de apparatuur, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen en weet op elk moment waar ze zich bevinden. Vraag 4 Beveiligingsprocedures zijn geschreven richtlijnen die richting geven aan de wijze van uitvoering in het proces. Door naast de verplichte maatregelen uit artikel 93 lid 1 PUN de te behalen resultaten vast te leggen, de verantwoordelijkheden te benoemen, te toetsen of de resultaten worden behaald en daarover aan degene die het beleid/de procedures heeft bekrachtigd te rapporteren ontstaat een proces van continue verbetering. Pagina 2 van 24

3 Vraag 5 Een procedure is een schriftelijk en vastgesteld document waarin een reeks instructies is opgenomen die op volgorde moet worden uitgevoerd en die is toegespitst op uw eigen gemeentelijke organisatie. In het proces reisdocumenten wordt onderscheid gemaakt in procedures. Zo zijn er verplichte procedures die zich specifiek richten op de te gebruiken middelen in het proces. Denk hierbij aan het gebruik van identificatiekaarten en codes, het gebruik van het mobiele vingerafdrukopname-apparaat, de backup (schijven) en de beveiliging van het aanvraagsysteem. Vraag 6 Verplichte procedures die zich richten op de organisatie, taken en bevoegdheden van medewerkers in het reisdocumentenproces zijn verplicht. Onderwerpen die hier aan bod moeten komen zijn functiescheiding, de rol van de beveiligingsfunctionaris, het vaststellen van de identiteit, het melden van incidenten, en andere. Vraag 7 Wetgeving wordt aangepast, organisaties wijzigen en werkwijzen worden aangepast. Procedures worden op een zeker moment geschreven tegen de context van de op dat moment geldende situatie. Het is zaak regelmatig te controleren of de procedures nog steeds aansluiten bij die werkelijkheid. Zo valt te controleren of de dagelijkse uitvoering nog steeds aansluit bij de beschrijving in de procedures. Niet zelden is een organisatiewijziging met functiewijzigingen niet vertaald naar procedures. Dit leidt er toe dat verantwoordelijkheden zijn toegeschreven aan functies (medewerkers) die als zodanig niet meer bestaan. Een ongewenste situatie, die door controle kan worden ontdekt en moet leiden tot aanpassingen. Evenzeer is het belangrijk om wijzigingen in de betreffende wet- en regelgeving bij te houden. In alle gevallen waarin sprake is van een afwijking tussen procedure en werkelijkheid of regelgeving, zal aanpassing van de procedures moeten plaatsvinden. Vraag 8 Het is goed om voorbereid te zijn en voor zover dat mogelijk is om na te denken over mogelijke risico s, de gevolgen daarvan en welke maatregelen mogelijk zijn om de problemen het hoofd te bieden. Door je goed voor te bereiden in een kalme fase, heb je meer grip op een probleemsituatie als die zich voordoet. In de bedrijfsomgeving noemen we dat een beveiligingsplan. De inhoud van een plan komt tegemoet aan het beheersen van een ongewenste situatie. Een goed plan bestaat uit het nadenken over de mogelijke risico s, wat oorzaken kunnen zijn van deze risico s Pagina 3 van 24

4 (de dreigingen) en welke maatregelen genomen zijn of zouden moeten worden. Deze elementen leiden tot een afweging om in actie te nemen. Vooral met preventieve maatregelen om ongewenste gebeurtenissen zo lang mogelijk buiten de deur te houden. Een plan is niets anders dan een (schriftelijk) voornemen om iets te doen. Het is beslist aan te raden om de te nemen maatregelen en acties te verbinden aan een einddatum waarop dit gerealiseerd moet zijn en tevens vast te leggen wie voor de uitvoering verantwoordelijk is. Alleen dan kan gemeten worden of de voorgenomen acties ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Vraag 9 Bij ieder incident, groot of klein, moeten we nadenken over de mogelijke gevolgen en direct maatregelen nemen om de kans op schadelijke gevolgen of uitbreiding van schade te voorkomen. In veel gevallen is er sprake van mogelijke schade voor de burger (zijn of haar identiteit is in het geding), schade voor het bestuur (politieke en bestuurlijke verantwoordelijkheid) en schade voor de organisatie (financiële schadeloosstelling, herstel en reconstructiekosten e.d.) Vraag 10 Een procedure legt een vaste werkwijze en structuur vast die wordt gevolgd als zich een incident voordoet. Behalve een goede procedure incidentmeldingen is goede voorlichting over het gebruik van een dergelijk voorschrift essentieel in het bereiken van resultaten. De procedure zal helder moeten zijn over de onderwerpen die als een incident worden geclassificeerd. Vraag 11 Functiescheiding is een organisatorisch instrument om te zorgen dat het proces integer plaatsvindt. Het zorgt er voor dat altijd en op zijn minst drie personen betrokken zijn bij het volledige proces van aanvragen tot en met uitreiken. Hiermee wordt voorkomen dat, ook bij externe dwang of chantage, een medewerker in de gelegenheid is om tot frauduleus gedrag te komen. In het reisdocumentenproces wordt onderscheid gemaakt naar een aantal stappen in het proces. Onderscheid wordt gemaakt naar het verstrekken van een reisdocument, het beheren van een reisdocument en het uitreiken van een reisdocument. Om wat lastige definities te voorkomen: verstrekken is de juridische goedkeuring van de aanvraag die plaatsvindt als de daartoe aangewezen ambtenaar beslist dat het aangevraagde reisdocument kan worden uitgereikt. Beheren van een reisdocument is het inklaren daarvan, dus het fysiek en administratief toevoegen aan de voorraad nadat het reisdocument Pagina 4 van 24

5 is ontvangen. Uitreiken is het fysiek overhandigen van het reisdocument aan de aanvrager. De functiescheiding moet worden beoordeeld voor het volledige proces van aanvraag tot en met uitreiken van één reisdocument. De aangewezen ambtenaar die het besluit tot verstrekking heeft genomen, mag dát reisdocument na ontvangst later in de week niet inklaren. Dit is de functiescheiding tussen verstrekken en beheer. Ook mag deze medewerker dát reisdocument niet uitreiken aan de aanvrager. Dit is de functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken. Het kan niet genoeg worden benadrukt dat deze vorm van functiescheiding het meest essentieel is in het beschermen van de integriteit en het tegengaan van fraude. Als derde eis mag degene die het reisdocument heeft ingeklaard niet tevens belast zijn met het uitreiken van het reisdocument. Vraag 12 In de dagelijkse praktijk levert functiescheiding wel eens spanning op. Toch is het in de meeste gevallen, juist bij kleine gemeenten waar men door geringere aantallen goed zicht heeft op de aanvragen die men zelf in behandeling heeft genomen, goed uitvoerbaar. Op het moment dat een aanvrager zich meldt om een reisdocument af te halen en het blijkt dat de medewerker die de aanvrager te woord staat, ook degene is die de verstrekking heeft verzorgd, dan zal die het uitreikproces moeten overdragen aan een collega. Omdat tijdens de openstelling van de balie in elke gemeente altijd twee medewerkers aanwezig zijn, is dit in de praktijk best mogelijk. Als medewerkers overtuigd zijn van het belang om de eigen integriteit te beschermen, blijkt het niet eens zo n hele lastige opgave. Als het beheren als taak belegd wordt bij medewerkers die geen werkzaamheden aan de balie uitvoeren is dit deel van de verplichte functiescheiding optimaal geregeld: deze medewerker is dan immers nooit betrokken bij het aanvragen of uitreiken van een reisdocument. Vraag 13 Het is denkbaar dat, ondanks de verplicht voorgeschreven functiescheiding, in incidentele gevallen niet aan de eisen kan worden voldaan. In die situatie is het verplicht om te registreren dat van de verplichte functiescheiding is afgeweken. Registreer in die gevallen de reden waarom tijdelijk geen functiescheiding heeft plaatsgevonden, in welke periode niet aan de eis is voldaan en de namen van de betrokken medewerkers. Deze registratie moet ook bewaard worden. Om de integriteit van het proces te toetsen wordt de volledigheid van de registratie gecontroleerd. In veel gevallen zal dat door de Pagina 5 van 24

6 beveiligingsfunctionaris worden uitgevoerd. In ieder geval mag de controlerende persoon niet zelf betrokken zijn bij de uitvoering van het reisdocumentenproces. Daarbij controleert hij eveneens of de verstrekking, het beheer en de uitreiking op de voorgeschreven wijze heeft plaatsgevonden. Vraag 14 In ieder werkproces waarin voorschriften, procedures en instructies moeten worden gevolgd, kun je niet zomaar aannemen dat medewerkers daarvan op de hoogte zijn. Zeker als er sprake is van een jarenlange vaste procedure en door omstandigheden wijzigingen optreden. Het is van belang om te zorgen dat medewerkers op de hoogte zijn en blijven van actuele procedures. Kennisoverdracht en instructie kunnen mondeling plaatsvinden, maar ook door medewerkers een (kopie van de) procedure te verstrekken. Vraag 15 Steekproefsgewijze toetsen geeft inzicht of de medewerkers zich houden aan voorschriften en hun werk op de juiste wijze uitvoeren. Dit betreft ook de uitvoering van de reguliere werkzaamheden. Onderzocht kan worden of de medewerker de identiteit van de aanvrager goed vaststelt, op de juiste wijze controleert op de echtheidskenmerken van overgelegde reisdocumenten, de gezagsverhouding controleert en andere voor de integriteit van het proces van belang zijnde handelingen. Door middel van steekproeven kan worden beoordeeld of aan de kwaliteitseisen is voldaan. Vraag 16 Als je de beschikking hebt over een autorisatie van een collega of over een gedeelde autorisatie, is het veel gemakkelijker om gegevens onrechtmatig te gebruiken of er zelfs fraude mee te plegen. Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat iedere medewerker een eigen autorisatie heeft en het wachtwoord ook geheim houdt voor de collega s. Vraag 17 De identificatiekaart is een belangrijk toegangsmiddel die rechten geeft in het RAAS om handelingen te mogen verrichten. Deze handelingen zijn waardevol en de identificatiekaart is daarom goed te vergelijken met de privé pinpas die wij van de bank krijgen. Ook hier hoort een pincode bij om te zorgen dat je én de pas nodig hebt én de code weet. Bij de ingebruikname van de identificatiekaart wordt een voorlopige code ingesteld. Het is van het grootste belang dat deze code direct na ingebruikname van de kaart wordt gewijzigd. Het is noodzakelijk de pincode door de Pagina 6 van 24

7 houder van de kaart in elk geval minimaal één keer per jaar te laten wijzigen om misbruik door onrechtmatige kennisneming van de pincode te beperken. Vraag 18 Toegang tot het RAAS en het verrichten van handelingen is alleen mogelijk voor medewerkers die beschikken over de bevoegdheid om te werken met het geautomatiseerde systeem. Deze bevoegdheid of autorisatie wordt geregeld met behulp van de identificatiekaart. Door de autorisatiebevoegde voor het RAAS worden kaarten aangevraagd bij de producent en toebedeeld aan de medewerkers. Het is van belang om deze aanvragen, uitgifte en intrekkingen volledig te registreren omdat uit deze registratie bijvoorbeeld kan worden vastgesteld of bepaalde personen op bepaalde data toegang konden hebben tot het RAAS en de gegevens. Zo zal een overzicht bijgehouden moeten worden van alle beschikbare kaarten, waar en hoe deze worden bewaard (in het bijzonder buiten werktijd), wie op welk moment een kaart in gebruik heeft, wanneer en van wie kaarten zijn of worden ingetrokken en wanneer kaarten zijn vernietigd. Vraag 19 Door de autorisatiebevoegde aanvraagstation moet van de authenticatiekaart van het mobiele vingerafdrukopname-apparaat de bewaring en het gebruik actueel te worden geregistreerd. Vraag 20 De toekenning van de autorisatie van gebruikers van de reisdocumentenmodule moet worden geregistreerd en bijgehouden. Het vervallen van de bevoegdheid van medewerkers leidt tot intrekking van de autorisatie en moet ook worden geregistreerd en bijgehouden. De registratie wordt periodiek gecontroleerd op volledigheid en juistheid van de toekenningen, wijzigingen en intrekkingen. Vraag 21 Bij de aanvraag van een reisdocument moet de identiteit van de aanvrager worden vastgesteld. Kort gezegd staan hier twee mogelijkheden voor open: of de aanvrager overlegt een eerder aan hem uitgereikt reisdocument of, als hij dat niet kan of gegevens komen niet overeen, dan worden de gegevens uit de vorige aanvraag (de reisdocumentenadministratie) geraadpleegd EN er worden identificerende vragen gesteld die worden opgenomen in het dossier. Als een eerder uitgereikt reisdocument wordt overgelegd dan wordt dit gebruikt voor controle doeleinden. De gegevens in het Pagina 7 van 24

8 oude reisdocument worden geverifieerd met de gegevens in de basisregistratie personen, de foto in het oude reisdocument wordt vergeleken met het gezicht van de aanvrager en de echtheid van het oude reisdocument wordt gecontroleerd. Bij de aanvraag hoeft het oude en overgelegde reisdocument niet (meer) geldig te zijn om te mogen worden gebruikt voor identificatie. Identiteitsdocumenten zijn de documenten die in de Wet op de Identificatieplicht aangewezen zijn om de identiteit van personen vast te stellen. Vraag 22 Bij een aanvullend onderzoek naar de identiteit kunnen de volgende bronnen behulpzaam zijn: de geboorteakte, het aanvraagformulier van een eerder uitgereikt reisdocument (eventueel moet deze bij een andere uitgevende instantie worden opgevraagd), aangifteformulier verhuizing. Controleren betekent in dit geval altijd een vergelijking maken tussen de gegevens die de aanvrager verstrekt op het moment van de aanvraag, zoals andere documenten, opgegeven identiteit, verstrekte informatie en de gegevens die uit de hiervoor omschreven bronnen worden afgeleid. Aanvullende vragen kunnen bijvoorbeeld gaan over de reishistorie die uit het oude overgelegde document blijkt of over de adressen waar een aanvrager gedurende zijn leven heeft gewoond. Vraag 23 Echtheidskenmerken van een paspoort en Nederlandse identiteitskaart helpen tegen misbruik, fraude en vervalsing. De eerstelijns echtheidskenmerken van de Nederlandse reisdocumenten zijn zonder hulpmiddelen te controleren. Dit zijn in het model 2014 de tweede foto, een voelbaar reliëf, het kinegram, een watermerk, het reisdocumentnummer en de Tilted Laser Image. Door deze kenmerken van een reisdocument te controleren wordt voorkomen dat een vals, vervalst of valselijk verkregen reisdocument gebruikt kan worden voor het verkrijgen van een nieuw reisdocument. Vraag 24 Om te bepalen of een aanvrager in aanmerking komt voor een Nederlands reisdocument is het noodzakelijk om te bepalen of de aanvrager (nog) in het bezit is van de Nederlandse nationaliteit. In de BRP worden, als de burger eveneens de Nederlandse nationaliteit bezit, gegevens over een vreemde nationaliteit niet meer bijgehouden. Bij de aanvraag van een reisdocument moet de aanvrager alle in bezit zijnde reisdocumenten overleggen, dit betreft dus ook zijn buitenlandse reisdocumenten. Als de Pagina 8 van 24

9 aanvrager bij de aanvraag in het bezit is van een buitenlands reisdocument kan dit reden zijn om onderzoek uit te voeren naar de Nederlandse nationaliteit. Vraag 25 Evenals bij de aanvraag van een reisdocument is het noodzakelijk om de identiteit van degene die het reisdocument komt afhalen zorgvuldig vast te stellen. Indien de aanvrager nog beschikt over een eerder aan hem uitgereikt reisdocument, kan de identiteit aan de hand daarvan worden vastgesteld. Het komt regelmatig voor dat de aanvrager slechts over één reisdocument beschikte en het eerder uitgereikte reisdocument zijn geldigheid al had verloren ten tijde van de aanvraag. Dan is het wellicht al ingenomen of, onbruikbaar gemaakt teruggegeven. In dat geval mag het onbruikbaar gemaakte reisdocument niet worden gebruikt voor de identiteitsvaststelling. Er zal op dat moment op een andere wijze zekerheid moeten worden verkregen over de identiteit van degene aan wie het reisdocument wordt uitgereikt door het stellen van nadere identificerende vragen of door het tonen van een ander geldig legitimatiebewijs. Daarnaast zullen ook de gegevens worden geraadpleegd in de BRP en zal een vergelijking worden gemaakt met de foto in het uit te reiken reisdocument met de persoon die het reisdocument komt afhalen. Vraag 26 In het geval van twijfel aan de identiteit is er de mogelijkheid om de vingerafdrukken te verifiëren bij de uitreiking. In het aanvraagstation is een optie opgenomen voor het uitlezen van vingerafdrukken. Als deze optie niet aanwezig is kan de autorisatiebevoegde de medewerker hiervoor autoriseren. Als de verificatie niet slaagt, wordt het reisdocument niet uitgereikt. Als er twijfel bestaat over de identiteit van degene aan wie een reisdocument moet worden uitgereikt, mag het reisdocument niet worden afgegeven. Er moet dan nader onderzoek worden ingesteld naar de identiteit. Vraag 27 Als een eerder uitgereikt reisdocument wordt overgelegd, is het raadzaam om de echtheid van dat reisdocument te controleren. Voor 1 e lijns- echtheidskenmerken van alle Nederlandse modellen reisdocumenten zie: eidskenmerken. Naast eerstelijns kenmerken zijn er meer specifieke echtheidskenmerken beschikbaar waarvan een deel uitsluitend zichtbaar te maken is met behulp van specifieke controle apparatuur. Door, indien mogelijk de handtekeningen die Pagina 9 van 24

10 op verschillende momenten zijn geplaatst met elkaar te vergelijken kan meer zekerheid over de identiteit worden verkregen. Vraag 28 Burgers kunnen, als zij voldoen aan de daarvoor gestelde criteria, in aanmerking komen voor een tweede paspoort. Het in bezit zijnde paspoort moet nog minimaal zes maanden geldig zijn. Met ingang van 5 november 2016 is het niet meer noodzakelijk om na te gaan of een tweede paspoort nodig is voor zakelijke doeleinden. De burger die veel reist en die het regelmatig overkomt dat zijn paspoort bij een consulaat ligt in verband met visumverstrekking kan in aanmerking komen voor een tweede paspoort. Daarnaast kan de burger in aanmerking komen voor een tweede paspoort als hij regelmatig reist naar zogenaamde conflicterende landen. Er zijn een aantal landen die burgers die een visum voor Israël in hun paspoort hebben staan niet toelaten. Vraag 29 In bepaalde gevallen is het vereist dat een recente verklaring van toestemming wordt overgelegd bij de aanvraag voor een reisdocument. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de aanvrager zelf minderjarig is of onder curatele is gesteld. Voor een minderjarige, ouder dan twaalf jaar en een onder curatele gestelde, is geen toestemmingsverklaring nodig voor het aanvragen van een Nederlandse identiteitskaart. Er is geen eis gesteld aan de vorm waaraan deze verklaring van toestemming moet voldoen. Wel zijn er een aantal elementen die moeten worden gecontroleerd. Zo moet de toestemmingsverklaring de personalia en de handtekening van de toestemminggever bevatten. Ook moet de identiteit van de toestemminggever worden vastgesteld en moet gecontroleerd worden wie het gezag heeft. In het bijzonder zal aandacht voor de geldigheid van de toestemmingsverklaring moeten worden besteed als de toestemminggever niet zelf aanwezig is bij de aanvraag. In het geval van gescheiden ouders die nog wel beiden het ouderlijk gezag uitoefenen, kan het erg vervelend uitpakken als een reisdocument wordt verstrekt, terwijl één van de ouders hier geen toestemming voor heeft gegeven. Een eventuele ontvoering naar het buitenland kan hiervan het gevolg zijn. Als er sprake is van een verklaring van toestemming moeten alle daarop betrekking hebbende documenten worden gearchiveerd. Ook wordt op de aanvraag zelf vermeld dat er sprake is van een toestemmingsverklaring. Pagina 10 van 24

11 Vraag 30 In het paspoort worden in de chip twee vingerafdrukken opgenomen van de aanvrager. Deze gegevens worden uitsluitend bewaard in de chip zelf en niet in andere registraties. Voor het opnemen van de vingerafdrukken gelden specifieke eisen en instructies die er voor moeten zorgen dat deze afdrukken kwalitatief juist worden opgenomen in het reisdocument. Het hoeft nauwelijks betoog dat de houder van het paspoort grote nadelige gevolgen kan ondervinden indien bij een controle blijkt dat deze gegevens niet overeenkomen. Van jongeren onder de 12 jaar worden geen vingerafdrukken opgenomen. Bij de opname van de vingerafdrukken moet goed worden opgelet dat de vingers voldoende schoon zijn en er geen gebruik wordt gemaakt van omhulsels. Hiermee zou het technisch mogelijk zijn om een andere vingerafdruk op te laten nemen in het paspoort. Het is mogelijk dat een aanvrager tijdelijk, bijvoorbeeld als gevolg van een ongeval, niet de mogelijkheid heeft om vingerafdrukken te laten opnemen. In een dergelijk geval kan de aanvraag in behandeling worden genomen maar zal het paspoort een geldigheid bevatten van maximaal één jaar. Is het gebrek niet tijdelijk maar permanent dan kan een paspoort zonder vingerafdrukken worden aangevraagd met een maximale geldigheidsduur van tien jaren (voor meerderjarigen). Vraag 31 Een aanvraag waarbij niet is voldaan aan de bepalingen met betrekking tot de identiteit, de nationaliteit, de aanspraak op, het overleggen van in bezit zijnde reisdocumenten, pasfoto, vingerafdrukken en handtekening, het verschijnen in persoon, toestemmingsverklaringen en eventueel vermissingsverklaringen mag niet in behandeling genomen worden. Ook niet om deze later te completeren. Vraag 32 De meeste aanvragen zullen onder normale omstandigheden leiden tot het verstrekken van een reisdocument. Doorgaans binnen een week is het reisdocument beschikbaar voor de aanvrager om dit uit te reiken. Er zijn echter ook aanvragen die niet direct leiden tot een verstrekking, bijvoorbeeld omdat er sprake is van een signalering of de identiteit van de aanvrager niet in voldoende mate kan worden vastgesteld. In ieder geval moet binnen vier weken nadat de aanvraag is gedaan een beslissing worden genomen op die aanvraag. Enerzijds kan dat leiden tot het alsnog vertrekken en uitreiken van het reisdocument, maar het kan ook leiden tot een beslissing van de burgemeester dat de aanvraag wordt aangehouden en (nog) geen reisdocument wordt uitgereikt. Een dergelijke beslissing tot aanhouden van de Pagina 11 van 24

12 aanvraag moet ook binnen vier weken na de aanvraag door middel van een kennisgeving aan de aanvrager worden bericht. Vanaf de datum van deze kennisgeving kan de termijn voor onderzoek en waarin (nog) geen definitief besluit is genomen met maximaal vier weken worden verlengd. Binnen deze maximaal acht weken zal een definitieve beslissing door de burgemeester moeten worden genomen. Vraag 33 De aanvraag is in behandeling genomen. De eerstvolgende processtap die daar op volgt is het verzenden van de gegevens naar de producent. Van belang is te controleren dat een aangewezen ambtenaar de beslissing tot verstrekking heeft genomen. Er zal ook gecontroleerd worden of het aantal te verzenden aanvragen overeenkomt met het aantal foto en handtekeningformulieren. Op die manier vindt er een volledigheidscheck plaats op het aantal te verzenden aanvragen. Een andere controle kan worden uitgevoerd op het betalen of kosteloos verstrekken van een reisdocument. Vraag 34 Direct bij de overdracht en in het bijzijn van de besteller wordt gecontroleerd of de colli (het doosje-/de doosjes met gepersonaliseerde reisdocumenten) onbeschadigd zijn en de verzegeling in tact is. De besteller kan vragen naar de door de burgemeester afgegeven machtiging tot ontvangstneming. De ontvangstbevoegde moet, zich kunnen legitimeren. Alleen zo weet de besteller dat hij aan de goede persoon de colli verstrekt. Als er afwijkingen zijn bij de levering, bijvoorbeeld de verpakking is beschadigd of de inhoud stemt niet overeen met de levering die tevoren is aangekondigd, dan moet dit worden vastgelegd in een proces-verbaal. De vorm van dit proces-verbaal is niet voorgeschreven, maar de beschrijving moet in ieder geval bevatten: wanneer de levering met tekortkomingen heeft plaatsgevonden, de namen van de betrokken besteller en de ontvangstbevoegde, de omschrijving welke afwijking is geconstateerd en welke acties er vervolgens zijn genomen. Hiervoor zijn voor specifieke afwijking voorschriften opgenomen in de (bijlage D van de) PUN. Het proces-verbaal moet ten minste zestien jaren worden bewaard. Vraag 35 Na ontvangst van een zending reisdocumenten worden na een controle van de inhoud van de zending de reisdocumenten administratief toegevoegd aan de voorraad. Dit proces heet inklaren van reisdocumenten. Pagina 12 van 24

13 De leverancier stuurt vooraf een bericht met de te verwachten ontvangsten. Met deze vooraankondiging wordt een vergelijking gemaakt met de daadwerkelijk ontvangen reisdocumenten en colli. Na het openen van de zending wordt ieder reisdocument gecontroleerd op juist personaliseren en produceren. Er kan sprake zijn van een misdruk of een foutief gegeven in een reisdocument. In dat geval wordt het reisdocument zo spoedig mogelijk ongeldig gemaakt en aangetekend teruggestuurd aan de leverancier. Het reisdocument moet uiterlijk op de achtste dag na productie door de leverancier ontvangen zijn. Op de negende dag na productie kan de leverancier de document- en aanvraaggegevens niet meer bekijken waardoor het niet meer mogelijk is om te beoordelen of het om een fout van de gemeente gaat of een productiefout door de leverancier. Vraag 36 RvIG bewaakt de kwaliteit van het aanvraag-, uitgifte- en productieproces van reisdocumenten. Dat gebeurt onder andere door middel van twee kwaliteitscontroles bij de leverancier van reisdocumenten. Er wordt gecontroleerd of de reisdocumenten die geproduceerd en gepersonaliseerd zijn aan de vastgestelde ISO normen voldoen. Daarnaast geeft de hoeveel reisdocumenten die door uitgevende instanties worden teruggestuurd en de reden waarom deze reisdocumenten geretourneerd worden een indicatie van de verbeterpunten in de processen. Een reisdocument wordt teruggestuurd wanneer het bij het inklaren beschadigd is of onjuist blijkt te zijn geproduceerd of gepersonaliseerd. Als na het uitreiken blijkt dat er sprake is van een misdruk of verkeerd personaliseren en het reisdocument is ingehouden of ingeleverd moet het ook teruggestuurd worden. Vraag 37 De houder van een verlopen reisdocument kan vragen om teruggave van het reisdocument. Het reisdocument mag ongeldig gemaakt retour gegeven worden. De medewerker maakt het verlopen reisdocument ongeldig door het te perforeren (drie ponsgaten van minimaal 12 mm doorsnee) op zodanige wijze dat het aangebrachte kinegram gedeeltelijk en de aangebrachte chip geheel onbruikbaar worden gemaakt. In het paspoort model 2014 moeten beide kinegrammen gedeeltelijk en de aangebrachte chip geheel onbruikbaar worden gemaakt. Vraag 38 Iedere keer als een burger aan de balie zijn of haar reisdocument toont, moet de medewerker de echtheid van het reisdocument en de daarin opgenomen gegevens controleren. Dit moet gebeuren Pagina 13 van 24

14 op elk moment dat een medewerker een reisdocument overhandigd krijgt: dus ook bij de aangifte van verhuizing of het doen van geboorteaangifte. De medewerker stelt vast of de beveiligingskenmerken van een reisdocument zijn aangetast, of de gegevens nog goed leesbaar zijn en of alle gegevens nog opgenomen zijn. Als dat niet het geval is vervalt het reisdocument van rechtswege en moet het ingehouden worden en aan het verkeer worden onttrokken. Vraag 39 Een reisdocument moet aan het verkeer onttrokken worden als: het niet binnen drie maanden, nadat het voor uitreiking beschikbaar is gesteld, door de aanvrager in ontvangst is genomen het is ingeleverd het moet worden ingehouden op grond van artikel 54: o de houder het Nederlanderschap heeft verloren o de houder van een reisdocument voor vreemdelingen of vluchtelingen niet langer beschikt over de status of verblijfstitel, benodigd voor het reisdocument o de geldigheidsduur van het reisdocument is verstreken o de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum of het geslacht van de houder zijn gewijzigd o de houder is overleden o het reisdocument als vermist is opgegeven o onjuiste gegevens zijn verstrekt die hebben geleid tot de afgifte van het reisdocument o onder voorwaarden als de verklaring van toestemming ingetrokken is onder voorwaarden als o het is ingehouden omdat het zodanig is beschadigd dat beveiligingskenmerken zijn aangetast o in of aan het reisdocument wijzigingen zijn aangebracht of aantekeningen zijn gesteld door een onbevoegde o de gezichtsopname van de houder niet langer voldoende gelijkenis vertoont o blijkt dat daarin abusievelijk verkeerde gegevens zijn vermeld dan wel anderszins fouten zijn gemaakt bij de vervaardiging van het reisdocument het na uitreiking als onbruikbaar is beschouwd ten gevolge van misdruk of verkeerde personalisatie en dientengevolge is ingehouden of ingeleverd het als gevonden reisdocument is ontvangen Pagina 14 van 24

15 De daartoe bevoegde autoriteit onttrekt het ingehouden reisdocument definitief aan het verkeer, tenzij nog een beroepstermijn openstaat, een beroepsprocedure aanhangig is of het reisdocument anderszins in een gerechtelijke procedure nodig is. Het reisdocument wordt definitief aan het verkeer onttrokken door het deugdelijk te vernietigen, dan wel het geheel of gedeeltelijk onbruikbaar gemaakt aan de houder terug te geven ingevolge het derde lid. De vernietiging geschiedt door het reisdocument op gecontroleerde wijze te verbranden of te versnipperen, zodat reconstructie van het reisdocument niet meer mogelijk is. Vraag 40 Reisdocumenten die van rechtswege zijn vervallen mogen niet in omloop zijn en worden opgenomen in het Basisregister Reisdocumenten. Het basisregister heeft als doel het bestrijden van fraude met en misbruik van reisdocumenten. Als een reisdocument van rechtswege vervalt, stelt de autoriteit de houder hiervan schriftelijk in kennis en wijst hem erop dat het oude reisdocument van rechtswege is vervallen en niet meer gebruikt kan worden. In artikel 47 van de Paspoortwet staan de redenen wanneer een reisdocument van rechtswege is vervallen. Vraag 41 Het vernietigen van onttrokken reisdocumenten moet op zodanige wijze worden uitgevoerd dat reconstructie van het reisdocument op geen enkele wijze meer mogelijk is. Hiervoor komen versnippering of verbranding in aanmerking. Het is goed mogelijk reisdocumenten met behulp van een versnipperaar te vernietigen. Voorts is het zaak om de reisdocumenten na inhouding direct ongeldig te maken. De medewerker maakt het verlopen reisdocument ongeldig, door het op juiste wijze te perforeren. Vraag 42 Als een reisdocument vermist wordt moet dit in de basisregistratie personen als feit worden opgenomen. Doorgaans gebeurt dit gelijktijdig met de aanvraag voor een nieuw reisdocument. Van de aanvrager wordt een schriftelijke verklaring van vermissing gevraagd. Dit is een officiële schriftelijke verklaring die er toe moet bijdragen dat mensen dit niet te lichtvaardig doen. Immers het ondertekenen van een dergelijke schriftelijke verklaring om daarmee een nieuw reisdocument aan te vragen kan, als daarvan sprake is, als valsheid in geschrifte worden aangemerkt. De verklaring van vermissing wordt toegevoegd aan de aanvraag. De verklaring van vermissing blijft gedurende 11- c.q. 16 jaren bewaard bij de reisdocumentenadministratie. Bij het in Pagina 15 van 24

16 behandeling nemen van een aanvraag waarbij sprake is van een vermissing, worden ter identiteitsvaststelling de oude aanvraaggegevens geraadpleegd. Het kan zijn dat deze gegevens in de eigen gemeente aanwezig zijn, maar als het vermiste reisdocument eerder in een andere gemeente werd aangevraagd, dan worden de aanvraaggegevens bij die gemeente opgevraagd. Vraag 43 Als het vermoeden bestaat dat de houder handelingen verricht met reisdocumenten die het vertrouwen in die reisdocumenten schaadt dan kan de afgifte van een nieuw reisdocument worden geweigerd. Hiervan kan sprake zijn bij meervoudige vermissingen, opzettelijk beschadigen van reisdocumenten, het anderen in de gelegenheid stellen om misbruik te maken van reisdocumenten of andere handelingen die op misbruik kunnen wijzen. In een circulaire van RvIG zijn daarvoor een aantal criteria weergegeven: de houder heeft 3 keer of meer binnen 5 jaar een reisdocument als vermist opgegeven, terwijl daarvoor geen plausibele reden bestaat. de houder heeft weliswaar minder dan 3 keer binnen 5 jaar een reisdocument als vermist opgegeven, maar spreekt zichzelf tegen bij doorvragen op door hem afgelegde eerdere verklaringen van vermissing de houder heeft weliswaar minder dan 3 keer binnen 5 jaar een reisdocument als vermist opgegeven, maar in combinatie met opzettelijke beschadigen, gelegenheidsverschaffing of andere handelingen die op misbruik kunnen wijzen, ontstaat toch een gegrond vermoeden van misbruik met reisdocumenten de houder heeft weliswaar steeds plausibele redenen opgegeven, maar het aantal vermissingen is zodanig hoog dat toch twijfel gaat rijzen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat door de houder valse aangiften zijn gedaan. U wordt geadviseerd in dergelijke gevallen contact met de politie op te nemen. Nadere informatie is terug te vinden in de werkinstructie 24b. Vraag 44 Als sprake is van een signalering worden de gegevens betreffende de signalering opgenomen in een categorie 12 van de persoonslijst. Bij het aanvragen van een reisdocument zal uw reisdocumentenmodule aangeven dat er sprake is van een signalering. Maandelijks ontvangt u via een vrij bericht de volledige signaleringslijst en tussentijds ontvangt u een vrij bericht als een inwoner van uw gemeente opgenomen wordt op de signaleringslijst of als de signalering is vervallen. Om ervoor te zorgen dat alle signaleringen ook daadwerkelijk op de Pagina 16 van 24

17 persoonslijsten worden geregistreerd is het noodzakelijk dat u vrij berichten betreffende het vervallen of de opname direct op de PL verwerkt en bij elke (her)-vestiging van een Nederlander controleert of deze voorkomt op de signaleringslijst. Door periodiek de volledige lijst te controleren weet u zeker dat er geen inwoners in uw gemeente verblijven die wel op de lijst voorkomen, maar waarvoor ten onrechte geen categorie 12 is aangemaakt. Vraag 45 Met ingang van 1 maart 2017 is de Paspoortwet (Pw) gewijzigd: nieuw is artikel 23b Paspoortwet en artikel 47 lid 1 onder i is aangevuld. De minister van Veiligheid en Justitie (VenJ) kan in gevallen waarin een gegrond vermoeden bestaat dat iemand van plan is uit te reizen buiten het Schengengebied om aansluiting te zoeken bij een terroristische organisatie een uitreisverbod opleggen. Het uitreisverbod kan ook opgelegd worden aan personen die al zijn vertrokken uit Nederland, maar nog binnen het Schengengebied verblijven. Deze maatregel wordt genomen om de nationale veiligheid te beschermen. Het uitreisverbod houdt in dat de persoon niet buiten het Schengengebied mag reizen. Met de komst van artikel 23b Pw wordt bij iedere aanvraag van een reisdocument gekeken of de aanvrager is gesignaleerd. Dit geldt vanaf 1 maart 2017 dus ook voor een aanvraag van een Nederlandse identiteitskaart. Aan een persoon met een uitreisverbod mag namelijk geen Nederlandse identiteitskaart (NIK) of paspoort worden verstrekt, maar alleen een vervangende Nederlandse identiteitskaart. Betrokkene kan, om zich te kunnen blijven identificeren binnen het Schengengebied, een vervangende Nederlandse identiteitskaart aanvragen (art. 17 lid 1 Paspoortwet). In tegenstelling tot de standaard NIK kan hiermee niet naar landen buiten het Schengengebied worden gereisd, zoals Turkije. In verband met deze wijziging is het dus noodzakelijk om bij elk verzoek om afgifte van een reisdocument bij signalering contact met RvIG op te nemen. Vraag 46 Tot 5 november 2016 was het toegestaan een gevonden reisdocument retour te geven aan de houder als deze in de BRP van de eigen gemeente ingeschreven stond. Aan deze situatie is een eind gekomen: Elk gevonden reisdocument wordt door de gemeente definitief aan het verkeer onttrokken door het te vernietigen op de voorgeschreven wijze. Een gevonden reisdocument wordt door Nederlandse gemeenten dus nooit meer aan de houder teruggegeven. Pagina 17 van 24

18 Op grond van PUN artikel 68 wordt de definitieve onttrekking niet geregistreerd in de BRP, deze werkwijze is ongewijzigd. Vraag 47 Regelmatig wordt iemand slachtoffer van fraude veroorzaakt door oneigenlijk gebruik van een kopie van een paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK). Het is mogelijk om in een dergelijk geval een nummer van een paspoort of NIK te signaleren in het Basisregister reisdocumenten. Het originele reisdocument is immers niet gestolen of vermist, maar fysiek nog in bezit van de burger. U volgt de volgende procedure: Een burger meldt zich met een proces-verbaal van de politie. Dit als bewijs dat hij/zij slachtoffer is van fraude door oneigenlijk gebruik van een kopie van het reisdocument Als de burger nog geen slachtoffer van deze fraude is, maar wel een gegronde reden heeft om hiervoor te vrezen, dan kan hij ook uit voorzorg een nieuw document aanvragen. De uitgevende instantie kan in deze gevallen de vermissingsverklaring gebruiken om de gegronde reden op te nemen. De burger is in het bezit van zijn/haar originele reisdocument en levert dit in Het originele reisdocument wordt ingenomen en NIET teruggegeven (ook niet onbruikbaar gemaakt). Het reisdocument wordt vernietigd Het reisdocumentnummer van het ingenomen reisdocument wordt doorgegeven aan RvIG door middel van een C7 formulier. Op het formulier wordt aangegeven dat de reden vermissing of diefstal is Het C7 formulier wordt geprint. Achter vermissing of diefstal wordt erbij geschreven: vermoeden van kopie-fraude. Het formulier wordt opgestuurd naar RvIG In de BRP wordt het reisdocument op ingehouden/ingeleverd gezet. Vraag 48 Uit het RAAS kunt u een overzicht vervaardigen wat de fysiek aanwezige voorraad moet zijn. Door dit overzicht te vergelijken met de daadwerkelijke fysieke voorraad kan worden vastgesteld of dit overeenkomt of dat reisdocumenten worden vermist. Het hoeft niet altijd en direct te leiden tot een vermissing van één of meerdere reisdocumenten. Het is ook mogelijk door onvoldoende zorg en aandacht in het verwerkingsproces dat het verschil alleen administratief bestaat omdat het uitgereikte reisdocument niet in de BRP is verwerkt of omdat het is opgestuurd naar de nieuwe woongemeente. Op zich geen probleem, maar wel een aanleiding om op onderzoek uit te gaan en een verklaring te vinden voor dit verschil. Pagina 18 van 24

19 Vraag 49 Nadat een gebruiker succesvol is aangemeld bij het aanvraagstation controleert het aanvraagstation automatisch of er updates gereed zijn om geïnstalleerd te worden. Alle gebruikers krijgen het scherm met updates, indien deze aanwezig zijn, te zien (dus niet alleen gebruikers die de rol van autorisatiebevoegde aanvraagstation of lokaal beheerder hebben). Alle gebruikers kunnen updates installeren op een aanvraagstation. Als er geen updates zijn, toont het aanvraagstation na het succesvol aanmelden direct het hoofdmenu. Om het proces van updaten goed te laten verlopen, moet elk aanvraagstation minimaal één keer per maand contact maken met de update-server om eventuele updates tijdig te installeren. Bij geen contact met de server gaat de leverancier ervan uit dat geen gebruik gemaakt wordt van het aanvraagstation met als gevolg dat het aanvraagstation, na een aantal waarschuwingen, wordt opgehaald door de leverancier. Vraag 50 Reisdocumenten worden gedurende werktijd vaak opgeborgen in speciaal daarvoor bestemde opbergsystemen. Het opbergen in een afsluitbare kantoorkast, ladenblok of open afhaalbakje biedt onvoldoende waarborgen. Voor de reisdocumenten zijn verschillende opbergsystemen in gebruik. Centrale opslag van reisdocumenten in een zogenaamd buizen- of andersoortig transportsysteem. Heel functioneel en ook veilig omdat hierdoor zo min mogelijk menselijke werkingen nodig zijn met de reisdocumenten. Vraag 51 Om reisdocumenten te beveiligen tegen inbraak, ontvreemding, onrechtmatige kennisname en verlies door bijv. brand is opslag in een inbraak-werende voorziening buiten werktijd voorgeschreven. Met voorziening wordt een kluis(kast) bedoeld. De kluis(kast) moet volgens fabrieksspecificaties voldoen aan een indicatie waarde berging van 1000 euro. Met deze internationaal genormeerde classificatie is vastgesteld hoe lang het duurt om het materiaal van de kast te forceren bij het gebruik van bepaalde gereedschappen en aanvalsmethodieken. Bij het opstellen van de wetgeving is deze eis bepaald. Voorts moet deze kast ook nog brandwerende eigenschappen hebben en in een afgesloten ruimte zijn geplaatst. Een lastige bijkomstigheid is dat inbraak vertragend en brandwerend niet altijd goed samen gaan. Immers voor inbraakvertraging zou je het liefst veel staal en ander sterk materiaal gebruiken. Dit is echter ook het materiaal dat zorgt voor een goede geleiding van temperatuur en heeft daardoor Pagina 19 van 24

20 tegengestelde invloed op de brandwerendheid. Voor brandwerendheid worden kunststoffen materialen gebruikt die zorgen voor een hele slechte geleiding van temperatuur, maar deze zijn weer met eenvoudige aanvalsgereedschappen te openen. Het beste van twee werelden is om een brandvertragende kast/kluis te plaatsen in een inbraak werende ruimte. Behalve goede technische voorzieningen komt het bij beveiligde opslag ook weer aan op het menselijk handelen. Vraag 52 Met uitsluitend het beschrijven van doelen en resultaten kan niet worden volstaan. Door te onderzoeken of de daarin gestelde doelen worden behaald en daarover te rapporteren ontstaat per aandachtsgebied een beeld hoe het er voor staat. Vergelijk dit met de jaarlijkse controle en rapportage van de accountant die verslag uitbrengt over de financiële stand van zaken. De controle wordt achteraf uitgevoerd en de resultaten worden opgenomen in een rapportage aan de burgemeester. Met de rapportage wordt de burgemeester geïnformeerd over eventuele tekortkomingen of risico s. Dat dit van belang is blijkt als er sprake is van incidenten. In dat geval zal de burgemeester verantwoording moeten afleggen over de aard en oorzaak van het incident. Als dit bijvoorbeeld te maken heeft met het onrechtmatig toekennen van reisdocumenten zal aan de hand van de beveiligingsinspanningen moeten blijken of dit voorkomen had kunnen worden en of er voldoende maatregelen zijn getroffen. Er is voorgeschreven dat de rapportage in ieder geval moet ingaan op enkele verplicht gestelde onderwerpen, bijv. de status van de fysieke beveiliging, of en hoe de gegevens worden veilig gesteld (back-up), of wordt voldaan functiescheiding en andere. Vraag 53 Incidenten kunnen en zullen altijd wel een keer optreden. Dit hoeft niet direct tot paniek te leiden, maar het is wel van belang dat deze goed worden onderzocht en dat de reden van het incident wordt uitgezocht en geregistreerd. Met de beantwoording van deze vraag krijgt RvIG inzicht in het soort incidenten wat voorkomt. Het resultaat van de beantwoording van deze vraag heeft geen invloed op het gemeentelijk resultaat. Vraag 54 Vermiste reisdocumenten moeten worden opgespoord en de oorzaken daarvan te onderzoeken. Uiteraard gevolgd door verbetering van de processen en intensivering van de controle. Als er sprake is van een vermissing van één of meerdere reisdocumenten, moet dit worden gevolgd door aangifte bij de politie en ook moet RvIG in kennis worden gesteld. Daarnaast zal Pagina 20 van 24

21 er op zorgvuldige wijze ook naar de houder(s) van vermiste reisdocumenten communicatie moeten plaatsvinden, zodat zij niet onverwacht worden geconfronteerd met een eventueel misbruik van hun identiteit. Vraag 55 Bij ieder incident, groot of klein, moeten we nadenken over de mogelijke gevolgen en direct maatregelen nemen om de kans op schadelijke gevolgen of uitbreiding van schade te voorkomen. Naast het vermissen van reisdocumenten zijn de apparatuur en/of materialen onderdelen van de keten die bij incidenten nadere aandacht vragen. Om die reden moet de politie en RvIG in kennis worden gesteld. Vraag 56 De burgemeester is de autoriteit in het kader van de Paspoortwet die voor de uitvoering van diverse taken functionarissen aanwijst. In het proces reisdocumenten moet in ieder geval een aanwijzing plaatsvinden van: ten minste één beveiligingsfunctionaris (de controller op het beveiligingsproces) ten minste twee autorisatiebevoegden RAAS en aanvraagstation (belast met het toekennen van rechten in het RAAS en het aanvragen, uitreiken en intrekken van autorisaties in het aanvraagstation) ten minste drie ontvangstbevoegden (belast met het in ontvangst nemen van de zending reisdocumenten.) maximaal drie medewerkers mobiel vingerafdrukopnameapparaat (belast met het in voorkomende gevallen kunnen en mogen gebruiken van het mobiel vingerafdrukopnameapparaat) de medewerkers die bevoegd zijn om een aanvraag voor een reisdocument in behandeling te nemen de medewerkers die bevoegd zijn om een aangevraagd reisdocument te mogen uitreiken Vraag 57 De beveiligingsfunctionaris mag op geen enkele wijze betrokken zijn en dus een taak hebben in het reguliere reisdocumentenproces. Dit betekent dus dat deze medewerker geen aanvragen in behandeling mag nemen, geen beheersactiviteiten mag uitvoeren en geen reisdocumenten mag uitreiken. Vraag 58 De beveiligingsfunctionaris wordt in veel gevallen gevonden buiten de afdeling die zich bezig houdt met reisdocumenten. Denk hierbij Pagina 21 van 24

22 aan financiën, planning en control of informatiebeheer. Ook wordt deze functie wel extern betrokken, bijvoorbeeld bij een samenwerkende buurgemeente of bij externe deskundigen van particuliere bedrijven. De taken en functies van de beveiligingsfunctionaris moeten zijn beschreven in een aparte taak- en functie omschrijving. Dit levert nog wel eens spanning op met gemeenten met een generaal functiegebouw, maar de wet schrijft voor dat deze functie moet zijn beschreven. Hiervoor zou een aanwijzingsbesluit van de burgemeester waarin in een bijlage de taakomschrijving wordt beschreven worden gebruikt. Vraag 59 Een agressieprotocol moet duidelijk maken wat van de burger, maar ook van de medewerker verwacht mag of moet worden. Bijvoorbeeld het moment waarop de dienstverlening wordt gestaakt omdat er sprake is van agressief gedrag. Het kunnen omgaan met agressie is niet alleen een kwestie van techniek of organisatie, er wordt van de medewerker ook het nodige verwacht. Agressie hoort nooit standaard tot het werk, maar het is ook niet meer weg te denken. Dit betekent dat bij medewerkers op dat gebied competenties moeten worden ontwikkeld en onderhouden. Periodieke training en het ontwikkelen van vaardigheden om goed met agressie om te kunnen gaan zorgt voor verbetering van de veiligheid en de betrouwbaarheid van de dienstverlening. Vraag 60 Buiten de werkuren moeten de van de leverancier ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de opslagmedia, de documentatie en de overige materialen worden opgeslagen in een inbraak vertragende en brandwerende voorziening, zoals een gesloten inbraak werende waardekast of kluis, met een waardebergings-indicatie van 1.000, -. Deze voorziening moet in een af te sluiten ruimte zijn geplaatst. Vraag 61 Binnen een beveiligd gebied waarvoor een toegangsregime bestaat, kan nog een kleinere ruimte bestaan die slechts voor een nog selectiever aantal personen toegankelijk is. De kluis(kast) waar reisdocumenten en andere waardevolle zaken buiten werktijd worden opgeslagen, moet zich bij voorkeur in een dergelijke aparte ruimte bevinden. In de praktijk zien we op de afdeling Burgerzaken een zogenaamde archiefruimte of archiefkluis. Hierin staan brondocumenten opgeslagen en bevindt zich ook de kluis(kast). Door deze ruimte af te sluiten en onder detectie te plaatsen, kan op de afdeling nog worden gewerkt terwijl de waardevolle documenten voorwerpen zijn opgeborgen en Pagina 22 van 24

23 afgesloten. De kluis moet een inbraak vertragende en brandwerende voorziening zijn, zoals een gesloten inbraak werende waardekast of kluis, met een waardebergingsindicatie van 1.000, -. Vraag 62 De aanschaf en het gebruik van een kluis hebben als doel om een extra waarborg te hebben voor het beschermen van materialen. Als deze kluis niet ingezet en gebruikt wordt met de daarbij behorende maatregelen heeft de kluis veelal geen functie als kluis, maar als kast. Door te zorgen dat de kluis niet verplaatsbaar is, af te sluiten is en codes te wijzigen als daartoe aanleiding bestaat is de kluis een aanvullende maatregel om materialen te beschermen. In de norm NEN-EN zijn de richtlijnen voor kluizen vastgelegd. Vraag 63 De aanschaf en het gebruik van een kluis hebben als doel om een extra waarborg te hebben voor het beschermen van materialen. Als deze kluis niet ingezet en gebruikt wordt met de daarbij behorende maatregelen heeft de kluis veelal geen functie als kluis, maar als kast. Door te zorgen dat de kluis niet verplaatsbaar is, af te sluiten is en codes te wijzigen als daartoe aanleiding bestaat is de kluis een aanvullende maatregel om materialen te beschermen. Deze verplichting is ook van toepassing op de kluis buiten het gemeentehuis(externe locatie). In de kluis buiten het gemeentehuis worden de RAAS back-up schijven bewaard. In de norm NEN-EN zijn de richtlijnen voor kluizen vastgelegd. Vraag 64 Met een kluis(kast) weten we meestal nog wel raad om deze in een aparte afsluitbare en gedetecteerde ruimte te plaatsen. Lastiger wordt het om deze eis ook te behalen voor het aanvraagstation. Deze maakt meestal een geïntegreerd deel uit van het vaste balie meubilair. Het aanvraagstation is verbonden met netwerkkabels op de ICT infrastructuur. Het is vanzelfsprekend niet aan te raden deze bekabeling regelmatig of zelfs dagelijks los te maken om de apparatuur op te kunnen bergen. Dit impliceert wel dat het achterlaten op open balies van het aanvraagstation niet voldoet aan de beveiligingseisen. Er zal daarom gezocht moeten worden naar mogelijkheden om de balie in zijn geheel af te sluiten of de apparatuur zodanig in het balie meubilair op te nemen dat deze aan het einde van de werkdag kan worden afgesloten. Alleen op deze manier is het aanvraagstation onbereikbaar voor onbevoegden. De eis is voorts dat deze apparatuur zich in een beveiligde (gedetecteerde) ruimte bevindt. Pagina 23 van 24