B & W datum 4 februari 2019 Team Wonen Werken en Leven/Basisregistratie Personen Naam steller Froukje Jansen Portefeuillehouder Carla Brugman

Transcriptie

1 B en W Adviesnota Onderwerp Kennisgeving resultaat zelfevaluatie BRP en PNIK Zaaknummer Teammanager B & W datum 4 februari 2019 Team Wonen Werken en Leven/Basisregistratie Personen Naam steller Froukje Jansen Portefeuillehouder Carla Brugman Openbaarheid Bevoegd orgaan Deze adviesnota is openbaar B & W Per direct. Ter kennisname ADVIES 1. Kennis te nemen van de managementrapportage Zelfevaluatie BRP (zie bijlage 1) 2. Uittreksel van de managementrapportages Zelfevaluatie Basisregistratie personen(brp) te ondertekenen (zie bijlage 2) 3. Kennis te nemen van de managementrapportage Zelfevaluatie Paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK) (zie bijlage 3) 4. Uittreksel van de managementrapportage zelfevaluatie Paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK) te ondertekenen. (zie bijlage 4)

2 B en W Adviesnota Aanleiding Zelfevaluatie BRP De Wet basisregistratie personen (Wet BRP) verplicht gemeenten om de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie jaarlijks te evalueren. Dit gebeurt door een (landelijke) vragenlijst in te vullen. De antwoorden resulteren in actiepunten en aanbevelingen die noodzakelijk zijn om de inrichting, werking en beveiliging van de BRP te borgen. De uitkomst van de zelfevaluatie wordt ter kennisname aan het college van burgemeester en wethouders aangeboden ter ondertekening. Daarna wordt het resultaat aangeboden aan de minister van BZK en de Autoriteit Persoonsgegevens. Waarom is de zelfevaluatie BRP van belang? Voor het borgen van de juistheid van gegevens is het noodzakelijk om structureel te toetsen of er aan de wet- en regelgeving wordt voldaan en er voldoende aandacht is voor de juiste uitvoering van de werkzaamheden. De zelfevaluatie is een instrument dat er voor zorgt dat deze toetsing jaarlijks plaats vindt. De BRP is dé basisregistratie voor persoonsgegevens. De hele Nederlandse (semi-)overheid is verplicht om bij de uitvoering van zijn publiekrechtelijke taken deze authentieke gegevens te gebruiken. Het gebruik van deze gegevens heeft verstrekkende, juridische en financiële gevolgen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de juistheid van deze gegevens. Zelfevaluatie PNIK De paspoort uitvoeringsregeling Nederland (PUN) 2001 verplicht de gemeente jaarlijks een onderzoek uit te voeren op toepassing van de beveiligingsmaatregelen en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten. Dit gebeurt door een (landelijke) vragenlijst in te vullen. De antwoorden resulteren in actiepunten en aanbevelingen die noodzakelijk zijn om de uitvoering van de wettelijke verplichtingen te borgen. De uitkomst van de zelfevaluatie wordt ter kennisname aan de burgemeester aangeboden ter ondertekening. De bevoegdheid tot het verstrekken van Nederlandse reisdocumenten ligt bij de Burgemeester. Daarna wordt het resultaat aangeboden aan de minister van BZK en de Autoriteit Persoonsgegevens. Waarom is de zelfevaluatie PNIK van belang? Misbruik van en fraude met identiteitsdocumenten neemt toe. Het is dan ook dan ook van groot belang dat procedures uiterst zorgvuldig ingericht, uitgevoerd en gecontroleerd worden om te voorkomen dat er fraudepraktijken plaatsvinden. De bevoegdheid tot het verstrekken van Nederlandse reisdocumenten ligt bij de Burgemeester. Resultaten zelfevaluatie BRP en PNIK Vragenlijst BRP Wettelijke norm Aanbevelingen Totaal Domeinvragen BRP 660 (770) 51 (100) 711 (870) ENSIA 625 (1130) 0 (0) 625 (1130) Gehele vragenlijst 1285 (1900) 51 (100) 1336 (2000) Vragenlijst PNIK Wettelijke norm Aanbevelingen Totaal Domeinvragen PNIK 1040 (1328) 39 (100) 1079 (1428) ENSIA 476 (572) 0 (0) 476 (572) Gehele vragenlijst 1516 (1900) 39 (100) 1555 (2000)

3 B en W Adviesnota Toelichting overzicht resultatenvragenlijst De vraagstelling binnen de zelfevaluatie is onderverdeeld in vragen die gebaseerd zijn op een wettelijke grondslag (kolom wettelijke norm) en vragen die gebaseerd zijn op handreikingen om de inrichting en uitvoering van processen zo optimaal mogelijk te ondersteunen (kolom aanbevelingen). In iedere kolom staan 2 getallen vermeld. Het getal dat tussen haakjes is opgenomen is het totaal aantal punten dat behaald kan worden als resultaat. Het getal dat er voor staat is het aantal punten dat is behaald. Dit betekent dat, daar waar punten zijn blijven liggen, er acties ondernomen gaan worden om de resultaten te verbeteren. De beantwoording van de vragen heeft betrekking op het jaar Inmiddels zijn er al acties ingezet die een hogere score ten gevolg zullen hebben bij de volgende zelfevaluatie. Zo zal er een toezichthouder BRP worden aangesteld en is er een documentscanner aangeschaft die een bijdrage zal leveren aan het vaststellen en voorkomen van identiteitsfraude. Ook de structuurwijziging die 1 januari 2018 is ingezet binnen het team Burgerzaken begint vruchten af te werpen die bijdrage zal leveren aan een positieve beantwoording van de vragen en dus tot een hogere score zullen leiden. Op dit moment zijn de resultaten van zelfevaluatie BRP en PNIK nog niet tevredenstellend. Dit is geen verrassing. In 2017 is er, gelijktijdig met de adviesnota zelfevaluatie 2017, een verbeterplan (nota processpecialisatie) voorgelegd met als doel om in 2020 minimaal te kunnen voldoen aan de gestelde norm. In januari 2018 is er, vooruitlopend op de besluitvorming ten aanzien van het formatieve vraagstuk, al gestart met de nieuwe structuur binnen team Burgerzaken. Dit is één van de onderdelen van het verbeterplan, waarmee er een basis wordt gelegd om invulling te geven aan de vereisten die het ministerie aan de gemeente stelt. De formatieve uitbreiding die noodzakelijk is om gevolg te kunnen geven aan het verbeterplan is op 6 november 2018 door de raad vastgesteld. Dit betekent dat er per 1 december 2018 is gestart met invulling van de noodzakelijke formatie. Hierdoor kan er ruimte gecreëerd worden om de actiepunten die voort zijn gekomen uit de managementrapportage 2017 en 2018 verder uit te werken. Afgelopen jaar zijn er al kleine stapjes gemaakt en het doel is om in 2021 aan de norm van het ministerie te voldoen. Daarbij is de zelfevaluatie BRP en PNIK in 2017 opgeknipt in twee delen. Via de kwaliteitsmonitor worden de voor burgerzaken domeinvragen uitgevraagd en via de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit)-tool de vragen voor de resterende domeinen (zoals HRM, ICT en Facilitaire Zaken). Middels ENSIA wordt er jaarlijks verantwoording afgelegd over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten). De verwachting is dat de baseline eind 2019 geïmplementeerd is. Dit zal het resultaat van de zelfevaluatie BRP en PNIK positief zal beïnvloeden. De verantwoordelijkheid over de uitvoering van deze audit ligt bij de CISO (Chief Information Security Officer). Beoogd resultaat Het college van B&W, middels de rapportage, in kennis stellen van de behaalde resultaten van de zelfevaluatie BRP en het ondertekenen van het uittreksels van de managementrapportage. De burgermeester, middels de rapportage, in kennis stellen van de behaalde resultaten van de zelfevaluatie PNIK en het ondertekenen van het uittreksel van de managementrapportage. Het ministerie van BZK en de Autoriteit Persoonsgegevens tijdig, 1 maart 2019, het door het college van B&W respectievelijk de burgemeester ondertekende uittreksels aanbieden.

4 B en W Adviesnota Argumenten 1.1 Dit is een verplichting voortvloeiend uit de wet BRP Het college van B&W moet geïnformeerd worden over de uitkomsten van de zelfevaluatie om op basis van deze uitkomsten beslissingen te kunnen nemen die bijdragen aan de betrouwbaarheid van de authentieke gegevens en de borging van de kwaliteit. 3.1 Dit is een verplichting voortvloeiend uit de PUN De burgemeester moet worden geïnformeerd over de uitkomsten van de zelfevaluatie om op basis van deze uitkomsten beslissingen te kunnen nemen die bijdragen aan de borging van de kwaliteit. 2.1 en 4.1 Dit moet worden aangeboden aan ministerie van BZK en de Autoriteit Persoonsgegevens. Het ministerie van BZK zal op de door de gemeenten uitgevoerde controle op de processen, in maart 2019 een nader onderzoek uitvoeren bij een aantal gemeenten. Dit om te bekijken of de uitkomsten van de zelfevaluatie overeenkomt met de werkelijke situatie. Het gaat bij de steekproef niet om de individuele beoordeling van de gemeente, maar om een beeld te krijgen of de resultaten van de zelfevaluatie een betrouwbaar beeld geven over de werkelijke situatie bij gemeente. Op deze wijze wordt de betrouwbaarheid van de zelfevaluatie als controlemiddel geborgd. Risico s N.v.t. Kanttekeningen 1.1 Geen informatie om onderbouwde beslissingen te nemen tot borgen kwaliteit BRP Als het college geen kennis neemt van de uitkomsten zijn zij niet in staat om inzicht te krijgen en te beoordelen welke aanpassing noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de vereisten om veiligheid en kwaliteit in relatie tot de BRP te borgen. 3.1 Geen informatie om onderbouwde beslissingen te nemen in relatie tot uitvoering paspoortwet Als de burgemeester geen kennis neemt van de uitkomsten van de zelfevaluatie is het niet mogelijk om inzicht te krijgen en te beoordelen welke aanpassingen noodzakelijk zijn om de toepassing van de beveiligingsmaatregelen en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten te borgen. 2.1 en 4.1 Er kan niet worden voldaan aan de wettelijke verplichting. De uittreksels van de rapportages moeten uiterlijk 1 maart 2019 worden aangeboden aan de minister van BZK en de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is een verplichting die voortvloeit uit de wet. Als de uittreksels niet, ter kennisgeving, worden ondertekend, kan aan deze verplichting niet worden voldaan. Communicatie Publicatie van de resultaten zullen op de website van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens door middel van een rapportage landelijke resultaten zelfevaluatie BRP en PNIK worden gepubliceerd. Financiële gevolgen N.v.t. Personele/organisatorische gevolgen N.v.t. Juridische gevolgen N.v.t. Rechtmatigheid Op grond van artikel 4.3 wet BRP jo. artikel 21 van de regeling BRP informeert het college van B&W de minister van BZK en de autoriteit persoonsgegevens over de bevindingen van de zelfevaluatie BRP.

5 B en W Adviesnota Op grond van artikel 94 lid 1 PUN informeert de burgemeester de minister van BZK over de bevindingen van de zelfevaluatie PNIK. Fatale termijnen De getekende uittreksels dienen uiterlijk 1 maart 2019 in het bezit te zijn van de minister van BZK en de autoriteit persoonsgegevens. Vervolgtraject besluitvorming n.v.t Evaluatie Jaarlijks bij uitvoering van de zelfevaluatie. Het beoogde resultaat is dat wij in de zelfevaluatie van 2021 op een norm uitkohet minimale normpercentage of hoger behalen. Bijlagen 1. Managementrapportage Zelfevaluatie BRP 2. Uittreksel managementrapportage Zelfevaluatie BRP 3. Managementrapportage Zelfevaluatie Paspoorten en NIK 4. Uittreksel managementrapportage Zelfevaluatie Paspoorten en NIK Naslagwerk BW nota processpecialisatie BRP v2

6 MANAGEMENTRAPPORTAGE Zelfevaluatie BRP gemeente Venray Jaar: 2018

7 Managementrapportage BRP 24 januari 2019 Inhoud 1 INLEIDING RAPPORTAGE INHOUDELIJKE TOETSING KWALITEIT RESULTAAT BESTANDSCONTROLE MODULE (BCM) RESULTAAT INHOUDELIJKE CONTROLE PERSOONSLIJSTEN UITWERKING PER INDIVIDUELE PERSOONSLIJST TOETSING PROCESSEN RESULTATEN VRAGENLIJST ACTIEPUNTEN AANBEVELINGEN Pagina 2 van 12

8 Managementrapportage BRP 24 januari Inleiding Op grond van de Wet basisregistratie personen is iedere Nederlandse gemeente verplicht om jaarlijks een onderzoek uit te voeren naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie, voor zover het de gemeentelijke voorziening betreft of het college verantwoordelijk is voor de bijhouding. Voor 14 februari 2019 dient het uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) te worden verstrekt. Voor het onderzoek en de rapportage aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de minister van BZK kan iedere gemeente gebruik maken van de door het ministerie van BZK beschikbaar gestelde Kwaliteitsmonitor. Dit is een web-applicatie die de gemeente de mogelijkheid biedt om snel en efficiënt een zelfevaluatie met betrekking tot de basisregistratie uit te voeren. Daarnaast maakt de gemeente met ingang van 2017 voor het onderzoek van de informatieveiligheidsvragen gebruik van de door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) beschikbaar gestelde ENSIA-tool. Na samenvoeging van de resultaten geeft het instrument een objectief beeld in de vorm van een managementrapportage. De Managementrapportage vormt de kern van de gemeentelijke rapportage aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de minister. De Kwaliteitsmonitor genereert de managementrapportage aan de hand van de op 07 december 2018 jl. gedraaide Bestandscontrolemodule (BCM) en de antwoorden op een reeks vragen over de basisregistratie, die via de Kwaliteitsmonitor en ENSIA aan uw gemeente ter beantwoording worden voorgelegd. Per vraag kan de gemeente kiezen uit diverse antwoorden. De lijst met vragen en de aan de antwoorden toe te kennen punten zijn in onderling overleg met een aantal gemeenten bepaald. De vragen zijn ingedeeld in de volgende thema s die ieder betrekking hebben op een bepaald aspect van de basisregistratie: 1. Organisatie van de beveiliging 2. Toegangsbeveiliging 3. Naleving 4. Bijhouding van de BRP 5. Verstrekking van gegevens 6. Aanbeveling De Kwaliteitsmonitor geeft een objectief verslag over de kwaliteit van het hele proces. In de volgende hoofdstukken zijn de percentages per onderdeel voor uw gemeente weergegeven. In hoofdstuk 2 vindt u de resultaten van de inhoudelijke toetsing en hoofdstuk 3 geeft een samenvatting van de processen en de mogelijke actiepunten en aanbevelingen. De gemeente is zelf verantwoordelijk voor deze managementrapportage en kan deze dan ook naar eigen inzicht aanpassen. Pagina 3 van 12

9 Managementrapportage BRP 24 januari Rapportage inhoudelijke toetsing Kwaliteit De uitkomst van de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens wordt via de kwaliteitsmonitor aangeboden: -de resultaten van de Bestandscontrole Module (BCM); -de resultaten van de inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten. In deze managementrapportage zijn de resultaten van de inhoudelijke kwaliteit en de handmatige controles aan de hand van de brondocumenten waar een normering aan is gekoppeld, in verschillende tabellen vermeld. Zo wordt een beeld geschetst van de kwaliteit van de gegevens in de basisregistratie. Er is detailinformatie beschikbaar in een Exceloverzicht in de kwaliteitsmonitor. Uit de resultaten van de uitgevoerde zelfevaluatie heeft uw gemeente de in paragraaf 2.1 vermelde percentages behaald op de kwaliteit van de gegevens en in paragraaf 2.2 en 2.3 voor de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens op basis van brondocumenten in de basisregistratie. Pagina 4 van 12

10 Managementrapportage BRP 24 januari Resultaat Bestandscontrole Module (BCM) Op 07 december 2018 heeft de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens een technische controle (BCM-run) uitgevoerd. Tabel 1: Algemene gegevens Datum bestandscontrole Totaal aantal PL-en Totaal aantal correcte PL-en Percentage correcte PL-en % Aantal PL-en status Actueel Aantal PL-en status Overleden 8185 Aantal PL-en Emigratie/Min. besluit 0 Tabel 2: Behaald percentage per klasse/groep Groep (art 21 Reg.BRP) Klasse Omschrijving Behaald percentage Norm 1 A Persoon en overlijden 99,93% 99,70% B Adres 99,96% 99,70% C Relaties 99,82% 99,60% 2 D Identificatienummers en nationaliteit 99,86% 99,50% E Overig algemeen 99,90% 99,50% 3 F Administratief 99,83% 99,40% Tabel 3: Openstaande onderzoeken per categorie Categorie Actueel Historie Categorie Actueel Historie 01 Persoon Verblijfplaats Ouder Kind Ouder Verblijfstitel Nationaliteit Gezagsverhouding Huwelijk Reisdocumenten 10 N.v.t. 06 Overlijden 0 0 Totaal Pagina 5 van 12

11 Managementrapportage BRP 24 januari Resultaat Inhoudelijke controle persoonslijsten Aan de hand van brondocumenten is een controle uitgevoerd naar de juiste verwerking daarvan in de basisregistratie. Tabel 4: Algemene gegevens Datum selectie PL-en Aantal geselecteerde PL-en 50 Aantal correcte PL-en 38 Percentage correcte PL-en % Datum verzending controle PL-en Tabel 5: Behaald percentage per klasse/groep Groep Klasse Omschrijving Behaald percentage Norm 1 A Persoon en overlijden 4% 2% B Adres 14% 2% C Relaties 8% 3% 2 D Identificatienummers en nationaliteit 0% 4% E Overig algemeen 2% 4% 3 F Administratief 8% 5% 4 G Niet aanwezig 2% 5% Pagina 6 van 12

12 Managementrapportage BRP 24 januari Uitwerking per individuele persoonslijst In de onderstaande tabel zijn de aangetroffen meldingen uit de kwaliteitsmonitor afzonderlijk vermeld. Tabel 6: Meldingen per A-nummer Volgnummer Fout Hersteld Controle Datum Nee Nee Ja Ja Nee Ja Fout Omschrijving 58 Verblijfplaats historie 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist 08 Verblijfplaats 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist 12 Reisdocumenten 00 Overig Datum inhouding en datum geldigheid onjuist 12 Reisdocumenten 00 Overig autoriteit van afgifte onjuist 01 Persoon 85 Datum geldigheid onjuist 58 Verblijfplaats historie 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist 08 Verblijfplaats 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist 03 Ouder 2 00 Correctie onjuist of ten onrechte uitgevoerd 02 Ouder 1 00 Correctie onjuist of ten onrechte uitgevoerd 58 Verblijfplaats historie 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist 58 Verblijfplaats historie 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist 58 Verblijfplaats historie 72 Aangifte adreshouding onjuist Nee Persoon 82 Onjuist brondocument vermeld Nee Nee Nee Nee Ouder 2 00 Overig Datum familierechtelijke betrekking en ingangsdatum geldigheid wijken af van datum geldigheid cat Ouder 1 historie 00 Overig Datum familierechtelijke betrekking en ingangsdatum geldigheid wijken af van datum geldigheid cat Verblijfplaats historie 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist 08 Verblijfplaats 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist 08 Verblijfplaats 99 Brondocument ontbreekt 12 Reisdocumenten 82 Omschrijving brondocument onjuist 55 Huwelijk / Geregistreerd partnerschap historie 03 Groep Geboorte onjuist 05 Huwelijk / Geregistreerd partnerschap 03 Groep Geboorte onjuist 51 Persoon historie 03 Groep Geboorte onjuist 01 Persoon 03 Groep Geboorte onjuist 58 Verblijfplaats historie 00 Overig Indicatie document is opgenomen 51 Persoon historie 00 Overig ontleningsgemeente brondocument onjuist 08 Verblijfplaats 10 Datum inschrijving/verhuizing/emigratie onjuist Pagina 7 van 12

13 Managementrapportage BRP 24 januari Ja Ouder 2 00 Aangifte/document niet verwerkt 02 Ouder 1 00 Aangifte/document niet verwerkt 01 Persoon 82 Procedure sterker brondocument niet/ten onrechte gebruikt Pagina 8 van 12

14 Managementrapportage BRP 24 januari Toetsing processen De percentages van de processen wordt medebepaald door de resultaten die via de Eenduidige Normering Single Information Audit (ENSIA) ter beschikking komen. ENSIA richt zich op de gemeentelijke verantwoording rond de informatieveiligheid op basis van de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG). ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG. De behaalde percentages van de zelfevaluatie BRP worden via 2 verschillende tools aangeboden: -de specifieke BRP-vragen via de huidige web-applicatie Kwaliteitsmonitor; -de vragen die gaan over informatieveiligheid BRP via de tool van ENSIA. In deze managementrapportage zijn de resultaten van de vragen die via de kwaliteitsmonitor zijn gesteld en de vragen vanuit de ENSIA-verantwoording, waar een normering aan is gekoppeld, in tabellen vertaald. Zo wordt een beeld geschetst van de beveiliging en de werkwijzen rondom informatieveiligheid van de BRP. Er is detailinformatie beschikbaar in een Excel-overzicht in de kwaliteitsmonitor. Pagina 9 van 12

15 Managementrapportage BRP 24 januari Resultaten vragenlijst Voor 2018 is een nieuwe thema indeling bepaald met een maximum van 2000 punten voor 6 afzonderlijke thema s. De wettelijke vragen zijn verdeeld over de thema s 1 tot en met 5 met een totaal aantal van 1900 punten. De resterende 100 punten zijn aan de vragen in thema 6. Aanbeveling toegekend. Tabel 7: Algemene gegevens Thema Punten 1. Organisatie van de beveiliging Toegangsbeveiliging Naleving Bijhouding van de BRP Verstrekking van gegevens Aanbeveling 100 Tabel 8: Resultaat gehele vragenlijst Vragenlijst Wettelijke norm Aanbevelingen Totaal Domeinvragen BRP 660 (770) 51 (100) 711 (870) ENSIA 625 (1130) 0 (0) 625 (1130) Gehele vragenlijst 1285 (1900) 51 (100) 1336 (2000) Tabel 9: Resultaat vragenlijst per thema Thema Domein Domein% ENSIA ENSIA% Totaal Totaal% 1. Organisatie van de beveiliging 10 (10) 100,0% 225 (390) 57,6% 235 (400) 58,7% 2. Toegangsbeveiliging 24 (24) 100,0% 258 (376) 68,6% 282 (400) 70,5% 3. Naleving 36 (36) 100,0% 142 (364) 39,0% 178 (400) 44,5% 4. Bijhouding van de BRP 338 (400) 84,5% 0 (0) 0,0% 338 (400) 84,5% 5. Verstrekking van gegevens 252 (300) 84,0% 0 (0) 0,0% 252 (300) 84,0% 6. Aanbeveling 51 (100) 51,0% 0 (0) 0,0% 51 (100) 51,0% Pagina 10 van 12

16 Managementrapportage BRP 24 januari Actiepunten Hieronder wordt op vraagniveau aangegeven welke acties uw gemeente kan ondernemen om de resultaten van de vragen die via de kwaliteitsmonitor zijn gesteld te verbeteren. Deze rapportage bevat geen acties over de informatiebeveiligingsvragen die vanuit de ENSIA-tool zijn geïmporteerd. De controle van de ingevoerde gegevens vastleggen in een schriftelijke werkinstructie. (vraag 2) De termijn waarbinnen het onderzoek moet worden afgedaan opnemen in de procedure onderzoek of terugmelding. (vraag 8) De wijze waarop de melder wordt bericht dat het onderzoek is afgedaan opnemen in de procedure onderzoek of terugmelding. (vraag 8) De wijze waarop overheidsorganen worden bericht over een afgerond onderzoek opnemen in de procedure onderzoek of terugmelding. (vraag 8) De wijze waarop de termijnen van het onderzoek worden bewaakt opnemen in de procedure onderzoek of terugmelding. (vraag 8) De wijze waarop informatie van partijen buiten burgerzaken wordt gebruikt bij het onderzoek opnemen in de procedure onderzoek of terugmelding. (vraag 8) Een foutvermoeden door de gemeente zelf (in de BRP van een andere gemeente) laten terugmelden via de TMV en opnemen in de procedure onderzoek of terugmelding. (vraag 8) Om de volledigheid en juistheid van de gegevensverwerking te controleren de burger altijd een bericht over de verwerking van een mutatie zoals genoemd in de artikelen 2.54, 2.56, 2.57 en 2.58 van de Wet BRP versturen. (vraag 10) Een aangifte adreswijziging altijd binnen een werkdag verwerken. (vraag 11) Het proces inschrijving minimaal jaarlijks controleren op juiste uitvoering. (vraag 13) Het proces adreswijziging minimaal jaarlijks controleren op juiste uitvoering. (vraag 13) De regels omtrent protocollering opnemen in de procedures verstrekkingen. (vraag 16) Het proces dat niet op andere wijze te herleiden verstrekkingen worden geprotocolleerd opnemen in de procedure protocollering. (vraag 18) Het proces dat minimaal achterhaald kan worden door wie, over wie, welke gegevens op welke datum zijn verstrekt, opnemen in de procedure protocollering. (vraag 18) Pagina 11 van 12

17 Managementrapportage BRP 24 januari Aanbevelingen Hieronder zijn de aanbevelingen voor uw gemeente nader toegelicht. Deze rapportage bevat geen acties over de informatiebeveiligingsvragen die vanuit de ENSIA-tool zijn geïmporteerd. Medewerkers die gebruik maken van de BRP instrueren over de toepassing van de BRP-verordening. (vraag 20) Beleidsregels voor het opleggen van een bestuurlijke boete vaststellen. (vraag 23) Een bestuurlijke boete opleggen bij het overtreden van (een deel van) de in artikel 4.17 onder a genoemde overtredingen. (vraag 23) Een bestuurlijke boete opleggen aan degene met een woonadres die bewust toelaat dat een andere persoon met datzelfde woonadres in ingeschreven, terwijl hij weet dat dat onjuist is. (vraag 23) Een (gemeentebrede) functie aanwijzen voor fraude-coördinatie (expertisetaak). (vraag 24) Samenwerking met ketenpartners bevorderen door onder andere het combineren van kennis en bevoegdheden. (vraag 24) Bijhouden welke personen nog een brondocument moeten inleveren als instrument om het sterkst mogelijke brondocument op te nemen. (vraag 26) Burgers periodiek aanschrijven als een sterker brondocument mogelijk is als instrument om het sterkst mogelijke brondocument op te nemen. (vraag 26) Maandelijks de bevindingen uit de bestandscontrolemodule verwerken (vraag 30) Pagina 12 van 12

18 UITTREKSEL BRP Zelfevaluatie BRP van de gemeente Venray Jaar: 2018 Uittreksel gemeente Venray van de resultaten van het onderzoek als bedoeld in artikel 4.3 Wet BRP Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venray verklaart hierbij dat het onderzoek ingevolge artikel 4.3 Wet BRP voor het jaar 2018 is uitgevoerd. De zelfevaluatie is uitgevoerd door een bestandscontrole en een inhoudelijke controle op de persoonslijsten, een telling van het aantal openstaande onderzoeken op persoonslijsten en het invullen van vragenlijsten in zowel de kwaliteitsmonitor als in de ENSIA-tool. De resultaten, detailinformatie en verbeterpunten, zijn in de vorm van een uittreksel en een managementrapportage aan de gemeente beschikbaar gesteld. Op grond van artikel 4.3 lid 2 en lid 4 Wet BRP stuurt de gemeente een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) toe. Het uittreksel bevat de resultaten op grond van artikel 21 Regeling BRP. Op grond van art. 21 Regeling BRP bevat het uittreksel aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de minister van BZK het aantal correcte persoonslijsten ten opzichte van het totale aantal persoonslijsten. Op grond van art. 21 Regeling BRP bevat het uittreksel aan de minister van BZK tevens de antwoorden op de vragen van de vragenlijsten. Deze antwoorden zijn gelet op de vertrouwelijkheid niet aan dit uittreksel toegevoegd, maar zijn digitaal via de beveiligde omgeving van de Kwaliteitsmonitor door de minister van BZK te raadplegen. Ontvangst van dit uittreksel door de minister van BZK geldt in dit geval als beschikbaarstelling van de antwoorden.

19 Tabel 1: Algemene gegevens Datum bestandscontrole Totaal aantal PL-en Percentage correcte PL-en 99.37% Tabel 2: Behaald percentage per klasse/groep Groep (art. 21 Reg.BRP) Klasse Omschrijving Behaald percentage Norm 1 A Persoon en overlijden 99,93% 99,70 % B Adres 99,96% 99,70 % C Relaties 99,82% 99,60 % 2 D Identificatienummers en nationaliteit 99,86% 99,50 % E Overig algemeen 99,90% 99,50 % 3 F Administratief 99,83% 99,40 % In onderstaande tabel zijn de aantallen openstaande onderzoeken per categorie vermeld. Tabel 3: Totaal aantal openstaande onderzoeken op persoonslijsten Actueel Historie Totaal aantal openstaande onderzoeken

20 In onderstaande tabellen is aangegeven wat de resultaten en de normen zijn voor de geconstateerde afwijkingen met betrekking tot de controle inhoudelijke persoonslijsten. Tabel 4: Algemene gegevens Datum selectie PL-en Aantal geselecteerde PL-en 50 Percentage correcte PL-en 76.00% Datum verzending controle PL-en Tabel 5: Behaald percentage per klasse/groep Groep Klasse Omschrijving Behaald percentage Norm 1 A Persoon en overlijden 4% 2% B Adres 14% 2% C Relaties 8% 3% 2 D Identificatienummers en nationaliteit 0% 4% E Overig algemeen 2% 4% 3 F Administratief 8% 5% 4 G Niet aanwezig 2% 5%

21 Resultaten vragenlijst Voor 2018 is een nieuwe thema indeling bepaald met een maximum van 2000 punten voor 6 afzonderlijke thema s. De wettelijke vragen zijn verdeeld over de thema s 1 tot en met 5 met een totaal aantal van 1900 punten. De resterende 100 punten zijn aan de vragen in thema 6. Aanbeveling toegekend. Tabel 6: Puntenverdeling per thema Thema Punten 1. Organisatie van de beveiliging Toegangsbeveiliging Naleving Bijhouding van de BRP Verstrekking van gegevens Aanbeveling 100 Tabel 7: Resultaat gehele vragenlijst Vragenlijst Wettelijke norm Aanbevelingen Totaal Domeinvragen BRP 660 (770) 51 (100) 711 (870) ENSIA 625 (1130) 0 (0) 625 (1130) Gehele vragenlijst 1285 (1900) 51 (100) 1336 (2000) Tabel 8: Resultaat vragenlijst per thema Thema Domein Domein% ENSIA ENSIA% Totaal Totaal% 1. Organisatie van de beveiliging 10 (10) 100,0% 225 (390) 57,6% 235 (400) 58,7% 2. Toegangsbeveiliging 24 (24) 100,0% 258 (376) 68,6% 282 (400) 70,5% 3. Naleving 36 (36) 100,0% 142 (364) 39,0% 178 (400) 44,5% 4. Bijhouding van de BRP 338 (400) 84,5% 0 (0) 0,0% 338 (400) 84,5% 5. Verstrekking van gegevens 252 (300) 84,0% 0 (0) 0,0% 252 (300) 84,0% 6. Aanbeveling 51 (100) 51,0% 0 (0) 0,0% 51 (100) 51,0%

22 Toelichting op de resultaten Hieronder kunt u een toelichting op de resultaten van de zelfevaluatie geven. Verstrekken van een toelichting is niet verplicht. De toelichting leidt niet zonder meer tot acties van de Autoriteit Persoonsgegevens of het Ministerie van BZK. De gemeente Venray kan niet (geheel) voldoen aan de normen in de zelfevaluatie BRP met als oorzaak: Financieel : Technisch: Organisatorisch : Als u inhoudelijke opmerkingen of vragen heeft kunt u deze sturen aan info@rvig.nl Door het versturen van dit uittreksel aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van BZK wordt voldaan aan artikel 4.3 van de Wet BRP jo. artikel 21 van de regeling BRP. De burgemeester Naam: Datum: Handtekening: De gemeentesecretaris Naam: Datum: Handtekening: Dit uittreksel na ondertekening als pdf uploaden in de Kwaliteitsmonitor en toezenden per naar: zelfevaluatiebrp@autoriteitpersoonsgegevens.nl. Contactpersoon: adres:

23 MANAGEMENTRAPPORTAGE Zelfevaluatie PNIK gemeente Venray Jaar: 2018

24 Managementrapportage PNIK 24 januari 2019 Inhoud 1 INLEIDING SAMENVATTING RESULTATEN RESULTATEN VRAGENLIJST ACTIEPUNTEN AANBEVELINGEN... 7 Pagina 2 van 7

25 Managementrapportage PNIK 24 januari Inleiding Op grond van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland is iedere Nederlandse gemeente verplicht om jaarlijks een onderzoek uit te voeren naar de toepassing van de beveiligingsmaatregelen en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten(nik). Voor 15 februari 2019 dient een uittreksel met het resultaat van het onderzoek aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te worden verstrekt. Voor het onderzoek en de rapportage aan de minister kan iedere gemeente gebruik maken van de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde Kwaliteitsmonitor en de ENSIA-tool. De Kwaliteitsmonitor is een webapplicatie die de gemeente de mogelijkheid biedt om snel en efficiënt een zelfevaluatie met betrekking tot het aanvraag- en uitgifteproces paspoorten en NIK uit te voeren. Het instrument geeft een objectief beeld van de zelfevaluatie die is verwoord in een managementrapportage. De Kwaliteitsmonitor genereert de managementrapportage aan de hand van de antwoorden van uw gemeente op een reeks vragen over het aanvraag- en uitgifteproces paspoorten en NIK in zowel de Kwaliteitsmonitor als in de ENSIA-tool. De 12 aangewezen gemeenten die aanvragen voor niet-ingezetenen in behandeling nemen vullen een aparte vragenlijst voor de uitgiftelocatie voor niet-ingezetenen in. De lijst met vragen in de Kwaliteitsmonitor en de normering van de antwoorden zijn bepaald in onderling overleg met een aantal gemeenten. De vragen zijn ingedeeld in de volgende categorieën (thema s) die ieder betrekking hebben op een bepaald aspect van de toepassing van de beveiligingsmaatregelen en het aanvraag- en uitgifteproces paspoorten: 1. Organisatie van de beveiliging 2. Toegangsbeveiliging 3. Naleving 4. Aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten 5. Overig proces reisdocumenten 6. Aanbeveling De Kwaliteitsmonitor geeft per thema als voor het gehele proces een objectief oordeel over de toepassing van de beveiligingsmaatregelen en overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces. Pagina 3 van 7

26 Managementrapportage PNIK 24 januari Samenvatting resultaten 2.1 Resultaten vragenlijst Voor 2018 is een nieuwe thema indeling bepaald met een maximum van 2000 punten voor 6 afzonderlijke thema s. De wettelijke vragen zijn verdeeld over de thema s 1 tot en met 5 met een totaal aantal van 1900 punten. De resterende 100 punten zijn aan de vragen in thema 6. Aanbeveling toegekend. Tabel 1: Puntenverdeling per thema Thema Punten 1. Organisatie van de beveiliging Toegangsbeveiliging Naleving Bijhouding van de BRP Verstrekking van gegevens Aanbeveling 100 Tabel 2: Resultaat gehele vragenlijst Vragenlijst Wettelijke norm Aanbevelingen Totaal Domeinvragen PNIK 1040 (1328) 39 (100) 1079 (1428) ENSIA 476 (572) 0 (0) 476 (572) Gehele vragenlijst 1516 (1900) 39 (100) 1555 (2000) Tabel 3: Resultaat vragenlijst per thema Thema Domein Domein% ENSIA ENSIA% Totaal Totaal% 1. Organisatie van de beveiliging 112 (246) 45,5% 154 (154) 100,0% 266 (400) 66,5% 2. Toegangsbeveiliging 132 (132) 100,0% 202 (268) 75,3% 334 (400) 83,5% 3. Naleving 194 (250) 77,6% 120 (150) 80,0% 314 (400) 78,5% 4. Aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten 344 (400) 86,0% 0 (0) 0,0% 344 (400) 86,0% 5. Overig proces reisdocumenten 258 (300) 86,0% 0 (0) 0,0% 258 (300) 86,0% 6. Aanbeveling 39 (100) 39,0% 0 (0) 0,0% 39 (100) 39,0% Pagina 4 van 7

27 Managementrapportage PNIK 24 januari Actiepunten Hieronder wordt op vraagniveau aangegeven welke acties uw gemeente kan ondernemen om de resultaten van de vragen die via de kwaliteitsmonitor zijn gesteld te verbeteren. De voorgeschreven functiescheiding in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opnemen. (vraag 3) De voorgeschreven beveiliging van het aanvraagsysteem in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opnemen. (vraag 3) De verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opnemen. (vraag 3) De ontvangst van documenten, het transport, de bewaring en het beheer van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opnemen. (vraag 3) Om de actualiteit van de procedures te garanderen controleren of de uitvoering nog overeenkomt met de procesbeschrijving. (vraag 4) Om de actualiteit van de procedures te garanderen controleren of er wijzigingen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. (vraag 4) Om de actualiteit van de procedures te garanderen controleren of er wijzigingen in de regelgeving zijn die van invloed op de procedure zijn. (vraag 4) Om de actualiteit van de procedures te garanderen de procesbeschrijving, indien nodig, actualiseren. (vraag 4) Een beveiligingsfunctionaris formeel aanwijzen. (vraag 6) Fraude door de burger (bv. look-alike / vingerafdrukken / valse brondocumenten) opnemen in de procedure incidentmeldingen. (vraag 7) Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad opnemen in de procedure incidentmeldingen. (vraag 7) De actualiteit van de beveiligingsprocedure opnemen in de jaarlijkse beveiligingsrapportage. (vraag 16) De uitvoering van de back-up van het RAAS opnemen in de jaarlijkse beveiligingsrapportage. (vraag 16) De status van de fysieke beveiliging opnemen in de jaarlijkse beveiligingsrapportage. (vraag 16) De wijze van functiescheiding opnemen in de jaarlijkse beveiligingsrapportage. (vraag 16) De instructie aan medewerkers opnemen in de jaarlijkse beveiligingsrapportage. (vraag 16) Het resultaat van de jaarlijkse controle opnemen in de jaarlijkse beveiligingsrapportage. (vraag 16) De toegang tot RAAS, aanvraagstation en mobiel vingerafdrukopname-apparaat opnemen in de jaarlijkse beveiligingsrapportage. (vraag 16) Bij een vermissing van reisdocumenten uit de voorraad de houder van het ontbrekende document schriftelijk in kennis stellen. (vraag 18) Pagina 5 van 7

28 Managementrapportage PNIK 24 januari 2019 Bij een vermissing van reisdocumenten het ontbrekende document registreren in het RAAS. (vraag 18) Bij elke aanvraag controleren of de aanvrager in het bezit is van buitenlandse reisdocumenten. (vraag 24) Bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager bij uitreiking identificerende vragen stellen bij het ontbreken van een geldig identiteitsbewijs. (vraag 25) Bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager bij uitreiking bij kinderen identificerende vragen aan het kind zelf stellen. (vraag 25) Bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager bij uitreiking bij het ontbreken van een geldig identiteitsbewijs naast het stellen van identificerende vragen andere identiteitsdocumenten, die voorzien zijn van foto en handtekening vragen. (vraag 25) Alleen aanvragen in behandeling nemen als aan alle voorwaarden voor de aanvraag is voldaan. (vraag 30) Bij meervoudige vermissingen gebruik maken van de signaleringsprocedure 24b. (vraag 42) Bij opzettelijke beschadiging van reisdocumenten gebruik maken van de signaleringsprocedure 24b. (vraag 42) Bij andere handelingen die op misbruik kunnen wijzen gebruik maken van de signaleringsprocedure 24b. (vraag 42) Als een houder zich meldt met een vermoeden van mogelijke fraude met een kopie of documentnummer van zijn reisdocument, het nummer van het reisdocument in het Basisregister reisdocumenten laten registreren door verzending van een C7 formulier naar RvIG. (vraag 46) Pagina 6 van 7

29 Managementrapportage PNIK 24 januari Aanbevelingen Hieronder zijn de aanbevelingen voor uw gemeente nader toegelicht indien dit van toepassing is. Een jaarlijkse inventarisatie van de risico's op het gebied van reisdocumenten in het beveiligingsplan reisdocumenten opnemen. (vraag 47) Een jaarlijkse inventarisatie van de dreigingen op het gebied van reisdocumenten in het beveiligingsplan reisdocumenten opnemen. (vraag 47) Een jaarlijkse inventarisatie van de maatregelen op het gebied van reisdocumenten in het beveiligingsplan reisdocumenten opnemen. (vraag 47) Het vaststellen van nog te nemen of bij te stellen maatregelen op het gebied van reisdocumenten in het beveiligingsplan reisdocumenten opnemen. (vraag 47) De toewijzing van verantwoordelijkheid en termijn voor het nemen van maatregelen op het gebied van reisdocumenten in het beveiligingsplan reisdocumenten opnemen. (vraag 47) Minimaal jaarlijks toetsen of medewerkers de identiteit op juiste wijze vaststellen. (vraag 48) Minimaal jaarlijks toetsen of medewerkers de echtheid van documenten op juiste wijze controleren. (vraag 48) Minimaal jaarlijks toetsen of medewerkers de volledigheid van aanvragen controleren. (vraag 48) Minimaal jaarlijks toetsen of medewerkers het gezag/de toestemming op juiste wijze bepalen/vaststellen. (vraag 48) Minimaal jaarlijks toetsen of medewerkers de juiste acceptatiecriteria van de foto toepassen. (vraag 48) Minimaal jaarlijks toetsen of medewerkers het recht op verstrekken juist bepalen. (vraag 48) Minimaal jaarlijks toetsen of medewerkers voldoende alert zijn op fraudesignalen. (vraag 48) Minimaal jaarlijks toetsen of medewerkers vakkennis bijhouden. (vraag 48) De houder minimaal één keer per jaar de pincode van de identificatiekaart laten wijzigen. (vraag 49) Pagina 7 van 7

30 UITTREKSEL Zelfevaluatie PNIK van de gemeente Venray Jaar: 2018 Uittreksel gemeente Venray van de resultaten van het onderzoek als bedoeld in artikel 94 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001, PUN De burgemeester van de gemeente Venray verklaart hierbij dat het onderzoek ingevolge artikel 94 lid 1 voor het jaar 2018 is uitgevoerd. De zelfevaluatie is uitgevoerd door het invullen van een vragenlijst PNIK in de Kwaliteitsmonitor en een vragenlijst ENSIA in de ENSIA-tool. Aan de hand van de antwoorden van beide vragenlijsten is een resultaat per thema berekend. Het resultaat per thema, detailinformatie over het resultaat en verbeterpunten zijn in de vorm van een managementrapportage aan de gemeente beschikbaar gesteld. Op grond van art. 94 lid 1 PUN informeert de burgemeester de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de bevindingen van deze controle. Door het versturen van dit uittreksel aan de minister van BZK wordt hier aan voldaan. Details van de bevindingen zijn, gelet op de vertrouwelijkheid niet aan dit uittreksel toegevoegd, maar zijn digitaal via de beveiligde omgeving van de Kwaliteitsmonitor door de minister van BZK te raadplegen. Ontvangst van dit uittreksel door de minister van BZK geldt in dit geval als beschikbaarstelling van de antwoorden op de vragenlijst.

31 Uittreksel zelfevaluatie PNIK PNIK 24 januari 2019 Voor 2018 is een nieuwe thema indeling bepaald met een maximum van 2000 punten voor 6 afzonderlijke thema s. De wettelijke vragen zijn verdeeld over de thema s 1 tot en met 5 met een totaal aantal van 1900 punten. De resterende 100 punten zijn aan de vragen in thema 6. Aanbeveling toegekend. Tabel 1: Puntenverdeling per thema Thema Punten 1. Organisatie van de beveiliging Toegangsbeveiliging Naleving Aanvraag en uitgifteproces reisdocumenten Overig proces reisdocumenten Aanbeveling 100 Tabel 2: Resultaat gehele vragenlijst Vragenlijst Wettelijke norm Aanbevelingen Totaal Domeinvragen PNIK 1040 (1328) 39 (100) 1079 (1428) ENSIA 476 (572) 0 (0) 476 (572) Gehele vragenlijst 1516 (1900) 39 (100) 1555 (2000) Tabel 3: Resultaat vragenlijst per thema Thema Domein Domein% ENSIA ENSIA% Totaal Totaal% 1. Organisatie van de beveiliging 112 (246) 45,5% 154 (154) 100,0% 266 (400) 66,5% 2. Toegangsbeveiliging 132 (132) 100,0% 202 (268) 75,3% 334 (400) 83,5% 3. Naleving 194 (250) 77,6% 120 (150) 80,0% 314 (400) 78,5% 4. Aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten 344 (400) 86,0% 0 (0) 0,0% 344 (400) 86,0% 5. Overig proces reisdocumenten 258 (300) 86,0% 0 (0) 0,0% 258 (300) 86,0% 6. Aanbeveling 39 (100) 39,0% 0 (0) 0,0% 39 (100) 39,0% Pagina 2 van 3

32 Uittreksel zelfevaluatie PNIK PNIK 24 januari 2019 Toelichting op de resultaten Hieronder kunt u een toelichting op de resultaten van de zelfevaluatie geven. Verstrekken van een toelichting is niet verplicht. De toelichting leidt niet zonder meer tot acties van het Ministerie van BZK. De gemeente kan niet voldoen aan de normen in de zelfevaluatie PNIK met als oorzaak: Financieel: Technisch: Organisatorisch: Als u inhoudelijke opmerkingen of vragen heeft kunt u deze sturen aan info@rvig.nl. De burgemeester Naam: Datum: Handtekening: Dit uittreksel ingevuld en getekend als pdf uploaden in de Kwaliteitsmonitor. Contactpersoon: adres: Pagina 3 van 3